辦文辦會(huì)辦事專題培訓(xùn)課件（公司營(yíng)管培訓(xùn)3期）

辦文辦會(huì)辦事2017年6月9日

郝永亮前言

加強(qiáng)營(yíng)管干部培訓(xùn)，不斷為全省培養(yǎng)“想作為、能作為、有作為”的管理人才，將營(yíng)管干部培訓(xùn)班打造成為全省管理干部的“黃埔軍?！?！加強(qiáng)營(yíng)管干部的能力建設(shè)，必須具備的三項(xiàng)基本素質(zhì)。辦文、辦會(huì)、辦事。對(duì)于管理干部來說，這三項(xiàng)每天都在進(jìn)行著?？此坪?jiǎn)單，也很不易，尤其是簡(jiǎn)單的事能夠重復(fù)做，而且又能做好，需要我們不斷在實(shí)踐中去積累、去感悟、去總結(jié)，最終形成自身的經(jīng)驗(yàn)與財(cái)富。下面，我就把大家的做法、別人的經(jīng)驗(yàn)和我在工作中的感悟結(jié)合起與大家溝通，目的是拋磚引玉，引起共鳴，促動(dòng)大家在今后的工作中去研究、認(rèn)識(shí)、探索和提高。講義提綱辦文辦會(huì)辦事辦文熟知一般的格式、寫法、原則和技巧；熟知辦文的程序公文寫的原則一、公文的概念

什么是公文？

公文是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱。在企業(yè)中公文是指企業(yè)在實(shí)施管理、處理公共事務(wù)和對(duì)外進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的過程中，所形成的具有法定效力和特定體式的文書，是企業(yè)開展工作、實(shí)施管理的重要工具。一、公文的概念

法定公文常用應(yīng)用文決議、決定、指示、公告、通告；通知、通報(bào)、批復(fù)、規(guī)定、意見、報(bào)告、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要

簽報(bào)、協(xié)調(diào)單、綜合性工作總結(jié)、計(jì)劃、調(diào)查報(bào)告、批示、合同、簡(jiǎn)報(bào)、公報(bào)、電報(bào)、書信、講話稿、規(guī)章條例、大事記等

二、公文的作用

公文的作

用宣傳與教育作用

依據(jù)與憑證作用

規(guī)章與準(zhǔn)則作用

信息溝通作用

三、公文的分類

從發(fā)文時(shí)限分

特急件急件平件從密級(jí)上分上行文平行文下行文通行文從行文關(guān)系上分發(fā)文收文內(nèi)部文件

從來源分

絕秘機(jī)秘秘密普通件商業(yè)機(jī)秘商業(yè)秘密

三、公文的分類

我公司公文的分類：

經(jīng)營(yíng)管理類發(fā)文公司發(fā)文\辦公室發(fā)文\部門發(fā)文

黨內(nèi)發(fā)文：黨委發(fā)文\紀(jì)委發(fā)文\黨辦發(fā)文\黨委部門發(fā)文（組織部、宣傳部）其它發(fā)文（工會(huì)\團(tuán)委）

四、公文的格式

公文眉首主體版記秘密等級(jí)緊急程度發(fā)文機(jī)關(guān)版頭發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人姓名公文標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文、落款成文日期附件說明主題詞抄送機(jī)關(guān)印發(fā)說明主體版記主體眉首簽發(fā)日期：以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為誰(shuí)發(fā)文年度：六角括號(hào)四、公文的格式

五、公文的寫作有法定作者有法定權(quán)威特定的效用有規(guī)范體式有規(guī)定的處理程序

公文特點(diǎn)：受領(lǐng)導(dǎo)之命，代機(jī)關(guān)立言

五、公文的寫作

起草公文條件：有一定的政策理論水平；熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況；熟悉公文格式和寫作規(guī)范；有較寬的知識(shí)面；有較強(qiáng)的分析總結(jié)能力；有較好的文字功底。

