物業(yè)檔案管理方案

物業(yè)檔案管理方案一、檔案資料管理運作流程收集一整理——歸檔——利用1、檔案資料的收集：(1)設(shè)立檔案資專柜，采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段，由檔案管理員，建立相應(yīng)的管理制度，對所有的檔案資料進行嚴格管理；(2)資料的收集，根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容，以實際工作需要出發(fā)。信息資料分為外來資料和內(nèi)部資料：保潔服務(wù)管理、人事資料及財務(wù)資料等檔案資料；(3)人事檔案資料包括但不僅限于員工資料檔案、員工合同檔案、考勤記錄檔案、培訓資料檔案、交接班記錄檔案、獎懲檔案、證件檔案；財務(wù)資料檔案包括但不僅限于物資檔案、合同檔案、財務(wù)賬目檔案。(4)資料的分類整理：收集的所有信息資料，統(tǒng)一由檔案管理員集中整理、分類。整理的重點是去偽存真，根據(jù)資料信息的來源、內(nèi)容，表現(xiàn)形式的特點，做到條理清晰、分類合理。二、資料的歸檔管理1、歸檔就是根據(jù)資料本身的內(nèi)存規(guī)律、聯(lián)系進行科學的分類與保存；根據(jù)實際需要資料歸檔由管理人員保存，如：照片、文件等檔案按不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)編號、造冊、編輯并分柜保存，運用計算機的先進管理手段，盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和調(diào)用;2、檔案的借閱和借出都有嚴格規(guī)定，必須具備資格的人員經(jīng)登記后方可借閱、借出；歸還時，須由專人檢查，如有破損，立即修復，并視情追究有關(guān)人員的責任，檔案管理員需及時收回在外的文件資料,嚴防丟失；3、檔案管理環(huán)境必須做好三防工作，即防火、防潮、防變質(zhì)。三、檔案資料的運用充分發(fā)揮檔案資料的儲存和使用價值，所有資料隨時可以查閱調(diào)用，便于工作的監(jiān)察和檢查。四、人員檔案合同規(guī)定在物業(yè)服務(wù)期間，人員入職、離職檔案要及時、完善、齊全，其中員工檔案合同、社保繳費證明等檔案，在人員更換時要及時向甲方備案。五、項目檔案管理目錄示范文本存檔類型編號文件名稱備注基礎(chǔ)管理前期介入SCDSDS-JC-1.1.1管理方案SCDSDS-JC-1.2.1公眾制度SCDSDS-JC-1.3.1請示報告SCDSDS-JC-1.4.1培訓會議記錄SCDSDS-JC-1.5.1總結(jié)及計劃SCDSDS-JC-1.6.1監(jiān)理會議紀要

SCDSDS-JC-1.7.1開發(fā)對接資料（銷售）SCDSDS-JC-1.8.1開發(fā)對接資料（工程）SCDSDS-JC-1.9.1工程施工圖紙SCDSDS-JC-1.10.1工程進度一覽表SCDSDS-JC-1.11.1前期介入巡查表SCDSDS-JC-1.12.1崗位值班/交班記錄表SCDSDS-JC-1.13.1配電室值班記錄表SCDSDS-JC-1.14.1物資出門條SCDSDS-JC-1.15.1鑰匙領(lǐng)用登記表承接查驗±建系統(tǒng)SCDSDS-JC-2.1.1.1承接查驗方案SCDSDS-JC-2.1.2.1承接查驗協(xié)議及記錄SCDSDS-JC-2.1.3.1技術(shù)管理資料（工程準備階段文件）SCDSDS-JC-2.1.4.1技術(shù)管理資料（施工招標文件）SCDSDS-JC-2.1.5.1原材料出廠質(zhì)量合格證、施工試驗記錄SCDSDS-JC-2.1.6.1鋼筋（材）焊、連接試驗報告SCDSDS-JC-2.1.7.1原材料出廠質(zhì)量合格證SCDSDS-JC-2.1.8.1混泥土試塊強度試驗記錄SCDSDS-JC-2.1.9.1混泥土配合比設(shè)計報告SCDSDS-JC-2.1.10.1混泥土抗壓強度報告SCDSDS-JC-2.1.11.1商品混泥土竣工資料SCDSDS-JC-2.1.12.1巖土工程勘察報告

