《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件

《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容模塊一、商務(wù)會議（課堂實訓(xùn)）模塊二、客戶管理（課堂實訓(xùn)）模塊三、溝通談判模塊四、商務(wù)送禮模塊五、市場調(diào)研（實訓(xùn)：商務(wù)調(diào)查）《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容模塊一、商務(wù)會議（課堂實訓(xùn)）1《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)形式與要求一、教師任務(wù)導(dǎo)入，學(xué)生積極參與二、形式：思考、發(fā)言、討論、登臺演講或表演，有的以小團(tuán)體形式。三、草稿本：記錄課堂思考或發(fā)言提綱等。四、作業(yè)：電子版為主，至少保留到畢業(yè)。五、手機(jī)：關(guān)閉或靜音，勿把玩。六、其他：自己給自己提點(diǎn)要求？《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)形式與要求一、教師任務(wù)導(dǎo)入，學(xué)生積2第一章

商務(wù)會議第一章商務(wù)會議3教學(xué)內(nèi)容一、什么會議？二、辦會流程？三、議題、議程、日程各是什么？三者之間區(qū)別與聯(lián)系？四、會議策劃內(nèi)容有哪些？五、會場布置有什么內(nèi)容與要求？六、如何做會議記錄？教學(xué)內(nèi)容一、什么會議？4觀看會議錄像，思考上述問題？永嘉縣教育局學(xué)生管理工作會議實況FFI公司-新樓蘭計劃實況錄像觀看會議錄像，思考上述問題？永嘉縣教育局學(xué)生管理工作會議實況5

教學(xué)目的

通過本模塊的學(xué)習(xí)，了解會務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)目的6教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)會議籌備工作；會議方案的制作；會見與會談的操作程序與方法；案例分析。2、教學(xué)難點(diǎn)會議方案的制作；會場的布置；案例分析；技能訓(xùn)練。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)7案例分析：請柬發(fā)出之后

某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時間、地點(diǎn)寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會有問題，便把會議地點(diǎn)寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點(diǎn)。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個案例告訴秘書在會議準(zhǔn)備時應(yīng)注意什么問題呢？案例分析：請柬發(fā)出之后某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮8會議：是“由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會”。會議：是有的組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過程?！皶h”一詞中“會”有聚會、見面等意思，“議”是議論、商議的意思，則“會議”的基本意思應(yīng)包含聚會并商議兩層意思。辦會：是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項，是秘書工作的基本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會議文件、會場布置、會務(wù)接待、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、掌握會議進(jìn)展和會后貫徹工作等。

會議概論會議：是“由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會9一、會議的主要特點(diǎn)１、集體性；２、程序性；３、公開性；4、規(guī)范性。二、會議的作用1、會議體現(xiàn)了民主。2、會議交流了信息。3、會議統(tǒng)一了集體認(rèn)識和行為。4、會議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。

一、會議的主要特點(diǎn)10三、會議的種類

1.按規(guī)模分：特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。2.按性質(zhì)分：法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀(jì)念性、外事性、專題性、綜合性。3、按時間分：定期和非定期。4、按出席對象分：聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會.5、按召開方式分：電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會。

6、公司常見會議類型：

經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務(wù)洽談會.新產(chǎn)品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。

三、會議的種類11四、會議的要素１、形式要素：名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員、會議方式。２、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３、程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。４、財務(wù)要素：會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。

四、會議的要素12一般來說，會議有六要素：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點(diǎn)。議題：議題是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。名稱：正式會議必須有一個恰當(dāng)、確切的名稱。名稱要能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點(diǎn)或地區(qū)、范圍、規(guī)模等。會議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。會標(biāo)：大中型的會議名稱被制作成橫幅大標(biāo)語，置于會議主席臺上方或后方，作為會議的標(biāo)志，簡稱“會標(biāo)”。必須用全稱，不能隨意省略。一般來說，會議有六要素：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地13

會標(biāo)會徽會標(biāo)會徽14

大家談你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

大家談你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么15辦會工作內(nèi)容辦會工作內(nèi)容16一、組織工作1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議議題；2、根據(jù)議題安排議程、日程；3、發(fā)會議通知，負(fù)責(zé)會議報到；4、對與會人員進(jìn)行編組；5、布置會場，安排座次；6、印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；7、負(fù)責(zé)會議簽到；8、會中組織和協(xié)調(diào)；9、會場其他組織和管理；10、會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。11、會議的結(jié)束收尾工作。一、組織工作17二、文書工作

1、會議文書的起草；2、會議文書編寫；3、會議文書印發(fā)及管理。

三、生活管理工作1、與會人員的食宿管理；2、會議的財務(wù)管理；3、會議的交通保障；4、會議的文化活動；5、與會人員的醫(yī)療保健。

四、安全保衛(wèi)工作

1、會議的保密工作；2、會議的警衛(wèi)工作；3、會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。二、文書工作18辦會工作流程辦會工作流程19課前復(fù)習(xí)作業(yè)檢查你對會議有什么新的認(rèn)識？假如讓你籌備一次會議，該如何準(zhǔn)備？從哪些方面？怎么準(zhǔn)備？課前復(fù)習(xí)作業(yè)檢查20《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件21會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點(diǎn)安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場

準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機(jī)構(gòu)確定與會者名單會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會22會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工23會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道

會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要催辦與反饋工作安排與24會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點(diǎn)安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場

準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機(jī)構(gòu)確定與會者名單會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會25會議前：會議策劃預(yù)案會議預(yù)案就是會議的籌備方案，制定好預(yù)案是開好會議的前提。1．會議名稱：一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成。2．會議時間3．會場選擇4．出席范圍5．會議票證6．會議籌備班子的職責(zé)分工7．會場布置8．主席臺9．會議議程10．經(jīng)費(fèi)預(yù)算11．選舉投票的組織工作12．發(fā)獎活動的組織工作13．集體攝影活動組織工作14．特殊活動的安排會議前：會議策劃預(yù)案會議預(yù)案就是會議的籌備方案，制定好預(yù)案是26會議前：會議議程、程序的擬定

１．議程。會議通常有一個或幾個相關(guān)的議題。若有多個議題，秘書應(yīng)根據(jù)議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，形成議程表，會前發(fā)給與會人員。２．程序。會議內(nèi)容除議題之外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項目，如宣布會議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會議結(jié)束等。這些項目和內(nèi)容有序地排列，使之程式化，便是程序，制成文書，就是程序表。程序表最好能列上時間安排，具體到幾點(diǎn)幾分。會議前：會議議程、程序的擬定27

３．日程表與作息時間表。會期超過一天，還應(yīng)訂出日程表和作息時間表。①日程表。即將會議的全部內(nèi)容（包括參觀和文娛活動）分解安排在會期幾天的各單元（如分上午、下午、晚上）或時數(shù)（幾點(diǎn)至幾點(diǎn)）內(nèi)，以簡短的文字表達(dá)，制成表格。②作息時間表。將每天的起居、用餐、參加會議或其他活動、休息等時間安排制成表格。會議議程、程序、日程表、作息時間表的擬定，體現(xiàn)出會議準(zhǔn)備的充分和計劃的嚴(yán)密，可以使與會人員和服務(wù)人員做到心中有數(shù)，使會議有條不紊地進(jìn)行，這是會議成功的必要保證。３．日程表與作息時間表。會期超過一天，還應(yīng)訂出日程表和作息28會議議程安排應(yīng)注意點(diǎn)：１、注意議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和本單位章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。２、議程表中，第一項是宣布議程，再安排討論的問題，并盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起。３、保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

