商戶管理審批及審核流程

商戶部內(nèi)部管理制度（暫行）為進一步規(guī)范部門內(nèi)部各項工作的管理，保證工作流程的暢通，結(jié)合部門實際情況，特制訂以下工作規(guī)范程序。一、常規(guī)進場合同審核及審批流程：內(nèi)容：商戶續(xù)簽或空置商位簽訂合同時，不存在面積、租金、位置、法人變更和相關(guān)費用變化（統(tǒng)一提價的租金變化進入常規(guī)程序）。（一）常規(guī)合同簽訂程序：見附件3新進商戶：1、由招商部通知商戶至商戶部簽訂合同；2、內(nèi)勤查詢商戶進場程序表，填寫收費明細表。3、收費明細表經(jīng)財務(wù)審核，商戶部內(nèi)勤根據(jù)財務(wù)審核面積、價格、收費明細填寫合同文本。4、合同文本經(jīng)商戶簽字蓋章后，連同收費明細表一同交財務(wù)收費，財務(wù)收費手續(xù)辦完后，合同與收費明細表返回部優(yōu)戶部內(nèi)勤。5、合同文本經(jīng)總經(jīng)理審批，到辦公室蓋章。6、合同信息錄入電子臺帳。（二）到期合同簽訂程序：1、內(nèi)勤根據(jù)電子臺帳查詢合同到期商戶提前30天，根據(jù)上一期的合同面積、價格造表，經(jīng)樓層主管確認后報財務(wù)審核，經(jīng)總經(jīng)理助理、常務(wù)副總、總經(jīng)理審批后，以書面形式通知商戶續(xù)簽合同。2、商戶續(xù)簽合同，內(nèi)勤經(jīng)辦人員填寫合同、《收費明細表》經(jīng)財務(wù)部審核無異議后，總經(jīng)理助理簽字復(fù)核，財務(wù)出納根據(jù)《收費明細表》收款，《收費明晰表》附合同后經(jīng)總經(jīng)理審批，經(jīng)辦內(nèi)勤交辦公室蓋章并進行合同存檔、發(fā)放、記錄相關(guān)臺帳。在任何一個環(huán)節(jié)產(chǎn)生異議，則退回后重新辦理。（三）應(yīng)收款催繳：1、到期未交租金和費用的商戶，內(nèi)勤應(yīng)提前30天以書面形式和電話通知商戶法人，書面通知須經(jīng)過部門負責(zé)人簽字并告知樓層主管。2、租金到期的商戶經(jīng)樓層主管溝通未及時到位的，由樓層主管開具工作聯(lián)系單工程部，由工程部給予臨時停電，租金全額交清后方可恢復(fù)供電。3、停電通知必須經(jīng)部門負責(zé)人簽字方可執(zhí)行，未經(jīng)部門負責(zé)人簽字造成的不良影響責(zé)任由樓層主管負責(zé)，并追究相應(yīng)的責(zé)任。二、非常規(guī)合同審核及審批流程內(nèi)容：非常規(guī)合同辦理是指：合同已經(jīng)超過簽訂期限，且商戶存在面積調(diào)整、商位更換、法人變更、免租或退場補償、管理費用變化等中的任何一項，則按照附件4審批流程辦理。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人通知商戶簽訂合同---內(nèi)勤根據(jù)臺帳檔案查詢后根據(jù)合同周期辦理一一填寫《收費明細表》并附帶相關(guān)變更文件（1、法人變更：法人變更申請及變更法人資料；2、面積調(diào)整：在收款明晰表中直接注明，3、區(qū)位調(diào)整：事先審批完成的調(diào)整程序表；4、費用補償：事先審批完成的補償說明和協(xié)議）以上項目在辦理合同附帶一起進行辦理。三、商戶離場手續(xù)辦理：1、常規(guī)合同到期離場：由內(nèi)勤填寫商戶離場程序表，離場流程見附件5。2、非常規(guī)退場：商戶提前退場或者在未辦理合同續(xù)租的情況下退場，商戶退場后未至商戶管理部門辦理退場手續(xù)的情況?；玖鞒掏?。