SCDSDS-JC-2.1.13.1管樁資料SCDSDS-JC-2.1.14.1隱蔽檢驗記錄SCDSDS-JC-2.1.15.1鋼筋保護及位置測量報告SCDSDS-JC-2.1.16.1部分工程質(zhì)量驗收記錄SCDSDS-JC-2.1.17.1抗浮錨資料SCDSDS-JC-2.1.18.1工程所獲榮譽證書SCDSDS-JC-2.1.19.1結(jié)施圖SCDSDS-JC-2.1.20.1建施圖配電系統(tǒng)SCDSDS-JC-2.2.1.1開、竣工報告及施工圖紙SCDSDS-JC-2.2.2.1電氣（部分）竣工資料SCDSDS-JC-2.2.3.1電氣竣工圖紙SCDSDS-JC-2.2.4.1人防電器竣工資料SCDSDS-JC-2.2.5.1人防電器竣工圖紙SCDSDS-JC-2.2.6.1應(yīng)急柜圖紙SCDSDS-JC-2.2.7.1發(fā)電機資料SCDSDS-JC-2.2.8.1泛光照明資料SCDSDS-JC-2.2.9.1樓頂廣告字資料SCDSDS-JC-2.2.10.1配電系統(tǒng)測試記錄SCDSDS-JC-2.2.11.1高、低壓開關(guān)使用說明書SCDSDS-JC-2.2.12.1低壓配電系統(tǒng)圖弱電系統(tǒng)SCDSDS-JC-2.3.1.1弱電安裝合同SCDSDS-JC-2.3.2.1弱電工程竣工資料

SCDSDS-JC-2.3.3.1弱電安裝竣工圖SCDSDS-JC-2.3.4.1門禁系統(tǒng)裝箱資料SCDSDS-JC-2.3.5.1監(jiān)控裝箱資料SCDSDS-JC-2.3.6.1背景音樂裝箱資料SCDSDS-JC-2.3.7.1停車場系統(tǒng)資料SCDSDS-JC-2.3.8.1自動門、LED顯示屏資料SCDSDS-JC-2.3.9.1辦公室設(shè)備資料消防系統(tǒng)SCDSDS-JC-2.4.1.1消防系統(tǒng)竣工資料SCDSDS-JC-2.4.2.1消防系統(tǒng)水竣工圖SCDSDS-JC-2.4.3.1消防系統(tǒng)電竣工圖SCDSDS-JC-2.4.4.1消防系統(tǒng)通風竣工圖SCDSDS-JC-2.4.5.1防火卷簾門資料SCDSDS-JC-2.4.6.1消防系統(tǒng)設(shè)備資料SCDSDS-JC-2.4.7.1消防維護保養(yǎng)合同空調(diào)系統(tǒng)SCDSDS-JC-2.5.1.1空調(diào)竣工圖SCDSDS-JC-2.5.2.1空調(diào)風系統(tǒng)竣工資料SCDSDS-JC-2.5.3.1空調(diào)水系統(tǒng)竣工資料SCDSDS-JC-2.5.4.1空調(diào)控制設(shè)備資料SCDSDS-JC-2.5.5.1空調(diào)主機及閥門資料SCDSDS-JC-2.5.6.1空調(diào)末端系統(tǒng)資料SCDSDS-JC-2.5.7.1空調(diào)系統(tǒng)鍋爐資料SCDSDS-JC-2.5.8.1空調(diào)系統(tǒng)試驗記錄及檢測報告

