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物資采購(gòu)管理制度1總則1.1本文件規(guī)定了各種物資的申請(qǐng)、購(gòu)買(mǎi)、入庫(kù)、發(fā)放等要求。1.2本文件適用于青龍物業(yè)公司各單位/部門(mén)。2定義2.1消耗用品一指單位價(jià)值在30元以下,直接用于辦公的物品,如筆、本子、清潔耗材、維修耗材等,辦公用品分消耗性用品(筆、本子、肥皂、清毒液等)和一次性辦公用品(文件架、水桶、拖把等)。2.2低值易耗品一凡使用年限不足一年或使用年限超過(guò)一年但單位價(jià)值在30元以上20元以下的工具、管理用品、玻璃器皿、包裝容器、工程工具、秩序維護(hù)員器械、裝備等。2.3固定資產(chǎn)一一是指為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、對(duì)外出租或經(jīng)營(yíng)管理而持有的使用壽命超過(guò)一個(gè)會(huì)計(jì)年度的或公司可依據(jù)固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定,將其納入資產(chǎn)管理的有形資產(chǎn)。3職責(zé)3.1各單位/部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)申請(qǐng)表,行政管理部負(fù)責(zé)公司總部申購(gòu)物品的購(gòu)買(mǎi)、入庫(kù)、保管、發(fā)放、記賬和盤(pán)點(diǎn)。各單位負(fù)責(zé)對(duì)本單位申購(gòu)物品的購(gòu)買(mǎi)、入庫(kù)、保管、發(fā)放、記賬和盤(pán)點(diǎn)。3.2行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品、辦公設(shè)備、工服的限價(jià)及其辦公用品/工服供方評(píng)價(jià)的匯總;品質(zhì)管理中心負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)服務(wù)類(lèi)物資的限價(jià)、審查并對(duì)相關(guān)專(zhuān)業(yè)供方評(píng)價(jià)進(jìn)行匯總;品牌策劃部負(fù)責(zé)公司宣傳品、VI包裝等物品的限價(jià)、審查并對(duì)相關(guān)專(zhuān)業(yè)供方評(píng)價(jià)進(jìn)行匯總;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)各單位采購(gòu)額度進(jìn)行月度公示、預(yù)警。3.3各單位負(fù)責(zé)對(duì)本單位采購(gòu)各項(xiàng)物資供方進(jìn)行評(píng)價(jià)、選擇、控制。3.4分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核《物料申購(gòu)單》、《合格供方明細(xì)表》。4工作要求4.1采購(gòu)限額由財(cái)務(wù)部根據(jù)往年物料采購(gòu)消費(fèi)額度,每年限定各單位采購(gòu)額度(例如:2012年各單位采購(gòu)額為2011年實(shí)際發(fā)生額的50%)。第1頁(yè)共13頁(yè)財(cái)務(wù)限額內(nèi)情況:A物品單價(jià)<50元且同類(lèi)物品總金額<5元,取消審批制度,根據(jù)實(shí)際需求報(bào)單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),自行購(gòu)買(mǎi)即可;B物品單價(jià)>50元且同類(lèi)物品總金額〉5元,由單位負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后,即可執(zhí)行。大于財(cái)務(wù)限額、小于各單位年度預(yù)算的情況填寫(xiě)物料申請(qǐng),由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),分管領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)即可。超過(guò)各單位年度預(yù)算、未超過(guò)公司年度預(yù)算的情況填寫(xiě)物料申請(qǐng),由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審核。年度預(yù)算外申購(gòu)按照《青龍地產(chǎn)財(cái)務(wù)審批權(quán)限》(文號(hào):TTDC055-CW11-2011),通過(guò)青龍網(wǎng)上會(huì)簽審批完成后,方可執(zhí)行。