第十二章電子商務項目跟蹤與控制課件

電子商務項目管理主講人：龍躍

E-mail：ctbuec@126.comQQ：475522416MarketingMarketing1電子商務項目管理主講人：龍躍MarketingMa第十二章電子商務項目跟蹤與控制2第十二章電子商務項目跟蹤與控制2一、項目跟蹤管理（一）項目跟蹤概述 項目跟蹤是指項目管理者通過建立完善的項目管理信息系統(tǒng)，在項目實施的全過程中，對有關項目進展的情況以及影響項目實施的內(nèi)外部因素，進行及時的、連續(xù)的、系統(tǒng)的、準確記錄和報告的一系列活動和過程。其根本目的是為項目管理者提供項目計劃執(zhí)行的情況。3一、項目跟蹤管理31.項目跟蹤的工作內(nèi)容（1）對項目計劃的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。 這是為了保證項目的實際實施工作是按照預告制定計劃的要求進行。不過，由于項目的一次性，尤其是電子商務的特殊性，項目計劃的許多條件是基于假設判斷得來的，不確定性很大。 為了能對電子商務項目內(nèi)外部諸多因素的發(fā)展情況和趨勢進行測量和預測，就要利用項目管理的信息平臺，對跟蹤收集到的信息進行及時的處理加工，以應對項目趨勢的科學預測。因此，收集信息是項目跟蹤工作的基礎。41.項目跟蹤的工作內(nèi)容4（2）影響項目實施和目標實現(xiàn)的客觀因素 項目實施的客觀背景復雜，產(chǎn)生的信息量也很多，項目在有限的資源條件下既不可能也沒有必要對所有發(fā)生的這些信息進行全部收集處理。因此，先要分析影響項目實施的因素有哪些，確定這些因素就是信息收集的主要內(nèi)容。通常影響項目實施和目標實現(xiàn)的客觀因素主要有外部因素和內(nèi)部因素。1～外部因素： 如國家政策、法律法規(guī)、市場價格、利率、匯率、項目所在地的自然條件和人文環(huán)境等情況，盡早規(guī)避不利因素。2～內(nèi)部因素： 項目實施的進度、花費的成本、產(chǎn)品的質(zhì)量、資金的來源與運用、人事安排等情況，尋找實際與計劃的偏差差分析原因，為項目控制做基礎。 5（2）影響項目實施和目標實現(xiàn)的客觀因素5（二）建立項目跟蹤系統(tǒng) 許多項目案例都充分地說明，項目的失敗絕大多數(shù)原因不是因為項目的時間進度、成本預算沒做好（幾乎每一位項目經(jīng)理都會安排出優(yōu)秀的進度計劃和預算計劃），而是因為項目的控制工作沒有效率，項目實施大大偏離項目設定的軌道，沒有及時采取糾偏措施，從而導致偏差的積累，給項目造成無法挽回的敗局。 分析更深層的原因，是項目實施階段，項目管理者所掌握的信息匱乏或信息失真，從而導致偏差的產(chǎn)生。 因此，建立一個快速、有效的項目管理信息系統(tǒng)，對于項目工作者正確把握項目實施動態(tài)，保證項目沿著正確的方向前進，提高客戶滿意度具有重要的意義。 項目管理信息系統(tǒng)是項目跟蹤控制系統(tǒng)的主體。6（二）建立項目跟蹤系統(tǒng)6 項目管理信息系統(tǒng)是為了收集、分析、存儲和報告描述項目完成情況的信息，而建立的一套信息處理流程。該系統(tǒng)包括3個最基本的要素： 信息的收集、輸入；信息加工、處理；信息的報告、輸出。7 項目管理信息系統(tǒng)是為了收集、分析、存儲和報告描述項目完成1.信息的收集、輸入過程 信息的收集、輸入過程是收集描述項目完成情況的原始數(shù)據(jù)，并將其輸入信息系統(tǒng)。為提高系統(tǒng)的運作效率，必須要明確以下3個問題：信息收集對象、信息收集的時間和信息收集的方式。（1）信息收集對象 項目實施期間，凡是可能對項目實施和項目成功產(chǎn)生影響的因素都是收集對象。但考慮資源的有限性，主要收集如下兩種信息：1～實際執(zhí)行的數(shù)據(jù)信息 包括活動開始或結(jié)束的時間；項目的里程碑目標；使用或投入的實際資源和成本；項目的工期進展和任務完成情況；項目的所有總結(jié)性報告。81.信息的收集、輸入過程82～有關項目范圍、進度計劃和預算變更的信息 包括項目實施的范圍、項目實施過程發(fā)生的變更、項目計劃的關鍵假設，另外還有影響項目實施、來自項目系統(tǒng)外部的因素。（2）信息收集的時間 信息收集的速度越快越好，最好是在情況或變化剛開始就抓緊，這需要收集者具有敏銳的觀察和判斷力。92～有關項目范圍、進度計劃和預算變更的信息9（3）信息收集的方式 要做到保證信息收集的可靠性、經(jīng)濟性。1～發(fā)生概率統(tǒng)計法 即對某一跟蹤事項在某一階段發(fā)生次數(shù)進行統(tǒng)計，以此收集需要的信息。 主要用于統(tǒng)計安全運營天數(shù)、發(fā)生故障次數(shù)等信息。2～原始數(shù)據(jù)記錄法 即對項目中實際資源投入量和項目產(chǎn)出技術指標進行統(tǒng)計，獲取信息。 如某項工作投入的工時數(shù)、資金量、原材料用量等實物指標。10（3）信息收集的方式103～經(jīng)驗法 通常在收集難以量化的信息時，多采用此方法。這種方法受主觀因素影響程度較大，因此應該邀請多人同時評判，盡量消除因個人主觀偏見帶來的不公正性。（如德爾菲法）4～間接替代法 當某些跟蹤對象的信息較難或者是無法直接獲得時，可以尋找一個替代對象，間接獲得需要的信息。 例如通過成員對項目變更的反應速度來獲取項目成員間溝通效果的信息。5～詢問法 通常用來測定團隊成員的使用質(zhì)量和思想情況、客戶滿意度等信息。