新公文寫作培訓(xùn)課件

湖南省煙草專賣局（公司）瞿紅兵2007.08.公文寫作中的一些做法和體會(huì)湖南省煙草公司公文寫作培訓(xùn)1一、公文的概念及常用公文公文即“公務(wù)文書”，是各個(gè)社會(huì)政治集團(tuán)表達(dá)自己意志的文字載體。在現(xiàn)階段，它泛指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、部隊(duì)和企事業(yè)單位在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事和科學(xué)研究中形成并使用的全部文字材料。2從廣義上講，公文分為通用公文、專用公文、經(jīng)濟(jì)公文、科技公文?！巴ㄓ霉摹敝更h政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的、按一定程序表述的書面文字，通常叫“法定公文”；同時(shí)“通用公文”也包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、便函等常用應(yīng)用文。從狹義上講，公文專指中共中央辦公廳1996年5月印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定的14種常用公文（決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要）和國(guó)務(wù)院2000年8月發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的13種主要公文[命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要]，即法定公文。國(guó)家局也以國(guó)煙辦[2001]259號(hào)印發(fā)了國(guó)家局機(jī)關(guān)公文處理辦法，明確了13種常有公文[命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要]。3

法定公文的一般概念：中辦“條例”和國(guó)務(wù)院“辦法”分別對(duì)其內(nèi)涵作了最明確、最簡(jiǎn)潔、最生動(dòng)的表述。4

《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第一章第二條指出：“黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告和交流情況的工具?！薄秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第一章第二條指出：“行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具?！?/p>

5二、公文的特點(diǎn)及作用：（一）五個(gè)特性

1、特定的作者

2、特定的讀者

3、特定的屬性

4、特定的體式

5、特定的權(quán)威

61、特定的作者。公文作者的特定性即它的法定性，必須是依法成立并能以其名義行使權(quán)力和擔(dān)負(fù)義務(wù)的組織和個(gè)人。黨和國(guó)家的各級(jí)機(jī)關(guān)都是依照法律、條例、章程而建立的，都可以依據(jù)自身的職能和權(quán)限范圍制發(fā)文件，因而都是法定的作者。公文的作者主要是以機(jī)關(guān)的名義，但有時(shí)也用機(jī)關(guān)首長(zhǎng)的名義，這種情況并非以首長(zhǎng)個(gè)人身份出現(xiàn)，而是以其所在機(jī)關(guān)法定領(lǐng)導(dǎo)人身份行使職權(quán)的一種表現(xiàn)。72、特定的讀者。公文的閱知者是定向的，從開始起草就確定了讀者是誰(shuí)，要求做什么，怎么做。83、特定的屬性。這是公文鮮明的政治性和強(qiáng)烈的政策性。因?yàn)樗翘幚睃h務(wù)、管理國(guó)家的重要工具之一，必然體現(xiàn)黨和國(guó)家的意志，服務(wù)于黨和國(guó)家機(jī)關(guān)的特殊需要；因?yàn)樗屈h和國(guó)家機(jī)關(guān)方針政策的重要載體之一，必然負(fù)有傳達(dá)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)方針政策、指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)開展活動(dòng)的職能。

94、特定的體式。公文特定的體式是從維護(hù)黨政機(jī)關(guān)文件的嚴(yán)肅性和處理公文便利的角度確定的，包括統(tǒng)一的文種、結(jié)構(gòu)、用紙、文面格式以及文書處理的程序和制度等。任何機(jī)關(guān)和單位都不得違背統(tǒng)一規(guī)定的原則和要求各行其是。105、特定的權(quán)威。公文體現(xiàn)的是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)的意志，一經(jīng)發(fā)布，就具有約束力，有的還具有和法律同等的權(quán)威，任何組織和個(gè)人必須嚴(yán)格遵守，不得違背。

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（二）五大作用

1、確保政令暢通

2、載傳領(lǐng)導(dǎo)決策

3、實(shí)施組織協(xié)調(diào)

4、溝通上下聯(lián)系

5、開展宣傳教育121、確保政令暢通。黨和國(guó)家機(jī)關(guān)的公文，如公布的法律、規(guī)定、條例、決定、通告等，有相當(dāng)大的一部分內(nèi)容對(duì)閱知對(duì)象起著嚴(yán)格的規(guī)范和準(zhǔn)繩作用，要求人們只能這樣做，不能那樣做，從而保證政令暢通。132、載傳領(lǐng)導(dǎo)決策。黨和國(guó)家機(jī)關(guān)實(shí)施管理職能的一項(xiàng)重要手段就是確定工作目標(biāo)，安排工作任務(wù)并對(duì)重大問(wèn)題做出決策，而由此產(chǎn)生的公文就起著決策載體和傳遞工具作用。如計(jì)劃、規(guī)劃、工作要點(diǎn)、會(huì)議紀(jì)要、決議、辦法等。143、實(shí)施組織協(xié)調(diào)。黨和國(guó)家機(jī)關(guān)的計(jì)劃、決策制定后，必須通過(guò)下級(jí)組織及各相關(guān)部門付諸實(shí)施、貫徹落實(shí)，而在具體的組織活動(dòng)中，必然存在大量協(xié)調(diào)任務(wù)。在從事組織協(xié)調(diào)的過(guò)程中產(chǎn)生的公文，就具有這方面的作用。如通過(guò)發(fā)布決議、決定來(lái)統(tǒng)一人們的思想認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)步調(diào)一致；通過(guò)發(fā)通知、通報(bào)、通告來(lái)總結(jié)肯定計(jì)劃、決策在執(zhí)行過(guò)程中好的方面，糾正不良傾向，保證工作部署健康、順利實(shí)施等。154、溝通上下聯(lián)系。上情下達(dá)、下情上達(dá)、此情彼知、彼情此知是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)對(duì)管理活動(dòng)的進(jìn)程和結(jié)果實(shí)行監(jiān)控的必要途徑和重要手段，而在溝通上下聯(lián)系方面，公文就起著十分重要的作用。如請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通報(bào)等。165、開展宣傳教育。為保證黨和國(guó)家的路線、方針、政策得以貫徹，本地區(qū)、本單位的工作部署得以推進(jìn)，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)經(jīng)常針對(duì)干部群眾的思想實(shí)際，針對(duì)工作推進(jìn)過(guò)程中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的一些突出典型，發(fā)通知、通報(bào)、通告等公文，以其起宣傳教育和導(dǎo)向作用。17三、公文的規(guī)范要求：作為“法定”公文，在寫作的過(guò)程中有內(nèi)在的程式和法定的規(guī)范，通常有以下七種。18

1、制發(fā)規(guī)范

2、名稱規(guī)范

3、數(shù)字規(guī)范

4、計(jì)量規(guī)范

5、標(biāo)點(diǎn)規(guī)范

6、用字規(guī)范

7、格式規(guī)范191、制發(fā)規(guī)范。也就是說(shuō)制發(fā)一種完整的公文，必須遵循一定的工作程序，而每道工作程序都有其特定的工作要求：擬稿核稿簽發(fā)制作發(fā)送歸卷，這六個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的規(guī)定和操作要點(diǎn)。202、名稱規(guī)范。公文寫作中運(yùn)用名稱必須嚴(yán)肅認(rèn)真，一絲不茍，其特點(diǎn)是地名、人名、單位名、事物名等的表述必須規(guī)范。具體使用時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：同一名稱在同一篇文章中多次出現(xiàn)時(shí)，要求表述詞一致；要根據(jù)名稱的變化而變化，不要因循舊名不變；運(yùn)用同類名稱時(shí)，要注意次序的排列；外國(guó)國(guó)名、地名、人名、黨派名、機(jī)構(gòu)名、報(bào)刊名、著作名等譯名，要用國(guó)家有關(guān)部門明確統(tǒng)一的、通用的名稱，不能自以為是，標(biāo)新立異；地區(qū)名、單位名在文稿中第一次出現(xiàn)時(shí)，要寫明其所在省、市、縣；使用簡(jiǎn)稱時(shí)，要按照約定俗成的規(guī)范簡(jiǎn)稱，而不能隨意生硬編造；各類事物名稱排列使用時(shí)，要注意相互間的邏輯聯(lián)系；使用局部地區(qū)或系統(tǒng)內(nèi)的熟語(yǔ)或行話應(yīng)慎重，盡量不用。213、數(shù)字規(guī)范。阿拉伯?dāng)?shù)字在公文中凡是可以使用而且得體的地方均應(yīng)使用，如在表示數(shù)量、長(zhǎng)度、高度、面積、體積、重量時(shí)，一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。阿拉伯?dāng)?shù)字在文件中排行時(shí)十位數(shù)以上的不能移行。漢字?jǐn)?shù)字在公文中的特殊用法有表達(dá)成文時(shí)間時(shí)、有表述結(jié)構(gòu)層次時(shí)、有作為詞素出現(xiàn)時(shí)、有鄰近兩個(gè)數(shù)字并列連用以表述概數(shù)時(shí)。要正確運(yùn)用一些容易誤用的數(shù)字，如“二”與“兩”的運(yùn)用，“倍”用運(yùn)用，“以上”、“以下”與其前面數(shù)字的連用等。224、計(jì)量規(guī)范。公文必須使用國(guó)家法定的計(jì)量單位。我國(guó)的法定計(jì)量單位，是以國(guó)際單位制單位為基礎(chǔ)，根據(jù)我國(guó)的情況，適當(dāng)增加了一些其他單位構(gòu)成的。常用的法定計(jì)量單位有：質(zhì)量單位用千克或公斤、噸、克、毫米而不能用斤、市斤、兩、錢；長(zhǎng)度單位用千米或公里、米、厘米、毫米而不用里、尺、寸、公分；功率單位用千瓦、瓦而不用巴力；功、熱單位用焦耳而不用卡、千卡；容量單位用升、毫升或立方米、立方厘米而不用公升、立升；電量單位用千瓦時(shí)而不用度；土地面積單位用平方米、公頃、平方公里而不用畝、分厘、平方丈；力的單位用牛、千牛而不用公斤力、千克力。235、標(biāo)點(diǎn)規(guī)范。國(guó)務(wù)院、中辦都有嚴(yán)格的規(guī)定。246、用字規(guī)范。公文中對(duì)漢字的使用要做到：不使用繁體字；不隨意簡(jiǎn)化；不濫造漢字。257、格式規(guī)范。公文格式就是公文文面外形的項(xiàng)目、標(biāo)記及其在文面上的組成形式。文面每個(gè)組成部分的擬制必須符合規(guī)范化的要求，不能隨意行事。形成公文格式的要素包括9個(gè)項(xiàng)目、8個(gè)標(biāo)記。9個(gè)項(xiàng)目是版頭、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、制發(fā)機(jī)關(guān)、成文日期、抄送機(jī)關(guān)。8個(gè)標(biāo)記是機(jī)密等級(jí)、緊急程度、閱讀范圍、份號(hào)、印發(fā)記錄、主題詞、簽發(fā)人、印章。26四、常用公文寫作要點(diǎn)多年的工作實(shí)踐告訴我們，不管撰寫哪一類公文、哪一個(gè)文種，其基本結(jié)構(gòu)都是“三段式”，即說(shuō)清楚“為什么”、“是什么”、“怎么做”。27