會議議程安排應(yīng)注意點(diǎn)：１、注意議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序29《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件30《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件31海天公司將舉行銷售團(tuán)隊會議，研究銷售工作下一季度的目標(biāo)以及人員招聘、選拔等問題。秘書陳慧在編制會議議程表前，先請總經(jīng)理、銷售總監(jiān)等有關(guān)上司提出議題，再詢問各位主管是否有在會上討論的事情，并提請主管上司定奪，然后將要討論的問題排出順序。在設(shè)計具體的議程表時，陳慧經(jīng)過仔細(xì)考慮，把要在會上討論的議題編排了一下，打印交給了上司。海天公司將舉行銷售團(tuán)隊會議，研究銷售32

海天公司銷售團(tuán)隊會議議程表公司銷售團(tuán)隊會議將于5月24日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。一、宣布議程二、說明有關(guān)人員缺席情況三、宣讀并通過上次會議的記錄四、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)五、銷售一部關(guān)于團(tuán)隊溝通問題的發(fā)言六、公司銷售人員的招聘和重組七、銷售二部經(jīng)理的人選八、下季度銷售目標(biāo)海天公司銷售團(tuán)隊會議議程表33會議日程的安排

會議日程多采用表格式，將會議議程分別固定在會期的每天上午、下午與晚上三個單元里，將會議議題具體化，使與會者一目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一規(guī)定參加會議活動。因此，擬定會議日程要明確具體，并準(zhǔn)確無誤。日程安排大體包括：時間，內(nèi)容，地點(diǎn)。

會議日程的安排會議日程多采用表格式，將會議議程分別固定34日期時間內(nèi)容安排地點(diǎn)參加人員備注2004年4月16日上

午8：30報到員工餐廳門廳全體員工

9：00銷售主管做介紹公司會議廳全體員工

9：50休息

10：00新產(chǎn)品展示公司會議廳全體員工

11：00銷售活動錄像員工餐廳三層自由參加

12：00自助午餐員工餐廳二層

下

午13：30員工自由觀看和動手操作新產(chǎn)品員工餐廳三層自由參加

15：30分小組討論與咨詢員工餐廳三層自由參加

16：30散會

日期時間內(nèi)容安排地點(diǎn)參加人員備注2004年上8：30報到35某股份有限責(zé)任公司股東大會日程安排日期

時間

內(nèi)容安排

地點(diǎn)主持參加人備注3.9上午9：00報到花園酒店大會議廳李總XXXX9：30會議開始，張董致開幕詞大會議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報告大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民11：30大會結(jié)束某股份有限責(zé)任公司股東大會日程安排日期時間內(nèi)36會議前：文件的準(zhǔn)備會議文件有兩大類：一是供會上學(xué)習(xí)參考的文件資料。如上級的有關(guān)政策、方針、法規(guī)、計劃。二是會議本身所產(chǎn)生的文件。如：會議通知、開幕詞、工作報告、講話稿、會議記錄、會議簡報、會議決定、會議紀(jì)要、閉幕詞、會議總結(jié)等。其中，開幕詞、工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿是必須在會前準(zhǔn)備妥當(dāng)?shù)?，其他文件則在會議過程中或會議結(jié)束時形成。會議前：文件的準(zhǔn)備會議文件有兩大類：一是供會上學(xué)習(xí)參考的文件37思考會議文件準(zhǔn)備好后，該如何分發(fā)給與會人員呢？以學(xué)院學(xué)生會換屆選舉大會為例，說明其方法。思考38分發(fā)文件方法1、提前將文件發(fā)給與會者，特別是需研究的計劃、方案、審議法規(guī)性文件2、在與會人員進(jìn)入會場時，秘書人員在入口久發(fā)給每位與會者3、在會場上發(fā)放。有些文件，秘書人員在會場上，按坐位順序依次發(fā)給與會者。4、在座位上擺放。一般性文件，可以在與會人員進(jìn)入會場之前，將文件擺入在與會人員座位上，供與會者收閱。分發(fā)文件方法1、提前將文件發(fā)給與會者，特別是需研究的計劃、方39會議前：會場的準(zhǔn)備會場總體要求是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、設(shè)備齊全、利于安全和保密。１．會場布置２．主席臺３．會場設(shè)施４．其他準(zhǔn)備就餐住宿；接送車輛；新聞媒介宣傳提綱；安排參觀、考察、游覽；贈送圖片、資料、紀(jì)念品等。會議前：會場的準(zhǔn)備會場總體要求是：整潔、安靜、明亮、空氣流通40會場布置及裝飾物料

1、橫幅：一般懸掛于來賓入口、酒店大堂或是會議主席臺上方，以作歡迎和明示主題之用；

2、指示牌：指示標(biāo)志對于來賓們迅速地找到會場位置非常重要，周到的細(xì)節(jié)安排也會使與會者更能體會到服務(wù)的周到，指示牌也要注意統(tǒng)一；

3、桌牌：在簽到處和貴賓位置設(shè)備桌牌非常重要，使來賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接等位置；

4、胸牌：設(shè)備統(tǒng)一的胸牌，可用不同的顏色及文字區(qū)分會場人員的身份，更加容易識別和協(xié)調(diào)人員；

5、簽到處：供來賓簽到或咨詢以及辦理手續(xù)的地方；

6、簽到處背景板：在簽到處的后方設(shè)置簽到處背景板，更能體現(xiàn)會議的專業(yè)性；

會場布置及裝飾物料1、橫幅：一般懸掛于來賓入口、酒店大417、會場主背景板/背景墻：會議主席臺后方通常會搭建起一塊主題背景，上有會議主題及主辦機(jī)構(gòu)信息；

8、舞臺：主席臺區(qū)域通常搭建舞臺，具體尺寸及高度視會場情況而定；

9、主席臺/演講臺：置于主持人或發(fā)言人的前方，上置鮮花，前方置主辦人LOGO；

10、花擺裝飾：VIP室、簽到桌、餐桌及講臺等位置一般會放置鮮花，以營造優(yōu)美的環(huán)境氛圍；開業(yè)典禮及其它慶典往往還需要花籃花門等妝典。

11、其它裝飾：比較復(fù)雜的會場往往還需要其它很多裝飾及布景（例如氣球、布藝、展示制作等），需要根據(jù)不同的場地情況和主題要求進(jìn)行配置，這樣可以體現(xiàn)大型會議的專業(yè)性。7、會場主背景板/背景墻：會議主席臺后方通常會搭42《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件43禮堂型禮堂型44《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件45教室型會場教室型會場46主席臺關(guān)于會議主席臺座次的安排（1）主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。（2）主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。主席臺關(guān)于會議主席臺座次的安排47主席臺重大會議的主席臺席位應(yīng)講究排列。主席臺席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員職務(wù)高低，對會議的重要程度而定。邀請的貴賓或來賓如安排在主席臺就坐的也按照同樣原則。第一排的正中為首席，其次是左位，再次為右位。先左后右，左高右低。前排為主，后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。主席臺48《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件49《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件50我校召開2012級新生軍訓(xùn)動員大會

