新時期中學檔案管理工作探析

新時期中學檔案管理工作探析

摘要：中學檔案管理工作是學校管理工作的一個不可缺少的環(huán)節(jié)，是提高學校工作效率和進行教育教學改革的必要條件，也是衡量一所學校管理和教育教學工作水平的標志。但是，檔案管理工作作為中學各項工作的重要組成部分又經(jīng)常常被忽視，尤其是在新時期。鑒于此項工作的特殊性及當前遇到的新情況、新問題，本文對檔案管理工作的重要性和存在的問題進行了有益的探討，提出了完善中學檔案管理工作的有效途徑。

關(guān)鍵詞：中學檔案重要性問題途徑

中學的檔案管理是中學直接記載與反映學?；顒樱梦淖?、圖表及聲像等多種形式進行保存，用以備查的原始記錄，是研究中學教育教學體系與推進中等教育事業(yè)發(fā)展的重要文獻資料，是中學一種重要的信息資源，對學校的發(fā)展具有重要的價值。但是，中學檔案管理工作也并非是一成不變的，在新時期必須進一步得到強化，要將學校的教研、發(fā)展有機地結(jié)合起來，發(fā)揮好檔案信息資源的效能，為學校發(fā)展提供有效的服務(wù)，促進學校發(fā)展。

1、新時期中學檔案管理工作的重要性

中學的檔案是廣大教職工在長期的教學工作、學校管理工作和學生學習等各項活動中形成的具有保存價值的文獻資料。涉及到學校的辦學歷史、管理、教學研究、文化建設(shè)、校園建設(shè)、老師和學生的基本情況等等，是對教育教學活動的真實記錄，全面反映了學校最基本的職能活動，也是從事教育教學活動、管理工作必不可少的資料。中學的檔案工作作為一項專業(yè)服務(wù)性很強的工作，不僅能夠服務(wù)于學校的日常管理，為學校的發(fā)展與壯大起到一定的參照、監(jiān)督和保證的作用，而且還能夠為教師提供全面、有效、真實的各種教育教學資源，從而為學校提供便利[1]。通過分析這些檔案，學?？梢詫k學歷史和教育教研過程有一個更加清晰的了解，從而不斷總結(jié)經(jīng)驗，使學校在今后的工作過程中揚長避短，為學校今后的發(fā)展與壯大提供借鑒與依據(jù)。

2、新時期中學檔案管理工作存在的問題

2.1檔案管理的工作重視不夠

據(jù)調(diào)查，許多學校的領(lǐng)導并沒有對中學檔案管理工作給予足夠的重視，他們在主觀上認為檔案管理工作只不過是接收、存放，不需要高素質(zhì)人才，也不需要現(xiàn)代化的設(shè)備和完善的規(guī)章制度等，在經(jīng)費、人力等各個方面，支持不夠，造成對學校檔案收集難、投入不足等問題。在學校管理活動中，中學檔案室基本上已經(jīng)成為一個被遺忘的角落，檔案工作者也缺乏熱情，工作主動性不強，工作得過且過，致使檔案利用開發(fā)水平低下，影響了中學檔案工作的科學化規(guī)范化發(fā)展[1]。

2.2現(xiàn)代化程度有待提高

當前，有相當一部分中學檔案室現(xiàn)代化程度幾乎為零，檔案的基礎(chǔ)設(shè)施簡陋、缺乏，檔案工作場所幾乎自建校起就沒有改變過，缺少各種現(xiàn)代化硬件設(shè)施，對檔案的保管嚴重的不利。檔案電子信息化沒有得到充分的應(yīng)用，簡陋的硬件設(shè)備，管理缺乏現(xiàn)代化手段，學校檔案管理落后，容易造成檔案丟失。如檔案保存空間簡陋、狹小，或是依附于其他科室，或是成為擺設(shè)，檔案管理幾乎停留在傳統(tǒng)的手工狀態(tài)之中。例如整理、編目、登載、檢索等。沒有跟上時代的步伐。沒有完善的基礎(chǔ)建設(shè)，檔案信息開發(fā)工作很難堅持，也必將成為無源之水，無本之木。