（一）決定

（二）會(huì)議紀(jì)要

（三）通知

（四）意見(jiàn)

（五）請(qǐng)示

（六）批復(fù)

（七）通報(bào)

（八）報(bào)告（九）函

（十）命令（令）

（十一）議案

（十二）公告、通告28（一）決定決定：適用對(duì)于重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。“決定”的使用范圍比較廣泛，除黨政軍機(jī)關(guān)外，企事業(yè)單位、人民團(tuán)體都可使用。具體可分為三種類型：即決策性決定、獎(jiǎng)懲性決定、變更性決定?！皼Q定”是權(quán)威性較強(qiáng)的文種，使用中必須慎重，不可小題大做。撰寫“決定”要注意篇章結(jié)構(gòu)，同時(shí)要把握文字詳略。對(duì)重要事項(xiàng)（事件）作出安排決定；對(duì)重大行動(dòng)作出安排決定；規(guī)定重要工作原則辦法決定。29例如:

湖南省煙草專賣局文件

湘煙計(jì)〔2007〕240號(hào)湖南省煙草專賣局關(guān)于表彰2006年度經(jīng)濟(jì)運(yùn)行業(yè)績(jī)考核先進(jìn)單位的決定各市州煙草專賣局(公司)：根據(jù)《湖南省煙草專賣局（公司）系統(tǒng)2006年度經(jīng)濟(jì)運(yùn)行業(yè)績(jī)考核辦法》（湘煙計(jì)[2006]314號(hào)），通過(guò)對(duì)各單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)考核，經(jīng)研究評(píng)審決定：授予衡陽(yáng)市煙草專賣局（公司）、湘潭市煙草專賣局（公司）、永州市煙草專賣局（公司）、郴州市煙草專賣局（公司）2006年度經(jīng)濟(jì)運(yùn)行業(yè)績(jī)考核二等獎(jiǎng)；授予長(zhǎng)沙市煙草專賣局（公司）、懷化市煙草專賣局（公司）、邵陽(yáng)市煙草專賣局（公司）、益陽(yáng)市煙草專賣局（公司）、婁底市煙草專賣局（公司）2006年度經(jīng)濟(jì)運(yùn)行業(yè)績(jī)考核三等獎(jiǎng)；授予株洲市煙草專賣局（公司）、張家界市煙草專賣局（公司）、岳陽(yáng)市煙草專賣局（公司）2006年度經(jīng)濟(jì)運(yùn)行業(yè)績(jī)考核達(dá)標(biāo)獎(jiǎng)。希望各單位在2007年度經(jīng)濟(jì)運(yùn)行工作中，按照國(guó)家局57號(hào)文件精神和省局黨組對(duì)全省系統(tǒng)工作的總體部署和要求，以“完善體制機(jī)制，30優(yōu)化資源配置，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，全面提升水平”為重點(diǎn)，繼續(xù)深化內(nèi)部改革，加強(qiáng)企業(yè)管理，全面提升卷煙銷售網(wǎng)建水平，更加重視煙葉基礎(chǔ)地位，堅(jiān)持依法行政，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，努力提高湖南煙草系統(tǒng)總體競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，確保經(jīng)濟(jì)運(yùn)行平穩(wěn)健康發(fā)展。

二〇〇七年八月二日主題詞：煙草經(jīng)濟(jì)運(yùn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)決定分送：局領(lǐng)導(dǎo)，省局機(jī)關(guān)各處室湖南省煙草專賣局辦公室2007年8月2日印發(fā)打字：黃小紅校對(duì)：王進(jìn)文（共印6份）31（二）會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)?！皶?huì)議紀(jì)要”屬于綜合性文種，即可下發(fā)，又可上報(bào)，也可平行使用，因此，它具有集上行、下行、平行文于一身的特征?！皶?huì)議紀(jì)要”這一文種，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體都能使用。其種類可分為情況型、議決型、消息型三種，使用最多的還是議決型會(huì)議紀(jì)要。撰寫“會(huì)議紀(jì)要”首先要忠實(shí)于會(huì)議精神，作好會(huì)議記錄，打好基礎(chǔ)；其次是突出會(huì)議宗旨，反映傾向性意見(jiàn)，即以會(huì)議主持人綜合性意見(jiàn)為主；最后是條理要清晰，文字表達(dá)要準(zhǔn)確、精練，沒(méi)有廢話。結(jié)構(gòu)要求：會(huì)議的基本情況、會(huì)議討論與決定的問(wèn)題、寫明會(huì)議的希望、要求或發(fā)出號(hào)召（可省略）32例如:

湖南省煙草專賣局

湘煙辦會(huì)紀(jì)字〔2007〕5號(hào)“煙草服務(wù)中心”項(xiàng)目建設(shè)協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要（二〇〇七年七月二十五日）時(shí)間：2007年7月16日地點(diǎn)：省局機(jī)關(guān)五樓會(huì)議室主持：程曉邵組長(zhǎng)參會(huì)人員：唐芳盛顏玫瞿紅兵譚志張偉軍蔡喆鄒暾郭莉莉會(huì)議記錄：鄒暾會(huì)議內(nèi)容：根據(jù)楊局長(zhǎng)2007年度工作思考的相關(guān)要求，圍繞全省“煙草服務(wù)中心”項(xiàng)目建設(shè)和長(zhǎng)沙市局（公司）試點(diǎn)工作，協(xié)調(diào)會(huì)上，信息中心匯報(bào)了前期準(zhǔn)備工作和想法，與會(huì)人員進(jìn)行了認(rèn)真研究和討論，程組長(zhǎng)根據(jù)大家的意見(jiàn)和

33建議，提出了具體工作要求。會(huì)議就相關(guān)問(wèn)題達(dá)成了共識(shí)，現(xiàn)紀(jì)要如下：一、按照7月5日省局黨組會(huì)議精神，服務(wù)中心的建設(shè)工作應(yīng)遵循“總體規(guī)劃、分步實(shí)施、試點(diǎn)推進(jìn)”的原則，重點(diǎn)放在市州局（公司）服務(wù)中心的建設(shè)上，首先要把長(zhǎng)沙市局（公司）試點(diǎn)搞好。二、服務(wù)中心是湖南煙草管理創(chuàng)新的探索和嘗試，各部門要高度重視，要把服務(wù)中心項(xiàng)目建設(shè)作為提升管理、改進(jìn)服務(wù)、樹立形象、提高效益的重要手段，積極推進(jìn)，抓好落實(shí)。三、要盡快組成煙草服務(wù)中心項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)辦事機(jī)構(gòu)。在試點(diǎn)階段由銷售處牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門參加，同時(shí)各部門必須明確專人參與項(xiàng)目建設(shè)。人員到位后盡快開展工作，落實(shí)服務(wù)中心建設(shè)任務(wù)。四、人事處要研究和考慮下一步兩級(jí)服務(wù)中心機(jī)構(gòu)和人員的配備，明確服務(wù)中心的職責(zé)，保證服務(wù)中心的正常運(yùn)行，并真正建設(shè)成為湖南煙草的服務(wù)品牌。五、建設(shè)服務(wù)中心有一個(gè)探索的過(guò)程，應(yīng)充分發(fā)揮長(zhǎng)沙市局（公司）的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，成熟一塊搞一塊，先易后難，先保證這次半年工作會(huì)上成熟的部分開始運(yùn)轉(zhuǎn)，今后再逐步完善提高。34（三）通告適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。轉(zhuǎn)發(fā)文的處理，印發(fā)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等的處理。35例如:

