歸檔文件整理介紹課件

歸檔文件整理介紹歸檔文件整理介紹1新舊兩種整理方法的比較傳統(tǒng)立卷方法優(yōu)點(diǎn)：1、便于管理，不易散失。2、在手工檢索下，便于連鎖查找。

缺點(diǎn)：1、人為因素過(guò)多。2、手工勞動(dòng)量大，工作效率過(guò)低。3、利用不方便。改革后的立卷方法優(yōu)點(diǎn)：1、立卷方法簡(jiǎn)單、易學(xué)、易用。2、提高了工作效率。3、提高了檔案檢索利用的效果。4、便于計(jì)算機(jī)管理。

缺點(diǎn)：1、易散失，不便于管理。2、對(duì)于手工檢索，利用時(shí)稍顯繁瑣。

新舊兩種整理方法的比較傳統(tǒng)立卷方法改革后的立卷方法2歸檔文件與案卷的區(qū)別案卷歸檔文件歸檔文件與案卷的區(qū)別案卷歸檔文件3一、歸檔文件整理規(guī)則2001年開始立卷改革，《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。新規(guī)則的優(yōu)點(diǎn)：1、簡(jiǎn)化了整理。無(wú)需再擬寫案卷標(biāo)題；無(wú)需再組合案卷；無(wú)需再編寫頁(yè)號(hào)；一、歸檔文件整理規(guī)則2001年開始立卷改革，《歸檔文件整理規(guī)4歸檔文件整理的八個(gè)步驟一、區(qū)分全宗；二、清理和裝訂；三、分類；四、單份文件的排列；五、編制檔號(hào)；六、裝盒；七、編目；八、編制備考表；歸檔文件整理的八個(gè)步驟一、區(qū)分全宗；五、編制檔號(hào)；5一、區(qū)分全宗各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局第8號(hào)令）第十二條，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際；編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。一、區(qū)分全宗各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管6一、區(qū)分全宗確定哪些文件需要?dú)w檔，并且確定保管期限。原則：以本機(jī)關(guān)為主。（1）上級(jí)制發(fā)，需要貫徹執(zhí)行的文件，一般都是針對(duì)本單位，需要本單位自身執(zhí)行的。（2）本單位制發(fā)的所有文件。（3）同級(jí)或非隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)的，需要本單位貫徹執(zhí)行的文件材料（4）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料。不需要?dú)w檔的文件一、區(qū)分全宗確定哪些文件需要?dú)w檔，并且確定保管期限。7一、區(qū)分全宗需要?dú)w檔的文件（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。一、區(qū)分全宗需要?dú)w檔的文件8本機(jī)關(guān)不需要?dú)w檔的文件單位文件材料不歸檔范圍是：（一）上級(jí)單位的文件材料中，普發(fā)性不需本單位辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本單位文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿；無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）同級(jí)單位的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級(jí)單位的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。本機(jī)關(guān)不需要?dú)w檔的文件單位文件材料不歸檔范圍是：9不歸檔文件的處置辦法不歸檔文件的處置方法：制訂不歸檔文件的處置制度，包括不歸檔文件的范圍和處置方法。首先，這部分文件進(jìn)行鑒定和登記；第二，留出備查時(shí)間，一般存一到兩年；第三，按照嚴(yán)格程序進(jìn)行銷毀（登記造冊(cè)，監(jiān)督銷毀）；第四，留存銷毀清冊(cè)；部分無(wú)密級(jí)文件留在相關(guān)科室使用。不歸檔文件的處置辦法不歸檔文件的處置方法：10確定保管期限永久保管的文書檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（二）本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（六）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。確定保管期限永久保管的文書檔案主要包括：11確定保管期限定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（二）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。確定保管期限定期保管的文書檔案主要包括：12二、清理和裝訂1、正確理解“件”的概念，并不是指單獨(dú)一份文件，以下的七種情況下，應(yīng)當(dāng)將文件保存為1件（1）正文和底稿；目前由計(jì)算機(jī)打印出的底稿清樣可能與正文完全一樣，此底稿清樣也需要保存，OA系統(tǒng)要求打印底稿，領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽后保存。