會議禮儀培訓(xùn) 課件

會議禮儀主講：王建和效率就是效益

會議禮儀主講：王建和效率就是效益1世界上的事物可歸納為兩種特質(zhì)——有效率的以及沒有效率的；而人亦可歸納為兩種人——有效率的人以及沒有效率的人。

——蕭伯納世界上的事物可歸納為兩種特質(zhì)——有效率的以及沒有效率的；2需要那么多會議嗎在商務(wù)活動中，據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，一般的工作人員平均每周要花4小時開會。這樣，一個人一生中大約有整整一年時間花在開會上，中層管理人員有35%的工作時間在開會。對于高層來說，據(jù)統(tǒng)計(jì)，他工作時間約32%是在與別人的單獨(dú)會議上，34%是在與一群人的會議上，而有的大公司的總經(jīng)理每天的預(yù)定會議就占去了59%的工作時間。會議對于政府部門貫徹執(zhí)行政策，集思廣益，統(tǒng)一思想，有效地推動工作很有意義。對于企業(yè)和公司來說，會議于發(fā)展業(yè)務(wù)同樣必要，英國英特爾計(jì)算機(jī)公司總裁安德魯·格羅夫說：“會議是管理工作得以貫徹實(shí)施的中介手段。”需要那么多會議嗎在商務(wù)活動中，據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，一般的工作人員3會議的計(jì)劃與籌備會議的計(jì)劃與籌備4籌劃會議應(yīng)遵循的步驟確定會議宗旨——確認(rèn)這些宗旨都能在指定的時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。選擇出席對象——根據(jù)既定會議宗旨確定。設(shè)備安排——確認(rèn)能提供所必需的設(shè)備。準(zhǔn)備會議議程——按邏輯順序排列，每個議程都標(biāo)上名稱和時間。制定基本準(zhǔn)則——以保持行為規(guī)范。發(fā)出邀請——讓他們有時間做好準(zhǔn)備。與非出席者聯(lián)系——使他們也能獲得有關(guān)信息。籌劃會議應(yīng)遵循的步驟確定會議宗旨——確認(rèn)這些宗旨都能在指定5成功的會議，需要做到五個明確主題明確。也就是會議公開打開的題目或公開提出的“旗幟”要明確鮮明，避免造成任何歧義或誤解。與會者明確。明確自己在會議中的角色。目的明確。包括兩個方面，一是會議本身的目的，二是與會者的目的。時間明確。何時開會，會議時間多長。地點(diǎn)明確。包括大致地理位置、具體的會議地址。成功的會議，需要做到五個明確主題明確。也就是會議公開打開的6成功的會議，需要具備三個必要條件所有與會者，包括會議舉辦者與參加者，應(yīng)有某種共同目標(biāo)。具備與會議規(guī)模相適應(yīng)的經(jīng)濟(jì)、物質(zhì)條件。制定完善、周密的會議計(jì)劃。成功的會議，需要具備三個必要條件所有與會者，包括會議舉辦者7確定會議議程

確定會議議程8議程的作用在會議舉行之前，會議議程必須制定出來。因?yàn)樽h程表就像一張地圖，當(dāng)我們明確了方向，知道自己要到哪兒去，我們就能走得更遠(yuǎn)。美國通用汽車公司總裁托馬斯·默菲是一位成功的公司領(lǐng)導(dǎo)人，他說：“會議的議程必須事先準(zhǔn)備妥當(dāng)，并分發(fā)給與會者，這樣可以使他們心中有數(shù)，做好傾聽、發(fā)言的準(zhǔn)備。必要時還可以向與討論題目有關(guān)的部門收集信息，以便會上提出準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和資料。”會議議程起著重要作用，有利于達(dá)到會議目的，提高會議效率。議程的作用在會議舉行之前，會議議程必須制定出來。因?yàn)樽h程表就9議程的內(nèi)容會議時間和地點(diǎn)會議目的會議議題的順序議程的內(nèi)容會議時間和地點(diǎn)10在制定會議議程時必須記住某些議題將使會議團(tuán)結(jié)一致，而另外一些可能會分裂會議。