合同管理辦法-模板

XXX合同管理辦法第一章總則第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)全段合同管理，規(guī)范對外經(jīng)營行為，預(yù)防、減少和及時(shí)解決合同糾紛，依法維護(hù)集團(tuán)公司及本段合法權(quán)益，有效防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國合同法》、XXX《鐵路合同管理辦法》（鐵政法（2005）178號）和《XXX合同管理辦法》（昆鐵企管（2010）111號），制定本辦法。第二條本辦法適用于段、段屬各車間、科室（部門）與路內(nèi)外企事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人在生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中設(shè)立、變更、解除、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。鐵路客貨運(yùn)輸合同、勞動(dòng)合同、集體合同、勞務(wù)派遣協(xié)議，不適用本辦法。第三條合同管理是段生產(chǎn)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容之一，訂立、履行、變更、解除合同應(yīng)當(dāng)遵守國家法律、法規(guī)和政策，堅(jiān)持平等、自愿、公平、誠實(shí)信用的原則，嚴(yán)格合同的簽訂程序，切實(shí)履行合同，及時(shí)妥善處理糾紛，維護(hù)段的合法權(quán)益。第四條加強(qiáng)對合同管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，完善合同管理制度，嚴(yán)格合同管理考核，提高合同管理水平，段成立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組。組長：廠長。副組長：副廠長、總會(huì)計(jì)師、總工程師、紀(jì)委書記。組員：車間主任、機(jī)關(guān)科室負(fù)責(zé)人、合同管理員。段合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：.宣傳、貫徹執(zhí)行國家、集團(tuán)公司有關(guān)合同及合同管理的法律、法規(guī)及制度。.制定段的合同管理實(shí)施細(xì)則，建立合同管理制度。.對10萬元以上標(biāo)的重大合同項(xiàng)目進(jìn)行可行性、合法性、合規(guī)性論證。.監(jiān)督檢查合同的簽訂、履行過程，負(fù)責(zé)合同管理工作的考核、評比和獎(jiǎng)懲工作。第五條為加強(qiáng)合同管理，明確職責(zé)，各車間、科室應(yīng)指定一名合同經(jīng)辦人員。指定的合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)具備中專及以上學(xué)歷，具有良好的職業(yè)道德，了解相關(guān)法律法規(guī)，具有一定的經(jīng)濟(jì)管理和鐵路專業(yè)知識(shí)，了解本車間或本科室的經(jīng)營管理情況。車間、科室及有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)支持和配合合同經(jīng)辦人員做好合同擬定及管理工作。合同經(jīng)辦人員確定人選后報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)科。第二章合同管理部門、人員及其職責(zé)第六條計(jì)劃財(cái)務(wù)科及合同管理員負(fù)責(zé)全段合同的歸口管理工作。其合同管理基本職責(zé)是:.宣傳、貫徹執(zhí)行國家有關(guān)合同管理的法律法規(guī)和制度。.制定段合同管理辦法及相關(guān)管理制度，統(tǒng)一管理合同專用章。.參與段重大合同的論證、談判、起草和簽訂工作并對合同條款提出修改意見。.負(fù)責(zé)審查有關(guān)合同涉及的金額、數(shù)量、來源及支付方式是否符合國家、XXX及集團(tuán)公司的有關(guān)財(cái)務(wù)管理、預(yù)算規(guī)定，合同涉及的資金安全風(fēng)險(xiǎn)，以及其它應(yīng)當(dāng)審查的事項(xiàng)等。.負(fù)責(zé)審查本段擬簽訂的合同文本，對合同條款提出修改意見，對條款的合法性和完備性負(fù)責(zé)。對需報(bào)集團(tuán)公司聯(lián)簽審批的合同進(jìn)行及時(shí)報(bào)審，按《法律意見書》對合同進(jìn)行修改完善。.