某汽車貿(mào)易有限公司行政管理制度匯編

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔張家口市運達汽車貿(mào)易有限公司行政管理制度張家口運達汽車貿(mào)易有限公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依據(jù)是《公司管理制度》和《公司員工守則》。本制度由董事長、公司管理中心、綜合部及各部門主管直線執(zhí)行。司職機構為公司綜合部。本制度的修改須經(jīng)董事長核準。

人事管理總則人事管理是公司“人才為本”價值的直接體現(xiàn)；人事管理以合法、平等為基準，以實績導向、取優(yōu)汰劣、賞罰分明為宗旨；人事管理以滿足公司發(fā)展需要為核心目標。人力資源規(guī)劃根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要進行前瞻性人力資源計劃；建立明確的人才標準、工作分析體系；短期人力資源計劃由總經(jīng)理核準，中長期人力資源計劃報董事長核準；經(jīng)核準后由總經(jīng)理領導制定征用計劃；綜合部依據(jù)招聘計劃執(zhí)行招聘流程；建立公司人才庫（全部應征人才簡歷），作為公司業(yè)務發(fā)展的儲備。人力資源規(guī)劃流程公司/部門發(fā)展公司/部門發(fā)展工作分析工作分析執(zhí)行人：綜合部、各部主管責任人：綜合部監(jiān)督人：總經(jīng)理、董事長招聘流程征用計劃董事長總經(jīng)理中長期計劃短期計劃人才標準

二、招聘與錄用執(zhí)行人：綜合部、各部主管責任人：綜合部監(jiān)督人：總經(jīng)理、董事長招聘流程征用計劃董事長總經(jīng)理中長期計劃短期計劃人才標準公司各部門需招聘新員工時，應該按照公司標準文本《人員增補申請表》進行填寫后上交公司綜合部，由綜合部上報公司總經(jīng)理批準后，開始招聘程序。各部門所需招聘的新員工，應該首先嘗試公司內(nèi)部人員調(diào)動，在公司內(nèi)無合適人選或無法調(diào)動時，開始公司對外的招聘程序。綜合部對外的招聘方式可以采用：公司內(nèi)部人才庫、運用媒體等方式。綜合部負責應聘人員資料的初審工作,并將合適的候選人材料轉(zhuǎn)送錄用部門審閱,并與其共同商定人員名單。初試由綜合部主持,包括筆試和面試，同時填寫《面試記錄》。復試由綜合部與錄用部門共同主持,同時填寫《面試記錄》。錄用建議由綜合部與錄用部門會同總經(jīng)理共同作出。新進員工報到，應繳驗以下材料:身份證復印件一份、專業(yè)證書、最高學歷影印件，據(jù)此綜合部建立《人事資料卡》，并由綜合部保存并管理使用。錄用人試用期為三個月,試用期終時,由綜合部會同部門主管對試用員工按照公司員工考核體系進行考核,若發(fā)現(xiàn)不符合錄用條件者,隨時解聘。錄用人試用期結束，成為公司正式員工，公司與之簽定《勞動合同》并由公司行政綜合部將《勞動合同》送至勞動監(jiān)察部門進行見證，同時辦理勞動人事檔案關系的調(diào)動、三金等相關福利等事宜。對公司高級管理人員的聘用由總經(jīng)理或董事長直接簽發(fā)任命書，然后由綜合部與其簽訂聘用合同。員工人事檔案由綜合部建立、保存并管理，必須準確、及時、保密。員工人事檔案包括：《應聘人員登記表》、履歷、身份證復印件、專業(yè)證書、最高學歷影印件、《勞動合同》、職務、工資計錄。

招聘流程人員增補申請表各部門填妥〈人員增補申請表〉交綜合部人員增補申請表各部門填妥〈人員增補申請表〉交綜合部總經(jīng)理批準總經(jīng)理批準內(nèi)部人員調(diào)動程序公司內(nèi)部調(diào)動內(nèi)部人員調(diào)動程序公司內(nèi)部調(diào)動可以不可以招聘廣告內(nèi)部人才庫招聘廣告內(nèi)部人才庫篩選候選人（綜合部協(xié)同錄用部門）面試記錄篩選候選人（綜合部協(xié)同錄用部門）面試記錄時間間隔2周左右時間間隔2周左右初試（綜合部）面試記錄初試（綜合部）面試記錄測試專業(yè)技能測試專業(yè)技能復試（綜合部協(xié)同錄用部門）復試（綜合部協(xié)同錄用部門）總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批員工資料卡綜合部明確工資與福利員工資料卡綜合部明確工資與福利通知報到通知報到勞動合同三個月勞動合同三個月考核表格正式錄用，簽定勞動合同見證等相關手續(xù)不合格報到建檔責任人：行政主管監(jiān)督人：總經(jīng)理解聘考核合格

