《實(shí)用商務(wù)英語寫作（第二版）》課件Unit 3-Task 4

WelcometoPracticalBusinessWritingMeetingMinutesUnit3,Task4Whataremeetingminutes

GeneralIntroduction會議記錄是一種將開會時(shí)與會者的發(fā)言和會議內(nèi)容記錄下來的文字材料。由于一次會議的決議不一定當(dāng)場通過，所以需要記錄下來以備將來參考與修改。會議記錄用途廣泛，內(nèi)容往往涉及政府、公司、學(xué)校等場合的會議。會議記錄與報(bào)告的書寫不同，它只是如實(shí)記錄會議情況，不需要像寫報(bào)告書那樣加入自己的分析與建議。

GeneralIntroduction會議記錄一般采取過去式。最后往往經(jīng)主持人和記錄人簽字后保存。會議記錄一般有兩種形式：摘要記錄和全文記錄。

GeneralIntroduction摘要記錄即將發(fā)言的概要、發(fā)言人的基本觀點(diǎn)、問題的主要事實(shí)、會議的結(jié)論等記錄下來。

SummaryMinutes

摘要記錄全文會議記錄即將與會者的發(fā)言與設(shè)計(jì)的問題完整的記錄下來。全文記錄只需按照發(fā)言順序?qū)l(fā)言完整記錄整理即可，無需添加自己的評價(jià)或觀點(diǎn)。

VerbatimMeetingMinutes

全文會議記錄會議記錄的內(nèi)容1.會議記錄的名稱2.開會的具體日期、時(shí)間和地點(diǎn)3.參加會議的人員及主持人4.對會議流程及內(nèi)容的詳細(xì)描述以及最終決議的記錄5.會議結(jié)束的時(shí)間和下次會議時(shí)間的確定

GeneralIntroduction

BeforetheMeeting...Createatemplateforrecordingyourmeetingminutesandmakesureyouleavesomeblankspacetorecordyournotes.

GeneralIntroduction

BeforetheMeeting...Gatherasmuchinformationfromthehostasyoucan.Askforalistofattendees,aswellassomeinformationonthepurposeofthemeeting.Thiswayyouwon’tneedtoscrambletounderstandwhat’sgoingonwhileyou’rerecordingnotes.

GeneralIntroduction

BeforetheMeeting...Decidehowyouwanttorecordyournotes.Ifyouaren’tcomfortablerelyingonyourpenandnotepad,tryusingataperecorderor,ifyou’reafasttypist,takealaptoptothemeeting.

GeneralIntroduction

GeneralIntroduction

Howaremeetingminuteslaidout會議記錄的格式較為正式，通常分為：

Title

會議名稱

Time

開會時(shí)間

Place

地點(diǎn)

Personspresent

出席人

Personsabsent

缺席人

Resolution

通過決議

Recordingsecretary

記錄人

GeneralIntroduction

記錄名稱一般標(biāo)于文章開頭部分，可以居中，也可以按時(shí)下流行的書寫格式一律居左

GeneralIntroduction日期、時(shí)間和地點(diǎn)部分往往用一兩句話表達(dá)清楚。為確保準(zhǔn)確性以便以后引用或查找，會議記錄中的時(shí)間常常準(zhǔn)確到年、月、日，甚至到幾時(shí)幾分。例如：Ameetingwasheldon24March2012at9:00a.m.toevaluatetheeducationsystemofcollegeswhichistobecarriedoutinJanuaryofnextyear.

GeneralIntroduction會議記錄中的地點(diǎn)如沒有特殊要求可以不予交代。如有必要，也要寫清楚開會地址。例如：

…willbeheldintheConferenceRoom108oftheCompany…GeneralIntroductionMinutesofMeetingon…

Time,place&natureofthemeetingPresent:Apologiesforabsence:Summaryofthemeeting:1)…2)…3)…DateofnextmeetingAdjournment:

Signature

GeneralIntroduction

Sample1

MinutesofSchoolMeeting

CaseStudiesWhendidthemeetingtakeplace?Dideveryoneattendthemeeting?Whatwerethemainissues?

Whenwastheconclusionofthemeeting?

Questions

adjourn

[?'d??:n]

v.（使）延期,

中止Themeetingadjournedtillfiveo’clock.

會議延至五點(diǎn)召開。

GlossarySample2

MinutesoftheManager’sMeeting

SampleReadingWhatdidthesecretarydoafterthedeclarationofthemeeting?DidanyoneapproveofSueCHEN’sproposal?WhosepresentationwasagainstbySueCHEN&DavidYOUNG?

Questions

preside

vi.

(+at/over)

主持，主管

Mr.Smithwillpresideatthenextmeeting.

史密斯先生將主持下一次會議。

Glossaryattendant

n.

出席者，參加人

stimulate

vt.

刺激，激勵

Ihopedmywarningwouldstimulate

hertogreaterefforts.

我希望我的告誡會促使她作出更大的努力。

Glossaryinterflow

n.

交流，互通

Througheverymoveandactofdancersfromthesetwocountries,thetwoculturesachievedperfectinterflow.

兩國演員的舉首投足之間，兩種文化達(dá)成了完美的交流。

Glossary

second

vt.

支持，贊成，附和

Isecondedthenomination.

我贊成這一任命。

unanimously

adv.

一致同意地，無異議地

Theresolutionwasaccepted

unanimously.該項(xiàng)決議得到與會者一致的認(rèn)可。

Glossaryallowance

n.

津貼，補(bǔ)貼turnover

n.

營業(yè)額

GlossaryAfterthemeetingwasdeclaredopen,reportonthestateofthecompany’sbusinesswasreadbythesecretary.會議開始后，……宣讀了有關(guān)……的報(bào)告。

UsefulExpressionsMr.

AlanSmithsuggestedtechnicalexpectsgoaroundbranchofficestostimulatetheinterflowoftechniquesandexperience.

......建議技術(shù)專家走訪各分支辦事處，以促進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的交流。UsefulExpressions

ThemotionwassecondedbyMr.DavidYoungandcarriedunanimously.該項(xiàng)提議得到......的支持和與會者一致的通過。UsefulExpressionsXingfaImportsandExportsCompanyMinutesoftheMonthlyMeeting

SampleReadingSample3Whowasabsentatthemeeting?What’sthemainsubjectofthemeeting?Didthepresentagreetoreports?

Questions

ItwasagreedthattheminutesoftheJanuary9,201