113～經(jīng)驗法112.信息的加工、處理、存儲過程 需要的信息被輸入到項目管理系統(tǒng)之后，經(jīng)過匯總處理，進行實際完成情況同計劃完成情況的比較，為出現(xiàn)的問題提出合理的解決方法，并對項目的未來發(fā)展趨勢進行科學的預測，建立預警機制。3.信息的報告、輸出過程 將整理、分析后輸出的信息結(jié)果以《項目進展報告》的形式提交給項目管理者以及其他有關人員，為其行動、決策提供幫助。122.信息的加工、處理、存儲過程12《項目進展報告》的內(nèi)容：（1）項目進展簡介 即列出有關重要事項。對每一事項，敘述近期的成績、完成進程碑以及其他一些對項目有重大影響的事件（如采購、人事、業(yè)主等）。（2）項目近期趨勢 敘述從現(xiàn)在到下次報告期間將要發(fā)生的事件。對每個將要發(fā)生的事件進行簡單的說明，并提供下一期里程碑圖表。（3）預算情況 一般以清晰、直觀的圖表反映項目近期的預算情況，并對重大的偏差做出解釋。（4）困難與危機 困難是指力所不有及的事情，危機是指對項目造成重大險情的事，同時可向高層管理人員提出需要支持的要求。（5）人、事表揚13《項目進展報告》的內(nèi)容：134.項目進展報告的形式（1）日常報告 日常報告通常是為了報告有規(guī)律的信息，可以按照里程碑時間安排報告時間，也可以根據(jù)資源利用期限報告，或進行日報、周報。（2）例外報告 主要用在為項目管理決策提供信息的報告上。（3）特別分析報告 常用于宣傳項目，特別是研究成果或是對項目實施中發(fā)生的一些問題進行特別評述。144.項目進展報告的形式14 項目進展報告的結(jié)果可能是：項目關鍵點檢查報告、項目執(zhí)行狀態(tài)報告、任務完成報告、重大突發(fā)性事件的報告、項目變更申請報告、項目進度報告和項目管理報告等。 既可以是定期日常報告，也可以是不定期或例外報告，還可以是會議報告、口頭報告、圖表報告等形式。15 項目進展報告的結(jié)果可能是：項目關鍵點檢查報告、項目執(zhí)行狀16165.電子商務項目跟蹤的經(jīng)驗教訓教材P158～161175.電子商務項目跟蹤的經(jīng)驗教訓17二、電子商務項目的控制（項目控制的拓展訓練）（一）項目控制過程概述與項目控制目的1.項目控制過程概述 為保證項目成功，使預定目標按照并在預算范圍內(nèi)得以實現(xiàn)，項目經(jīng)理及其他管理人員對計劃做出調(diào)整，采取必要的、有針對性的措施加以糾正，此過程即為項目的控制過程。 項目管理的核心在項目控制，項目控制的核心就是控制三個方面：測量估計工作的進度成本、檢查工作的質(zhì)量、糾正工作中的不足。 電子商務項目的目標就是：在保證質(zhì)量的前提下，尋找進度和成本的最優(yōu)解決方案，確保有效地控制項目，實現(xiàn)全過程（事前、事中、事后）控制和全方位（進度、成本、質(zhì)量）控制。18二、電子商務項目的控制1819192.項目控制的目的（1）驗證和報告 通過將項目實際狀態(tài)與預先制定的計劃和標準進行比較，以驗證計劃與實際的偏差。（2）分析偏差 分析進度、成本、績效等影響項目的因素是否存在偏差以及偏差產(chǎn)生的原因和解決的辦法。（3）糾正和決策 采取相關措施糾正偏差。202.項目控制的目的20（二）項目控制的過程 項目控制是一個系統(tǒng)過程，一般包括進度控制、成本控制、質(zhì)量控制、風險控制、變更控制等方面的內(nèi)容，具體措施包括會議、報告、評審等。 一般而言，控制的過程具體可分為四個步驟：衡量實際績效、將實際績效與計劃進行比較、采取行動來糾正偏差或不適當?shù)挠媱?、評價糾正行動的效果，采取進一步的行動。 如果要實現(xiàn)項目的有效控制，應使控制工作程序化、規(guī)范化，建立項目控制系統(tǒng)。 項目控制系統(tǒng)主要有以下幾個要素：21（二）項目控制的過程211.項目基準計劃 即項目初始計劃的現(xiàn)有版本，用來指導項目執(zhí)行并與實際項目執(zhí)行情況進行對比。此計劃表明了項目范圍和如何才能在預算范圍內(nèi)達到規(guī)定的質(zhì)量標準，并使項目順利地完成。2.獲得最新信息 在項目實施過程中，通過對項目完成情況進行持續(xù)的跟蹤和監(jiān)控，所收集到的最新有效信息。3.項目檢查，發(fā)現(xiàn)偏差 將收集到的資料與基準計劃進行比較，尋找偏差，同時也判斷基準計劃的科學性和可靠性。221.項目基準計劃224.偏差分析、預測 辨明偏差的性質(zhì)，預測偏差的未來趨勢，找出導致偏差的原因。 例如，實際進度落后于計劃進度，可能的原因有：工作量比預計的多；人們投入在工作上的時間低于預計；人們擴大了工作范圍；出現(xiàn)了某些未識別的工作；人們的工作經(jīng)驗低于期望；進度記錄不準確。5.采取糾偏措施、修訂基準計劃 識別出偏差產(chǎn)生的根本原因后，項目管理者就應該對癥下藥，及時提出糾編方案。6.通知各有關方 調(diào)整后的項目基準計劃，將作為項目控制活動的基礎，并應及時通知項目成員、客戶以及其他利益相關者，以獲得支持和認可。234.偏差分析、預測23（三）項目范圍變更的控制 項目范圍變更是指對項目的最終產(chǎn)品或最終服務范圍的增加、修改或者刪除。 電子商務項目開始實施后，同其他軟件工程項目一樣，由于種種不確定因素會使項目范圍發(fā)生變化。范圍變更對項目影響很大，可能會導致項目工期、成本、質(zhì)量等各種指標的變動，進而引起項目目標的變化。