如何使用Word樣式提高工作效率課件

高級辦公軟件市場營銷系EMail:xznu001@163.comBBS:0/bbs（第５版）打造職場核心競爭力職業(yè)競爭力的巧妙提升高效辦公的秘密武器高級辦公軟件市場營銷系（第５版）打造職場核心競爭力徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁22022/12/20徐州師范大學(xué)管理學(xué)院宋慶軍EMail:xznu001@163.comBBS:0/bbs第02講

使用Word樣式提高工作效率徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁32022/12/20第02講使用Word樣式提高工作效率一、學(xué)習(xí)目標(biāo)二、樣式的概念與應(yīng)用1.理解樣式的概念2.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔三、創(chuàng)建個性化的樣式1.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式2.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式3.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式4.修改“正文”樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁42022/12/20第02講使用Word樣式提高工作效率四、樣式的管理1.重命名和刪除無用的樣式2.查找和替換樣式3.樣式添加快捷鍵五、樣式應(yīng)用體驗六、小結(jié)徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁52022/12/20第02講使用Word樣式提高工作效率使用好Ｗo(hù)rd,以提高工作效率，使工作變得輕松些的途徑有很多，但是，樣式絕對是重要的途徑之一。為什么要這樣說？我們可以回想一下日常運用Word工作時的情形。除了文檔的錄入之外，我們的大部分時間都花在文檔的修飾上。而樣式則正是專門為提高文檔的修飾效率而提出的。花些時間學(xué)習(xí)好樣式，可以讓工作效率成倍提高、節(jié)約大量的時間，因此學(xué)好樣式的使用是非常有意義的。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁62022/12/20一、學(xué)習(xí)目標(biāo)1.如何利用樣式快速地格式化文檔?這個任務(wù)比較具有通性，大部分使用Word的朋友都需要格式化文檔，而且希望高效率地完成這個工作。2.如何讓企業(yè)的公文具備統(tǒng)一的格式?在企業(yè)中常常利用Word制作公文，好好地利用樣式，是實現(xiàn)這個目標(biāo)的有效途徑之一。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁72022/12/20二、樣式的概念與應(yīng)用1.理解樣式的概念2.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁82022/12/201.理解樣式的概念所謂樣式，就是將修飾某一類段落的一組參數(shù)，其中包括如字體類型、字體大小、字體顏色、對齊方式等，命名為一個特定的段落格式名稱。通常，我們就把這個名稱叫做樣式，也可以更概括地說：樣式就是指被冠以同一名稱的一組命令或格式的集合。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁92022/12/201.理解樣式的概念舉個例子，比如在某個報告文檔中，要設(shè)置所有說明性段落的格式為“小四號、左對齊、傾斜、下劃線”等，那么我們就可以利用樣式把這組參數(shù)組合，賦予它一個形象的名稱——“說明樣式”。于是，在修飾報告中其他的說明性段落時，就可以直接利用“說明樣式”就可以了。下面我們將在“思科樂器銷售概要(原始文件)”案例文檔中，逐步學(xué)習(xí)操練關(guān)于樣式使用的各種基本技能，掌握了這些技能后，我們就可以輕松高效地完成前面提出的應(yīng)用任務(wù)了。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁102022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔本小節(jié)的學(xué)習(xí)目標(biāo)是學(xué)會打開“樣式和格式”任務(wù)窗格，并且使用已有樣式格式化文檔。1.啟動Word2003，打開“基本應(yīng)用能力培訓(xùn)(原始文件)”，即案例文件一。2.我們可以通過兩種方法打開“樣式和格式”任務(wù)窗格：一是單擊工具欄上的“格式窗格”按鈕(圖1)；二是如果“新建文檔”任務(wù)窗格已經(jīng)打開，則單擊其頂部右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式和格式”命令(圖2)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁112022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔圖1徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁122022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁132022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔3.“樣式和格式”任務(wù)窗格打開之后，我們可以看到它的列表中列出了現(xiàn)有的幾種樣式，如“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”等。下面我們將練習(xí)使用這些現(xiàn)成的樣式。4.在案例文件中，大家可以看到相應(yīng)標(biāo)題后面的括號中標(biāo)明了該標(biāo)題的等級?，F(xiàn)在把插入點定位于“執(zhí)行概要(標(biāo)題1)”段落，然后用鼠標(biāo)點一下“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”，這時可以看到插入點所在的段落被應(yīng)用了“標(biāo)題1”樣式(圖3)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁142022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁152022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔5.接下來用同樣的方法為案例文檔其它的標(biāo)題指定相應(yīng)的標(biāo)題樣式，全部完成后請保存一下文件。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁162022/12/20三、創(chuàng)建個性化的樣式通過上面的操作，我們已經(jīng)學(xué)會了使用現(xiàn)成的樣式來修飾文檔?？赡苣阋呀?jīng)發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)成的樣式并不一定總是符合自己的要求，下面就來看看通過修改或創(chuàng)建樣式，使之符合個性需求的幾種常用方法。