（2）正文和附件；（3）文件與文件處理單、擬辦單、發(fā)文稿紙、傳閱單、領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等；（4）原件與手抄體或復(fù)印件、傳真件等（5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)件（作為底稿保存和歸并上級(jí)文件保存）二、清理和裝訂1、正確理解“件”的概念，并不是指單獨(dú)一份文件13二、清理和裝訂（6）報(bào)表、圖冊(cè)、會(huì)議記錄如果是用記錄本記錄的，可保存為一件；如果是用一般散紙記錄的（如信紙），一次會(huì)議的保存為一件。不能跨年度保存成一件。（7）來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)）共同保存為一件。本單位的文件放在前面，如果請(qǐng)示與批復(fù)文件相隔時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，甚至跨年度的，可以保存成兩件，在備考表中說(shuō)明批復(fù)的檔號(hào)，指明存在哪個(gè)位置。二、清理和裝訂（6）報(bào)表、圖冊(cè)、會(huì)議記錄如果是用記錄本記錄的14二、清理和裝訂2、裝訂（1）裝訂之前對(duì)文件進(jìn)行修整：修裱破損文件。對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。一些紙幅比較大的文件，比如圖表等進(jìn)行折疊。紙幅比較小的要進(jìn)行托裱。去除金屬釘、曲別針、大頭針等易腐蝕性金屬物。（2）把整理好的一件文件裝訂起來(lái)，一般最常用的是三孔一線法。厚的文件在左側(cè)裝訂，薄的文件可以在左上角裝訂。其它方法：不銹鋼夾、不銹鋼釘、裝訂機(jī)、無(wú)酸紙封套，可以根據(jù)本單位的實(shí)際條件選擇。（3）裝訂要求不掉頁(yè)，不壓字，如果裝訂處太窄，可以加上紙質(zhì)襯邊，然后再裝訂。二、清理和裝訂2、裝訂15三、分類1、年度分類法（1）文件日期以正文日期或領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。（2）跨年度的，按各自的日期分開存放。2、保管期限分類法（1）2001-2006年，分為永久、長(zhǎng)期、短期（2）2007年以后，分為永久、30年、10年永久、30年、10年不能與永久、長(zhǎng)期、短期簡(jiǎn)單對(duì)應(yīng)，有部分文件的保管期限延長(zhǎng)了，例如，上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的重要文件材料從長(zhǎng)期變?yōu)橛谰?，有關(guān)于固定資產(chǎn)，涉及經(jīng)濟(jì)利益的文件由長(zhǎng)期改為了永久，也有部分文件本是短期，在新的分類方法中分在30年。中間地帶減少，盡量完整地保管自身單位的文件。3、機(jī)構(gòu)（問題）分類法機(jī)構(gòu)分類法是根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)置第一層機(jī)構(gòu)（處、室）對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，哪個(gè)機(jī)構(gòu)形成、閱辦的文件就歸哪個(gè)處室。問題分類法是按照文件內(nèi)容所涉及的問題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。主觀性強(qiáng)，慎重采用。三、分類1、年度分類法16分類復(fù)式分類法即將幾種分類方法結(jié)合使用，一般采用此種分類方法（1）選擇分類方法時(shí)機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法不能同時(shí)采用，要根據(jù)機(jī)關(guān)歸檔文件的實(shí)際情況選擇其中一種即可。（2）選擇分類方法時(shí)，年度、保管期限是必選項(xiàng)，任何一種復(fù)式分類方法必須具備，也即是任何機(jī)關(guān)整理歸檔文件都必須分年度、分保管期限進(jìn)行。將必選項(xiàng)（如年度與保管期限分類法）和選擇項(xiàng)（如問題分類法）科學(xué)的結(jié)合組成復(fù)式分類法。年度－保管期限分類法（普遍使用的分類方法）分類復(fù)式分類法17四、排列文件1、按單位級(jí)別排列：級(jí)別高的排在前2、按時(shí)間排列：同一級(jí)別的按時(shí)間先后順序排列3、事由特征比較突出的情況下，把同一事由的文件集中排列。四、排列文件1、按單位級(jí)別排列：級(jí)別高的排在前18五、編制檔號(hào)檔號(hào)包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、件號(hào)等內(nèi)容，其中全宗號(hào)、年度、保管期限和件號(hào)是必備項(xiàng)。