以此為據(jù)，主席將影響會議能否團(tuán)結(jié)、順利的開始和結(jié)束。任何會議持續(xù)時間不應(yīng)超過兩個小時（以60分鐘到90分鐘為宜），如果會議開上兩個小時之后，就很難討論出個有意義的結(jié)果來，通常只有一個半小時就足夠把所有的議案理出一個頭緒了。會議議程議題清楚明確，使成員有機(jī)會在會前集中其思想和信息，這樣會使正式會議信息充足，效果更佳。會議的論題所需的支撐材料往往會影響會議議程與實(shí)際開會的間隔時間。在制定會議議程時必須記住某些議題將使會議團(tuán)結(jié)一致，而另外一11商務(wù)會議議程的確定你在會議上發(fā)言的論題是什么？你的發(fā)言需要多長時間？你希望討論什么樣的問題或事情？一旦明確會議有哪些議程，就能確定會議所需的時間。在選擇會議日期和時間時，應(yīng)考慮到其他人的日程安排。一般來說，星期五下午和星期一上午不適合開會商務(wù)會議議程的確定你在會議上發(fā)言的論題是什么？12會議議程表的樣本2：05-2：10開場白（歡迎詞、介紹、會議目標(biāo)、宣布基本準(zhǔn)則）10%至15%的時間2：10-2：25目前的銷售額數(shù)據(jù)。2：25-3：00營銷預(yù)算。3：00-3：25管理培訓(xùn)計(jì)劃。3：25-3：30結(jié)束語。會議議程表的樣本2：05-2：10開場白（歡迎詞、13確定與會人員會議并不是參加的人越多越好。出席會議的人數(shù)越多，這個會就越復(fù)雜，時間也越長，費(fèi)用就越高。有研究表明，當(dāng)4個人的會議增加到5個人時，其復(fù)雜的程度將增加127%。確定與會人員會議并不是參加的人越多越好。出席會議的人數(shù)越多14不同類型會議的理想出席人數(shù)解決問題型少于5人調(diào)查問題型少于10人工作回顧或展示型小于30人動員型越多越好不同類型會議的理想出席人數(shù)解決問題型15政府部門召開的會議上，確定與會人員可采取以下辦法查找有關(guān)文件、檔案資料。請人事部門提供。征求各部門意見。請示領(lǐng)導(dǎo)。政府部門召開的會議上，確定與會人員可采取以下辦法查找有關(guān)文16擬發(fā)會議通知與會人員確定后，即可向與會人發(fā)出通知，以便他們做好參加會議的準(zhǔn)備工作。有時準(zhǔn)備工作量比較大，而距離開會時間還遠(yuǎn)，可以先發(fā)一個關(guān)于準(zhǔn)備參加會議的通知。在開會前，再發(fā)出開會通知。通知一般用書面形式、開會日程、期限、地點(diǎn)、報(bào)到的日期、地點(diǎn)、路線等。必要時，還應(yīng)寫明會費(fèi)和差旅費(fèi)報(bào)銷等事宜。會議通知印好后，應(yīng)蓋上舉辦單位章再發(fā)出。擬發(fā)會議通知與會人員確定后，即可向與會人發(fā)出通知，以便他們17會場布置

會場布置18會場選擇與會人員確定并且發(fā)出通知以后，就要選擇、布置會場。選擇會場時，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來考慮會場選擇與會人員確定并且發(fā)出通知以后，就要選擇、布置會場。19思考的七個問題會議室是否足以容納所有的出席者和必要的設(shè)備？會議室是否有充足的通風(fēng)和照明設(shè)備？會議室是否受室外活動的干擾？會議室的設(shè)備是否能滿足會議的要求和時間的長短？會議室地點(diǎn)是否對所有出席者都方便？會議室的費(fèi)用是否可以承受？會議室在你需要時是否有空？思考的七個問題會議室是否足以容納所有的出席者和必要的設(shè)備？