9月18日上午9：00，我校2012年新生軍訓(xùn)動員大會在校體育館隆重舉行，我校黨委委員、陳家頤副校長；如皋市人武部張磊團(tuán)長；教務(wù)處曹洪其處長；學(xué)生處王鑫明處長；軍體部沈永輝主任出席了本次大會。

會議分奏國歌、軍訓(xùn)動員、校領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布命令等6項進(jìn)行。陳家頤副校長作軍訓(xùn)動員講話，他向同學(xué)們提出了四點(diǎn)希望：希望同學(xué)們在軍訓(xùn)期間要敢于吃苦、要嚴(yán)守紀(jì)律、要虛心學(xué)習(xí)、要牢記安全。張磊團(tuán)長對軍事訓(xùn)練內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等提出了具體的要求。最后陳家頤副校長發(fā)布軍訓(xùn)開始命令。我校2012年新生軍訓(xùn)由此正式拉開了帷幕，學(xué)子們在接下來的幾天里將嚴(yán)格訓(xùn)練，體驗一段軍旅文化生活。我校召開2012級新生軍訓(xùn)動員大會

51《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件52《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件53《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件54技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備工作要領(lǐng)。

案例1：一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?

技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)55案例2：

一次重要的國際會議，十多個國家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會。因為組織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會議的“全家福’’中，競找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國輿論的指責(zé)。從此案例中說明會議組織應(yīng)注意哪些問題？案例2：56案例3：

某校召開一次表彰大會，對全校七八個先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個人，頒發(fā)錦旗和獎狀。當(dāng)領(lǐng)獎的同學(xué)上臺領(lǐng)到錦旗和獎狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎狀上的名字不對，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時間領(lǐng)獎臺上競亂糟槽。以上三個案例中的問題都是由會議組織中的細(xì)節(jié)所致。分析案例中的問題所在，并談?wù)剬τ跁h活動的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問題。案例3：57會議前：檢查會前檢查是落實預(yù)案、保證開好會議的重要一步，重要會議在會前要多次反復(fù)檢查落實。會前檢查，一般分為由領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查這兩種方式。其中，現(xiàn)場檢查是主要形式。檢查的重點(diǎn)是會議文件材料的準(zhǔn)備、會場布置以及安全保衛(wèi)工作等等。大型會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位，供電安全、疏散通道的檢查，特別是會議播放樂曲的光碟或磁帶的檢查等。會議前：檢查會前檢查是落實預(yù)案、保證開好會議的重要一步，重要58思考檢查會議籌備情況時，主要檢查什么內(nèi)容？思考檢查會議籌備情況時，主要檢查什么內(nèi)容？59答案1、會議準(zhǔn)備是否充分：會期？規(guī)模？與會人員名額？2、會議期間能否排除各種干擾：手機(jī)？3、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備4、文件材料準(zhǔn)備5、會場布置情況6、會議安保工作（設(shè)備線路、消防、防盜設(shè)施、入場人員身份等）7、其他見會議檢查表（EXCEL）答案1、會議準(zhǔn)備是否充分：會期？規(guī)模？與會人員名額？見會議檢60會議檢查表會議檢查表61思考用什么方法才能快速便捷地進(jìn)行會場檢查？聽取會議籌備人員的匯報會前現(xiàn)場檢查思考用什么方法才能快速便捷地進(jìn)行會場檢查？聽取會議籌備人員的62思考會議檢查的形式有哪些？第一，書面形式；第二，口頭形式；第三，協(xié)調(diào)會形式。思考會議檢查的形式有哪些？第一，書面形式；63問題討論

1、會議議程與日程的區(qū)別。

2、簡述擬訂會議議程與日程表的方法。3、選擇會議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素?

4、應(yīng)如何做好會場的布置工作？5、怎樣制定會議籌備方案？6、怎樣發(fā)放會議通知？7、怎樣才能做好會議的食宿工作？

8、會前檢查工作包括哪些內(nèi)容？問題討論1、會議議程與日程的區(qū)別。64三、會議實訓(xùn)小組配合籌備一次會議。下周現(xiàn)場匯報演出。三、會議實訓(xùn)小組配合籌備一次會議。65人文系文秘專業(yè)崗位實習(xí)動員大會2011年1月11日人文系文秘專業(yè)崗位實習(xí)動員大會2011年1月11日66會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工67會議中：會場服務(wù)

會場服務(wù)是保證會議順利進(jìn)行并取得圓滿成功的重要環(huán)節(jié)，會場服務(wù)工作內(nèi)容很多。１．引導(dǎo)座位２．分發(fā)會議材料３．內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息４．維持會場秩序５．處理臨時交辦事項６．其他服務(wù)工作如筆墨、紙張；保證會場光線、清潔衛(wèi)生；攝影留念等。會議中：會場服務(wù)會場服務(wù)是保證會議順利進(jìn)行并取得圓滿成功的68—、概說

在會議過程中，由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容如實地記錄下來，就形成了會議記錄。

會議記錄有“記”與“錄”之分。“記”又有詳記與略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細(xì)完整。若需要留下包括上述內(nèi)容的會議記錄則要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以之作為記錄內(nèi)容最大限度地再現(xiàn)會議情境的保證。

會議中：會議記錄

—、概說

在會議過程中，由專門記錄人員把會議的組織情況和69二、格式

會議記錄的格式分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三個部分。

記錄頭的內(nèi)容有：

1．會議名稱；

2．會議時間；

3．會議地點(diǎn)；

4．會議主席（主持人）

5．會議出席、列席和缺席情況；

6．會議記錄人員簽名。7．備注；有些會議還要寫清楚會議的起止時間。二、格式

會議記錄的格式分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三70第二部分是記錄會議的內(nèi)容，是重要組成部分。

1．寫明發(fā)言人的姓名，發(fā)言的內(nèi)容，包括討論的內(nèi)容，提出的建議，通過的決議等。必要時，還要記下表決情況（如全體通過或多少人同意，多少人異議，多少人棄權(quán)）。2．記錄還要記下會議的有關(guān)動態(tài)。如發(fā)言中的插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及會場重要情況等等。

3．會議結(jié)束，記錄完了，就要另起一行寫“散會”兩字。重要的會議記錄，要有主持人和記錄人在正文結(jié)尾右下方簽字。

4．會議的記錄在方法上有詳細(xì)記錄和摘要記錄兩種。這兩種記錄，采用哪一種，要根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容來定。第二部分是記錄會議的內(nèi)容，是重要組成部分。

1．寫明發(fā)言人71三、要求

會議記錄的要求歸納起來主要有兩個方面，一個是速度要求，一個是真實性要求。

（一）速度要求。快速是對記錄的基本要求。

（二）真實性要求。

紀(jì)實性是會議記錄的重要特征，因此確保真實就成了對記錄稿的必然要求。

真實性要求的具體含義是：

1．準(zhǔn)確。不添加，不遺漏，依實而記。

2．清楚。首先是書寫要清楚，其次，記錄要有條理。

3．突出重點(diǎn)。

三、要求

會議記錄的要求歸納起來主要有兩個方面，一個是速72會議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：