湖南省煙草專賣局文件

湘煙?！?007〕214號(hào)湖南省煙草專賣局轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家煙草專賣局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部專賣管理監(jiān)督工作有關(guān)問(wèn)題的通知各市州煙草專賣局：現(xiàn)將《國(guó)家煙草專賣局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部專賣管理監(jiān)督工作有關(guān)問(wèn)題的通知》（國(guó)煙?！?007〕281號(hào)）轉(zhuǎn)發(fā)給你們，為進(jìn)一步抓好貫徹落實(shí)，提出如下要求，請(qǐng)一并遵照?qǐng)?zhí)行。一、各單位要按照國(guó)家局、省局關(guān)于內(nèi)部專賣管理監(jiān)督工作的有關(guān)工作制度和要求認(rèn)真組織開展同級(jí)日常監(jiān)管和定期檢查工作，加強(qiáng)內(nèi)部專賣管理監(jiān)督長(zhǎng)效工作機(jī)制建設(shè)。7月25日前，請(qǐng)將2007年上半年以來(lái)內(nèi)部專賣管理監(jiān)督工作組織開展情況、組織機(jī)構(gòu)建設(shè)情況、工作制度和工作流程制定及執(zhí)行情況、2007年1－6月規(guī)范生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、查出問(wèn)題的整改情況以及規(guī)范生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)內(nèi)控制度建設(shè)情況以正式文件形式上報(bào)省局。二、省局將于三季度結(jié)束后，對(duì)全省不少于30％的商業(yè)、復(fù)烤企業(yè)組織進(jìn)行一次實(shí)地檢查；會(huì)同省工業(yè)公司法改部、有關(guān)市州局對(duì)省工業(yè)36公司有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門、各生產(chǎn)點(diǎn)組織進(jìn)行一次實(shí)地檢查。三、各單位要根據(jù)實(shí)際，努力探索同級(jí)日常有效監(jiān)管和定期檢查的工作方法和途徑，抓住監(jiān)管的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和切入點(diǎn)，特別是要充分運(yùn)用信息化分析的手段，組織好市、縣兩級(jí)內(nèi)部專賣監(jiān)管工作。同級(jí)日常監(jiān)管要以市級(jí)公司業(yè)務(wù)部門為基礎(chǔ)，確定一家縣級(jí)營(yíng)銷部作為聯(lián)系單位，按照生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)流程，明確監(jiān)管流程和監(jiān)管責(zé)任，制定出日常監(jiān)管試點(diǎn)方案，探索研究、總結(jié)實(shí)現(xiàn)市、縣兩級(jí)日常有效監(jiān)管規(guī)范化、制度化的方法，適時(shí)召開現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，推廣好的經(jīng)驗(yàn)做法。同級(jí)定期檢查要制定切實(shí)可行的檢查方案。請(qǐng)各單位將確定的聯(lián)系單位7月25日前上報(bào)省局，市、縣兩級(jí)日常有效監(jiān)管的試點(diǎn)進(jìn)展情況和定期檢查方案請(qǐng)于8月25日前上報(bào)省局。省局將加強(qiáng)督促、指導(dǎo)，并選定一家單位作為全省內(nèi)部專賣管理監(jiān)督工作聯(lián)系單位，在全省推廣，推動(dòng)內(nèi)部專賣監(jiān)管水平的提升。四、轄區(qū)內(nèi)有卷煙工業(yè)企業(yè)及其生產(chǎn)點(diǎn)、煙葉復(fù)烤企業(yè)、煙草薄片加工企業(yè)和其他煙草專賣品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)企業(yè)的單位，要積極探索日常有效監(jiān)管和定期檢查的工作方法和途徑，要結(jié)合屬地專賣監(jiān)管、上級(jí)管理、企業(yè)內(nèi)部控制三方面，制定監(jiān)管制度、確定監(jiān)管模式、明確監(jiān)管流程，抓住監(jiān)管的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和切入點(diǎn)，制定日常有效監(jiān)管的方案和定期檢查方案。省局將與各單位共同研究制定對(duì)工業(yè)企業(yè)實(shí)施監(jiān)管的有效工作方案，進(jìn)一步完善監(jiān)管方式。各單位日常監(jiān)管方案和定期檢查方案請(qǐng)于8月25日前上報(bào)省局。五、各單位按照國(guó)家局、省局關(guān)于內(nèi)部專賣管理監(jiān)督工作的有關(guān)工37作制度和要求組織日常監(jiān)管、定期檢查、對(duì)轄區(qū)內(nèi)煙草專賣品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)企業(yè)監(jiān)管、教育培訓(xùn)、考核考評(píng)和工作報(bào)告等情況，從今年開始，將作為省局對(duì)各單位年度目標(biāo)管理專賣考核部分的一項(xiàng)重要內(nèi)容。附件：《國(guó)家煙草專賣局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部專賣管理監(jiān)督工作有關(guān)問(wèn)題的通知》（國(guó)煙?！?007〕281號(hào)）二〇〇七年七月十二日主題詞：煙草專賣管理通知分送：局領(lǐng)導(dǎo)，機(jī)關(guān)各有關(guān)處室湖南省煙草專賣局辦公室2007年7月12日印發(fā)打字：黃小紅校對(duì)：全小東（共印6份）38（四）意見(jiàn)意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。“意見(jiàn)”的適用范圍較廣，需要使用“意見(jiàn)”的事項(xiàng)大體有以下四個(gè)方面：1、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)黨和國(guó)家的大政方針發(fā)表意見(jiàn)；2、針對(duì)突出事件或帶傾向性的問(wèn)題對(duì)下級(jí)提出解決辦法；3、針對(duì)某項(xiàng)工作或局部性問(wèn)題提出處理辦法；4、針對(duì)下級(jí)在工作進(jìn)行中遇到的新情況、新問(wèn)題提出的指導(dǎo)性意見(jiàn)?！耙庖?jiàn)”等同于“指示”，“意見(jiàn)”是近些年才出現(xiàn)的文種，它是機(jī)關(guān)工作民主化的產(chǎn)物；“意見(jiàn)”的行文方向是多角度的，既可作為上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的指示，也可作為下級(jí)機(jī)關(guān)的“建議”向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告，“意見(jiàn)”的政策性很強(qiáng)，撰寫時(shí)需要掌握足夠的素材，建議和或意見(jiàn)都要說(shuō)到點(diǎn)子上。39（五）請(qǐng)示請(qǐng)示用于上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)?！罢?qǐng)示”屬上行文，是所有下級(jí)機(jī)關(guān)都可以對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)使用的文種?！罢?qǐng)示”在一般情況下不得越級(jí)?！罢?qǐng)示”可分為請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示的請(qǐng)示和請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的請(qǐng)示兩種?！罢?qǐng)示”的結(jié)構(gòu)一般分三部分：開頭寫緣由，簡(jiǎn)要說(shuō)明背景或理由；主體定請(qǐng)求批示事項(xiàng)，要寫得明確、合理、實(shí)在；結(jié)尾寫希望或請(qǐng)求，即“請(qǐng)批示”?！罢?qǐng)示”的撰寫要點(diǎn)：一是一事一文，不要多事一文；二是強(qiáng)調(diào)內(nèi)在邏輯聯(lián)系，不論文字長(zhǎng)短，均寫明“為什么請(qǐng)示”、“請(qǐng)示什么問(wèn)題”兩項(xiàng)；三是不能多頭主送；四是注意行文關(guān)系，平級(jí)機(jī)構(gòu)和非隸屬關(guān)系的單位用“函”而不用“請(qǐng)示”。40

例如:

中國(guó)煙草總公司湖南省公司文件

湘煙葉〔2007〕248號(hào)簽發(fā)人：張志剛中國(guó)煙草總公司湖南省公司關(guān)于變更調(diào)整湖南省2006年度煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃和補(bǔ)貼資金的請(qǐng)示中國(guó)煙草總公司：根據(jù)國(guó)家局（總公司）煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作的有關(guān)部署，我省于2006年9月30日上報(bào)了煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃和補(bǔ)貼資金預(yù)算，國(guó)家局于2006年12月11日予以批復(fù)下達(dá)。在項(xiàng)目具體實(shí)施中，部分產(chǎn)區(qū)根據(jù)建設(shè)的實(shí)際，在原有規(guī)劃布局的基礎(chǔ)上對(duì)項(xiàng)目進(jìn)41行了變更調(diào)整，調(diào)整后的總投資比國(guó)家局原批復(fù)增加565.71萬(wàn)元，國(guó)家局補(bǔ)貼資金與原批復(fù)保持一致，省內(nèi)煙草行業(yè)配套資金減少494.89萬(wàn)元，煙農(nóng)自籌增加1060.60萬(wàn)元，調(diào)整情況詳見(jiàn)2006年湖南省煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目補(bǔ)貼資金調(diào)整表?，F(xiàn)特此呈報(bào)，懇請(qǐng)批復(fù)。附件：2006年湖南省煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目補(bǔ)貼資金調(diào)整表

二〇〇七年八月八日

（此件不上網(wǎng)）主題詞：煙草煙基項(xiàng)目調(diào)整請(qǐng)示湖南省煙草公司辦公室2007年8月8日印發(fā)打字：黃小紅校對(duì)：陳洪浪（共印8份）42（六）批復(fù)批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)?？梢?jiàn)，“批復(fù)”屬于下行文。在公務(wù)活動(dòng)中，“批復(fù)”的前提是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示和主送請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)。實(shí)際操作時(shí)也常常以“批轉(zhuǎn)”的形式下發(fā)請(qǐng)示機(jī)關(guān)并擴(kuò)大發(fā)至有關(guān)單位，但其實(shí)質(zhì)仍是對(duì)“請(qǐng)示”的批復(fù)，只不過(guò)是文種變?yōu)椤巴ㄖ??！芭鷱?fù)”意見(jiàn)有時(shí)也以上級(jí)機(jī)關(guān)辦事機(jī)構(gòu)的名義印發(fā)請(qǐng)示機(jī)關(guān)，其實(shí)質(zhì)一樣，但文種形式必須改用“復(fù)函”。“批復(fù)”的撰寫一是要有很強(qiáng)的針對(duì)性，完全針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)“請(qǐng)示件中提出的問(wèn)題；二是要做到態(tài)度鮮明，明確回復(fù)所請(qǐng)示事項(xiàng)的行與不行，包括還要注意的問(wèn)題。43例如:

中國(guó)煙草總公司湖南省公司文件

湘煙財(cái)〔2007〕231號(hào)中國(guó)煙草總公司湖南省公司關(guān)于株洲市煙草公司捐助株洲市紀(jì)念建軍80周年晚會(huì)的批復(fù)湖南省煙草公司株洲市公司：

《關(guān)于向株洲市紀(jì)念建軍80周年晚會(huì)組委會(huì)捐款的請(qǐng)示》（株煙財(cái)〔2007〕74號(hào)）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)批復(fù)如下：

1、同意你單位向株洲市紀(jì)念建軍80周年晚會(huì)組委會(huì)捐款。

2、捐款作一次性支出處理，金額控制在20萬(wàn)元以內(nèi)。

3、請(qǐng)嚴(yán)格按捐贈(zèng)程序辦理手續(xù)，并做好相應(yīng)的財(cái)務(wù)處理工作。二〇〇七年七月二十日（此件不上網(wǎng)）主題詞：煙草饋贈(zèng)批復(fù)分送：局領(lǐng)導(dǎo)湖南省煙草公司辦公室2007年7月23日印發(fā)打字：黃小紅校對(duì)：李旭怡（共印4份）44（七）通報(bào)通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況?！巴▓?bào)“在公務(wù)活動(dòng)中一般是作為下行文，但在特殊條件下（如戰(zhàn)爭(zhēng)環(huán)境）也可作為平行文。各級(jí)黨政軍機(jī)關(guān)都可使用“通報(bào)”。具體使用中可分為表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和傳達(dá)性通報(bào)三類。45例如:

湖南省煙草專賣局辦公室文件

湘煙辦綜〔2007〕120號(hào)湖南省煙草專賣局辦公室關(guān)于

2006年度煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目檢查驗(yàn)收情況通報(bào)各有關(guān)市州煙草專賣局（公司）：