三、培訓考核表格正式錄用，簽定勞動合同見證等相關手續(xù)不合格報到建檔責任人：行政主管監(jiān)督人：總經(jīng)理解聘考核合格綜合部負責綜合協(xié)調(diào)各部門之培訓計劃,訂立各項公司全年教育培訓計劃。綜合部須督導實施培訓計劃,檢討情況并做效果分析。綜合部負責收集、編訂教育訓練教材。綜合部協(xié)同公司其他部門進行相關人員的業(yè)務培訓。公司培訓分為：新員工引導培訓、在職培訓（主管指導、在崗司內(nèi)外、脫崗司內(nèi)外）與主管培訓等多種。張家口運達汽車貿(mào)易有限公司迎新引導培訓體系表培訓人培訓內(nèi)容培訓時間考核基準總經(jīng)理公司介紹綜合部《員工守則》《行政管理制度》《檔案管理制度》法律事務商業(yè)秘密合同、文本管理商業(yè)信息財務部《財務管理制度》業(yè)務部《業(yè)務管理制度》培訓考核表執(zhí)行人：各部主管負責人：綜合部監(jiān)督人：總經(jīng)理評估總經(jīng)理實施總經(jīng)理培訓計劃內(nèi)容確定需求分析執(zhí)行人：行政部、各部主管責任人：行政部監(jiān)督人：總經(jīng)理總經(jīng)理培訓流程

四、考勤培訓考核表執(zhí)行人：各部主管負責人：綜合部監(jiān)督人：總經(jīng)理評估總經(jīng)理實施總經(jīng)理培訓計劃內(nèi)容確定需求分析執(zhí)行人：行政部、各部主管責任人：行政部監(jiān)督人：總經(jīng)理總經(jīng)理公司每位員工在每一正常工作時日，必須自行、準確打卡。凡是漏打，錯打卡者須在24小時內(nèi)申請補辦，經(jīng)部門主管核定后報綜合部。公司員工出差,須填報出差申請單，經(jīng)主管、總經(jīng)理批準后須將申請單復印件一份交綜合部備查。綜合部將人員出差情況記入員工出勤情況表，出差期間記入員工出勤資料表。如遇業(yè)務人員外出執(zhí)辦公務，須填寫《外出登記表》并經(jīng)主管核準后有效，通知綜合部專職人員，作為考勤之依據(jù)。員工在規(guī)定工作時制外繼續(xù)工作者，須填寫《加班申請表》并經(jīng)本部門主管及綜合部批準后方可以加班論，綜合部負責加班人員之出勤考核。綜合部若發(fā)現(xiàn)申請加班人員無出勤記錄,須向申請人部門核查,若無確鑿證明,以作廢論。員工不得任意加班,綜合部若發(fā)現(xiàn)無經(jīng)主管核準之加班單,即使有考勤記錄，也不將其視作加班。員工按公司規(guī)定進行日常工作及休假，同時實行帶薪或無薪假。申請假期應于事前向本部門主管提出并報綜合部核準，緊急事項于事后24小時內(nèi)補申請。假期的請休嚴格按照公司規(guī)定執(zhí)行。公司綜合部執(zhí)掌每月月底統(tǒng)計作業(yè),匯集“出勤卡”、《請假單》、《加班申請表》等相關記錄,統(tǒng)計填制員工《出勤資料表》,交財務部計算工資之用，并入案備查。對一切不合制度之情事向有關主管提出處理意見。綜合部主辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達2日或超出2日者、請假超出規(guī)定期限者、出勤記錄有弄虛作假或涂改毀壞者,應即時提請綜合部主管核辦。公司員工行政專員月出勤記錄提示行為考勤流程公司員工行政專員月出勤記錄提示行為提示單提示單考勤卡、請假單、加班單等考勤卡、請假單、加班單等每月26日責任人：行政專員每月26日責任人：行政專員監(jiān)督人：綜合部出勤資料出勤資料財務部財務部五、假期（一）請休假公司給假分為事假、病假、公假、婚假、工傷假、喪假、計劃生育假。因突發(fā)事件或疾病而不得已請假者，須在半日內(nèi)通知綜合部負責人，并在請假后24小時補填請假單。各部門主管因私或工作外出不論幾天者，須提前兩天填妥《請假申請單》，經(jīng)綜合部批簽后，遞交總經(jīng)理批示，同時安排妥后續(xù)工作方可。普通員工因私或工作外出在二天之內(nèi)者，須提前一至二天填寫請假單，由本部門主管批準，交綜合部備案；若員工請假在二天以上者，在本部門主管允許后經(jīng)總經(jīng)理批示。綜合部在經(jīng)辦請假手續(xù)人員審查所附請假材料,病假者需附醫(yī)院診斷證明,請產(chǎn)假、喪假者須附出生證明或死亡通知書，請假者須有充足理由。請假申請單請假/調(diào)休流程請假申請單申請人申請人職務代理人簽字職務代理人簽字部門主管簽字責任人：部門主管部門主管簽字責任人：部門主管監(jiān)督人：行政主管申請單歸檔2天以上總經(jīng)理簽字申請單歸檔2天以上總經(jīng)理簽字申請人綜合部主管簽字申請人綜合部主管簽字六、獎懲獎懲依據(jù)為公司《員工守則》、《管理制度》公司各級主管均有提出獎懲的建議權綜合部負責事實調(diào)查并報告總經(jīng)理各級主管按公司權限行使獎懲各類獎懲由綜合部執(zhí)行各類獎懲須報備綜合部備案，登記入《人事資料卡》獎懲流程獎懲申請表獎懲申請獎懲申請表獎懲申請報告總經(jīng)理綜合部備案綜合部執(zhí)行公告核準綜合部調(diào)查