指導(dǎo)合同的具體經(jīng)辦人做好相關(guān)調(diào)查論證工作，協(xié)助合同經(jīng)辦部門辦理合同變更、解除等事項(xiàng)。.按規(guī)定及時(shí)向集團(tuán)公司報(bào)告合同問題或糾紛，參與本單位合同糾紛的處理及經(jīng)濟(jì)糾紛案件的訴訟活動(dòng)。.負(fù)責(zé)申請或?qū)彶檗k理簽訂合同所需的法定代表人授權(quán)委托書。.負(fù)責(zé)建立和管理合同臺(tái)帳，妥善保管合同文本、相關(guān)文件、重要數(shù)據(jù)及其他材料。.監(jiān)督檢查本單位合同簽訂、履行情況，向本單位領(lǐng)導(dǎo)提出有關(guān)合同管理的意見和建議，匯總分析報(bào)送有關(guān)合同管理情況及統(tǒng)計(jì)資料。.組織對全段合同經(jīng)辦人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。.負(fù)責(zé)全段合同管理工作的考核、評比，向段領(lǐng)導(dǎo)提出獎(jiǎng)懲建議。第七條土地房產(chǎn)管理（行辦）及資產(chǎn)、設(shè)備管理部門（行辦、技術(shù)科、材料科等）主要負(fù)責(zé)審查合同是否符合國家、XXX以及集團(tuán)公司的規(guī)定，審查合同涉及的房屋、土地、設(shè)備及其他資產(chǎn)能否出租（轉(zhuǎn)讓），出租（轉(zhuǎn)讓）的時(shí)限等事項(xiàng)。第八條招標(biāo)主管科室（技術(shù)科、材料科等）分別根據(jù)各自的職責(zé)范圍對合同涉及的招投標(biāo)活動(dòng)的合法性負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)審查合同項(xiàng)目、資金計(jì)劃、相關(guān)招投標(biāo)程序、后續(xù)工作是否符合法律、法規(guī)、政策、招投標(biāo)文件及集團(tuán)公司規(guī)定第九條機(jī)關(guān)主要職能科室（技術(shù)科、安全調(diào)度科、材料科等）按照職責(zé)分工，主要負(fù)責(zé)本科室合同的論證、評估、審查等工作，負(fù)責(zé)審查合同是否符合國家、XXX以及集團(tuán)公司的相關(guān)技術(shù)、質(zhì)量、安全以及強(qiáng)制性規(guī)定（行政許可、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、市場準(zhǔn)入、特種設(shè)備管理）等。負(fù)責(zé)制訂、審查合同標(biāo)的的驗(yàn)收條款、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、違約責(zé)任以及合同生效條件等重要條款，負(fù)責(zé)按集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定確定合同標(biāo)的的質(zhì)保期及質(zhì)保金。第十條合同經(jīng)辦人員指具體辦理對外簽訂、履行、變更、解除合同事項(xiàng)的人員或部門，其主要職責(zé)是：.負(fù)責(zé)組織合同的相關(guān)調(diào)查論證、談判，參與或依授權(quán)組織招投標(biāo)等工作。.負(fù)責(zé)審查對方的主體資格和資信情況，特別是對資質(zhì)的強(qiáng)制性規(guī)定，對所提供的材料和情況說明的真實(shí)性負(fù)責(zé)。.負(fù)責(zé)確定經(jīng)辦業(yè)務(wù)是否應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同并對合同的真實(shí)性負(fù)責(zé)，組織草擬合同文本。.按規(guī)定填報(bào)《XXXXXX合同聯(lián)簽審批表》，組織單位內(nèi)部的合同聯(lián)簽審批工作。對需要報(bào)送集團(tuán)公司審批的合同，經(jīng)合同管理員報(bào)集團(tuán)公司聯(lián)簽審批后，按《法律意見書》對合同進(jìn)行修改完善并審核無誤后，方可簽訂合同。.負(fù)責(zé)對本車間、科室所經(jīng)辦的合同進(jìn)行保管。.負(fù)責(zé)組織合同的履行，及時(shí)報(bào)告合同履行中出現(xiàn)的問題或糾紛，牽頭處理合同糾紛。協(xié)助合同管理員到集團(tuán)公司有關(guān)部門辦理相關(guān)手續(xù)。車間、科室負(fù)責(zé)人對合同經(jīng)辦人員的工作負(fù)責(zé)。第三章合同審批和簽訂第十一條車間、科室承辦的合同原則上由各自指定的合同經(jīng)辦人員辦理（特殊情況除外），段內(nèi)合同聯(lián)簽審批按以下規(guī)定程序?qū)徟?