5月上旬至6月下旬，省局（公司）組織財(cái)務(wù)管理處、紀(jì)檢監(jiān)察處、煙葉管理處、煙葉基礎(chǔ)辦的工作人員和水利、烤房方面的技術(shù)專家及抽調(diào)的相關(guān)產(chǎn)區(qū)業(yè)務(wù)骨干組成驗(yàn)收組，先后對(duì)常德、衡陽(yáng)、邵陽(yáng)、株洲、郴州、湘西自治州、長(zhǎng)沙、張家界、永州等9個(gè)煙葉產(chǎn)區(qū)2006年度煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況進(jìn)行了檢查驗(yàn)收?，F(xiàn)將檢查驗(yàn)收情況通報(bào)如下：一、全省基本情況（一）驗(yàn)收依據(jù)、方法及內(nèi)容檢查驗(yàn)收組按照《湖南省煙草專賣局辦公室關(guān)于印發(fā)〈2006年度煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檢查驗(yàn)收工作方案〉的通知》（湘煙辦綜〔2007〕95號(hào)）的要求，依據(jù)《湖南省煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收評(píng)價(jià)辦法》、《湖南省煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（試行）》、《湖南省煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）》、《湖南省烤房指導(dǎo)意見(jiàn)》和《湖南省煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)補(bǔ)貼資金管理辦法（試行）》等文件及規(guī)范，采取聽取匯報(bào)、46查閱檔案資料、實(shí)地現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收、隨機(jī)詢問(wèn)煙農(nóng)的方式，先后實(shí)地查驗(yàn)了產(chǎn)區(qū)的檔案資料、工程項(xiàng)目（煙水工程和密集式烤房）、資金使用（僅對(duì)常德市、衡陽(yáng)市、湘西自治州產(chǎn)區(qū)進(jìn)行了檢查）和運(yùn)行管護(hù)等內(nèi)容。（二）抽樣方法及比例按照異地隨機(jī)抽樣的方式和5%～10%抽樣比例(每個(gè)縣級(jí)產(chǎn)區(qū)抽取2個(gè)以上的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，按不少于總項(xiàng)目個(gè)數(shù)5%～10%的比例，抽取一定數(shù)量的主要項(xiàng)目類型)，全省共抽取了9個(gè)市州的33個(gè)縣、132個(gè)鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、287個(gè)村1396個(gè)項(xiàng)目，抽驗(yàn)率分別占9個(gè)市州33個(gè)縣、191個(gè)鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、630個(gè)村26527個(gè)項(xiàng)目的100%、69%、46%和5.3%。其中，抽取水窖146個(gè)（占3%），容量4205立方米；水池244個(gè)（占5%），容量23854立方米；小塘壩134處（占12%），造價(jià)487萬(wàn)元；溝渠469條（占11%），長(zhǎng)度274千米；管網(wǎng)42條（占12%），長(zhǎng)度165千米；提灌站7個(gè)（占25%），造價(jià)116萬(wàn)元；機(jī)井3個(gè)（占12%）和烤房352座（占3.5%），并現(xiàn)場(chǎng)詢問(wèn)煙農(nóng)260余人次。（三）檢查驗(yàn)收情況

1、項(xiàng)目完成情況

2006年度，國(guó)家局批復(fù)我省項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃和補(bǔ)貼資金預(yù)算為4.5497億元，其中國(guó)家局補(bǔ)貼資金1.8002億元，省內(nèi)煙草行業(yè)配套2.0524億元，計(jì)劃新建水窖8648個(gè)，容量17.40萬(wàn)立方米；水池6100個(gè)，容量23.86萬(wàn)立方米；小塘壩整治580處；管網(wǎng)219處，長(zhǎng)度566.13千米；溝渠2684條，長(zhǎng)度2015.50千米；新建密集烤房3037座，普改密5598座，計(jì)劃建設(shè)基本煙田煙水配套面積36.91萬(wàn)畝和集約化烘烤面積9.95萬(wàn)畝。經(jīng)產(chǎn)區(qū)項(xiàng)目調(diào)整變更和省局抽驗(yàn)確認(rèn)，截至2007年6月下旬，全省實(shí)際完成水窖5491個(gè)，容量10.96萬(wàn)立方米；水池4616個(gè)，容量28.97萬(wàn)立方米；小塘壩整治1114處；管網(wǎng)350處，長(zhǎng)度1171.2千米；溝渠44520條，長(zhǎng)度2174.2千米；新建密集烤房330147（座，普改密6913座，完成總投資4.5978億元，其中完成國(guó)家局補(bǔ)貼資金投資1.8002億元，完成省內(nèi)配套補(bǔ)貼資金投資2.3378億元，建成基本煙田煙水配套面積38萬(wàn)畝和集約化烘烤面積9.95萬(wàn)畝，全部完成了變更后的年度建設(shè)任務(wù)。

2、組織管理及實(shí)施情況從檢查驗(yàn)收情況看，各產(chǎn)區(qū)地方黨委、政府和農(nóng)開、水利、農(nóng)業(yè)等相關(guān)部門都很重視煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，且工作支持和配合的力度較大，使產(chǎn)區(qū)此項(xiàng)工作的開展較為有序。主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是思想認(rèn)識(shí)有較大轉(zhuǎn)變和提高，與國(guó)家局、省局保持了統(tǒng)一。二是組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)健全，辦公設(shè)施齊全，人員配備較為得力，人員分工明確具體，責(zé)任清晰；相關(guān)工作人員工作踏實(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，真抓實(shí)干。三是項(xiàng)目實(shí)施的工作思路、工作機(jī)制以及項(xiàng)目管理等較以前均有較大改進(jìn)和新突破，工作程序較為規(guī)范，相關(guān)手續(xù)完備，檔案資料齊全。

3、工程項(xiàng)目情況通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)和查閱項(xiàng)目檔案資料，所抽驗(yàn)項(xiàng)目真實(shí)，選址布局合理，均在基本煙田區(qū)內(nèi)；項(xiàng)目設(shè)計(jì)科學(xué)，工程質(zhì)量達(dá)到設(shè)計(jì)和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求；工程量與檔案基本相符，項(xiàng)目檔案資料齊全；產(chǎn)權(quán)明確，運(yùn)行管護(hù)較好。二、存在的主要問(wèn)題及整改要求此次查驗(yàn)發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題有：一是部分產(chǎn)區(qū)的項(xiàng)目檔案不規(guī)范，且不完善，如缺少隱蔽工程簽證、項(xiàng)目資金審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目申請(qǐng)及補(bǔ)貼資金公示痕跡材料；沒(méi)有設(shè)計(jì)變更和項(xiàng)目竣工圖紙；補(bǔ)貼合同煙農(nóng)簽字代簽；檔案資料時(shí)間順序錯(cuò)亂；項(xiàng)目檔案卡照片不規(guī)范；基本煙田規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)五年規(guī)劃和年度計(jì)劃尚未修訂完成等。二是部分項(xiàng)目工程量計(jì)量不準(zhǔn)確，且與檔案不符。三是部分工程項(xiàng)目存在質(zhì)量缺陷。如溝渠底板厚度較薄，渠底沒(méi)有48夯實(shí)，且損壞嚴(yán)重；溝渠斷面，側(cè)墻不符合設(shè)計(jì)要求；灌排水口、伸縮縫、人行橋、機(jī)耕橋等附屬工程不完善；部分渠段渠頂壓邊質(zhì)量較差，部分沒(méi)有壓邊。四是項(xiàng)目管理較為松散。如部分產(chǎn)區(qū)市縣兩級(jí)沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行100%的驗(yàn)收；部分溝渠打捆嚴(yán)重；部分渠段土方回填不到位；部分溝渠沒(méi)有按規(guī)定在起始點(diǎn)或關(guān)鍵部位設(shè)置項(xiàng)目標(biāo)識(shí)，沒(méi)有布局示意圖，有些項(xiàng)目標(biāo)識(shí)粘貼錯(cuò)亂，有的GPS定位不準(zhǔn)確；運(yùn)行管護(hù)不力，項(xiàng)目?jī)?nèi)雜草、雜物、泥土堆積。五是財(cái)務(wù)資料不齊全，部分項(xiàng)目款撥付使用手續(xù)不完備。如沒(méi)有建立項(xiàng)目資金使用臺(tái)帳，未填制補(bǔ)貼資金使用明細(xì)表和登記項(xiàng)目資金明細(xì)帳等；部分項(xiàng)目款撥付使用簽收手續(xù)不全。為圓滿完成年度建設(shè)任務(wù)，順利通過(guò)國(guó)家局對(duì)我省的抽查驗(yàn)收，各產(chǎn)區(qū)務(wù)必切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，依據(jù)省局檢查組整改意見(jiàn)限期進(jìn)行整改。三、下一階段工作要求（一）認(rèn)真開展煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作“回頭看”，采取有效措施積極整改，圓滿完成年度建設(shè)任務(wù)。各產(chǎn)區(qū)要根據(jù)省局檢查組整改意見(jiàn)要求，舉一反三，組織人員和力量開展項(xiàng)目自查自糾，查漏補(bǔ)缺，采取有效措施積極整改，確保圓滿完成年度建設(shè)目標(biāo)。（二）嚴(yán)格規(guī)范資金使用與管理，確保補(bǔ)貼資金安全和高效使用。各產(chǎn)區(qū)要根據(jù)國(guó)家局、省局有關(guān)補(bǔ)貼資金管理辦法要求，進(jìn)一步完善相關(guān)辦法與程序，嚴(yán)格資金使用與管理，規(guī)范補(bǔ)貼資金撥付手續(xù)，并做好迎接國(guó)家局煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目補(bǔ)貼資金專項(xiàng)檢查的準(zhǔn)備工作。（三）認(rèn)真做好迎檢準(zhǔn)備，確保順利通過(guò)國(guó)家局驗(yàn)收。國(guó)家局將于7月中旬對(duì)我省2006年煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目及補(bǔ)貼資金使用和管理進(jìn)行抽查驗(yàn)收，各產(chǎn)區(qū)要抓緊完成各項(xiàng)工作的整改掃尾工作，切實(shí)做好迎檢準(zhǔn)備。二〇〇七年七月二十四日主題詞：煙草煙葉設(shè)施檢查通報(bào)分送：局領(lǐng)導(dǎo)、省局機(jī)關(guān)有關(guān)處室湖南省煙草專賣局辦公室2007年7月30日印發(fā)打字：黃小紅校對(duì)：陳洪浪（共印4份）49（八）報(bào)告報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)?？梢?jiàn)，“報(bào)告”是所有相對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)都能使用的文種。通常分為匯報(bào)工作報(bào)告，反映情況報(bào)告和答復(fù)詢問(wèn)報(bào)告三種?！皥?bào)告”屬上行文，主送機(jī)關(guān)應(yīng)是有隸屬關(guān)系的直接上級(jí)機(jī)關(guān)，一般不允許越級(jí)上報(bào)。需要注意的是不要“報(bào)告”、“請(qǐng)示”，相互混雜或夾雜?！皥?bào)告”事項(xiàng)不必批復(fù)，而“請(qǐng)示”事項(xiàng)必求批復(fù)；“報(bào)告”是事中或事后行文，而“請(qǐng)示”是事前行文；“報(bào)告”是陳述性上行文，而“請(qǐng)示”是請(qǐng)示性上行文?！皥?bào)告”的撰寫必須陳述清楚，文字結(jié)構(gòu)通常為“（情況）—問(wèn)題（或經(jīng)驗(yàn)、或原因）—意見(jiàn)（或建議、或做法）”；必須實(shí)話實(shí)說(shuō)，不能遮掩，不能推諉，不能違背事實(shí)真相；必須注重時(shí)效，不能拖延甚至不報(bào)。50

