現(xiàn)代企業(yè)檔案管理課件

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理與電子文件管理培訓(xùn)班張大偉現(xiàn)代企業(yè)檔案管理與張大偉前言

一、講課內(nèi)容

1、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理

2、現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理

前言

一、講課內(nèi)二、為什么講這兩個(gè)主題？

1、現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案工作環(huán)境發(fā)生了深刻的變化

2、電子文件的大量形成使企業(yè)檔案工作面臨巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

三、教學(xué)方法

1、理論和實(shí)踐結(jié)合：理論指導(dǎo)實(shí)踐，強(qiáng)調(diào)務(wù)實(shí)。

2、繼承與創(chuàng)新結(jié)合：繼承傳統(tǒng)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)機(jī)制創(chuàng)新。

3、技術(shù)與管理結(jié)合：強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)的緊密結(jié)合。二、為什么講這兩個(gè)主題？

1、現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案工作環(huán)境發(fā)四、教學(xué)依據(jù)：

國(guó)家檔案局關(guān)于企業(yè)檔案工作的規(guī)范性文件。

1、檔發(fā)字〔2002〕5號(hào)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》；

2、檔發(fā)〔2004〕4號(hào)《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》；

3、重點(diǎn)講：DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）。四、教學(xué)依據(jù)：

國(guó)家檔案局關(guān)于企業(yè)檔案工作的規(guī)范性文件。

1第一章現(xiàn)代企業(yè)檔案管理第一章現(xiàn)代企業(yè)檔案管理第一節(jié)檔案工作概述

第一節(jié)檔案工作概述

一、檔案和檔案工作

（一）檔案的定義

檔案是過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲音等不同形式的歷史記錄。（《檔案法》第二條）。一、檔案和檔案工作

（一）檔案的定義

檔案（二）檔案形成的四個(gè)要素

1、檔案的來(lái)源：來(lái)自于人類的社會(huì)活動(dòng)，主體是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及個(gè)人。

2、檔案的條件：

（1）必須是辦理完畢的文件，即指文件處理程序或文件辦理的事情已經(jīng)完畢。

（2）必須是具有一定保存（憑證或情報(bào)）價(jià)值的文件。

（3）必須是按照規(guī)范的程序集中保存起來(lái)的文件。

3、檔案的載體：檔案有特定的載體，其載體的制成材料、記錄方法、表達(dá)形式在不斷地發(fā)展變化。

4、檔案的性質(zhì)：檔案是工作活動(dòng)的直接記錄，是原始記錄材料，具有特定歷史記錄性質(zhì)。（二）檔案形成的四個(gè)要素

1、檔案的來(lái)源：來(lái)自于人類的社會(huì)活（三）檔案工作的概念

1、檔案工作是通過(guò)科學(xué)的管理提供豐富檔案材料，直接為社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。

2、檔案工作分宏觀管理和微觀管理兩個(gè)方面：

（1）宏觀管理是指對(duì)整個(gè)檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查等組織建設(shè)和事業(yè)管理的工作。

（2）微觀管理是指具體的檔案業(yè)務(wù)工作，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研等環(huán)節(jié)。（三）檔案工作的概念

1、檔案工作是通過(guò)科學(xué)的管理提供豐富檔3、檔案工作貫穿兩個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程

（1）實(shí)體流：指檔案文件和案卷實(shí)體的收集、整理、排列、借閱利用的過(guò)程。

（2）信息流：伴隨檔案實(shí)體流產(chǎn)生各種信息，如檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、分類、著錄、標(biāo)引、編目、檢索、提供利用等。兩者互為條件、互相依賴。

傳統(tǒng)管理是借助實(shí)體流實(shí)現(xiàn)信息流。信息化條件下實(shí)體流和信息流可以相分離。3、檔案工作貫穿兩個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程

（1）實(shí)體流：指檔案文件和案卷二、檔案工作的基本原則——統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理

1、全國(guó)各種檔案，由各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)分別集中保存，并實(shí)行黨政檔案的統(tǒng)一管理

（1）各單位內(nèi)黨政工青婦等組織形成的檔案，均由機(jī)關(guān)檔案室集中管理，不得由個(gè)人或承辦部門分散保存；

（2）各單位需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的檔案，必須定期移交給各級(jí)檔案館集中保管，不得由各單位分散保存。

（3）一切檔案材料，非依規(guī)定和經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)手續(xù)，不得任意轉(zhuǎn)移、分散和銷毀。

企業(yè)檔案管理存在集中管理（寶鋼模式）和分級(jí)管理（金山石化模式）兩種。二、檔案工作的基本原則——統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理

1、全國(guó)各種檔2、全國(guó)檔案工作由各級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理

（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，即對(duì)全國(guó)檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一的檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督。

（2）分級(jí)管理，即由各級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)按照國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)定，結(jié)合自身特點(diǎn)，制定各自的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，對(duì)本地區(qū)的檔案工作進(jìn)行管理。2、全國(guó)檔案工作由各級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)地進(jìn)行管三、檔案工作總體要求

1、健全“五個(gè)體系”

（1）法制化、規(guī)范化的檔案管理體系；

（2）知識(shí)面較寬、素質(zhì)較高的檔案隊(duì)伍體系；

（3）內(nèi)容豐富、門類齊全、特色鮮明，質(zhì)量上乘的檔案庫(kù)藏體系；

（4）設(shè)備先進(jìn)、安全可靠的檔案保護(hù)體系；

（5）形式多樣、有效便捷的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)服務(wù)體系。三、檔案工作總體要求

1、健全“五個(gè)體系”

（1）法制化、規(guī)2、加強(qiáng)民生檔案工作（建設(shè)“兩個(gè)體系”）

國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》的通知（檔發(fā)[2007]12號(hào)）

（1）建立各級(jí)檔案部門要努力建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，確保民生檔案齊全完整。

（2）建立服務(wù)人民群眾的檔案利用體系，確保民生檔案造福民生。

企業(yè)檔案關(guān)系民生，也是民生檔案的重要組成部分。2、加強(qiáng)民生檔案工作（建設(shè)“兩個(gè)體系”）

國(guó)家檔案局3、增強(qiáng)檔案意識(shí)

（1）法治意識(shí)：普法宣傳，依法治檔。

（2）收集意識(shí)：不要犯錯(cuò)過(guò)的過(guò)錯(cuò)。

（3）投入意識(shí)：注重全面投入。

（4）產(chǎn)出意識(shí)：注重全面產(chǎn)出。3、增強(qiáng)檔案意識(shí)

（1）法治意識(shí)：普法宣傳，依法治檔。

（2第二節(jié)現(xiàn)代企業(yè)

檔案工作概述

第二節(jié)現(xiàn)代企業(yè)

檔案工作概述

一、基本概念

（一）企業(yè)：是經(jīng)濟(jì)組織，它在生產(chǎn)、流通和服務(wù)等領(lǐng)域，從事某種相對(duì)固定的商品經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，通過(guò)提供滿足社會(huì)需要的商品或勞務(wù)來(lái)盈利。