因此，必須要對項目范圍的變更加以控制。 其中，項目需求變化和項目設計變化是電子商務項目中最主要的兩個項目范圍變化的因素。24（三）項目范圍變更的控制24｛案例｝不確定的項目范圍帶來的超期 有一家具有豐富經(jīng)驗的A咨詢公司，主要從事期權制的設計。這家A咨詢公司與一家年輕的IT企業(yè)（B公司）簽訂了期權制設計的商業(yè)合同。合同約定，A公司在兩個月內(nèi)向客戶提交最終方案；如果乙方（A公司）使項目工程延誤一天，則甲方（B公司）將扣除合同額的1%作為罰金。 接下來的項目工作是在雙方積極協(xié)商的基礎上完成的。可是，項目的最后完工日期推遲了3個月，即計劃兩個月完成的項目變成了5個月才完成。25｛案例｝不確定的項目范圍帶來的超期25 真實的原因是什么？查看項目合同，合同上有這么一條：“乙方在項目過程中需要幫助甲方完善其人力資源管理體系?！倍贤┪策€有一句我們常見的話：“未盡事宜，雙方協(xié)商解決?！? “完善人力資源管理體系”對一個企業(yè)來說是永無止境的事，如果以此作為該項目的一項任務，或者說將其包含在項目范圍之內(nèi)，那么該項目也將永無止境了。

26 真實的原因是什么？查看項目合同，合同上有這么一條：“乙方點評：由于項目特殊性和行業(yè)覆蓋的廣泛性，很多時候，項目范圍管理往往是最難的一項工作。其中主要的原因都與客戶有關：（1）客戶說不清楚需求 有些客戶對需求只有朦朧的感覺，當然說不清楚具體的需求。一些技術性比較強的項目（如ERP系統(tǒng)），用戶會要求軟件系統(tǒng)分析人員替他們設想需求，這樣的需求具有一定的主觀性，為項目未來建設埋下了潛在風險。（2）需求自身經(jīng)常變動 根據(jù)以往的歷史經(jīng)驗，隨著客戶方對項目成果的認識和自身業(yè)務水平的提高，他們會在不同的階段和時期對項目的需求提出新的要求和需求變更，所以項目團隊必須接受“需求會變動”這個事實。在進行范圍核實時要懂得防患于未然，盡可能地分析清楚哪些是穩(wěn)定的需求，哪些是易變的需求，以便在進行系統(tǒng)設計時，將項目核心建筑在穩(wěn)定的需求上，同時留出變更空間。27點評：由于項目特殊性和行業(yè)覆蓋的廣泛性，很多時候，項目范圍管（3）分析人員或客戶理解有誤 參與范圍核實的項目人員，都可能因為自身知識背景與行業(yè)經(jīng)驗的原因，產(chǎn)生理解分歧。這時，就要養(yǎng)成“多問一句”的習慣，不要不好意思問，以免為項目的按時完成留下隱患。28（3）分析人員或客戶理解有誤281.導致項目范圍變化的因素（1）項目需求變化 這是電子商務項目范圍變化中最為常見的一種情況，是項目發(fā)起人對項目的需求和期望發(fā)生了變化，可能要求增加項目產(chǎn)品某一方面的性能或特征，也可能由于發(fā)起人的財務狀況惡化而降低了對項目的要求和期望。（2）項目設計變化 電子商務項目實施過程中，出現(xiàn)的種種困難，往往會激勵設計人產(chǎn)改進設計方案，提供實現(xiàn)項目目標的更好辦法。 這類變化一般是在項目實施以及設計思維逐漸成熟的過程中產(chǎn)生的。（3）工藝技術的變化 項目實施階段，出現(xiàn)的新材料、新技術、新設備、新工藝可能會對項目實施產(chǎn)生重大的影響，而采用的這些新技術，一般都會導致項目范圍發(fā)生一定程度的改變。291.導致項目范圍變化的因素29（4）經(jīng)營環(huán)境的變化 由于項目外部環(huán)境的動態(tài)開放性，會引發(fā)項目經(jīng)營環(huán)境的變化。如，競爭對手提前推出新產(chǎn)品，或者市場上的出現(xiàn)了某種替代品，都會使項目受到不同程度的影響。 這些產(chǎn)品你聽說過嗎？ MicrosoftSchedule+ MicorsoftDinosaurs MicorsoftDogs MicorsoftOceans 這些產(chǎn)品都沒有在市面上出現(xiàn)過，最終歸于沉寂。30（4）經(jīng)營環(huán)境的變化30（5）人員變化 在項目實施過程中，項目經(jīng)理、項目技術人員可能會被調(diào)離，項目發(fā)起人也有可能發(fā)生變化；于是，項目的要求、設計、技術以及經(jīng)營理念都會隨之調(diào)整。31（5）人員變化312.項目范圍變更控制的主要內(nèi)容（1）確定項目范圍變化情況的活動，對可能引起項目范圍變動的因素和條件進行識別、分析和評價。（2）根據(jù)預先設定的標準，判斷項目范圍是否已經(jīng)發(fā)生變動，分析這些變動可能會給項目目標、項目實施工作帶來的影響。（3）采取合理的方法和技術，對可能造成范圍變動的因素和條件施加影響，采取積極主動的有效控制措施，爭取以最小的成本實現(xiàn)最佳的控制。（4）當項目范圍發(fā)生變化時，對變化進行管理控制、糾正措施，使項目朝著有力的方向發(fā)展。（5）當進行項目范圍變更控制時，必須運用綜合管理思想，同時全面考慮對其他因素或方面的控制，如工期、成本和質(zhì)量的控制。322.項目范圍變更控制的主要內(nèi)容323.項目范圍變更控制的依據(jù)（1）工作結(jié)構分解 建立工作任務分解結(jié)構是確定項目范圍的基礎和前提，當然也是對項目范圍變更控制的基礎。（2）項目實施進展報告 項目實施進展報告提供了與項目范圍變化有關的信息，如項目的成本、工期、質(zhì)量和范圍執(zhí)行情況的信息。 