采購與付款流程

采購與付款業(yè)務(wù)流程1.1采購業(yè)務(wù)流程1．請購。業(yè)務(wù)部門或倉庫管理部門提出采購申請，請購權(quán)的分配方式會隨著企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)發(fā)生變化，企業(yè)本著提高效率的原則安排請購活動。1）原材料或低值易品請購。由生產(chǎn)或使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)訂單及通知單提出請購單。倉管收到請購單后與庫存核對，確定實(shí)際需采購數(shù)量。2）日常物料或勞務(wù)請購。由使用部門直接提出，由本部門主管和財務(wù)資金預(yù)算主管人員審批，由采購部門采購。3）例外事項的請購。不定期發(fā)生設(shè)備或價值較大資產(chǎn)的采購，經(jīng)過特別授權(quán)指定專門人員提出采購申請。請購中要編制采購申請單，一式三份，本部門一份，一份財務(wù)部門，作為編制采購資金預(yù)算的依據(jù)，另一份傳遞給采購部門，作為編制采購實(shí)物預(yù)算的依據(jù)。采購申請單傳遞中要審核批準(zhǔn)。2．采購實(shí)施。采購部門首先進(jìn)行詢價，初步確定供應(yīng)商的選擇范圍。然后安排競標(biāo)投標(biāo)事項，確定供應(yīng)商。再一步與供應(yīng)商簽訂采購合同。最后由采購人員編制采購訂單，確認(rèn)采購業(yè)務(wù)。同時采購人員將商品分批運(yùn)回企業(yè)，并監(jiān)督運(yùn)輸過程。3．驗(yàn)收。驗(yàn)收部門根據(jù)采購訂單及采購合同執(zhí)行驗(yàn)收，對商品質(zhì)量、數(shù)量等考察，形成驗(yàn)收單，驗(yàn)收單一式三份，驗(yàn)收部門一份，倉管部門一份，作為入庫和保管的依據(jù)，會計部門一份，作為采購業(yè)務(wù)核算的原始憑證。4．會計處理。采購人員將請購單、采購訂單、采購合同和有關(guān)憑證及時傳遞給會計人員，驗(yàn)收部門、倉庫部門和使用部門將驗(yàn)收單、入庫單交轉(zhuǎn)會計部門，會計人員編制記．賬憑證，復(fù)核后交會計主管根據(jù)復(fù)核和審核后的憑證編制匯總表，并登記總賬和明細(xì)賬。1.2付款業(yè)務(wù)流程付款業(yè)務(wù)程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。采購部門提出付款申請，會計部門從兩條線處理該業(yè)務(wù)，一是出納人員的付款流程，二是會計人員的核算流程。1．付款流程。（1）相關(guān)人員審核供應(yīng)商發(fā)票；（2）出納人員根據(jù)審核后的供應(yīng)商發(fā)票支付款項，在付款憑證后附付款支票、采購訂單、驗(yàn)收入庫單、供應(yīng)商發(fā)票；（3）出納人員編制付款記賬憑證，并進(jìn)行審核；（4）根據(jù)記賬憑證編制記賬憑證匯總表，并據(jù)以登記銀行存款日記賬。同時與采購部門共享原始憑證，采購部門登記采購明細(xì)賬。2．會計核算流程。（1）會計人員根據(jù)采購部門申請確定科學(xué)、合理、有效率的結(jié)算方式；（2）根據(jù)結(jié)算方式確定采購業(yè)務(wù)形成的負(fù)債；（3）根據(jù)出納人員付款情況編制記賬憑證，并傳遞給相關(guān)部門審核；（4）會計主管依據(jù)審核后的記賬憑證編制匯總表，并據(jù)以登記總賬和明細(xì)賬。（5）定期與采購付款有關(guān)的總賬和明細(xì)賬核對；定期將應(yīng)付賬款明細(xì)賬和供應(yīng)商提供的發(fā)票核對。采購與付款業(yè)務(wù)中的不相容職務(wù)及部門職責(zé)2.1不相容職務(wù)企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括：（一）請購與審批；（二）詢價與確定供應(yīng)商；（三）采購合同的訂立與審核；（四）采購、驗(yàn)收與相關(guān)會計記錄；（五）付款的申請、審批與執(zhí)行。2.2采購與付款部門職責(zé)1．采購部門。主要負(fù)責(zé)建立、實(shí)施本企業(yè)和供應(yīng)商、市場主體的采購契約關(guān)系，編制和處理請購單，簽署采購訂單或合同，執(zhí)行企業(yè)的采購流程，并對采購活動過程進(jìn)行控制和監(jiān)督。主管人員或?qū)徍耸跈?quán)人員還要負(fù)責(zé)審核采購發(fā)票的內(nèi)容是否完整、合法。2．財務(wù)部門。負(fù)責(zé)對采購活動資金運(yùn)動過程進(jìn)行控制，確認(rèn)、計量采購業(yè)務(wù)活動的會計信息，進(jìn)行采購資金的結(jié)算和使用控制。主要控制活動包括負(fù)責(zé)制定采購資金預(yù)算和使用規(guī)范；傳遞采購資金運(yùn)動的結(jié)算單據(jù)和憑證；通過設(shè)置專門管理采購業(yè)務(wù)的會計崗位對采購活動進(jìn)行會計核算。3．使用部門?？疾毂静块T物料和勞務(wù)的短缺情況，提出采購申請，按規(guī)定格式編制請購單據(jù)。評價供應(yīng)商勞務(wù)或物料質(zhì)量和服務(wù)等信息，監(jiān)督采購實(shí)施過程。