合同簽訂前，合同經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對對方主體資格、資信、履約能力、經(jīng)營范圍等情況進(jìn)行審查并提供相關(guān)證明資料，草擬合同文本，組織對合同進(jìn)行可行性論證。.承辦部門負(fù)責(zé)人審核后同意后，合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)將擬簽合同文本送相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、計(jì)劃財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人、合同管理員和紀(jì)委、主管領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)簽審批。參與審查的人員、部門、領(lǐng)導(dǎo)對合同提出異議或修改意見的，應(yīng)當(dāng)補(bǔ)辦聯(lián)簽審批手續(xù)或協(xié)商一致后，才能對外簽訂合同。需要上級主管部門批準(zhǔn)或同意的，必須經(jīng)過上級主管部門批準(zhǔn)或同意后才能簽訂。.合同經(jīng)辦人員按《XXXXXX合同聯(lián)簽審批表》規(guī)定程序聯(lián)簽審批完畢，按聯(lián)簽審批意見修改完善后，經(jīng)集團(tuán)公司委托代理人簽字后方可交由合同管理員使用合同專用章正式對外簽訂合同。.合同未經(jīng)聯(lián)簽審批一律不得簽訂，不得履行。嚴(yán)禁先履行后聯(lián)簽審批或邊履行邊聯(lián)簽審批，否則合同經(jīng)辦人員及經(jīng)辦部門承擔(dān)由此引起的一切責(zé)任。第十二條以單位名義對外簽訂的以下合同須報(bào)集團(tuán)公司聯(lián)簽審批，未經(jīng)集團(tuán)公司聯(lián)簽審批，不得簽訂合同。1.標(biāo)的金額50萬元及以上的合同（XXX統(tǒng)一安排的合同除外）。2,對外出租涉及鐵路運(yùn)輸主業(yè)產(chǎn)權(quán)的合同、轉(zhuǎn)讓產(chǎn)權(quán)（使用權(quán)）的合同。.對外投資、擔(dān)保、借款、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、聯(lián)營、委托理財(cái)、涉外（含港、澳、臺(tái)地區(qū)）合同。.鐵路站、車廣告合同。.聘請律師或法律顧問合同。.法律關(guān)系復(fù)雜、影響較大、或履行期限較長的合同。.XXX、集團(tuán)公司規(guī)定需要報(bào)送審批的其他合同。第十三條報(bào)送集團(tuán)公司聯(lián)簽審批的合同，經(jīng)段內(nèi)有關(guān)聯(lián)審部門、人員進(jìn)行聯(lián)簽審批后，填寫《XXX合同聯(lián)簽審批登記表》，并附以下資料，送局財(cái)務(wù)處、計(jì)統(tǒng)處、招標(biāo)主管部門、業(yè)務(wù)主管部門及其它相關(guān)管理部門進(jìn)行聯(lián)簽審批：1.《XXXXXX合同聯(lián)簽審批表》。2,《XXX合同聯(lián)簽審批登記表》。.對方當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照副本（復(fù)印件），稅務(wù)登記證（復(fù)印件），資信材料、實(shí)際履行能力及其他有關(guān)文件資料。.對方法定代表人的身份證明、授權(quán)委托書。.經(jīng)過招標(biāo)（或邀請談判）的，須提供招標(biāo)文件（或邀請談判文件）、投標(biāo)文件（或應(yīng)邀談判文件）、中標(biāo)通知書（或評標(biāo)結(jié)果認(rèn)定表或談判結(jié)果通知書）。.合同所依據(jù)的集團(tuán)公司有關(guān)計(jì)劃文件，計(jì)劃執(zhí)行單位與合同實(shí)際執(zhí)行單位不一致的、合同金額超出計(jì)劃規(guī)定的、項(xiàng)目名稱與計(jì)劃名稱不一致或包含于計(jì)劃名稱中的，還應(yīng)附書面說明（經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門簽認(rèn)）。.領(lǐng)導(dǎo)批示或其他相關(guān)證明材料、合同文本及電子文檔。.有擔(dān)保的，須提供擔(dān)保合同及擔(dān)保單位的資信證明材料。.其他需要提供的材料。第十四條除即時(shí)清結(jié)的合同外，合同必須采用書面形式。