七、考核報告總經(jīng)理綜合部備案綜合部執(zhí)行公告核準綜合部調(diào)查考核管理是公司管理的一項重要內(nèi)容，它的目的在于維持企業(yè)的良好秩序，更好地貫徹企業(yè)管理制度，完成計劃指標和實現(xiàn)經(jīng)濟效益。對司內(nèi)各部門的管理狀況及個人的行為活動制定統(tǒng)一的規(guī)范作出合理的評判，激勵先進，褒揚正氣，有功則獎，有過則罰。調(diào)動員工工作積極性，完成指標，提高工作效率。公司對部門的考核，主要內(nèi)容為費用情況、資金狀況、業(yè)績完成進展情況以及公司運作的規(guī)范及制度的執(zhí)行情況；對員工的考核主要為業(yè)績、品德和行為的執(zhí)行情況。于考核作業(yè)前,綜合部須備妥員工之考勤、升遷、調(diào)動獎懲諸種資料作為一般依據(jù)。對部門考核一般周期為一季度一次?？己擞芍本€上級主管執(zhí)行綜合部參與配合，亦可設立考核小組對公司員工的考核區(qū)分為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前5天內(nèi)，綜合部協(xié)同公司各部門主管對公司員工按照公司業(yè)績指標體系，并結合員工職位說明書、協(xié)議等相關指標，對員工月、季、年度工作情況進行考核，填寫《考核記錄表》，上報總經(jīng)理?？己私Y束后,綜合部負責將考核等級反映于員工的獎懲與職位、薪資等級年度的相應調(diào)整?？己肆鞒炭己吮砜己丝偨?jīng)理考核總體分析本職表現(xiàn)考核內(nèi)容綜合部所在部門綜合部

八、核薪考核表考核總經(jīng)理考核總體分析本職表現(xiàn)考核內(nèi)容綜合部所在部門綜合部財務部根據(jù)《出勤資料卡》、《獎懲單》進行核薪《出勤資料卡》、《獎懲單》由綜合部統(tǒng)計提供財務部匯總之薪資表報總經(jīng)理核準周考勤、獎懲發(fā)生薪資增減，依據(jù)公司《公司管理制度》核薪流程所在部門綜合部所在部門綜合部出勤卡薪資表獎懲單出納支付總經(jīng)理財務核薪獎懲核對考勤資料

九、保險出勤卡薪資表獎懲單出納支付總經(jīng)理財務核薪獎懲核對考勤資料1、養(yǎng)老保險2、醫(yī)療保險3、人身意外保險十、人員流動調(diào)動1.部門內(nèi)員工崗位調(diào)動，由部門主管向綜合部提出調(diào)動說明；聽取綜合部建議后決定；報備總經(jīng)理；2.部門內(nèi)主管崗位調(diào)動，由部門主管向綜合部及上級主管提出調(diào)動說明，聽取意見后決定；報備總經(jīng)理；3.部門級以上主管崗位調(diào)動，由總經(jīng)理提出建議，綜合部備案。4.調(diào)動由綜合部發(fā)布。調(diào)動說明書部門內(nèi)員工調(diào)動流程調(diào)動說明書綜合部建議調(diào)動說明部門主管綜合部建議調(diào)動說明部門主管決決定調(diào)動通知報備總經(jīng)理調(diào)動通知執(zhí)行調(diào)動通知報備總經(jīng)理調(diào)動通知執(zhí)行部門內(nèi)主管調(diào)動流程總經(jīng)理意見調(diào)動說明書綜合部意見調(diào)動說明部門主管總經(jīng)理意見調(diào)動說明書綜合部意見調(diào)動說明部門主管決決定調(diào)動令調(diào)動令調(diào)動令調(diào)動令執(zhí)執(zhí)行報備董事長報備董事長（二）辭職、辭退按制度辦理辭職手續(xù)，填寫《離職申請書》，經(jīng)有任免權限的主管批準后由綜合部辦妥移交手續(xù)并填寫《移交接清單》后方得視為按正常手續(xù)辭職，綜合部通知財務結算工資。（三）辭退和開除有任免權限的主管需解聘其任免范圍內(nèi)合同制員工的，應填寫《解聘/開除通知書》，然后交綜合部辦理有關離職移交手續(xù)。被解聘員工應辦妥移交接手續(xù)，填寫《移交接清單》后方得離職，同時由財務部結清工資。無論以何種情況離開公司者,由綜合部簽發(fā)離職證明書，一式二份,一份交離職人，一份留存綜合部。員工離職后,綜合部須將離職人員各項手續(xù)、表單歸檔封存。辭職/辭退申請書辭職/離職申請退工/結檔綜合部備案行政交接財務交接業(yè)務交接綜合部意見辭職交接流程辭職/辭退申請書辭職/離職申請退工/結檔綜合部備案行政交接財務交接業(yè)務交接綜合部意見部門主管意見部門主管意見總經(jīng)總經(jīng)理批示行政出勤統(tǒng)計工作交接單行政出勤統(tǒng)計工作交接單工作交接單工作交接單責任人：行政專員責任人：行政專員監(jiān)督人：綜合部第二章行政管理一禮儀紀律綜合部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監(jiān)督；綜合部主管發(fā)現(xiàn)不當現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報備有關部門主管；綜合部確認獎懲事實，可提請有關主管研究提出獎懲申請；對公司禮儀紀律現(xiàn)象，綜合部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。