企業(yè)有獨(dú)資、合伙和公司三種類型。

公司是現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下最主要的企業(yè)組織形式。一、基本概念

（一）企業(yè)：是經(jīng)濟(jì)組織，它在生產(chǎn)、流通和服務(wù)等（二）現(xiàn)代企業(yè)制度基本特征

1、現(xiàn)代企業(yè)核心是法人制度

現(xiàn)代公司是依法成立的經(jīng)濟(jì)組織，有獨(dú)立的財(cái)產(chǎn)，通過(guò)從事的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)來(lái)盈利。

2、現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)，即公司組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置與運(yùn)行機(jī)制。股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理與監(jiān)事會(huì)三者間的制衡關(guān)系是現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的核心，有利于公司高效率運(yùn)作，追求利益的最大化。（二）現(xiàn)代企業(yè)制度基本特征

1、現(xiàn)代企業(yè)核心是法人制度

現(xiàn)代二、企業(yè)檔案工作綜述

1、企業(yè)檔案工作的意義：企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。（4.1）

2、企業(yè)檔案工作的原則：企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。（4.2）

3、企業(yè)檔案工作的目的：企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過(guò)資源整合和開(kāi)發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。（4.3）

4、企業(yè)檔案工作的責(zé)任：企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。（4.4）二、企業(yè)檔案工作綜述

1、企業(yè)檔案工作的意義：企業(yè)檔案是企業(yè)三、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作面臨的困難

1、內(nèi)外動(dòng)力機(jī)制不健全

2、企業(yè)檔案意識(shí)不強(qiáng)烈

3、企業(yè)檔案工作不穩(wěn)定

4、企業(yè)檔案資源不充裕

5、檔案法規(guī)體系不完善

6、檔案人員素質(zhì)不適應(yīng)三、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作面臨的困難

1、內(nèi)外動(dòng)力機(jī)制不健全

四、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的探索

1、需要遵循企業(yè)檔案工作的一般規(guī)律。

2、需要與現(xiàn)代企業(yè)的需求相適應(yīng)。

3、需要繼承傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作的成功經(jīng)驗(yàn)，克服其不足。四、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的探索

1、需要遵循企業(yè)檔案工作的一般規(guī)第三節(jié)中外企業(yè)檔案工作比較（參見(jiàn)資料）第三節(jié)中外企業(yè)檔案工作比較（參見(jiàn)資料）

一、外國(guó)企業(yè)檔案的管理方式

二、中外企業(yè)檔案管理工作比較

（一）中外企業(yè)檔案工作發(fā)展歷程

1、美國(guó)企業(yè)檔案工作的發(fā)展概況

2、我國(guó)企業(yè)檔案工作的發(fā)展概況

（二）中外企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制比較

1、基本動(dòng)因比較

2、管理體制比較

3、管理模式比較

一、外國(guó)企業(yè)檔案的管理方式

二、中外企業(yè)檔案管理工作比較

三、啟示

㈠變革與創(chuàng)新——現(xiàn)代企業(yè)檔案管理不變的主題

㈡企業(yè)檔案管理層次的提升——信息管理與知識(shí)管理

㈢多元化的發(fā)展模式

㈣自主發(fā)展與有序引導(dǎo)相結(jié)合

三、啟示

㈠變革與創(chuàng)新——現(xiàn)代企業(yè)檔案管理不變的主題

㈡企第四節(jié)現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的體系建設(shè)第四節(jié)現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的體系建設(shè)組織、規(guī)章、制度、規(guī)范、保障“五個(gè)體系”建設(shè)。

一、組織系統(tǒng)

1、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)：企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門、各項(xiàng)目檔案工作的負(fù)責(zé)人，確定檔案部門的負(fù)責(zé)人。（5.1.1）

2、檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置：企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。（5.1.2）

3、檔案人員配備：企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理相適應(yīng)的專職檔案人員；各部門、各項(xiàng)目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定。

（5.1.3）

4、檔案工作體系：企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。（5.1.4）組織、規(guī)章、制度、規(guī)范、保障“五個(gè)體系”建設(shè)。

一、二、規(guī)章體系（6.1“四個(gè)明確”）

1、明確企業(yè)文件形成歸檔責(zé)任：企業(yè)在制定有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求。

2、明確企業(yè)檔案工作規(guī)定：企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。（6.1.2）

3、明確檔案工作責(zé)任追究制度：對(duì)相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度。（6.1.3）

4、明確檔案管理應(yīng)急預(yù)案：對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。對(duì)檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。（6.1.4）

二、規(guī)章體系（6.1“四個(gè)明確”）

1、明確企業(yè)文件形成歸三、管理制度體系（6.2）

1、文件歸檔制度：應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。（6.2.1）

（詳見(jiàn)7.3.2~7.3.4）

2、檔案保管制度：應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對(duì)受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn)（出）庫(kù)要求、庫(kù)房管理要求和庫(kù)房管理員職責(zé)。（6.2.2）

（詳見(jiàn)7.6)（詳見(jiàn)9.1~9.6)

3、

檔案鑒定銷毀制度：應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時(shí)間等要求。（6.2.3）（詳見(jiàn)7.7)三、管理制度體系（6.2）

1、文件歸檔制度：應(yīng)明確文件歸4、檔案統(tǒng)計(jì)制度：應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。（6.2.4）（詳見(jiàn)7.8)

5、檔案利用制度：應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求。（6.2.5）（詳見(jiàn)7.9)

6、檔案保密制度：應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。（6.2.6）

7、電子檔案管理制度：應(yīng)對(duì)企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。（6.2.7）

8、

檔案管理系統(tǒng)操作制度：應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。（6.2.8）4、檔案統(tǒng)計(jì)制度：應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求四、業(yè)務(wù)規(guī)范體系（6.3）

1、文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號(hào)編制要求和檔案裝具要求等。（6.3.1）

2、

檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識(shí)、類目范圍。（6.3.2）(詳見(jiàn)《規(guī)范》附錄A：《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》）

3、文件歸檔范圍和保管期限表。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對(duì)應(yīng)的保管期限。（6.3.3）（詳見(jiàn)同上）

4、特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。（6.3.4）四、業(yè)務(wù)規(guī)范體系（6.3）

1、文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確五、工作保障體系

1、企業(yè)檔案工作的“三納入”：企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成,應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。(7.1.1)

2、企業(yè)檔案工作者的“四參加”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

（7.1.2）

3、企業(yè)檔案工作的“四同時(shí)”：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況，項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)作好項(xiàng)目文件歸檔交接。（7.1.3）

五、工作保障體系

1、企業(yè)檔案工作的“三納入”：企業(yè)檔案工作第五節(jié)現(xiàn)代企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作第五節(jié)現(xiàn)代企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作一、制定歸檔范圍和歸檔類目

1、

企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國(guó)有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)〔2004〕4號(hào)文件要求。

（7.3.2.1）

現(xiàn)代企業(yè)檔案歸檔范圍參考《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄A。

黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體貫徹《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局第8號(hào)令）

2、歸檔文件的主要來(lái)源有：本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。（7.3.2.2）一、制定歸檔范圍和歸檔類目

1、企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)3、企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)類型制訂文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項(xiàng)目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見(jiàn)DA/T28《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動(dòng)和專門業(yè)務(wù)編制。（7.3.2.3）3、企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)類型制訂文件歸檔范圍和保4、歸檔類目

企業(yè)的黨群類、行政類、經(jīng)營(yíng)管理類和生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案應(yīng)結(jié)合各部門工作職能，制定