中國(guó)煙草總公司湖南省公司文件

湘煙財(cái)〔2007〕266號(hào)簽發(fā)人：呂剛中國(guó)煙草總公司湖南省公司關(guān)于2007年度財(cái)務(wù)預(yù)算編制情況的報(bào)告中國(guó)煙草總公司：根據(jù)《國(guó)家煙草專賣局辦公室關(guān)于2007年度行業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算編報(bào)有關(guān)問(wèn)題的通知》（國(guó)煙辦綜[2007]256號(hào)）的要求，我公司進(jìn)一步規(guī)范了全省各市州公司2007年度的預(yù)算編制工作，完善了預(yù)算編制方法及標(biāo)準(zhǔn)的審定，加強(qiáng)了預(yù)算執(zhí)行的分解與監(jiān)督，突出了預(yù)算管理的在經(jīng)營(yíng)管理51中的約束與激勵(lì)作用。按照國(guó)家局下達(dá)的各項(xiàng)計(jì)劃指標(biāo)，依據(jù)各單位預(yù)算上報(bào)情況，現(xiàn)將我省2007年度財(cái)務(wù)預(yù)算的主要指標(biāo)匯報(bào)如下：

1、我省煙草商業(yè)系統(tǒng)稅利預(yù)算：2007年度我省系統(tǒng)各市州公司預(yù)計(jì)實(shí)現(xiàn)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入268億元、稅利45億元、利潤(rùn)總額36億元。預(yù)計(jì)實(shí)現(xiàn)卷煙銷量222萬(wàn)箱，煙葉調(diào)撥數(shù)量290萬(wàn)擔(dān)，三項(xiàng)費(fèi)用率控制在9%以內(nèi)。

2、省級(jí)公司本級(jí)費(fèi)用預(yù)算：預(yù)計(jì)省級(jí)公司三項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算達(dá)1.66億元，原因是新辦公設(shè)施的啟用及清產(chǎn)核資的影響，預(yù)計(jì)折舊費(fèi)用、壞帳準(zhǔn)備會(huì)比上年有一定幅度的增長(zhǎng)。

3、我省煙草商業(yè)系統(tǒng)資本性支出預(yù)算：資本性支出預(yù)計(jì)將達(dá)到12.2億元，主要為：基本建設(shè)項(xiàng)目8.8億元、購(gòu)置固定資產(chǎn)1.7億元、技術(shù)改造項(xiàng)目2400萬(wàn)元、信息化建設(shè)4600萬(wàn)元、無(wú)形資產(chǎn)支出8800萬(wàn)元等。上述支出主要用于卷煙物流設(shè)施、煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)以及部分地區(qū)辦公條件的改善。附表：1、2007年度煙草商業(yè)企業(yè)稅利預(yù)算表

2、2007年度煙草商業(yè)企業(yè)省級(jí)公司本級(jí)費(fèi)用預(yù)算表

3、2007年度煙草商業(yè)企業(yè)資本性支出預(yù)算表

二〇〇七年八月十七日主題詞：煙草財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告分送：局領(lǐng)導(dǎo)湖南省煙草公司辦公室2007年8月17日印發(fā)打字：黃小紅校對(duì)：李旭怡（共印4份）52（九）函函：適用于不相隸機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求和答復(fù)審核事項(xiàng)。“函”屬使用廣泛的義種，屬平行文，用于平行機(jī)關(guān)之間和下相隸屬單位之間的往來(lái)。因此，各級(jí)機(jī)關(guān)都可使用，上下左右都可發(fā)函。“函”依據(jù)其用途，大體可分商洽函、詢問(wèn)函、申請(qǐng)函、答復(fù)函、告知函5種；依據(jù)其行文方向，分為來(lái)函、復(fù)函2種。實(shí)際工作中要特別提請(qǐng)注意的是，許多該用“函”的時(shí)候往往用了“請(qǐng)示”和“批復(fù)”，黨政機(jī)關(guān)中管人、管錢的部門更為突出，似乎不用“請(qǐng)示”不足以表達(dá)本機(jī)關(guān)的謙恭，不用“批復(fù)”不足以體現(xiàn)本機(jī)關(guān)的權(quán)威。53例如:

湖南省煙草專賣局文件

湘煙?！?007〕246號(hào)湖南省煙草專賣局關(guān)于岳陽(yáng)黃金葉新技術(shù)開發(fā)有限公司有關(guān)事項(xiàng)的答復(fù)意見(jiàn)的函岳陽(yáng)黃金葉新技術(shù)開發(fā)有限公司：《關(guān)于核發(fā)我公司煙葉臨時(shí)收購(gòu)許可證的報(bào)告》和《關(guān)于請(qǐng)求辦理造紙法煙草薄片成品試銷和煙梗、煙末準(zhǔn)購(gòu)的有關(guān)專賣手續(xù)的報(bào)告》收悉?，F(xiàn)答復(fù)如下：1、根據(jù)《中華人民共和國(guó)煙草專賣法》的規(guī)定，煙草專賣生產(chǎn)企業(yè)的設(shè)立，必須經(jīng)國(guó)務(wù)院煙草專賣行政主管部門批準(zhǔn)，我局無(wú)權(quán)發(fā)放煙草專賣生產(chǎn)企業(yè)許可證。2、2007年3月7日，國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)令第51號(hào)發(fā)布并實(shí)施了新的《煙草專賣許可證管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱〈第51號(hào)令〉），該《辦法》規(guī)定了煙草專賣許可證只有四類：即煙草專賣生產(chǎn)企業(yè)許可證、煙草專賣批發(fā)企業(yè)許可證、特種煙草專賣經(jīng)營(yíng)企業(yè)許可證、煙草專賣零售許可證。根據(jù)《煙草專賣法》及其《實(shí)施條例》的有關(guān)規(guī)定，煙葉由煙草公司統(tǒng)一收購(gòu)，目前由省級(jí)局核發(fā)管理的“煙葉收購(gòu)許可證”是一種資格證明，僅限于組織本省

54系統(tǒng)內(nèi)煙葉生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位依法收購(gòu)煙農(nóng)種植的煙葉，因此，我局不能為你公司辦理“煙葉臨時(shí)收購(gòu)許可證”。

3、《第51號(hào)令》規(guī)定“取得煙草專賣許可證的企業(yè)，不得向無(wú)煙草專賣許可證的企業(yè)或者個(gè)人提供殘次煙葉或者廢棄的煙葉、煙末。不能回收利用的殘次煙葉或者廢棄的煙葉、煙末，應(yīng)當(dāng)予以銷毀”。2006年6月5日國(guó)家煙草專賣局下發(fā)了《國(guó)家煙草專賣局關(guān)于殘次和廢氣煙草專賣品管理的通知》（國(guó)煙法［2006］375號(hào)），文件要求“行業(yè)內(nèi)各工商企業(yè)，不得以任何名義和任何形式向行業(yè)外企業(yè)、單位提供殘次、廢棄煙葉、煙末。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的可以回收利用的殘次、廢棄煙葉、煙末，只能出售給行業(yè)內(nèi)再造煙葉、煙草薄片等有關(guān)生產(chǎn)企業(yè)；不能回收利用的，必須予以銷毀”。我省行業(yè)內(nèi)各煙葉復(fù)烤企業(yè)屬被委托復(fù)烤加工企業(yè)，未經(jīng)許可不得經(jīng)營(yíng)煙葉、復(fù)烤煙葉，更不能向你公司銷售煙葉、煙梗、煙末。

4、對(duì)行業(yè)外單位和個(gè)人在煙草專賣法律法規(guī)許可范圍內(nèi)自主組織進(jìn)行的煙草科研，我局一直予以支持。鑒于你公司是自主研發(fā)造紙法煙草薄片項(xiàng)目試生產(chǎn)，需要批量組織購(gòu)進(jìn)煙草專賣品原料和造紙法煙草薄片成品試銷，我局原支持你公司因造紙法煙草薄片研發(fā)工作調(diào)試設(shè)備需要購(gòu)進(jìn)了少量的煙梗、煙末，其組織管理方式不再適用現(xiàn)有的專賣管理規(guī)定。

5、你公司自主研發(fā)造紙法煙草薄片項(xiàng)目，請(qǐng)按照《國(guó)家煙草專賣局關(guān)于對(duì)九屆全國(guó)人大五次會(huì)議第3954號(hào)建議的答復(fù)》（國(guó)煙辦綜［2002］42號(hào)）和我局2002年9月25日《關(guān)于答復(fù)常寧市黃金葉公司〈請(qǐng)求批準(zhǔn)造紙法煙草薄片項(xiàng)目試生產(chǎn)報(bào)告〉的函》的答復(fù)意見(jiàn)辦理。

6、任何單位和個(gè)人未按國(guó)家計(jì)劃并取得行政許可擅自組織生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)煙草專賣品，均屬于非法生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)行為。55（此件不上網(wǎng)）二〇〇七年八月八日主題詞：煙草專賣意見(jiàn)函分送：局領(lǐng)導(dǎo)、辦公室（外事辦）、綜合計(jì)劃處（經(jīng)濟(jì)運(yùn)行處）、專賣監(jiān)督管理處（稽查總隊(duì)）、政策法規(guī)與體制改革處、煙葉管理處(科技處)湖南省煙草專賣局辦公室2007年8月8日印發(fā)打字：黃小紅校對(duì)：全小東(共印4份）56（十）命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施，嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。57（十一）議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人大常委會(huì)提請(qǐng)審議的事項(xiàng)。建議和提案的回復(fù)要引起重視。58（十二）公告、通告公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)?！肮妗?、“通告”都屬于發(fā)布性公文，但在使用時(shí)既要注意共性，也要注意個(gè)性。其共同特點(diǎn)是公開性、廣泛性、計(jì)重性。不同點(diǎn)在于從告知的事項(xiàng)者，公告重于通告；從告知的范圍看，公告大于通告；從發(fā)布機(jī)關(guān)看，公告高于通告；從發(fā)布方式看，公告廣于通告?！肮妗钡臉?biāo)題只有制文機(jī)關(guān)和文種兩個(gè)部分，不標(biāo)事由?！肮妗钡膬?nèi)容一是緣由（背景、依據(jù)、目的），二是事項(xiàng)。公告使用非常少，一般是中央、國(guó)務(wù)院，省委都很少用，行業(yè)和單位更少?！巴ǜ妗狈种招酝ǜ婧头ㄒ?guī)性通告兩種?！巴ǜ妗钡淖珜懸⒁獾氖牵浩?，文字要簡(jiǎn)；表述明確，謹(jǐn)訪歧議；文種準(zhǔn)確，不能濫用。59五、常見(jiàn)的錯(cuò)誤及問(wèn)題(一)公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象

1、發(fā)文字號(hào)標(biāo)注不規(guī)范

2、公文的標(biāo)題不規(guī)范。

3、引用文號(hào)不規(guī)范。

4、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范

5、成文日期標(biāo)識(shí)不規(guī)范

6、印章加蓋不規(guī)范。

7、附件標(biāo)注不規(guī)范。

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9、抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)域不規(guī)范。

