秘書(shū)工作中的溝通技巧

秘書(shū)工作中的溝通技巧

秘書(shū)工作中的溝通技巧

秘書(shū)在工作中扮演著重要的角色，學(xué)會(huì)溝通對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)必不可少！下面為大家介紹秘書(shū)工作中的溝通技巧，希望能幫到大家！

一、與指導(dǎo)的溝通技巧

穆罕xx曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“山不走過(guò)來(lái)，我就走向山。〞對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，要想當(dāng)好參謀，就要學(xué)會(huì)走向指導(dǎo)。但是不同的指導(dǎo)有著不同的性格，在與他們的溝通當(dāng)中，當(dāng)然也要因人而異，特別要把握好以下幾點(diǎn)：

1、在與指導(dǎo)溝通時(shí)要認(rèn)清自己的位置

無(wú)論何時(shí)何地，秘書(shū)人員要切記自己是指導(dǎo)的助手，屬于份內(nèi)的事情要認(rèn)真做好，除此以外不能擅做主張。要維護(hù)好管理層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，在向指導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示、反映有關(guān)指導(dǎo)個(gè)人的議論，不當(dāng)傳話筒，不說(shuō)不利于團(tuán)結(jié)的話。

2、與指導(dǎo)溝通時(shí)要學(xué)會(huì)未雨綢繆

指導(dǎo)每天需要面對(duì)和解決的事情很多，為了進(jìn)步溝通的質(zhì)量，秘書(shū)人員要提早把溝通的目的以及表達(dá)的方式考慮成熟，對(duì)指導(dǎo)的工作日程也要有個(gè)明晰的理解，還要對(duì)指導(dǎo)的心情做個(gè)大致的揣摩，這樣既能節(jié)省時(shí)間，也能使溝通更為有效。倘假設(shè)在指導(dǎo)日程排得很滿、心情又很糟糕的時(shí)候去與之溝通，往往會(huì)事倍功半，不但達(dá)不到溝通的目的，反而會(huì)使指導(dǎo)對(duì)秘書(shū)人員產(chǎn)生反感。

3、針對(duì)不同性格的指導(dǎo)，采取不同的'溝通方法

秘書(shū)平時(shí)在與指導(dǎo)的接觸中，要學(xué)會(huì)觀察，學(xué)會(huì)總結(jié)。針對(duì)不同性格的指導(dǎo)，找出合適與之溝通的方法。比方與冷靜型的指導(dǎo)相處時(shí)，秘書(shū)人員可能會(huì)覺(jué)得對(duì)方難以捉摸，這就需要秘書(shū)人員擅長(zhǎng)觀察，從指導(dǎo)日常的工作中去理解他的愛(ài)好。在與指導(dǎo)溝通的過(guò)程中，多聆聽(tīng)他的意見(jiàn)和建議，切勿自作主張;但凡指導(dǎo)交辦的事務(wù)，務(wù)必要做到萬(wàn)無(wú)一失，對(duì)一些細(xì)微之處做到一絲不茍。這樣相處一段時(shí)間后，就會(huì)獲得冷靜型指導(dǎo)的信任。雷厲風(fēng)行、有魄力的指導(dǎo)通常性格爽快，很欣賞有才能的人。因此在與他相處時(shí)，可以大膽地提出自己的想法和建議，恰到好處地施展自己各方面的才能。由于這類(lèi)指導(dǎo)相當(dāng)有魄力，所以只要你的建議可行，他都會(huì)支持你。在和這類(lèi)指導(dǎo)相處時(shí)，除了要扎實(shí)穩(wěn)妥地辦事之外，還要注意在指導(dǎo)面前把握好一個(gè)表現(xiàn)的“度〞，盡管他愛(ài)才惜才，但是假如表現(xiàn)過(guò)頭，會(huì)讓這類(lèi)指導(dǎo)認(rèn)為你是在成心賣(mài)弄，反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的指導(dǎo)性格各異，但是只要秘書(shū)人員在工作中兢兢業(yè)業(yè)、多考慮、勤學(xué)習(xí)，加上巧妙使用溝通的技巧，那么我們就能沉著面對(duì)。當(dāng)然假如遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質(zhì)有問(wèn)題的指導(dǎo)，最好的方法就是選擇分開(kāi)，因?yàn)楹瓦@種類(lèi)型的指導(dǎo)相處，不僅會(huì)感到溝通是件異常困難的事情，而且工作上也會(huì)帶來(lái)很多意想不到的費(fèi)事。

二、與同事的溝通技巧

在一個(gè)單位里面，秘書(shū)除了要面對(duì)指導(dǎo)，更多的時(shí)候是要面對(duì)各位同事。為了使各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，秘書(shū)人員在與同事相處時(shí)要把握好以下幾點(diǎn)：