《歸檔類目表》。制訂《歸檔類目》須注意：

（1）大單位按組織機(jī)構(gòu)，問(wèn)題設(shè)類。小單位可按組織機(jī)構(gòu)，問(wèn)題設(shè)類，也可以按問(wèn)題設(shè)類。按組織機(jī)構(gòu)問(wèn)題設(shè)類的，應(yīng)針對(duì)所有機(jī)構(gòu)，不能有遺漏。

（2）類下設(shè)條款，每個(gè)條款反映機(jī)構(gòu)內(nèi)的一項(xiàng)職能、活動(dòng)或問(wèn)題。每個(gè)條款名稱就是一組文件的文件標(biāo)題。因此，擬制條款名稱既要扼要，又要具體，不可用籠統(tǒng)語(yǔ)言。

（3）條款內(nèi)容大致相近的要盡量排在一起。如“董事會(huì)會(huì)議紀(jì)錄和董事會(huì)主要決議、決定”。

（4）類目的擬制和修訂要由檔案部門和文書(shū)部門結(jié)合進(jìn)行，交辦公室負(fù)責(zé)人簽署后執(zhí)行。

（5）每年須將歸檔類目征求有關(guān)部門意見(jiàn)，適當(dāng)調(diào)整。4、歸檔類目

企業(yè)的黨群類、行政類、經(jīng)營(yíng)管理類和生產(chǎn)技術(shù)管理二、歸檔文件形成與積累

按照歸檔范圍和歸檔類目做好文件的形成與積累工作。

1、文件形成的要求

（1）歸檔類目中的文件一旦形成必須隨時(shí)收集、登記；

（2）歸檔文件必須是最終版本；

（4）字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、文件的簽名、蓋章必須齊全；

（5）統(tǒng)一使用A4紙張。

（6）文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。（7.2.1）字跡材料必須耐久，禁止用圓珠筆、鉛筆。打印的歸檔文件最好用激光打印機(jī)；

（7）文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管。（7.2.2）

二、歸檔文件形成與積累

按照歸檔范圍和歸檔類目做好文件的形成2、文件形成中的常見(jiàn)問(wèn)題：

（1）缺少反映部門主要活動(dòng)的文件。

（2）只有結(jié)論性文件，缺過(guò)程性文件。

（3）附件材料不全。

（4）重要會(huì)議文件不全。

（5）文件簽名蓋章手續(xù)不全。

（6）文件缺頁(yè)。

（7）夾帶小紙條。

☆解決問(wèn)題對(duì)策：

（1）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力。

（2）加強(qiáng)平時(shí)督促檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。

（3）加強(qiáng)宣傳，主動(dòng)爭(zhēng)取業(yè)務(wù)技術(shù)人員的配合。

2、文件形成中的常見(jiàn)問(wèn)題：

（1）缺少反映部門主要活動(dòng)的文件3、文件的積累的組織

建立部門兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)體系，負(fù)責(zé)文件的收集積累，實(shí)行文書(shū)處理部門預(yù)立卷，這

是我國(guó)文書(shū)工作的一項(xiàng)根本制度，具有以下優(yōu)越性：

（1）有利于立卷文件的齊全和保密。

（2）有利于提高案卷質(zhì)量和立卷效率。

（3）有利于正確判斷文件保管期限。

（4）有利于各部門平時(shí)對(duì)文件的查找和利用。

（5）有利于檔案室工作的開(kāi)展。3、文件的積累的組織

建立部門兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)體系，負(fù)責(zé)文件的4、文件積累的內(nèi)容：

（1）“帳內(nèi)”文件的收集

“帳內(nèi)”文件是指收發(fā)文登記簿中的文件，即將收發(fā)文件登記簿中的屬于歸檔范圍的文件收集齊全，這類文件多數(shù)是紅頭文件，即正式公文。

（2）“帳外”文件的收集

“帳外”文件是指未經(jīng)文書(shū)部門登記,在收發(fā)文登記簿上無(wú)帳可查的文件。這些文件不容易控制，在歸檔過(guò)程中易被遺漏。它主要包括：本單位召開(kāi)的各種會(huì)議文件,如會(huì)議記錄、發(fā)言稿等；本單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工作人員外出開(kāi)會(huì)帶回來(lái)的文件；外單位直接寄發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”文件或直接寄給部門和有關(guān)人員的文件；本單位內(nèi)部各種規(guī)章制度、辦法和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)表等。這類文件雖然是非正式公文但是往往有重要的歸檔價(jià)值。

（3）專門文件的收集

指專業(yè)性比較強(qiáng)的業(yè)務(wù)類文件，生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)類、科研類文件，如合同、意向書(shū)、各類業(yè)務(wù)資質(zhì)、證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等。還有制作材料比較特殊的文件材料，如照片、音像資料等。4、文件積累的內(nèi)容：

（1）“帳內(nèi)”文件的收集

“帳內(nèi)”文件5、文件的平時(shí)歸卷

（1）立卷人員需預(yù)先準(zhǔn)備好卷夾（或卷袋），每一類目準(zhǔn)備好一個(gè)卷夾。卷夾上寫(xiě)上類目號(hào)，以便對(duì)號(hào)入坐。

（2）立卷人員應(yīng)將有關(guān)事項(xiàng)的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文、調(diào)查與結(jié)論、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、以及有關(guān)某次會(huì)議、某次出國(guó)、某項(xiàng)采購(gòu)、銷售等活動(dòng)的相關(guān)文件都收齊歸入同一卷夾。

（3）原則上采用“立薄卷”或以件為保管單位的方法，但是對(duì)某些文種，如合同，也可以組厚卷，即將一批合同裝訂成一卷。5、文件的平時(shí)歸卷

（1）立卷人員需預(yù)先準(zhǔn)備好卷夾（或卷袋）三、歸檔文件的整理與歸檔

1、文件整理（7.3.1）

文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。

文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、人事等門類文件的整理,應(yīng)分別符合GB9705《文書(shū)檔案案卷格式》；

DA/T22《歸檔文件整理規(guī)則》；

GB/T11822《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》；

財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》；

勞力字〔1992〕33號(hào)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》；

音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合

GB/T11821《照片檔案管理規(guī)范》；

DA/T15《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》；

GB/T18894《電子文件歸檔與管理規(guī)范》；

DA/T32《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》。三、歸檔文件的整理與歸檔

1、文件整理（7.3.1）

文件立2、歸檔時(shí)間

（1）經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。（7.3.3.1）

（2）科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。（7.3.3.2）

（3）

產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。

（4）

會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。（7.3.3.4）

（5）電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。（7.3.3.5）

（6）

磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。（7.3.3.6）

（7）更新、補(bǔ)充的文件；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件；其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。（7.3.3.7）2、歸檔時(shí)間

（1）經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理3、歸檔質(zhì)量要求

（1）企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。（7.3.4.1）

（2）歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)的標(biāo)稱質(zhì)量要求。（7.3.4.2）

（3）歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。（7.3.4.3）

（4）非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有中譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。（7.3.4.4）

3、歸檔質(zhì)量要求

（1）企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件（5）歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。（7.3.4.5）

（6）兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議約定文件歸檔。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。（7.3.4.6）

（7）

文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫(xiě)《檔案交接登記表》（見(jiàn)附錄B的圖B.1）。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫(xiě)歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。