20要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)大小要適中地點(diǎn)要合理附屬設(shè)施要齊全要有停車場地要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)大小要適中21會場設(shè)計(jì)會場中的桌椅和擺放形式對與會者心理和會議的順利進(jìn)行非常重要。一般而言，會場形式依會場的大小、形狀、會議的需要、與會人數(shù)的多少而定，通常呈大方形、圓形、方形等。會場設(shè)計(jì)會場中的桌椅和擺放形式對與會者心理和會議的順利進(jìn)行22圓桌式、方桌式在圓桌或者方桌的周圍安放椅子，可以互相看得見。領(lǐng)導(dǎo)和會議成員可以無拘無束地自由交談，適合于召開15至20人左右的小型會議。●●●●●●●●●●●●●●●●●●●圓桌式、方桌式在圓桌或者方桌的周圍安放椅子，可以互相看得見。23“口”字型如果出席會議的人數(shù)較多，可以把桌子擺成口字型，內(nèi)側(cè)也可以安排座位?！瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛翱凇弊中腿绻鱿瘯h的人數(shù)較多，可以把桌子擺成口字型，內(nèi)24“［”字型，：“V”字型擺成“［”字型，“V”字型時，要注意主席位置，要有黑板或銀幕。就像研討會使用黑板或幻燈那樣，要讓與會者不必挪動座位就可以看到?！瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛埃邸弊中?，：“V”字型擺成“［”字型，“V”字型時，要注25教室型目前中國最流行的開中型、大型會議的會場形式，其特點(diǎn)就是容納的人多，有氣勢，容易布置，容易選擇現(xiàn)成的場地。如：禮堂、教室、影劇院均可。它便于召開發(fā)布會，或者以說明情況，傳達(dá)情報(bào)為目的的會議，或者是群眾大會。教室型目前中國最流行的開中型、大型會議的會場形式，其特點(diǎn)就26●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●27主席臺設(shè)置主席臺，設(shè)在代表席對面的地方，和與會人員面對面。由于會議多數(shù)在禮堂、會堂、影劇院等場所召開，主席臺一般設(shè)在舞臺上。中型會議的主席臺，設(shè)在舞臺上面或下面均可。小型會議可以不設(shè)主席臺?，F(xiàn)在一般在主席臺前設(shè)講臺，用于發(fā)言人講話。主席臺上可適當(dāng)擺放鮮花。主席臺背后懸掛會標(biāo)或旗幟，會議名稱的標(biāo)準(zhǔn)懸掛在主席臺上方。主席臺設(shè)置主席臺，設(shè)在代表席對面的地方，和與會人員面對面。28主席桌1086421357911主席桌108629座次與會人員的座次應(yīng)統(tǒng)一安排，由于座位有前有后，有正有偏，在排座位時要采善安排，照顧全面，可以采用以下方法排列。按漢字筆劃排列按地理位置排列按行業(yè)系統(tǒng)排列座次與會人員的座次應(yīng)統(tǒng)一安排，由于座位有前有后，有正有偏，30印制證件證件是出席會議的證明，是與會人員身份、資格、權(quán)利、待遇的憑證。代表證、記者證、工作人員證要用不同顏色的字或紙印刷，以作區(qū)別。印制證件證件是出席會議的證明，是與會人員身份、資格、權(quán)利、31迎接與接待迎接與接待32迎接與會人員通知上預(yù)定的報(bào)到日期到了，工作人員要提前分赴機(jī)構(gòu)、車站、碼頭，攜帶車輛和作為迎接的標(biāo)志，迎接從各地趕來參加、主持會議的人員。迎接與會人員通知上預(yù)定的報(bào)到日期到了，工作人員要提前分赴機(jī)33接待與會人員必須到簽到處簽到。在簽到處的服務(wù)人員要穿戴整齊，在胸前或胳臂上佩帶標(biāo)志。同時，簽到的筆，其筆帽擰去，簽到的本子打開，簽到負(fù)責(zé)人彬彬有禮地站在一起。簽到后，因服務(wù)人員把他們領(lǐng)到各自房間，給他們倒上一杯水，可隨意攀談幾句。