各部門(mén)于每月25日前,將下月所需物品填寫(xiě)《物料申購(gòu)單》,寫(xiě)明申購(gòu)理由、合理預(yù)估單價(jià),根據(jù)物料采購(gòu)價(jià)格和費(fèi)用,有選擇的經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、職能部門(mén)、分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理審批。對(duì)于物資申購(gòu)需作詳盡說(shuō)明的情況,需將《物料申購(gòu)單》結(jié)合《青龍物業(yè)申請(qǐng)表》一并提報(bào)。各單位工裝方面的申購(gòu),按照《工裝管理規(guī)定》相關(guān)規(guī)定,屬條款內(nèi)容,皆按照單位負(fù)責(zé)人、職能部門(mén)(品牌策劃部審核款式、行政管理部審核定價(jià))、分管領(lǐng)導(dǎo)審批;其他情況參照條款執(zhí)行,根據(jù)審批意見(jiàn)實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃?!段锪仙曩?gòu)單》需編制內(nèi)容:物資產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、品牌、技術(shù)要求等。4.2采購(gòu)與合同工程物資、工裝等批量重大物資(價(jià)款為10元以上)采購(gòu),確定合格供方后簽訂采購(gòu)合同,嚴(yán)格按照公司合同評(píng)審程序執(zhí)行,采購(gòu)合同的起草、組織洽談、組織評(píng)審及簽訂由各單位采購(gòu)部門(mén)來(lái)組織完成,公司總部物資的采購(gòu)合同由行政管理部組織評(píng)審。合同簽訂前,根據(jù)采購(gòu)物資限價(jià)的數(shù)量、內(nèi)容在規(guī)定的時(shí)間期限內(nèi)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查并完成定價(jià),對(duì)每種材料、設(shè)備至少尋找三家以上單位,在統(tǒng)一要求情況下進(jìn)行綜第2頁(yè)共13頁(yè)合評(píng)價(jià),在保證質(zhì)量的前提下選擇最低報(bào)價(jià)。各單位采購(gòu)合同應(yīng)設(shè)專(zhuān)人管理,統(tǒng)一編號(hào)、存檔。4.3采購(gòu)限價(jià)管理品質(zhì)管理中心對(duì)公司各類(lèi)工程、保潔綠化、秩序維護(hù)用品等物資進(jìn)行限價(jià)管理,行政管理部對(duì)辦公用品、工服進(jìn)行限價(jià)并提交限價(jià)單給品質(zhì)管理中心,由品質(zhì)管理中心統(tǒng)一將所有物資的限價(jià)結(jié)果填寫(xiě)在《物資材料限價(jià)單》中,同時(shí)提報(bào)比價(jià)的情況記錄(含聯(lián)系人、聯(lián)系方式等信息),下發(fā)給各部門(mén)及各單位,各單位根據(jù)限價(jià)單中的價(jià)格進(jìn)行采購(gòu),具體操作細(xì)節(jié)請(qǐng)按照《物資采購(gòu)限價(jià)單》規(guī)定執(zhí)行,品質(zhì)管理中心每半年對(duì)物資價(jià)格進(jìn)行一次市場(chǎng)更新調(diào)整。4.4物資信息庫(kù)品質(zhì)管理中心應(yīng)當(dāng)建立物資信息庫(kù)。協(xié)同各單位根據(jù)《物料申購(gòu)單》,通過(guò)實(shí)地考察收集相關(guān)具備供貨能力的企業(yè)信息,建立、健全的物資價(jià)格信息庫(kù),確定合格的供貨商并建立長(zhǎng)期合作關(guān)系,作為公司采購(gòu)物資限價(jià)的依據(jù)。4.5物品的入庫(kù)與驗(yàn)收物品買(mǎi)回后,由保管員和采購(gòu)員共同對(duì)產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)及質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收,保管員憑購(gòu)物明細(xì)對(duì)照入庫(kù)無(wú)誤后由保管員和采購(gòu)員共同在入庫(kù)單簽字。發(fā)票由經(jīng)辦人簽字后,依據(jù)報(bào)銷(xiāo)程序報(bào)銷(xiāo),固定資產(chǎn)、低值易耗品按規(guī)定辦理驗(yàn)收、入庫(kù)。4.6物品的使用管理各單位每月需對(duì)領(lǐng)用數(shù)量、月耗材情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,合理配備,節(jié)省使用。