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁172022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式假設(shè)我們想把使用“標(biāo)題1”樣式段落的格式改為“黑體、三號、藍(lán)色”，以滿足自己文檔的獨特要求。要實現(xiàn)這個更改，可以用兩種辦法，下面分別說明。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁182022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式方法一：1.將鼠標(biāo)指針移到“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題1”樣式名處，并單擊其右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令(圖4)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁192022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式圖4徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁202022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式2.接著彈出“修改樣式”對話框，通過該對話框，我們把字型改為“黑體”，字號改為“三號”，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令，并通過打開的“字體”對話框設(shè)置字體顏色為“藍(lán)色”(圖5)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁212022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁222022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式3.設(shè)置好之后單擊兩次“確定”按鈕，返回Word主界面，我們可以看到所有使用“標(biāo)題1”樣式的段落外觀，都根據(jù)上面的設(shè)置進(jìn)行了更改?，F(xiàn)在是不是已初步體會到了樣式的高效性？方法一是比較方便的方法，它是通過“樣式和格式”任務(wù)窗格，對相應(yīng)的樣式利用其“修改”命令和相應(yīng)的對話框進(jìn)行更改設(shè)置。那么，可不可以不進(jìn)入對話框而直接進(jìn)行更改呢？答案是肯定的，請看下面的方法二。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁232022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式方法二：1.為了方便我們對方法二的操作進(jìn)行測試，先執(zhí)行“編輯→撤銷”命令，讓使用“標(biāo)題1”樣式的段落仍保持默認(rèn)狀態(tài)。2.接著我們隨意選中一個使用“標(biāo)題1”樣式的段落，比如“執(zhí)行概要(標(biāo)題1)”，然后用常規(guī)的方法通過格式工具欄或菜單“格式→字體”命令，將該段落格式設(shè)置為“黑體、三號、藍(lán)色”。3.這時可以看到“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題1”樣式的下方顯示出更新后的樣式名(圖6)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁242022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式圖6徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁252022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式4.同時你可以拖動一下滾動條，看看文檔中其他使用“標(biāo)題1”的段落外觀仍保持原狀，用什么方法讓它們也使用更新后的樣式呢？5.先選中修改好的“執(zhí)行概要(標(biāo)題1)”段落，然后單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題1”右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“更新以匹配選擇”命令(圖7)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁262022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式圖7徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁272022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式6.執(zhí)行該命令后，所有原來使用“標(biāo)題1”樣式的段落便都應(yīng)用了新的設(shè)置。新增的樣式名也隨即消失，新增的格式參數(shù)被添加到了“標(biāo)題1”樣式中。7.作為練習(xí)，請試著用上面介紹的兩種方法修改一下“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”，體會兩種方法的區(qū)別和聯(lián)系。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁282022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式在實際的行文過程中，我們的文檔中可能含有很多注釋、提醒、警告等特殊的段落，而這些段落我們常常希望用特殊的格式來修飾它，以便讓文檔具備更好的可讀性。這時，我們就可以創(chuàng)建個性的樣式來快速修飾這些段落的外觀。用“命名法”創(chuàng)建樣式的思路是，先把一個段落格式化好，然后以修飾它的相關(guān)參數(shù)為基準(zhǔn)命名為一個形象的樣式名，比如“注釋樣式”、“說明樣式”，以后修飾和它同樣的段落時，直接利用這個新建的樣式就可以了。

徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁292022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式下面我們在案例文件中為說明性段落建立樣式，并命名為“說明樣式”。1.在案例文件中，先選中位于“任務(wù)(標(biāo)題2)”部分的“說明：此處省略了一個圖表。”段落，先對它進(jìn)行修飾。2.用常規(guī)的方法把它修飾為“宋體、傾斜、下劃線”。3.修飾完成后，把鼠標(biāo)指針移到“格式”工具欄左側(cè)“樣式框內(nèi)”，當(dāng)顯示反白時輸入樣式名稱“說明樣式”(圖11)，然后按下回車，就完成了該樣式的創(chuàng)建。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁302022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式圖11徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁312022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式4.在“樣式和格式”任務(wù)窗格中可以看到新增了“說明樣式”樣式名。