起草和處理公文的過程，是一項(xiàng)實(shí)實(shí)在在的公務(wù)活動(dòng)五、公文寫作通知報(bào)告和請(qǐng)示講話稿簡(jiǎn)報(bào)函

（一）通知

通知的定義

通知是“批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”時(shí)使用的公文文種。

在法定公文中，通知是使用范圍最廣、使用頻率最高的一個(gè)文種。一般要明確根據(jù)、目的以及為達(dá)到目的應(yīng)明確的認(rèn)識(shí)、重點(diǎn)、方法和措施，具體回答“做什么”、“怎么做”、“為什么要這么做”三問。

（一）通知

通知的類型

指示型通知發(fā)布型通知批轉(zhuǎn)型通知轉(zhuǎn)發(fā)型通知任免通知事務(wù)型通知（一）通知（標(biāo)題）完整：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+通知。簡(jiǎn)略：“發(fā)文單位+文種”、“事由+文種”兩種形式?？梢愿鶕?jù)情況加上限定語(yǔ)：“緊急通知”、“預(yù)通知”。（一）通知（內(nèi)容）發(fā)布性、批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性通知：簡(jiǎn)單的寫明發(fā)布什么規(guī)章、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)什么文件，請(qǐng)貫徹執(zhí)行就行了。指示性通知：大凡指示下級(jí)做一件工作，應(yīng)把工作來由、工作內(nèi)容、工作要求三方面講清楚，最后對(duì)受文單位提出總的要求和希望。事務(wù)性通知：只要把需要周知或執(zhí)行的事寫清楚就行。（會(huì)議通知）（二）報(bào)告、請(qǐng)示報(bào)告：是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。請(qǐng)示：是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請(qǐng)性公文。共同點(diǎn)：都是下級(jí)向上級(jí)呈送的上行公文；都包含反映下級(jí)情況和問題的內(nèi)容；）都能起到下情上傳的功能。（二）報(bào)告、請(qǐng)示報(bào)告請(qǐng)示行文目的向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，或提出意見、建議，供上級(jí)決策參考。

向上級(jí)反映急待解決的問題，需要上級(jí)給予審批和指示。

行文內(nèi)容較為詳盡、全面，可以“一文多事”