10、公文中的表格不規(guī)范。

11、版記不規(guī)范。

12、發(fā)文名稱標(biāo)識(shí)不規(guī)范。601、發(fā)文字號(hào)標(biāo)注不規(guī)范。發(fā)文字號(hào)的一個(gè)重要作用就是分類存檔、方便查閱。它具有特別的區(qū)分意義，一旦設(shè)置就具有了在一定范圍內(nèi)的唯一性和獨(dú)有性?！豆母袷健芬?guī)定，“發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成?！痹趯?shí)際工作中，有些單位把機(jī)關(guān)的簡(jiǎn)稱直接作為機(jī)關(guān)代字使用，致使文號(hào)太長(zhǎng)。聯(lián)合行文時(shí)，出現(xiàn)幾個(gè)發(fā)文字號(hào)。有的單位發(fā)文字號(hào)的年份用圓括號(hào)“（）”括入，而不是用規(guī)范的六角括號(hào)“[]”，對(duì)于字號(hào)和字體，有的用小3號(hào)；有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發(fā)文字號(hào)序號(hào)不編虛位（即1不編為001）、不加“第”字的規(guī)定，出現(xiàn)“×發(fā)[×××]00×號(hào)”、“×發(fā)[×××]第×號(hào)”等不規(guī)范格式。612、公文的標(biāo)題不規(guī)范。按照《辦法規(guī)定》：“公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種組成。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。”有些單位不規(guī)范的做法是：一是標(biāo)題中不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)；二是標(biāo)題濫用符號(hào)。標(biāo)題中使用了多種標(biāo)點(diǎn)符合，較多的是使用逗號(hào)、頓號(hào)和書名號(hào)等。623、引用文號(hào)不規(guī)范?！掇k法》規(guī)定“引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)”。按要求，引用公文一是要準(zhǔn)確，不能隨意簡(jiǎn)化；二是要完整，并注意排列順序。但有些單位公文中，將其前后倒置。有的先引文號(hào)后引標(biāo)題，有的只引文號(hào)不引標(biāo)題，有的只引標(biāo)題不引文號(hào)。書寫使用應(yīng)當(dāng)注意必然將“發(fā)文字號(hào)”要素用圓括號(hào)括入，以標(biāo)注的形式出現(xiàn)。例如，“據(jù)××辦發(fā)[2005]12號(hào)文《關(guān)于×××的通知》”，其引用文號(hào)的辦法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方法應(yīng)為“據(jù)《關(guān)于×××通知》（××辦發(fā)[2005]12號(hào)）?！?34、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范。依照《辦法》第二十五條第（九）項(xiàng)規(guī)定：“公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。”規(guī)范的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要求，第一層為“一”，第二層為“（一）“，第三層為“1”，第四層次為“（1）”。而在使用中常出現(xiàn)的問(wèn)題：一是層次順序顛例，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒置。二是層次跳躍，或在“（一）、”“（1）”后加頓號(hào)，寫成“一”、或“（1）”等。645、成文日期標(biāo)識(shí)不規(guī)范。常出現(xiàn)的問(wèn)題：一是未用漢字將年、月、日標(biāo)全，使用阿拉伯?dāng)?shù)字表達(dá)年份，如把成文日期標(biāo)成“2005年2月1日”，或把“Ο”寫為“0”或“零”，或?qū)ⅰ岸稹鹞迥辍睂憺槎?0五年。二是年份寫成兩位，沒(méi)有寫足四位，比如，把“二○○五年”寫成“○五年”或把“2005年”寫成“05年”等。三是標(biāo)注位置太低或太高，以至于印章距正文太遠(yuǎn)或蓋壓正文。四是把擬文日期作為成文日期。五是把修改日期或送簽日期作為成文日期。六是聯(lián)合行文以主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)日期作為成文日期。656、印章加蓋不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對(duì)公文負(fù)責(zé)的憑證，必須規(guī)范使用，但常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象：一是不加蓋印章。按規(guī)定，行政公文除會(huì)議紀(jì)要外，必須加蓋印章，而有的正式公文就不蓋印。二是印章蓋得不符合要求，有的歪斜，有的蓋在正文上。三是印章未居中下壓成文時(shí)間，蓋印距正文太遠(yuǎn)。四是在單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文落款處署制發(fā)機(jī)關(guān)名稱，并把印章蓋在公文制發(fā)機(jī)關(guān)名稱的位置上。667、附件標(biāo)注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在：一是附件和正文間隔或大或小，附件頂格標(biāo)識(shí)。二是把被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)和發(fā)布的內(nèi)容，作為附件處理。三是附件說(shuō)明與附件的標(biāo)題不一致，有的附件標(biāo)題縮小。四是附件說(shuō)明的順序與附件的順序不一致，有的附件的序號(hào)使用漢語(yǔ)數(shù)字標(biāo)識(shí)，附件名稱后加標(biāo)點(diǎn)符合。五是附件跟附注區(qū)分為清，在印發(fā)文件時(shí)不管是附件還是附注全當(dāng)作附件，導(dǎo)致關(guān)系的確認(rèn)錯(cuò)誤。678、附注標(biāo)注不規(guī)范。附注主要用以注釋和說(shuō)明公文中的其他區(qū)域不便說(shuō)明的各項(xiàng)事項(xiàng)。大多數(shù)單位對(duì)這個(gè)格式內(nèi)容不了解，因而用起來(lái)常常放在正文后。按照要求應(yīng)在成立日期下一行空2個(gè)字加括號(hào)標(biāo)注此項(xiàng)。689、抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)域不規(guī)范。抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)域用來(lái)標(biāo)識(shí)除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。但有些機(jī)關(guān)公文已主送上級(jí)機(jī)關(guān)，又同時(shí)抄送該部門的領(lǐng)導(dǎo)。在抄送標(biāo)識(shí)域內(nèi)出現(xiàn)“抄報(bào)”，頂格標(biāo)識(shí)“抄送”，回行時(shí)與“抄送”對(duì)齊，最后一個(gè)名稱后不加句號(hào)等不規(guī)范問(wèn)題。6910、公文中的表格不規(guī)范。有些公文把表格的頁(yè)碼混合于文字頁(yè)的頁(yè)碼位置，表格的單雙頁(yè)碼表頭排放隨意。按規(guī)定，橫排的表格單頁(yè)碼應(yīng)置于表的左下角，雙頁(yè)碼應(yīng)置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。但在實(shí)際工作中常常混淆。7011、版記不規(guī)范。常出現(xiàn)不規(guī)范的做法是：一是沒(méi)有版記。有的部門公文其他格式相當(dāng)規(guī)范，但就是沒(méi)有版記。二是版記位置不對(duì)。三是在發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)或有附件的公文中，將版記置于一份公文的中間部位，即在印章之后，被發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)化、印發(fā)內(nèi)容或附件之前，將一篇公文分成了兩部分。四是不畫版記內(nèi)的三條黑色反線，有的只畫主題詞下的一條。五是印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等項(xiàng)目都頂格打印，有的左空或大或少，印發(fā)日期或混同于成文日期，或用漢語(yǔ)數(shù)字標(biāo)識(shí)。7112、發(fā)文名稱標(biāo)識(shí)不規(guī)范。《公文格式》規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)“由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后為加‘文件’組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。“但有些機(jī)關(guān)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，不規(guī)范。一是上行文沒(méi)留批示域，或批示域不符合規(guī)定。二是平行文、下行文用上行文的版頭。三是未使用”紅頭“的正式發(fā)文形式，用白紙制公文。如此種種，嚴(yán)重削弱了公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。72（二）文種的選用錯(cuò)誤2000年8月23日國(guó)務(wù)院布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）規(guī)定國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文為十三種：命令（令）、議案、公告、通告、決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要?！掇k法》不僅規(guī)定了行政公文的名稱和種類，還規(guī)定了各文種的使用情況，使每一文種在使用上都有內(nèi)容、職權(quán)范圍、行文關(guān)系、行文目的限定。73一是將“請(qǐng)示”誤用為“報(bào)告”?！掇k法》明確指出：“請(qǐng)示”適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，“報(bào)告”適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。而現(xiàn)實(shí)工作中，人們常常將“請(qǐng)示”“報(bào)告”混為一談，或誤以為“報(bào)告”亦能承擔(dān)“請(qǐng)示”功能：下級(jí)報(bào)告請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)解決某一問(wèn)題，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)常謂“寫一份報(bào)告來(lái)”，其實(shí)應(yīng)當(dāng)用“請(qǐng)示”?！丁痢潦袩煵菥株P(guān)于固定資產(chǎn)處理事項(xiàng)報(bào)告》、《××市煙草局關(guān)于向?yàn)?zāi)區(qū)捐贈(zèng)款的報(bào)告》等文稿也并不少見(jiàn)，事實(shí)上從其標(biāo)題的事由就可以看出它們旨在請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示或批準(zhǔn)，文種應(yīng)用“請(qǐng)示”而非“報(bào)告”。74二是將“函”誤用為“請(qǐng)示”。如果說(shuō)將“請(qǐng)示”誤用為“報(bào)告”一般是人們不甚知曉所致，將“函”誤用為“請(qǐng)示”則常常是人們明知故錯(cuò)，有意為之。××市煙草局關(guān)于申請(qǐng)減（免）更換營(yíng)業(yè)執(zhí)照登記費(fèi)的請(qǐng)示；××市煙草局關(guān)于免征部分商稅的請(qǐng)示……如此等等，對(duì)照《辦法》，我們可以知道，以上兩例文種的選用是錯(cuò)誤的，誤將“函”用成了“請(qǐng)示”?！掇k法》規(guī)定：向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)用“請(qǐng)示”，向不相隸屬機(jī)關(guān)詢問(wèn)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)用“函”。也就是說(shuō)，雖然“請(qǐng)示”和“函”均可用于請(qǐng)求解答問(wèn)題或請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，但它們的受文機(jī)關(guān)（及其與受文機(jī)關(guān)的關(guān)系）截然不同：“請(qǐng)示”的受文機(jī)關(guān)是發(fā)文機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)，“函”的受文機(jī)關(guān)是不相隸屬機(jī)關(guān)。上述“病例”的受文機(jī)關(guān)是不相隸屬機(jī)關(guān)，因此該用“函”行文。區(qū)別很簡(jiǎn)單，但普遍地并且一而再、再而三出錯(cuò)，理由也很簡(jiǎn)單：受文機(jī)關(guān)收受“請(qǐng)示”，倍感發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)的“尊重”，自然“心情”見(jiàn)好；發(fā)文機(jī)關(guān)故作低態(tài)，博得受文機(jī)關(guān)的同情與好感，則能較為順利地達(dá)到目的。75三是將“意見(jiàn)”誤用為“請(qǐng)示”或“報(bào)告”?！掇k法》規(guī)定：“意見(jiàn)”適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。而工作中常見(jiàn)的《關(guān)于我局對(duì)×××處理情況的的請(qǐng)示》、《關(guān)于妥善解決煙葉富余人員相關(guān)問(wèn)題的請(qǐng)示》、《關(guān)于進(jìn)一步做好取消縣級(jí)公司法人資格后相關(guān)工作的報(bào)告》等，不論從其標(biāo)題的事由還是從其文稿內(nèi)容，都能明顯讀出其目的不是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)，也不是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)，而是借文稿提出該機(jī)關(guān)的見(jiàn)解和處理方法，因此不該用“請(qǐng)示”或“報(bào)告”，應(yīng)該用“意見(jiàn)”。之所以誤將“意見(jiàn)”用作“報(bào)告”，主要是犯了經(jīng)驗(yàn)主義錯(cuò)誤（2000年8月以前的《辦法》未將“意見(jiàn)”納入正式公文，“向上級(jí)機(jī)關(guān)提出意見(jiàn)或者建議”用“報(bào)告”），加上“請(qǐng)示”“報(bào)告”常常被混淆使用所致。76五、起草公文中需要注意的幾個(gè)問(wèn)題擬稿人在起草公文時(shí)，一般按照以下5個(gè)步驟進(jìn)行：