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁322022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁332022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式5.下面我們用這個新建的樣式來修飾另一個說明段落，它位于“任務(wù)(標(biāo)題2)”下方。將插入點定位于該段落，然后用鼠標(biāo)單擊一下“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“說明樣式”即可完成修飾。如果一篇文檔中有很多說明段落要修飾，用這樣的方法，是不是比較高效了呢？徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁342022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式我們再來講一種創(chuàng)建樣式的方法，之所以介紹它，是因為它有與前面的方法有一些不同的特性。前面提到的“修改法”或“命名法”固然相當(dāng)方便，但是它也存在著不足。就是用這些方法創(chuàng)建的樣式在默認(rèn)情況下只能應(yīng)用于當(dāng)前文檔，而利用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建的新樣式，可以指定到模板中。這樣，以后凡是使用該模板創(chuàng)建的文檔均可使用這個樣式。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁352022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式下面的操作，我們將從頭創(chuàng)建一個“報告標(biāo)題”樣式，并用來修飾文章的標(biāo)題。1.在案例文件中，單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“新樣式…”按鈕，打開“新建樣式”對話框。2.現(xiàn)在“名稱”框內(nèi)輸入樣式名“報告標(biāo)題”，然后設(shè)置字型為“幼圓”，字號為“小二”。單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“段落”，在打開的“段落”對話框中設(shè)置對齊方式為“居中”。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁362022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式圖13徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁372022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式3.單擊“確定”返回“新建樣式”對話框，然后勾選“添加到模板”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕后(圖14)，可以看到任務(wù)窗格中增加了“報告標(biāo)題”的樣式名，而且該樣式還被添加至模板。添加至模板的好處是，以后用建立在該模板上的新文檔都包括此樣式。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁382022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式圖14徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁392022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式4.測試：上面操作完成后先保存一下，然后關(guān)閉。再新建一個空白文檔，用前面介紹的方法打開“樣式和格式”任務(wù)窗格，可以看到剛才定義的“報告標(biāo)題”樣式出現(xiàn)再“樣式和格式”任務(wù)窗格中。5.下面我們使用一下“報告標(biāo)題”樣式。重新打開先前的案例文檔一，將插入點定位于文章標(biāo)題段落“思科樂器銷售概要(文章標(biāo)題)”，然后單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“報告標(biāo)題”樣式名，即可看到文章標(biāo)題以樣式定義的外觀顯示(圖15)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁402022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式圖15徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁412022/12/204.修改“正文”樣式在WORD建立一新文檔時，默認(rèn)地使用了“正文”樣式，當(dāng)然，如果默認(rèn)的“正文”樣式不符合行文要求，也可以對它進(jìn)行更改。具體方法和上面介紹的方法一類似，下面的操作中，假設(shè)我們要將“正文”樣式修改為“楷體、三號、首行縮進(jìn)2字符”。1.還是在上面的案例文檔中，將鼠標(biāo)指針移到“樣式和格式”任務(wù)窗格中“正文”樣式名處，并單擊其右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令(圖8)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共6941徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁422022/12/204.修改“正文”樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共6942徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁432022/12/204.修改“正文”樣式2.打開“修改樣式”對話框，通過修改對話框設(shè)置字型為“楷體”，字號為“三號”(圖9)。接下來單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，設(shè)置特殊格式為“首行縮進(jìn)2個字符”(圖10)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共6943徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁442022/12/204.修改“正文”樣式圖９徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共6944徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁452022/12/204.修改“正文”樣式圖10徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共6945徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁462022/12/204.修改“正文”樣式3.依次單擊“確定”按鈕后，可以看到文檔中使用“正文”樣式的段落根據(jù)設(shè)置進(jìn)行了更改。