（7.3.4.1）（5）歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需

四、檔案收集工作

1、文件歸檔的交接（7.4.1）

（1）文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。（7.4.1.1）

（2）檔案部門接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。

雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。（7.4.1.2）

2、檔案與資料的收集

（1）企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有的檔案。（7.4.2.1）

（2）企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無(wú)法人資格的所屬單位檔案。

（7.4.2.2）

（3）企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報(bào)導(dǎo)本單位的新聞資料。（7.4.2.3）

（4）企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要收集與企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍相關(guān)的資料。

（7.4.2.4）

（5）企業(yè)可根據(jù)需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。（7.4.2.5）四、檔案收集工作

1、文件歸檔的交接（7.4.1）

（1

五、

檔案整理工作

（一）整理工作的一般要求

1、檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進(jìn)行檔案的分類、排列與編目。

（7.5.1）

2、分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。分類方案應(yīng)附有分類說(shuō)明。（7.5.2）

3、

類別號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。（7.5.3）

4、

全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號(hào)。（7.5.4）

5、根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號(hào)編制方法見(jiàn)DA/T13。（7.5.5）五、檔案整理工作

（一）整理工作的一般要求

1、檔案部門6、

檔號(hào)可采用“[全宗號(hào)——]分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）——案卷號(hào)（或件號(hào)或盤(pán)、盒、張?zhí)枺保╗]表示可選）結(jié)構(gòu)。

全宗號(hào)由企業(yè)根據(jù)對(duì)所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。（7.5.6）

7、紙質(zhì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見(jiàn)號(hào)?；ヒ?jiàn)號(hào)是反映同一內(nèi)容其它載體檔案保管單位的檔號(hào)。（7.5.7）

8、

按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。（7.5.8）

9、

檔案部門應(yīng)對(duì)每個(gè)全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨(dú)管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見(jiàn)DA/T12《全宗卷規(guī)范》。（7.5.9）6、檔號(hào)可采用“[全宗號(hào)——]分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）（二）檔案整理工作要點(diǎn)：

1、明確歸檔范圍、

2、明確著錄規(guī)則、

3、明確全宗劃分、

4、明確分類方案、

5、明確組卷方式、

6、明確檔號(hào)規(guī)則、

7、明確質(zhì)量要求：（1）須將應(yīng)歸檔文件收集齊全；（2）須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；（3）須正確區(qū)分文件的價(jià)值。（二）檔案整理工作要點(diǎn)：

1、明確歸檔范圍、

2、明確著錄規(guī)（三）以“件”為單位的檔案整理方法

針對(duì)文書(shū)類檔案（即工業(yè)企業(yè)檔案分類》中的前四類。

1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成的本來(lái)狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

2、“件”含義

（1）單份文件，一份文件為一件；

（2）正件與附件合為一件；

（3）來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、函與復(fù)函）合為一件；

（4）會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要成套性材料每次（期）為一件；

（5）各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，一冊(cè)（本）為一件。（三）以“件”為單位的檔案整理方法

針對(duì)文書(shū)類檔案（即工業(yè)企3、“件”文件材料的排列、組合

①印件與原稿必須立在一起、印件在前、原稿在后。

②同一問(wèn)題（內(nèi)容）的申請(qǐng)與批復(fù)必須一并組卷裝訂、批復(fù)在前、申請(qǐng)?jiān)诤蟆＿@種由同一問(wèn)題產(chǎn)生的材料一般不受年代級(jí)別的限制。

③需要一并裝訂的材料厚度看具體情況定、一般材料以2厘米為宜?；窘ㄔO(shè)類可視情況而定。

④文件材料排列、組合在一起或者說(shuō)裝訂在同一卷案卷內(nèi)、大致要具備三"同"條件：一是年代相同；二是內(nèi)容相同；三是保管期限相同。

⑤科學(xué)技術(shù)檔案的排列、一般是文字材料（如投標(biāo)、勘探、開(kāi)工報(bào)告、監(jiān)理材料等）放在前面、圖紙放在文字材料的后面。3、“件”文件材料的排列、組合

①印件與原稿必須立在一起、印4、分類

按“年度—保管期限（永久、30年、10年）”進(jìn)行分類整理歸檔。

也可加分類號(hào)：即“分類號(hào)—年度—保管期限—序號(hào)”，

如檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：1.1.2000.永久-001

如果檔案進(jìn)館則前面再加企業(yè)的全宗號(hào)。

5、編制頁(yè)碼

原則上保留歸檔文件本身的頁(yè)碼，如文件本身沒(méi)編頁(yè)碼的應(yīng)編制頁(yè)碼，或者文件有增加的，應(yīng)補(bǔ)充頁(yè)碼，用打碼機(jī)或黑色的墨水筆填寫(xiě)都可以。4、分類

按“年度—保管期限（永久、30年、10年）”進(jìn)行分6、蓋章編號(hào)

（1）歸檔文件應(yīng)按分類方法逐件在首頁(yè)上方的空白處加蓋檔案章，并填寫(xiě)檔案章有關(guān)欄目的內(nèi)容。

檔案章格式：

（2）檔案章的項(xiàng)目及填寫(xiě)內(nèi)容：

全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

年度：填寫(xiě)文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：“2000”

保管期限：歸檔文件保管期限的名稱。如：“永久”

注:在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒(méi)及時(shí)歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。

件號(hào)：文件的順序號(hào)。年度、保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）編制1個(gè)流水號(hào)，每年斷號(hào)。全宗號(hào)年度保管期限件號(hào)6、蓋章編號(hào)

（1）歸檔文件應(yīng)按分類方法逐件在首頁(yè)上方的空白7、裝盒及填寫(xiě)盒內(nèi)備考表

（1）歸檔文件編號(hào)后。按照年度、保管期限、編號(hào)順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個(gè)盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項(xiàng)內(nèi)容。盒號(hào)暫不要編。

（2）填寫(xiě)盒內(nèi)備考表。

盒內(nèi)情況說(shuō)明：主要填寫(xiě)本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說(shuō)明的情況，如無(wú)上述情況，可不用填寫(xiě)；

整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名；

檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名；

日期：歸檔文件整理完畢的日期。7、裝盒及填寫(xiě)盒內(nèi)備考表

（1）歸檔文件編號(hào)后。按照年度、保8、填寫(xiě)歸檔文件目錄

（1）件號(hào)：編制的流水號(hào)；

（2）責(zé)任者：文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)；

（3）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)（沒(méi)有文號(hào)的不用填寫(xiě)）

（4）題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒(méi)有標(biāo)題的應(yīng)加擬標(biāo)題，原文標(biāo)題不能說(shuō)明內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題。凡加擬的標(biāo)題都外加“[]”號(hào)；(舉例:[關(guān)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建檔工作的]補(bǔ)充通知

（5）日期：指文件形成的日期；例:2005.01.01

（6）頁(yè)數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁(yè)數(shù)；（注意：正反面）

（7）備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見(jiàn)標(biāo)號(hào)；

（8）歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注（歸檔號(hào)）8、填寫(xiě)歸檔文件目錄