電梯系統(tǒng)SCDSDS-JC-2.6.1.1電梯竣工資料SCDSDS-JC-2.6.2.1電梯安裝維護說明書SCDSDS-JC-2.6.3.1電梯操作手冊SCDSDS-JC-2.6.4.1電梯維保.使用指南SCDSDS-JC-2.6.5.1電梯隨機出廠樣圖SCDSDS-JC-2.6.6.1電梯隨機樣圖冊SCDSDS-JC-2.6.7.1電梯出廠合格證SCDSDS-JC-2.6.8.1電梯年檢合格證SCDSDS-JC-2.6.9.1電梯三角鑰匙給排水SCDSDS-JC-2.7.1.1給排水竣工資料SCDSDS-JC-2.7.2.1給排水竣工圖SCDSDS-JC-2.7.3.1衛(wèi)生間設(shè)備資料SCDSDS-JC-2.7.4.1給排水設(shè)備使用說明書內(nèi)裝SCDSDS-JC-2.8.1.1內(nèi)裝工程竣工資料SCDSDS-JC-2.8.2.1內(nèi)裝工程竣工圖外裝SCDSDS-JC-2.9.1.1外裝工程竣工資料SCDSDS-JC-2.9.2.1外裝工程竣工圖SCDSDS-JC-2.10.1.1國有土地使用權(quán)合同SCDSDS-JC-2.10.2.1建設(shè)規(guī)劃證SCDSDS-JC-2.10.3.1竣工備案表SCDSDS-JC-2.10.4.1城市供水資料SCDSDS-JC-2.10.5.1通信營運合同

SCDSDS-JC-2.10.6.1安裝工程合同SCDSDS-JC-2.10.7.1承接查移交驗記錄表行政管理SCDSXQ-JC-3.1.1公司規(guī)章制度SCDSXQ-JC-3.2.1法律法規(guī)SCDSXQ-JC-3.3.1IS09001體系文件SCDSXQ-JC-3.4.1外來文件SCDSXQ-JC-3.5.1公司發(fā)文文件SCDSXQ-JC-3.6.1人員花名冊SCDSXQ-JC-3.7.1證照SCDSXQ-JC-3.8.1公司會議紀要SCDSXQ-JC-3.9.1項目會議紀要SCDSXQ-JC-3.10.1績效考核SCDSXQ-JC-3.11.1項目值班排班表SCDSXQ-JC-3.12.1項目考勤SCDSXQ-JC-3.13.1項目周報SCDSXQ-JC-3.14.1項目月報SCDSXQ-JC-3.15.1個人物品領(lǐng)用登記表SCDSXQ-JC-3.16.1物資申購表SCDSXQ-JC-3.17.1項目物資進出庫臺賬SCDSXQ-JC-3.17.2項目物資進出庫臺賬SCDSXQ-JC-3.18.1設(shè)備移交單SCDSXQ-JC-3.19.1檔案借閱登記表

SCDSXQ-JC-3.20.1公章使用登記表SCDSXQ-JC-3.21.1請示報告SCDSXQ-JC-3.21.2請示報告SCDSXQ-JC-3.22.1對接聯(lián)絡(luò)函/對外發(fā)文SCDSXQ-JC-3.23.1文件流轉(zhuǎn)登記表SCDSXQ-JC-3.24.1公共信息發(fā)文SCDSXQ-JC-3.25.1固定資產(chǎn)臺賬SCDSXQ-JC-3.26.1前期商鋪資料SCDSXQ-JC-3.27.1書前安全檢查SCDSXQ-JC-3.28.1突發(fā)事件處理預案SCDSXQ-JC-3.29.1服務(wù)明星評選表SCDSXQ-JC-3.30.1樣板間交接資料SCDSXQ-JC-3.31.1對外交流會議SCDSXQ-JC-3.32.1項目自檢表SCDSXQ-JC-3.33.1項目培訓記錄SCDSXQ-JC-3.34.1裝修垃圾清運數(shù)量確認表SCDSXQ-JC-3.35.1多種經(jīng)營資料SCDSXQ-JC-3.36.1項目年報SCDSXQ-JC-3.37.1員工活動SCDSXQ-JC-3.38.1創(chuàng)新年資料SCDSXQ-JC-3.39.1項目榮譽SCDSXQ-JC-3.40.1物業(yè)服務(wù)報告

