財務(wù)信息化管理制度

財務(wù)信息化管理制度文件編號:編制： 審核： 批準(zhǔn)： 版本號： 受控狀態(tài)：有限公司財務(wù)信息化管理制度文件修改頁說明:版號章節(jié)號修訂次序修訂內(nèi)容批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期V1.0新編****版權(quán)所有****版權(quán)所有財務(wù)信息化管理制度目錄TOC\o"1-5"\h\z總則 3\o"CurrentDocument"目的、意義 3\o"CurrentDocument"適用范圍 3\o"CurrentDocument"分級管理原則 3崗位分工及崗位職責(zé) 3崗位設(shè)置的基本原則 3\o"CurrentDocument"崗位設(shè)置 3崗位職責(zé) 4財務(wù)信息化主管 4\o"CurrentDocument"數(shù)據(jù)錄入操作人員 4\o"CurrentDocument"審核記帳人員 5\o"CurrentDocument"檔案管理人員 5\o"CurrentDocument"維護人員 5\o"CurrentDocument"信息化審查人員 5\o"CurrentDocument"數(shù)據(jù)分析人員 6\o"CurrentDocument"權(quán)限管理 6操作管理 7初始化工作管理 7憑證操作管理 7憑證錄入 7\o"CurrentDocument"憑證審核 7\o"CurrentDocument"憑證修改 8\o"CurrentDocument"記帳、結(jié)帳管理 8\o"CurrentDocument"固定資產(chǎn)管理 8\o"CurrentDocument"現(xiàn)金日記賬的管理 9\o"CurrentDocument"報表管理 9\o"CurrentDocument"子系統(tǒng)或新功能的擴充應(yīng)用管理 9\o"CurrentDocument"數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)的管理 9系統(tǒng)維護 9\o"CurrentDocument"系統(tǒng)維護分類及涵義 9系統(tǒng)維護的內(nèi)容 12\o"CurrentDocument"日常維護的主要內(nèi)容 12異常情況維護的主要內(nèi)容 12\o"CurrentDocument"擴充性維護的主要內(nèi)容 12\o"CurrentDocument"其他維護 12保密級別：內(nèi)部控制****版權(quán)所有保密級別：內(nèi)部控制財務(wù)信息化管理制度信息化檔案管理 137附則 131保密級別：內(nèi)部控制****版權(quán)所有

保密級別：內(nèi)部控制財務(wù)信息化管理制度財務(wù)信息化管理制度1總則目的、意義為加強公司財務(wù)信息化系統(tǒng)工作的管理，確保公司財務(wù)信息系統(tǒng)的正常、安全、高效運行，保證會計信息的真實性、及時性、保密性和安全性，促進公司管理信息化工作持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展，根據(jù)財政部《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》，結(jié)合公司財務(wù)信息化系統(tǒng)工作的特點，特制定本制度。適用范圍本制度適用于北京*****科技有限公司的財務(wù)信息系統(tǒng)管理。分級管理原則＞公司財務(wù)信息系統(tǒng)由公司財務(wù)部進行管理；＞公司財務(wù)部是財務(wù)信息化工作的主管部門，須依據(jù)本規(guī)定開展財務(wù)信息化工作；＞公司財務(wù)信息系統(tǒng)是公司管理信息化系統(tǒng)的重要組成部分，財務(wù)部經(jīng)理是公司財務(wù)信息化工作負責(zé)人，負責(zé)財務(wù)信息系統(tǒng)的實施領(lǐng)導(dǎo)工作。2崗位分工及崗位職責(zé)崗位設(shè)置的基本原則按照授權(quán)與執(zhí)行分離、記錄與審核分離、備份與保管分離等內(nèi)部牽制制度的要求，本著規(guī)范、安全、高效、保密的原則設(shè)置崗位。除財務(wù)信息化主管外，其他崗位設(shè)置，在人員安排上可一人一崗、一人多崗、多人一崗，可以根據(jù)具體情況具體的分類合并，但必須符合內(nèi)部牽制制度。崗位設(shè)置＞財務(wù)信息化主管；＞數(shù)據(jù)錄入操作人員；＞審核記帳人員；＞檔案管理人員；＞維護人員；****版權(quán)所有保密級別：內(nèi)部控制****版權(quán)所有財務(wù)信息化管理制度財務(wù)信息化管理制度＞信息化審查人員;＞數(shù)據(jù)分析人員。