（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；

（2）會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；

（3）權(quán)威人士或代表人物的言論；

（4）會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

（5）會議已議決的或議而未決的事項；

（6）對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。會議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：

（1）會議中心議題以及圍繞中心73會議記錄的寫作技巧

一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點(diǎn)寫。

二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可讀性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。

三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。

四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。會議記錄的寫作技巧一快，即記得快。字要寫得小一些、74百腦公司項目會議記錄時間：1998年9月1日

地點(diǎn)：公司會議室

出席人：公司各部門主任

主持人：馬燕（公司副總經(jīng)理）

記錄：祁迎峰（辦公室主任）百腦公司項目會議記錄時間：1998年9月1日

地點(diǎn)：公司會75一、主持人講話：今天主要討論一下《中國辦公室》軟件是否投入開發(fā)以及如何開展前期工作的問題。

二、發(fā)言：

技術(shù)部朱總：類似的辦公軟件已經(jīng)有不少，如微軟公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及眾多的財務(wù)、稅務(wù)、管理方面的軟件。我認(rèn)為首要的問題是確定選題方向，如果沒有特點(diǎn)，千萬不能動手。

資料部祁主任：應(yīng)該看到的是，辦公軟件雖然很多，但從專業(yè)角度而言，大都不很規(guī)范。我指的是編輯方面的問題。如WORD中對于行政公文這一塊就干脆忽略掉，而書信這一部份也大多是英文習(xí)慣，中國人使用起來很不方便。WPS是中國人開發(fā)的軟件，在技術(shù)上很有特點(diǎn)，但中國運(yùn)用文方面的編輯十分簡陋，離專業(yè)水準(zhǔn)很遠(yuǎn)。我認(rèn)為我們定位在這一方面是很有市場的。

市場部唐主任：這是在眾多航空母艦中間尋求突破，我認(rèn)為有成功的希望，關(guān)鍵的問題就是必須小巧，并且速度極快。因為我們建造的不是航空母艦，這就必須考慮到兼容問題。

三、各部門都同意立項，初步的技術(shù)方案將在十天內(nèi)完成，資料部預(yù)計需要三個月完成資料編輯工作，系統(tǒng)集成約需要二十天，該軟件預(yù)定于元旦投放市場。

散會。

主持人：（簽名）

記錄人：（簽名）一、主持人講話：今天主要討論一下《中國辦公室》軟件是否投入開76××公司辦公會議記錄時間：一九××年×月×日×?xí)r

地點(diǎn)：公司辦公樓五樓大會議室

出席人：×××××××××××××××……

缺席人：×××××××××……

主持人：公司總經(jīng)理

記錄人：辦公室主任劉××

主持人發(fā)言：(略)

與會者發(fā)言：×××………………

×××………………

散會

主持人：×××(簽名)

記錄人：×××(簽名)

(本會議記錄共×頁)××公司辦公會議記錄時間：一九××年×月×日×?xí)r

地點(diǎn)：公77會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道

會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要催辦與反饋工作安排與78會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，會議紀(jì)要是反映會議基本情況和精神的紀(jì)實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。會議后：會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成79會議紀(jì)要格式會議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。標(biāo)題有兩種情況，一是會議名稱加紀(jì)要，如《全國農(nóng)村工作會議紀(jì)要》。二是召開會議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要，如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會議紀(jì)要》。會議紀(jì)要正文一般由兩部分組成。（一）會議概況。主要包括會議時間、地點(diǎn)、名稱、主持人，與會人員，基本議程。（二）會議的精神和議定事項。常務(wù)會、辦公會、日常工作例會的紀(jì)要，一般包括會議內(nèi)容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀(jì)要，往往還要寫出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。會議紀(jì)要格式80會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別會議紀(jì)要有別于會議記錄。二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別81二、會議實務(wù)二、會議實務(wù)82舞臺背景板（背景墻）背景板作為會議活動裝飾搭建占有非常重要的位置，所以特此就其制作方式及材料做以單獨(dú)介紹。舞臺背景板（背景墻）背景板作為會議活動裝飾搭建占有非常重要831、PVC（寶麗布）背景板：

PVC布是最常用的背景板制作材料，主要是采用PVC布噴繪，覆于金屬桁架或木質(zhì)板面的表面，背后采用三角架配重支撐，其優(yōu)點(diǎn)是制作方便、安裝快捷，造價也相對較低，可以防雨防曬。缺點(diǎn)是表面反光、分辨率低，而且伸縮性差，不利于異形背景的制作。1、PVC（寶麗布）背景板：

PVC布是最常用的842、相紙寫真背景板：

相紙寫真背景板是相紙噴繪之后裱于木質(zhì)板面上，其優(yōu)點(diǎn)是清晰度高、反光性弱、裁切方便適于異形背景的制作，缺點(diǎn)是不防雨、陽光輻射或溫差較大時容易起鼓起皺，安裝制作速度較慢。2、相紙寫真背景板：

相紙寫真背景板是相紙噴繪之后85《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件863、拉網(wǎng)展架背景板：

拉網(wǎng)展架具有便攜的展示特點(diǎn)，在小型活動中常常用到，造價低廉，可收起裝箱，攜帶方便，安裝簡易。

3、拉網(wǎng)展架背景板：

拉網(wǎng)展架具有便攜的展示特874、布面背景板：

布面背景板是早期背景板制作最普通的運(yùn)用方式，通常在木板表面緊繃一層或兩層布面，再粘上即時貼文字或苯板立體文字作為主題，由于背景不能進(jìn)行四色印刷而且制作成本與PVC布背景板不相上下，現(xiàn)在基本上已被淘汰，在市場上極少見到。5、異形制作背景板：

根據(jù)活動特點(diǎn)及現(xiàn)場效果的需要，背景往往需要很多種材料元素來進(jìn)行場景渲染，所以很多展示及舞臺美術(shù)的元素也應(yīng)用背景板的制作中來，它并不是單一的某種方式制作，而是用多種材料進(jìn)行組合。4、布面背景板：

布面背景板是早期背景板制作最普通的88《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件89《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件90會議用花會議用花91胸花胸花作為活動中不可缺少的貴賓佩飾。胸花制作，包括玫瑰花、蘭花及其它名貴花卉，并配備相應(yīng)的輔助掛件。胸花價格：

玫瑰花：5-8元/套

蘭花：

8-10元/套胸花92講臺花講臺花為會議講臺所擺放的花插，一般前端垂下，與講臺同寬。講臺花價格：80-200元/束講臺花93花插

一般用于活動的桌面擺放，增加現(xiàn)場氛圍，一般分為圓形花插與橢圓形花插?；ú鍍r格：80-160元人民幣/套花插94花籃用于開業(yè)或各種慶典的現(xiàn)場，大部分為租用，除了鮮花之外，還會有賀聯(lián)，寫上祝賀的文字?；ɑ@租用價格：300-400元人民幣/套。花籃95展覽器材/便攜展具