使用部門要指定專門人員為申請購買人員，負(fù)責(zé)編制申請購買的文字材料及相關(guān)業(yè)務(wù)的處理。4．倉庫管理部門。負(fù)責(zé)采購商品的暫時接收、貯存和保管，實(shí)現(xiàn)采購商品在倉庫內(nèi)的安全。負(fù)責(zé)制定倉庫管理制度，對接近商品的人員進(jìn)行控制。根據(jù)商品的庫存情況審核使用部門的請購單。倉庫自身需要商品的請購。5．驗(yàn)收部門。按照合同的標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)對購進(jìn)商品及勞務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等屬性進(jìn)行檢查。評價供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量，協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇決策。按照使用部門的要求制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并將信息傳達(dá)給采購部門；制定有關(guān)驗(yàn)收程序和驗(yàn)收人員管理制度。．采購與付款關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制活動3.1請購請購活動控制首先明確請購權(quán)的歸屬，并予以制度化，按采購商品性質(zhì)和特點(diǎn)確定歸口管理部門，給予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)人員職責(zé)，并將請購程序化。1．請購實(shí)物預(yù)算的編制與審批。財務(wù)、使用及倉庫管理部門應(yīng)該通過預(yù)算和資料分析確認(rèn)需求，編制采購商品的有關(guān)實(shí)物和資金預(yù)算，明確采購商品的種類、數(shù)量、購買時間等。實(shí)物預(yù)算編制過程中要根據(jù)采購商品的市場需求狀況、企業(yè)自身的生產(chǎn)情況和規(guī)模經(jīng)濟(jì)分析確定有關(guān)經(jīng)濟(jì)采購批量、庫存成本和采購價格區(qū)間等計算表，形成最初的采購預(yù)算單。采購預(yù)算方案控制的主要內(nèi)容有：編制所需物料的數(shù)量信息和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格；確定物料采購過程中的業(yè)務(wù)分工，主要是進(jìn)行限制接近控制，防止實(shí)物采購過程中的實(shí)物損失風(fēng)險；對企業(yè)的產(chǎn)能進(jìn)行估計，說明采購計劃的可行性；分析企業(yè)是否還能通過購買物料擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，以實(shí)現(xiàn)經(jīng)營活動的規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益。根據(jù)采購物料性質(zhì)和類型劃分各級管理部門的審批權(quán)限，并保持請購權(quán)與審批權(quán)的職務(wù)分離。事關(guān)全局的物料或勞務(wù)采購，審批權(quán)在總經(jīng)理層，零星的、金額較小的物料采購由使用部門主管批準(zhǔn)。 審批內(nèi)容包括：采購預(yù)算和企業(yè)的生產(chǎn)、銷售計劃以及實(shí)際經(jīng)營情況是否一致；采購預(yù)算的內(nèi)容是否足夠全面具體；采購預(yù)算方案是否具有可行性；采購權(quán)責(zé)分配是否合理。2．采購資金預(yù)算的編制。財務(wù)部門和請購部門共同完成采購資金預(yù)算的編制。主要包括采購資金需要量的確定、采購資金來源的確定、采購資金使用監(jiān)控和采購資金收付控制。．采購計劃的編制。根據(jù)采購預(yù)算由采購部門組織，會同財務(wù)、倉庫及使用部門編3．制詳細(xì)的采購計劃，對采購細(xì)節(jié)進(jìn)行說明，如采購合同基本要求、商品質(zhì)量特征和品質(zhì)、采購包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸方式及成本、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和入庫方式等。3.2采購1．采購商品實(shí)物控制。對采購過程中的重要物料，企業(yè)監(jiān)督部門隨時檢查采購人員的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，并核對供貨商的發(fā)貨單和實(shí)際到貨情況，防止貨物在運(yùn)輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對在途物資進(jìn)行保險。2．供應(yīng)商的評價與選擇。