能夠以舊換新的,再次領(lǐng)用時(shí)應(yīng)以舊換新;不屬于以舊換新的維修材料,應(yīng)說(shuō)明維修更換的部位,經(jīng)工程部門(mén)負(fù)責(zé)人審批,方可領(lǐng)用。4.7供方調(diào)查、評(píng)價(jià)各單位選擇的供方應(yīng)具備基本的材料設(shè)備、檢測(cè)設(shè)備及良好的信譽(yù)。各單位負(fù)責(zé)對(duì)供方的能力進(jìn)行調(diào)查,填寫(xiě)《供方能力調(diào)查表》,匯總提交到品質(zhì)管理中心,經(jīng)品質(zhì)管理中心經(jīng)理審核,確認(rèn)擬選擇的供方具備基本要求的條件,方可進(jìn)行后續(xù)的評(píng)價(jià)工作。品質(zhì)管理中心依據(jù)《供方評(píng)價(jià)表》,對(duì)各供方進(jìn)行綜合分析、比較,選擇出合格的供方,并填寫(xiě)《合格供方明細(xì)表》,同一種物資可選擇多個(gè)合格供方。第3頁(yè)共13頁(yè)合格供方的控制對(duì)列入《合格供方明細(xì)表》的供方,采取以下方法進(jìn)行控制:每年12月份,品質(zhì)管理中心負(fù)責(zé)對(duì)在冊(cè)的合格供方進(jìn)行全面評(píng)價(jià)一次,評(píng)價(jià)完畢后負(fù)責(zé)填寫(xiě)《合格供方年度考核表》并納入合格供方檔案,評(píng)價(jià)時(shí)主要依據(jù):——對(duì)供方的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行評(píng)價(jià);——對(duì)供方產(chǎn)品的質(zhì)量、交貨情況及對(duì)產(chǎn)品問(wèn)題的處理情況進(jìn)行評(píng)審;——對(duì)供方的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核并對(duì)其按計(jì)劃提供所需產(chǎn)品的能力進(jìn)行評(píng)價(jià);——調(diào)查供方的顧客滿(mǎn)意程度的情況;——調(diào)查供方的財(cái)務(wù)狀況、服務(wù)和支持能力及后勤能力。4.8費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)及紀(jì)檢要求財(cái)務(wù)部匯總每月的物料采購(gòu)額度,每月進(jìn)行公示,對(duì)于超出限額的單位進(jìn)行預(yù)警、公示;物料費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)原則上當(dāng)月采購(gòu)、當(dāng)月報(bào)銷(xiāo);對(duì)于采購(gòu)行為已完成,費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)超過(guò)一個(gè)月的單位,一經(jīng)查出,給予單位負(fù)責(zé)人5元經(jīng)濟(jì)處罰。對(duì)于當(dāng)年度購(gòu)置的物品,跨年不予報(bào)銷(xiāo);相關(guān)責(zé)任由單位負(fù)責(zé)人承擔(dān)。對(duì)于在物料申購(gòu)及費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中弄虛作假、虛開(kāi)發(fā)票等行為,公司將給予“嚴(yán)重違紀(jì)”行為,并給予3元以上罰款,情節(jié)嚴(yán)重者公司有權(quán)追加法律責(zé)任并解除勞動(dòng)關(guān)系。公司成立紀(jì)檢部門(mén),由財(cái)務(wù)部、行政管理部、品質(zhì)管理中心對(duì)上述制度每半年進(jìn)行一次固定檢查,并組織不定時(shí)抽檢。對(duì)于違反上述規(guī)定的單位或個(gè)人,由紀(jì)檢部門(mén)根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度給予5元以上,5元以下處罰,情節(jié)嚴(yán)重者公司有權(quán)追加法律責(zé)任,并與其解除勞動(dòng)關(guān)系。5關(guān)于規(guī)范物料申購(gòu)填寫(xiě)的通知(編號(hào):TTWY-PZ-通-2012082)5.1《物業(yè)公司申請(qǐng)表》《物料申購(gòu)單》《比價(jià)單》使用范圍。《物業(yè)公司申請(qǐng)表》使用范圍非常規(guī)性物品采購(gòu)(如固定資產(chǎn))、大于20元的非固定資產(chǎn)、公區(qū)維修、預(yù)算外申購(gòu)。