易拉寶尺寸規(guī)格：200mm（h）*80mm、200mm*85mm、200mm*100mm、200mm*120mm展覽器材/便攜展具易拉寶96X展架尺寸規(guī)格：150mm（h）*60mm、200mm（h）*80mmX展架97拉網(wǎng)展架尺寸規(guī)格：75mm/單元，拼裝組成拉網(wǎng)展架98《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件99《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件100《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件101空飄氣球是用氦氣充滿氣球的球體或其它異形模型的內(nèi)部，利用大氣浮力的原理使氣球飄于空中，下部可懸掛標(biāo)語，一般用于慶典的室外場地，大大提高宣傳的效果和喜慶的氛圍。空飄氣球參考報價：350－800元/日（租賃價格，收費(fèi)與使用天數(shù)和數(shù)量有關(guān)）

空飄氣球是用氦氣充滿氣球的球體或其它異形模型的內(nèi)部，利用大氣102充氣拱門是利用風(fēng)機(jī)充滿PVC模型，上部可懸掛橫幅等標(biāo)語的充氣裝置，一般用于慶典。充氣拱門參考租價：300元－500元/日充氣拱門是利用風(fēng)機(jī)充滿PVC模型，上部可懸掛橫幅等標(biāo)語的充氣103用鼓風(fēng)機(jī)在氣模的底部不斷充氣，使其站立并有舞動效果，一般也是應(yīng)用于室外場地，達(dá)到提高宣傳效果的作用。氣舞人參考價格：200－500元/日用鼓風(fēng)機(jī)在氣模的底部不斷充氣，使其站立并有舞動效果，一般也是104在慶典活動或婚禮的現(xiàn)場，很容易見到編織氣球的身影，一個個圓圓的氣球組織在一起可紡織成很多形狀，常見的有氣球門、彩虹等。氣球編織報價：30-50元/米（四球每組）

在慶典活動或婚禮的現(xiàn)場，很容易見到編織氣球的身影，一個個圓圓105充氣模型是根據(jù)物品的形狀加以放大，用PVC材料制作造型，并用充氣的方法實現(xiàn)室外展示，具備極強(qiáng)的宣傳效果。充氣模型是根據(jù)物品的形狀加以放大，用PVC材料制作造型，并用106客戶座談會面對面座談，進(jìn)行充分溝通，了解客戶所想，并有計劃解答，增強(qiáng)互信?？蛻糇剷鎸γ孀?，進(jìn)行充分溝通，了解客戶所想，并有計劃解107創(chuàng)新添亮點(diǎn)

南航汕頭公司召開大客戶座談會創(chuàng)新添亮點(diǎn)

南航汕頭公司召開大客戶座談會108電子客票服務(wù)、950333“24小時顧客服務(wù)呼叫中心”、服務(wù)承諾制、首問責(zé)任制、大客戶品牌服務(wù)……兩年來，南航汕頭公司相繼推出了一系列的品牌服務(wù)，極大地方便了潮汕市民的出行。近日，該公司在服務(wù)創(chuàng)新上再添亮點(diǎn)，邀請了潮汕地區(qū)黨、政、軍及各大企業(yè)中的大客戶代表齊聚一堂進(jìn)行座談，共同探討如何進(jìn)一步提升汕航的品牌形象。

電子客票服務(wù)、950333“24小時顧客服務(wù)呼叫中心”、服務(wù)10912年來，作為潮汕地區(qū)的一家骨干航空公司，南航汕頭公司緊緊依靠各級黨政部門和社會各界的大力支持，以“為潮汕地區(qū)人民服好務(wù)”為已任，堅持“安全為本、市場為先、效益為中心”的經(jīng)營方針，致力于塑造優(yōu)質(zhì)服務(wù)型、安全生產(chǎn)型企業(yè)。12年來，公司積極開拓市場，主動參與市場競爭，適時引進(jìn)飛機(jī),積極擴(kuò)展航線網(wǎng)絡(luò)，努力降低票價水平，在優(yōu)質(zhì)服務(wù)、品牌建設(shè)、真誠回饋社會上做了大量卓有成效的工作。12年來，作為潮汕地區(qū)的一家骨干航空公司，南航汕頭公司緊緊依110在運(yùn)力網(wǎng)絡(luò)方面，南航汕頭公司根據(jù)潮汕客源市場的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢，不斷增辟新航線，相繼開通一系列重要的商務(wù)、旅游航線，有重點(diǎn)、有步驟地加大有關(guān)航線的航班密度，加快推進(jìn)廣州、北京中轉(zhuǎn)聯(lián)程產(chǎn)品開發(fā)。公司由最初的3架飛機(jī)10條航線發(fā)展到如今的6架飛機(jī)48條航線，通航城市達(dá)到30多個，加上目前已開發(fā)的“陽光快線”、“北國之春”、“縱橫中國”等通達(dá)全國各大中城市的中轉(zhuǎn)聯(lián)程產(chǎn)品，該公司的航線網(wǎng)絡(luò)進(jìn)一步擴(kuò)展，極大地方便了廣大潮汕市民的出行。在運(yùn)力網(wǎng)絡(luò)方面，南航汕頭公司根據(jù)潮汕客源市場的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢111在服務(wù)創(chuàng)新上，南航汕頭公司加強(qiáng)了專職營銷隊伍建設(shè)，不斷滿足旅客的個性化需要，不斷擴(kuò)大服務(wù)外延，提升服務(wù)內(nèi)涵。特別是去年以來，該公司進(jìn)一步貫徹“顧客的需要，是我們服務(wù)的目標(biāo)”的服務(wù)理念，開通了24小時服務(wù)的950333顧客服務(wù)呼叫中心，在機(jī)場專門成立了大客戶服務(wù)管理室，制定了大客戶特服流程，簽定合約的大客戶不僅可以通過集團(tuán)購買降低成本，而且可以充分享受到與其他顧客不一樣的差異服務(wù)，如建立客戶檔案、旺季出行座位保障、貴賓出行通知單、紅衣特服人員專門服務(wù)、代換登記牌及托運(yùn)行李、貴賓室候機(jī)服務(wù)、增加10公斤免費(fèi)行李額等彰顯身份的貴賓式服務(wù)，深受潮汕各大型企事業(yè)單位的好評。在服務(wù)創(chuàng)新上，南航汕頭公司加強(qiáng)了專職營銷隊伍建設(shè)，不斷滿足旅112座談會上，南航汕頭公司總經(jīng)理周英里表示，將在新的一年中，繼續(xù)秉承“為大客戶提供個性服務(wù)，與一般旅客區(qū)別開來，彰顯大客戶尊貴”的服務(wù)宗旨，以客戶滿意為目標(biāo)，以雙贏為原則，進(jìn)一步完善大客戶服務(wù)體系，努力為大客戶營造一個更為快捷、便利、舒適的乘機(jī)環(huán)境。來自汕頭市政府辦公室、廣東電信汕頭分公司、超聲儀器研究所、汕頭醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院等單位的大客戶代表也爭相發(fā)言，充分肯定南航汕頭公司在大客戶服務(wù)、品牌創(chuàng)新等方面所做出的努力，并對南航汕頭公司未來的服務(wù)創(chuàng)新提出了新的希望。座談會上，南航汕頭公司總經(jīng)理周英里表示，將在新的一年中，繼續(xù)113本次座談會上，南航汕頭公司還以幻燈片的形式向全體大客戶介紹了各種航空客運(yùn)產(chǎn)品，如指定航班來回的“周末五羊城”、“周末上海灘”，旅客僅用接近單程的票價便能購買到雙程的機(jī)票，低至四折的提前購票優(yōu)惠產(chǎn)品，優(yōu)惠便捷的“北國之春”、“陽光快線”中轉(zhuǎn)產(chǎn)品，以及針對新聞工作者、醫(yī)護(hù)人員、教師、學(xué)生等特殊人群的“真情關(guān)愛”產(chǎn)品。會上，南航還特別推出了為新婚夫婦的蜜月之旅而設(shè)計的優(yōu)惠產(chǎn)品，新婚夫婦的首段旅程只要是在領(lǐng)取《結(jié)婚證》的180天內(nèi)，憑中國民政部各級婚姻登記機(jī)關(guān)頒發(fā)的《結(jié)婚證》，便可享受到低至五折的“詩蜜浪漫”機(jī)票。本次座談會上，南航汕頭公司還以幻燈片的形式向全體大客戶介紹了114大學(xué)生生活經(jīng)驗交流會