一是擬稿人接受領(lǐng)導(dǎo)交辦起草公文的任務(wù)；

二是擬稿人根據(jù)起草公文的內(nèi)容選擇確定起草公文的文種；

三是擬稿人根據(jù)起草公文的內(nèi)容選擇確定起草公文的種類（紙質(zhì)或電子）；

四是擬稿人填寫或選擇發(fā)文稿紙的“公文要素”；

五是擬稿人撰寫起草公文的內(nèi)容。

77

（一）接受起草公文任務(wù)時(shí)需要注意的問(wèn)題

擬稿人在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦起草公文的任務(wù)時(shí)，需要注意以下問(wèn)題：

1．要全面了解起草公文的情況。如前期是否在有關(guān)會(huì)議上討論、有關(guān)部門的意見(jiàn)、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的指示等。

2．要收集齊與起草公文有關(guān)的材料。如請(qǐng)示件的附件是否齊全

3．要根據(jù)起草公文的內(nèi)容確定是否要先簽報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)。如起草召開計(jì)劃外會(huì)議的通知，要先簽報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后再起草公文。78（二）選擇確定起草公文文種時(shí)需要注意的問(wèn)題

擬稿人在這個(gè)步驟中需要注意的問(wèn)題有以下幾個(gè)：

1．?dāng)M稿人在選擇確定起草公文的文種時(shí)，要在規(guī)定的范圍內(nèi)選擇確定，以避免發(fā)生錯(cuò)誤使用不是公文文種的現(xiàn)象。

煙草行業(yè)的公文文種在《國(guó)家煙草專賣局中國(guó)煙草總公司機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)煙辦[2001]256號(hào)，以下簡(jiǎn)稱《機(jī)關(guān)公文處理辦法》）中規(guī)定了13個(gè)。擬稿人一定要根據(jù)起草公文的內(nèi)容在這13個(gè)文種中選擇1個(gè)，而且只能在這13個(gè)文種里面選擇，13個(gè)文種以外的“文種”是不能作為公文文種的。如有的擬稿人錯(cuò)誤的選擇了“申請(qǐng)”、“建議”等《機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定以外的不是公文文種的“文種”。

2．在選擇確定公文文種時(shí)，一定要根據(jù)起草公文的內(nèi)容來(lái)選擇使用上行文的文種、平行文的文種、下行文的文種，以避免發(fā)生公文文種使用錯(cuò)誤的現(xiàn)象。

在《機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的13個(gè)文種中，常使用的是上行文的文種有“報(bào)告”、“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”等3種；平行文的文種有“函”、“意見(jiàn)”2種；下行文的文種有“命令（令）”、“決定”、“通知”、“通報(bào)”、“批復(fù)”、“意見(jiàn)”、“會(huì)議紀(jì)要”等7種。注意一定要根據(jù)起草公文的內(nèi)容來(lái)分別選擇，否則容易出現(xiàn)文種使用錯(cuò)誤的現(xiàn)象。如有的擬稿人需要起草的公文是上行文的文種“請(qǐng)示”時(shí)，錯(cuò)誤的選擇了平行文的文種“意見(jiàn)”或下行文的文種“通知”。

3．“決定”、“通知”、“報(bào)告”、“請(qǐng)示”、“批復(fù)”、“函”等11種常用的公文文種的定義、特點(diǎn)、結(jié)構(gòu)、撰寫要求詳見(jiàn)國(guó)家局辦公室編發(fā)的《煙草行業(yè)公文寫作實(shí)用指南》一書。79（三）選擇確定起草公文種類時(shí)需要注意的問(wèn)題

擬稿人在選擇確定起草公文的種類時(shí)，需要注意的問(wèn)題有以下幾個(gè)：

1．要根據(jù)起草公文的內(nèi)容選擇使用紙質(zhì)或電子公文。

目前，機(jī)關(guān)公文分為紙質(zhì)和電子兩種。紙質(zhì)公文是指在文件起草過(guò)程使用紙質(zhì)發(fā)文稿紙擬稿、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程由紙直接運(yùn)行形成的文件。電子公文是指在文件起草過(guò)程、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程都在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中完成形成的文件。紙質(zhì)公文和電子公文具有同等法律效力，擬稿人要根據(jù)起草文件的內(nèi)容，選擇確定使用哪類公文。當(dāng)文件內(nèi)容涉及需要保密的是國(guó)家秘密、機(jī)密或行業(yè)機(jī)密時(shí)，要選擇使用紙質(zhì)公文；文件內(nèi)容涉及需要保密的是行業(yè)秘密或不需要保密時(shí)，要選擇使用電子公文。

提示：帶國(guó)家“秘密”、“機(jī)密”和“行業(yè)機(jī)密”級(jí)文件一定要使用紙質(zhì)公文，不許使用電子公文；其他文件要一律使用電子公文。80

2．使用紙質(zhì)公文需要注意的問(wèn)題。

一是擬稿人在起草紙質(zhì)公文時(shí)要根據(jù)文件的內(nèi)容選擇發(fā)文稿紙。目前，我省有局發(fā)文、公司發(fā)文、黨組發(fā)文、局辦公室發(fā)文、公司辦公室發(fā)文等幾種發(fā)文稿紙供擬稿人選擇（地方有關(guān)部門聯(lián)合發(fā)文除外，下同）。

二是國(guó)家對(duì)需要?dú)w檔公文擬稿時(shí)使用的筆有明確規(guī)定，擬稿人一定要使用符合規(guī)定的簽字筆或鋼筆進(jìn)行起草。

三是要按《機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，在發(fā)文稿紙“公文要素”中的“密級(jí)”處標(biāo)明“秘密”或“機(jī)密”或“行業(yè)機(jī)密”字樣。

四是文件在完成部門運(yùn)轉(zhuǎn)后改動(dòng)比較大的，在送局辦公室核稿前要進(jìn)行清稿。

五是文件要按有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)和管理。813．使用電子公文需要注意的問(wèn)題。

一是擬稿人在起草電子公文時(shí)一定要根據(jù)文件的內(nèi)容選擇發(fā)文稿紙。擬稿人在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中起草公文時(shí)，也有局發(fā)文、公司發(fā)文、黨組發(fā)文、局辦公室發(fā)文稿紙等多種發(fā)文稿紙供擬稿人選擇。擬稿人一定要按照要求選擇發(fā)文稿紙，當(dāng)擬稿人錯(cuò)誤的選擇了發(fā)文稿紙后，由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中不同發(fā)文稿紙運(yùn)行的路徑不同，后面的流程無(wú)法進(jìn)行相應(yīng)的處理，只有退回?cái)M稿人重新選擇正確的發(fā)文稿紙?jiān)僦匦缕鸩荨?/p>

二是要根據(jù)起草公文的內(nèi)容，在發(fā)文稿紙“公文要素”中的“密級(jí)”處選擇“行業(yè)秘密”或“無(wú)”字樣。

三是擬稿人完成擬稿后，要按不同發(fā)文流程的規(guī)定進(jìn)行文件運(yùn)轉(zhuǎn)。

四是部門（單位）的文書管理員也要按不同發(fā)文流程的規(guī)定進(jìn)行文件運(yùn)轉(zhuǎn)。82（四）選擇發(fā)文類型選擇時(shí)需注意的問(wèn)題1、正確選擇局或公司發(fā)文。按照國(guó)家局的要求，行業(yè)的固定資產(chǎn)投資、處置，兩煙生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的具體工作，以公司的名義行文；行業(yè)的宏觀管理、專賣執(zhí)法、行政審批、政策法規(guī)、體制改革等原則上以專賣局名義行文。2、正確使用局辦發(fā)文和公司辦發(fā)文。具體事務(wù)工作如會(huì)議通知、培訓(xùn)通知、檢查通知、活動(dòng)通知以局辦發(fā)文或公司辦發(fā)文。3、正確使用函件。目前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中分別有局發(fā)函、公司發(fā)函、黨組發(fā)函和部門發(fā)函。與外單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系原則上以函件形式辦理，根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行選擇局函頭、公司函頭、黨組函頭，可編函號(hào)也可不編函號(hào)。編號(hào)規(guī)則為湘煙辦函[2007]××號(hào)。同時(shí)應(yīng)區(qū)別部門發(fā)函。4、正確使用部門發(fā)函和部門通知。此兩種的設(shè)置主要是為了方便工作，并且要求只能部門對(duì)部門，不能部門對(duì)單位。部門發(fā)函只在機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，部門通知可在系統(tǒng)內(nèi)使用（省局目前的使用權(quán)限只有辦公室、信息中心、煙葉、安全、食堂、銷售、人事等七部門使用），內(nèi)容主要是部門分線間的工作安排、材料收集等。5、正確使用匯報(bào)材料和簽呈。匯報(bào)材料是為了減少紙質(zhì)文稿的流轉(zhuǎn)、留痕備查、方便工作而設(shè)計(jì)的一個(gè)流程、只在機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，大的方面可以相當(dāng)于上下單位“報(bào)告”文種內(nèi)容；簽呈也只在內(nèi)部使用，相當(dāng)于上下單位的“請(qǐng)示”文種內(nèi)容。83（五）在填寫發(fā)文稿紙“公文要素”時(shí)需要注意的問(wèn)題