注:公區(qū)維修類(lèi)申請(qǐng)需詳細(xì)寫(xiě)明“申購(gòu)理由”及維修內(nèi)容、地點(diǎn)。第4頁(yè)共13頁(yè)《物料申購(gòu)單》使用范圍常規(guī)性物品采購(gòu)(如消耗用品、低值易耗品)?!侗葍r(jià)單》不單獨(dú)使用,使用時(shí)需附在《物業(yè)公司申請(qǐng)表》或《物料申購(gòu)單》后。6相關(guān)文件《經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定》7相關(guān)記錄序號(hào)文件名稱(chēng)保存部門(mén)保存期限1《物料申購(gòu)單》品質(zhì)管理中心1年2《合格供方明細(xì)表》品質(zhì)管理中心3年3《供方能力調(diào)查表》品質(zhì)管理中心2年4《供方評(píng)價(jià)表》品質(zhì)管理中心2年5《物資材料限價(jià)單》品質(zhì)管理中心半年6《合格供方年度考核表》品質(zhì)管理中心2年7《青龍物業(yè)公司申請(qǐng)表》品質(zhì)管理中心1年8流程圖或重點(diǎn)事項(xiàng)圖表無(wú)9附加說(shuō)明本文件主要修訂起草人:行政管理部、品質(zhì)管理中心。本文件由行政管理部、品質(zhì)管理中心負(fù)責(zé)解釋。第5頁(yè)共13頁(yè)青龍物業(yè)公司申請(qǐng)表編號(hào):公司領(lǐng)導(dǎo):茲就一事,給予辦理為盼。理由和要求如下:以上請(qǐng)示,請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)!謝謝!申請(qǐng)人(簽字):部門(mén)負(fù)責(zé)人:職能部門(mén)審核:簽字:年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字:年月日總經(jīng)理:簽字:年月日簽字:年月日第6頁(yè)共13頁(yè)物料申購(gòu)單編號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申購(gòu)日期申購(gòu)類(lèi)別辦公用品工裝保潔綠化秩序維護(hù)工程品牌策劃類(lèi)序號(hào)物品名稱(chēng)單位數(shù)量單價(jià)總價(jià)品牌/規(guī)格/型號(hào)用途及申購(gòu)理由合計(jì)庫(kù)管員意見(jiàn):職能部門(mén)意見(jiàn):部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn):分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn):總經(jīng)理意見(jiàn)(必要時(shí)):第7頁(yè)共13頁(yè)比價(jià)單填制單位:年月日編號(hào):預(yù)算內(nèi):預(yù)算外:序號(hào)物料名稱(chēng)(施工項(xiàng)目)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量報(bào)價(jià)單位名稱(chēng)報(bào)價(jià)總價(jià)報(bào)價(jià)單位電話(huà)聯(lián)系人備注購(gòu)置(論證)部門(mén)意見(jiàn):簽字:年月日提報(bào)單位意見(jiàn):簽字:年月日分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn):簽字:年月日職能部門(mén)意見(jiàn):簽字:年月日總經(jīng)理意見(jiàn):簽字:年月日注:對(duì)工程改造項(xiàng)目,需要論證可另附頁(yè)。第8頁(yè)共13頁(yè)供方能力調(diào)查表編號(hào):企業(yè)名稱(chēng)企業(yè)法人代表地址法人委托代表聯(lián)系電話(huà)傳真所有制類(lèi)型郵編聯(lián)系人年度產(chǎn)值職工人數(shù)運(yùn)輸方式企業(yè)類(lèi)型稅號(hào)結(jié)算銀行賬號(hào)結(jié)算方式資信等級(jí)質(zhì)量保證方式情況調(diào)查工藝裝備情況:技術(shù)、檢驗(yàn)、質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)設(shè)備及管理情況:主要品種:產(chǎn)品名稱(chēng)規(guī)格價(jià)格供貨能力執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量水平年供貨量第9頁(yè)共13頁(yè)第10頁(yè)共13頁(yè)供方

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