公文格式基本要求

公文格式基本要求公文格式，即公文規(guī)格樣式，是指公文中各個(gè)組成部分的構(gòu)成方式，它和文種是公文外在形式的兩個(gè)重要方面，直接關(guān)系到公文效用的發(fā)揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。公文格式在公文寫作中是十分重要的，是整個(gè)寫作的基礎(chǔ)。今天的就教大家如何做好公文寫作的格式，希望大家喜歡。更多內(nèi)容請(qǐng)?jiān)L問（）公文格式基本要求公文格式指的是各種公文的規(guī)格和樣式及其組成要素。一些黨政機(jī)關(guān)的公文一定切記要保持莊重和大方的形象，統(tǒng)一、規(guī)范的格式這不僅是公文法定至高無上的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和一定的效用在形式體現(xiàn)，也是公文處理手段逐漸地科學(xué)化和規(guī)范化的基本客觀需要。公文的一般格式公文一般分版頭、主體、文尾三部分，由發(fā)文機(jī)關(guān)、份號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度（等級(jí)），發(fā)文字號(hào)、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)大致時(shí)間和印發(fā)的份數(shù)等等20項(xiàng)要素組成。1、版頭部分公文版頭也被稱公文的眉首，一般情況下是指首頁橫線以上。包括文件名稱、發(fā)文字號(hào)、份號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度（等級(jí)）、簽發(fā)人等要素。為了莊嚴(yán)醒目，其目的是為了增強(qiáng)公文的嚴(yán)肅性，版頭通常用較大型號(hào)字體居中套紅印在公文首頁上端，一般占首頁的1/3到2/5,并以紅色橫線（黨的機(jī)關(guān)公文在橫線中部嵌一顆五角星）分割版頭與主體部分。（1）文件名稱。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加文件兩字（或加括弧標(biāo)注文種名稱）組成。如《中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院文件》（簡(jiǎn)稱國(guó)務(wù)院文件）、《中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院辦公廳文件》（簡(jiǎn)稱國(guó)務(wù)院辦公廳文體)。又如《Xx省人民政府文件》、《xx省人民政府辦公廳文件》等。聯(lián)合行文，可以并用聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱，但主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。在民族自治地方，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可以并用自治民族的文字和漢字印制。(2)發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)亦稱文號(hào)，是公文制發(fā)機(jī)關(guān)按發(fā)文順序編列的公文代號(hào)，主要作用是便于對(duì)公文的統(tǒng)計(jì)、查詢和引用。發(fā)文字號(hào)包括機(jī)關(guān)代字、年份、順序號(hào)，置于文件名稱之下，橫線中央之上。如國(guó)發(fā)〔2003〕12號(hào)，國(guó)發(fā)是國(guó)務(wù)院機(jī)關(guān)代字，[2003]是年份，12號(hào)是文件的順序號(hào)聯(lián)合行文時(shí)，一般只標(biāo)明：主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。機(jī)關(guān)代字應(yīng)選用能反映本機(jī)關(guān)職能特征的代字，并固定使用，不能一年一換。字?jǐn)?shù)應(yīng)精簡(jiǎn)，以二三字為宜。年份、順序號(hào)的標(biāo)注應(yīng)完整準(zhǔn)確。年份應(yīng)由4個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字組成，〔2003〕不能簡(jiǎn)縮為〔03〕，發(fā)文順序號(hào)應(yīng)1、2、3、4...號(hào)排列，而不應(yīng)01號(hào)、02號(hào)或第01號(hào)、第02號(hào)排列，以便于引用和查詢。(3)簽發(fā)人。為了督促各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真履行職責(zé)，確保公文質(zhì)量，同時(shí)便于上下級(jí)之間直接聯(lián)系，迅速有效地詢答問題，提高辦事效率，需上報(bào)的公文即請(qǐng)示和報(bào)告，應(yīng)在首頁注明簽發(fā)人。標(biāo)注的方法是在橫線右上的適當(dāng)位置先標(biāo)注簽發(fā)人并加冒號(hào)，再標(biāo)注簽發(fā)人姓名。標(biāo)注簽發(fā)人的公文，其發(fā)文字號(hào)置于橫線左上的適當(dāng)位置，兩者相互對(duì)稱。(4)秘密等級(jí)。文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。密級(jí)的劃分，由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)《保密法》及有關(guān)規(guī)定確定。秘密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。政府機(jī)關(guān)的文件密級(jí)標(biāo)注在文件首頁的右上角，在左上角打印文件份數(shù)序號(hào)；黨的機(jī)關(guān)的文件密級(jí)和份數(shù)序號(hào)均標(biāo)注在文件首頁的左上角。份數(shù)序號(hào)應(yīng)標(biāo)注在秘密等級(jí)之上，使用7位阿拉伯?dāng)?shù)字，如0000001。(5)緊急程度(等級(jí))。要緊急送達(dá)和辦理的公文應(yīng)注明緊急程度。文件緊急程度分為特急、急件兩種，政府機(jī)關(guān)的公文標(biāo)注在文件首頁右上角，黨的機(jī)關(guān)公文標(biāo)注在首頁左上角。