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評價制度，由企業(yè)的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財會部門、倉儲部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進(jìn)行評價，包括對所購商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況等進(jìn)行綜合評價，并根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對緊急、小額零星采購的范圍、供應(yīng)商的選擇作出明確規(guī)定。同一企業(yè)（或企業(yè)集團(tuán)）下屬的分支機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)盡量避免多頭對同一供應(yīng)商。對單價高、數(shù)量多的物資采購，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的比質(zhì)比價采購制度。3．采購方式的確定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)商品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。一般物品或勞務(wù)等的采購可以采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規(guī)定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立由企業(yè)管理層，以及來自采購、請購、生產(chǎn)、財會、內(nèi)審、法律等部門的負(fù)責(zé)人組成的采購價格委員會，明確采購價格形成機(jī)制。大宗商品或勞務(wù)采購等必須采用招投標(biāo)方式確定采購價格，并明確招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評標(biāo)規(guī)則。其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進(jìn)行采購的應(yīng)以適當(dāng)方式予以獎勵。企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場行情的變化適時．調(diào)整最高采購限價。委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行招投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對中介機(jī)構(gòu)的監(jiān)督。3.3驗(yàn)收及保管1．驗(yàn)收過程控制。驗(yàn)收工作獨(dú)立于請購、采購和會計部門的工作。驗(yàn)收中將發(fā)貨單與訂單核對，并點(diǎn)清商品數(shù)量；按采購合同標(biāo)準(zhǔn)對采購商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，如外形、新舊程度和規(guī)格等，需要測試的設(shè)備等，需有專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試，并出具質(zhì)量驗(yàn)收意見，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，并由采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系。驗(yàn)收后，驗(yàn)收部門編制一式多聯(lián)并預(yù)先編號的驗(yàn)收單， 并將商品交給倉庫或使用部門， 移交時要求對方在驗(yàn)收單副聯(lián)上簽收。2．收貨控制。收貨人與驗(yàn)收人及采購人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離。收貨人檢查貨物后編制收貨憑證，連同供應(yīng)商單據(jù)作為附件一起傳遞。商品入庫時要編制入庫商品清單。3．倉庫保管。倉庫管理部門要將已經(jīng)檢驗(yàn)和未檢驗(yàn)的商品進(jìn)行分離存放。對倉庫保管中的實(shí)物資產(chǎn)，要對接近商品人員進(jìn)行授權(quán)審批控制，任何未經(jīng)授權(quán)的人員不準(zhǔn)接近采購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。3.4付款控制付款業(yè)務(wù)程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。不相容職務(wù)包括：記錄和支付，往來賬管理和資金賬戶管理、審核和執(zhí)行、審核和記錄等。1．付款申請。采購部門應(yīng)該嚴(yán)格審核請購申請資料、驗(yàn)收入庫材料、供應(yīng)商出具的稅費(fèi)和其他的付款材料，然后才能將采購付款通知書傳遞給會計和出納人員。2．采購及付款資料的審查。出納和會計人員執(zhí)行采購及付款業(yè)務(wù)處理時要嚴(yán)格審查采購合同、發(fā)票、運(yùn)輸結(jié)算交易所、驗(yàn)收費(fèi)用票據(jù)、驗(yàn)收入庫報告、入庫單等資料的內(nèi)容是否完