土地開發(fā)整理項目檔案管理講義

土地開發(fā)整理項目檔案管理目錄一、項目資料收集、整理與歸檔的重要性和重要意義二、目前存在的主要問題及對策三、項目工作各階段資料的形成四、幾個基本概念五、項目檔案資料的內(nèi)容六、資料的立卷歸檔七、加強檔案管理的具體措施1、重要性：

●是項目全過程的真實寫照，也是將來接受各級部門檢查、審計和處理經(jīng)濟(jì)糾紛的重要憑證;

●是工程質(zhì)量控制的重要依據(jù)，對工程質(zhì)量審查及工程質(zhì)量事故的追查起查考作用;

●是以后進(jìn)一步開展工程建設(shè)的基礎(chǔ)資料；●對工程建設(shè)的審計及懲治腐敗起查考作用;

●對其他工程起借鑒參考作用。一、項目資料收集、整理與歸檔的重要性和重要意義2、重要意義：全面反映項目管理的過程，及時了解工程建設(shè)情況，為工程建設(shè)管理提供必要的工程決策信息，有利于加強對工程的監(jiān)督，有助于提高以后項目的工程管理水平。只要我們能在思想上充分認(rèn)識資料收集、整理與歸檔的重要性及其意義，那么我們就容易在實踐中從工程起步和資料收集、整理、歸檔工作建章立制、合同管理等多方面的工作中注重夯實資料收集、整理與歸檔工作基礎(chǔ)。一、項目資料收集、整理與歸檔的重要性和重要意義1、主要問題：

●收集資料不及時，工程完工后無法再補充;

●建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位資料欠規(guī)范，隨意性大;

●少數(shù)建設(shè)單位缺乏項目檔案管理的意識，資料不注重簽章;

●不夠重視圖件資料的編制，特別是項目竣工圖。二、目前存在的主要問題及對策

2、認(rèn)識及對策：

●及時性是做好檔案管理的前提;

●真實性是做好資料的靈魂;

●準(zhǔn)確性、規(guī)范性是做好資料的核心;

●完整性是做好工程技術(shù)保證資料的基礎(chǔ)。

二、目前存在的主要問題及對策

1、項目前期階段資料的形成項目前期階段包含決策立項階段、規(guī)劃設(shè)計階段，由承擔(dān)單位負(fù)責(zé)組織形成資料（A表）。

2、工程實施階段資料的形成工程實施階段包含實施方案編制階段、規(guī)劃設(shè)計變更或施工設(shè)計階段、招投標(biāo)階段、施工準(zhǔn)備階段、施工階段。

●由分管單位、建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織形成有關(guān)實施組織管理資料（A類表格）。

●由監(jiān)理單位單位負(fù)責(zé)形成有關(guān)監(jiān)理資料（B類表格）。

●由施工單位負(fù)責(zé)形成有關(guān)施工資料（C類表格）。

3、竣工驗收階段資料的形成竣工驗收階段包含建設(shè)單位預(yù)驗收階段、初驗階段、工程驗收和省廳驗收階段，由承擔(dān)單位、分管單位和建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織形成有關(guān)資料（A類表格）三、項目工作各階段資料的形成

1、建設(shè)工程項目2、單位工程3、分部工程4、分項工程5、建設(shè)工程文件6、項目前期文件7、項目竣工文件8、項目施工文件9、竣工圖10、監(jiān)理文件11、項目竣工12、驗收文件13、立卷歸檔14、項目檔案四、幾個基本概念1、檔案工作與項目建設(shè)應(yīng)做到“三同步”：

●下達(dá)項目任務(wù)（或合同）與提出文件材料歸檔要求同步;

●在工程建設(shè)過程中，工程技術(shù)人員檢查工程質(zhì)量與檔案人員檢查施工資料的形成、積累、整理情況同步;