9、編寫(xiě)歸檔說(shuō)明，包括：

（1）單位的名稱；

（2）單位領(lǐng)導(dǎo)名單及任免時(shí)間；

（3）當(dāng)年的主要工作情況

（4）當(dāng)年檔案歸檔情況。

10、檔案的裝訂

（1）薄卷裝訂

（2）厚卷裝訂9、編寫(xiě)歸檔說(shuō)明，包括：

（1）單位的名稱；

（2）單位領(lǐng)導(dǎo)六、檔案保管工作

1、檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。（7.6.1）

2、檔案入庫(kù)前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救。對(duì)于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。（7.6.2）

3、庫(kù)房管理（7.6.3）

（1）庫(kù)房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能。（7.6.3.1）

（2）庫(kù)房溫、濕度應(yīng)符合各類載體的保管要求，有溫濕度登記（登記表參見(jiàn)附錄B的圖B.2）。特殊載體材料保管見(jiàn)DA/T15第7章。（7.6.3.2）

（3）庫(kù)房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時(shí)排除隱患。

（7.6.3.3）

4、庫(kù)藏檔案應(yīng)定期清理核對(duì),做到賬物相符。庫(kù)藏檔案發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說(shuō)明。（7.6.3.4）六、檔案保管工作

1、檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。七、檔案鑒定工作

1、企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），負(fù)責(zé)確定文件保管期限和保管期限到期檔案提出鑒定意見(jiàn)。（7.7.1）

2、檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對(duì)企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)現(xiàn)實(shí)和今后工作的查考、憑證以及歷史研究的價(jià)值確定。（7.7.2）

3、

檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。（7.7.3）

4、永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管。（7.7.4）

七、檔案鑒定工作

1、企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)5、定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為30年和10年兩檔。（7.7.5）

6、企業(yè)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會(huì)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫(xiě)銷毀清冊(cè)，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊(cè)永久保存。（7.7.6）

5、定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間對(duì)本八、檔案統(tǒng)計(jì)工作

1、檔案部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（7.8.1）

2、建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，主要內(nèi)容包括：檔案館（室）藏情況；年度入出庫(kù)情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。（7.8.2）

3、檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)保持連續(xù)性。（7.8.3）

4、工作要點(diǎn)

（1）檔案部門指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)。

（2）各類檔案要建立健全統(tǒng)計(jì)賬本，定期做好登記、統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確記錄檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀等數(shù)據(jù)，按期匯總報(bào)送統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)人。

（3）統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)人按上級(jí)規(guī)定要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

（4）要確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的嚴(yán)肅性，各類數(shù)據(jù)應(yīng)實(shí)事求是，不得隨意估算、虛報(bào)。八、檔案統(tǒng)計(jì)工作

1、檔案部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案九、檔案利用工作

1、檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，及時(shí)、有效提供檔案利用服務(wù)。（7.9.1）

2、企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（7.9.2）

3、利用檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記（借閱登記表參見(jiàn)附錄B的圖B.4）。利用效果突出的宜進(jìn)行登記。（利用效果登記表參見(jiàn)附錄B的圖B.5）（7.9.3）

4、可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。（7.9.4）九、檔案利用工作

1、檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開(kāi)發(fā)檔5、企業(yè)宜對(duì)檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編、榮譽(yù)證書(shū)集等。（7.9.4）

6、企業(yè)宜對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題材料，

如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡(jiǎn)介、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場(chǎng)的變化等。

（7.9.4）

7、企業(yè)宜對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。（7.9.4）

8、企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。（7.9.4）

5、企業(yè)宜對(duì)檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯十、檔案保密工作

1、保密的內(nèi)容

（1）保守國(guó)家秘密

《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》（1988年9月5日第七屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第三次會(huì)議通過(guò)2010年４月29日第十一屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十四次會(huì)議修訂）。包括總則、國(guó)家秘密的范圍和密級(jí)、保密制度、監(jiān)督管理、法律責(zé)任、附則共六章。

（2）保守商業(yè)秘密

根據(jù)《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》

制定的《關(guān)于禁止侵犯商業(yè)秘密行為的若干規(guī)定》稱商業(yè)秘密，是指不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息，包括設(shè)計(jì)、程序、產(chǎn)品配方、制作工藝、制作方法、管理訣竅、客戶名單、貨源情報(bào)、產(chǎn)銷策略、招投標(biāo)中的標(biāo)底及標(biāo)書(shū)內(nèi)容等信息。

《企業(yè)商業(yè)秘密保護(hù)辦法（實(shí)例）》十、檔案保密工作

1、保密的內(nèi)容

（1）保守國(guó)家秘密

《中（3）信息安全等級(jí)保護(hù)管理

公安部、國(guó)家保密局、國(guó)家密碼管理局、國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室于2007年6月22日聯(lián)合制定頒發(fā)了《關(guān)于印發(fā)<信息安全等級(jí)保護(hù)管理辦法>的通知》。共有7章44條。其中

第六條規(guī)定“國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)堅(jiān)持自主定級(jí)、自主保護(hù)的原則。信息系統(tǒng)的安全保護(hù)等級(jí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息系統(tǒng)在國(guó)家安全、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)生活中的重要程度，信息系統(tǒng)遭到破壞后對(duì)國(guó)家安全、社會(huì)秩序、公共利益以及公民、法人和其他組織的合法權(quán)益的危害程度等因素確定。”

第七條規(guī)定“信息系統(tǒng)的安全保護(hù)等級(jí)分為以下五級(jí)”。（3）信息安全等級(jí)保護(hù)管理

公安部、國(guó)家保密局、國(guó)家密碼管理2、保密管理

（1）利用涉密檔案，要嚴(yán)格審批手續(xù)，控制使用，不得擅自開(kāi)放或擴(kuò)大利用范圍；檔案管理人員不得擅自向無(wú)關(guān)人員泄露檔案中涉密事項(xiàng)。

（2）以下檔案的借閱利用必須經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)：未過(guò)保密期限的絕密檔案；單位黨委會(huì)會(huì)議記錄；涉及總公司部門經(jīng)理、分公司以上干部的案件審理檔案。

（3）查閱檔案必須在閱檔案室進(jìn)行，不得由檔案利用者自行在檔案庫(kù)房查找。一般情況下，不允許摘抄、借閱密級(jí)檔案。

（4）已過(guò)保密期限的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)仍不得向社會(huì)開(kāi)放。

（5）外單位人員借閱特殊保密要求的檔案時(shí)，除了憑介紹信外，還要經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2、保密管理

（1）利用涉密檔案，要嚴(yán)格審批手續(xù)，控制使用，（6）檔案嚴(yán)禁出賣。如需交換、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)送檔案復(fù)制件，應(yīng)報(bào)請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門批準(zhǔn)。

（7）凡違犯《檔案法》、《保密法》或本行有關(guān)檔案保密規(guī)定的人員，將視其情節(jié)輕重予以嚴(yán)肅查處。

（8）銷毀失去保存價(jià)值、超過(guò)保管期限的檔案時(shí)，應(yīng)登記造冊(cè)，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀時(shí)應(yīng)將待銷檔案送到指定保密處理廠，由兩人監(jiān)銷并在銷毀登記表上簽字。

（9）各單位要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的保密教育與管理，檔案人員上崗前必須對(duì)其進(jìn)行保密基本知識(shí)教育，在崗時(shí)要認(rèn)真落實(shí)保密工作制度，離崗前檔案人員要將個(gè)人保存的涉密材料進(jìn)行認(rèn)真清理并列入移交，離崗后要繼續(xù)履行保密義務(wù)。（6）檔案嚴(yán)禁出賣。如需交換、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)送檔案復(fù)制件，應(yīng)報(bào)請(qǐng)上現(xiàn)代企業(yè)檔案管理與電子文件管理培訓(xùn)班張大偉現(xiàn)代企業(yè)檔案管理與張大偉前言

