SAP信息系統(tǒng)運行管理制度

SAP信息系統(tǒng)運行管理制度一、目的為加強公司信息系統(tǒng)管理，規(guī)范SAP系統(tǒng)操作與運行，確保信息數(shù)據(jù)的安全性、準確性及時效性，為領(lǐng)導(dǎo)決策及公司發(fā)展提供有效信息數(shù)據(jù)支持，根據(jù)公司相關(guān)管理制度，特制定本制度。、試用范圍本制度適用于公司所有使用SAP系統(tǒng)的部門和用戶三、管理目標通過實施本管理制度，力求為公司實現(xiàn)以下目標：（一）優(yōu)化公司內(nèi)部運行業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)流程標準化與一體化；（二）通過流程的梳理，結(jié)合SAP系統(tǒng)的模塊化操作，進一步明確各部門各崗位的權(quán)限和職責；（三）通過SAP系統(tǒng)的規(guī)范、有效運行，不斷提高公司全體人員的規(guī)范作業(yè)意識及管理水平，增強公司內(nèi)部控制；（四）促使公司財務(wù)部門的工作重心由后端財務(wù)核算轉(zhuǎn)向前端業(yè)務(wù)控制與監(jiān)管，業(yè)財融合，推進財務(wù)人員由核算會計向管理會計的轉(zhuǎn)變；（五）通過信息系統(tǒng)內(nèi)部顧問小組和系統(tǒng)問題解決機制、培訓(xùn)機制的建立，培養(yǎng)一批懂系統(tǒng)懂業(yè)務(wù)的實干型人才，成為公司的骨干力量；（六）通過全公司各部門的積極配合，提高財務(wù)數(shù)據(jù)和管理報表的準確性和及時性，為公司領(lǐng)導(dǎo)層提供有效的經(jīng)營分析與戰(zhàn)略決策依據(jù)。四、機構(gòu)設(shè)置（一）公司SAP信息系統(tǒng)運行機構(gòu)包括SAP系統(tǒng)項目總監(jiān)、項目協(xié)調(diào)人、SAP內(nèi)部顧問小組、技術(shù)支持組和SAP使用部門。具體架構(gòu)如下：項目總監(jiān)^目每調(diào)人技水支持組內(nèi)部嫌訶組系統(tǒng)便用部門（二）SAP項目總監(jiān)為SAP系統(tǒng)最高直接負責人，負責總體把握系統(tǒng)運行狀況，解決運行過程中的重大問題；SAP項目總監(jiān)由總經(jīng)理擔任。項目協(xié)調(diào)人負責收集系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的各種問題，協(xié)調(diào)部門之間業(yè)務(wù)流程的梳理與規(guī)范，組織相關(guān)會議并通知各部門，將會議記錄或討論結(jié)果發(fā)送各部門，組織相關(guān)培訓(xùn)等；項目協(xié)調(diào)人由IT部經(jīng)理擔任。技術(shù)支持組為公司IT部門，包括系統(tǒng)管理員及程序開發(fā)人員，負責為SAP的日常使用與維護提供技術(shù)支持；SAP內(nèi)部顧問組由各部門SAP關(guān)鍵用戶組成，為系統(tǒng)具體操作和日常業(yè)務(wù)流程的規(guī)范提供指導(dǎo)和方案；SAP使用部門指所有涉及系統(tǒng)操作的部門和用戶。五、權(quán)限設(shè)置（一）系統(tǒng)維護管理員擁有系統(tǒng)基礎(chǔ)資料設(shè)置和后臺配置增加及修改的權(quán)限，對SAP系統(tǒng)各個模塊進行功能維護，對數(shù)據(jù)進行查詢和修改；數(shù)據(jù)管理員應(yīng)對自己的帳號和密碼進行安全設(shè)置，以保證數(shù)據(jù)安全。（二）SAP內(nèi)部顧問小組成員和部門經(jīng)理（及以上級別）擁有本部門模塊的數(shù)據(jù)新增、更改和查詢的權(quán)限，以及其他模塊數(shù)據(jù)查詢的權(quán)限。