●每一項工程驗收與檔案人員形成驗收竣工檔案同步。五、項目檔案資料的內(nèi)容

2、土地開發(fā)整理項目一般按照項目管理過程分段管理

●三段：前期階段、實施階段、驗收階段

●特點：成果的成套性形成領(lǐng)域的廣泛性內(nèi)容的專業(yè)性利用的時效性管理的動態(tài)性記錄形式的多樣性

五、項目檔案資料的內(nèi)容

1、項目目立項項階段段●可研等等項目目申報報資料料●市州國國土資資源局局的現(xiàn)現(xiàn)場踏踏勘報報告●市州國國土資資源局局項目目申報報文件件●省廳的的項目目可研研審查查意見見及專專家論論證意意見●省廳上上報國國土資資源部部的項項目備備案報報告●國土資資源部部同意意備案案的復(fù)復(fù)函●市州國國土資資源局局項目目立項項申請請報告告●省廳同同意立立項申申請的的復(fù)函函●市州國國土資資源局局下發(fā)發(fā)縣（（市、、區(qū)））的項項目入入庫通通知●相關(guān)電電子文文檔五、項項目檔檔案資資料的的內(nèi)容容2、項目目初步步設(shè)計計階段段●項目規(guī)規(guī)劃設(shè)設(shè)計及及附件件●省國土土資源源廳項項目申申報文文件●兩廳上上報的的項目目規(guī)劃劃設(shè)計計與預(yù)預(yù)算建建議●省廳下下發(fā)的的建設(shè)設(shè)任務(wù)務(wù)和投投資預(yù)預(yù)算通通知●省中心心下發(fā)發(fā)的項項目建建設(shè)任任務(wù)和和投資資預(yù)算算的函函●項目變變更設(shè)設(shè)計或或施工工設(shè)計計及附附件●建設(shè)單單位變變更申申報文文件●變更設(shè)設(shè)計或或施工工設(shè)計計批復(fù)復(fù)文件件●電子文文檔五、項目檔檔案資料的的內(nèi)容3、實施階段段的資料●項目實施方方案●組織實施資資料：項目實施領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)及及辦事機構(gòu)構(gòu)設(shè)立文件件、領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)機構(gòu)及辦辦事機構(gòu)制制度、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)及及辦事機構(gòu)構(gòu)會議記錄錄、實施施宣傳、征征求意見相相關(guān)資料、、項目公公告資料五、項目檔檔案資料的的內(nèi)容4、項目招投投標(biāo)資料●招投標(biāo)代理理合同或招招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)小組文件件●招投標(biāo)代理理機構(gòu)及個個人的資質(zhì)質(zhì)證明材料料●招標(biāo)公告●招標(biāo)文件●投標(biāo)文件●評標(biāo)文件●評標(biāo)專家資資質(zhì)證明材材料●中標(biāo)通知書書●施工合同和和協(xié)議●招投標(biāo)小結(jié)結(jié)及其監(jiān)理理意見等其其他資料五、項目檔檔案資料的的內(nèi)容5、監(jiān)理資料料●綜合性資料料：監(jiān)理單位及及個人資質(zhì)質(zhì)證明材料料、監(jiān)理理工作方案案及其報批批文件、、監(jiān)理規(guī)劃劃、監(jiān)理理細(xì)則、、監(jiān)理控制制計劃、、監(jiān)理會議議紀(jì)要、往往來文件、、通知、報報告等、、合同管理理資料、、專題報告告、月報報總結(jié)、監(jiān)監(jiān)理月報、、不合格格項目通知知●質(zhì)量控制資資料●造價控制資資料●進(jìn)度控制資資料●工程質(zhì)量評評估報告●工程監(jiān)理總總結(jié)報告五、項目檔檔案資料的的內(nèi)容6、施工資料料●施工技術(shù)準(zhǔn)準(zhǔn)備文件●工程設(shè)計變變更記錄●施工材料質(zhì)量量證明文件及及復(fù)試試驗報報告●工程驗收記錄錄●施工記錄●結(jié)算資料：：計量與支付付憑證、竣竣工文件五、項目檔案案資料的內(nèi)容容7、竣工階段的的資料●工程驗收資資料：工程驗收申請請報告工程驗收時應(yīng)應(yīng)提供的備查資料市州中心工程程初驗意見工程竣工圖整理前后土地地利用現(xiàn)狀圖圖變更設(shè)計及批批復(fù)文件單體工程竣工工圖竣工實測資料料五、項目檔案案資料的內(nèi)容容7、竣工階段的的資料●項目驗收資資料：項目驗收申請請報告及其附附件工程驗收意見見項目竣工報告告及表格土地權(quán)屬調(diào)整整報告土地權(quán)屬調(diào)整整后的土地權(quán)權(quán)屬界線認(rèn)定定書土地變更調(diào)查查記錄表項目投資預(yù)期期效益情況報報告工程移交及管管護(hù)協(xié)議工程監(jiān)理總結(jié)結(jié)報告設(shè)計執(zhí)行情況況評價報告影像資料五、項目檔案案資料的內(nèi)容容1、資料的立卷卷歸檔應(yīng)遵循循“便于檢索索”的原則●共同沿用的思思維慣例●檢索資料的時時間短、速度度快。●資料內(nèi)容銜接接，便于分析析研究。六、資料的立立卷歸檔2、資料的整理理、立卷●前期資料卷●實施準(zhǔn)備資料料卷●工程監(jiān)理資料料卷●工程施工資料料卷●竣工驗收資料料卷六、資料的立立卷歸檔3、資料的歸檔檔管理除第五卷中的的工程驗收報報告、資金審審計報告、項項目財務(wù)決算算報告由承擔(dān)擔(dān)單位歸檔管管理，其余資資料均由建設(shè)設(shè)單位成套歸歸檔管理（06年以前申報的的國家項目的的前期資料、、規(guī)劃設(shè)計資資料和竣工驗驗收資料仍由由承擔(dān)單位存存檔管理）；；施工單位和和監(jiān)理單位除除分別另成套套建檔管理施施工資料和監(jiān)監(jiān)理成果資料料外，還得分分別歸檔施工工日志和監(jiān)理理日志等備查查資料。六、資料的立立卷歸檔1、納入制度管理理，配置專人人嚴(yán)格履行檔檔案工作各項