1）對于提前退場的商戶涉及費用退還的，經(jīng)辦人須在《商戶退場申請/確認表》中注明退費金額，商戶樓層主管簽字，財務(wù)審核、總經(jīng)理助理簽字，常務(wù)副總簽字審核、總經(jīng)理審批后辦理；2）對于未辦理續(xù)租涉及租金應(yīng)收的商戶辦理退場，如果涉及免租情況，須在《商戶退場申請/確認表》中注明退費金額，財務(wù)審核、總經(jīng)理助理簽字，業(yè)務(wù)副總簽字審核、總經(jīng)理審批后辦理；3）對于已經(jīng)退場商戶，因各種原因未前來辦理退場手續(xù)的，經(jīng)辦人須在《商戶退場申請/確認表》中注明退場實際離場時間，寫明原因，經(jīng)過總經(jīng)理助理簽字、業(yè)務(wù)副總審核、總經(jīng)理審批后辦理退場手續(xù)，經(jīng)辦人更改臺帳資料，并聯(lián)系企劃人員登報公示后明確退場。將公示資料交至財務(wù)，財務(wù)更改商戶數(shù)據(jù)信息。3、退場質(zhì)保金辦理手續(xù)根據(jù)合同到期一年后，無質(zhì)量投訴。商戶提供質(zhì)保金發(fā)票，經(jīng)質(zhì)量管理部簽字財務(wù)審核總經(jīng)理助理審核董事長審批財務(wù)出款辦理手續(xù)即可。四、商戶合同及相關(guān)表格規(guī)范要求為規(guī)范商戶合同管理和相關(guān)表格的書寫規(guī)范，便于財務(wù)的審核整理歸檔，對于商戶經(jīng)辦人員的各類表格填寫做出如下規(guī)范和要求：1、合同文本填寫規(guī)范依照合同文本的空白格式：必須明確填寫商戶基本信息資料、明確填寫其租賃區(qū)位號、面積以及經(jīng)營范圍，尤其是經(jīng)營品牌；明確合同起租年月和租賃期限及相關(guān)費用金額。合同書寫一律采用黑色碳素墨水筆填寫，不得采用圓珠筆等其他書寫工具填寫；2、《新時代家居生活廣場收費明細表》填寫要求：1）全部采用黑色碳素水筆填寫。字跡工整、清晰，不得隨意涂改和添加。2）注明序號、商戶序號、區(qū)域、商戶名稱欄目中必須填寫商戶法人姓名及商戶名稱；3）明確填寫合同起至期限、商位租金及相關(guān)費用明細。3、《新時代家居生活廣場商戶離場申請/確認表》填寫要求：1）全部采用黑色碳素水筆填寫，要求字跡工整、清晰，不得產(chǎn)生涂改。2）注明商號、商戶名稱欄目中必須填寫商戶法人名稱及商戶名稱；3）明確填寫合同起至期限、商位租金及相關(guān)費用明細。4、財務(wù)審核要求：財務(wù)審核人員必須在收費明細表中注明：租期、免租產(chǎn)生費用、相關(guān)補償費用等字樣，以黑色碳素筆體注明，并書寫審核人的姓名和日期。5、商戶合同簽訂后，款項未繳清的一律不予以發(fā)放合同，并不允許蓋章。6、對于由于租期已經(jīng)確定，但款項已清的，財務(wù)部提供相關(guān)數(shù)據(jù)，商戶部內(nèi)勤根據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)合同，對合同文本進行妥善保管。五、樓層品牌調(diào)整規(guī)范1、凡涉及樓層的品牌調(diào)整，商位調(diào)整等，樓層主管根據(jù)樓層品牌結(jié)構(gòu)的合理性提出意見。2、部門內(nèi)部進行討論決定，形成書面報告，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。3、涉及費用的調(diào)整，必須得到上級領(lǐng)導(dǎo)同意，董事長簽字后方可實施。4、品牌調(diào)整后應(yīng)及時告知企劃部更改導(dǎo)購平面圖。5、內(nèi)勤對商戶總表及時進行更改，并堅持每周將商戶動態(tài)信息及時告知相關(guān)部門（企劃部、質(zhì)管部）。六、免租手續(xù)辦理規(guī)范1、樓層主管因整體調(diào)整涉及調(diào)整、擴面、清場涉及相關(guān)費用的，部門內(nèi)部要進行討論，形成書面報告報上級領(lǐng)導(dǎo)批準同意實施，得到批準后樓層主管應(yīng)及時填寫調(diào)整程序表，并辦理調(diào)整程序。