HY酒店業(yè)采購部工作程序

本文格式為Word版，下載可任意編輯——HY酒店業(yè)采購部工作程序HY酒店業(yè)購買部工作程序之相關制度和職責，購買部工作程序第一節(jié):購買根本程序一、購買審批程序:流程表:使用部門經(jīng)理——倉庫主任——購買部經(jīng)理——財務部本金主管——財務部經(jīng)理——主管副總——總經(jīng)理二、購買審批權限購買內容...

購買部工作程序第一節(jié):購買根本程序一、購買審批程序:流程表:使用部門經(jīng)理——倉庫主任——購買部經(jīng)理——財務部本金主管——財務部經(jīng)理——主管副總——總經(jīng)理二、購買審批權限購買內容限制金額批準人庫存物品$元至$元$元至$元$元至$元生鮮、食品$元至$元$元至$元$元至$元家私$元至$元$元至$元文具$元至$元$元至$元$元至$元辦公設備$元至$元$元至$元$元至$元日常修理配件$元至$元$元至$元$元至$元工程設備$元至$元$元至$元$元至$元三、根本程序:1、使用部門申購;2、報價;3、報批;4、訂貨入倉。四、購買貨品分為:1、貨倉存貨補充:倉庫管理人員要經(jīng)常檢查庫存貨品的存量的變化,貨品庫存量到達最低畛域時,填寫“購買申請單”。庫存最低線,也稱購買線,是酒店為保證供給,裁減資金積壓而確定的訂貨點的庫存量,它主要根據(jù)各種貨品的每日消耗數(shù)量保存期限,進貨輕易易以及訂貨到進貨入庫時天數(shù)等因素確定。Z#2、部門新增物料:各部門固業(yè)務所需要設備或物料時,由各部門填寫購買申請單,按購買審批程序獲得批準后,由購買部組織實施。L1WvH3、部門更替舊有設備或物品:當酒店的經(jīng)營活動至確定周期時,操作設備、器材、用具、低值易耗品等均要按實際使用處境更新、補充。(3)庫存數(shù)量;(4)最近一次訂貨單價;(5)最近一次訂貨數(shù)量;(6)供給本次訂貨數(shù)量建議。送購買部經(jīng)理初審,購買部經(jīng)理應把倉庫交來購買申請單上簽字確認,并注明到貨時間,退一份回倉庫。購買部經(jīng)理初審同意后,按倉庫“購買申請單”內容要求,選定相應供給商,提出購買觀法,標明本次申購單每種商品的價格,按購買審批程序報批,經(jīng)總經(jīng)理批準后,購買部立刻組織實施,一般物品要求之2天內完成。有特殊處境,要向主管領導匯報。2、部門新增物品購買程序;若部門欲增置新物料,部門經(jīng)理或各餐廳總廚應查閱每年編制籌劃,弄清籌劃是否包括該工程等,如沒有預算,應攢寫有關報告,連同“購買申請單”一并送交購買部,購買部按酒店有關購買程序和審批程序舉行辦理,經(jīng)總經(jīng)理批準后,組織實施。3、部門更新替舊設備和物品購買程序:如部門欲替換舊有設備或物品,應先填寫一份“固定資產(chǎn)、物品遺失或損壞報告”給主管副總及財務經(jīng)理審批。經(jīng)審批后,將一份遺失或損壞報告和購買申請單一并送交購買部,購買部按酒店購買程序和審批程序辦理有關審批,經(jīng)總經(jīng)理批準后,組織購買。4、食品飲料,煙酒的購買程序酒店中的食品和飲料每天消耗量很大,其中有些食物可以存放較長時間,但有些食物存放卻不能。例如:海鮮、凍品、三鳥、肉類和蔬菜等就不同,有些物料還有有效使用日期限制。所以購買部需要與各出品部、餐飲部,酒吧和本金會計有精細合作。作出適當?shù)馁徺I,就食物飲料而言。每天都有不同種類和數(shù)量的需求。各出品部的用料因營業(yè)處境變化較大,申請?zhí)碇玫氖掷m(xù)也跟其他方法不盡一致。.(1)蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果及各部門餐飲用料的購買申請,由各出品部、酒吧、各餐飲部門總廚或主管,根據(jù)當日經(jīng)營處境,預料明天用量,填寫每日市場購貨表,購買部按每月兩次定價的價格填上,經(jīng)餐飲部門經(jīng)理及質量本金監(jiān)視審核后,便可以電話落單或直接到市場選購。(2)蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果的供給商選定:以上貨品添置可采用合約形式固定價格,并可確保貨源,購買部、出品部、餐飲營業(yè)部和本金會計主任務必合作,舉行價格及質量的對比,選定供給商。購買部要邀請供給商對酒店經(jīng)常使用的餐飲用料供給七到十五日的報價,購買部組織市場調查,根椐市場調查的價格,與供給商確定固定的十五日供給價,在此確認期間內,供給商將按此固定價供給酒店所需的物料,這些報價和供給商的選定務必送交主管副總和總經(jīng)理審核方為有效。(3)選擇供給商,除考慮其價格是否合理外,亦需考慮到其供給才能和供貨水平的穩(wěn)定性,需要對下面幾點舉行對比:A、哪一家供給商的價格最低;B、哪一家的質量最高;C、哪一家具備供給一致水平酒店的供貨閱歷。D、哪一家供給商最忠誠。-5、燃料和C5購買程序購買部根據(jù)餐飲部營業(yè)處境與工程部、餐飲部編制每日C5燃油、石油氣、柴油購買申購籌劃,按購買審批程序辦理審批。6、修理零配件各工程物料購買程序購買部根據(jù)工程部每月上報每月用量籌劃,有籌劃辦理審批手續(xù),并組織實施。7、部門急用和零星用品、辦公用品的購買程序購買部按酒店購買工作程序和審批程序辦理。六、審核購買申請單1全體的購買申請務必填寫一式四聯(lián),購買申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后,整份共四聯(lián)交給倉庫,經(jīng)倉庫主任復核送購買部。2、購買申請單一共四聯(lián),在經(jīng)審批批準后:第一聯(lián)作倉庫收貨用。其次聯(lián)購買部存檔并組織購買。第三聯(lián)財務部應付會計主任存檔核實。第四聯(lián)部門存檔。3、審定購買申清單:當購買部收到購買申請單后、應作出以下復查以防錯漏。(1)簽置核對:檢查購買申請單是否部門經(jīng)理簽置,核對其是否正確。(2)數(shù)量核對,復查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗,抉擇購買申請單上的數(shù)量是否正確。4、選定供給商。(1)聯(lián)絡供給商,可以利用電話。傳真或其他通訊途徑向供給商索要資料,報價及樣品,供給商資料可從以下來源獲得。A、營業(yè)代表的來訪;B、供給商目次及郵寄小冊子;C、刊物或電話黃頁,報刊的廣告;D、網(wǎng)上查詢。(2)有關部門的介紹。選擇供給商是一項為哪一項特別重要的環(huán)節(jié),所以要考慮以下條件:A、穩(wěn)固財政;最好選擇有穩(wěn)固財政才能的供給商,因這樣對保持酒店貨品的水準、數(shù)量及交貨期有確定的保障;B、品質的統(tǒng)一,所選擇的供給商務必能供給符合酒店要求的物品,令酒店保持一貫穩(wěn)定水平;C、地區(qū)若品質或數(shù)量上可以采納的話,最好選擇本地的供給商,從而節(jié)省運什費,且聯(lián)系便當,易于隨時檢查合同的執(zhí)行處境;D、價格:如全體供給商供給貨品、品質、數(shù)量及交貨期都能符合酒店要求,選擇供給商要選擇價格最低的一個,若品質條件不同那么應與申購部門共同考慮,協(xié)商核定最符合酒店要求的供給商;E、維護保養(yǎng):如所添置的物品是需要日后修理保養(yǎng)的,選擇供給商便需要留神這一項,對設備等工程的添置,購買員要向工程部接洽有關自行維護的可能性及日后保養(yǎng)修理方法。同時,事先確定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容,以免造成不能配套或無法安裝的處境。