SCDSXQ-JC-3.41.1創(chuàng)優(yōu)相關(guān)資料合同管理SCDSXQ-JC-4.1.1合同協(xié)議備忘錄SCDSCDXQ-YX-1.1.1客戶檔案SCDSCDXQ-YX-1.2.1客戶意見箱開啟記錄表SCDSCDXQ-YX-1.3.1崗位值班/交班記錄表客服中心SCDSCDXQ-YX-1.4.1崗位值班/交班記錄表銷售中心SCDSCDXQ-YX-1.5.1客服主管工作檢查記錄表SCDSCDXQ-YX-1.6.1空置房動態(tài)登記表SCDSCDXQ-YX-1.7.1空置房巡查記錄表SCDSCDXQ-YX-1.8.1客服專員公區(qū)巡查記錄表運客戶服-SCDSCDXQ-YX-1.9.1客戶走訪記錄表行管SCDSCDXQ-YX-1.10.1催費函鑰匙托管臺賬理SCDSCDXQ-YX-1.11.1SCDSCDXQ-YX-1.12.1業(yè)主信息清冊SCDSCDXQ-YX-1.13.1租戶信息清冊SCDSCDXQ-YX-1.14.1大件物品出門條（客服中心）SCDSCDXQ-YX-1.15.1客戶來訪/來電記錄表SCDSCDXQ-YX-1.16.1（客戶）派工單SCDSCDXQ-YX-1.17.1（公區(qū)）派工單SCDSCDXQ-YX-1.18.1客戶投訴處理記錄表SCDSCDXQ-YX-1.19.1郵件代收代發(fā)登記表

SCDSCDXQ-YX-1.20.1項目主任巡查記錄表SCDSCDXQ-YX-1.21.1重大事件記錄SCDSCDXQ-YX-1.22.1培訓計劃及培訓記錄SCDSCDXQ-YX-1.23.1物業(yè)服務(wù)費收費率報表SCDSCDXQ-YX-1.24.1月租車輛登記表SCDSCDXQ-YX-1.25.1班組會議紀要SCDSCDXQ-YX-1.26.1客戶去電記錄表SCDSCDXQ-YX-1.27.1客戶預領(lǐng)發(fā)票登記表SCDSCDXQ-YX-1.28.1老帶新免物業(yè)費資料SCDSCDXQ-YX-1.29.1POS結(jié)賬機盤點表SCDSCDXQ-YX-1.30.1鑰匙借用登記表SCDSCDXQ-YX-1.31.1品質(zhì)督導檢查表SCDSCDXQ-YX-1.32.1天問系統(tǒng)收據(jù)存單SCDSCDXQ-YX-1.32.2天問系統(tǒng)收據(jù)存單SCDSCDXQ-YX-1.33.1公寓水電抄表單SCDSCDXQ-YX-1.33.2住宅水表抄表單SCDSCDXQ-YX-1.34.1收銀現(xiàn)場巡查記錄表I程維護配電SCDSDS-YX-2.1.1.1高壓配電設(shè)備日運行記錄表SCDSDS-YX-2.1.2.1低壓配電設(shè)備日運行記錄表SCDSDS-YX-2.1.3.1發(fā)電機運行記錄表SCDSDS-YX-2.1.4.1停送電操作票SCDSDS-YX-2.1.5.1應(yīng)急電源柜周檢記錄表