2、樓層主管免租權(quán)限：100平方以下的免一個月，100-200平方的免二個月，裝修補償最高不得超過300元/平方，自動退場商戶不予補償。3、調(diào)整、商戶退場空置商鋪及時抄送招商部招商，樓層主管不允許自調(diào)自招或自行按排空位。4、涉及租金分期付款，以及涉及相關(guān)費用的樓層主管需說明情況，報領(lǐng)導(dǎo)審批，董事長批復(fù)。七、裝修審批規(guī)范1、商戶裝修圖紙、審批表統(tǒng)一交由吳駿，由吳駿根據(jù)樓層將圖紙交由樓層主管審核。2、樓層主管主要把關(guān)商戶裝修圖紙效果的統(tǒng)一性，店面通透性以及商品展示美觀度。3、樓層主管審核通過后，負責(zé)聯(lián)系工程部審核電路、空調(diào)、用電量，審核通過后圖紙統(tǒng)一交由吳駿，由吳駿負責(zé)對接現(xiàn)場管理部門。4、審批程序：樓層主管審核f部門主管審核f設(shè)計師審核f工程部審核f主管領(lǐng)導(dǎo)4、新進場商戶租金及相關(guān)費用未辦理的，一律不允許進場裝修，特殊情況必須得到部門負責(zé)人批準方可進場裝修。八、合同、文件管理規(guī)范（一）合同管理規(guī)范1、商戶合同、廣告合同、LED合同統(tǒng)一由內(nèi)勤保管。2、凡涉及商戶調(diào)整、擴面、清場、與合同有關(guān)的文件，程序辦完后統(tǒng)一作為合同附件管理，樓層主管不再保管。3、涉及合同的有關(guān)文件必須與原合同對應(yīng)，不得與原合同分開保管，以便于相關(guān)信息的查詢。4、商戶合同檔案應(yīng)單獨成袋，一個商戶一個檔案，并對每個商戶進行編號管理，便于索引。5、到期商戶合同與檔案，重新辦理新合同后，原到期合同應(yīng)辦理存檔手續(xù)，連同原檔案資料移交檔案室。6、商戶合同除樓層主管業(yè)務(wù)查詢需要以外，其它人員需查詢的，必須得到部門負責(zé)人同意方可查詢，未經(jīng)允許不得查詢。7、查詢合同應(yīng)在內(nèi)勤人員在場下查詢，不得將合同帶離保管室，如因需要必須得到部門負責(zé)人同意方可帶出保管室，但不得帶出公司辦公室。8、經(jīng)部門負責(zé)人同意將合同帶出保管室的，內(nèi)勤應(yīng)做好合同借閱登記和借閱手續(xù)。（二）文件、資料管理規(guī)范1、部門內(nèi)部發(fā)布的文件、報告、通知、會議紀要、報表、工作計劃、考核表統(tǒng)一由內(nèi)勤管理。2、部門對外以布通知經(jīng)審核后，部門負責(zé)人簽批后以布，未經(jīng)審核簽批的一律不得發(fā)布。3、月度應(yīng)收款報表由樓層主管核對，內(nèi)勤與財務(wù)核對一致后歸檔。4、月度工作計劃經(jīng)部門負責(zé)簽字后，歸檔。5、月度報表由內(nèi)勤完成，報部門負責(zé)人審核后歸檔。6、催款通知由內(nèi)勤完成，樓層主管、部門負責(zé)人同意后報領(lǐng)導(dǎo)審批蓋章，回執(zhí)歸檔合同檔案。7、工作聯(lián)系單由經(jīng)辦人填寫，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后一聯(lián)部門留存歸檔，二聯(lián)送達相關(guān)部門。8、上述工作全部納入部門考核內(nèi)容。九、其它規(guī)定1、部門人員不得以市場名義向商戶要求商品打折和讓利。2、不得代表顧客向商戶承諾由市場結(jié)算的商品交易。3、樓層商位不得自調(diào)自招，空商位由部門內(nèi)勤主管以工作聯(lián)系單形式報招商部，由招商部進行招商。4、部門內(nèi)部未明確規(guī)定的相關(guān)事宜，必須經(jīng)部門內(nèi)部討論后執(zhí)行，未經(jīng)討論造成的相關(guān)費用損失，一律納入考核制度。5、其它紀律均參照公司相關(guān)文件執(zhí)行。