合同文本應(yīng)當(dāng)采用國家工商行政管理部門、行業(yè)主管部門、集團(tuán)公司及段統(tǒng)一制定的示范文本或經(jīng)集團(tuán)公司審批的合同文本。合同內(nèi)容一般應(yīng)包括以下條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量，質(zhì)量，價(jià)款或者酬金，履行期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任，解決爭議的方法以及合同生效條件等。合同文本應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，用語準(zhǔn)確。對段權(quán)益影響較大或可能存在生產(chǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的合同條款，必須對當(dāng)事人雙方的權(quán)利義務(wù)作出準(zhǔn)確的規(guī)定。第十五條簽訂合同應(yīng)當(dāng)加蓋當(dāng)事人各方單位的合同專用章，合同專用章的使用和管理依照《XXX合同專用章管理辦法》執(zhí)行。第十六條訂立應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記、公證等特別程序的合同時(shí)，須依法辦理相關(guān)手續(xù)。單位辦理公證事務(wù)應(yīng)當(dāng)在局企管處的指導(dǎo)下進(jìn)行。第四章合同的履行、變更和解除第十七條簽訂合同后，應(yīng)當(dāng)全面履行合同，如合同不能履行，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，減少損失。因不可抗力因素影響合同履行的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知對方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取措施減少損失，并注意保存有關(guān)證據(jù)。第十八條對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同經(jīng)辦部門（合同經(jīng)辦人員）應(yīng)積極與對方當(dāng)事人協(xié)商，催促其履行合同約定義務(wù)，并注意保存有關(guān)證據(jù)，同時(shí)應(yīng)將情況及時(shí)報(bào)告單位負(fù)責(zé)人和合同管理員，單位形成相應(yīng)處理意見后上報(bào)局企管處。第十九條合同生效后，任何一方當(dāng)事人不得單方面變更或者解除合同。確需變更或解除的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方當(dāng)事人協(xié)商一致并簽訂書面協(xié)議。在簽訂變更或者解除協(xié)議前，原合同繼續(xù)有效。雙方當(dāng)事人協(xié)商一致變更或解除合同的，應(yīng)當(dāng)按照本辦法規(guī)定的程序履行聯(lián)簽審批手續(xù)。第二十條對方當(dāng)事人要求變更或解除合同的，合同經(jīng)辦部門（合同經(jīng)辦人員）應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告單位負(fù)責(zé)人和合同管理員，并審查對方當(dāng)事人的理由是否正當(dāng)。對于符合合同變更或解除條件的，若同意變更或解除的，應(yīng)履行合同聯(lián)簽審批程序后，方可與對方當(dāng)事人簽訂變更或解除協(xié)議。因?qū)Ψ疆?dāng)事人變更或解除合同造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出索賠。第五章合同糾紛的處理第二十一條發(fā)生或可能發(fā)生合同糾紛時(shí)，合同經(jīng)辦部門（合同經(jīng)辦人員）應(yīng)及時(shí)報(bào)告單位負(fù)責(zé)人和合同管理人員,單位形成相應(yīng)處理意見后通報(bào)集團(tuán)公司企管處，在其指導(dǎo)下妥善處理糾紛。第二十二條發(fā)生合同糾紛需要通過訴訟或者仲裁解決的，按照《XXX訴訟事務(wù)管理暫行辦法》（昆鐵企管（2005）204號）規(guī)定辦理。第六章合同的檔案管理第二十三條合同檔案具體包括：.合同文本、合同聯(lián)簽審批登記表、意向文書、信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、傳真、電子數(shù)據(jù)交換的電子郵件）。.有關(guān)合同的項(xiàng)目計(jì)劃文件、可行性報(bào)告、項(xiàng)目建議及上級有關(guān)批復(fù)文件。.