（三）SAP使用人員擁有本崗位的數(shù)據(jù)新增、更改和查詢權(quán)限，以及與本崗位有關(guān)的供應(yīng)鏈模塊的查詢權(quán)限。（四）SAP使用人員應(yīng)妥善保管本人系統(tǒng)賬號，防止他人冒用，禁止冒用他人賬號進行系統(tǒng)操作六、崗位具體要求與職責（一）系統(tǒng)管理員崗位1崗位要求系統(tǒng)維護管理員負責SAP系統(tǒng)的整體運維，需具備計算機軟硬件及數(shù)據(jù)庫知識，有維護系統(tǒng)環(huán)境的經(jīng)驗，同時需熟悉公司整體業(yè)務(wù)流程；系統(tǒng)開發(fā)人員需具備相關(guān)編程知識，能滿足各部門的數(shù)據(jù)開發(fā)需求。2.崗位職責（1）負責公司系統(tǒng)軟件、硬件的日常維護工作，例如系統(tǒng)升級、軟件補丁更新、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及硬件配置等；（2）組織相關(guān)的系統(tǒng)操作培訓(xùn)，解決系統(tǒng)日常使用過程中遇到的軟件技術(shù)問題，必要時與系統(tǒng)售后人員或軟件公司進行溝通；（3）根據(jù)公司制度的規(guī)定，監(jiān)督系統(tǒng)操作人員的工作，根據(jù)實際工作需要，合理分配系統(tǒng)操作人員的使用權(quán)限，對公司系統(tǒng)操作人員的權(quán)限進行監(jiān)督和管理，防止出現(xiàn)違反公司信息管理規(guī)章制度和系統(tǒng)規(guī)章管理制度的行為。（4）負責系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的維護和備份，系統(tǒng)及系統(tǒng)數(shù)據(jù)、檔案的安全保密工作，保證信息安全；對于違反規(guī)章制度、進行泄密的行為，有舉報的義務(wù)。（二）銷售崗位崗位要求銷售文員是業(yè)務(wù)部門進行系統(tǒng)銷售訂單下達的主要操作人員，主要負責客戶合同訂單管理、系統(tǒng)客戶主數(shù)據(jù)維護、銷售計劃制定等工作，業(yè)務(wù)單據(jù)錄入時必須做到數(shù)據(jù)準確、及時。崗位職責（1）及時維護客戶信息等基礎(chǔ)資料，根據(jù)客戶訂單確認產(chǎn)品型號、數(shù)量、配置參數(shù)、交期等信息，在系統(tǒng)及時下達銷售訂單并跟進審批流程；；（2）保證訂單數(shù)據(jù)的準確性，正確維護價格、稅率等與財務(wù)相關(guān)的銷售信息，與應(yīng)收會計保持溝通；（3）跟進產(chǎn)品的出貨與退回，及時進行系統(tǒng)操作并做好相關(guān)記錄；（4）做好合同信息的保密工作。（三）售后服務(wù)崗位1崗位要求售后文員是系統(tǒng)下達售后服務(wù)訂單的主要操作人員，要求根據(jù)客戶需求及時下達售后服務(wù)指令，提供配件銷售報價，與客戶保持良好溝通。2.崗位職責（1）針對保修期內(nèi)的售出產(chǎn)品，提供免費服務(wù)，及時響應(yīng)客戶需求，協(xié)同研發(fā)部門提出解決方案；售后文員在系統(tǒng)下達費用服務(wù)訂單；（2）針對已過保修期的售出產(chǎn)品，提供有償服務(wù)，協(xié)同財務(wù)部門針對相關(guān)配件銷售提供合理報價；售后文員在系統(tǒng)下達配件或服務(wù)銷售訂單；（3）售后服務(wù)人員根據(jù)在客戶現(xiàn)場的實際工作情況，進行售后服務(wù)訂單的報工。（3）售后服務(wù)人員因工作需要借出的物料應(yīng)在固定期限內(nèi)歸還，歸還的物料須經(jīng)品質(zhì)檢驗后入庫。