二工作計劃與報告沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調(diào)對公司、部門、員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系的規(guī)定，并通過相關計劃流程和計劃表格的制作，實現(xiàn)工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。（一） 公司、部門年度發(fā)展計劃公司總經(jīng)理、部門主管于每一會計年度底應該制定下一會計年度的發(fā)展計劃。公司年度發(fā)展計劃經(jīng)公司主要高層領導人討論制作，公司董事會核準同意后確定執(zhí)行。部門年度發(fā)展計劃經(jīng)部門主要領導人員討論制作，公司總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。公司、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎和依據(jù)。公司、部門年度發(fā)展計劃是對公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評價基礎。年度計劃流程總經(jīng)理總經(jīng)理公司計劃草案公司計劃草案報告董事會報告董事會核準各部主管報告各部主管報告稽核稽核部門計劃草案部門計劃草案總經(jīng)理核準總經(jīng)理核準執(zhí)行執(zhí)行（二） 部門、員工月度工作計劃部門主管、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。月度工作計劃通過對《月度工作計劃表》的制作來完成，在該表格中應該相應地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時間控制。員工月度工作計劃交部門主管核準同意后確定執(zhí)行。部門月度工作計劃交總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。年度月度工作計劃公司年度計劃公司年度計劃部門主管部門主管月計劃草案月計劃草案報告部內(nèi)員工總經(jīng)理核準報告部內(nèi)員工總經(jīng)理核準報告稽核稽核計劃草案計劃草案主管核準主管核準執(zhí)行執(zhí)行（三） 員工周工作時間控制計劃1、公司員工通過《周工作時間控制表》進行周工作時間計劃與安排控制。2、公司員工應該按照“《周工作時間控制表》填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照規(guī)定的項目如實填寫并上交公司綜合部。3、在《周工作時間控制表》中體現(xiàn)出員工對每周工作安排的合理性與計劃性，反映員工每周工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考核的主要依據(jù)之一，同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依據(jù)。周工作計劃流程部門月度計劃部門月度計劃部門主管部門主管報告稽核員工周計劃報告稽核員工周計劃執(zhí)行執(zhí)行（四） 專項市場、業(yè)務規(guī)劃在公司進行新市場的開拓和新業(yè)務的推廣時，該市場和業(yè)務的主要負責人應該進行專項市場、業(yè)務規(guī)劃。專項市場、業(yè)務規(guī)劃建立對該市場、業(yè)務的全面了解，公司主要經(jīng)營人員的深入研究、探討的基礎上，同時該規(guī)劃應該結合公司、部門年度發(fā)展計劃和市場需求與競爭變化的基礎上。專項市場、業(yè)務規(guī)劃通過制作《市場規(guī)劃表》和《業(yè)務規(guī)劃表》來完成，并嚴格按照規(guī)劃進行市場拓展與業(yè)務推廣。三會議管理會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。