緊緊圍繞請(qǐng)示事項(xiàng)闡述事由，必須堅(jiān)持“一文一事”的原則。

（二）報(bào)告、請(qǐng)示報(bào)告請(qǐng)示行文時(shí)限事前、事中、事后均可。

必須事前，不能先斬后奏。

主送機(jī)關(guān)可以報(bào)送多個(gè)有關(guān)單位只能報(bào)上級(jí)主管單位，不能多頭主送。

行文結(jié)構(gòu)報(bào)告的緣由、陳述報(bào)告的主要內(nèi)容，結(jié)束語(yǔ)為特此報(bào)告。為什么請(qǐng)示、請(qǐng)示什么，結(jié)束語(yǔ)用“請(qǐng)審批”等。（二）“請(qǐng)示”直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)的危害一是未經(jīng)文秘機(jī)構(gòu)簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無(wú)蹤跡，成了“斷線的風(fēng)箏”；二是這類公文到了領(lǐng)導(dǎo)同志手里，領(lǐng)導(dǎo)同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經(jīng)驗(yàn)、憑感覺辦事，往往失去決策的科學(xué)性；不批，也有可能影響報(bào)送單位的工作；三是現(xiàn)實(shí)中一些單位拿著直送領(lǐng)導(dǎo)的批示件當(dāng)“尚方寶劍”，到有關(guān)部門要錢要物，借領(lǐng)導(dǎo)批示向?qū)Ψ绞┘訅毫?，引起矛盾。所以，領(lǐng)導(dǎo)同志一般不受理這類直報(bào)的請(qǐng)示，而退給文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。（三）總結(jié)報(bào)告寫作要點(diǎn)基本要求寫作形式首先要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；其次要全面了解情況；第三要善于概括提煉，緊扣主題、突出重點(diǎn)；言簡(jiǎn)意賅，詳略得當(dāng)；挖掘亮點(diǎn)，體現(xiàn)價(jià)值。成績(jī)要說夠、問題要點(diǎn)透、經(jīng)驗(yàn)要找準(zhǔn)、任務(wù)要講明。有兩段式的、三段式的、四段式的。常用的三段式是指基本情況、主要做法（基本經(jīng)驗(yàn)）、今后意見。（三）講話稿了解下情吃透上情研究行情研究一線的情況，尤其是要把握受眾對(duì)象最為關(guān)注的興奮點(diǎn)、最想知道的著力點(diǎn)，增強(qiáng)工作指導(dǎo)的針對(duì)性。研究上級(jí)和公司政策、領(lǐng)導(dǎo)意圖，講話中的觀點(diǎn)、辦法和措施必須符合組織和領(lǐng)導(dǎo)的要求。研究工作現(xiàn)狀，尤其是要找準(zhǔn)工作中存在的問題，才能提出符合實(shí)際的對(duì)策和措施，才能找準(zhǔn)解決問題的辦法。（四）簡(jiǎn)訊概念：就是簡(jiǎn)明扼要的書面報(bào)告，用于匯報(bào)工作、反映問題、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況、推動(dòng)工作展開的一種簡(jiǎn)短的、摘要性的信息載體。類型：會(huì)議簡(jiǎn)訊、工作簡(jiǎn)訊、業(yè)務(wù)簡(jiǎn)訊、情況簡(jiǎn)訊、典型經(jīng)驗(yàn)簡(jiǎn)訊。特點(diǎn)：簡(jiǎn)、快、新。要點(diǎn)：內(nèi)容要真實(shí)、確切；篇幅要短小；針對(duì)性、指導(dǎo)性要強(qiáng)。（五）函

函的特性使用范圍較廣不具約束力或強(qiáng)制性作用多屬事務(wù)性問題123語(yǔ)氣緩和、謙虛、禮貌、懇切4形式簡(jiǎn)便靈活，篇幅短小精悍5（五）函（分類）商洽函用于請(qǐng)求協(xié)助、商洽解決辦理某一問題的函

例：關(guān)于建議開通信保通出單系統(tǒng)的函（致河南省農(nóng)村信用社）問復(fù)函用于詢問事項(xiàng)或答復(fù)問題的函例：關(guān)于國(guó)壽大廈項(xiàng)目設(shè)計(jì)事宜的復(fù)函（致設(shè)計(jì)公司）請(qǐng)準(zhǔn)(審批)函

用于向不相隸屬的主管單位請(qǐng)求批準(zhǔn)或用來答復(fù)審批事項(xiàng)的函。例：關(guān)于新版發(fā)票延期使用的函（致稅務(wù)機(jī)關(guān)）（五）函結(jié)尾標(biāo)題關(guān)于+事由+函例：“關(guān)于新版發(fā)票延期使用的函

”正文一是商洽緣由。主要寫明為什么要提出商洽，一般都以一定事實(shí)作為理由。二是商洽事項(xiàng)。要寫清商洽的具體事項(xiàng)，特別要寫清對(duì)對(duì)方有什么要求?！疤卮撕獭被颉疤卮撕妗焙母袷揭?guī)范（以商洽函為例）辦文熟知一般的格式、寫法、原則和技巧；熟知辦文的程序公文寫的原則一、公文處理的機(jī)構(gòu)下級(jí)向上級(jí)報(bào)送的正式文件，主送機(jī)關(guān)名稱只能是“總公司（或省公司）”，而不能是“總公司（或省公司）×××部”。除領(lǐng)導(dǎo)要求外，下級(jí)上報(bào)的紙質(zhì)文件不能直接報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)、部門或個(gè)人，包括外部來文，部門收到后，一定要轉(zhuǎn)給辦公室公文管理崗位和人員統(tǒng)一處理。各級(jí)公司公文處理的機(jī)構(gòu)為辦公室或綜合管理部，下設(shè)專門的公文管理崗（或文秘崗），明確專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一處理。二、公文處理的流程