包括兩方面的內(nèi)容：一是項目的實際進展情況，例如項目實際發(fā)生的成本費用、耗用的時間等；二是有關項目實際實施情況同項目計劃的偏差變動。（3）項目范圍變更要求 項目變更易擴大范圍，只有通過對變更進行約束要求，才能有效控制。333.項目范圍變更控制的依據(jù)33（4）進度管理計劃 即對如何控制進度的變化事先做出的規(guī)定。4.項目范圍變更控制過程 對電子商務項目而言，應該建立一個規(guī)范化的變更控制系統(tǒng)來保證項目的成功實施。通過范圍變更控制系統(tǒng)，能夠科學、有效地控制項目范圍的變更。 因而，控制范圍變更的過程應該注意如下過程：（1）流程化的操作方式 制定一個范圍變更的操作流程，信息的獲取有唯一的接收渠道，分析變更可能給項目過程、項目產(chǎn)品、進度、成本帶來的影響，并獲得雙方主管的批準以后再進行。34（4）進度管理計劃343535（2）詳細的記錄 無論批準與否，變更都需要有詳細的記錄。因為用戶可能會為一個未批準的變更再次提出要求，這就需要調(diào)用以往的記錄并對用戶進行解釋和說明。（3）為用戶的需求劃分優(yōu)先級（4）拒絕不合理的變更 通過一個明確的時間計劃及期限，限制用戶不重要的變更以及不合理的變更要求。（5）拒絕鍍金（拒絕畫蛇添足） 在項目組內(nèi)部達成一致：項目的范圍是用戶及項目組的工作目標，用戶需要且只需要這些內(nèi)容，多余的東西不是這個項目的目標，不應該包含在項目工作中。項目變更管理.doc36（2）詳細的記錄36（四）項目成本控制1.項目成本控制的主要內(nèi)容（1）以工作包為單位，監(jiān)控成本的執(zhí)行情況，確定實際成本與預算成本的偏差，查找出產(chǎn)生偏差的原因。（2）對發(fā)生成本偏差的工作包袱理，有針對性的采取糾正措施，必要時可以根據(jù)實際情況對項目成本基準計劃進行適當?shù)恼{(diào)整和修改。（3）確認所發(fā)生的變化都被準確記錄在成本基準計劃（費用線）中；避免不正確的、不合適的或者無效的變更反映在成本基準計劃中。（4）在進行成本控制的同時，應該與其他控制過程相協(xié)調(diào)。37（四）項目成本控制372.掙值分析法（又名“收益值分析法”、“偏差分析法”） 掙值分析法主要用業(yè)衡量目標實施與目標期望之間的差異。它綜合了項目范圍、進度計劃和資源，測量項目績效的一種方法。它通過測量和計算已完成工作的預算成本與完成工作的實際成本，以及在本期間計劃工作的預算成本，得到有關計劃實施的進度和費用偏差，而達到判斷項目成本執(zhí)行情況的目的，并決定成本和進度績效是否符合原定計劃。 掙值分析法引入了關鍵性數(shù)值－－已完成工作的預算成本（即“掙值”），來幫助項目管理者分析項目成本和進度的實際執(zhí)行情況，以及同計劃的偏離程度。382.掙值分析法（又名“收益值分析法”、“偏差分析法”）38（1）掙值法3個關鍵參數(shù)1～項目計劃工作的預算成本（BCWS） 這是在費用估算階段就確定的、與項目工作時間相關的成本累積值，在項目的進度時間－－預算成本坐標中，隨著項目的進展，BCWS呈S狀曲線不斷增加，直到項目結(jié)束，達到最大值。其計算公式為： BCWS=計劃工作量×預算定額2～項目已完成工作量的實際成本（ACWP） 這是項目在實施過程中，實際完成工作量所帶來的成本累積總額，它同樣也是隨著項目的推進而不斷增加。39（1）掙值法3個關鍵參數(shù)393～項目已完成工作的預算成本（BCWP），及“掙得值” 這是項目實施過程中，實際完成工作量的預算成本總額。計算公式為： BCWP=已完成工作量×預算定額（2）掙值法的4個評價指標1～項目成本偏差CV 這個指標是指已完成工作量的預算成本與實際成本之間的絕對差異，計算公式為： CV=BCWP(掙得值)－ACWP（已完成工作量的實際成本） CV>0：項目實施處于節(jié)支狀態(tài)，完成同樣工作所花費實際成本低于預算成本； CV<0:項目實施處于超支狀態(tài)，完成同樣工作所花實際成本多于預算成本； CV=0:表示完成同樣工作所花實際成本等于預算值。403～項目已完成工作的預算成本（BCWP），及“掙得值”402～項目進度偏差SV 這個指標的含義是截止到某一時點，實際已完成工作的預算成本同截止到該時點計劃完成工作的預算成本之間的絕對差異，其計算公式為： SV=BCWP-BCWS SV>0：表明項目進度提前； SV<0：表明項目進度延誤； SV=0：表明實際進度與計劃進度一致。412～項目進度偏差SV413～進度執(zhí)行指標SPI 這個指標的含義是已截止到某一時點的預算成本的完成量為衡量標準，計算在該時點之前項目已完成工作量占計劃應完成工作量的比例。計算公式為： SPI=BCWP/BCWS SPI>1：表示進度提前，即項目實際進度比計劃進度快； SPI<1：表示進度延誤，即項目實際進度比計劃進度慢； SPI=1：表示項目實際進度等于計劃進度。423～進度執(zhí)行指標SPI424～成本執(zhí)行指標CPI 這個指標的含義為已完工作計劃所花費的成本是已完工作實際所花費的預算成本的多少倍，即用來衡量資金的使用效率。計算公式為： CPI=BCWP/ACWP