定期例會會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員業(yè)務診斷會議每工作日上午9:30-10:00各部門人員對外服務中相關問題討論、日計劃各部主管月度總結規(guī)劃會議每月度第一天下午總經(jīng)理、各部門主管、工作人員上月度工作總結月度工作規(guī)劃報告各部主管主管例會每月第一天下午總經(jīng)理、各部主管月度工作計劃協(xié)調(diào)總經(jīng)理員工大會每月中旬一次總經(jīng)理全體員工經(jīng)營總結、工作安排、其他相關內(nèi)容綜合部/總經(jīng)理董事會議每年度一次董事長、董事、總經(jīng)理公司重大事項決議總經(jīng)理/董事長（二） 非定期會議會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員公司發(fā)展研討會不定時總經(jīng)理、部門主管、主要經(jīng)營業(yè)務人員就市場拓展、業(yè)務推廣、公司經(jīng)營等相關事項的討論綜合部主任/總經(jīng)理臨時會議不定時總經(jīng)理、部門主管、其他有關人員特殊事宜綜合部主任/總經(jīng)理董事會臨時會議不定時董事長、董事、總經(jīng)理公司經(jīng)營特殊重大事宜總經(jīng)理/董事長會議安排公司內(nèi)會議由綜合部安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排主會人會前一天需向綜合部告知會議安排、會議內(nèi)容綜合部須提前四小時以上通知與會人地址、時間、內(nèi)容行政專員負責會場安排與整理開會期中，行政專員負責記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關人員及總經(jīng)理備案會議計劃會議計劃單會議流程會議計劃會議計劃單行政專員行政專員會議通知通知會議通知通知安排安排記錄記錄摘要備案摘要備案四辦公設備管理電腦1.1綜合部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；1.2根據(jù)保密原則需要，由綜合部對行政、業(yè)務文件目錄設定統(tǒng)一管理的電腦密碼1.3員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄1.4員工不得私設電腦密碼2．傳真機、復印機：2.1由公司綜合部統(tǒng)一管理與使用2.2建立嚴格的使用登記制度2.3未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用3．可運用狀態(tài)維護3.1綜合部負責電腦、傳真機\復印機的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設備的可運用狀態(tài)五文書作業(yè)打印總經(jīng)理、各部門主管交由行政專員打印之文函、廣告，標明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由行政專員根據(jù)其緩急確定先后秩序。打印完畢后行政專員先行校核并于《文書委派單》上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字對外傳真、公函秘書須復印存檔（參見收發(fā)文流程）文書處理過程中，未經(jīng)同意行政專員不得將受托文書傳閱他人總經(jīng)理/主管文書作業(yè)流程總經(jīng)理/主管文書委托文書委托文書委派單秘書處理文書委派單秘書處理保密標志保密標志委辦校核委辦校核文書委派單文書委派單復印公司復印作業(yè)由綜合部統(tǒng)一執(zhí)行一般文件由各部門委托人員口頭交托行政專員客戶資料、服務文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)綜合部主管批準后執(zhí)行復印行政專員于復印、裝訂作業(yè)后，須填寫復印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、批準人、保密標識等）復印流程各部門各部門復印委托復印委托核準核準復印裝訂登記復印裝訂復印裝訂登記復印裝訂保密標識保密標識各部門各部門六收發(fā)文文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。公司的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。本公司對外文件之收發(fā)的責任者為行政專員統(tǒng)一辦理，是各級文件管理的直接承擔者。附《收、發(fā)文登記表》行政專員在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字簿”上簽收，文秘對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結果，并對文本進行復印和留檔。公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件,行政專員不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關人員閱辦。