接待與會人員必須到簽到處簽到。在簽到處的服務(wù)人員要穿戴整齊34常見會議禮儀常見會議禮儀35代表大會的禮儀代表大會包括人民代表大會、黨員代表大會、共青團(tuán)地表大會、職工代表大會、婦女代表大會等各種類型。代表大會的禮儀代表大會包括人民代表大會、黨員代表大會、共青36代表大會的禮儀，應(yīng)注意：代表的產(chǎn)生主要符合各種代表會議本身的規(guī)定。代表會議可以設(shè)主席團(tuán)。會議正式開幕時，主持人（或主席）要向全體代表宣布整個會議議事日程，并分發(fā)文件（會議報(bào)告等）。在會議過程中，還可以印發(fā)簡報(bào)。代表們對于會議報(bào)告所提出的意見，會議應(yīng)認(rèn)真聽取。代表會議一般都要進(jìn)行選舉，選舉要按程序進(jìn)行。代表大會的禮儀，應(yīng)注意：代表的產(chǎn)生主要符合各種代表會議本身的37例會的禮儀例會指固定時間、固定與會人員、固定地點(diǎn)的制度性會議。會議的內(nèi)容以傳遞信息、交流情況、安排和布置工作為主。例會的禮儀例會指固定時間、固定與會人員、固定地點(diǎn)的制度性會38例會禮儀應(yīng)注意例會無需事先發(fā)通知，但如臨時取消一次，應(yīng)及時通知全體人員。確實(shí)不能出席的應(yīng)當(dāng)請假或安排人員代表自己參加并告知主持人。座位多安排成“口”字型或“圓桌型”，會議時間力求簡短。例會一經(jīng)形成制度，非遇十分特殊的情況，不能取消或改期。例會禮儀應(yīng)注意例會無需事先發(fā)通知，但如臨時取消一次，應(yīng)及時通39報(bào)告會的禮儀報(bào)告會是請專家學(xué)者、先進(jìn)人物或領(lǐng)導(dǎo)干部以及其他有關(guān)人士進(jìn)行專門報(bào)告的會議。常見的有形勢報(bào)告會、學(xué)術(shù)報(bào)告會、勞模報(bào)告會或先進(jìn)事跡報(bào)告會。報(bào)告會的禮儀報(bào)告會是請專家學(xué)者、先進(jìn)人物或領(lǐng)導(dǎo)干部以及其他40具體禮儀選準(zhǔn)的報(bào)告人一定要既有名望，又對報(bào)告內(nèi)容有真知灼見的人。會前會后宜派專車迎送，還應(yīng)有對等的組織人員陪同，要妥善安排其衣食住行。報(bào)告會要設(shè)主席臺。報(bào)告人作報(bào)告時，主持人要在場作陪，而且必須同所有與會者一起認(rèn)真傾聽，不能分心去看書刊雜志等，也不能顯露出疲憊、焦灼等神情。報(bào)告會如要錄音，必須事先征得報(bào)告人同意。報(bào)告會的參加人數(shù)不限，但不能太少，座位排列成“教室型”。有的報(bào)告會，聽報(bào)告的人可以遞“條子”發(fā)問，由報(bào)告人作答，形成“對話”的形式。口頭提問亦可。報(bào)告結(jié)束后，主持人可以作扼要、簡潔的講話，并向報(bào)告人致謝。同時，請報(bào)告人先退場，然后聽眾再退場。具體禮儀選準(zhǔn)的報(bào)告人一定要既有名望，又對報(bào)告內(nèi)容有真知灼見41座談會禮儀座談會是邀請有關(guān)人士一起，圍繞某一問題進(jìn)行討論，或?yàn)闇贤ㄇ闆r、增進(jìn)情感而進(jìn)行交談的會議。座談會禮儀座談會是邀請有關(guān)人士一起，圍繞某一問題進(jìn)行討論，42座談會禮儀包括通知要有明確開會的時間、地點(diǎn)、座談的內(nèi)容及對與會者的具體要求，并及時發(fā)送到被通知對象手中，使與會者早作準(zhǔn)備。主持人首先介紹會議目的，內(nèi)容和座談形式，座談會要在平等的氣氛中舉行，主持人要同與會者圍坐在一起，在介紹與會者相互認(rèn)識后即迅速引導(dǎo)發(fā)言，防止出現(xiàn)“冷場”的現(xiàn)象。座談會鼓勵發(fā)言和爭論，活躍會場氣氛，使與會者知無不言，言無不盡，營造熱烈、融洽的氣氛。