遵循五個(gè)原則：唯一性原則：一個(gè)檔號(hào)指向一個(gè)件；合理性原則：與整理分類體系相適應(yīng)；穩(wěn)定性原則：一經(jīng)確定，不隨意改變；擴(kuò)充性原則：留有適當(dāng)空間，以便擴(kuò)充；簡(jiǎn)單性原則：編號(hào)項(xiàng)目應(yīng)精簡(jiǎn)，以節(jié)省存貯空間，提高存貯效率。五、編制檔號(hào)檔號(hào)包括：19五、編制檔號(hào)件號(hào)：保管期限、年度內(nèi)流水，即在一個(gè)保管期限內(nèi)，每一年的文件編成一個(gè)流水號(hào)，每年從1開始加蓋檔號(hào)章五、編制檔號(hào)件號(hào)：保管期限、年度內(nèi)流水，即在一個(gè)保管期限內(nèi)，20六、裝盒按件號(hào)順序裝盒，切勿把不同年度和不同保管期限的混裝。（整理技巧：可將相同文號(hào)的裝在一起）背脊及封面的填寫：要求整潔，美觀。（1）封面上的立檔單位名稱可蓋章，或定制印刷（2）背脊盡量不用手寫，可用數(shù)字章或整體打印后貼在背脊上。六、裝盒按件號(hào)順序裝盒，切勿把不同年度和不同保管期限的混裝。21六、裝盒盒號(hào)的編寫：國(guó)家檔案局8號(hào)令對(duì)檔案的保管期限做了重新規(guī)定，因此盒號(hào)的編寫需要注意：（1）2001-2006年的檔案，保管期限為永久、長(zhǎng)期、短期，三個(gè)保管期限的盒號(hào)都從1開始，大流水順延，長(zhǎng)期和短期至2006年終止。（2）2007年到現(xiàn)在的檔案，保管期限改為永久、30年、10年，永久接2006年繼續(xù)順延，30年和10年的從1開始向后順延。六、裝盒盒號(hào)的編寫：22六、裝盒全宗名稱印章六、裝盒全宗名稱印章23六、裝盒六、裝盒24七、編目1、件號(hào)用三位數(shù)，在最低一級(jí)目錄中從001開始。分館編件號(hào)和室編件號(hào)兩種，一般用室編件號(hào)，進(jìn)館都可以繼續(xù)沿用。2、責(zé)任者指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者?？梢允且粋€(gè)機(jī)關(guān)或者機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)或者是一個(gè)人或若干人。填寫責(zé)任者時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱。不要使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不用、難以判斷的簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，過(guò)多時(shí)可適當(dāng)省略，但是立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄，未屬名的或責(zé)任者不明的情況盡量根據(jù)文件本身的內(nèi)容特征加以考證并填寫。

七、編目1、件號(hào)25七、編目3、文號(hào)發(fā)文字號(hào)，發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，抄錄時(shí)，代字、年度、順序號(hào)都不能省略。文件順序號(hào)或刊物名稱不能當(dāng)作文號(hào)填寫。

4、題名是最重要的檢索途徑。由責(zé)任者、問題、文種三個(gè)部分組成。例如《國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知》。一般情況下，只錄入正題名。5、日期文件的形成時(shí)間，即是文件的落款時(shí)間，八位數(shù)字表示，例如2010年10月27日，標(biāo)為20101027；2010年1月1日，標(biāo)注為20100101七、編目3、文號(hào)26七、編目6、頁(yè)數(shù)填寫一個(gè)文件的總頁(yè)數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。以文件中有圖文的頁(yè)數(shù)為一頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)算頁(yè)數(shù)。多份文件為一件時(shí)，按各文件頁(yè)數(shù)相加一起計(jì)算。7、備注用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等，填寫不下時(shí)，可加注標(biāo)志*號(hào)，填入備考表中。七、編目6、頁(yè)數(shù)27七、編目歸檔目錄與盒內(nèi)文件應(yīng)相符；目錄一式4份，一份裝盒，另外三份，自身存一份，向檔案館移交兩份。向檔案館移交的兩份目錄無(wú)須裝訂。歸檔目錄要求打印，不能手寫。軟件可以直接形成格式正確的目錄。七、編目歸檔目錄與盒內(nèi)文件應(yīng)相符；28七、編目歸檔文件目錄永久1件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注00120120830002003七、編目歸檔文件目錄件責(zé)任者文號(hào)題29歸檔文件目錄一式四份，一份分別放在盒內(nèi)，另外三份按盒號(hào)順序裝訂成冊(cè)。此三份，一份原單位做檢索工具用，另外兩份移交進(jìn)館時(shí)同檔案一起移交。