先標(biāo)注緊急程度，再標(biāo)注秘密等級(jí)。緊急電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)以特提、特急、加急、平急，在電文首頁稿頭中注明。2、主體部分公文的主體部分，包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文時(shí)間、印章、附注、附件等要素。(1)公文標(biāo)題。公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、公文主題和文種三部分構(gòu)成。如《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于2000年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的意見》，發(fā)文機(jī)關(guān)是中共中央國(guó)務(wù)院，公文主題是2000年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作，文種是意見。這是一個(gè)三部分要素齊全的標(biāo)準(zhǔn)式標(biāo)題。標(biāo)題的作用在于揭示公文的主要內(nèi)容及行文目的，便于公文的登記、處理和查詢。撰寫公文標(biāo)題時(shí)，應(yīng)把握以下幾點(diǎn)：.準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容。標(biāo)題是公文的眉目，文字要力求簡(jiǎn)明扼要，并準(zhǔn)確概括地表明公文的主題。例如，國(guó)務(wù)院要取消100多項(xiàng)涉及企業(yè)的不合理收費(fèi)項(xiàng)目，發(fā)文時(shí)如將這些取消項(xiàng)目的內(nèi)容全部列為事由，顯然不可能也沒有必要，但概括為取消部分涉及企業(yè)的不合理收費(fèi)項(xiàng)目，就顯得既明確又簡(jiǎn)潔。.準(zhǔn)確選定并標(biāo)明文種。如某部門要求上級(jí)將某企業(yè)列為產(chǎn)業(yè)化生產(chǎn)基地，其文種為報(bào)告，這顯然犯了請(qǐng)示和報(bào)告不分，報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)的錯(cuò)誤。又如某市政府向下級(jí)請(qǐng)求解決某縣水庫移民經(jīng)費(fèi)的標(biāo)題為《市政府轉(zhuǎn)報(bào)某縣要求解決水庫移民經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》，這個(gè)標(biāo)題僅僅是轉(zhuǎn)報(bào)了某縣的請(qǐng)示，而缺少自己的文種，可改為《市政府關(guān)于解決某縣水庫移民經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》，并視情況將某縣的請(qǐng)示作為附件一并上報(bào)，這樣，既準(zhǔn)確標(biāo)明了文種，又便于上級(jí)機(jī)關(guān)全面掌握情況。在批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文時(shí)，標(biāo)題應(yīng)避免出現(xiàn)介詞和文種的重疊，如關(guān)于的關(guān)于，通知的通知等。.標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題過長(zhǎng)或中間需要停頓的，可用空格或換行方式表述。例如：國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)若干政策的通知》，可從關(guān)于農(nóng)業(yè)轉(zhuǎn)為第2行。.批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的請(qǐng)示、報(bào)告，標(biāo)題中不冠機(jī)關(guān)名稱，在全文末尾標(biāo)明機(jī)關(guān)名稱或成文時(shí)間。批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的資料性的或沒有抬頭的文件，標(biāo)題一般不冠機(jī)關(guān)名稱，在標(biāo)題下面注明機(jī)關(guān)名稱和成文時(shí)間，并用括號(hào)括起來。.標(biāo)題排列要對(duì)稱、美觀，除字?jǐn)?shù)較少的一行字標(biāo)題外，兩行以上的可排成寶塔形或倒寶塔形，盡量避免排成長(zhǎng)短一致的雙平行或三平行形。在轉(zhuǎn)行時(shí)，不得把人名、地名、機(jī)關(guān)名稱等專用名詞及主詞拆開排列。（2）主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)又稱文件抬頭，是公文的主要行文對(duì)象。是受文機(jī)關(guān)中的文件主辦單位，負(fù)責(zé)受文執(zhí)行、辦理或答復(fù)。除了直接面向社會(huì)公布的公文之外，公文一般均應(yīng)在正文之前標(biāo)題左下方頂格書寫主送機(jī)關(guān)的名稱。為了保證公文發(fā)出后能得到及時(shí)處理，應(yīng)根據(jù)受文單位的職能權(quán)限與行文目的選準(zhǔn)主送機(jī)關(guān)。政府各部門應(yīng)根據(jù)本級(jí)政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，方可對(duì)下一級(jí)人民政府直接行文，請(qǐng)示的公文應(yīng)主送一個(gè)機(jī)關(guān)，不能多頭主送；除特殊情況外，不得越級(jí)請(qǐng)示，如必須越級(jí)的，應(yīng)同時(shí)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)，以免延時(shí)誤事。批復(fù)下級(jí)請(qǐng)示，只能主送原請(qǐng)示機(jī)關(guān)（單位），對(duì)相關(guān)機(jī)關(guān)（單位）用抄送。普發(fā)公文，主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫規(guī)范化統(tǒng)稱，如省人民政府的普發(fā)文件，主送機(jī)關(guān)為各市、縣（市、區(qū)）人民政府，省政府各部門。不屬普發(fā)文件，但主送機(jī)關(guān)較多，也可用相應(yīng)規(guī)范統(tǒng)稱，如各有關(guān)市、縣（市、區(qū)）人民政府，省政府各部門。