CPI>1：表明實際成本低于計劃成本，資金使用效率較高； CPI<1：表明實際成本高于計劃成本，資金使用效率較低； CPI=1：表明項目實際成本與預算成本相符。434～成本執(zhí)行指標CPI434444（3）分析與建議1～曲線描述與初步判斷。 掙值評價曲線如圖所示，BCWS按S形曲線路徑不斷增加，直到項目結(jié)束達到它的最大值。 ACWP同樣是進度的時間參數(shù)，隨項目推進不斷增加，也是S形曲線。 其中，CV＝BCWP-ACWP<0，SV=BCWP-BCWS<0，表示項目執(zhí)行效果不佳，費用超支、進度延誤，應立即采取措施。45（3）分析與建議452～原因分析 在實際執(zhí)行過程中，最理想的狀態(tài)是ACWP、BCWS、BCWP三條曲線靠得很緊，平穩(wěn)上升，表示項目按預定計劃目標前進。如果3條曲線離散度不斷增加，則表示可能發(fā)生關系項目成敗的重大問題。 經(jīng)過評價分析，發(fā)現(xiàn)某一方面實際已經(jīng)出現(xiàn)費用超支，或預計最終將會出現(xiàn)費用超支，則應將它盡早提出，做進一步的原因分析。3～建議 由于通常壓縮已經(jīng)超支的費用，會影響其他目標的實現(xiàn)，因此只有當給出措施比原計劃已選定的措施更為有利，或是工程范圍減少，或生產(chǎn)效率提高，成本才能降低。462～原因分析46474748485.項目成本控制的結(jié)果（1）修正后的成本估算 隨著項目進展，項目可能面臨的各種不確定因素日趨明朗，因此項目管理者有必要根據(jù)管理項目的實際需要來修改和更新項目的成本估算。（2）成本預算更新 成本預算更新是指對原來的成本預算計劃進行修訂和調(diào)整，其中也包括對成本基準計劃進行必要的修改和更新。 成本更新應該格外慎重，一般僅當所負責的范圍改變之后才對項目的預算計劃進行修訂。（3）糾正活動 指在項目管理過程中所開展的一系列的活動和糾偏行動，為了使項目未來工作所花費的實際成本控制在項目計劃成本以內(nèi)。495.項目成本控制的結(jié)果49（4）按照完成情況來估計EAC（EstimateAtCompletion） 按照完成情況的估計主要預測在目前實施情況下完成項目所需的總費用，最通常的預測技術是預測分析以下一些變動情況。 EAC＝實際支出＋按照實施情況對剩余預算所做的修改，這種方法可以反映未來的變化。 EAC=實際費用＋（總預算成本－BCWP）×(ACWP/BCWP)或EAC=總預算成本×（ACWP/BCWP）=BCWS/CPI50（4）按照完成情況來估計EAC（EstimateAtCo思考題：1.掌握項目控制過程與項目變更控制過程及相關文檔2.深入理解與掌握掙值分析法。51思考題：51電子商務項目管理主講人：龍躍

E-mail：ctbuec@126.comQQ：475522416MarketingMarketing52電子商務項目管理主講人：龍躍MarketingMa第十二章電子商務項目跟蹤與控制53第十二章電子商務項目跟蹤與控制2一、項目跟蹤管理（一）項目跟蹤概述 項目跟蹤是指項目管理者通過建立完善的項目管理信息系統(tǒng)，在項目實施的全過程中，對有關項目進展的情況以及影響項目實施的內(nèi)外部因素，進行及時的、連續(xù)的、系統(tǒng)的、準確記錄和報告的一系列活動和過程。其根本目的是為項目管理者提供項目計劃執(zhí)行的情況。54一、項目跟蹤管理31.項目跟蹤的工作內(nèi)容（1）對項目計劃的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。 這是為了保證項目的實際實施工作是按照預告制定計劃的要求進行。不過，由于項目的一次性，尤其是電子商務的特殊性，項目計劃的許多條件是基于假設判斷得來的，不確定性很大。 為了能對電子商務項目內(nèi)外部諸多因素的發(fā)展情況和趨勢進行測量和預測，就要利用項目管理的信息平臺，對跟蹤收集到的信息進行及時的處理加工，以應對項目趨勢的科學預測。因此，收集信息是項目跟蹤工作的基礎。551.項目跟蹤的工作內(nèi)容4（2）影響項目實施和目標實現(xiàn)的客觀因素 項目實施的客觀背景復雜，產(chǎn)生的信息量也很多，項目在有限的資源條件下既不可能也沒有必要對所有發(fā)生的這些信息進行全部收集處理。因此，先要分析影響項目實施的因素有哪些，確定這些因素就是信息收集的主要內(nèi)容。通常影響項目實施和目標實現(xiàn)的客觀因素主要有外部因素和內(nèi)部因素。1～外部因素： 如國家政策、法律法規(guī)、市場價格、利率、匯率、項目所在地的自然條件和人文環(huán)境等情況，盡早規(guī)避不利因素。2～內(nèi)部因素： 項目實施的進度、花費的成本、產(chǎn)品的質(zhì)量、資金的來源與運用、人事安排等情況，尋找實際與計劃的偏差差分析原因，為項目控制做基礎。 56（2）影響項目實施和目標實現(xiàn)的客觀因素5（二）建立項目跟蹤系統(tǒng) 許多項目案例都充分地說明，項目的失敗絕大多數(shù)原因不是因為項目的時間進度、成本預算沒做好（幾乎每一位項目經(jīng)理都會安排出優(yōu)秀的進度計劃和預算計劃），而是因為項目的控制工作沒有效率，項目實施大大偏離項目設定的軌道，沒有及時采取糾偏措施，從而導致偏差的積累，給項目造成無法挽回的敗局。 分析更深層的原因，是項目實施階段，項目管理者所掌握的信息匱乏或信息失真，從而導致偏差的產(chǎn)生。 因此，建立一個快速、有效的項目管理信息系統(tǒng)，對于項目工作者正確把握項目實施動態(tài)，保證項目沿著正確的方向前進，提高客戶滿意度具有重要的意義。 項目管理信息系統(tǒng)是項目跟蹤控制系統(tǒng)的主體。57（二）建立項目跟蹤系統(tǒng)6 項目管理信息系統(tǒng)是為了收集、分析、存儲和報告描述項目完成情況的信息，而建立的一套信息處理流程。該系統(tǒng)包括3個最基本的要素： 信息的收集、輸入；信息加工、處理；信息的報告、輸出。