10月30日晚7點(diǎn)，由教科院學(xué)生會生活保衛(wèi)部主辦，07級國防班承辦的“大學(xué)生生活經(jīng)驗交流會”活動在教科院101教室隆重上演，全場空無虛席，氣氛火熱。大學(xué)生生活經(jīng)驗交流會

115交流會一直深受院學(xué)工辦老師的關(guān)注，

會議稟承著為一切大學(xué)生服好務(wù)的宗旨展開。交流會邀請了我院在學(xué)習(xí)和生活方面都很突出的高年級同學(xué)為嘉賓，以嘉賓的傾心述說和學(xué)生提問討論的形式進(jìn)行。

交流會一直深受院學(xué)工辦老師的關(guān)注，會議稟承著為一切116交流會一直深受院學(xué)工辦老師的關(guān)注，

會議稟承著為一切大學(xué)生服好務(wù)的宗旨展開。交流會邀請了我院在學(xué)習(xí)和生活方面都很突出的高年級同學(xué)為嘉賓，以嘉賓的傾心述說和學(xué)生提問討論的形式進(jìn)行。

交流會一直深受院學(xué)工辦老師的關(guān)注，會議稟承著為一切117交流會上，首先是04級劉敏學(xué)姐給同學(xué)做了關(guān)于如何充分利用課余時間很好的安排學(xué)習(xí)和工作的講話。她給我們講述她自己一些好的學(xué)習(xí)方法、工作經(jīng)驗，對大學(xué)生考研也進(jìn)行了仔細(xì)的講述。同學(xué)們都仔細(xì)聽取并將一些好的方法進(jìn)行了體會。接著是我們教科院04級可愛的陳蘭莎學(xué)姐的經(jīng)驗之談，她主要講述的是如何輕松愉快的學(xué)習(xí)和生活，讓同學(xué)們能保持一顆童貞積極進(jìn)取的心態(tài)，特別是對如何提高自己的學(xué)習(xí)效率提出了自己獨(dú)特的觀點(diǎn)和看法。同學(xué)們都是全神貫注，津津有味的傾聽。

交流會上，首先是04級劉敏學(xué)姐給同學(xué)做了關(guān)于如何充118經(jīng)過前面兩位學(xué)姐熱情洋溢的講話后，現(xiàn)任學(xué)生會主席歐陽文芳同學(xué)對大學(xué)生如何管理自己的財務(wù)，如何開源節(jié)流做的生動的講述，他通過自己幽默風(fēng)趣的演講將交流會帶入了高潮，然后給同學(xué)們提出要求希望大家在以后的生活中能夠保持勤儉節(jié)約的好作風(fēng)，為父母減少經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，為自己養(yǎng)成好的生活作風(fēng)。經(jīng)過前面兩位學(xué)姐熱情洋溢的講話后，現(xiàn)任學(xué)生會主席歐119大會還邀請了05級應(yīng)用心理班的周芊學(xué)姐作了關(guān)于大學(xué)生情感心理問題的交談，交談直接切入了同學(xué)的心理，使大家在自己情感內(nèi)心方面產(chǎn)生了觸動，讓同學(xué)們更好的認(rèn)識自己的心靈。05級國防班的曹新同學(xué)對大學(xué)校園里防騙、防盜的方法進(jìn)行了講述，著重對大學(xué)生兼職家教闡述了自己的見解和經(jīng)驗。

大會還邀請了05級應(yīng)用心理班的周芊學(xué)姐作了關(guān)于大學(xué)生情感120大會最后一位嘉賓是05級的李嬌學(xué)姐，她主要是講述大學(xué)生在生活中如何組織活動，如何調(diào)動同學(xué)們的活動熱情，她通過自己的經(jīng)驗娓娓到來，活潑幽默的言語給同學(xué)們陣陣笑聲，交流會也在她的笑聲中結(jié)束了嘉賓的交談。

大會最后一位嘉賓是05級的李嬌學(xué)姐，她主要是講述大學(xué)生在121

“大學(xué)生生活經(jīng)驗交流會”在一片歡呼聲和贊許聲中圓滿地拉下了帷幕，會議結(jié)束后不少同學(xué)還主動找了自己喜歡的嘉賓進(jìn)行了進(jìn)一步的交流。通過這次會議，讓07級的新同學(xué)更一步認(rèn)識大學(xué)的路該如何走，對他們的學(xué)習(xí)和生活上的各種問題進(jìn)行的大致的解答，為他們以后的生活做的指導(dǎo)性的幫助。我希望我們師大所有大學(xué)生都能經(jīng)常對自己的學(xué)習(xí)生活進(jìn)行自我省視，讓我們的大學(xué)生活過的健康陽光，積極向上！

“大學(xué)生生活經(jīng)驗交流會”在一片歡呼聲和贊許聲中圓滿地拉122會務(wù)工作程序及要求一、會前準(zhǔn)備工作1.組織會務(wù)班子，明確工作職責(zé)。大型會議還要制訂詳細(xì)的會務(wù)工作方案。2.發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點(diǎn)、與會人員范圍。3.印制會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。4.大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。5.大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。會務(wù)工作程序及要求一、會前準(zhǔn)備工作1236.會場布置。會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。（1）懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟等。（2）設(shè)置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明確。（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。7.后勤服務(wù)工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。8.做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。9.進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報準(zhǔn)備工作情況。6.會場布置。會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。124二、會間組織與服務(wù)工作1.會務(wù)人員提前1小時到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。2.搞好會議簽到、材料分發(fā)。3.落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。4.按預(yù)定方案組織與會人員由前向后依次就座。5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場；開會期間關(guān)閉手機(jī)等，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場。6.做好會議記錄，寫好會議簡報。7.組織照相。8.為與會人員預(yù)定車票、機(jī)票等。二、會間組織與服務(wù)工作125三、會議善后工作1.會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。2.組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。3.做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。4.做好會議報道工作。三、會議善后工作126視頻會議室功能設(shè)計與系統(tǒng)介紹

一、功能設(shè)計 1、遠(yuǎn)程教學(xué)功能；2、學(xué)生操作、技能訓(xùn)練功能；3、會議發(fā)言及討論功能；4、投票表決功能；5、紅外線同聲傳譯功能；6、視像跟蹤功能；7、音頻擴(kuò)聲功能；8、遠(yuǎn)程視頻會議功能；9、網(wǎng)絡(luò)直播、電視轉(zhuǎn)播功能。