I/BVB、客房部、康樂城物品:主管客房副總經(jīng)理、客房部經(jīng)理、消遣部經(jīng)理、購買部經(jīng)理、財務經(jīng)理、財務本金;C、工程部、其他部門物品:主管工程副總經(jīng)理、工程部經(jīng)理、購買部經(jīng)理、財務經(jīng)理、財務本金。4、供給單位確定后,購買部門向供給商舉行議價,由于酒店物品的價值和數(shù)量較大時,可以和供給商作議價,以進一步達成對酒店較為有利的協(xié)議。而且議價方式不僅可以在價錢方面洽談,甚至物品的質量、交貨期或一切細節(jié)都可以商磋。降低價格對酒店有直接的利益。在以下處境下,儀價是沒有多大作用的,但盡力嘗試。A、小數(shù)額的添置;B、唯一供給的來源;C、法律規(guī)定的價格;D、己定折扣之價目表;E、緊俏的市場商品。當一切步驟完成后,購買部便可將有關資料填寫在購買申請單的適當欄目內,連同全體報價單和推舉供給商的報價,交給主管副總和總經(jīng)理批準。5、定購:購買申請單一經(jīng)總經(jīng)理審核批準后,交回購買部,購買部便安置分派購買申請單給有關的部門,而購買員應馬上打定購買單給供給商,實時舉行購買。購買單是酒店正式賦予供給商的授權文件,此份定單一式三份,而其中所列的供給商、貨品內容質量、數(shù)量及價格務必與己批準之購買申請單一致。購買單一式三聯(lián):第一聯(lián)供給商;其次聯(lián)購買部;第三聯(lián)財務應付帳款聯(lián)。購買定單要注明資料:A、貨品供給商的名稱、地址及有關資料B、購買申請單的號碼;C、訂單日期;D、需求部門;品名、規(guī)格、型號、產(chǎn)地、數(shù)量、單價、包裝要求、交貨日期、運輸方式及驗收標準;F、總值;G、付款方法。6、合同:有關服務性質的需求,工程工程或高總值及數(shù)量大的物品的定購,購買部要以購買合同代替購買訂單。購買合同是一份彼此協(xié)定的有效法律文件,一經(jīng)簽置,雙便當需遵守合同上的細那么。(1)、合同的目的:A、買賣雙方通過合同確認雙方的責任,保障雙方利益;B、合同經(jīng)雙方蓋章及簽置后,彼此各執(zhí)一份以作為憑證,完善合同的效力;C、合同足以約束買賣雙方的行為,裁減違約事情發(fā)生,保障合同的有效執(zhí)行。(2)、工程合同細那么應細致列明A、工作范圍——物料供給,安裝家私設備;B、規(guī)格、質量標準及驗收標準和方法;C、其他費用——雜項開支、超時、工人工資、保險費等的承受;D、完成工期和工程進度界定方法;E、延期完工的賠償;F、保養(yǎng)期及修理事項的規(guī)定;G、工程進度款,保證金等的付款方法和規(guī)定。(3)物品或服務性購買合同細那么應列明:A、細致購買工程標明的:名稱、產(chǎn)地、型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、質量標準、包裝的規(guī)定。B、交貨期限,運輸方法及交貨地點;C、付款細那么和驗收方法;D、修理保養(yǎng)手段及收費;E、保修的年限;F、采納或拒絕貨品程序和處理方法;G、什么情形下可取消合同;H、合法的權利及義務。八、其他;1、購買定單的跟催當定單發(fā)出后,購買部需要跟催整個過程直至收貨入庫。以下處境購買部需要跟催的:(1)物品未能依期交貨;(2)交負數(shù)量或品質與訂單有出入;(3)新定的供給商或變更供給商;(4)唯一來源但有問題的供給商;(5)供給商未能履行合同責任。2、購買定單取消(1)酒店取消定單:如因某種理由,酒店需要取消己發(fā)出之定單,供給商可能提出取消的賠償,故購買部務必預先提出有可能的問題及可行解決方法,以便報總經(jīng)理作出抉擇。(2)供給商取消定單:如因某種理由,供給商取消了酒店已發(fā)出的訂單,購買部務必能找到另一供給商并立刻通知需求部門。為保障酒店利益,供給商務必賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟損失。(3)違反合