58 項目管理信息系統(tǒng)是為了收集、分析、存儲和報告描述項目完成1.信息的收集、輸入過程 信息的收集、輸入過程是收集描述項目完成情況的原始數(shù)據(jù)，并將其輸入信息系統(tǒng)。為提高系統(tǒng)的運作效率，必須要明確以下3個問題：信息收集對象、信息收集的時間和信息收集的方式。（1）信息收集對象 項目實施期間，凡是可能對項目實施和項目成功產(chǎn)生影響的因素都是收集對象。但考慮資源的有限性，主要收集如下兩種信息：1～實際執(zhí)行的數(shù)據(jù)信息 包括活動開始或結(jié)束的時間；項目的里程碑目標；使用或投入的實際資源和成本；項目的工期進展和任務完成情況；項目的所有總結(jié)性報告。591.信息的收集、輸入過程82～有關項目范圍、進度計劃和預算變更的信息 包括項目實施的范圍、項目實施過程發(fā)生的變更、項目計劃的關鍵假設，另外還有影響項目實施、來自項目系統(tǒng)外部的因素。（2）信息收集的時間 信息收集的速度越快越好，最好是在情況或變化剛開始就抓緊，這需要收集者具有敏銳的觀察和判斷力。602～有關項目范圍、進度計劃和預算變更的信息9（3）信息收集的方式 要做到保證信息收集的可靠性、經(jīng)濟性。1～發(fā)生概率統(tǒng)計法 即對某一跟蹤事項在某一階段發(fā)生次數(shù)進行統(tǒng)計，以此收集需要的信息。 主要用于統(tǒng)計安全運營天數(shù)、發(fā)生故障次數(shù)等信息。2～原始數(shù)據(jù)記錄法 即對項目中實際資源投入量和項目產(chǎn)出技術指標進行統(tǒng)計，獲取信息。 如某項工作投入的工時數(shù)、資金量、原材料用量等實物指標。61（3）信息收集的方式103～經(jīng)驗法 通常在收集難以量化的信息時，多采用此方法。這種方法受主觀因素影響程度較大，因此應該邀請多人同時評判，盡量消除因個人主觀偏見帶來的不公正性。（如德爾菲法）4～間接替代法 當某些跟蹤對象的信息較難或者是無法直接獲得時，可以尋找一個替代對象，間接獲得需要的信息。 例如通過成員對項目變更的反應速度來獲取項目成員間溝通效果的信息。5～詢問法 通常用來測定團隊成員的使用質(zhì)量和思想情況、客戶滿意度等信息。623～經(jīng)驗法112.信息的加工、處理、存儲過程 需要的信息被輸入到項目管理系統(tǒng)之后，經(jīng)過匯總處理，進行實際完成情況同計劃完成情況的比較，為出現(xiàn)的問題提出合理的解決方法，并對項目的未來發(fā)展趨勢進行科學的預測，建立預警機制。3.信息的報告、輸出過程 將整理、分析后輸出的信息結(jié)果以《項目進展報告》的形式提交給項目管理者以及其他有關人員，為其行動、決策提供幫助。632.信息的加工、處理、存儲過程12《項目進展報告》的內(nèi)容：（1）項目進展簡介 即列出有關重要事項。對每一事項，敘述近期的成績、完成進程碑以及其他一些對項目有重大影響的事件（如采購、人事、業(yè)主等）。（2）項目近期趨勢 敘述從現(xiàn)在到下次報告期間將要發(fā)生的事件。對每個將要發(fā)生的事件進行簡單的說明，并提供下一期里程碑圖表。（3）預算情況 一般以清晰、直觀的圖表反映項目近期的預算情況，并對重大的偏差做出解釋。（4）困難與危機 困難是指力所不有及的事情，危機是指對項目造成重大險情的事，同時可向高層管理人員提出需要支持的要求。（5）人、事表揚64《項目進展報告》的內(nèi)容：134.項目進展報告的形式（1）日常報告 日常報告通常是為了報告有規(guī)律的信息，可以按照里程碑時間安排報告時間，也可以根據(jù)資源利用期限報告，或進行日報、周報。（2）例外報告 主要用在為項目管理決策提供信息的報告上。（3）特別分析報告 常用于宣傳項目，特別是研究成果或是對項目實施中發(fā)生的一些問題進行特別評述。654.項目進展報告的形式14 項目進展報告的結(jié)果可能是：項目關鍵點檢查報告、項目執(zhí)行狀態(tài)報告、任務完成報告、重大突發(fā)性事件的報告、項目變更申請報告、項目進度報告和項目管理報告等。 既可以是定期日常報告，也可以是不定期或例外報告，還可以是會議報告、口頭報告、圖表報告等形式。66 項目進展報告的結(jié)果可能是：項目關鍵點檢查報告、項目執(zhí)行狀67165.電子商務項目跟蹤的經(jīng)驗教訓教材P158～161685.電子商務項目跟蹤的經(jīng)驗教訓17二、電子商務項目的控制（項目控制的拓展訓練）（一）項目控制過程概述與項目控制目的1.項目控制過程概述 為保證項目成功，使預定目標按照并在預算范圍內(nèi)得以實現(xiàn)，項目經(jīng)理及其他管理人員對計劃做出調(diào)整，采取必要的、有針對性的措施加以糾正，此過程即為項目的控制過程。 項目管理的核心在項目控制，項目控制的核心就是控制三個方面：測量估計工作的進度成本、檢查工作的質(zhì)量、糾正工作中的不足。 電子商務項目的目標就是：在保證質(zhì)量的前提下，尋找進度和成本的最優(yōu)解決方案，確保有效地控制項目，實現(xiàn)全過程（事前、事中、事后）控制和全方位（進度、成本、質(zhì)量）控制。69二、電子商務項目的控制1870192.項目控制的目的（1）驗證和報告 通過將項目實際狀態(tài)與預先制定的計劃和標準進行比較，以驗證計劃與實際的偏差。（2）分析偏差 分析進度、成本、績效等影響項目的因素是否存在偏差以及偏差產(chǎn)生的原因和解決的辦法。