收文流程

登記

辦公室主任核批

公司領(lǐng)導(dǎo)批示

公文管理崗

送主辦部門領(lǐng)導(dǎo)

如需其他部門傳閱（此步驟是由主辦部門領(lǐng)導(dǎo)完成的）送協(xié)辦部門傳閱

承辦人辦理完畢

文管理崗歸檔

二、公文處理的流程發(fā)文流程

擬文

部門審定

會(huì)簽（如需會(huì)簽由部門領(lǐng)導(dǎo)發(fā)給會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)）

辦公室核稿

領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)擬稿人終校辦公室編號(hào)、蓋章、分發(fā)二、公文處理的流程立卷歸檔

公文在處理完畢以后，還要將其中對(duì)今后的機(jī)關(guān)工作活動(dòng)仍然具有一定查考利用價(jià)值的文件，進(jìn)一步整理立卷，進(jìn)行歸檔保存。

三、公文處理中的注意事項(xiàng)

（一）發(fā)文處理單要素填寫準(zhǔn)確、齊全

（發(fā)文處理單中的要素包括標(biāo)題、聯(lián)系電話、主送單位、會(huì)簽部門（如有）、抄送單位、主題詞、摘要信息、附件、相關(guān)文件、轉(zhuǎn)發(fā)原文等。

）發(fā)文處理單中需要關(guān)注的幾點(diǎn)標(biāo)題擬制公文標(biāo)題，要言簡(jiǎn)意賅，準(zhǔn)確揭示公文主題，一般字?jǐn)?shù)應(yīng)控制在20字以內(nèi)。一般由發(fā)文的事由和文種組成。如果對(duì)系統(tǒng)外發(fā)文，則必須為：發(fā)文機(jī)關(guān)+（關(guān)于）事由+（的）文種。

文種使用混亂。一是自制文種，例如：例：“關(guān)于我省新農(nóng)合業(yè)務(wù)開展情況匯報(bào)”、“關(guān)于在中國(guó)銀行光大銀行開設(shè)業(yè)務(wù)支出賬戶的申請(qǐng)”。二是混用文種，例如：“關(guān)于報(bào)備印刷使用《個(gè)人意外傷害投保單》的請(qǐng)示報(bào)告”。對(duì)于層級(jí)較多的轉(zhuǎn)發(fā)性通知，在擬制公文標(biāo)題時(shí)，只寫轉(zhuǎn)發(fā)第一次轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)的通知，或者直接轉(zhuǎn)發(fā)原文件，避免出現(xiàn)標(biāo)題冗長(zhǎng)繁瑣。發(fā)文處理單中需要關(guān)注的幾點(diǎn)主送機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。例如：“省保監(jiān)局”的稱謂就不規(guī)范，應(yīng)為：中國(guó)保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)河南監(jiān)管局。該要素要注意主送機(jī)關(guān)之間的排列順序和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用。不同系統(tǒng)、不同級(jí)別的主送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開，同一系統(tǒng)、同一級(jí)別的主送機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)隔開。

發(fā)文處理單中需要關(guān)注的幾點(diǎn)主題詞主題詞的結(jié)構(gòu)：類別詞+類屬詞+文種。例如：《關(guān)于表彰省公司機(jī)關(guān)先進(jìn)黨支部?jī)?yōu)秀共產(chǎn)黨員的決定》，先標(biāo)類別詞“黨群工作”，再標(biāo)類屬詞“黨建”、“表彰”，最后標(biāo)上“決定”。

標(biāo)引公文主題詞，不是對(duì)公文題目進(jìn)行概括縮寫，而是根據(jù)公文的內(nèi)容，從集團(tuán)公司統(tǒng)一編制的《中國(guó)人壽通用公文主題詞表》中選擇5個(gè)以內(nèi)數(shù)量的主題詞，組配在一起，整體反應(yīng)公文內(nèi)容的類別和屬性。當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映公文主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，應(yīng)在類別詞中選擇，也可以選擇詞表之外能準(zhǔn)確反映公文內(nèi)容的詞標(biāo)引，并標(biāo)注“*”。