十、附件附件1；商戶法人更名的規(guī)范附件2；商戶調(diào)整審批程序表附件3；廣場統(tǒng)一免租、費用補償申請審批表附件4；商戶更換、新增品牌規(guī)范附件5；常規(guī)合同辦理流程附件6；非常規(guī)合同辦理流程附件7；商戶離場辦理流程杭州新時代家居生活廣場二零零九年十月商戶法人更名的規(guī)范經(jīng)辦部門在法人和商戶更名時提供和辦理以下手續(xù)：一、商戶法人變更申請：商戶本人申請商戶經(jīng)辦簽字業(yè)務(wù)副總審核總經(jīng)理審批。二、變更書面申請雙方當(dāng)事人關(guān)系證明文件；提供雙方當(dāng)事人照片和身份證復(fù)印件，聯(lián)系電話，變更申請變更當(dāng)事人雙方當(dāng)場簽字，并留存更新商戶法人聯(lián)系電話。三、債權(quán)債務(wù)承諾書并經(jīng)商戶原法人、新法人簽字認可。四、原則避免后續(xù)的債權(quán)債務(wù)糾紛，建議在前期的債務(wù)清理完結(jié)后進行變更。五、變更法人后，債權(quán)債務(wù)關(guān)系實質(zhì)已經(jīng)發(fā)生轉(zhuǎn)移，需重新繳納質(zhì)保證金，并辦理退場程序表。杭州新時代家居生活廣場商戶調(diào)整審批程序表區(qū)位：填表日期:品牌（原有）現(xiàn)有品牌（變更）原商位號營業(yè)面積原商位租賃期限調(diào)整新商位號租賃面積新商位租賃期限原商位新進品牌租賃面積租賃期限調(diào)整原因簡述：調(diào)整方案和已實施過程（含免租和補償、退費等）：具體實施步驟：1）商戶（區(qū)域經(jīng)辦）簽字2）商戶部部長簽字3）財務(wù)審核4）總經(jīng)理助理簽字5）副總審核6）總經(jīng)理審批注意事項：對于同一商位的新老商戶更替的涉及免租補償情況，老商戶按照程序表執(zhí)行，新商戶在進場程序單據(jù)中注明，簽字即可。統(tǒng)一經(jīng)辦為商戶內(nèi)勤和內(nèi)勤主管，流程辦理完畢后發(fā)放財務(wù)一份、內(nèi)勤存檔一份、內(nèi)勤主管備案一份并做好相關(guān)臺帳。涉及免租和補償?shù)慕y(tǒng)一匯總后由董事長進行最終審批。相關(guān)執(zhí)行協(xié)議附后。附件3；杭州新時代家居生活廣場統(tǒng)一免租、費用補償申請審批表區(qū)位：申請辦理日期:免租或補償費用商戶名稱、法人、及原因經(jīng)辦人：財務(wù)審核及帳務(wù)處理意見分管副總簽字總經(jīng)理審核董事長審批審批完成后的表格：經(jīng)辦人發(fā)放商戶部內(nèi)勤存檔一份，財務(wù)存檔一份，總經(jīng)理助理備案一份。商戶更換、新增品牌規(guī)范商戶因經(jīng)營需要更換和新增品牌的，申報商戶部進行審核辦理，商戶部在接到商戶提交的申請報告，按下列程序辦理；1、各樓層主管根據(jù)分工負責(zé)的樓層受理商戶的申請，指導(dǎo)商戶根據(jù)申請表的內(nèi)容填報。2、商戶申報的品牌，各樓層主管根據(jù)商戶申報的品牌會同招商部進行審核，申報資料齊全品牌檔次符合廣場的簽字后報部門主管審核。對資料不全或代理權(quán)不清的退加商戶，品牌不符合我廣場檔次的及時告知商戶。3、經(jīng)部門主管審核報總經(jīng)理助理、業(yè)務(wù)副總、總經(jīng)理審核批準。4、總經(jīng)理審批后的申報表統(tǒng)一交由內(nèi)勤保管，內(nèi)勤及時修改商戶聯(lián)系總表，并將修改信息及時告知企劃部、質(zhì)管部以便于及時跟蹤和區(qū)域平面圖的更改。更換、新增品牌審批表商戶名稱商鋪區(qū)位代理級別合同定位品牌聯(lián)系人聯(lián)系電話更換品牌原因更換品牌名稱新增品牌原因新增品牌名稱更換、新增品牌背生產(chǎn)廠家地址、聯(lián)系電話：杭州周邊市場設(shè)點情況：品