（3）糾正和決策 采取相關措施糾正偏差。712.項目控制的目的20（二）項目控制的過程 項目控制是一個系統(tǒng)過程，一般包括進度控制、成本控制、質(zhì)量控制、風險控制、變更控制等方面的內(nèi)容，具體措施包括會議、報告、評審等。 一般而言，控制的過程具體可分為四個步驟：衡量實際績效、將實際績效與計劃進行比較、采取行動來糾正偏差或不適當?shù)挠媱?、評價糾正行動的效果，采取進一步的行動。 如果要實現(xiàn)項目的有效控制，應使控制工作程序化、規(guī)范化，建立項目控制系統(tǒng)。 項目控制系統(tǒng)主要有以下幾個要素：72（二）項目控制的過程211.項目基準計劃 即項目初始計劃的現(xiàn)有版本，用來指導項目執(zhí)行并與實際項目執(zhí)行情況進行對比。此計劃表明了項目范圍和如何才能在預算范圍內(nèi)達到規(guī)定的質(zhì)量標準，并使項目順利地完成。2.獲得最新信息 在項目實施過程中，通過對項目完成情況進行持續(xù)的跟蹤和監(jiān)控，所收集到的最新有效信息。3.項目檢查，發(fā)現(xiàn)偏差 將收集到的資料與基準計劃進行比較，尋找偏差，同時也判斷基準計劃的科學性和可靠性。731.項目基準計劃224.偏差分析、預測 辨明偏差的性質(zhì)，預測偏差的未來趨勢，找出導致偏差的原因。 例如，實際進度落后于計劃進度，可能的原因有：工作量比預計的多；人們投入在工作上的時間低于預計；人們擴大了工作范圍；出現(xiàn)了某些未識別的工作；人們的工作經(jīng)驗低于期望；進度記錄不準確。5.采取糾偏措施、修訂基準計劃 識別出偏差產(chǎn)生的根本原因后，項目管理者就應該對癥下藥，及時提出糾編方案。6.通知各有關方 調(diào)整后的項目基準計劃，將作為項目控制活動的基礎，并應及時通知項目成員、客戶以及其他利益相關者，以獲得支持和認可。744.偏差分析、預測23（三）項目范圍變更的控制 項目范圍變更是指對項目的最終產(chǎn)品或最終服務范圍的增加、修改或者刪除。 電子商務項目開始實施后，同其他軟件工程項目一樣，由于種種不確定因素會使項目范圍發(fā)生變化。范圍變更對項目影響很大，可能會導致項目工期、成本、質(zhì)量等各種指標的變動，進而引起項目目標的變化。因此，必須要對項目范圍的變更加以控制。 其中，項目需求變化和項目設計變化是電子商務項目中最主要的兩個項目范圍變化的因素。75（三）項目范圍變更的控制24｛案例｝不確定的項目范圍帶來的超期 有一家具有豐富經(jīng)驗的A咨詢公司，主要從事期權制的設計。這家A咨詢公司與一家年輕的IT企業(yè)（B公司）簽訂了期權制設計的商業(yè)合同。合同約定，A公司在兩個月內(nèi)向客戶提交最終方案；如果乙方（A公司）使項目工程延誤一天，則甲方（B公司）將扣除合同額的1%作為罰金。 接下來的項目工作是在雙方積極協(xié)商的基礎上完成的?？墒牵椖康淖詈笸旯と掌谕七t了3個月，即計劃兩個月完成的項目變成了5個月才完成。76｛案例｝不確定的項目范圍帶來的超期25 真實的原因是什么？查看項目合同，合同上有這么一條：“乙方在項目過程中需要幫助甲方完善其人力資源管理體系?！倍贤┪策€有一句我們常見的話：“未盡事宜，雙方協(xié)商解決?！? “完善人力資源管理體系”對一個企業(yè)來說是永無止境的事，如果以此作為該項目的一項任務，或者說將其包含在項目范圍之內(nèi)，那么該項目也將永無止境了。

77 真實的原因是什么？查看項目合同，合同上有這么一條：“乙方點評：由于項目特殊性和行業(yè)覆蓋的廣泛性，很多時候，項目范圍管理往往是最難的一項工作。其中主要的原因都與客戶有關：（1）客戶說不清楚需求 有些客戶對需求只有朦朧的感覺，當然說不清楚具體的需求。一些技術性比較強的項目（如ERP系統(tǒng)），用戶會要求軟件系統(tǒng)分析人員替他們設想需求，這樣的需求具有一定的主觀性，為項目未來建設埋下了潛在風險。（2）需求自身經(jīng)常變動 根據(jù)以往的歷史經(jīng)驗，隨著客戶方對項目成果的認識和自身業(yè)務水平的提高，他們會在不同的階段和時期對項目的需求提出新的要求和需求變更，所以項目團隊必須接受“需求會變動”這個事實。在進行范圍核實時要懂得防患于未然，盡可能地分析清楚哪些是穩(wěn)定的需求，哪些是易變的需求，以便在進行系統(tǒng)設計時，將項目核心建筑在穩(wěn)定的需求上，同時留出變更空間。78點評：由于項目特殊性和行業(yè)覆蓋的廣泛性，很多時候，項目范圍管（3）分析人員或客戶理解有誤 參與范圍核實的項目人員，都可能因為自身知識背景與行業(yè)經(jīng)驗的原因，產(chǎn)生理解分歧。這時，就要養(yǎng)成“多問一句”的習慣，不要不好意思問，以免為項目的按時完成留下隱患。79（3）分析人員或客戶理解有誤281.導致項目范圍變化的因素（1）項目需求變化 這是電子商務項目范圍變化中最為常見的一種情況，是項目發(fā)起人對項目的需求和期望發(fā)生了變化，可能要求增加項目產(chǎn)品某一方面的性能或特征，也可能由于發(fā)起人的財務狀況惡化而降低了對項目的要求和期望。（2）項目設計變化 電子商務項目實施過程中，出現(xiàn)的種種困難，往往會激勵設計人產(chǎn)改進設計方案，提供實現(xiàn)項目目標的更好辦法。 這類變化一般是在項目實施以及設計思維逐漸成熟的過程中產(chǎn)生的。（3）工藝技術的變化 項目實施階段，出現(xiàn)的新材料、新技術、新設備、新工藝可能會對項目實施產(chǎn)生重大的影響，而采用的這些新技術，一般都會導致項目范圍發(fā)生一定程度的改變。