（四）研發(fā)崗位崗位要求研發(fā)人員應(yīng)具備專業(yè)技術(shù)能力，同時能熟練使用專業(yè)圖形設(shè)計軟件等辦公軟件，及時搭建產(chǎn)品BOM;為產(chǎn)品生產(chǎn)與售后服務(wù)提供技術(shù)指導(dǎo)。根據(jù)市場及行業(yè)情況，及時進行公司產(chǎn)品的更新?lián)Q代及系統(tǒng)基礎(chǔ)資料的更新。崗位職責（1）負責產(chǎn)品設(shè)計與驗證、結(jié)構(gòu)圖紙及其他技術(shù)文件的繪制與保管；根據(jù)銷售訂單要求，及時維護訂單產(chǎn)品BOM;對于標準產(chǎn)品，及時在系統(tǒng)建立標準BOM,并進行日常維護；及時維護新產(chǎn)品BOM;;（2）負責新機型及實驗機型的開發(fā)與測試工作；公司現(xiàn)有產(chǎn)品的換代升級工作，并在系統(tǒng)及時更新相關(guān)物料主數(shù)據(jù)；（3）產(chǎn)品BOM調(diào)整或變更時，及時出具ECN報告并下達到生產(chǎn)計劃部門，系統(tǒng)及時更新產(chǎn)品BOM；（4）為業(yè)務(wù)及售后部門提供方案支持，協(xié)助工程部人員制定產(chǎn)品工藝路線和工序設(shè)計等問題（五）工程崗位1崗位要求工程人員需熟悉公司產(chǎn)品及物料特性，為公司生產(chǎn)加工工藝提出改進意見，減少資源昂費2.崗位職責（1）根據(jù)需求在系統(tǒng)新增物料編號并維護其他主數(shù)據(jù)，檢查物料及生產(chǎn)資料，及時糾正錯誤數(shù)據(jù)；（2）維護系統(tǒng)工藝路線及生產(chǎn)加工工序，不斷改進加工工藝，促進節(jié)能環(huán)保，提高工藝水平；（3）統(tǒng)計生產(chǎn)加工工時，并維護系統(tǒng)標準工時數(shù)據(jù)，使系統(tǒng)與實際相符，為提高生產(chǎn)作業(yè)效率提出建議;（六）計劃崗位崗位要求計劃員是系統(tǒng)中生產(chǎn)計劃管理模塊的主要操作人員，主要負責制定生產(chǎn)計劃及生產(chǎn)預(yù)測、生產(chǎn)訂單及零星需求的生產(chǎn)訂單下達，要求做到數(shù)據(jù)準確；及時制定物料需求計劃與采購申請；合理安排產(chǎn)品入庫及出貨計劃，確保準時交貨。崗位職責（1）根據(jù)銷售訂單生成生產(chǎn)訂單，再根據(jù)生產(chǎn)訂單生成采購訂單或領(lǐng)料單，確保生產(chǎn)有序進行；（2）監(jiān)督生產(chǎn)部門物料的領(lǐng)用情況，防止物料超領(lǐng)、少領(lǐng)，保證賬實相符；（3）生產(chǎn)預(yù)測與物料計劃的制定，采購申請的制定與審核，物料的跟催；跟蹤分析庫存狀況，控制和維護安全庫存；協(xié)助倉庫部門提出呆滯物料的處理方案；（3）收到研發(fā)下單的ECN變更通知單，及時修正生產(chǎn)訂單數(shù)據(jù)；（4）根據(jù)生產(chǎn)進度及客戶需求，及時對生產(chǎn)計劃進行調(diào)整和監(jiān)督，維護生產(chǎn)計劃的時效性；與相關(guān)部門保持溝通與協(xié)調(diào)；（5）每周檢查系統(tǒng)生產(chǎn)訂單完工進度，已完工的生產(chǎn)訂單要及時關(guān)閉，以便財務(wù)月底及時結(jié)賬；（七）采購崗位1崗位要求主要負責物料采購計劃業(yè)務(wù)，及時進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入，做到數(shù)據(jù)的準確性和及時性。悉采購物料的名稱、特性的標準，貨比三家，在保證質(zhì)量的前提下達到節(jié)約成本的目的。