本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見《文檔管理制度》。文件傳真的發(fā)文工作亦由行政專員負責，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交綜合部登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務資料、協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔。對一些機密文件,需在文件頁首加蓋標識,以防止隨意傳播。每月未，行政專員應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報綜合部備查。文件管理應參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的資料由專項負責人將重要信息摘錄后交綜合部按分類歸檔，行政專員必須做好登記造冊工作。每月未，行政專員應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。10.每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術處理。發(fā)函發(fā)文責任人：行政專員監(jiān)督人：綜合部登記歸檔總經(jīng)理篩選主管歸檔總經(jīng)理業(yè)務部門公函歸檔私函自理個人信函部門信函收件人簽收信函收文責任人：文員、總臺監(jiān)督人：業(yè)務、行政主管收函登記表收函收發(fā)文流程發(fā)函發(fā)文責任人：行政專員監(jiān)督人：綜合部登記歸檔總經(jīng)理篩選主管歸檔總經(jīng)理業(yè)務部門公函歸檔私函自理個人信函部門信函收件人簽收信函收文責任人：文員、總臺監(jiān)督人：業(yè)務、行政主管收函登記表收函發(fā)函打印發(fā)函打印保密標識保密標識發(fā)文登記表發(fā)文登記表主管簽字用公司印用公司印復印存檔復印存檔分理分理快遞傳真信件快遞傳真信件七用印本公司以公司名義對外之行文由管理部負責蓋印。公司各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應提出申請(匯簽)經(jīng)上級核準后交綜合部，由行政專員登記于登記表。公司章合同章法人章財務章用印申請單申請單歸類申請人用印行政專員董事長綜合部用印申請責任人：行政專員監(jiān)督人：董事長用公司印流程公司章合同章法人章財務章用印申請單申請單歸類申請人用印行政專員董事長綜合部用印申請責任人：行政專員監(jiān)督人：董事長八文檔（一）圖書雜志公司所屬圖書是專供相關公司內(nèi)人士參閱，由綜合部統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實盤點。行政專員將圖書書名、數(shù)冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在綜合部登記借期、歸還期。如遇清點期限或公務上需參考將隨時通知收閱,借書人不得拒絕。附《圖書登記冊》一般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀，借書冊數(shù)以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借者，重新到綜合部處登記。對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。責任人：行政專員監(jiān)督人：綜合部按時回庫圖書借閱登記表圖書清點報告借書人每月清點一次文員登記借閱圖書登記表入庫文員登記圖書購進圖書管理流程責任人：行政專員監(jiān)督人：綜合部按時回庫圖書借閱登記表圖書清點報告借書人每月清點一次文員登記借閱圖書登記表入庫文員登記圖書購進（二）專業(yè)資料資料分類：1.1公司搜集的各種公司業(yè)務文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本及復印件；1.2公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)；1.3公司各類剪報；1.4公司搜集的各類材料以及公司用于廣告宣傳的資料等。