801.導致項目范圍變化的因素29（4）經(jīng)營環(huán)境的變化 由于項目外部環(huán)境的動態(tài)開放性，會引發(fā)項目經(jīng)營環(huán)境的變化。如，競爭對手提前推出新產(chǎn)品，或者市場上的出現(xiàn)了某種替代品，都會使項目受到不同程度的影響。 這些產(chǎn)品你聽說過嗎？ MicrosoftSchedule+ MicorsoftDinosaurs MicorsoftDogs MicorsoftOceans 這些產(chǎn)品都沒有在市面上出現(xiàn)過，最終歸于沉寂。81（4）經(jīng)營環(huán)境的變化30（5）人員變化 在項目實施過程中，項目經(jīng)理、項目技術人員可能會被調(diào)離，項目發(fā)起人也有可能發(fā)生變化；于是，項目的要求、設計、技術以及經(jīng)營理念都會隨之調(diào)整。82（5）人員變化312.項目范圍變更控制的主要內(nèi)容（1）確定項目范圍變化情況的活動，對可能引起項目范圍變動的因素和條件進行識別、分析和評價。（2）根據(jù)預先設定的標準，判斷項目范圍是否已經(jīng)發(fā)生變動，分析這些變動可能會給項目目標、項目實施工作帶來的影響。（3）采取合理的方法和技術，對可能造成范圍變動的因素和條件施加影響，采取積極主動的有效控制措施，爭取以最小的成本實現(xiàn)最佳的控制。（4）當項目范圍發(fā)生變化時，對變化進行管理控制、糾正措施，使項目朝著有力的方向發(fā)展。（5）當進行項目范圍變更控制時，必須運用綜合管理思想，同時全面考慮對其他因素或方面的控制，如工期、成本和質(zhì)量的控制。832.項目范圍變更控制的主要內(nèi)容323.項目范圍變更控制的依據(jù)（1）工作結(jié)構分解 建立工作任務分解結(jié)構是確定項目范圍的基礎和前提，當然也是對項目范圍變更控制的基礎。（2）項目實施進展報告 項目實施進展報告提供了與項目范圍變化有關的信息，如項目的成本、工期、質(zhì)量和范圍執(zhí)行情況的信息。 包括兩方面的內(nèi)容：一是項目的實際進展情況，例如項目實際發(fā)生的成本費用、耗用的時間等；二是有關項目實際實施情況同項目計劃的偏差變動。（3）項目范圍變更要求 項目變更易擴大范圍，只有通過對變更進行約束要求，才能有效控制。843.項目范圍變更控制的依據(jù)33（4）進度管理計劃 即對如何控制進度的變化事先做出的規(guī)定。4.項目范圍變更控制過程 對電子商務項目而言，應該建立一個規(guī)范化的變更控制系統(tǒng)來保證項目的成功實施。通過范圍變更控制系統(tǒng)，能夠科學、有效地控制項目范圍的變更。 因而，控制范圍變更的過程應該注意如下過程：（1）流程化的操作方式 制定一個范圍變更的操作流程，信息的獲取有唯一的接收渠道，分析變更可能給項目過程、項目產(chǎn)品、進度、成本帶來的影響，并獲得雙方主管的批準以后再進行。85（4）進度管理計劃348635（2）詳細的記錄 無論批準與否，變更都需要有詳細的記錄。因為用戶可能會為一個未批準的變更再次提出要求，這就需要調(diào)用以往的記錄并對用戶進行解釋和說明。（3）為用戶的需求劃分優(yōu)先級（4）拒絕不合理的變更 通過一個明確的時間計劃及期限，限制用戶不重要的變更以及不合理的變更要求。（5）拒絕鍍金（拒絕畫蛇添足） 在項目組內(nèi)部達成一致：項目的范圍是用戶及項目組的工作目標，用戶需要且只需要這些內(nèi)容，多余的東西不是這個項目的目標，不應該包含在項目工作中。項目變更管理.doc87（2）詳細的記錄36（四）項目成本控制1.項目成本控制的主要內(nèi)容（1）以工作包為單位，監(jiān)控成本的執(zhí)行情況，確定實際成本與預算成本的偏差，查找出產(chǎn)生偏差的原因。（2）對發(fā)生成本偏差的工作包袱理，有針對性的采取糾正措施，必要時可以根據(jù)實際情況對項目成本基準計劃進行適當?shù)恼{(diào)整和修改。（3）確認所發(fā)生的變化都被準確記錄在成本基準計劃（費用線）中；避免不正確的、不合適的或者無效的變更反映在成本基準計劃中。（4）在進行成本控制的同時，應該與其他控制過程相協(xié)調(diào)。88（四）項目成本控制372.掙值分析法（又名“收益值分析法”、“偏差分析法”） 掙值分析法主要用業(yè)衡量目標實施與目標期望之間的差異。它綜合了項目范圍、進度計劃和資源，測量項目績效的一種方法。它通過測量和計算已完成工作的預算成本與完成工作的實際成本，以及在本期間計劃工作的預算成本，得到有關計劃實施的進度和費用偏差，而達到判斷項目成本執(zhí)行情況的目的，并決定成本和進度績效是否符合原定計劃。 掙值分析法引入了關鍵性數(shù)值－－已完成工作的預算成本（即“掙值”），來幫助項目管理者分析項目成本和進度的實際執(zhí)行情況，以及同計劃的偏離程度。892.掙值分析法（又名“收益值分析法”、“偏差分析法”）38（1）掙值法3個關鍵參數(shù)1～項目計劃工作的預算成本（BCWS） 這是在費用估算階段就確定的、與項目工作時間相關的成本累積值，在項目的進度時間－－預算成本坐標中，隨著項目的進展，BCWS呈S狀曲線不斷增加，直到項目結(jié)束，達到最大值。其計算公式為： BCWS=計劃工作量×預算定額2～項目已完成工作量的實際成本（ACWP） 這是項目在實施過程中，實際完成工作量所帶來的