SCDSDS-YX-2.1.6.1設(shè)施設(shè)備保養(yǎng)記錄表（配電）SCDSDS-YX-2.1.7.1設(shè)備房清潔記錄表（配電）弱電SCDSDS-YX-2.1.8.1機房來訪人員登記表（配電）SCDSDS-YX-2.1.9.1發(fā)電機巡查記錄表SCDSDS-YX-2.1.11.1設(shè)備維保商月度考核表（配電）SCDSDS-YX-2.1.12.1絕緣工具檢查記錄SCDSDS-YX-2.1.13.1防雷裝置安全監(jiān)測技術(shù)報告SCDSDS-YX-2.2.1.1監(jiān)控中心日巡檢記錄表通風SCDSDS-YX-2.2.2.1弱電設(shè)備巡檢記錄表SCDSDS-YX-2.2.3.1設(shè)施設(shè)備保養(yǎng)記錄表（弱電）SCDSDS-YX-2.3.1.1風機房周檢記錄表（通風）SCDSDS-YX-2.3.2.1設(shè)施設(shè)備保養(yǎng)記錄表（通風）SCDSDS-YX-2.3.3.1設(shè)備房清潔記錄表（通風）SCDSDS-YX-2.3.4.1機房來訪人員登記表（通風）給排水SCDSDS-YX-2.4.1.1二次供水辦理資料SCDSDS-YX-2.4.2.1消防設(shè)施設(shè)備巡檢記錄表SCDSDS-YX-2.4.3.1二次供水泵房巡查記錄表SCDSDS-YX-2.4.4.1設(shè)施設(shè)備保養(yǎng)記錄表（給排水）SCDSDS-YX-2.4.5.1污水泵巡檢記錄表SCDSDS-YX-2.4.6.1設(shè)備房清潔記錄表（給排水）SCDSDS-YX-2.4.7.1機房來訪人員登記表（給排水）電梯SCDSDS-YX-2.4.8.1公共區(qū)域水/電表抄表記錄

SCDSDS-YX-2.5.1.1電梯年審資料SCDSDS-YX-2.5.2.1電梯日巡檢記錄表SCDSDS-YX-2.5.3.1電梯維修記錄表SCDSDS-YX-2.5.4.1電梯維護保養(yǎng)記錄表SCDSDS-YX-2.6.1.1總坪巡檢記錄表SCDSDS-YX-2.6.2.1培訓計劃及培訓記錄SCDSDS-YX-2.6.3.1設(shè)備清單及設(shè)備臺賬SCDSDS-YX-2.6.4.1監(jiān)視測量設(shè)備一覽表（無）需增加SCDSDS-YX-2.6.5.1公用工具借用登記表SCDSDS-YX-2.6.6.1物資領(lǐng)用登記表（無）需增加SCDSDS-YX-2.6.7.1年度工作計劃表SCDSDS-YX-2.6.8.1班組月度總結(jié)計劃（無）需增加SCDSDS-YX-2.6.9.1設(shè)備保養(yǎng)計劃表SCDSDS-YX-2.6.10.1派工單（業(yè)主）SCDSDS-YX-2.6.11.1派工單（公區(qū)）SCDSDS-YX-2.6.12.1裝修現(xiàn)場巡查表SCDSDS-YX-2.6.13.1重要設(shè)備故障統(tǒng)月計表SCDSDS-YX-2.6.14.1工程整改匯總表（無）需增加SCDSDS-YX-2.6.15.1節(jié)能減排資料（無）需增加SCDSDS-YX-2.6.16.1月度能耗控制表（無）需增加秩護序維SCDSCDXQ-YX-3.1.1崗位值班/交接班記錄表（班長302）SCDSCDXQ-YX-3.1.2崗位值班/交接班記錄表（地下室入口