公司資料只可于公司內(nèi)借閱當天歸還，不得攜出司外特殊情況需復印者，須填報復印申請批準資料管理流程資料整理資料整理登記表登記表復印申請借閱登記保密標識借閱人復印人申請登記復印借閱入庫登記注冊復印申請借閱登記保密標識借閱人復印人申請登記復印借閱入庫登記注冊清點報告定時清點清點報告定時清點當天回庫當天回庫客戶檔案客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重要領域客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務過程中制作的各類文件、文本客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當天歸還，不得攜出司外特殊情況需復印時，須填報復印申請報批服務結案前，由指定人員負責客戶資料管理，并承擔保密責任客戶檔案管理流程指定人員管理指定人員管理結案結案登記表行政登記登記表行政登記保密標識保密標識清點報告清點報告入庫入庫定時清點定時清點復印借閱復印借閱借閱登記復印申請借閱登記復印申請申請登記申請登記當天回庫當天回庫借閱人復印人借閱人復印人（四）辦公文檔綜合部負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統(tǒng)管理行政人員辦公文檔設：工作計劃與報告行政銷售、維修、服務三包人員辦公文檔設：工作計劃與報告行政拓展資料談項目A、B、C……執(zhí)行項目A、B、C……九訪客接待來本公司之賓客由銷售前臺負責接待。接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關主管部門聯(lián)系接洽。前臺接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關主管匯報。責任人：前臺、行政專員監(jiān)督人：各級主管上茶上茶出迎進室出迎進室出迎進室電話告知電話受訪人業(yè)務員前臺應對董事長朋友朋友客戶推銷商前臺詢問訪客訪客接待流程責任人：前臺、行政專員監(jiān)督人：各級主管上茶上茶出迎進室出迎進室出迎進室電話告知電話受訪人業(yè)務員前臺應對董事長朋友朋友客戶推銷商前臺詢問訪客十辦公用品文具綜合部負責辦公文具的采購與領用登記綜合部須特別注意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務程序的正常進行茶、水綜合部負責茶、水等日用品的采購與使用登記定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序公司舉辦培訓、講座等大型活動時，綜合部應及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行十一采購公司辦公日用品和低耗品由綜合部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費用總額度的基礎上統(tǒng)一購置。辦公設備維修、郵件投遞等業(yè)務委托中綜合部統(tǒng)一處理。綜合部須對固定供應商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應商。公司各部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請單形式上報綜合部，經(jīng)批準后，由綜合部對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應商、價格進行統(tǒng)計、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準后由綜合部下達采購指令，予以履行同供應商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行其它后續(xù)工作。合同文本交綜合部門備案。驗收付款流程定貨合同采購申請單大宗采購一般采購詢價/比價單通報會計詢價/比價行政專員固定供應商/商店行政專員采購申請采購作業(yè)流程驗收付款流程定貨合同采購申請單大宗采購一般采購詢價/比價單通報會計詢價/比價行政專員固定供應商/商店行政專員采購申請董事長批示董事長批示董事長復核董事長復核責任人：行政專員責任人：行政專員監(jiān)督人：綜合部責任人：綜合部、財務部監(jiān)督人：董事長資產(chǎn)登記表行政資產(chǎn)管理財務付款入帳請款單請款接收退貨驗收報告綜合/財務驗收到貨詢價/比價單采購申請單會計支付定金采購合同驗收付款流程責任人：綜合部、財務部監(jiān)督人：董事長資產(chǎn)登記表行政資產(chǎn)管理財務付款入帳請款單請款接收退貨驗收報告綜合/財務驗收到貨詢價/比價單采購申請單會計支付定金采購合同董事長批示董事長批示十二固定資產(chǎn)管理綜合部對公司所有固定資產(chǎn)進行登記注冊固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者,由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián),注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關資料分別轉(zhuǎn)送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后,依核決權限送呈簽核?！