發(fā)文處理單中需要關(guān)注的幾點(diǎn)附件、轉(zhuǎn)發(fā)原文、相關(guān)文件附件：是對(duì)正文起說明、解釋和證實(shí)作用，形式包括圖表、目錄、名單、簡(jiǎn)介及其他有關(guān)文件材料，也屬于正文的一部分。如果是印發(fā)的實(shí)施方案、管理辦法、規(guī)章制度等內(nèi)容屬于正文的一部分，應(yīng)直接粘貼到正文中，不能作為附件上傳。

轉(zhuǎn)發(fā)原文：是轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)來文或向下級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)相關(guān)文件，此類文件屬于正文的一部分，一般情況下不能作為附件上傳，更不能作為相關(guān)文件上傳，應(yīng)作為轉(zhuǎn)發(fā)原文上傳。相關(guān)文件：是供領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)參考的文件（包括相關(guān)來文、簽報(bào)、協(xié)調(diào)單、會(huì)簽意見等），不屬于正文。

三、公文處理中的注意事項(xiàng)

（二）審批流程要完整

重點(diǎn)關(guān)注兩點(diǎn)：一是部門審核意見要明確；二是會(huì)簽意見是否采納，并進(jìn)行確認(rèn)。

常見問題：公文內(nèi)容涉及其他部門職權(quán)范圍，未主動(dòng)會(huì)簽，或者填寫有會(huì)簽單位，而遺漏會(huì)簽部門。

承辦部門負(fù)責(zé)人沒有確認(rèn)采納會(huì)簽意見，或者對(duì)未采納的會(huì)簽意見沒有進(jìn)行說明。

承辦部門填寫審批意見時(shí)，真接寫同意發(fā)文，或者只寫擬同意，不寫送呈分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

辦文熟知一般的格式、寫法、原則和技巧；熟知辦文的程序公文寫作的原則三、公文寫作的原則嚴(yán)把政策關(guān)嚴(yán)把擬稿關(guān)嚴(yán)把文字關(guān)嚴(yán)把行文關(guān)嚴(yán)把校對(duì)關(guān)總公司《關(guān)于修訂<中國(guó)人壽保險(xiǎn)股份有限公司公文處理辦法>的通知》（國(guó)壽人險(xiǎn)發(fā)〔2010〕586號(hào)）。（一）嚴(yán)把政策關(guān)要符合黨的方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、決定；要政策前后一致，有時(shí)候政策需要調(diào)整，但必須保證之策的一貫性，否則，牽一發(fā)而動(dòng)全身，導(dǎo)致政策下達(dá)后導(dǎo)致基層無(wú)所適從，甚至引起混亂和不穩(wěn)定因素；要符合實(shí)際，理由充分等，包括數(shù)字、引文、人名、地名，還有公文涉及的一些事情的事實(shí)，都必須要把好關(guān)，不能出任何差錯(cuò)。（二）嚴(yán)把擬稿關(guān)在公司行文上，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持確有必要、注重實(shí)效、堅(jiān)持少而精的原則，必須努力做到“三要”，即“要精、要實(shí)、要快”。

可發(fā)可不發(fā)的堅(jiān)決不發(fā)，可長(zhǎng)可短的一定要短，確保公文是必須發(fā)、有效用的，切實(shí)解決實(shí)際問題。要嚴(yán)格控制篇幅，文件一般不超過5000字，一般性文件原則不超過2000字。凡是可通過傳真電報(bào)、電話、短信、便函通知和傳送的事項(xiàng)不再印發(fā)文件。貫徹上級(jí)文件需要發(fā)文的，要結(jié)合實(shí)際提出具體貫徹落實(shí)意見，不得照搬照抄，層層轉(zhuǎn)發(fā)，重復(fù)上級(jí)文件的內(nèi)容和要求，沒有具體貫徹意見的，直接予以印發(fā)。一般性會(huì)議上的領(lǐng)導(dǎo)講話原則上不印發(fā)，如需發(fā)文的，通過傳真電報(bào)、信息、省公司內(nèi)網(wǎng)等形式發(fā)布。（三）嚴(yán)把文字關(guān)

