酒店工程部維修材料管理規(guī)范

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔酒店工程部維修材料管理規(guī)范為規(guī)范酒店維修材料的管理，特制定本規(guī)范。維修材料的管理細(xì)則1、材料申購(gòu)：維修所需要材料當(dāng)工程庫(kù)無備貨時(shí)，由工程部向采購(gòu)部提出申購(gòu)，申購(gòu)單上應(yīng)注明所需材料的品牌、規(guī)格、型號(hào)等。2、材料采購(gòu)：采購(gòu)部根據(jù)申購(gòu)單進(jìn)行采購(gòu)。具體采購(gòu)程序及要求按川酒綜（2009）56號(hào)執(zhí)行。3、材料入庫(kù)：采購(gòu)部所購(gòu)所有維修材料，均應(yīng)到酒店總庫(kù)辦理入庫(kù)。工程部應(yīng)派人參與驗(yàn)收，對(duì)于急用或特殊材料可先送至維修部門試用，若可以使用才辦理入庫(kù)，若不適用，則由采購(gòu)部負(fù)責(zé)調(diào)換。驗(yàn)收入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)注明材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)等。4、發(fā)放：工程部應(yīng)由專人負(fù)責(zé)到總庫(kù)憑經(jīng)工程部主管簽字認(rèn)可的領(lǐng)料單到總庫(kù)存領(lǐng)取工程材料。對(duì)于直達(dá)工程部的材料，可以“以入代出”，但工程部庫(kù)管員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字認(rèn)可。5、工程部倉(cāng)庫(kù)材料的發(fā)出：工程部維修人員根據(jù)維修需要，憑工程維修單到工程部倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用材料，領(lǐng)用人必需簽字。若領(lǐng)用人未簽字，工程部庫(kù)管人員不予發(fā)貨，該維修單無效。對(duì)于供應(yīng)商承諾可以以壞換好的材料（如燈泡），工程部倉(cāng)庫(kù)應(yīng)負(fù)責(zé)回收該類材料并集中交由采購(gòu)部換取新的材料。6、備貨：對(duì)于常用材料，應(yīng)由工程部庫(kù)管人員根據(jù)2~3個(gè)月的用量提出申購(gòu)，由工程部負(fù)責(zé)人審核后交采購(gòu)部按采購(gòu)制度實(shí)施采購(gòu)。對(duì)于常備維修材料的價(jià)格執(zhí)行審批，按酒店食品原材料價(jià)格審批程序執(zhí)行。第三條維修程序1、報(bào)修：工程部接到部門維修申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)作好登記，填制新版維修申請(qǐng)單并通知人員維修。2、領(lǐng)料：工程維修人員應(yīng)根據(jù)維修需要領(lǐng)取或申購(gòu)材料，并在材料消耗單中填明所耗材料。對(duì)于價(jià)值較小材可不填列在材料消耗單中，材料消耗單中單價(jià)及金額可以于月底時(shí)根據(jù)加權(quán)平均法計(jì)算，分部門以匯總表的形式填報(bào)；對(duì)不便于直接計(jì)算到各門的材料（如發(fā)電用的燃油、中央空調(diào)的清洗劑等），可先計(jì)入工程部中，月底按合理方法分?jǐn)傊粮鞑块T。3、維修確認(rèn)：維修完畢后，應(yīng)由維修人員通知部門資產(chǎn)管理員驗(yàn)收。資產(chǎn)管理員（或其委托人）應(yīng)對(duì)所耗用的材料核對(duì)無誤后在驗(yàn)收人處簽字。第四條單證傳遞1、傳遞程序：工程部將填好的申請(qǐng)單及材料消耗單在維修時(shí)由維修人員帶至各維修申請(qǐng)部門→驗(yàn)收人簽字后將黑聯(lián)留存于本部門，其余各聯(lián)交回工程部→工程部庫(kù)管人員根據(jù)驗(yàn)收人簽字后的單據(jù)作賬務(wù)處理并定期將規(guī)定聯(lián)次交由財(cái)務(wù)部審核→月底由財(cái)務(wù)部集中交由各部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一核實(shí)。2、傳遞要求：維修完畢后必須及時(shí)驗(yàn)收并簽字，不允許維修材料跨月度統(tǒng)計(jì)，以便正確計(jì)算每月的維修費(fèi)用。