2.3檔案管理工作制度不完善

有的中學檔案管理工作，沒有依據(jù)檔案法的有關(guān)規(guī)定，制定符合本校特點的有關(guān)規(guī)章制度，由于缺乏完善的規(guī)章制度，普遍存在有法不依的情況，制度形同虛設(shè)，檔案的收集，保管，借閱缺乏嚴密的控制措施，導致檔案管理混亂，在檔案價值的開發(fā)利用上不能充分發(fā)揮檔案的教育和服務(wù)功能。

3、檔案管理有效措施探討

3.1學校領(lǐng)導的檔案意識，對于學校檔案管理工作起到十分重要的作用

學校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人都不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，這是《檔案法》所明確規(guī)定的，也是《中小學校檔案管理暫行辦法》所強調(diào)的，學校領(lǐng)導要充分重視檔案管理，按制度督促有關(guān)人員將分散在各處室的檔案材料收集起來，確保檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性。定期檢查總結(jié)檔案制度的落實情況。同時，加強對學校各級領(lǐng)導和教師的檔案意識教育，更新傳統(tǒng)的檔案管理觀念。全校形成合力，達成共識，為搞好學校檔案管理創(chuàng)造一個良好的管理環(huán)境，特別是加強學校領(lǐng)導和教師對檔案的性質(zhì)、檔案的意義和檔案的歷史作用的認識，杜絕任意銷毀檔案的現(xiàn)象[2]。

3.2檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化是學校檔案管理工作的方向和目標

在檔案管理中，進行信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)資源共享已經(jīng)是一種必然的趨勢。積極開發(fā)檔案信息資源既是檔案工作發(fā)展的方向和目標，又是信息社會的必然要求。鄧小平同志曾指出“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”的要求。江澤民同志也指出：“實現(xiàn)四個現(xiàn)代化哪一化都離不開信息化?！碑斀裆鐣偁幍膭儇撛诤艽蟪潭壬先Q于對信息的掌握。作為信息資源的檔案部門面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。在當今社會中，競爭的勝負在很大程度上取決于對信息的掌握情況。作為信息資源的檔案部門在新時期將迎來新的機遇和挑戰(zhàn)。因此，要加大學校檔案室的信息化建設(shè)力度，加大對學校檔案室裝備各種現(xiàn)代化設(shè)施的經(jīng)費投入，加強對現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓，提高素質(zhì)，使他們具備現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用能力，強化檔案信息的分析利用開發(fā)機制，使檔案信息真正流動起來，變“死水”為“活水”，使檔案信息在學校的發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。

3.3建立健全檔案管理制度是學校檔案管理工作的基礎(chǔ)。

建立檔案管理工作制度，要根據(jù)國家有關(guān)現(xiàn)行的規(guī)章制度，結(jié)合學校自身特點，從制度上保障學校檔案工作順利開展。如建立完善的綜合檔案室，配備專職工作人員，做到機構(gòu)健全，人員落實，把檔案工作列入學校和分管領(lǐng)導的工作議事日程和年度考核目標中[3]，按部門檔案、臺賬資料考評的要求，納入年終考核績效掛鉤中，促使各科室工作人員重視檔案管理工作，認真落實本部門的檔案管理工作的任務(wù)[3]。促進全校檔案管理工作規(guī)范化良性循環(huán)。

4、結(jié)束語

綜上，只有不斷地分析評估現(xiàn)行檔案管理存在的問題，引入規(guī)范化管理程序，分析新的檔案管理內(nèi)容、加強理論科學研究，利用當代技術(shù)和手段，科學地、規(guī)范地、循序漸進地、有條理地推進這項工作，才能使檔案管理更好地服務(wù)于課程教學改革，服務(wù)于學校和學生的發(fā)展，使檔案創(chuàng)造良好的社會效益。

參考文獻：

[1]萬春香.中學檔案管理工作的現(xiàn)