座談會禮儀包括通知要有明確開會的時間、地點(diǎn)、座談的內(nèi)容及對與43工作會議禮儀工作會議是為達(dá)成目標(biāo)、統(tǒng)一思想，由不同人員在一起召開的會議。工作會議禮儀工作會議是為達(dá)成目標(biāo)、統(tǒng)一思想，由不同人員在一44禮儀要則工作會議的通知，應(yīng)著重寫明會議的目的，以便對方慎重選派代表參加。如有必要，還應(yīng)該寫明會上計(jì)劃討論的事項(xiàng)，以便會議參加者準(zhǔn)備資料。工作性會議人數(shù)不宜過多，會議宜小，座位安排宜采用“圓桌型”或“方桌型”，也可考慮采用“工作群體型”。工作性會議遇到意見分歧，裁決時雖然也要“少數(shù)服從多數(shù)”，但會議主持人應(yīng)冷靜慎重地對待少數(shù)人的意見，尊重這些意見并交付全體人員反復(fù)推敲。禮儀要則工作會議的通知，應(yīng)著重寫明會議的目的，以便對方慎重45經(jīng)驗(yàn)交流會禮儀經(jīng)驗(yàn)交流會是請?jiān)谀骋环矫嬗型怀龀煽兊膯挝淮砘騻€人介紹其成功經(jīng)驗(yàn)的會議。經(jīng)驗(yàn)交流會禮儀經(jīng)驗(yàn)交流會是請?jiān)谀骋环矫嬗型怀龀煽兊膯挝淮?6禮儀主要有安排發(fā)言的人數(shù)至少要有兩人或兩人以上，人數(shù)太少，會變成“報(bào)告會”。選擇經(jīng)驗(yàn)交流的角度，最后每一個發(fā)言者各側(cè)重于一方面。會場形式安排為“教室型”，主持者應(yīng)與所有發(fā)言人并肩坐在主席臺上。每一發(fā)言人發(fā)言前，主持人均應(yīng)將其介紹給全體聽眾，并帶頭鼓掌表示尊重。每一發(fā)言者發(fā)言完畢，主持人都要微笑起立，帶頭鼓掌，表示感謝。聽眾應(yīng)尊重發(fā)言人，不能在下面交頭接耳，不要隨便退場。禮儀主要有安排發(fā)言的人數(shù)至少要有兩人或兩人以上，人數(shù)太少，會47會議禮儀主講：王建和效率就是效益

會議禮儀主講：王建和效率就是效益48世界上的事物可歸納為兩種特質(zhì)——有效率的以及沒有效率的；而人亦可歸納為兩種人——有效率的人以及沒有效率的人。

——蕭伯納世界上的事物可歸納為兩種特質(zhì)——有效率的以及沒有效率的；49需要那么多會議嗎在商務(wù)活動中，據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，一般的工作人員平均每周要花4小時開會。這樣，一個人一生中大約有整整一年時間花在開會上，中層管理人員有35%的工作時間在開會。對于高層來說，據(jù)統(tǒng)計(jì)，他工作時間約32%是在與別人的單獨(dú)會議上，34%是在與一群人的會議上，而有的大公司的總經(jīng)理每天的預(yù)定會議就占去了59%的工作時間。會議對于政府部門貫徹執(zhí)行政策，集思廣益，統(tǒng)一思想，有效地推動工作很有意義。對于企業(yè)和公司來說，會議于發(fā)展業(yè)務(wù)同樣必要，英國英特爾計(jì)算機(jī)公司總裁安德魯·格羅夫說：“會議是管理工作得以貫徹實(shí)施的中介手段?！毙枰敲炊鄷h嗎在商務(wù)活動中，據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，一般的工作人員50會議的計(jì)劃與籌備會議的計(jì)劃與籌備51籌劃會議應(yīng)遵循的步驟確定會議宗旨——確認(rèn)這些宗旨都能在指定的時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。選擇出席對象——根據(jù)既定會議宗旨確定。設(shè)備安排——確認(rèn)能提供所必需的設(shè)備。準(zhǔn)備會議議程——按邏輯順序排列，每個議程都標(biāo)上名稱和時間。制定基本準(zhǔn)則——以保持行為規(guī)范。