文書立卷的方法與步驟

文書立卷的方法與步驟文書立卷的方法與步驟文書立卷的方法與步驟資料僅供參考文件編號：2022年4月文書立卷的方法與步驟版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準:發(fā)布日期：文書立卷的方法與步驟一、分類：就是在文件收集齊全的基礎上，將文件按一定的屬性，逐項分開的過程。分類有四個環(huán)節(jié)：分年度、分機構、分問題、分期限。1.分年度：就是將文件按其形成或針對的年度分開。⑴一般文件歸入文件形成年度。⑵跨年度的請示與批復，歸入批復年度，沒有批復的，歸入請示年度。⑶跨年度的規(guī)劃、計劃、預算一般歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度。⑷跨年度的總結(jié)、決算歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度。⑸跨年度的會議文件，一般歸入開幕的年度。⑹跨年度的非訴訟案件材料，歸入結(jié)案的年度。⑺法規(guī)性文件，歸入公布或批準的年度。⑻回顧性、紀念性文件，歸入成稿或發(fā)表年度。⑼教學文件歸入相應年度。2.分機構：就是按其形成或承辦部門分類，首先分開級別，然后再在每一級別中，按不同部門分開，本機關的文件，還要按內(nèi)部組織機構分開。需要注意的是上級對本機關的批復，本機關對下級機關的批復應分在一起，放入本機關文件內(nèi)。3.分問題：就是將文件按其內(nèi)容所反映的問題或事物分類。分問題時，應按學校制定的分類方案進行。4.分期限：就是將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開。文書檔案的保管期限定為：永久、長期、短期三種，長期16-50年，短期15年以下。分期限應按學校制定的保管期限表進行。二、立卷組合1.立卷組合的基本要求：立卷組合一般應以問題為主，按照文件類型組合，適當分級，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密。2.立卷組合的形式：⑴會議文件，按會議屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會一卷，一會數(shù)卷，或數(shù)會一卷。⑵非訴訟案件材料，按立案問題或人名組合，可以一案一卷或一案數(shù)卷。⑶人民來信，可按信件作者、信件的處理形式或反映的問題組合。⑷統(tǒng)計、報表、名冊等文件，按照格式名稱或地區(qū)組合，根據(jù)文件數(shù)量，可組一卷或數(shù)卷。⑸本機關管理和業(yè)務活動中形成的條例、法規(guī)、制度、業(yè)務調(diào)研材料，一般按單一問題組合。⑹工作計劃、總結(jié)等文件，一般按責任者或名稱組合。⑺簡報、刊物，可按名稱或期號組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一期一卷或數(shù)期一卷。三、卷內(nèi)文件的排列與編號1.卷內(nèi)文件的排列⑴卷內(nèi)文件材料，一般按重要程度或時間順序排列。⑵批復、批示在前，請示、報告在后。⑶正件在前，附件在后。⑷正本在前，定稿在后（重要法規(guī)性文件的歷次稿，依次排列在定稿之后）。⑸轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。⑹非訴訟案件材料，結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。2.卷內(nèi)文件的編號卷內(nèi)文件應按照排列順序，用阿拉伯數(shù)字在有字跡或圖表的一面逐頁編寫頁號，空白頁不編號，頁號位置在每頁材料正面的右下角，背面在左下角，一律用鉛筆書寫。四、填寫卷內(nèi)目錄與備考表1.卷內(nèi)文件目錄的填寫⑴順序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫的序號，也稱件號。用阿拉伯數(shù)字連續(xù)編號，不得空號。請示、批復分別編寫。⑵文號：文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。⑶責任者：即文件的署名者，沒有注明責任者的文件材料要考證清楚，然后填寫。一般填全稱，也可填通用簡稱。不得簡寫為“本省”、“本校”、“本院”等。⑷題名：即文件的標題，一般應照實抄錄，不能隨意更改和簡化。沒有標題的或標題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標題，外加“[]”號，會議記錄應根據(jù)每次會議的主要內(nèi)容自擬標題，依次填寫。⑸日期：指文件的形成時間，填寫時可省略年、月、日字樣，如：1992、3、10。會議記錄應依次填寫每一次會議召開的時間。⑹頁號：指卷內(nèi)文件所編頁號，除最后一份文件填起止號外，其余文件只填起號。7.備注：對卷內(nèi)文件變化作說明之用。填寫卷內(nèi)目錄，必須按規(guī)定格式逐件、逐項填寫，要用計算機打印。2.卷內(nèi)備考表的填寫⑴本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，由有關的檔案管理人員填寫，并簽名，標注時間。⑵立卷人：由責任立卷者簽名。⑶檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名（要求是立卷單位主要負責人或分管檔案工作的負責人簽名）。⑷立卷時間：填寫完成立卷的日期。若卷內(nèi)無情況說明，也必須將立卷人、檢查人的姓名和時間填上，以示負責。五、擬寫案卷題名案卷題名即案卷標題，一般應由立卷人自擬、案卷題名要求結(jié)構完整，應由卷內(nèi)文件的主要聘任責任者、問題、名稱（名稱不超過三個）組成，擬寫時要求做到簡明扼要，概括確切，文字通順，正確地把卷內(nèi)文件內(nèi)容揭示出來。一般采用段落式標法，末尾不加“?！?。六、案卷封面的填寫與裝訂1.填寫案卷封面：填寫時要求使用碳素墨水，用粗鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，應逐項按規(guī)定填寫類目名稱（類目名稱必須蓋章）、案卷題名、起止時間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號（歸檔號必須用鉛筆填寫）。2.案卷裝訂⑴裝訂前要去掉文件上的金屬物，破損和裝訂線內(nèi)有字跡的文件材料要進行裱糊。⑵案卷裝訂前，要檢查案卷各部分排列順序。應為案卷封面——卷內(nèi)文件目錄——卷內(nèi)文件——備考表——封底。⑶使用綜合檔案室按上級標準統(tǒng)一印制的軟卷皮，采用三孔一線的方法裝訂。