喜來登大酒店采購部管理手冊

目錄.為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化

,合理控制成本

,加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:一、

采購管理部門二、

采購部工作基本要求1.

所有采購項(xiàng)目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意

所有采購物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì)

,月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單

所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定

采購部工作人員須對自己采購物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)

采購部須每半個(gè)月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫,以書面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及董事會

所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時(shí)須全部列入移交

.上述資料及采購人員自購物品價(jià)格信息采購部每天須錄入至采購部價(jià)格信息庫.

采購時(shí)間要求:一般物品采購時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個(gè)月下單采購

采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷

禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜

.對到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時(shí)支付,以建立酒店良好形象,維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù),同時(shí)也為日后的采購工作提供便利.三、

采購審批程序申購單審批程序：使用部門經(jīng)理

倉庫主管 資產(chǎn)會計(jì)復(fù)查 董事同意采購部詢價(jià) 財(cái)務(wù)總監(jiān) 稽查部 行政辦董事會 申購單返回采購部單位價(jià)值

元以下或批量價(jià)值在元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價(jià)結(jié)果和選定的供應(yīng)商,經(jīng)董事會最后批準(zhǔn)后方可采購

.酒店財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部將對價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.

單位價(jià)值

元以上或批量價(jià)值在

元以上的物品采購審批程序:采購部尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì) 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議財(cái)務(wù)審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字執(zhí)行合同或協(xié)議評定小組由采購部、使用部門、財(cái)務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽查組成賒購月結(jié)物品采購審批程序蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第

款程序執(zhí)行.供應(yīng)商報(bào)價(jià)

,采購部、使用部門、主管副總、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部組成供貨商評定小組

,通力合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和討論，選定內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供酒店所需的物料.四、

采購監(jiān)督采購成本的控制由財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部共同完成,平時(shí)各部門應(yīng)及時(shí)到市場上了解價(jià)格行情,以促進(jìn)酒店采購成本的控制與監(jiān)督.五、

供應(yīng)商管理1.

財(cái)務(wù)部應(yīng)定期每月或每季度牽頭,組織財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部對供應(yīng)商進(jìn)行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.2.

選用供應(yīng)商角度采用

1+2+N

原則，所謂

1+2+N

是指一類商品一個(gè)主供應(yīng)商、

個(gè)輔助供應(yīng)商、

個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品只有一個(gè)主要供應(yīng)商，大約

的物資從他手中購買。

個(gè)輔助供應(yīng)商提供大約

他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時(shí)無購買死角。3.

采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護(hù)酒店形象.一、各類物品采購工作流程、 倉庫補(bǔ)倉物品的采購工作流程：倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補(bǔ)倉

“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（）貨品名稱，規(guī)格；（）平均每月消耗量；（）庫存數(shù)量；（）最近一次訂貨單價(jià)；（）最近一次訂貨數(shù)量；（）提供本次訂貨數(shù)量建議。經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時(shí)間。采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，按倉庫

“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施，一般物品要求之

天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。、 部門新增物品的采購工作流程：若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報(bào)告，經(jīng)董事會審批后,連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，?/p>

“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較

,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施.、 部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程：如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告

”給財(cái)務(wù)部及董事會審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（）貨品名稱，規(guī)格；（）最近一次訂貨單價(jià)；（）最近一次訂貨數(shù)量；（）提供本次訂貨數(shù)量建議。采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格品質(zhì)

,并按酒店采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，組織采購。、 鮮活食品凍品的采購工作流程：蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申預(yù)測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。、 燃料的采購工作流程：采購部根據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、,按酒店采購審批程序辦理，并組織實(shí)施。、 維修零配件和工程物料的采購工作流程：工程倉日常補(bǔ)倉由工程部填寫“采購申請單”單內(nèi)必須注明以下資料:（）貨品名稱，規(guī)格；（）平均每月消耗量；（）庫存數(shù)量；（）最近一次訂貨單價(jià)；（）最近一次訂貨數(shù)量；（）提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型維修活動

,工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫采購申請單工程預(yù)算表附在采購申請單下面),

且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（）貨品名稱，規(guī)格；（）庫存數(shù)量；（）最近一次訂貨單價(jià)；（）最近一次訂貨數(shù)量；（）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購申請單經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅?/p>

“采購申請單

”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，組織實(shí)施.二、采購工作流程中須規(guī)范事項(xiàng):、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會計(jì)，資產(chǎn)會計(jì)復(fù)核后送董事。、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉庫收貨核實(shí)。第四聯(lián)部門存檔。、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯(cuò)漏。（）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正確。（）數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。、邀請供應(yīng)商報(bào)價(jià)。三、貨比三家工作流程：

個(gè)或

個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：、采購部按照采購申請單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單，包括：①填寫空白報(bào)價(jià)單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間，送交供應(yīng)商（至少選擇

便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)，應(yīng)把購部的選擇意見和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交評定小組審批。、評定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考采購部的意.四、采購活動的后續(xù)須跟進(jìn)工作、采購訂單的跟催當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個(gè)過程直至收貨入庫。、采購訂單取消（）酒店取消訂單：決方法，以便報(bào)董事會作出決定。（）供應(yīng)商取消訂單：如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的