發(fā)出邀請——讓他們有時間做好準(zhǔn)備。與非出席者聯(lián)系——使他們也能獲得有關(guān)信息。籌劃會議應(yīng)遵循的步驟確定會議宗旨——確認(rèn)這些宗旨都能在指定52成功的會議，需要做到五個明確主題明確。也就是會議公開打開的題目或公開提出的“旗幟”要明確鮮明，避免造成任何歧義或誤解。與會者明確。明確自己在會議中的角色。目的明確。包括兩個方面，一是會議本身的目的，二是與會者的目的。時間明確。何時開會，會議時間多長。地點(diǎn)明確。包括大致地理位置、具體的會議地址。成功的會議，需要做到五個明確主題明確。也就是會議公開打開的53成功的會議，需要具備三個必要條件所有與會者，包括會議舉辦者與參加者，應(yīng)有某種共同目標(biāo)。具備與會議規(guī)模相適應(yīng)的經(jīng)濟(jì)、物質(zhì)條件。制定完善、周密的會議計(jì)劃。成功的會議，需要具備三個必要條件所有與會者，包括會議舉辦者54確定會議議程

確定會議議程55議程的作用在會議舉行之前，會議議程必須制定出來。因?yàn)樽h程表就像一張地圖，當(dāng)我們明確了方向，知道自己要到哪兒去，我們就能走得更遠(yuǎn)。美國通用汽車公司總裁托馬斯·默菲是一位成功的公司領(lǐng)導(dǎo)人，他說：“會議的議程必須事先準(zhǔn)備妥當(dāng)，并分發(fā)給與會者，這樣可以使他們心中有數(shù)，做好傾聽、發(fā)言的準(zhǔn)備。必要時還可以向與討論題目有關(guān)的部門收集信息，以便會上提出準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和資料?！睍h議程起著重要作用，有利于達(dá)到會議目的，提高會議效率。議程的作用在會議舉行之前，會議議程必須制定出來。因?yàn)樽h程表就56議程的內(nèi)容會議時間和地點(diǎn)會議目的會議議題的順序議程的內(nèi)容會議時間和地點(diǎn)57在制定會議議程時必須記住某些議題將使會議團(tuán)結(jié)一致，而另外一些可能會分裂會議。以此為據(jù)，主席將影響會議能否團(tuán)結(jié)、順利的開始和結(jié)束。任何會議持續(xù)時間不應(yīng)超過兩個小時（以60分鐘到90分鐘為宜），如果會議開上兩個小時之后，就很難討論出個有意義的結(jié)果來，通常只有一個半小時就足夠把所有的議案理出一個頭緒了。會議議程議題清楚明確，使成員有機(jī)會在會前集中其思想和信息，這樣會使正式會議信息充足，效果更佳。會議的論題所需的支撐材料往往會影響會議議程與實(shí)際開會的間隔時間。在制定會議議程時必須記住某些議題將使會議團(tuán)結(jié)一致，而另外一58商務(wù)會議議程的確定你在會議上發(fā)言的論題是什么？你的發(fā)言需要多長時間？你希望討論什么樣的問題或事情？一旦明確會議有哪些議程，就能確定會議所需的時間。在選擇會議日期和時間時，應(yīng)考慮到其他人的日程安排。一般來說，星期五下午和星期一上午不適合開會商務(wù)會議議程的確定你在會議上發(fā)言的論題是什么？59會議議程表的樣本2：05-2：10開場白（歡迎詞、介紹、會議目標(biāo)、宣布基本準(zhǔn)則）10%至15%的時間2：10-2：25目前的銷售額數(shù)據(jù)。2：25-3：00營銷預(yù)算。3：00-3：25管理培訓(xùn)計(jì)劃。3：25-3：30結(jié)束語。會議議程表的樣本2：05-2：10開場白（歡迎詞、60確定與會人員會議并不是參加的人越多越好。出席會議的人數(shù)越多，這個會就越復(fù)雜，時間也越長，費(fèi)用就越高。有研究表明，當(dāng)4個人的會議增加到5個人時，其復(fù)雜的程度將增加127%。確定與會人員會議并不是參加的人越多越好。