否則對(duì)相關(guān)責(zé)任人處50元/次的罰款。第五條財(cái)務(wù)監(jiān)管所有工程材料均需通過財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行核算及管理，財(cái)務(wù)人員對(duì)工程材料實(shí)行定期與不定期盤點(diǎn)相結(jié)的方式對(duì)材料的收發(fā)存情況進(jìn)行監(jiān)管。第六條本規(guī)范從批準(zhǔn)之日起生效。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔酒店銷售部檔案管理規(guī)范檔案分類流程類別規(guī)范內(nèi)容與要求行政類（1）公文往來包括上級(jí)下達(dá)的各類公文及以銷售部名義發(fā)出的有關(guān)文件、往來的信函。（2）計(jì)劃總結(jié)包括酒店下達(dá)的及銷售部制定的各類計(jì)劃，如市場(chǎng)營(yíng)銷計(jì)劃、促銷計(jì)劃、廣告宣傳計(jì)劃等。（3）會(huì)議紀(jì)要包括各類會(huì)議紀(jì)要、備忘錄，如酒店總經(jīng)理辦公室會(huì)議紀(jì)要、各種協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、銷售例會(huì)等。（4）批示批復(fù)包括經(jīng)酒店及上級(jí)有關(guān)部門批復(fù)的各類行文和上級(jí)轉(zhuǎn)批下來的各類批示等。（5）報(bào)表匯編包括本部門使用的各類表格藍(lán)本和需存檔的各類報(bào)表，如夜審表、預(yù)定流量表等。（6）信息資料包括搜集到的各類信息、競(jìng)爭(zhēng)酒店經(jīng)營(yíng)情況（價(jià)格、出租率、客源構(gòu)成等）、旅游及商務(wù)市場(chǎng)的有關(guān)信息、國(guó)內(nèi)外有參考價(jià)值的酒店宣傳品、交通信息、國(guó)內(nèi)外與旅游商貿(mào)有關(guān)的雜志等。（7）員工工作檔案包括本部門各員工的簡(jiǎn)歷、聘書或任命書、工作評(píng)估、培訓(xùn)記錄等。（8）協(xié)議合同包括銷售部對(duì)外簽定的所有合同副本和合同匯總表。（9）其它包括本部門擬訂或推出的一些節(jié)目及其它項(xiàng)目中不能歸類的內(nèi)容。業(yè)務(wù)類（1）商務(wù)客戶包括國(guó)內(nèi)外商社、航空公司、進(jìn)出口公司、使領(lǐng)館、駐華機(jī)構(gòu)等，可分為ABC三類客戶進(jìn)行編號(hào)。（2）旅游客戶包括國(guó)內(nèi)外旅行社，可分為團(tuán)隊(duì)和散客兩種，各自又可分為ABC三類客戶進(jìn)行編號(hào)。（3）部、委、辦客戶包括政府機(jī)關(guān)組織等，可分為AB兩類客戶進(jìn)行編號(hào)。（4）長(zhǎng)包房客戶每家公司編號(hào)，享受A類商務(wù)客戶待遇。備考以上檔案作為預(yù)訂、客史、電腦統(tǒng)計(jì)、存檔的統(tǒng)一編號(hào)。每份檔案的開設(shè)應(yīng)包括合同或協(xié)議、客戶資料表、客戶用房統(tǒng)計(jì)表、訪問活動(dòng)計(jì)劃、雙方往來信件等。檔案系統(tǒng)的每個(gè)條目第一頁(yè)均應(yīng)附上該條目的索引。2.檔案管理工作流程項(xiàng)目規(guī)范內(nèi)容與要求接收銷售人員在平時(shí)工作中搜集到的有關(guān)公司、旅行社、通航的商業(yè)信息后，做好詳細(xì)記錄，文員將這些零星的信息加以匯總整理成市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況、建議設(shè)想等資料，同時(shí)接收匯總來自各個(gè)途徑的各種檔案。整理將接收到的檔案進(jìn)行分類、整理、編號(hào)，建立索引。歸檔將編好號(hào)的檔案歸檔。隨時(shí)補(bǔ)充客戶檔案，將最新資料歸入客戶檔案內(nèi)，要求記錄整齊、清楚。定期清理過時(shí)和無用的資料。檢查定期檢查檔案，檢查和核對(duì)客戶檔案時(shí)，要注意有關(guān)資料特別是各種數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確性和完整性。保管與利用所有檔案都應(yīng)放入