值得注意的是，由于WORD中的一些標(biāo)準(zhǔn)樣式都是以“正文”為基礎(chǔ)創(chuàng)建的，因而如修改了“正文”樣式，則也會使以“正文”為基礎(chǔ)創(chuàng)建的標(biāo)準(zhǔn)樣式作相應(yīng)的改變，這可能是我們所不希望的，所以，一般情況下是不要輕意修改“正文”樣式的。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共6946徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁472022/12/20四、樣式的管理所謂應(yīng)該掌握的樣式基本技能，就是指在樣式的管理和提高樣式運用效率方面，常常需要執(zhí)行的操作所需的能力，它們包括：重命名和刪除無用的樣式、查找和替換樣式和為樣式添加快捷鍵。掌握好了這些基本技能，就可以更好地組織管理樣式，以及提高使用樣式的效率。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁482022/12/201.重命名和刪除無用的樣式重命名樣式在上面的案例文件中，單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中要重命名的樣式(比如“報告標(biāo)題”)右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“修改”命令，打開“修改樣式”對話框。在“樣式名稱”框內(nèi)輸入新的樣式名，如“文章標(biāo)題”，單擊確定即可。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁492022/12/201.重命名和刪除無用的樣式刪除無用的樣式單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中要刪除樣式的右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“刪除”命令，顯示“確認(rèn)刪除”的對話框，單擊“確定”即可。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁502022/12/202.查找和替換樣式有時，當(dāng)我們更改模板或者從另一個文檔復(fù)制文本時，你會發(fā)現(xiàn)整個文檔中的段落樣式出現(xiàn)了問題。這時，我們就可以通過“查找和替換”命令將一個樣式替換成另一樣式。下面的操練，我們將把“標(biāo)題2”樣式替換成“標(biāo)題3”，這個操作只是為了學(xué)習(xí)使用“查找和替換樣式”，它本身并不具有實際意義(因為在本文檔中這個操作是不必要的)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁512022/12/202.查找和替換樣式為了后面的操作能夠順利進(jìn)行，完成這個替換后，我們將執(zhí)行“編輯→撤消”命令，取消這個操作。1.在案例文檔中，選擇“編輯→查找”命令，或者按下Ctrl＋F，打開“查找和替換”對話框。單擊“高級”按鈕，以便查看對話框的所有選項。2.選擇“替換”選項卡，先將光標(biāo)定位于“查找內(nèi)容”框中，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式”命令(圖16)，打開“查找樣式”對話框。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁522022/12/202.查找和替換樣式圖16徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁532022/12/202.查找和替換樣式3.在“查找樣式”對話框中選擇要查找的樣式“標(biāo)題2”，并單擊“確定”按鈕返回“查找和替換”對話框。圖17徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁542022/12/202.查找和替換樣式4.然后把光標(biāo)定位于“替換為”框內(nèi)，單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式”命令，打開“替換樣式”對話框，選擇替換為的樣式“標(biāo)題3”單擊“確定”按鈕返回“查找和替換”對話框。5.可以看到“查找內(nèi)容”框和“替換為”框下方“格式”右邊出現(xiàn)了要查找的樣式“標(biāo)題2”和替換為的樣式“標(biāo)題3”(圖18)。確認(rèn)無誤之后，就可以單擊“全部替換”按鈕，完成樣式的替換操作。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁552022/12/202.查找和替換樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁562022/12/202.查找和替換樣式6.可以先瀏覽一下替換后的效果，為了后面的操作能夠正常進(jìn)行，執(zhí)行菜單“編輯→撤消”命令，撤消替換樣式的操作。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁572022/12/203.樣式添加快捷鍵前面使用樣式的過程中，我們主要是用鼠標(biāo)操作。如果為樣式添加快捷鍵，我們就可以通過鍵盤調(diào)用樣式，更快速地修飾文檔，從而可以大大提高工作的效率。這種方法特別適合當(dāng)文檔已經(jīng)輸入完成，剩余的工作就是要修飾文檔的場合。為了能夠體會這種方法的高效性，請打開剛開始時制作的案例文件二，也就是說我們要從頭開始。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁582022/12/203.樣式添加快捷鍵1.打開案例文件二后，先打開“樣式和格式”任務(wù)窗格，然后單擊“標(biāo)題1”樣式名右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令。2.打開“修改”樣式對話框，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“快捷鍵”命令，顯示“自定義鍵盤”對話框。3.把光標(biāo)定位于“請按新快捷鍵”框內(nèi)，然后按下鍵盤“F2”鍵，可以看到該框內(nèi)顯示“F2”。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁592022/12/203.樣式添加快捷鍵圖19徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁602022/12/203.樣式添加快捷鍵4.接著單擊“指定”按鈕，“當(dāng)前快捷鍵”框內(nèi)顯示指定的快捷鍵“F2”，確認(rèn)正確之后單擊“關(guān)閉”按鈕，返回“修改樣式”對話框。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁612022/12/203.樣式添加快捷鍵圖20徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁622022/12/203.樣式添加快捷鍵5.通常勾選“添加到模板”復(fù)選框，這樣這個快捷鍵的設(shè)定，在以后以該模板創(chuàng)建的文檔中都可以使用，單擊“確定”完成快捷鍵的添加。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁632022/12/203.樣式添加快捷鍵圖21徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁642022/12/203.樣式添加快捷鍵6.