公文是通過文字來傳達(dá)政令的，一定要堅(jiān)持一絲不茍、嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，字斟句酌，力求使文稿準(zhǔn)確運(yùn)用公文語(yǔ)體，達(dá)到以記述為核心，以實(shí)用為目的，把準(zhǔn)確性、簡(jiǎn)潔性作為最基本的要求。數(shù)字運(yùn)用規(guī)范：公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2013年，不能略為78年、13年。名稱運(yùn)用規(guī)范：嚴(yán)格按照監(jiān)管部門或上級(jí)公司批準(zhǔn)的稱謂使用，例如：鄭州市分公司、濟(jì)源中心支公司等，嚴(yán)禁使用內(nèi)部機(jī)構(gòu)習(xí)慣稱謂；應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。例如：中國(guó)保監(jiān)會(huì)河南監(jiān)管局、中國(guó)人壽河南省分公司。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)規(guī)范：第一層：“一”，標(biāo)題字體使用黑體；第二層：（一）”，標(biāo)題字體使用楷體；第三層：“1.”；第四層：“（1）”。正文字體為：三號(hào)仿宋字體。按隸屬關(guān)系行文：

（四）嚴(yán)把行文關(guān)不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的公文往來，只能是商洽工作、告知事項(xiàng)、征詢意見等，而不存在請(qǐng)示、報(bào)告或布置任務(wù)的性質(zhì)，因此，只能用采用“函”這一文種；

一般情況不越級(jí)行文。按職責(zé)范圍行文

：

如果有涉及其它部門職責(zé)范圍的事項(xiàng)，必須要在行文之前充分溝通、協(xié)調(diào)，通過會(huì)簽的形式發(fā)文；

如果不能達(dá)成一致意見，不可以向下行文，否則，就會(huì)造成“文件打架”、“政出多門”、“推委扯皮”的現(xiàn)象，給基層造成困擾、工作難以落實(shí)。校對(duì)是確保公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，我公司實(shí)行的是“五校制”。

（五）嚴(yán)把校對(duì)關(guān)

第一次：部門領(lǐng)導(dǎo)審核時(shí)校對(duì)；第二次：辦公室核稿時(shí)校對(duì)；第三次：公司領(lǐng)導(dǎo)審簽時(shí)校對(duì)；第四次：擬稿人最終校對(duì)；第五次：公文編號(hào)發(fā)出之前再校對(duì)。善領(lǐng)悟多積累

一是要注意學(xué)習(xí)文件，有助于及時(shí)領(lǐng)會(huì)上級(jí)精神，學(xué)習(xí)外地經(jīng)驗(yàn)做法，把握上情、了解外情。二是要善于作筆記，尤其是參加公司各類會(huì)議時(shí)，要認(rèn)真做好記錄，及時(shí)把重要的、有價(jià)值的信息留存下來以備用。三是要善于歸類整理，對(duì)相關(guān)材料及時(shí)整理、分類、歸檔備查。早介入對(duì)一些重要文件的起草，辦文人員要提前介入、提前準(zhǔn)備，共同參與有關(guān)工作，了解真實(shí)情況，及早收集有關(guān)材料，才能在起草文件時(shí)做到“心中有數(shù)、有的放矢”，而不是“閉門造車、紙上談兵”。

在起草材料時(shí)，要能夠體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意圖，必須要緊扣主題，理清脈絡(luò)，尤其是要善于留心觀察，掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖；善于歸納綜合，深化領(lǐng)導(dǎo)意圖；善于研究分析，擴(kuò)展領(lǐng)導(dǎo)意圖。