出席會議的人數(shù)越多61不同類型會議的理想出席人數(shù)解決問題型少于5人調(diào)查問題型少于10人工作回顧或展示型小于30人動員型越多越好不同類型會議的理想出席人數(shù)解決問題型62政府部門召開的會議上，確定與會人員可采取以下辦法查找有關(guān)文件、檔案資料。請人事部門提供。征求各部門意見。請示領(lǐng)導(dǎo)。政府部門召開的會議上，確定與會人員可采取以下辦法查找有關(guān)文63擬發(fā)會議通知與會人員確定后，即可向與會人發(fā)出通知，以便他們做好參加會議的準(zhǔn)備工作。有時準(zhǔn)備工作量比較大，而距離開會時間還遠(yuǎn)，可以先發(fā)一個關(guān)于準(zhǔn)備參加會議的通知。在開會前，再發(fā)出開會通知。通知一般用書面形式、開會日程、期限、地點(diǎn)、報(bào)到的日期、地點(diǎn)、路線等。必要時，還應(yīng)寫明會費(fèi)和差旅費(fèi)報(bào)銷等事宜。會議通知印好后，應(yīng)蓋上舉辦單位章再發(fā)出。擬發(fā)會議通知與會人員確定后，即可向與會人發(fā)出通知，以便他們64會場布置

會場布置65會場選擇與會人員確定并且發(fā)出通知以后，就要選擇、布置會場。選擇會場時，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來考慮會場選擇與會人員確定并且發(fā)出通知以后，就要選擇、布置會場。66思考的七個問題會議室是否足以容納所有的出席者和必要的設(shè)備？會議室是否有充足的通風(fēng)和照明設(shè)備？會議室是否受室外活動的干擾？會議室的設(shè)備是否能滿足會議的要求和時間的長短？會議室地點(diǎn)是否對所有出席者都方便？會議室的費(fèi)用是否可以承受？會議室在你需要時是否有空？思考的七個問題會議室是否足以容納所有的出席者和必要的設(shè)備？67要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)大小要適中地點(diǎn)要合理附屬設(shè)施要齊全要有停車場地要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)大小要適中68會場設(shè)計(jì)會場中的桌椅和擺放形式對與會者心理和會議的順利進(jìn)行非常重要。一般而言，會場形式依會場的大小、形狀、會議的需要、與會人數(shù)的多少而定，通常呈大方形、圓形、方形等。會場設(shè)計(jì)會場中的桌椅和擺放形式對與會者心理和會議的順利進(jìn)行69圓桌式、方桌式在圓桌或者方桌的周圍安放椅子，可以互相看得見。領(lǐng)導(dǎo)和會議成員可以無拘無束地自由交談，適合于召開15至20人左右的小型會議?！瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛瘛駡A桌式、方桌式在圓桌或者方桌的周圍安放椅子，可以互相看得見。70“口”字型如果出席會議的人數(shù)較多，可以把桌子擺成口字型，內(nèi)側(cè)也可以安排座位。●●●●●●●●●●●●“口”字型如果出席會議的人數(shù)較多，可以把桌子擺成口字型，內(nèi)71“［”字型，：“V”字型擺成“［”字型，“V”字型時，要注意主席位置，要有黑板或銀幕。就像研討會使用黑板或幻燈那樣，要讓與會者不必挪動座位就可以看到。●●●●●●●●●●●●●●●●“［”字型，：“V”字型擺成“［”字型，“V”字型時，要注72教室型目前中國最流行的開中型、大型會議的會場形式，其特點(diǎn)就是容納的人多，有氣勢，容易布置，容易選擇現(xiàn)成的場地。如：禮堂、教室、影劇院均可。它便于召開發(fā)布會，或者以說明情況，傳達(dá)情報(bào)為目的的會議，或者是群眾大會。教室型目前中國最流行的開中型、大型會議的會場形式，其特點(diǎn)就73●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●74主席臺設(shè)置主席臺，設(shè)在代表席對面的地方，和與會人員面對面。