歸檔文件目錄30八、填寫備考表備考表放在盒內(nèi)所有文件之后，用于對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。需要填寫的項(xiàng)目如下：（1）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：對(duì)盒內(nèi)歸檔文件收集的齊全程度，文件本身的狀況（字跡模糊、缺損等）均應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明。（2）整理人：負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。（3）檢查人：檢查歸檔文件整理質(zhì)量人員的姓名，由負(fù)有檢查職責(zé)人員填寫，由其對(duì)歸檔文件齊全完整情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（4）日期：整理完畢的日期。（第二年的第二季度完成整理）八、填寫備考表備考表放在盒內(nèi)所有文件之后，用于對(duì)盒內(nèi)歸檔文件31備考表格式備考表格式32移交進(jìn)館一、根據(jù)《山東省檔案條例》第十七條第二款的規(guī)定：列入市（地）、縣（市、區(qū)）綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年，向市（地）、縣（市、區(qū)）綜合檔案館移交。二、根據(jù)國(guó)家檔案局令第9號(hào)，《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》第七條：省級(jí)以下（不含省級(jí)）檔案館接收保管期限為永久和30年以上（含30年）的檔案。三、機(jī)構(gòu)改革中應(yīng)當(dāng)移交進(jìn)館的檔案。移交進(jìn)館一、根據(jù)《山東省檔案條例》第十七條第二款的規(guī)定：列入33移交進(jìn)館機(jī)構(gòu)改革中應(yīng)當(dāng)移交進(jìn)館的檔案：1、撤銷的單位。單位撤銷表示其職責(zé)和任務(wù)的終結(jié)，其全宗也相應(yīng)終結(jié)，其全宗檔案不得分散，集中整理后，移交進(jìn)市檔案館。2、合并的單位。幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)機(jī)關(guān)，原各個(gè)機(jī)關(guān)全宗也相應(yīng)終結(jié)；重組后的機(jī)關(guān)檔案構(gòu)成一個(gè)新的全宗，單獨(dú)管理?；蛘撸云渲幸粋€(gè)主要職能單位為主體，重組后的機(jī)關(guān)延續(xù)其全宗；其他單位全宗撤銷，檔案移交進(jìn)館。3、發(fā)生非根本性變化的立檔單位，全宗不變。如立檔單位名稱變化、辦公地址變更、隸屬關(guān)系變化、機(jī)關(guān)職能、任務(wù)、工作范圍的擴(kuò)大或縮小，其全宗不變；幾個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公，其文件分別處理，分開保管，各個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公前后仍然各自是一個(gè)全宗，全宗不變。按照正常規(guī)則移交進(jìn)館。移交進(jìn)館機(jī)構(gòu)改革中應(yīng)當(dāng)移交進(jìn)館的檔案：34移交進(jìn)館的內(nèi)容整理完畢的檔案：應(yīng)由檔案館接收人員進(jìn)行檢查，合格后方可移交，辦理移交手續(xù)。全宗卷：全宗介紹，組織沿革，大事記等檢索工具：主要指目錄，前面所說(shuō)一式四份目錄，單位留存一份備查，盒內(nèi)分散裝有一份，另有兩份隨檔案一同進(jìn)館。電子目錄。移交進(jìn)館的內(nèi)容整理完畢的檔案：應(yīng)由檔案館接收人員進(jìn)行檢查，合35結(jié)束語(yǔ)歸檔文件整理方式較過(guò)去更加簡(jiǎn)單易學(xué)，工作量也比立卷少了很多，但是檔案工作仍然需要足夠的耐心、細(xì)心和高度的責(zé)任心，我們的檔案室也要有完善的管理制度，才能使我們檔案工作更加完美，并在各項(xiàng)建設(shè)工作中發(fā)揮更大的作用。單位執(zhí)行嚴(yán)格的公文管理制度，收、發(fā)文按照正規(guī)程序進(jìn)行，有利于檔案的收集整理。建議各單位每年及時(shí)整理，切勿累積，容易丟失文件，造成收集不齊全，增大工作量。結(jié)束語(yǔ)歸檔文件整理方式較過(guò)去更加簡(jiǎn)單易學(xué)，工作量也比立卷少了36濟(jì)寧市檔案局法規(guī)業(yè)務(wù)科郵箱：fgywk@163.com聯(lián)系電話：2348363曲梅張麗QQ群：261627462濟(jì)寧市檔案局法規(guī)業(yè)務(wù)科郵箱：37參考資料歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2000國(guó)家檔案局令第8號(hào)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》參考資料歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-200038歸檔文件整理介紹歸檔文件整理介紹39新舊兩種整理方法的比較傳統(tǒng)立卷方法優(yōu)點(diǎn)：1、便于管理，不易散失。2、在手工檢索下，便于連鎖查找。