視頻會議室功能設(shè)計與系統(tǒng)介紹一、功能設(shè)計 127二、各系統(tǒng)介紹1、數(shù)字會議系統(tǒng)

1.1數(shù)字會議系統(tǒng)包括音頻會議系統(tǒng)、話筒管理、4種語言的同聲傳譯，投票表決系統(tǒng)、IC卡簽到系統(tǒng)及視像跟蹤系統(tǒng)。

1.2、會議發(fā)言+同聲傳譯系統(tǒng)

二、各系統(tǒng)介紹1282、會議顯示系統(tǒng)2.1投影方式的選擇投影方式為前投（投影機(jī)與人的視線在屏幕的同一側(cè)）。機(jī)器懸吊在天花板上。2.2屏幕為電動式前投幕，選用增益系數(shù)較高的塑膠幕。2.3投影機(jī)選擇根據(jù)實際使用功能要求，選擇具有2000ANSI的亮度，分辨率為1024×768的投影儀。

2、會議顯示系統(tǒng)1293、擴(kuò)聲系統(tǒng)該會議室對聲音要求是：語言的清晰度、均勻度一定要高。系統(tǒng)配置一臺雅馬哈16路調(diào)音臺及2*31段均衡器、專業(yè)功放及四只雅馬哈小型會議音箱來完成對整個會議室的擴(kuò)聲需求。

3、擴(kuò)聲系統(tǒng)1304、遠(yuǎn)程視頻會議整個系統(tǒng)運(yùn)行在IP寬帶網(wǎng)上，在我校視頻會議室配置1套視頻會議系統(tǒng)，具有豐富的網(wǎng)絡(luò)接口和音視頻接口。在IP網(wǎng)上速率可以達(dá)到1Mbit/s。在兩個學(xué)校的兩個會場之間可以召開點(diǎn)對點(diǎn)會議（教學(xué)），實現(xiàn)一對一點(diǎn)連接。在校內(nèi)，遠(yuǎn)程教學(xué)、視頻會議的數(shù)據(jù)、信息可通過校園網(wǎng)，在本會議室和4個點(diǎn)之間進(jìn)行交互式視頻、音頻傳輸。

4、遠(yuǎn)程視頻會議1315、直播系統(tǒng)會議室備有電視攝像設(shè)備，進(jìn)行全程、全方位攝像。并通過光纜（需鋪設(shè)）傳送到教學(xué)電視中心，可向全校電視轉(zhuǎn)播。會議期間的跟蹤投影信號，通過校園網(wǎng)，可在校園內(nèi)每一臺電腦上視頻直播。5、直播系統(tǒng)132三、會議實訓(xùn)小組合作籌備一次會議課堂展示，現(xiàn)場評分同學(xué)互評教師點(diǎn)評修改會議方案寫辦會體會三、會議實訓(xùn)小組合作籌備一次會議133主席臺關(guān)于會議主席臺座次的安排（1）主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。（2）主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。主席臺關(guān)于會議主席臺座次的安排134主席臺重大會議的主席臺席位應(yīng)講究排列。主席臺席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員職務(wù)高低，對會議的重要程度而定。邀請的貴賓或來賓如安排在主席臺就坐的也按照同樣原則。第一排的正中為首席，其次是左位，再次為右位。先左后右，左高右低。前排為主，后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。主席臺135《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件136《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件137我校召開2012級新生軍訓(xùn)動員大會

9月18日上午9：00，我校2012年新生軍訓(xùn)動員大會在校體育館隆重舉行，我校黨委委員、陳家頤副校長；如皋市人武部張磊團(tuán)長；教務(wù)處曹洪其處長；學(xué)生處王鑫明處長；軍體部沈永輝主任出席了本次大會。

會議分奏國歌、軍訓(xùn)動員、校領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布命令等6項進(jìn)行。陳家頤副校長作軍訓(xùn)動員講話，他向同學(xué)們提出了四點(diǎn)希望：希望同學(xué)們在軍訓(xùn)期間要敢于吃苦、要嚴(yán)守紀(jì)律、要虛心學(xué)習(xí)、要牢記安全。張磊團(tuán)長對軍事訓(xùn)練內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等提出了具體的要求。最后陳家頤副校長發(fā)布軍訓(xùn)開始命令。我校2012年新生軍訓(xùn)由此正式拉開了帷幕，學(xué)子們在接下來的幾天里將嚴(yán)格訓(xùn)練，體驗一段軍旅文化生活。我校召開2012級新生軍訓(xùn)動員大會

138《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件139《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件140《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件141人文系文秘專業(yè)崗位實習(xí)動員大會2011年1月11日人文系文秘專業(yè)崗位實習(xí)動員大會2011年1月11日1421、有時候讀書是一種巧妙地避開思考的方法。2022/12/102022/12/10Saturday,December10,20222、閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。2022/12/102022/12/102022/12/1012/10/202210:44:28AM3、越是沒有本領(lǐng)的就越加自命不凡。2022/12/102022/12/102022/12/10Dec-2210-Dec-224、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。2022/12/102022/12/102022/12/10Saturday,December10,20225、知人者智，自知者明。勝人者有力，自勝者強(qiáng)。2022/12/102022/12/102022/12/102022/12/1012/10/20226、意志堅強(qiáng)的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。10十二月20222022/12/102022/12/102022/12/107、最具挑戰(zhàn)性的挑戰(zhàn)莫過于提升自我。。十二月222022/12/102022/12/102022/12/1012/10/20228、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2022/12/102022/12/1010December20229、一個人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。2022/12/102022/12/102022/12/102022/12/1010、你要做多大的事情，就該承受多大的壓力。12/10/202210:44:28AM2022/12/1010-12月-2211、自己要先看得起自己，別人才會看得起你。12/10/202210:44AM12/10/202210:44AM2022/12/102022/12/1012、這一秒不放棄，下一秒就會有希望。10-Dec-2210December20222022/12/1013、無論才能知識多么卓著，如果缺乏熱情，則無異紙上畫餅充饑，無補(bǔ)于事。Saturday,December10,202210-Dec-222022/12/1014、我只是自己不放過自己而已，現(xiàn)在我不會再逼自己眷戀了。2022/12/102022/12/1010December202210:44謝謝大家1、有時候讀書是一種巧妙地避開思考的方法。2022/12/1143《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容模塊一、商務(wù)會議（課堂實訓(xùn)）模塊二、客戶管理（課堂實訓(xùn)）模塊三、溝通談判模塊四、商務(wù)送禮模塊五、市場調(diào)研（實訓(xùn)：商務(wù)調(diào)查）《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容模塊一、商務(wù)會議（課堂實訓(xùn)）144《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)形式與要求一、教師任務(wù)導(dǎo)入，學(xué)生積極參與二、形式：思考、發(fā)言、討論、登臺演講或表演，有的以小團(tuán)體形式。三、草稿本：記錄課堂思考或發(fā)言提綱等。四、作業(yè)：電子版為主，至少保留到畢業(yè)。五、手機(jī)：關(guān)閉或靜音，勿把玩。六、其他：自己給自己提點(diǎn)要求？《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)形式與要求一、教師任務(wù)導(dǎo)入，學(xué)生積145第一章