2.3崗位職責(zé)財務(wù)信息化主管由公司會計核算主管及以上職位的人員兼任，要求具備會計和計算機知識，以及相關(guān)的財務(wù)信息化組織管理的經(jīng)驗，達到會計電算化中級水平，負責(zé)以下工作：＞財務(wù)信息化整體工作的安排及管理；＞根據(jù)信息化崗位人員的分工進行操作權(quán)限分配；＞組織有關(guān)人員進行財務(wù)信息化的初始化工作；＞負責(zé)組織對會計軟件的升級和二次開發(fā)；＞配合公司信息化工作進行有關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口設(shè)計和開發(fā)；＞負責(zé)對財務(wù)信息化崗位人員的培訓(xùn)及考核工作；＞負責(zé)組織有關(guān)人員對財務(wù)信息化系統(tǒng)進行維護工作；＞負責(zé)對各財務(wù)信息化崗位人員財務(wù)信息系統(tǒng)操作的監(jiān)督和管理工作；＞根據(jù)財務(wù)信息化不同階段的需要，提出會計核算流程和有關(guān)業(yè)務(wù)流程調(diào)整的要求，并組織實施；＞負責(zé)處理所有財務(wù)信息化系統(tǒng)發(fā)生的相關(guān)問題，并對本單位財務(wù)信息化的一切工作負全部責(zé)任。數(shù)據(jù)錄入操作人員一般由電腦操作較熟練和具有會計知識的人員擔(dān)任，負責(zé)如下工作：＞記帳憑證的錄入工作；＞固定資產(chǎn)的錄入工作；＞對錄入數(shù)據(jù)與錄入前的手工數(shù)據(jù)的核對工作；＞對不合法、不合規(guī)憑證、數(shù)據(jù)的審核工作；＞輸出記帳憑證、會計帳簿、報表等工作；＞向相關(guān)部門準(zhǔn)備傳輸數(shù)據(jù)，進行部門會計數(shù)據(jù)處理工作；＞對所發(fā)生的錯誤數(shù)據(jù)、憑證進行修改。****版權(quán)所有保密級別：內(nèi)部控制****版權(quán)所有財務(wù)信息化管理制度財務(wù)信息化管理制度審核記帳人員一般由財務(wù)部經(jīng)理或其指定的人員擔(dān)任，負責(zé)如下工作：＞對原始單據(jù)（數(shù)據(jù)）的審核工作；＞對記帳憑證及其他輸入電腦的數(shù)據(jù)的審核工作；＞對輸出的帳、證、表的審核工作。檔案管理人員由財務(wù)部經(jīng)理指定專人擔(dān)任或由他人兼任，負責(zé)如下工作：＞各種會計檔案的收集工作；＞各種會計檔案的分類整理保管工作；＞借閱會計檔案審批手續(xù)等的檢查工作；＞歸還會計檔案的檢查工作；＞存儲于非紙介質(zhì)的會計檔案的定期檢查和復(fù)制工作。維護人員＞維護人員應(yīng)對其所做的維護負責(zé)，特殊情況可與軟件公司人員聯(lián)合進行維護，并對所涉及到的有關(guān)信息負有保密的義務(wù)。一般由熟悉電腦軟、硬件的財務(wù)人員或人力資源部相關(guān)人員擔(dān)任，要求具備計算機和會計知識，經(jīng)過會計電算化中級知識培訓(xùn)，負責(zé)如下工作：＞硬件、軟件的安裝調(diào)試工作；＞硬件系統(tǒng)的定期檢修工作；＞硬件、軟件的日常維護及擴展、升級工作；＞幫助財務(wù)人員轉(zhuǎn)輸、接收、管理機內(nèi)財務(wù)數(shù)據(jù)的工作。信息化審查人員由公司會計核算主管或會計稽核人員兼任，或由財務(wù)經(jīng)理指定專人擔(dān)任，負責(zé)如下工作：＞負責(zé)監(jiān)督會計軟件系統(tǒng)的運行；＞防止利用計算機舞弊；＞對特定業(yè)務(wù)的審查；＞負責(zé)監(jiān)督是否及時正確的通過會計軟件處理業(yè)務(wù)。****版權(quán)所有保密級別：內(nèi)部控制****版權(quán)所有財務(wù)信息化管理制度財務(wù)信息化管理制度數(shù)據(jù)分析人員由財務(wù)部經(jīng)理或指定的財務(wù)人員擔(dān)任，負責(zé)對計算機的會計數(shù)據(jù)進行日常財務(wù)分析、管理、查詢等工作。管理＞財務(wù)信息化系統(tǒng)管理員權(quán)限由公司財務(wù)經(jīng)理掌握。財務(wù)信息化系統(tǒng)管理員權(quán)限根據(jù)不同的應(yīng)用模式包括但不限于數(shù)據(jù)庫管理員、各賬套系統(tǒng)管理員、域管理員。＞財務(wù)信息化主管負責(zé)對所有信息化用戶的權(quán)限進行管理，包括權(quán)限范圍的設(shè)置、權(quán)限的分配、權(quán)限的收發(fā)等。＞未經(jīng)授權(quán)的人員，一律不得進入財務(wù)信息化系統(tǒng)，由財務(wù)信息化主管授權(quán)的人員亦只能在所給定的權(quán)限內(nèi)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)，不得越權(quán)行事。＞經(jīng)授權(quán)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)的人員，必須嚴(yán)格按照操作說明書的規(guī)定進行操作。＞經(jīng)授權(quán)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)的人員，必須保證其“口令”（密碼）不為他人知曉，并定期或不定期修改本人之“口令”。＞經(jīng)授權(quán)的使用財務(wù)信息化的人員，不得用本人的“口令”進入系統(tǒng)而由他人代為操作（由于維護工作的需要由財務(wù)信息化主管進行操作并且本人也在現(xiàn)場的情況除外）。＞經(jīng)授權(quán)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)的人員，在離開工作站前，必須逐級退出財務(wù)信息化系統(tǒng)，不允許在沒有退出財務(wù)信息化系統(tǒng)的情況下離開工作站，亦不得由他人照管本人正在使用的工作站。＞當(dāng)財務(wù)信息化系統(tǒng)使用人員調(diào)動工作崗位時，調(diào)動人員應(yīng)立即提出變更權(quán)限的申請，財務(wù)信息化主管自行或授權(quán)他人更改其操作權(quán)限；＞調(diào)離財務(wù)信息化工作崗位的，調(diào)離人員應(yīng)立即提出用戶禁用的申請，由財務(wù)信息化主管自行或授權(quán)他人禁用其操作權(quán)限；如因本人原因未提出申請的，視同交接手續(xù)不完備。＞未經(jīng)財務(wù)信息化主管許可，任何人員不得對數(shù)據(jù)庫文件進行修改、刪****版權(quán)所有****版權(quán)所有財務(wù)信息化管理制度除等操作。4操作管理初始化工作管理賬套的初始化設(shè)置應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)類型執(zhí)行會計科目標(biāo)準(zhǔn)代碼。需設(shè)立核算項目的應(yīng)按規(guī)定設(shè)置。新建賬套必須在核算項目明細余額、會計科目明細余額、會計科目匯總余額與手原賬套核對相符后方可啟用。初始化工作應(yīng)由財務(wù)信息化主管統(tǒng)一按照公司財務(wù)會計制度的規(guī)定，安排整個系統(tǒng)的初始化工作，包括：＞系統(tǒng)設(shè)置：各子系統(tǒng)系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置；＞基礎(chǔ)資料的設(shè)置及修改：包括科目、核算項目、幣別、憑證類型及其他有關(guān)參數(shù)的設(shè)定；＞用戶設(shè)置：權(quán)限分配、“口令”及姓名的錄入、設(shè)定；＞初始數(shù)據(jù)的裝入：包括科目初始化余額、固定資產(chǎn)初始化卡片等初始數(shù)據(jù)的裝入；＞自動轉(zhuǎn)帳分錄的設(shè)定；＞報表種類、格式、權(quán)限分配及運算公式的定義；＞反初始化只能由財務(wù)信息化主管完成，其他人員未經(jīng)授權(quán)禁止反始化。憑證操作管理憑證錄入＞任何登記入帳的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入。憑證錄入必須以原始憑證為依據(jù)，做到入帳有據(jù)；＞禁止將不同性質(zhì)的業(yè)務(wù)事項合并反映在一張憑證中；＞當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)天入帳，做到日清月結(jié)。憑證審核＞記帳憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后，才能根據(jù)其登記帳簿，復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳憑證進行復(fù)核簽字，同一張記帳憑****版權(quán)所有****版權(quán)所有財務(wù)信息化管理制度證，制單和復(fù)核不能是同一個人；＞憑證審核必須逐張逐項審核，不允許使用“一次全部審核”的方法操作，取消審核必須由該憑證的審核人員本人進行操作；＞當(dāng)天錄入的憑證，應(yīng)當(dāng)天審核完畢；＞記帳憑證在記帳以前必須打印輸出（記帳憑證清單），沒有打印輸出的記帳憑證不得登記入帳。憑證修改＞做錯的憑證，在審核前可直接修改；在審核后應(yīng)先由審核人員取消審核，之后方可進行修改；已結(jié)帳的憑證，不能修改，當(dāng)發(fā)現(xiàn)錯誤后，只能用紅字沖銷，同時補進正確的憑證。＞填制的記帳憑證編號應(yīng)當(dāng)連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應(yīng)在斷號后的每一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。記帳、結(jié)帳管理＞每月末，結(jié)轉(zhuǎn)損益必須使用系統(tǒng)自動結(jié)轉(zhuǎn)損益，禁止手工結(jié)轉(zhuǎn)損益。結(jié)轉(zhuǎn)后，損益類科目余額為零。＞每月末，應(yīng)按規(guī)定及時結(jié)帳，結(jié)帳順序應(yīng)先將各子系統(tǒng)結(jié)帳，最后總帳結(jié)帳；＞結(jié)帳時，應(yīng)保證當(dāng)月所有憑證已全部錄入并已全部過帳；各子系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須要和總賬數(shù)據(jù)一致。＞打印出的記帳憑證應(yīng)與原始憑證一起裝訂成冊，有關(guān)帳頁亦裝訂成冊，并加蓋記帳人員和審核人員的簽章。固定資產(chǎn)管理＞固定資產(chǎn)卡片必須按照公司的固定資產(chǎn)管理制度錄入數(shù)據(jù)；＞錄入卡片后應(yīng)立即在總帳增加一張該筆業(yè)務(wù)的憑證；＞期末應(yīng)采用自動計提折舊并生成憑證；＞期末必須進行自動對帳后，才能結(jié)帳。****版權(quán)所有****版權(quán)所有財務(wù)信息化管理制度現(xiàn)金日記賬的管理＞此處現(xiàn)金是指現(xiàn)金、銀行存款等貨幣資金；＞現(xiàn)金業(yè)務(wù)必須及時地逐筆錄入，當(dāng)天數(shù)據(jù)必須當(dāng)天錄入完畢，每天現(xiàn)金日記賬余額必須和總賬現(xiàn)金余額一致。報表管理＞每月結(jié)帳后，可根據(jù)需要編制公司的會計報表及所需要的管理分析報表；＞報表的格式和公式遵循公司統(tǒng)一設(shè)置的報表格式及公式；＞在有公式的情況下，報表的生成必須采用電腦自動計算的方式；無公式和特殊情況可以手工輸入，但必須保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。子系統(tǒng)或新功能的擴充應(yīng)用管理＞首次應(yīng)用新的子系統(tǒng)或新功能時原則上應(yīng)手工并行二個月以上；＞所有子系統(tǒng)的初始化工作均由財務(wù)信息化主管組織完成。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)的管理＞每月結(jié)帳后，數(shù)據(jù)維修員原則上應(yīng)對本月數(shù)據(jù)用硬盤等進行備份并存放于不同地點予以保存；＞服務(wù)器內(nèi)數(shù)據(jù)發(fā)生丟失、損壞等情況時，應(yīng)立即報告公司財務(wù)負責(zé)人，經(jīng)批準(zhǔn)后，由財務(wù)信息化主管組織維護人員和數(shù)據(jù)錄入操作人員將以前數(shù)據(jù)逐次恢復(fù)到數(shù)據(jù)服務(wù)器并將本月數(shù)據(jù)從臨時備份文件恢復(fù)到最新狀態(tài)，之外所缺數(shù)據(jù)（損壞當(dāng)天）應(yīng)重新錄入，并對恢復(fù)的數(shù)據(jù)進行審核、驗證；末原則上應(yīng)對系統(tǒng)和操作日志進行備份。5系統(tǒng)維護系統(tǒng)維護分類及涵義＞日常維護：指為使系統(tǒng)安全正常運行而需要進行的維護；＞異常情況維護：指因系統(tǒng)產(chǎn)生突發(fā)性錯誤而需要進行的維護；＞擴充性維護：指為適應(yīng)環(huán)境變化而需要進行的維護。****版權(quán)所有****版權(quán)所有財務(wù)信息化管理制度系統(tǒng)維護的內(nèi)容日常維護的主要內(nèi)容＞硬件系統(tǒng)的定期維修；＞軟件系統(tǒng)的防病毒等監(jiān)控；＞定期的硬盤空間整理；＞定期數(shù)據(jù)備份。異常情況維護的主要內(nèi)容＞斷電、不正確操作等造成的數(shù)據(jù)混亂、丟失等；＞歷史數(shù)據(jù)的損壞，帳、表等發(fā)生錯誤等；＞硬件系統(tǒng)的故障；＞其他造成系統(tǒng)不能正常運行的突發(fā)情況。擴充性維護的主要內(nèi)容＞會計科目、記帳憑證類型、報表格式等發(fā)生變化需進行的數(shù)據(jù)修改等維護；＞核算業(yè)務(wù)的發(fā)展，使原系統(tǒng)不能適應(yīng)這一要求而做的軟件系統(tǒng)的適應(yīng)性修改；＞為滿足業(yè)務(wù)的發(fā)展和軟件系統(tǒng)修改的需要而對硬件系統(tǒng)進行的升級；?對原系統(tǒng)在使用的范圍、功能、要求等提出更高的要求而需進行的軟件系統(tǒng)、硬件環(huán)境的更高層次的擴展變動。其他維護系統(tǒng)維護的程序除日常維護外，其他形式的維護行為均應(yīng)按照以下程序進行＞由使用人員（財務(wù)人員）提出維