崗位職責（1）在系統(tǒng)正確維護供應(yīng)商信息，完善相關(guān)主數(shù)據(jù)；（2）及時處理計劃員在系統(tǒng)中生成的采購申請，將經(jīng)審核的采購申請轉(zhuǎn)化為采購訂單，滿足企業(yè)生產(chǎn)需要；及時處理各部門的零星采購需求并在系統(tǒng)中制作采購訂單；（3）跟蹤系統(tǒng)中采購計劃的執(zhí)行情況，如采購計劃的執(zhí)行，終止，變更等，并根據(jù)實際情況在系統(tǒng)中作相應(yīng)調(diào)整；（4）及時維護物料采購信息記錄，準確錄入物料采購價格。（八）生產(chǎn)崗位崗位要求物料員應(yīng)做到按單領(lǐng)料，及時退料；生產(chǎn)人員應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)完工的產(chǎn)品及時報工和入庫，確統(tǒng)計本崗位生產(chǎn)加工工時并如實填報。崗位職責（1）嚴格按照生產(chǎn)訂單進行物料領(lǐng)用，禁止多領(lǐng)、少領(lǐng)，如物料實際使用數(shù)量與訂單需求數(shù)量不符，應(yīng)上報計劃部門，計劃部門根據(jù)實際情況更改或報研發(fā)部門更改BOM資料；（2）生產(chǎn)完工的產(chǎn)品應(yīng)及時報工并辦理入庫，各環(huán)節(jié)生產(chǎn)人員應(yīng)根據(jù)實際情況準確統(tǒng)計生產(chǎn)工時，如與系統(tǒng)標準工時差異過大，應(yīng)及時報告工程部進行調(diào)整；（3）生產(chǎn)人員根據(jù)實際生產(chǎn)情況提出產(chǎn)品生產(chǎn)加工改進建議；（3）負責車間現(xiàn)場物料的保管與盤點，確保賬實一致。（九）品質(zhì)崗位崗位要求對所有入庫的產(chǎn)品及物料進行入庫前的質(zhì)量檢測，嚴格按照標準執(zhí)行，保證入庫質(zhì)量崗位職責（1）對采購物料進行入庫前的質(zhì)量檢查并出具檢測報告，不合格的物料及時退貨；（2）對生產(chǎn)完工入庫的產(chǎn)品進行質(zhì)量檢查并出具檢測報告，不合格的產(chǎn)品通知生產(chǎn)部門返工或報廢；統(tǒng)計產(chǎn)品不良率并報告上級領(lǐng)導(dǎo)；（3）對售后部門退回的物料進行質(zhì)量檢查，區(qū)分舊品與報廢件，協(xié)助倉庫報廢工作的進行。（十）倉庫崗位1崗位要求倉庫管理員是系統(tǒng)中庫存管理模塊的主要操作人員，主要負責物料收發(fā)業(yè)務(wù)。倉庫管理人員需要了解企業(yè)實際業(yè)務(wù)流程，并按照流程在系統(tǒng)中體現(xiàn)，及時進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入，做到數(shù)據(jù)的準確性和及時性。倉庫管理的基本要求是要做到賬實相符。崗位職責（1）及時辦理物料的入庫業(yè)務(wù)，倉庫管理員在收到物料時，必須及時審查，及時在系統(tǒng)中辦理物料的入庫業(yè)務(wù)。發(fā)現(xiàn)單據(jù)物料數(shù)量或信息與實際物料不符時，不得入庫；（2）及時辦理物料出庫業(yè)務(wù)，物料出庫或發(fā)料時，倉庫管理員核對好數(shù)量，做好出庫交接工作；各個倉庫應(yīng)定期組織盤點，及時發(fā)現(xiàn)物料賬實差異并查找原因，協(xié)同相關(guān)部門調(diào)整；控制呆滯料，及時統(tǒng)計呆滯庫存，出具呆滯物料統(tǒng)計報告提交公司領(lǐng)導(dǎo)并根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行處理；做好庫存管理工作，做到擺放整齊，標識清晰，便于盤點統(tǒng)計；協(xié)同相關(guān)部門，針對有效降低庫存，提高存貨周轉(zhuǎn)率提出合理建議。「一)財務(wù)崗位崗位要求財務(wù)部門需熟悉公司業(yè)務(wù)流程并對供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，審核各環(huán)節(jié)單據(jù)是否合規(guī)，流程方案是否合理。