缺點(diǎn)：1、人為因素過(guò)多。2、手工勞動(dòng)量大，工作效率過(guò)低。3、利用不方便。改革后的立卷方法優(yōu)點(diǎn)：1、立卷方法簡(jiǎn)單、易學(xué)、易用。2、提高了工作效率。3、提高了檔案檢索利用的效果。4、便于計(jì)算機(jī)管理。

缺點(diǎn)：1、易散失，不便于管理。2、對(duì)于手工檢索，利用時(shí)稍顯繁瑣。

新舊兩種整理方法的比較傳統(tǒng)立卷方法改革后的立卷方法40歸檔文件與案卷的區(qū)別案卷歸檔文件歸檔文件與案卷的區(qū)別案卷歸檔文件41一、歸檔文件整理規(guī)則2001年開始立卷改革，《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。新規(guī)則的優(yōu)點(diǎn)：1、簡(jiǎn)化了整理。無(wú)需再擬寫案卷標(biāo)題；無(wú)需再組合案卷；無(wú)需再編寫頁(yè)號(hào)；一、歸檔文件整理規(guī)則2001年開始立卷改革，《歸檔文件整理規(guī)42歸檔文件整理的八個(gè)步驟一、區(qū)分全宗；二、清理和裝訂；三、分類；四、單份文件的排列；五、編制檔號(hào)；六、裝盒；七、編目；八、編制備考表；歸檔文件整理的八個(gè)步驟一、區(qū)分全宗；五、編制檔號(hào)；43一、區(qū)分全宗各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局第8號(hào)令）第十二條，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際；編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。一、區(qū)分全宗各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管44一、區(qū)分全宗確定哪些文件需要?dú)w檔，并且確定保管期限。原則：以本機(jī)關(guān)為主。（1）上級(jí)制發(fā)，需要貫徹執(zhí)行的文件，一般都是針對(duì)本單位，需要本單位自身執(zhí)行的。（2）本單位制發(fā)的所有文件。（3）同級(jí)或非隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)的，需要本單位貫徹執(zhí)行的文件材料（4）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料。不需要?dú)w檔的文件一、區(qū)分全宗確定哪些文件需要?dú)w檔，并且確定保管期限。45一、區(qū)分全宗需要?dú)w檔的文件（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。一、區(qū)分全宗需要?dú)w檔的文件46本機(jī)關(guān)不需要?dú)w檔的文件單位文件材料不歸檔范圍是：（一）上級(jí)單位的文件材料中，普發(fā)性不需本單位辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本單位文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿；無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）同級(jí)單位的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級(jí)單位的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。本機(jī)關(guān)不需要?dú)w檔的文件單位文件材料不歸檔范圍是：47不歸檔文件的處置辦法不歸檔文件的處置方法：制訂不歸檔文件的處置制度，包括不歸檔文件的范圍和處置方法。首先，這部分文件進(jìn)行鑒定和登記；第二，留出備查時(shí)間，一般存一到兩年；第三，按照嚴(yán)格程序進(jìn)行銷毀（登記造冊(cè)，監(jiān)督銷毀）；第四，留存銷毀清冊(cè)；部分無(wú)密級(jí)文件留在相關(guān)科室使用。不歸檔文件的處置辦法不歸檔文件的處置方法：48確定保管期限永久保管的文書檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（二）本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（六）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。確定保管期限永久保管的文書檔案主要包括：49確定保管期限定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（二）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。確定保管期限定期保管的文書檔案主要包括：50二、清理和裝訂1、正確理解“件”的概念，并不是指單獨(dú)一份文件，以下的七種情況下，應(yīng)當(dāng)將文件保存為1件（1）正文和底稿；目前由計(jì)算機(jī)打印出的底稿清樣可能與正文完全一樣，此底稿清樣也需要保存，OA系統(tǒng)要求打印底稿，領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽后保存。（2）正文和附件；（3）文件與文件處理單、擬辦單、發(fā)文稿紙、傳閱單、領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等；（4）原件與手抄體或復(fù)印件、傳真件等（5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)件（作為底稿保存和歸并上級(jí)文件保存）二、清理和裝訂1、正確理解“件”的概念，并不是指單獨(dú)一份文件51二、清理和裝訂（6）報(bào)表、圖冊(cè)、會(huì)議記錄如果是用記錄本記錄的，可保存為一件；如果是用一般散紙記錄的（如信紙），一次會(huì)議的保存為一件。不能跨年度保存成一件。（7）來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)）共同保存為一件。本單位的文件放在前面，如果請(qǐng)示與批復(fù)文件相隔時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，甚至跨年度的，可以保存成兩件，在備考表中說(shuō)明批復(fù)的檔號(hào)，指明存在哪個(gè)位置。二、清理和裝訂（6）報(bào)表、圖冊(cè)、會(huì)議記錄如果是用記錄本記錄的52二、清理和裝訂2、裝訂（1）裝訂之前對(duì)文件進(jìn)行修整：修裱破損文件。對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。一些紙幅比較大的文件，比如圖表等進(jìn)行折疊。紙幅比較小的要進(jìn)行托裱。去除金屬釘、曲別針、大頭針等易腐蝕性金屬物。（2）把整理好的一件文件裝訂起來(lái)，一般最常用的是三孔一線法。厚的文件在左側(cè)裝訂，薄的文件可以在左上角裝訂。其它方法：不銹鋼夾、不銹鋼釘、裝訂機(jī)、無(wú)酸紙封套，可以根據(jù)本單位的實(shí)際條件選擇。（3）裝訂要求不掉頁(yè)，不壓字，如果裝訂處太窄，可以加上紙質(zhì)襯邊，然后再裝訂。二、清理和裝訂2、裝訂53三、分類1、年度分類法（1）文件日期以正文日期或領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。（2）跨年度的，按各自的日期分開存放。2、保管期限分類法（1）2001-2006年，分為永久、長(zhǎng)期、短期（2）2007年以后，分為永久、30年、10年永久、30年、10年不能與永久、長(zhǎng)期、短期簡(jiǎn)單對(duì)應(yīng)，有部分文件的保管期限延長(zhǎng)了，例如，上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的重要文件材料從長(zhǎng)期變?yōu)橛谰?，有關(guān)于固定資產(chǎn)，涉及經(jīng)濟(jì)利益的文件由長(zhǎng)期改為了永久，也有部分文件本是短期，在新的分類方法中分在30年。中間地帶減少，盡量完整地保管自身單位的文件。3、機(jī)構(gòu)（問題）分類法機(jī)構(gòu)分類法是根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)置第一層機(jī)構(gòu)（處、室）對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，哪個(gè)機(jī)構(gòu)形成、閱辦的文件就歸哪個(gè)處室。問題分類法是按照文件內(nèi)容所涉及的問題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。主觀性強(qiáng)，慎重采用。三、分類1、年度分類法54分類復(fù)式分類法即將幾種分類方法結(jié)合使用，一般采用此種分類方法（1）選擇分類方法時(shí)機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法不能同時(shí)采用，要根據(jù)機(jī)關(guān)歸檔文件的實(shí)際情況選擇其中一種即可。（2）選擇分類方法時(shí)，年度、保管期限是必選項(xiàng)，任何一種復(fù)式分類方法必須具備，也即是任何機(jī)關(guān)整理歸檔文件都必須分年度、分保管期限進(jìn)行。將必選項(xiàng)（如年度與保管期限分類法）和選擇項(xiàng)（如問題分類法）科學(xué)的結(jié)合組成復(fù)式分類法。年度－保管期限分類法（普遍使用的分類方法）分類復(fù)式分類法55四、排列文件1、按單位級(jí)別排列：級(jí)別高的排在前2、按時(shí)間排列：同一級(jí)別的按時(shí)間先后順序排列3、事由特征比較突出的情況下，把同一事由的文件集中排列。四、排列文件1、按單位級(jí)別排列：級(jí)別高的排在前56五、編制檔號(hào)檔號(hào)包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、件號(hào)等內(nèi)容，其中全宗號(hào)、年度、保管期限和件號(hào)是必備項(xiàng)。