商務(wù)會議第一章商務(wù)會議146教學(xué)內(nèi)容一、什么會議？二、辦會流程？三、議題、議程、日程各是什么？三者之間區(qū)別與聯(lián)系？四、會議策劃內(nèi)容有哪些？五、會場布置有什么內(nèi)容與要求？六、如何做會議記錄？教學(xué)內(nèi)容一、什么會議？147觀看會議錄像，思考上述問題？永嘉縣教育局學(xué)生管理工作會議實況FFI公司-新樓蘭計劃實況錄像觀看會議錄像，思考上述問題？永嘉縣教育局學(xué)生管理工作會議實況148

教學(xué)目的

通過本模塊的學(xué)習(xí)，了解會務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)目的149教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)會議籌備工作；會議方案的制作；會見與會談的操作程序與方法；案例分析。2、教學(xué)難點(diǎn)會議方案的制作；會場的布置；案例分析；技能訓(xùn)練。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)150案例分析：請柬發(fā)出之后

某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時間、地點(diǎn)寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會有問題，便把會議地點(diǎn)寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點(diǎn)。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個案例告訴秘書在會議準(zhǔn)備時應(yīng)注意什么問題呢？案例分析：請柬發(fā)出之后某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮151會議：是“由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會”。會議：是有的組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過程?！皶h”一詞中“會”有聚會、見面等意思，“議”是議論、商議的意思，則“會議”的基本意思應(yīng)包含聚會并商議兩層意思。辦會：是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項，是秘書工作的基本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會議文件、會場布置、會務(wù)接待、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、掌握會議進(jìn)展和會后貫徹工作等。

會議概論會議：是“由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會152一、會議的主要特點(diǎn)１、集體性；２、程序性；３、公開性；4、規(guī)范性。二、會議的作用1、會議體現(xiàn)了民主。2、會議交流了信息。3、會議統(tǒng)一了集體認(rèn)識和行為。4、會議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。

一、會議的主要特點(diǎn)153三、會議的種類

1.按規(guī)模分：特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。2.按性質(zhì)分：法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀(jì)念性、外事性、專題性、綜合性。3、按時間分：定期和非定期。4、按出席對象分：聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會.5、按召開方式分：電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會。

6、公司常見會議類型：

經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務(wù)洽談會.新產(chǎn)品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。

三、會議的種類154四、會議的要素１、形式要素：名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員、會議方式。２、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３、程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。４、財務(wù)要素：會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。

四、會議的要素155一般來說，會議有六要素：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點(diǎn)。議題：議題是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。名稱：正式會議必須有一個恰當(dāng)、確切的名稱。名稱要能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點(diǎn)或地區(qū)、范圍、規(guī)模等。會議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。會標(biāo)：大中型的會議名稱被制作成橫幅大標(biāo)語，置于會議主席臺上方或后方，作為會議的標(biāo)志，簡稱“會標(biāo)”。必須用全稱，不能隨意省略。一般來說，會議有六要素：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地156

會標(biāo)會徽會標(biāo)會徽157

大家談你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

大家談你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么158辦會工作內(nèi)容辦會工作內(nèi)容159一、組織工作1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議議題；2、根據(jù)議題安排議程、日程；3、發(fā)會議通知，負(fù)責(zé)會議報到；4、對與會人員進(jìn)行編組；5、布置會場，安排座次；6、印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；7、負(fù)責(zé)會議簽到；8、會中組織和協(xié)調(diào)；9、會場其他組織和管理；10、會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。11、會議的結(jié)束收尾工作。一、組織工作160二、文書工作

1、會議文書的起草；2、會議文書編寫；3、會議文書印發(fā)及管理。

三、生活管理工作1、與會人員的食宿管理；2、會議的財務(wù)管理；3、會議的交通保障；4、會議的文化活動；5、與會人員的醫(yī)療保健。

四、安全保衛(wèi)工作

1、會議的保密工作；2、會議的警衛(wèi)工作；3、會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。二、文書工作161辦會工作流程辦會工作流程162課前復(fù)習(xí)作業(yè)檢查你對會議有什么新的認(rèn)識？假如讓你籌備一次會議，該如何準(zhǔn)備？從哪些方面？怎么準(zhǔn)備？課前復(fù)習(xí)作業(yè)檢查163《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件164會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點(diǎn)安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場

準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機(jī)構(gòu)確定與會者名單會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會165會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工166會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道

會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要催辦與反饋工作安排與167會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點(diǎn)安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場

準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機(jī)構(gòu)確定與會者名單會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會168會議前：會議策劃預(yù)案會議預(yù)案就是會議的籌備方案，制定好預(yù)案是開好會議的前提。1．會議名稱：一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成。2．會議時間3．會場選擇4．出席范圍5．會議票證6．會議籌備班子的職責(zé)分工7．會場布置8．主席臺9．會議議程10．經(jīng)費(fèi)預(yù)算11．選舉投票的組織工作12．發(fā)獎活動的組織工作13．集體攝影活動組織工作14．特殊活動的安排會議前：會議策劃預(yù)案會議預(yù)案就是會議的籌備方案，制定好預(yù)案是169會議前：會議議程、程序的擬定

１．議程。會議通常有一個或幾個相關(guān)的議題。若有多個議題，秘書應(yīng)根據(jù)議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，形成議程表，會前發(fā)給與會人員。２．程序。會議內(nèi)容除議題之外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項目，如宣布會議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會議結(jié)束等。這些項目和內(nèi)容有序地排列，使之程式化，便是程序，制成文書，就是程序表。程序表最好能列上時間安排，具體到幾點(diǎn)幾分。會議前：會議議程、程序的擬定170

３．日程表與作息時間表。會期超過一天，還應(yīng)訂出日程表和作息時間表。①日程表。即將會議的全部內(nèi)容（包括參觀和文娛活動）分解安排在會期幾天的各單元（如分上午、下午、晚上）或時數(shù)（幾點(diǎn)至幾點(diǎn)）內(nèi)，以簡短的文字表達(dá)，制成表格。②作息時間表。將每天的起居、用餐、參加會議或其他活動、休息等時間安排制成表格。會議議程、程序、日程表、作息時間表的擬定，體現(xiàn)出會議準(zhǔn)備的充分和計劃的嚴(yán)密，可以使與會人員和服務(wù)人員做到心中有數(shù)，使會議有條不紊地進(jìn)行，這是會議成功的必要保證。３．日程表與作息時間表。會期超過一天，還應(yīng)訂出日程表和作息171會議議程安排應(yīng)注意點(diǎn)：１、注意議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和本單位章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。２、議程表中，第一項是宣布議程，再安排討論的問題，并盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起。３、保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

會議議程安排應(yīng)注意點(diǎn)：１、注意議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序172《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件173《商務(wù)活動與會議組織》教學(xué)內(nèi)容商務(wù)會議課件174海天公司將舉行銷售團(tuán)隊會議，研究銷售工作下一季度的目標(biāo)以及人員招聘、選拔等問題。秘書陳慧在編制會議議程表前，先請總經(jīng)理、銷售總監(jiān)等有關(guān)上司提出議題，再詢問各位主管是否有在會上討論的事情，并提請主管上司定奪，然后將要討論的問題排出順序。在設(shè)計具體