一、講課內(nèi)容

1、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理

2、現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理

前言

一、講課內(nèi)二、為什么講這兩個(gè)主題？

1、現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案工作環(huán)境發(fā)生了深刻的變化

2、電子文件的大量形成使企業(yè)檔案工作面臨巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

三、教學(xué)方法

1、理論和實(shí)踐結(jié)合：理論指導(dǎo)實(shí)踐，強(qiáng)調(diào)務(wù)實(shí)。

2、繼承與創(chuàng)新結(jié)合：繼承傳統(tǒng)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)機(jī)制創(chuàng)新。

3、技術(shù)與管理結(jié)合：強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)的緊密結(jié)合。二、為什么講這兩個(gè)主題？

1、現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案工作環(huán)境發(fā)四、教學(xué)依據(jù)：

國(guó)家檔案局關(guān)于企業(yè)檔案工作的規(guī)范性文件。

1、檔發(fā)字〔2002〕5號(hào)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》；

2、檔發(fā)〔2004〕4號(hào)《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》；

3、重點(diǎn)講：DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）。四、教學(xué)依據(jù)：

國(guó)家檔案局關(guān)于企業(yè)檔案工作的規(guī)范性文件。

1第一章現(xiàn)代企業(yè)檔案管理第一章現(xiàn)代企業(yè)檔案管理第一節(jié)檔案工作概述

第一節(jié)檔案工作概述

一、檔案和檔案工作

（一）檔案的定義

檔案是過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲音等不同形式的歷史記錄。（《檔案法》第二條）。一、檔案和檔案工作

（一）檔案的定義

檔案（二）檔案形成的四個(gè)要素

1、檔案的來(lái)源：來(lái)自于人類的社會(huì)活動(dòng)，主體是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及個(gè)人。

2、檔案的條件：

（1）必須是辦理完畢的文件，即指文件處理程序或文件辦理的事情已經(jīng)完畢。

（2）必須是具有一定保存（憑證或情報(bào)）價(jià)值的文件。

（3）必須是按照規(guī)范的程序集中保存起來(lái)的文件。

3、檔案的載體：檔案有特定的載體，其載體的制成材料、記錄方法、表達(dá)形式在不斷地發(fā)展變化。

4、檔案的性質(zhì)：檔案是工作活動(dòng)的直接記錄，是原始記錄材料，具有特定歷史記錄性質(zhì)。（二）檔案形成的四個(gè)要素

1、檔案的來(lái)源：來(lái)自于人類的社會(huì)活（三）檔案工作的概念

1、檔案工作是通過(guò)科學(xué)的管理提供豐富檔案材料，直接為社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。

2、檔案工作分宏觀管理和微觀管理兩個(gè)方面：

（1）宏觀管理是指對(duì)整個(gè)檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查等組織建設(shè)和事業(yè)管理的工作。

（2）微觀管理是指具體的檔案業(yè)務(wù)工作，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研等環(huán)節(jié)。（三）檔案工作的概念

1、檔案工作是通過(guò)科學(xué)的管理提供豐富檔3、檔案工作貫穿兩個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程

（1）實(shí)體流：指檔案文件和案卷實(shí)體的收集、整理、排列、借閱利用的過(guò)程。

（2）信息流：伴隨檔案實(shí)體流產(chǎn)生各種信息，如檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、分類、著錄、標(biāo)引、編目、檢索、提供利用等。兩者互為條件、互相依賴。

傳統(tǒng)管理是借助實(shí)體流實(shí)現(xiàn)信息流。信息化條件下實(shí)體流和信息流可以相分離。3、檔案工作貫穿兩個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程

（1）實(shí)體流：指檔案文件和案卷二、檔案工作的基本原則——統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理

1、全國(guó)各種檔案，由各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)分別集中保存，并實(shí)行黨政檔案的統(tǒng)一管理

（1）各單位內(nèi)黨政工青婦等組織形成的檔案，均由機(jī)關(guān)檔案室集中管理，不得由個(gè)人或承辦部門分散保存；

（2）各單位需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的檔案，必須定期移交給各級(jí)檔案館集中保管，不得由各單位分散保存。

（3）一切檔案材料，非依規(guī)定和經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)手續(xù)，不得任意轉(zhuǎn)移、分散和銷毀。

企業(yè)檔案管理存在集中管理（寶鋼模式）和分級(jí)管理（金山石化模式）兩種。二、檔案工作的基本原則——統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理

1、全國(guó)各種檔2、全國(guó)檔案工作由各級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理

（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，即對(duì)全國(guó)檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一的檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督。

（2）分級(jí)管理，即由各級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)按照國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)定，結(jié)合自身特點(diǎn)，制定各自的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，對(duì)本地區(qū)的檔案工作進(jìn)行管理。2、全國(guó)檔案工作由各級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)地進(jìn)行管三、檔案工作總體要求

1、健全“五個(gè)體系”

（1）法制化、規(guī)范化的檔案管理體系；

（2）知識(shí)面較寬、素質(zhì)較高的檔案隊(duì)伍體系；

（3）內(nèi)容豐富、門類齊全、特色鮮明，質(zhì)量上乘的檔案庫(kù)藏體系；

（4）設(shè)備先進(jìn)、安全可靠的檔案保護(hù)體系；

（5）形式多樣、有效便捷的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)服務(wù)體系。三、檔案工作總體要求

1、健全“五個(gè)體系”

（1）法制化、規(guī)2、加強(qiáng)民生檔案工作（建設(shè)“兩個(gè)體系”）

國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》的通知（檔發(fā)[2007]12號(hào)）

（1）建立各級(jí)檔案部門要努力建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，確保民生檔案齊全完整。

（2）建立服務(wù)人民群眾的檔案利用體系，確保民生檔案造福民生。

企業(yè)檔案關(guān)系民生，也是民生檔案的重要組成部分。2、加強(qiáng)民生檔案工作（建設(shè)“兩個(gè)體系”）

國(guó)家檔案局3、增強(qiáng)檔案意識(shí)

（1）法治意識(shí)：普法宣傳，依法治檔。

（2）收集意識(shí)：不要犯錯(cuò)過(guò)的過(guò)錯(cuò)。

（3）投入意識(shí)：注重全面投入。

（4）產(chǎn)出意識(shí)：注重全面產(chǎn)出。3、增強(qiáng)檔案意識(shí)

（1）法治意識(shí)：普法宣傳，依法治檔。

（2第二節(jié)現(xiàn)代企業(yè)

檔案工作概述

第二節(jié)現(xiàn)代企業(yè)

檔案工作概述

一、基本概念

（一）企業(yè)：是經(jīng)濟(jì)組織，它在生產(chǎn)、流通和服務(wù)等領(lǐng)域，從事某種相對(duì)固定的商品經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，通過(guò)提供滿足社會(huì)需要的商品或勞務(wù)來(lái)盈利。