講義提綱辦文辦會(huì)辦事

會(huì)議是一個(gè)組織存在的基本標(biāo)志，會(huì)議對(duì)一個(gè)組織的重要性不言而喻。

辦會(huì)能力的強(qiáng)弱，直接關(guān)系到會(huì)議效果，關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)的意圖能否得到圓滿實(shí)現(xiàn)。

會(huì)議的基本套路：會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)和會(huì)后整理。

制定會(huì)議方案起草會(huì)議文件搞好協(xié)調(diào)保障下發(fā)會(huì)議通知報(bào)告上級(jí)機(jī)關(guān)設(shè)置會(huì)場(chǎng)一、會(huì)前準(zhǔn)備

會(huì)議是否成功，會(huì)前準(zhǔn)備是關(guān)鍵。“功夫在會(huì)前”。準(zhǔn)備階段主要有六個(gè)方面：（一）制定會(huì)議方案

會(huì)議方案一般包括下列內(nèi)容：會(huì)議名稱、指導(dǎo)思想、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議日程會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)、參加人員、主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)布置、人員食宿、交通保障、報(bào)到方法、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)組織、會(huì)議編組、入場(chǎng)憑證、安全措施等。有的會(huì)議還需安排參觀、錄像、報(bào)道、頒獎(jiǎng)、攝影等。會(huì)議方案經(jīng)提交領(lǐng)導(dǎo)討論審定后，即作為組織籌辦會(huì)議的依據(jù)。(二)起草會(huì)議文件

主要包括：工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗(yàn)材料、匯報(bào)提綱、通知和會(huì)議須知等。會(huì)議須知的內(nèi)容比較多、比較具體，主要包括：日程安排、會(huì)議編組、作息時(shí)間、住宿房間、就餐桌位、會(huì)務(wù)組房間及電話號(hào)碼、文化娛樂安排、注意事項(xiàng)等。

起草文件應(yīng)注意四點(diǎn)：一是吃透上級(jí)精神，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；二是緊扣會(huì)議主題；三是了解掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)；四是早動(dòng)手、早呈送。

（三）搞好協(xié)調(diào)保障

大型會(huì)議保障任務(wù)重，要組織召開協(xié)調(diào)會(huì)，明確分工、明確時(shí)限、明確責(zé)任、明確要求。要成立籌備工作機(jī)構(gòu)，下設(shè)會(huì)務(wù)組、材料組、宣傳組、后勤保障組（包括醫(yī)務(wù)人員）、安全保衛(wèi)組等。會(huì)議開始后，籌備工作機(jī)構(gòu)即轉(zhuǎn)為大會(huì)秘書處。辦中小型會(huì)議則不必設(shè)籌備工作機(jī)構(gòu)，只需固定幾個(gè)負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作即可。（四）下發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知一般包括“八要素”：會(huì)議名稱、主要內(nèi)容、參加人員、報(bào)到時(shí)間、會(huì)期、會(huì)址、著裝、注意事項(xiàng)。

注意事項(xiàng)主要有：需要攜帶的材料或物品，提前報(bào)告與會(huì)者名單，報(bào)到的方式和時(shí)間，是帶車、還是乘坐火車和公共汽車，以便安排接站。

（五）報(bào)告上級(jí)機(jī)關(guān)

就會(huì)議籌備和進(jìn)程情況、突發(fā)狀況等及時(shí)報(bào)告上級(jí)機(jī)關(guān)，

以便領(lǐng)導(dǎo)了解情況，做好調(diào)整和應(yīng)對(duì)。（六）設(shè)置會(huì)場(chǎng)

主要有三項(xiàng)工作：

1.主席臺(tái)的布置主要包括懸掛會(huì)標(biāo)、擺放背景、排定座次、架設(shè)并調(diào)試話筒。主席臺(tái)座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，應(yīng)按照職務(wù)高低的順序安排。如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議，應(yīng)安排中間就座，拿不準(zhǔn)的要及時(shí)請(qǐng)示。對(duì)上主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時(shí)出席會(huì)議，在開會(huì)前務(wù)必逐一落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)同志到會(huì)場(chǎng)后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告知上臺(tái)后所坐方位。如主席臺(tái)人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時(shí)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺(tái)上出現(xiàn)名簽差錯(cuò)或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真打印名簽，謹(jǐn)防錯(cuò)別字。