為各部門系統(tǒng)操作提出要求，提供指導(dǎo)，必要時進行相關(guān)培訓(xùn)，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性，及時性。崗位職責應(yīng)收會計監(jiān)督審核銷售模塊單據(jù)金額、收款條件等信息，檢查單據(jù)類型、稅率是否正確，單據(jù)生成的會計憑證是否有錯，發(fā)現(xiàn)問題及時要求銷售文員更正；應(yīng)付會計監(jiān)督審核采購模塊單據(jù)數(shù)據(jù)準確性，單據(jù)類型是否合理，單據(jù)生成的會計憑證是否有錯，發(fā)現(xiàn)問題及時要求采購員更正；檢查采購預(yù)制發(fā)票并及時進行發(fā)票校驗；費用會計監(jiān)督審核費用采購單據(jù)的準確性和時效性，對應(yīng)的費用科目是否正確；資產(chǎn)會計監(jiān)督管理公司固定資產(chǎn)的新增、折舊與報廢流程，編制系統(tǒng)資產(chǎn)編號；制作每月資產(chǎn)清單并定期組織固定資產(chǎn)盤點；成本會計監(jiān)督審核供應(yīng)鏈各個模塊的單據(jù)，監(jiān)督生產(chǎn)部門是否按單領(lǐng)料、生產(chǎn)訂單是否及時完工入庫，檢查報工工時的準確性；檢查倉庫存貨的賬實一致性，定期組織公司存貨盤點；及時發(fā)布和更新物料標準價格，比較標準成本與實際成本差異，分析原因，對各個成本控制環(huán)節(jié)提出改善建議，不斷縮小標準成本與實際成本差異。財務(wù)部門每月底做好系統(tǒng)月結(jié)工作，按時按質(zhì)出具財務(wù)報表。七、系統(tǒng)運行管理系統(tǒng)權(quán)限管理1.SAP系統(tǒng)操作人員使用本人獨立賬號進行系統(tǒng)操作并對所做的操作負責，部分工作內(nèi)容相同的崗位可以共用賬號，共用賬號根據(jù)實際情況由系統(tǒng)管理員酌情分配；部門根據(jù)實際情況需新增賬號或增加賬號權(quán)限，需填寫《ERP系統(tǒng)權(quán)限申請表》，由部門負責人簽字審批后，交IT部系統(tǒng)管理員批準增加；系統(tǒng)用戶端人員不得私自更改系統(tǒng)基礎(chǔ)參數(shù)配置和相關(guān)計算機程序。（二）系統(tǒng)操作準則1.SAP系統(tǒng)管理員負責為公司系統(tǒng)提供運行環(huán)境保障，定期維護系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，并對系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫運行過程進行監(jiān)控，確保系統(tǒng)安全運行和數(shù)據(jù)流暢；2.各部門系統(tǒng)操作人員按公司業(yè)務(wù)流程進行系統(tǒng)操作，系統(tǒng)做單必須要有依據(jù)，嚴禁在系統(tǒng)內(nèi)隨意更改各種數(shù)據(jù)；3為提高SAP系統(tǒng)的使用效率，用戶在完成操作后，應(yīng)在半小時內(nèi)退出相應(yīng)業(yè)務(wù)程序，避免其他用戶無法使用；如出現(xiàn)新的業(yè)務(wù)類型或特殊業(yè)務(wù)問題，先報告本部門內(nèi)部顧問，內(nèi)部顧問協(xié)同系統(tǒng)管理員提供解決方案并編制業(yè)務(wù)操作流程；如新增業(yè)務(wù)或問題涉及其他相關(guān)部門，內(nèi)部顧問須與其他顧問成員及系統(tǒng)管理員開會討論，得出解決方案并制定操作流程；新增業(yè)務(wù)操作流程由財務(wù)部門郵件發(fā)布到公司所有員工；5系統(tǒng)使用過程中如出現(xiàn)系統(tǒng)問題需要系統(tǒng)提供商解決，由操作人員報告給系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員負責與系統(tǒng)售后人員溝通，問題解決后由系統(tǒng)管理員發(fā)布標準解決方案；6因人為原因造成系統(tǒng)單據(jù)錄入錯誤需調(diào)整的，由操作人填寫《SAP系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)差錯調(diào)整申請表》，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核，與該業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門簽字確認后交IT部門和財務(wù)部門審批，再根據(jù)實際情況由系統(tǒng)管理員或財務(wù)人員進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)調(diào)整；（見附件一：《SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)差錯調(diào)整申請表》）7為提高工作效率，公司各部門之間應(yīng)緊密配合，各個環(huán)節(jié)的單據(jù)錄入與審核應(yīng)在半個工作日內(nèi)處理完，特殊情況在1個工作日內(nèi)處理完。（三）培訓(xùn)制度1各部門內(nèi)部顧問負責本部門新員工的系統(tǒng)使用培訓(xùn)工作；IT部門根據(jù)實際情況定期組織SAP系統(tǒng)的相關(guān)操作；針對系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的新業(yè)務(wù)、新問題，由內(nèi)部顧問小組或技術(shù)支持組確定解決方案后，組織相關(guān)人員開展專項培訓(xùn)。2.按照培訓(xùn)目的的不同，將培訓(xùn)工作分為系統(tǒng)操作培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)和專項培訓(xùn)三類

培訓(xùn)類型培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)目的發(fā)起人受訓(xùn)人員時間培訓(xùn)文件培訓(xùn)文件通告范圍系統(tǒng)操作培訓(xùn)SAP系統(tǒng)各個模塊操作通過培訓(xùn)幫助系統(tǒng)用戶熟練操作本系統(tǒng)內(nèi)部顧問/系統(tǒng)管理員各個模塊用戶不定期《SAP系統(tǒng)XX模塊操作手冊》相關(guān)受訓(xùn)部門業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)各部門及部門之間業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)流程及對應(yīng)的系統(tǒng)操作通過培訓(xùn)使公司業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)更加規(guī)范和順暢，項目協(xié)調(diào)人/內(nèi)部顧問/系統(tǒng)管理員等相關(guān)部門不定期相關(guān)業(yè)務(wù)操作手冊、流程圖等全公司專項培訓(xùn)業(yè)務(wù)和系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的新問題或重大問題的解決方案培訓(xùn)新問題或重大問題的解決項目協(xié)調(diào)人/內(nèi)部顧問/系統(tǒng)管理員等相關(guān)部門不定期XX問題解決方案、操作流程等相關(guān)受訓(xùn)部門3.