在發(fā)文稿紙上需要擬稿人填寫或選擇（電子公文中有的是選擇）的“公文要素”中，有12項(xiàng)內(nèi)容由于擬稿人對(duì)其中的項(xiàng)目的含義不明白或?qū)τ嘘P(guān)規(guī)定不清楚，經(jīng)常在填寫或選擇時(shí)出現(xiàn)了一些錯(cuò)誤。下面按12項(xiàng)內(nèi)容在發(fā)文稿紙從上至下的順序，分別提出在填寫或選擇時(shí)需要注意的問(wèn)題。84

1．“緩急”：指文件的緊急程度，分為“普通”、“急件”、“特急”。需要注意的問(wèn)題：

要根據(jù)文件內(nèi)容的緊急程度，正確的選擇或填寫。不同的文件內(nèi)容，決定不同的緊急程度。當(dāng)文件的內(nèi)容可以按正常的時(shí)間運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，要選擇“普通”；當(dāng)文件的內(nèi)容比較急，運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間需要快一點(diǎn)時(shí)，要選擇“急件”；當(dāng)文件的內(nèi)容特別急，需要局領(lǐng)導(dǎo)馬上簽發(fā)時(shí)，要選擇“特急”。但有的擬稿人對(duì)此理解不清楚，如，有的無(wú)論文件內(nèi)容急不急，一概錯(cuò)誤選擇“特急”；有的文件的內(nèi)容比較急，反而錯(cuò)誤選擇“普通”。

2．“密級(jí)”：指文件的密級(jí)程度，分為國(guó)家“秘密”、“機(jī)密”和“行業(yè)機(jī)密”、“行業(yè)秘密”及“無(wú)”。需要注意的問(wèn)題：

一是紙質(zhì)文件的密級(jí)已在《機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定，擬稿人要根據(jù)起草文件的內(nèi)容按規(guī)定標(biāo)注。

二是“行業(yè)機(jī)密”、“行業(yè)秘密”的范圍已在《國(guó)家煙草專賣局辦公室關(guān)于國(guó)家局（總公司）機(jī)關(guān)實(shí)行文件加密制度有關(guān)問(wèn)題的通知》（國(guó)煙辦文[2005]490號(hào)）中明確規(guī)定，擬稿人要根據(jù)起草文件的內(nèi)容按規(guī)定標(biāo)注或選擇。

三是由于所有帶國(guó)家“機(jī)密”、“秘密”的文件和“行業(yè)機(jī)密”級(jí)的文件都要按紙質(zhì)文件運(yùn)行不許進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中只有選擇“行業(yè)秘密”、“無(wú)”字樣。

四是“行業(yè)秘密”級(jí)文件在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中運(yùn)行時(shí)，擬稿人、部門（單位）文書管理員、部門（單位）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)人、局辦公室核稿人、局領(lǐng)導(dǎo)秘書等各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人在辦理完畢后，在自己的“已辦公文”中只顯示標(biāo)題，不再顯示正文，亦不能查閱打印85

3．“會(huì)簽”：指文件需要會(huì)簽的部門。如何確定會(huì)簽部門：

一是當(dāng)起草的文件內(nèi)容涉及到其他有關(guān)部門（單位）的職責(zé)范圍時(shí)，要送有關(guān)部門（單位）會(huì)簽。

二是起草的有關(guān)規(guī)定、制度、規(guī)則、辦法及合同、章程批復(fù)等規(guī)范性文件時(shí)，要送法規(guī)部門會(huì)簽以確保文件不出現(xiàn)違法、違規(guī)問(wèn)題。

三是局領(lǐng)導(dǎo)交辦或局辦公會(huì)議確定的事項(xiàng)，牽頭部門起草文件后要送有關(guān)協(xié)辦部門會(huì)簽。

需要注意的問(wèn)題：

一是會(huì)簽部門（單位）要及時(shí)會(huì)簽，當(dāng)部門（單位）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)，要由按照部門（單位）《工作規(guī)則》委托的人員會(huì)簽，會(huì)簽部門必須明確表態(tài)“同意”、“不同意”或提出相關(guān)的建議意見(jiàn)。二是主辦部門對(duì)會(huì)簽部門（單位）會(huì)簽意見(jiàn)的處理情況要寫在“辦理意見(jiàn)”中，不予采納的要說(shuō)明原因，以便與文件一起報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)。86

4．“主送”：指文件的主要受理機(jī)關(guān)（需要發(fā)往的單位）。需要注意的問(wèn)題（包括下面的“抄送”、“分送”）：一是在填寫單位名稱時(shí)，一定要根據(jù)發(fā)往單位的不同，分別填寫。二是單位名稱使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一定要使用規(guī)范的簡(jiǎn)稱。

三是當(dāng)主送單位比較多時(shí)，可以先將市州依次寫完后再寫統(tǒng)一的具體名稱。如，“長(zhǎng)沙市煙草專賣局（公司）、湘潭市煙草專賣局（公司）、岳陽(yáng)市煙草專賣局（公司），可以寫為“長(zhǎng)沙、湘潭、岳陽(yáng)市煙草專賣局（公司）”；“長(zhǎng)沙市煙草專賣局（公司）、湘西自治州煙草專賣局（公司）”可以寫為“長(zhǎng)沙、湘西市州煙草專賣局（公司）”。

四是一般情況下不越級(jí)發(fā)文，機(jī)關(guān)只向行業(yè)各直屬單位發(fā)文。87五是當(dāng)主送是“各有關(guān)單位”（在主送單位太多時(shí)減少文字?jǐn)?shù)量）時(shí)，擬稿人要將各有關(guān)單位的具體名稱另外附紙或在電子公文的“辦文說(shuō)明”中依次列出，以便文件打印出來(lái)后的發(fā)送。

六是當(dāng)不同單位之間不是并列關(guān)系時(shí)，單位名稱之間要使用逗號(hào)，不要使用頓號(hào)。如，象國(guó)家局發(fā)文中，有的擬稿人將“北京市煙草專賣局（公司），河北中煙工業(yè)公司”錯(cuò)寫成“北京市煙草專賣局（公司）、河北中煙工業(yè)公司”；有的擬稿人將“北京市煙草專賣局（公司），中國(guó)卷煙銷售公司”錯(cuò)寫成“北京市煙草專賣局（公司）、中國(guó)卷煙銷售公司”。

七是要注意填寫順序。一般情況下，行業(yè)單位在前、機(jī)關(guān)的單位在后。88

5.“抄報(bào)”：指文件除主送機(jī)關(guān)外的需要執(zhí)行或知曉的其他機(jī)關(guān)。需要注意的問(wèn)題：

需要抄報(bào)的單位，一般是上級(jí)單位。如以局辦公室名義轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院有關(guān)部門文件時(shí)，要抄報(bào)有關(guān)部門。89

6.“抄送”：指文件除主送機(jī)關(guān)外的需要知曉的其他機(jī)關(guān)。需要注意的問(wèn)題：

一是需要抄送的單位，可以是上級(jí)單位或下級(jí)單位，有時(shí)是個(gè)人（離任審計(jì)通知）。

二是在向上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)報(bào)下屬單位請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)，不可以抄送下屬單位。907.“分送”：指文件需要分送的單位。需要注意的問(wèn)題：

一是機(jī)關(guān)發(fā)的所有文件都要分送局、公司領(lǐng)導(dǎo)。

二是由于局辦公室是機(jī)關(guān)的綜合協(xié)調(diào)部門，機(jī)關(guān)所有的局發(fā)文、公司發(fā)文、局黨組發(fā)文都要分送局辦公室。

三是要分送所有會(huì)簽的部門。918.“附注”：指文件是否上網(wǎng)（《機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定），分為“此件可上網(wǎng)”、“此件不上網(wǎng)”。需要注意的問(wèn)題：

一是上網(wǎng)，此文件所有可以上局域網(wǎng)的人都可以看見(jiàn)；不上網(wǎng)，此文件在局域網(wǎng)上不能看見(jiàn)。上網(wǎng)或者不上網(wǎng)，要根據(jù)文件的內(nèi)容確定，當(dāng)文件的內(nèi)容可以讓所有上局域網(wǎng)的人都知道時(shí)，可以選擇“此件可上網(wǎng)”；當(dāng)文件的內(nèi)容只是讓主送單位知道，不希望其他單位（人）知道時(shí)，應(yīng)選擇“此件不上網(wǎng)”。如，行業(yè)各直屬單位都參加的會(huì)議通知，可以選擇“此件可上網(wǎng)”；只是批復(fù)或通知某單位的事項(xiàng)，應(yīng)選擇“此件不上網(wǎng)”。

二是不上網(wǎng)的文件的內(nèi)容只是不希望其他單位（人）知道，與要設(shè)密級(jí)的文件的內(nèi)容要求是不一樣的。所有帶國(guó)家“機(jī)密”、“秘密”和“行業(yè)機(jī)密”級(jí)的文件都使用紙質(zhì)公文不進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；“行業(yè)秘密”級(jí)電子公文進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，選擇“此件不上網(wǎng)”后，其他單位（人）在局域網(wǎng)上什么都看不見(jiàn)，各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員也只能看見(jiàn)標(biāo)題。92

9.“份數(shù)”：指文件需要打印的份數(shù)。需要注意的問(wèn)題：

一是只有帶國(guó)家“機(jī)密”、“秘密”和“行業(yè)機(jī)密”及發(fā)往行業(yè)外單位需要的紙質(zhì)公文要由擬稿人填寫具體份數(shù)。

二是電子公文的份數(shù)，由辦公室打字室確定，擬稿人不用填寫。93

10．“附件”：指文件正文所附的有關(guān)材料。需要注意的問(wèn)題：應(yīng)當(dāng)注明附件的順序和名稱。

一是附件必須有名稱，而且在注明時(shí)一定要與后面附件的名稱完全一致，同時(shí)不能加書名號(hào)，并要在后面附件第一行左上角處標(biāo)明：“附件：”字樣。但有的擬稿人對(duì)此要求不清楚，如，有的不注明；有的在注明時(shí)將“參加會(huì)議人員名單”錯(cuò)寫成“參會(huì)人員名單”；有的在注明時(shí)錯(cuò)寫成“《參加會(huì)議人員名單》”。

二是有2個(gè)以上附件在順序排列時(shí)，應(yīng)上下順序?qū)憺椋骸啊郊?.XXXXX’、‘2.XXXXX’、……”，不要寫成：“‘附件1：XXXXX’、‘2：XXXXX’、……”，同時(shí)要在后面附件第一行左上角處標(biāo)明：“附件1：”、“附件2：”、……字樣。

三是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子公文已將附件和正文放在了一起，此處為空白。但在電子公文正文的成文日期之上，也要按以上要求注明附件的順序和名稱。94

11.“主題詞”：指文件標(biāo)題中可以用來(lái)檢索的詞。在《煙草行業(yè)公文主題詞表》（國(guó)煙辦[1999]521號(hào)）中，規(guī)定了9類723個(gè)主