主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)2.小型會(huì)議、會(huì)談的會(huì)場(chǎng)布置上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)主方領(lǐng)導(dǎo)與客人會(huì)談與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)談B為主方領(lǐng)導(dǎo)A為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與外賓會(huì)談B為客方A為主方3.簽字儀式4．合影

（與主席臺(tái)座次一致）5.會(huì)場(chǎng)座區(qū)的布置

6.分會(huì)場(chǎng)的布置

如需分組討論或召開對(duì)口會(huì)，要設(shè)分會(huì)場(chǎng)，如有首長(zhǎng)參加，要及時(shí)通知，各分會(huì)場(chǎng)要相對(duì)集中，不要太分散。

另外，對(duì)會(huì)場(chǎng)的供電、供暖（冷）、音響等設(shè)備要考慮到、檢查好。要備好發(fā)電設(shè)備，以防停電。

按照領(lǐng)導(dǎo)意圖布置好會(huì)場(chǎng)后，應(yīng)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)到現(xiàn)場(chǎng)做指導(dǎo)、檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改。

按照與會(huì)人員的多少擺放桌椅，一般要將正式出席人員安排在會(huì)場(chǎng)靠前和中間位置，列席人員要安排在靠后或兩邊位置。二、會(huì)間服務(wù)（一）組織好會(huì)議報(bào)到

1.設(shè)簽到處，擺放歡迎水牌和簽到臺(tái)鮮花

2.準(zhǔn)備好簽到冊(cè)、簽字筆

3.指定專人迎接報(bào)到人員，對(duì)先抵達(dá)的人員做好安排4.報(bào)到時(shí)核發(fā)會(huì)議證件、有關(guān)材料和房間鑰匙牌等

5.及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)報(bào)到情況

（二）做好會(huì)議記錄

特別要記好領(lǐng)導(dǎo)的即席講話，重要的還要錄音，以便會(huì)后整理。

如果組織討論或召開對(duì)口會(huì)，材料組人員要分頭參加掌握第一手材料。（三）做好服務(wù)工作1.做好會(huì)場(chǎng)茶水、水果安排和服務(wù)

2.為與會(huì)人員訂購(gòu)返程車船、機(jī)票等

3.會(huì)議期間還要做好防火、防盜、防食物中毒等工作

三、做好會(huì)后工作

一是整理會(huì)議記錄和領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議總結(jié)的定稿打印二是撰寫會(huì)議紀(jì)要或簡(jiǎn)報(bào)；三是將會(huì)議材料整理歸檔；四是清理帳目，進(jìn)行會(huì)務(wù)工作總結(jié)。四、乘車座次

小轎車1號(hào)座位在司機(jī)的右后邊，2號(hào)座位在司機(jī)的正后邊，3號(hào)座位在司機(jī)的旁邊。如果后排乘坐三人，則3號(hào)座位在后排的中間。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號(hào)座位在臨窗的位置。面包車和巴士五、用餐座次西餐講義提綱辦文辦會(huì)辦事辦事的能力同樣非常重要。你可能不擅長(zhǎng)寫材料，但是您總能把領(lǐng)導(dǎo)交辦的事兒辦好，無(wú)論是你自己去辦，還是你借力使力，調(diào)動(dòng)周邊同事去辦，不掉鏈子，不出差池，也是一種能力，也是你的立身之本。如何辦事？“要做事，先做人”非常關(guān)鍵。一、把握基本原則基本方法基本標(biāo)準(zhǔn)基本要求份內(nèi)事要馬上辦；全局的事要主動(dòng)辦，特別是交叉的事，不要推也不要拖；突發(fā)事要高效辦，這個(gè)時(shí)候決不能