接下來用同樣的方法為“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”樣式添加快捷鍵，分別為“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”添加快捷鍵“F3”和“F4”。7.添加完成后，可以初步體會一下用快捷鍵操作的威力了。把左手放到快捷鍵上，右手控制方向鍵，當(dāng)插入點位于需要使用“標(biāo)題1”樣式的段落時，左手則按下鍵盤快捷鍵“F2”即可完成對該段落的修飾，其它標(biāo)題段落的修飾方法依此類推。8.下面我們就可以用這個方法把案例文件二的所有段落修飾，體會一下用快捷鍵操作的便利和快捷。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁652022/12/20五、樣式應(yīng)用體驗1.邊寫作邊格式化如果你有邊寫作邊格式化的習(xí)慣，一個不錯的做法是先把文檔需要用到的樣式按前面介紹的方法修改或創(chuàng)建好，并且在寫作過程中使用“普通視圖”，把“樣式和格式”任務(wù)窗格打開，寫好一段就把光標(biāo)定位于該段，然后用鼠標(biāo)指針單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中需要的樣式名即可。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁662022/12/20五、樣式應(yīng)用體驗2.寫作完成后快速格式化也可以在寫作完成之后再專心地格式化，那么前面介紹的使用為樣式添加快捷鍵將是不二之選。當(dāng)然，添加快捷鍵之前，也最好根據(jù)需要把樣式修改或創(chuàng)建好。上面的體會說得比較概括，實際技能的獲得和提高，還需要你在實際中多多練習(xí)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁672022/12/20六、小結(jié)在建立WORD新文檔時，就已默認(rèn)應(yīng)用“正文”樣式了，也就說，任何一文檔中必有樣式的應(yīng)用。不必要在撰寫一個文檔前，專門來設(shè)計一套樣式來，可直接應(yīng)用WORD內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)樣式即可，為滿足自己修改化的需要，對標(biāo)準(zhǔn)樣式進(jìn)行修改即可。但“正文”樣式一般不要修改。樣式應(yīng)用的高效率，需要能對樣式的熟練操作，需要好好練習(xí)才行。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁682022/12/20思考題1.什么是樣式？新樣式的建立有哪幾種方法？簡述具體的操作方法。2.簡述樣式管理的內(nèi)容和操作步驟。3.在文檔中使用樣式具有哪些優(yōu)點？徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁692022/12/20謝謝！徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69高級辦公軟件市場營銷系EMail:xznu001@163.comBBS:0/bbs（第５版）打造職場核心競爭力職業(yè)競爭力的巧妙提升高效辦公的秘密武器高級辦公軟件市場營銷系（第５版）打造職場核心競爭力徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁712022/12/20徐州師范大學(xué)管理學(xué)院宋慶軍EMail:xznu001@163.comBBS:0/bbs第02講

使用Word樣式提高工作效率徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁722022/12/20第02講使用Word樣式提高工作效率一、學(xué)習(xí)目標(biāo)二、樣式的概念與應(yīng)用1.理解樣式的概念2.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔三、創(chuàng)建個性化的樣式1.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式2.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式3.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式4.修改“正文”樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁732022/12/20第02講使用Word樣式提高工作效率四、樣式的管理1.重命名和刪除無用的樣式2.查找和替換樣式3.樣式添加快捷鍵五、樣式應(yīng)用體驗六、小結(jié)徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁742022/12/20第02講使用Word樣式提高工作效率使用好Ｗo(hù)rd,以提高工作效率，使工作變得輕松些的途徑有很多，但是，樣式絕對是重要的途徑之一。為什么要這樣說？我們可以回想一下日常運用Word工作時的情形。除了文檔的錄入之外，我們的大部分時間都花在文檔的修飾上。而樣式則正是專門為提高文檔的修飾效率而提出的?；ㄐr間學(xué)習(xí)好樣式，可以讓工作效率成倍提高、節(jié)約大量的時間，因此學(xué)好樣式的使用是非常有意義的。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁752022/12/20一、學(xué)習(xí)目標(biāo)1.如何利用樣式快速地格式化文檔?這個任務(wù)比較具有通性，大部分使用Word的朋友都需要格式化文檔，而且希望高效率地完成這個工作。2.如何讓企業(yè)的公文具備統(tǒng)一的格式?在企業(yè)中常常利用Word制作公文，好好地利用樣式，是實現(xiàn)這個目標(biāo)的有效途徑之一。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁762022/12/20二、樣式的概念與應(yīng)用1.理解樣式的概念2.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁772022/12/201.理解樣式的概念所謂樣式，就是將修飾某一類段落的一組參數(shù)，其中包括如字體類型、字體大小、字體顏色、對齊方式等，命名為一個特定的段落格式名稱。通常，我們就把這個名稱叫做樣式，也可以更概括地說：樣式就是指被冠以同一名稱的一組命令或格式的集合。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁782022/12/201.理解樣式的概念舉個例子，比如在某個報告文檔中，要設(shè)置所有說明性段落的格式為“小四號、左對齊、傾斜、下劃線”等，那么我們就可以利用樣式把這組參數(shù)組合，賦予它一個形象的名稱——“說明樣式”。于是，在修飾報告中其他的說明性段落時，就可以直接利用“說明樣式”就可以了。下面我們將在“思科樂器銷售概要(原始文件)”案例文檔中，逐步學(xué)習(xí)操練關(guān)于樣式使用的各種基本技能，掌握了這些技能后，我們就可以輕松高效地完成前面提出的應(yīng)用任務(wù)了。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁792022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔本小節(jié)的學(xué)習(xí)目標(biāo)是學(xué)會打開“樣式和格式”任務(wù)窗格，并且使用已有樣式格式化文檔。