1、尊重別人，隨和待人

每個(gè)人都渴望得到別人的尊重，尊重別人也就等于尊重自己。所以，在與同事的接觸中，秘書(shū)人員要牢記：不該問(wèn)的話堅(jiān)決不問(wèn)，不該開(kāi)的玩笑堅(jiān)決不開(kāi)，不在任何同事面前說(shuō)三道四。對(duì)每一位同事都平等相待，千萬(wàn)不要因?yàn)閷?duì)某個(gè)人有意見(jiàn)或看不慣，就不屑于與其說(shuō)話，這樣很不利于團(tuán)結(jié)。有時(shí)簡(jiǎn)單的一聲問(wèn)候就能營(yíng)造和諧的氣氛，使工作順利開(kāi)展。

2、講究誠(chéng)信，寬容待人

誠(chéng)信是人與人之間溝通的根底。秘書(shū)人員在與同事相處時(shí)，要樹(shù)立“誠(chéng)信第一〞的觀念，容許別人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某種原因沒(méi)有做到，也要誠(chéng)懇地向?qū)Ψ秸f(shuō)明，獲得對(duì)方的諒解。對(duì)于同事的一些小缺點(diǎn)和小缺點(diǎn)，不能挖苦挖苦;對(duì)于聽(tīng)到的一些關(guān)于議論自己的言論，也用不著去追根問(wèn)底，要以一顆平常心對(duì)待，有那么改之，無(wú)那么加勉。當(dāng)然在工作中我們難免會(huì)和同事有一些磕磕絆絆，這時(shí)，要學(xué)會(huì)主動(dòng)找同事和解，只要真誠(chéng)地向?qū)Ψ浇忉屒宄?，相信一定?huì)贏得對(duì)方的理解?？傊?，寬容是一種美德，它會(huì)讓周?chē)娜烁幼鹬啬恪?/p>

3、做老實(shí)人、說(shuō)老實(shí)話、辦老實(shí)事

很多人認(rèn)為秘書(shū)是指導(dǎo)身邊的人，不好接近。作為秘書(shū)想要消除同事的這種誤會(huì)，就必須在和同事的相處中，堅(jiān)持實(shí)事求是的原那么，有多大才能辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處夸耀自己的成績(jī)，要保持謙虛慎重、踏踏實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。

4、關(guān)心別人，有良好的協(xié)作精神

要想和同事很好的溝通，就要擅長(zhǎng)在“情〞字上下功夫，無(wú)論是在工作中，還是在生活上，要學(xué)會(huì)和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請(qǐng)教時(shí)，要耐心地解答，做到知無(wú)不言，言無(wú)不盡;同事在生活中遇到了難處時(shí)，要在精神上或者物質(zhì)上及時(shí)給予幫助，使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進(jìn)展時(shí)，要學(xué)會(huì)主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，不斤斤計(jì)較。這樣，會(huì)讓同事認(rèn)為你是一個(gè)很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作的效率也會(huì)進(jìn)步很多。

三、與群眾的溝通技巧

辦公室是一個(gè)職能部門(mén)，經(jīng)常要接觸來(lái)訪或辦事的群眾，秘書(shū)與他們溝通時(shí)要把握好以下兩個(gè)原那么：

1、注重禮儀，微笑效勞，態(tài)度積極

由于辦公室代表著一個(gè)單位的形象，所以秘書(shū)人員一定要注意自己的自身形象，包括穿著打扮、說(shuō)話的語(yǔ)氣和用詞。無(wú)論來(lái)訪者是何種身份，秘書(shū)人員都要笑臉相迎，給來(lái)者留下美妙的第一印象。要主動(dòng)詢(xún)問(wèn)來(lái)訪者的來(lái)由和目的，盡可能地幫他們提供相關(guān)的效勞。在接聽(tīng)時(shí)，要主動(dòng)問(wèn)候來(lái)電者，并詢(xún)問(wèn)他所要找的人或所要辦的事，語(yǔ)氣要平緩，不能僵硬。必要時(shí)要準(zhǔn)確記錄來(lái)電者的重要信息，并及時(shí)幫他轉(zhuǎn)達(dá)或辦理。

2、耐心地傾聽(tīng)，積極地協(xié)調(diào)

辦公室常常會(huì)遇到一些帶有負(fù)面情緒的來(lái)訪者，這時(shí)秘書(shū)人員首先要做一個(gè)忠實(shí)的聽(tīng)眾，允許他們把心里話發(fā)泄出來(lái)，從中找出問(wèn)題的癥結(jié)所在?？梢赞k理的，要與有關(guān)部門(mén)積極地協(xié)商，及時(shí)給予解決;因種種原因不能辦理或無(wú)法解決的除了穩(wěn)定來(lái)訪者的情緒外，還要?jiǎng)又郧?，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿意而歸。對(duì)于那些不講道理、成心刁難的來(lái)訪者，最好的方法是使用緩兵之計(jì)，委婉地勸說(shuō)來(lái)者先回去，理解情況后再說(shuō)。