303)SCDSCDXQ-YX-3.1.3崗位值班/交接班記錄表（銷售中心304）SCDSCDXQ-YX-3.1.4崗位值班/交接班記錄表（地面停車305）SCDSCDXQ-YX-3.1.5崗位值班/交接班記錄表（公寓大廳307）SCDSCDXQ-YX-3.1.6崗位值班/交接班記錄表（公寓巡邏308）SCDSCDXQ-YX-3.1.7崗位值班/交接班記錄表（公寓監(jiān)控309）SCDSCDXQ-YX-3.1.8崗位值班/交接班記錄表（地下室出入□310）SCDSCDXQ-YX-3.1.9崗位值班/交接班記錄表（酒店通道311）SCDSCDXQ-YX-3.1.10崗位值班/交接班記錄表（小區(qū)大門312）SCDSCDXQ-YX-3.1.11崗位值班/交接班記錄表（小區(qū)巡邏313）SCDSCDXQ-YX-3.1.12崗位值班/交接班記錄表（小區(qū)監(jiān)控314）SCDSCDXQ-YX-3.1.13崗位值班/交接班記錄表（施工通道

315)SCDSCDXQ-YX-3.1.14崗位值班/交接班記錄表（B地塊班長402）SCDSCDXQ-YX-3.1.15崗位值班/交接班記錄表1號門403）SCDSCDXQ-YX-3.1.16崗位值班/交接班記錄表2號門404）SCDSCDXQ-YX-3.1.17崗位值班/交接班記錄表（園區(qū)巡邏405）SCDSCDXQ-YX-3.1.18崗位值班/交接班記錄表（B地塊監(jiān)控406）SCDSCDXQ-YX-3.2.1巡邏簽到記錄表（公寓巡邏308）SCDSCDXQ-YX-3.2.2巡邏簽到記錄表（B地塊巡邏405）SCDSCDXQ-YX-3.3.1機動車輛登記表（404）SCDSCDXQ-YX-3.3.2機動車輛登記表（305）SCDSCDXQ-YX-3.3.3機動車輛登記表（303）SCDSCDXQ-YX-3.3.4機動車輛登記表（310）SCDSCDXQ-YX-3.4.1來訪人員登記表（311）SCDSCDXQ-YX-3.4.2來訪人員登記表（312）SCDSCDXQ-YX-3.4.3來訪人員登記表（315）SCDSCDXQ-YX-3.4.4來訪人員登記表（404）SCDSCDXQ-YX-3.17.1監(jiān)控室來訪人員登記表（309）SCDSCDXQ-YX-3.17.2監(jiān)控室來訪人員登記表（314）

SCDSCDXQ-YX-3.17.3監(jiān)控室來訪人員登記表（406）SCDSCDXQ-YX-3.18.1夜間查崗記錄表SCDSCDXQ-YX-3.19.1滅火器月度巡查記錄表SCDSCDXQ-YX-3.20.1消火栓月度巡查記錄表SCDSCDXQ-YX-3.21.1培訓計劃及培訓記錄SCDSCDXQ-YX-3.22.1會議記錄表SCDSCDXQ-YX-3.23.1突發(fā)事件處理記錄表SCDSCDXQ-YX-3.24.1演練記錄表SCDSCDXQ-YX-3.25.1消防報警記錄表（309）SCDSCDXQ-YX-3.25.2消防報警記錄表（314）SCDSCDXQ-YX-3.25.3消防報警記錄表（406）SCDSCDXQ-YX-3.26.1宿舍檢查記錄表SCDSCDXQ-YX-3.27.1物品移交清單SCDSCDXQ-YX-3.28.1大件物品出門條SCDSCDXQ-YX-3.29.1物資領(lǐng)用登記表SCDSCDXQ-YX-3.30.1重點崗位/巡邏路線圖SCDSCDXQ-YX-3.31.1門禁/可視系統(tǒng)測試記錄表SCDSCDXQ-YX-3.33.1停車場收費備案SCDSCDXQ-YX-3.32.1紅外線/電子圍欄/監(jiān)控測試記錄表環(huán)護境維SCDSXQ-YX-4.1.1環(huán)境外包服務(wù)合同SCDSXQ-YX-4.2.1環(huán)境