每一次培訓(xùn)主講人或主講部門應(yīng)先制作紙質(zhì)培訓(xùn)資料（如系統(tǒng)操作手「冊、業(yè)務(wù)流程圖等），在培訓(xùn)開始時發(fā)放到每一位受訓(xùn)人員手中，電子或視頻資料通過郵件發(fā)送相關(guān)受訓(xùn)人員。4.每次培訓(xùn)必須有相應(yīng)的記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括：主講人名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)教材及內(nèi)容、培訓(xùn)對象，培訓(xùn)結(jié)束后由培訓(xùn)對象簽字確認。（見附件二：《培訓(xùn)簽到表》）（四）會議制度根據(jù)SAP系統(tǒng)的運行管理需要結(jié)合公司實際情況，會議分為月度/季度總結(jié)會和專題會兩會議類型會議內(nèi)容會議目的發(fā)起人參會人員會議類型會議內(nèi)容會議目的發(fā)起人參會人員時間會議文件月度/季度總結(jié)會每月/每季度系統(tǒng)運行問題總結(jié)總結(jié)前一月度/季度會議結(jié)果的執(zhí)行情況；總結(jié)當月/季度系統(tǒng)運行情況，問題解決方案，提出合理建議。項目協(xié)調(diào)人SAP項目總監(jiān)、項目協(xié)調(diào)人、SAP內(nèi)部顧問小組成員、技術(shù)支持組成員每月底/季度《SAP系統(tǒng)月度/季度總結(jié)會議記錄》會議文件通告范圍全公司專題會針對系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的重大問題、新問題進行專項討論研討問題解決辦法，制定問題解決流程，形成書面文件納入系統(tǒng)運行管理制度。項目協(xié)調(diào)人/內(nèi)部顧問組/系統(tǒng)管理員等項目協(xié)調(diào)人/內(nèi)部顧問組/系統(tǒng)管理員等不定期《SAP系統(tǒng)xx專題會議記錄》全公司會議要求；1會議應(yīng)提前由主辦部門郵件通知需要與會的部門和人員，通知應(yīng)包括會議時間、地點、與會人員及會議主題等信息2會議開始后首先由會議主持人介紹會議議題，并發(fā)放相關(guān)會議資料到每一位參會人員手中。3會議討論過程中，應(yīng)有專人負責記錄會議內(nèi)容及討論結(jié)果，會議結(jié)束后按《會議紀要模板》整理打印，交所有參會人員確認簽字后，郵件通告公司全體人員。對未能達到會議目標的研討會，會議主持人應(yīng)列出下一次會議的時間及參加人員。（見附件三：《會議紀要模板》）4部門負責人未參與會議的，參與會議的人員應(yīng)將會議確認的與本部門相關(guān)的內(nèi)容匯報部門負責人，部門負責人將會議內(nèi)容落實到具體人員，明確完成時間，體現(xiàn)在會議紀要中，并在下次會議中或任務(wù)完成后向會議主持人匯報。八、系統(tǒng)運行考核1系統(tǒng)管理員未及時進行軟硬件更新、系統(tǒng)維護、或工作疏忽怠慢，造成系統(tǒng)故障，導(dǎo)致公司正常業(yè)務(wù)無法進行，影響公司正常運營的，對責任人扣款100元/次；因工作疏忽導(dǎo)致公司信息泄露或數(shù)據(jù)丟失，對責任人扣款500元/次；未及時對物料編碼進行維護而影響后續(xù)流程，一個月內(nèi)達3次以上的，對責任人扣款100元；未及時維護BOM單、工藝路線、材料定額、工序中物料分配而影響后續(xù)流程無法進行，一個月內(nèi)達3次以上的，對責任人扣款100元；工藝發(fā)生變更時，未及時在系統(tǒng)中更改而影響生產(chǎn)流程，一個月內(nèi)達3次以上的，對責任人扣款100元；未及時維護采購信息記錄導(dǎo)致