由于會議多數(shù)在禮堂、會堂、影劇院等場所召開，主席臺一般設(shè)在舞臺上。中型會議的主席臺，設(shè)在舞臺上面或下面均可。小型會議可以不設(shè)主席臺。現(xiàn)在一般在主席臺前設(shè)講臺，用于發(fā)言人講話。主席臺上可適當(dāng)擺放鮮花。主席臺背后懸掛會標(biāo)或旗幟，會議名稱的標(biāo)準(zhǔn)懸掛在主席臺上方。主席臺設(shè)置主席臺，設(shè)在代表席對面的地方，和與會人員面對面。75主席桌1086421357911主席桌108676座次與會人員的座次應(yīng)統(tǒng)一安排，由于座位有前有后，有正有偏，在排座位時要采善安排，照顧全面，可以采用以下方法排列。按漢字筆劃排列按地理位置排列按行業(yè)系統(tǒng)排列座次與會人員的座次應(yīng)統(tǒng)一安排，由于座位有前有后，有正有偏，77印制證件證件是出席會議的證明，是與會人員身份、資格、權(quán)利、待遇的憑證。代表證、記者證、工作人員證要用不同顏色的字或紙印刷，以作區(qū)別。印制證件證件是出席會議的證明，是與會人員身份、資格、權(quán)利、78迎接與接待迎接與接待79迎接與會人員通知上預(yù)定的報(bào)到日期到了，工作人員要提前分赴機(jī)構(gòu)、車站、碼頭，攜帶車輛和作為迎接的標(biāo)志，迎接從各地趕來參加、主持會議的人員。迎接與會人員通知上預(yù)定的報(bào)到日期到了，工作人員要提前分赴機(jī)80接待與會人員必須到簽到處簽到。在簽到處的服務(wù)人員要穿戴整齊，在胸前或胳臂上佩帶標(biāo)志。同時，簽到的筆，其筆帽擰去，簽到的本子打開，簽到負(fù)責(zé)人彬彬有禮地站在一起。簽到后，因服務(wù)人員把他們領(lǐng)到各自房間，給他們倒上一杯水，可隨意攀談幾句。接待與會人員必須到簽到處簽到。在簽到處的服務(wù)人員要穿戴整齊81常見會議禮儀常見會議禮儀82代表大會的禮儀代表大會包括人民代表大會、黨員代表大會、共青團(tuán)地表大會、職工代表大會、婦女代表大會等各種類型。代表大會的禮儀代表大會包括人民代表大會、黨員代表大會、共青83代表大會的禮儀，應(yīng)注意：代表的產(chǎn)生主要符合各種代表會議本身的規(guī)定。代表會議可以設(shè)主席團(tuán)。會議正式開幕時，主持人（或主席）要向全體代表宣布整個會議議事日程，并分發(fā)文件（會議報(bào)告等）。在會議過程中，還可以印發(fā)簡報(bào)。代表們對于會議報(bào)告所提出的意見，會議應(yīng)認(rèn)真聽取。代表會議一般都要進(jìn)行選舉，選舉要按程序進(jìn)行。代表大會的禮儀，應(yīng)注意：代表的產(chǎn)生主要符合各種代表會議本身的84例會的禮儀例會指固定時間、固定與會人員、固定地點(diǎn)的制度性會議。會議的內(nèi)容以傳遞信息、交流情況、安排和布置工作為主。例會的禮儀例會指固定時間、固定與會人員、固定地點(diǎn)的制度性會85例會禮儀應(yīng)注意例會無需事先發(fā)通知，但如臨時取消一次，應(yīng)及時通知全體人員。確實(shí)不能出席的應(yīng)當(dāng)請假或安排人員代表自己參加并告知主持人。座位多安排成“口”字型或“圓桌型”，會議時間力求簡短。例會一經(jīng)形成制度，非遇十分特殊的情況，不能取消或改期。例會禮儀應(yīng)注意例會無需事先發(fā)通知，但如臨時取消一次，應(yīng)及時通86報(bào)告會的禮儀報(bào)告會是請專家學(xué)者、先進(jìn)人物或領(lǐng)導(dǎo)干部以及其他有關(guān)人士進(jìn)行專門報(bào)告的會議。常見的有形勢報(bào)告會、學(xué)術(shù)報(bào)告會、勞模報(bào)告會或先進(jìn)事跡報(bào)告會。報(bào)告會的禮儀報(bào)告會是請專家學(xué)者、先