肮潭ㄙY產(chǎn)申請單”一式二聯(lián),經(jīng)核準后,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財務部；第二聯(lián)送綜合部。財務部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應備有報廢或損失清單及有關機關之核準或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財產(chǎn)目錄。如為出售則暫時存檔。綜合部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應依核準之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請單”存檔。固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應提出損失清單及向警察單位報案辦理。十三物業(yè)綜合部負責公司辦公室的各項物業(yè)管理負責公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜負責辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務管理負責辦公室內(nèi)的清掃保潔負責辦公室的鑰匙管理十四公司福利公司員工之福利事項由綜合部執(zhí)掌。公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日,綜合部得以公司名義安排祝賀。綜合部主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟困難，得向綜合部申請補助或救濟。辦理補助程序如下：由申請人填具申請書并經(jīng)部門主管核準后呈報綜合部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會財務部支付。公司提供免費午餐，食堂管理由綜合部負責。外地員工可申請在單位宿舍入住，宿舍由服務站負責，管理部監(jiān)督管理。公司上班安排班車接送，在指定時間到達指定地點侯車。第三章業(yè)務支持公司主頁1、綜合部負責公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜2、銷售部根據(jù)公司業(yè)務需要，負責主頁內(nèi)容的組織、策劃和更改3、綜合部根據(jù)經(jīng)確認的主頁內(nèi)容，進行下載、修改及上傳的技術處理4、綜合部負責聯(lián)絡網(wǎng)絡公司委托主頁宣傳事宜5、綜合部負責主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計和報告事宜二商業(yè)秘密保護制度（一）目的保護公司與客戶的商業(yè)秘密，維護公司的安全與利益。（二）使用范圍本規(guī)則適用于張家口運達汽車貿(mào)易有限公司全體員工。（三）定義1、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，并經(jīng)公司采取保密措施的技術信息和經(jīng)營信息。其中：不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報紙、新聞、出版物等）由外界直接獲??；能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應用性，能為公司帶來現(xiàn)實的或者潛在的經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢；經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設置保密警示標識、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實施。2、前款所述之技術信息和經(jīng)營信息，包括：（1） 公司管理、財務、人事等方面的系統(tǒng)設計、制度文本內(nèi)容及方法；（2） 公司顧問服務的內(nèi)容與方法。（3） 公司公共關系的內(nèi)容與方法；（4） 公司客戶名冊；（5） 公司經(jīng)營計劃與營銷策略；招投標的規(guī)劃與標底；客戶資料；（8） 上述列舉以外的技術信息和經(jīng)營信息，符合本條第一款所述之定義的，認定為公司商業(yè)秘密。3、公司商業(yè)秘密的來源：（1） 公司自行制作并符合所述定義者；（2） 公司以外第三方制作并符合所述定義者；（3） 公司與第三方合作制作