企業(yè)有獨(dú)資、合伙和公司三種類型。

公司是現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下最主要的企業(yè)組織形式。一、基本概念

（一）企業(yè)：是經(jīng)濟(jì)組織，它在生產(chǎn)、流通和服務(wù)等（二）現(xiàn)代企業(yè)制度基本特征

1、現(xiàn)代企業(yè)核心是法人制度

現(xiàn)代公司是依法成立的經(jīng)濟(jì)組織，有獨(dú)立的財(cái)產(chǎn)，通過(guò)從事的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)來(lái)盈利。

2、現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)，即公司組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置與運(yùn)行機(jī)制。股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理與監(jiān)事會(huì)三者間的制衡關(guān)系是現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的核心，有利于公司高效率運(yùn)作，追求利益的最大化。（二）現(xiàn)代企業(yè)制度基本特征

1、現(xiàn)代企業(yè)核心是法人制度

現(xiàn)代二、企業(yè)檔案工作綜述

1、企業(yè)檔案工作的意義：企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。（4.1）

2、企業(yè)檔案工作的原則：企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。（4.2）

3、企業(yè)檔案工作的目的：企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過(guò)資源整合和開(kāi)發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。（4.3）

4、企業(yè)檔案工作的責(zé)任：企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。（4.4）二、企業(yè)檔案工作綜述

1、企業(yè)檔案工作的意義：企業(yè)檔案是企業(yè)三、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作面臨的困難

1、內(nèi)外動(dòng)力機(jī)制不健全

2、企業(yè)檔案意識(shí)不強(qiáng)烈

3、企業(yè)檔案工作不穩(wěn)定

4、企業(yè)檔案資源不充裕

5、檔案法規(guī)體系不完善

6、檔案人員素質(zhì)不適應(yīng)三、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作面臨的困難

1、內(nèi)外動(dòng)力機(jī)制不健全

四、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的探索

1、需要遵循企業(yè)檔案工作的一般規(guī)律。

2、需要與現(xiàn)代企業(yè)的需求相適應(yīng)。

3、需要繼承傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作的成功經(jīng)驗(yàn)，克服其不足。四、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的探索

1、需要遵循企業(yè)檔案工作的一般規(guī)第三節(jié)中外企業(yè)檔案工作比較（參見(jiàn)資料）第三節(jié)中外企業(yè)檔案工作比較（參見(jiàn)資料）

一、外國(guó)企業(yè)檔案的管理方式

二、中外企業(yè)檔案管理工作比較

（一）中外企業(yè)檔案工作發(fā)展歷程

1、美國(guó)企業(yè)檔案工作的發(fā)展概況

2、我國(guó)企業(yè)檔案工作的發(fā)展概況

（二）中外企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制比較

1、基本動(dòng)因比較

2、管理體制比較

3、管理模式比較

一、外國(guó)企業(yè)檔案的管理方式

二、中外企業(yè)檔案管理工作比較

三、啟示

㈠變革與創(chuàng)新——現(xiàn)代企業(yè)檔案管理不變的主題

㈡企業(yè)檔案管理層次的提升——信息管理與知識(shí)管理

㈢多元化的發(fā)展模式

㈣自主發(fā)展與有序引導(dǎo)相結(jié)合

三、啟示

㈠變革與創(chuàng)新——現(xiàn)代企業(yè)檔案管理不變的主題

㈡企第四節(jié)現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的體系建設(shè)第四節(jié)現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的體系建設(shè)組織、規(guī)章、制度、規(guī)范、保障“五個(gè)體系”建設(shè)。

一、組織系統(tǒng)

1、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)：企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門、各項(xiàng)目檔案工作的負(fù)責(zé)人，確定檔案部門的負(fù)責(zé)人。（5.1.1）

2、檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置：企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。（5.1.2）

3、檔案人員配備：企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理相適應(yīng)的專職檔案人員；各部門、各項(xiàng)目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定。

（5.1.3）

4、檔案工作體系：企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。（5.1.4）組織、規(guī)章、制度、規(guī)范、保障“五個(gè)體系”建設(shè)。

一、二、規(guī)章體系（6.1“四個(gè)明確”）

1、明確企業(yè)文件形成歸檔責(zé)任：企業(yè)在制定有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求。

2、明確企業(yè)檔案工作規(guī)定：企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。（6.1.2）

3、明確檔案工作責(zé)任追究制度：對(duì)相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度。（6.1.3）

4、明確檔案管理應(yīng)急預(yù)案：對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。對(duì)檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。（6.1.4）

二、規(guī)章體系（6.1“四個(gè)明確”）

1、明確企業(yè)文件形成歸三、管理制度體系（6.2）

1、文件歸檔制度：應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。（6.2.1）

（詳見(jiàn)7.3.2~7.3.4）

2、檔案保管制度：應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對(duì)受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn)（出）庫(kù)要求、庫(kù)房管理要求和庫(kù)房管理員職責(zé)。（6.2.2）

（詳見(jiàn)7.6)（詳見(jiàn)9.1~9.6)

3、

檔案鑒定銷毀制度：應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時(shí)間等要求。（6.2.3）（詳見(jiàn)7.7)三、管理制度體系（6.2）

1、文件歸檔制度：應(yīng)明確文件歸4、檔案統(tǒng)計(jì)制度：應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。（6.2.4）（詳見(jiàn)7.8)

5、檔案利用制度：應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求。（6.2.5）（詳見(jiàn)7.9)

6、檔案保密制度：應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。（6.2.6）

7、電子檔案管理制度：應(yīng)對(duì)企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。（6.2.7）

8、

檔案管理系統(tǒng)操作制度：應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。（6.2.8）4、檔案統(tǒng)計(jì)制度：應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求四、業(yè)務(wù)規(guī)范體系（6.3）

1、文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號(hào)編制要求和檔案裝具要求等。（6.3.1）

2、

檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識(shí)、類目范圍。（6.3.2）(詳見(jiàn)《規(guī)范》附錄A：《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》）

3、文件歸檔范圍和保管期限表。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對(duì)應(yīng)的保管期限。（6.3.3）（詳見(jiàn)同上）

4、特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。（6.3.4）四、業(yè)務(wù)規(guī)范體系（6.3）

1、文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確五、工作保障體系

1、企業(yè)檔案工作的“三納入”：企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成,應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。(7.1.1)

2、企業(yè)檔案工作者的“四參加”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

（7.1.2）

3、企業(yè)檔案工作的“四同時(shí)”：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況，項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)作好項(xiàng)目文件歸檔交接。（7.1.3）

五、工作保障體系

1、企業(yè)檔案工作的“三納入”：企業(yè)檔案工作第五節(jié)現(xiàn)代企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作第五節(jié)現(xiàn)代企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作一、制定歸檔范圍和歸檔類目

1、

企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國(guó)有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)〔2004〕4號(hào)文件要求。

（7.3.2.1）

現(xiàn)代企業(yè)檔案歸檔范圍參考《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄A。

黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體貫徹《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局第8號(hào)令）

2、歸檔文件的主要來(lái)源有：本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。（7.3.2.2）一、制定歸檔范圍和歸檔類目

1、企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)3、企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)類型制訂文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項(xiàng)目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見(jiàn)DA/T28《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動(dòng)和專門業(yè)務(wù)編制。（7.3.2.3）3、企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)類型制訂文件歸檔范圍和保4、歸檔類目

企業(yè)的黨群類、行政類、經(jīng)營(yíng)管理類和生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案應(yīng)結(jié)合各部門工作職能，制定

《歸檔類目表》。制訂《歸檔類目》須注意：

（1）大單位按組織機(jī)構(gòu)，問(wèn)題設(shè)類。小單位可按組織機(jī)構(gòu)，問(wèn)題設(shè)類，也可以按問(wèn)題設(shè)類。按組織機(jī)構(gòu)問(wèn)題設(shè)類的，應(yīng)針對(duì)所有機(jī)構(gòu)，不能有遺漏。

（2）類下設(shè)條款，每個(gè)條款反映機(jī)構(gòu)內(nèi)的一項(xiàng)職能、活動(dòng)或問(wèn)題。每個(gè)條款名稱就是一組文件的文件標(biāo)題。因此，擬制條款名稱既要扼要，又要具體，不可用籠統(tǒng)語(yǔ)言。

（3）條款內(nèi)容大致相近的要盡量排在一起。如“董事會(huì)會(huì)議紀(jì)錄和董事會(huì)主要決議、決定”。

（4）類目的擬制和修訂要由檔案部門和文書(shū)部門結(jié)合進(jìn)行，交辦公室負(fù)責(zé)人簽署后執(zhí)行。

（5）每年須將歸檔類目征求有關(guān)部門意見(jiàn)，適當(dāng)調(diào)整。4、歸檔類目

企業(yè)的黨群類、行政類、經(jīng)營(yíng)管理類和生產(chǎn)技術(shù)管理二、歸檔文件形成與積累

按照歸檔范圍和歸檔類目做好文件的形成與積累工作。

1、文件形成的要求

（1）歸檔類目中的文件一旦形成必須隨時(shí)收集、登記；

（2）歸檔文件必須是最終版本；

（4）字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、文件的簽名、蓋章必須齊全；

（5）統(tǒng)一使用A4紙張。

（6）文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。（7.2.1）字跡材料必須耐久，禁止用圓珠筆、鉛筆。打印的歸檔文件最好用激光打印機(jī)；

（7）文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管。（7.2.2）

二、歸檔文件形成與積累

按照歸檔范圍和歸檔類目做好文件的形成2、文件形成中的常見(jiàn)問(wèn)題：

（1）缺少反映部門主要活動(dòng)的文件。

（2）只有結(jié)論性文件，缺過(guò)程性文件。

（3）附件材料不全。

（4）重要會(huì)議文件不全。

（5）文件簽名蓋章手續(xù)不全。

（6）文件缺頁(yè)。

（7）夾帶小紙條。

☆解決問(wèn)題對(duì)策：

（1）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力。

（2）加強(qiáng)平時(shí)督促檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。

（3）加強(qiáng)宣傳，主動(dòng)爭(zhēng)取業(yè)務(wù)技術(shù)人員的配合。

2、文件形成中的常見(jiàn)問(wèn)題：

（1）缺少反映部門主要活動(dòng)的文件3、文件的積累的組織

建立部門兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)體系，負(fù)責(zé)文件的收集積累，實(shí)行文書(shū)處理部門預(yù)立卷，這

是我國(guó)文書(shū)工作的一項(xiàng)根本制度，具有以下優(yōu)越性：

（1）有利于立卷文件的齊全和保密。

（2）有利于提高案卷質(zhì)量和立卷效率。

（3）有利于正確判斷文件保管期限。

（4）有利于各部門平時(shí)對(duì)文件的查找和利用。

（5）有利于檔案室工作的開(kāi)展。3、文件的積累的組織

建立部門兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)體系，負(fù)責(zé)文件的4、文件積累的內(nèi)容：

（1）“帳內(nèi)”文件的收集

“帳內(nèi)”文件是指收發(fā)文登記簿中的文件，即將收發(fā)文件登記簿中的屬于歸檔范圍的文件收集齊全，這類文件多數(shù)是紅頭文件，即正式公文。

（2）“帳外”文件的收集

“帳外”文件是指未經(jīng)文書(shū)部門登記,在收發(fā)文登記簿上無(wú)帳可查的文件。這些文件不容易控制，在歸檔過(guò)程中易被遺漏。它主要包括：本單位召開(kāi)的各種會(huì)議文件,如會(huì)議記錄、發(fā)言稿等；本單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工作人員外出開(kāi)會(huì)帶回來(lái)的文件；外單位直接寄發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”文件或直接寄給部門和有關(guān)人員的文件；本單位內(nèi)部各種規(guī)章制度、辦法和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)表等。這類文件雖然是非正式公文但是往往有重要的歸檔價(jià)值。

（3）專門文件的收集

指專業(yè)性比較強(qiáng)的業(yè)務(wù)類文件，生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)類、科研類文件，如合同、意向書(shū)、各類業(yè)務(wù)資質(zhì)、證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等。還有制作材料比較特殊的文件材料，如照片、音像資料等。4、文件積累的內(nèi)容：

（1）“帳內(nèi)”文件的收集

“帳內(nèi)”文件5、文件的平時(shí)歸卷

（1）立卷人員需預(yù)先準(zhǔn)備好卷夾（或卷袋），每一類目準(zhǔn)備好一個(gè)卷夾。卷夾上寫(xiě)上類目號(hào)，以便對(duì)號(hào)入坐。

（2）立卷人員應(yīng)將有關(guān)事項(xiàng)的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文、調(diào)查與結(jié)論、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、以及有關(guān)某次會(huì)議、某次出國(guó)、某項(xiàng)采購(gòu)、銷售等活動(dòng)的相關(guān)文件都收齊歸入同一卷夾。

（3）原則上采用“立薄卷”或以件為保管單位的方法，但是對(duì)某些文種，如合同，也可以組厚卷，即將一批合同裝訂成一卷。5、文件的平時(shí)歸卷

（1）立卷人員需預(yù)先準(zhǔn)備好卷夾（或卷袋）三、歸檔文件的整理與歸檔

1、文件整理（7.3.1）

文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。

文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、人事等門類文件的整理,應(yīng)分別符合GB9705《文書(shū)檔案案卷格式》；

DA/T22《歸檔文件整理規(guī)則》；

GB/T11822《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》；

財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》；

勞力字〔1992〕33號(hào)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》；

音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合

GB/T11821《照片檔案管理規(guī)范》；

DA/T15《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》；

GB/T18894《電子文件歸檔與管理規(guī)范》；

DA/T32《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》。三、歸檔文件的整理與歸檔

1、文件整理（7.3.1）

文件立2、歸檔時(shí)間

（1）經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。（7.3.3.1）

（2）科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。（7.3.3.2）

（3）

產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。

（4）

會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。（7.3.3.4）

（5）電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。（7.3.3.5）

（6）

磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。（7.3.3.6）

（7）更新、補(bǔ)充的文件；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件；其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。（7.3.3.7）2、歸檔時(shí)間

（1）經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理3、歸檔質(zhì)量要求

（1）企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。（7.3.4.1）

（2）歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)的標(biāo)稱質(zhì)量要求。（7.3.4.2）

（3）歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。（7.3.4.3）

（4）非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有中譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。（7.3.4.4）

3、歸檔質(zhì)量要求

（1）企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件（5）歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。（7.3.4.5）

（6）兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議約定文件歸檔。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。（7.3.4.6）

（7