1.啟動Word2003，打開“基本應(yīng)用能力培訓(xùn)(原始文件)”，即案例文件一。2.我們可以通過兩種方法打開“樣式和格式”任務(wù)窗格：一是單擊工具欄上的“格式窗格”按鈕(圖1)；二是如果“新建文檔”任務(wù)窗格已經(jīng)打開，則單擊其頂部右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式和格式”命令(圖2)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁802022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔圖1徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁812022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁822022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔3.“樣式和格式”任務(wù)窗格打開之后，我們可以看到它的列表中列出了現(xiàn)有的幾種樣式，如“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”等。下面我們將練習(xí)使用這些現(xiàn)成的樣式。4.在案例文件中，大家可以看到相應(yīng)標(biāo)題后面的括號中標(biāo)明了該標(biāo)題的等級?，F(xiàn)在把插入點定位于“執(zhí)行概要(標(biāo)題1)”段落，然后用鼠標(biāo)點一下“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”，這時可以看到插入點所在的段落被應(yīng)用了“標(biāo)題1”樣式(圖3)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁832022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁842022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔5.接下來用同樣的方法為案例文檔其它的標(biāo)題指定相應(yīng)的標(biāo)題樣式，全部完成后請保存一下文件。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁852022/12/20三、創(chuàng)建個性化的樣式通過上面的操作，我們已經(jīng)學(xué)會了使用現(xiàn)成的樣式來修飾文檔?？赡苣阋呀?jīng)發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)成的樣式并不一定總是符合自己的要求，下面就來看看通過修改或創(chuàng)建樣式，使之符合個性需求的幾種常用方法。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁862022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式假設(shè)我們想把使用“標(biāo)題1”樣式段落的格式改為“黑體、三號、藍(lán)色”，以滿足自己文檔的獨特要求。要實現(xiàn)這個更改，可以用兩種辦法，下面分別說明。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁872022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式方法一：1.將鼠標(biāo)指針移到“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題1”樣式名處，并單擊其右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令(圖4)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁882022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式圖4徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁892022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式2.接著彈出“修改樣式”對話框，通過該對話框，我們把字型改為“黑體”，字號改為“三號”，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令，并通過打開的“字體”對話框設(shè)置字體顏色為“藍(lán)色”(圖5)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁902022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁912022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式3.設(shè)置好之后單擊兩次“確定”按鈕，返回Word主界面，我們可以看到所有使用“標(biāo)題1”樣式的段落外觀，都根據(jù)上面的設(shè)置進(jìn)行了更改?，F(xiàn)在是不是已初步體會到了樣式的高效性？方法一是比較方便的方法，它是通過“樣式和格式”任務(wù)窗格，對相應(yīng)的樣式利用其“修改”命令和相應(yīng)的對話框進(jìn)行更改設(shè)置。那么，可不可以不進(jìn)入對話框而直接進(jìn)行更改呢？答案是肯定的，請看下面的方法二。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁922022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式方法二：1.為了方便我們對方法二的操作進(jìn)行測試，先執(zhí)行“編輯→撤銷”命令，讓使用“標(biāo)題1”樣式的段落仍保持默認(rèn)狀態(tài)。2.接著我們隨意選中一個使用“標(biāo)題1”樣式的段落，比如“執(zhí)行概要(標(biāo)題1)”，然后用常規(guī)的方法通過格式工具欄或菜單“格式→字體”命令，將該段落格式設(shè)置為“黑體、三號、藍(lán)色”。3.這時可以看到“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題1”樣式的下方顯示出更新后的樣式名(圖6)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁932022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式圖6徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁942022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式4.同時你可以拖動一下滾動條，看看文檔中其他使用“標(biāo)題1”的段落外觀仍保持原狀，用什么方法讓它們也使用更新后的樣式呢？5.