遵循五個(gè)原則：唯一性原則：一個(gè)檔號(hào)指向一個(gè)件；合理性原則：與整理分類體系相適應(yīng)；穩(wěn)定性原則：一經(jīng)確定，不隨意改變；擴(kuò)充性原則：留有適當(dāng)空間，以便擴(kuò)充；簡(jiǎn)單性原則：編號(hào)項(xiàng)目應(yīng)精簡(jiǎn)，以節(jié)省存貯空間，提高存貯效率。五、編制檔號(hào)檔號(hào)包括：57五、編制檔號(hào)件號(hào)：保管期限、年度內(nèi)流水，即在一個(gè)保管期限內(nèi)，每一年的文件編成一個(gè)流水號(hào)，每年從1開始加蓋檔號(hào)章五、編制檔號(hào)件號(hào)：保管期限、年度內(nèi)流水，即在一個(gè)保管期限內(nèi)，58六、裝盒按件號(hào)順序裝盒，切勿把不同年度和不同保管期限的混裝。（整理技巧：可將相同文號(hào)的裝在一起）背脊及封面的填寫：要求整潔，美觀。（1）封面上的立檔單位名稱可蓋章，或定制印刷（2）背脊盡量不用手寫，可用數(shù)字章或整體打印后貼在背脊上。六、裝盒按件號(hào)順序裝盒，切勿把不同年度和不同保管期限的混裝。59六、裝盒盒號(hào)的編寫：國(guó)家檔案局8號(hào)令對(duì)檔案的保管期限做了重新規(guī)定，因此盒號(hào)的編寫需要注意：（1）2001-2006年的檔案，保管期限為永久、長(zhǎng)期、短期，三個(gè)保管期限的盒號(hào)都從1開始，大流水順延，長(zhǎng)期和短期至2006年終止。（2）2007年到現(xiàn)在的檔案，保管期限改為永久、30年、10年，永久接2006年繼續(xù)順延，30年和10年的從1開始向后順延。六、裝盒盒號(hào)的編寫：60六、裝盒全宗名稱印章六、裝盒全宗名稱印章61六、裝盒六、裝盒62七、編目1、件號(hào)用三位數(shù)，在最低一級(jí)目錄中從001開始。分館編件號(hào)和室編件號(hào)兩種，一般用室編件號(hào)，進(jìn)館都可以繼續(xù)沿用。2、責(zé)任者指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者?？梢允且粋€(gè)機(jī)關(guān)或者機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)或者是一個(gè)人或若干人。填寫責(zé)任者時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱。不要使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不用、難以判斷的簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，過(guò)多時(shí)可適當(dāng)省略，但是立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄，未屬名的或責(zé)任者不明的情況盡量根據(jù)文件本身的內(nèi)容特征加以考證并填寫。

七、編目1、件號(hào)63七、編目3、文號(hào)發(fā)文字號(hào)，發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，抄錄時(shí)，代字、年度、順序號(hào)都不能省略。文件順序號(hào)或刊物名稱不能當(dāng)作文號(hào)填寫。

4、題名是最重要的檢索途徑。由責(zé)任者、問題、文種三個(gè)部分組成。例如《國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知》。一般情況下，只錄入正題名。5、日期文件的形成時(shí)間，即是文件的落款時(shí)間，八位數(shù)字表示，例如2010年10月27日，標(biāo)為20101027；2010年1月1日，標(biāo)注為20100101七、編目3、文號(hào)64七、編目6、頁(yè)數(shù)填寫一個(gè)文件的總頁(yè)數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。以文件中有圖文的頁(yè)數(shù)為一頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)算頁(yè)數(shù)。多份文件為一件時(shí)，按各文件頁(yè)數(shù)相加一起計(jì)算。7、備注用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等，填寫不下時(shí)，可加注標(biāo)志*號(hào)，填入備考表中。七、編目6、頁(yè)數(shù)65七、編目歸檔目錄與盒內(nèi)文件應(yīng)相符；目錄一式4份，一份裝盒，另外三份，自身存一份，向檔案館移交兩份。向檔案館移交的兩份目錄無(wú)須裝訂。歸檔目錄要求打印，不能手寫。軟件可以直接形成格式正確的目錄。七、編目歸檔目錄與盒內(nèi)文件應(yīng)相符；66七、編目歸檔文件目錄永久1件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注00120120830002003七、編目歸檔文件目錄件責(zé)任者文號(hào)題67歸檔文件目錄一式四份，一份分別放在盒內(nèi)，另外三份按盒號(hào)順序裝訂成冊(cè)。此三份，一份原單位做檢索工具用，另外兩份移交進(jìn)館時(shí)同檔