又如：省委的普發(fā)文件，主送機(jī)關(guān)為各市、縣（市、區(qū)）委，省委各部門，省直各單位黨組（黨委），各人民團(tuán)體黨組。沒有主送機(jī)關(guān)的文件，如決議、決定、意見、公報(bào)、規(guī)定、細(xì)則、政府令、會(huì)議紀(jì)要、工作要點(diǎn)，主送機(jī)關(guān)注在分送欄中位于抄送機(jī)關(guān)之上。（3）正文。正文是公文的核心，是表述公文的具體內(nèi)容，闡明發(fā)文意圖的部分。正文的內(nèi)容必須符合法規(guī)政策，做到情況確實(shí)，重點(diǎn)突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，層次分明，文字精練，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。公文的正文在上一頁末結(jié)束，需在另一頁落款、蓋章的，應(yīng)在另一頁上端注明此頁無正文（用圓括號(hào)括入），落款、蓋章要在上端部分，便于閱文者明白全文之結(jié)束，也可防止空白處被盜用。但應(yīng)盡量避免這種情況出現(xiàn)。（4）附件說明。公文如有附件，應(yīng)在正文之下、文件落款之上注明附件順序和名稱。主件與附件應(yīng)裝訂在一起；不能裝訂在一起的，應(yīng)在附件首頁的左上角注明主件的發(fā)文字號(hào)及本附件的順序號(hào)。(5)發(fā)文機(jī)關(guān)署名。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文的右下方，與正文的末行一般空一行。聯(lián)合行文時(shí)，則需標(biāo)明聯(lián)署機(jī)關(guān)的名稱，主辦機(jī)關(guān)在前，一個(gè)機(jī)關(guān)名稱占一行，字?jǐn)?shù)不一樣的拉平等長(zhǎng)排印。(6)成文時(shí)間。成文時(shí)間指公文的生效日期，一般用領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。如領(lǐng)導(dǎo)同志批準(zhǔn)后，因故不能及時(shí)發(fā)文，時(shí)間耽擱超過20天的，成文時(shí)間可由承辦單位確定。成文時(shí)間是公文生效和查考的重要依據(jù)之一，標(biāo)注在公文落款(印章)的右下方，年月日必須齊全完整，不能省略。法規(guī)性公文或經(jīng)會(huì)議討論通過的文件，其產(chǎn)生的法定程序、產(chǎn)生日期用圓括號(hào)括入，標(biāo)注在標(biāo)題下方正中處。成文時(shí)間，黨的機(jī)關(guān)公文用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，政府機(jī)關(guān)公文用漢字書寫。(7)印章。公文加印，是制文機(jī)關(guān)確認(rèn)公文效力的憑證。正式行文除會(huì)議紀(jì)要和印制有特定版頭的普發(fā)性公文外，都應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)同志的簽名章。印章與公文落款要一致，用印要清楚、端正，位于成文時(shí)間的上側(cè)，公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。用行政首長(zhǎng)名義簽署的公文，如命令(令)，一般加蓋簽名章，并簽具領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)。政府機(jī)關(guān)的公文，在有固定文件版頭的情況下，也可以不標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)，直接寫發(fā)文日期并加蓋印章。黨委的普發(fā)的下行文件，可不加印。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。用印時(shí)，機(jī)關(guān)名稱上下排列的，主辦機(jī)關(guān)印章在上；左右排列的，主辦機(jī)關(guān)印章在左。(8)附注。指公文中需要附加說明的事項(xiàng)。如用于表示公文的閱讀傳達(dá)范圍、使用方法，或需要加以解釋的名詞術(shù)語等。標(biāo)注在公文落款(印章)之下空一行，另起一行空兩格位置。根據(jù)公文密級(jí)和工作需要，有些公文要確定閱讀傳達(dá)范圍，如此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)，此件可口頭傳達(dá)到群眾等;有些公文要說明使用方法，如此件可自行翻印，此件公開發(fā)表等。(9)附件。附件是根據(jù)正文的需要附加的公文或材料。用以對(duì)正文作補(bǔ)充說明或提供參考材料。3、文尾部分公文的文尾部分由主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間和印發(fā)份數(shù)等要素組成。(1)主題詞。主題詞是體現(xiàn)公文主題特征及其歸屬類別、能為計(jì)算機(jī)識(shí)別的名詞或名詞性詞組。為了適應(yīng)辦公自動(dòng)化的需要，做好運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理公文的基礎(chǔ)工作，所有正式文件，均應(yīng)標(biāo)注主題詞。一份文件一般標(biāo)三五個(gè)主題詞為宜，最多不超過十個(gè)。主題詞標(biāo)注在文件末頁左下端的抄送欄之上，頂格寫，每個(gè)主題詞中間空一格。主題詞的標(biāo)引，按中共中央辦公廳秘書局1998年8月修訂的《公文主題詞表》和國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局1997年12月修訂的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》的規(guī)定標(biāo)引。(2)抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)，是指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級(jí)，下級(jí)的不相隸屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)按黨、政、軍、群的順序排列，移行時(shí)，與上一行平行書寫。如省政府普發(fā)