先選中修改好的“執(zhí)行概要(標(biāo)題1)”段落，然后單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題1”右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“更新以匹配選擇”命令(圖7)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁952022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式圖7徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁962022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式6.執(zhí)行該命令后，所有原來使用“標(biāo)題1”樣式的段落便都應(yīng)用了新的設(shè)置。新增的樣式名也隨即消失，新增的格式參數(shù)被添加到了“標(biāo)題1”樣式中。7.作為練習(xí)，請試著用上面介紹的兩種方法修改一下“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”，體會兩種方法的區(qū)別和聯(lián)系。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁972022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式在實際的行文過程中，我們的文檔中可能含有很多注釋、提醒、警告等特殊的段落，而這些段落我們常常希望用特殊的格式來修飾它，以便讓文檔具備更好的可讀性。這時，我們就可以創(chuàng)建個性的樣式來快速修飾這些段落的外觀。用“命名法”創(chuàng)建樣式的思路是，先把一個段落格式化好，然后以修飾它的相關(guān)參數(shù)為基準(zhǔn)命名為一個形象的樣式名，比如“注釋樣式”、“說明樣式”，以后修飾和它同樣的段落時，直接利用這個新建的樣式就可以了。

徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁982022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式下面我們在案例文件中為說明性段落建立樣式，并命名為“說明樣式”。1.在案例文件中，先選中位于“任務(wù)(標(biāo)題2)”部分的“說明：此處省略了一個圖表?！倍温洌葘λM(jìn)行修飾。2.用常規(guī)的方法把它修飾為“宋體、傾斜、下劃線”。3.修飾完成后，把鼠標(biāo)指針移到“格式”工具欄左側(cè)“樣式框內(nèi)”，當(dāng)顯示反白時輸入樣式名稱“說明樣式”(圖11)，然后按下回車，就完成了該樣式的創(chuàng)建。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁992022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式圖11徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1002022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式4.在“樣式和格式”任務(wù)窗格中可以看到新增了“說明樣式”樣式名。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1012022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1022022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個性的樣式5.下面我們用這個新建的樣式來修飾另一個說明段落，它位于“任務(wù)(標(biāo)題2)”下方。將插入點定位于該段落，然后用鼠標(biāo)單擊一下“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“說明樣式”即可完成修飾。如果一篇文檔中有很多說明段落要修飾，用這樣的方法，是不是比較高效了呢？徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1032022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式我們再來講一種創(chuàng)建樣式的方法，之所以介紹它，是因為它有與前面的方法有一些不同的特性。前面提到的“修改法”或“命名法”固然相當(dāng)方便，但是它也存在著不足。就是用這些方法創(chuàng)建的樣式在默認(rèn)情況下只能應(yīng)用于當(dāng)前文檔，而利用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建的新樣式，可以指定到模板中。這樣，以后凡是使用該模板創(chuàng)建的文檔均可使用這個樣式。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1042022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式下面的操作，我們將從頭創(chuàng)建一個“報告標(biāo)題”樣式，并用來修飾文章的標(biāo)題。1.在案例文件中，單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“新樣式…”按鈕，打開“新建樣式”對話框。2.現(xiàn)在“名稱”框內(nèi)輸入樣式名“報告標(biāo)題”，然后設(shè)置字型為“幼圓”，字號為“小二”。單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“段落”，在打開的“段落”對話框中設(shè)置對齊方式為“居中”。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1052022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式圖13徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1062022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式3.單擊“確定”返回“新建樣式”對話框，然后勾選“添加到模板”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕后(圖14)，可以看到任務(wù)窗格中增加了“報告標(biāo)題”的樣式名，而且該樣式還被添加至模板。添加至模板的好處是，以后用建立在該模板上的新文檔都包括此樣式。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1072022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式圖14徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1082022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式4.測試：上面操作完成后先保存一下，然后關(guān)閉。再新建一個空白文檔，用前面介紹的方法打開“樣式和格式”任務(wù)窗格，可以看到剛才定義的“報告標(biāo)題”樣式出現(xiàn)再“樣式和格式”任務(wù)窗格中。5.下面我們使用一下“報告標(biāo)題”樣式。