有關(guān)合同的會(huì)議紀(jì)要。.有關(guān)合同招、投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書等資料。.合同相對人營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）或身份證明、法定代表人身份證明書或授權(quán)委托書，以及其他有關(guān)文件。.合同糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、判決書。.合同履約過程中的支付憑證（復(fù)印件）、催款（貨）函、違約通知書和往來函件。.合同變更、解除協(xié)議書。.其他有關(guān)材料。第二十四條合同管理員負(fù)責(zé)全段合同匯總統(tǒng)計(jì)工作。在每年6月30日前，將上半年的合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表及合同管理中存在的問題形成書面報(bào)告報(bào)局企管處；每年12月31日之前將本年度的合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表及合同管理工作總結(jié)報(bào)局企管處。報(bào)送的合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表和相關(guān)資料，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋單位公章。第七章合同監(jiān)督檢查第二十五條對合同進(jìn)行監(jiān)督檢查是合同管理的重要內(nèi)容，合同檢查的主要內(nèi)容有：.合同管理制度的建立與落實(shí)情況。.合同管理檔案、臺(tái)帳建立情況。.合同的簽訂與履行情況。.合同糾紛的處理情況。.合同經(jīng)辦人員配備情況及培訓(xùn)工作。第二十六條積極配合集團(tuán)公司企管處的監(jiān)督檢查，如實(shí)反映本單位合同管理情況，提供相關(guān)文件、資料,并對檢查事項(xiàng)涉及的問題作出解釋和說明。第二十七條對合同檢查人員在檢查中發(fā)現(xiàn)需要整改的問題，按要求及時(shí)予以整正，并將整改情況報(bào)告檢查部門。第八章獎(jiǎng)罰第二十八條對在合同管理工作中作出突出成績的，或者嚴(yán)格把關(guān)，為單位避免或挽回經(jīng)濟(jì)損失的單位或個(gè)人，計(jì)劃財(cái)務(wù)科提出具體表彰獎(jiǎng)勵(lì)建議，經(jīng)段批準(zhǔn)同意后予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)。第二十九條加強(qiáng)對合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人及合同經(jīng)辦人員的考核，對違反本辦法規(guī)定，出現(xiàn)經(jīng)營、資金安全等風(fēng)險(xiǎn)的，視具體情節(jié)輕重，對合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人及合同經(jīng)辦人員給予至少100元及以上的考核扣款。第三十條違反本辦法規(guī)定有下列情形之一的，給予合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人警告、記過處分；造成后果或惡劣影響的，給予記大過、降級、撤職處分；有玩忽職守、謀取私利等重大瀆職、失職行為，造成嚴(yán)重后果的，給予降級、撤職處分直至解除勞動(dòng)合同；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。.應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂，或合同未經(jīng)簽訂先期履行的。.未按規(guī)定報(bào)審合同或?qū)⒑贤纸庖砸?guī)避合同聯(lián)簽審批的。.未經(jīng)授權(quán)、超越授權(quán)，與他人訂立合同的。.使用行政公章、車間及科室（部門）機(jī)構(gòu)章或其他業(yè)務(wù)專用章簽訂合同的。.拒不執(zhí)行合同聯(lián)簽審批部門提出的合理意見的。.未全面履行合同，或履行合同中未嚴(yán)格把關(guān)，購置有瑕疵、缺陷等不合格產(chǎn)品的。.未按規(guī)定程序變更、解除合同的。.在合同的簽訂、履行中與對方當(dāng)事人或者其他人惡意串通、弄虛作假、隱瞞重大信息的，或者因不負(fù)責(zé)任上當(dāng)受騙的。.未認(rèn)真審查對方資信情況，明知或應(yīng)當(dāng)知道合同相對人虛構(gòu)合同主體，盜用、冒用他人名義而與之訂