重新打開先前的案例文檔一，將插入點定位于文章標(biāo)題段落“思科樂器銷售概要(文章標(biāo)題)”，然后單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“報告標(biāo)題”樣式名，即可看到文章標(biāo)題以樣式定義的外觀顯示(圖15)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1092022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式圖15徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1102022/12/204.修改“正文”樣式在WORD建立一新文檔時，默認(rèn)地使用了“正文”樣式，當(dāng)然，如果默認(rèn)的“正文”樣式不符合行文要求，也可以對它進(jìn)行更改。具體方法和上面介紹的方法一類似，下面的操作中，假設(shè)我們要將“正文”樣式修改為“楷體、三號、首行縮進(jìn)2字符”。1.還是在上面的案例文檔中，將鼠標(biāo)指針移到“樣式和格式”任務(wù)窗格中“正文”樣式名處，并單擊其右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令(圖8)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69110徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1112022/12/204.修改“正文”樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69111徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1122022/12/204.修改“正文”樣式2.打開“修改樣式”對話框，通過修改對話框設(shè)置字型為“楷體”，字號為“三號”(圖9)。接下來單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，設(shè)置特殊格式為“首行縮進(jìn)2個字符”(圖10)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69112徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1132022/12/204.修改“正文”樣式圖９徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69113徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1142022/12/204.修改“正文”樣式圖10徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69114徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1152022/12/204.修改“正文”樣式3.依次單擊“確定”按鈕后，可以看到文檔中使用“正文”樣式的段落根據(jù)設(shè)置進(jìn)行了更改。值得注意的是，由于WORD中的一些標(biāo)準(zhǔn)樣式都是以“正文”為基礎(chǔ)創(chuàng)建的，因而如修改了“正文”樣式，則也會使以“正文”為基礎(chǔ)創(chuàng)建的標(biāo)準(zhǔn)樣式作相應(yīng)的改變，這可能是我們所不希望的，所以，一般情況下是不要輕意修改“正文”樣式的。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69115徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1162022/12/20四、樣式的管理所謂應(yīng)該掌握的樣式基本技能，就是指在樣式的管理和提高樣式運用效率方面，常常需要執(zhí)行的操作所需的能力，它們包括：重命名和刪除無用的樣式、查找和替換樣式和為樣式添加快捷鍵。掌握好了這些基本技能，就可以更好地組織管理樣式，以及提高使用樣式的效率。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1172022/12/201.重命名和刪除無用的樣式重命名樣式在上面的案例文件中，單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中要重命名的樣式(比如“報告標(biāo)題”)右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“修改”命令，打開“修改樣式”對話框。在“樣式名稱”框內(nèi)輸入新的樣式名，如“文章標(biāo)題”，單擊確定即可。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1182022/12/201.重命名和刪除無用的樣式刪除無用的樣式單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中要刪除樣式的右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“刪除”命令，顯示“確認(rèn)刪除”的對話框，單擊“確定”即可。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1192022/12/202.查找和替換樣式有時，當(dāng)我們更改模板或者從另一個文檔復(fù)制文本時，你會發(fā)現(xiàn)整個文檔中的段落樣式出現(xiàn)了問題。這時，我們就可以通過“查找和替換”命令將一個樣式替換成另一樣式。下面的操練，我們將把“標(biāo)題2”樣式替換成“標(biāo)題3”，這個操作只是為了學(xué)習(xí)使用“查找和替換樣式”，它本身并不具有實際意義(因為在本文檔中這個操作是不必要的)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1202022/12/202.查找和替換樣式為了后面的操作能夠順利進(jìn)行，完成這個替換后，我們將執(zhí)行“編輯→撤消”命令，取消這個操作。1.在案例文檔中，選擇“編輯→查找”命令，或者按下Ctrl＋F，打開“查找和替換”對話框。單擊“高級”按鈕，以便查看對話框的所有選項。2.選擇“替換”選項卡，先將光標(biāo)定位于“查找內(nèi)容”框中，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式”命令(圖16)，打開“查找樣式”對話框。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1212022/12/202.查找和替換樣式圖16徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1222022/12/202.查找和替換樣式3.在“查找樣式”對話框中選擇要查找的樣式“標(biāo)題2”，并單擊“確定”按鈕返回“查找和替換”對話框。圖17徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁1232022/12/202.查找和替換樣式4.然后把光標(biāo)定位于“替換為”框內(nèi)，單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式”命令，打開“替換樣式”對話框，選擇替換為的樣式“標(biāo)題3”單擊“確定”按鈕返回“查找和替換”對話框。5.可以看到“查找內(nèi)容”框和“替換為”框下方“格式”右邊出現(xiàn)了要查找的樣式“標(biāo)題2”和替換為的樣式“標(biāo)題3”(圖18)。確認(rèn)無誤之后，就可以單擊“全部替換”按鈕，完成樣式的替換操作。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyri