怎樣做好辦公室工作

關(guān)于怎樣做好辦公室工作第1頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三現(xiàn)代企業(yè)制度下運(yùn)行的公司各級(jí)行政辦公室，任務(wù)艱巨而繁重；擔(dān)當(dāng)工作樞紐、服務(wù)窗口和參謀部職能的辦公室，地位重要而特殊。如何做好新形勢下的辦公室工作，提升辦公室員工的素質(zhì)至關(guān)重要。為進(jìn)一步提升辦公室系統(tǒng)人員業(yè)務(wù)水平，幫助新進(jìn)員工盡快熟悉辦公室工作流程，更好地服務(wù)企業(yè)的中心工作，特制作了這樣一個(gè)PPT業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流平臺(tái)，以期對(duì)大家學(xué)習(xí)掌握辦公室業(yè)務(wù)有所幫助。第2頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三主要內(nèi)容1、辦公室職能定位2、辦公室主任定位3、辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力4、辦公室的主要工作任務(wù)第3頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三一、辦公室職能定位（一）綜合管理。辦公室是上傳下達(dá)，保證公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作中樞；是承上啟下，聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)和基層的橋梁；是溝通左右，協(xié)調(diào)公司各種工作關(guān)系的紐帶。負(fù)有承辦、協(xié)調(diào)、信息、調(diào)研、督辦、協(xié)辦、檔案、保密等綜合職能；

（二）綜合事（政）務(wù)。辦公室對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作部署進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事（政）務(wù)的參謀部；參與制定公司發(fā)展戰(zhàn)略、中長期發(fā)展規(guī)劃、年度方針目標(biāo)、重要工作部署和重大決策等，為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的情況、信息、資料、建議，是領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”；了解下情，吃透上情，領(lǐng)會(huì)精神，融會(huì)貫通，為領(lǐng)導(dǎo)起草重要講話和報(bào)告，是領(lǐng)導(dǎo)的“文膽”；

（三）綜合服務(wù)。辦公室是公司領(lǐng)導(dǎo)班子的辦事機(jī)構(gòu)，要努力做好四個(gè)服務(wù)——領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)主、基層、總部，做好公關(guān)、外聯(lián)、信訪、會(huì)務(wù)、接待等工作，成為公司對(duì)外的一個(gè)重要窗口，通過服務(wù)和接待展示公司的形象和風(fēng)貌。第4頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三二、辦公室主任定位兩句話:1.不是人做的事；2.是一般的人做不了的事。那到底是什么？是馬、是牛、是狗、是羊、是豬拉車的馬堅(jiān)韌吃草的牛負(fù)重看門的狗忠誠聽話的羊純樸受氣的豬糊涂做好四個(gè)“統(tǒng)一”：被動(dòng)性與主動(dòng)性的統(tǒng)一\服務(wù)性與發(fā)號(hào)性的統(tǒng)一\做小事與謀大局的統(tǒng)一\排憂解難與把關(guān)設(shè)坎的統(tǒng)一。第5頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三三、辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力(一)加強(qiáng)學(xué)習(xí)和實(shí)踐，努力培養(yǎng)“三種能力”。辦公室工作重要而復(fù)雜，瑣碎而無序，不僅需要具有寬泛的知識(shí)，而且需要具有很強(qiáng)的綜合能力。要適應(yīng)辦公室工作的要求，就必須不斷加強(qiáng)理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，注重實(shí)踐積累，努力培養(yǎng)“三種能力”。

1．加強(qiáng)政策理論學(xué)習(xí)，提高綜合協(xié)調(diào)能力。綜合協(xié)調(diào)能力就是辦公室執(zhí)行力和協(xié)調(diào)力之和，其高低最能體現(xiàn)辦公室工作水平。在工作中，需要辦公室協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，涉及到領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、部門關(guān)系、上下關(guān)系和內(nèi)外關(guān)系，矛盾多，難度大。這就要求我們辦公室工作人員在綜合協(xié)調(diào)時(shí)，既要堅(jiān)持原則，客觀公正；又要講究協(xié)調(diào)藝術(shù)，注重工作方法。要善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，找準(zhǔn)工作的切入點(diǎn)，以達(dá)到事半功倍的目的。

2．暢通渠道，提高做好信息調(diào)研工作的能力。信息是管理的基礎(chǔ)，決策的依據(jù)。辦公室是各種信息的集散地，是領(lǐng)導(dǎo)獲取信息的重要渠道。辦公室要利用和發(fā)揮好這個(gè)優(yōu)勢，對(duì)各種信息資料去粗取精、去偽存真，并加以整合提煉，為領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門提供服務(wù)。加強(qiáng)信息資料的及時(shí)報(bào)送是辦公室轉(zhuǎn)變職能、提升服務(wù)水平、發(fā)揮參謀助手作用的具體體現(xiàn)。我們要把各單位報(bào)送信息的質(zhì)量和數(shù)量作為評(píng)價(jià)辦公室工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。調(diào)查研究是成事之基，謀事之道，調(diào)查研究的成果同信息的最終作用一樣，是供領(lǐng)導(dǎo)做決策參考。辦公室要針對(duì)企業(yè)改革發(fā)展管理中的突出矛盾，制訂開展調(diào)查研究的重點(diǎn)課題，在深入調(diào)研的基礎(chǔ)上形成調(diào)研報(bào)告，供領(lǐng)導(dǎo)做決策參考。要勤學(xué)習(xí)、勤思考、勤實(shí)踐，不斷提高做好信息調(diào)研的能力。

3．打牢基礎(chǔ)，提高公文寫作能力。文字工作是辦公室工作的基礎(chǔ)，能不能寫出觀點(diǎn)新、內(nèi)容實(shí)、質(zhì)量高的文稿，體現(xiàn)了辦公室的水平。“成于微而見于著”。辦公室的主任和秘書人員，一定要有一種聞雞起舞的緊迫感，臥薪嘗膽的進(jìn)取心，從小事做起，從點(diǎn)滴做起，從今天做起，打牢理論基礎(chǔ)，打牢文字基礎(chǔ)，打牢業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，提高公文寫作能力。第6頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三（二）樹立服務(wù)意識(shí)，努力提高“三種素質(zhì)”。辦公室人員的素質(zhì)高低，直接影響辦公室工作的成效。一流的工作業(yè)績需要一流的素質(zhì)的員工去創(chuàng)造。辦公室的工作特性決定了辦公室人員的素質(zhì)相對(duì)其他業(yè)務(wù)部門的人員顯得參差不齊，因此，在配好辦公室人員隊(duì)伍的同時(shí)，不斷提高辦公室人員的思想、業(yè)務(wù)、作風(fēng)素質(zhì)也更顯緊迫。

1．要提高辦公室人員的思想政治素質(zhì)。辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，與上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)打交道多，了解上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)的決策過程，因此必須做到“不該說的堅(jiān)決不說”，要同上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)保持一致，自覺維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。辦公室人員要能夠正確處理苦與樂、得與失、個(gè)人利益與企業(yè)利益的關(guān)系，吃苦在前、享受在后、任勞任怨、樂于奉獻(xiàn)。這些都需要良好的思想素質(zhì)和崇高的思想境界作基礎(chǔ)。

2．著力“勤”與“實(shí)”，提高辦公室人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。業(yè)精于勤，勤能補(bǔ)拙，勤能減少工作的失誤，勤能提高工作的質(zhì)量。我們辦公室人員要做到“手勤、腿勤、腦勤”，通過“勤”提高我們的業(yè)務(wù)素質(zhì)?！皩?shí)”是我們辦公室人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的又一基本要求。陳云說過，“不唯上，不唯書，只唯實(shí)。”我們要講實(shí)話，辦實(shí)事，求實(shí)效。扎扎實(shí)實(shí)干事，坦坦蕩蕩做人，無嘩眾取寵之意，存淡泊名利之心。特別是向領(lǐng)導(dǎo)反映情況要真實(shí)，不能想當(dāng)然，不能道聽途說，不能欺上瞞下，這是辦公室人員最起碼的職業(yè)道德。

3．強(qiáng)化自律意識(shí)，提高辦公室人員的作風(fēng)素質(zhì)。辦公室是窗口部門，搞好廉政建設(shè)，對(duì)維護(hù)企業(yè)形象關(guān)系重大。辦公室人員由于工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，有些工作上的便利條件，但不能利用這些便利條件來以權(quán)謀私。要弘揚(yáng)正氣，提倡廉潔奉公，艱苦奮斗，公道正派，謙虛謹(jǐn)慎，做廉政的模范和表率。第7頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三四、辦公室的主要工作任務(wù)

“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”是對(duì)辦公室主要工作任務(wù)的精練概括。認(rèn)識(shí)秘書工作中的主要任務(wù),明確和突出不同的秘書工作的重心,有利于增強(qiáng)對(duì)整體秘書工作的全盤認(rèn)識(shí),以便更好地貫徹秘書工作的原則,把秘書工作做好。第8頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三（一）辦文辦文的“文”一般指公務(wù)文書(簡稱文書)。這里所說的“文”，泛指私人文書以外的所有文書，即社會(huì)組織（包括黨政機(jī)關(guān)、公司企業(yè)、事業(yè)單位、人民團(tuán)體等）在辦理公共事務(wù)過程中使用的各類文書。

1．公文的性質(zhì)、作用和種類（1）公告適用于向國內(nèi)外宣布重大事項(xiàng)或法定事項(xiàng)，所宣告的事項(xiàng)多屬于專業(yè)性或業(yè)務(wù)性的。通告適用的范圍，不僅限于上級(jí)對(duì)下級(jí)，不相隸屬的單位也可使用。（2）通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。公告與通告的區(qū)別：

a．受眾范圍不同。公告受眾范圍比通告廣。公告的對(duì)象則是國內(nèi)外，有時(shí)甚至通過登報(bào)、廣播的形式向全國、全世界發(fā)布。

b．發(fā)布目的不同。公告目的是周知，本身并無強(qiáng)制性；通告既用于周知，也可直接發(fā)布強(qiáng)制性措施。

c．重要程度不同。公告公布重要或法定事項(xiàng)，通告的內(nèi)容則是一般事務(wù)或業(yè)務(wù)事項(xiàng)的反映。第9頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三（3）通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通知是運(yùn)用最為廣泛的下行文，具有功能多樣性、一定的指導(dǎo)性、較強(qiáng)的時(shí)效性的特點(diǎn)。國務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)城市居民最低生活保障工作的通知

a.印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級(jí)機(jī)關(guān)，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。

b.指示性通知。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)某一項(xiàng)工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時(shí)，可使用這類通知。

c.知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項(xiàng)等。這種通知發(fā)送對(duì)象廣泛，對(duì)下級(jí)、平級(jí)均可發(fā)送。

d.事務(wù)性通知。用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)就某一具體事項(xiàng)布置工作，交待任務(wù)；同級(jí)機(jī)關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項(xiàng)具體工作的進(jìn)行或某一具體問題的解決要求對(duì)方配合、協(xié)助辦理等。

e.任免、聘用通知。用于任免或聘用人員職務(wù)等。通知的種類第10頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三（4）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。具有導(dǎo)向性、典型性、公開性的特點(diǎn)。銀監(jiān)會(huì)關(guān)于銀行業(yè)商業(yè)賄賂違法犯罪案件查處情況通報(bào)（5）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。關(guān)于加強(qiáng)財(cái)務(wù)決算報(bào)表工作的報(bào)告。工作報(bào)告。旨在向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作進(jìn)展情況和主要成效，為上級(jí)機(jī)關(guān)統(tǒng)一協(xié)調(diào)和掌握下屬工作情況提供參考依據(jù)。情況報(bào)告。旨在向上級(jí)機(jī)關(guān)反映客觀情況；督辦某些工作的情況；舉辦重大活動(dòng)、重要會(huì)議的基本情況；其他需要上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)了解和掌握的特殊情況。答復(fù)報(bào)告。是根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問作出的報(bào)告。

報(bào)告的種類第11頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三（6）請示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。凡涉及有關(guān)方針政策界限、工作中的重大問題、上級(jí)機(jī)關(guān)予以審核批準(zhǔn)的事項(xiàng)等諸多方面的內(nèi)容時(shí)，均應(yīng)使用“請示”文種。關(guān)于成立XXXX項(xiàng)目經(jīng)理部的請示

a.行文的超前性：請示必須在事前行文。

b.內(nèi)容的單一性：請示事項(xiàng)具有單一性，要求一文一事。

c.結(jié)果的求復(fù)性：請示的行文目的是請求上級(jí)批準(zhǔn)。

d.明顯的祈請性：所請之事只有經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)才能付諸行動(dòng)。

一是行文目的不同。請示旨在請示上級(jí)機(jī)關(guān)的指示和批準(zhǔn)，是為了解決具體問題；報(bào)告是一種陳述性文件，旨在單向反饋信息。二是行文時(shí)間不同。請示必須在事前行文，不能“先斬后奏”或擅自處理；報(bào)告在事中和事后行文。三是內(nèi)容要求不同。請示的內(nèi)容單純，必須遵循一文一事的原則；報(bào)告可以反映多方面的情況和問題。四是處理結(jié)果不同。請示要求上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)；報(bào)告則不需要。

請示的特點(diǎn)請示與報(bào)告的區(qū)別第12頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三（7）批復(fù)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請示事項(xiàng),具有指示性、針對(duì)性、結(jié)論性和簡明性。關(guān)于錦州紅河電子股份有限公司國有股權(quán)管理方案的批復(fù)（8）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函體現(xiàn)雙方平等溝通關(guān)系，對(duì)制發(fā)機(jī)關(guān)的資格要求很寬松，但內(nèi)容必須單一，一份函只能寫一件事項(xiàng)。關(guān)于銀行扣款侵權(quán)問題的復(fù)函（9）會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會(huì)議基本情況和議定事項(xiàng)，是貫徹落實(shí)會(huì)議精神、指導(dǎo)工作、解決問題、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，是會(huì)議信息的主要載體之一?！吨薪坏诙絼?wù)工程局有限公司總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要》（10）其他公文命令、決定、決議、意見、議案、公報(bào)、條例、規(guī)定、規(guī)則、公約、規(guī)程、細(xì)則、辦法、制度、章程、調(diào)查報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、感謝信、建議書、邀請書、請柬、賀信等。第13頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三

2．二航局常用公文（1）通知用于公司總部向全公司發(fā)布重大事項(xiàng)、重要管理制度或成立機(jī)構(gòu)等。該文種不適用上行文。關(guān)于印發(fā)2010年工作會(huì)暨九屆三次職代會(huì)會(huì)議文件的通知（2）報(bào)告一般用于與政府機(jī)關(guān)或中交股份的公文中。報(bào)告屬于上行文，制發(fā)報(bào)告能使上級(jí)隨時(shí)掌握下情，又能接受上級(jí)及時(shí)的指導(dǎo)和督促，為上級(jí)機(jī)關(guān)制定方針政策提供依據(jù)。主要有工作報(bào)告、會(huì)議報(bào)告、述職報(bào)告、檢查報(bào)告。注意事項(xiàng):報(bào)告中不得夾帶請示.（3）請示用于向中交股份請示、批準(zhǔn)的公文。主要有解答性請示、請求指示的請示、批轉(zhuǎn)性請示、請求解決問題的請示。注意事項(xiàng)：一文一事；單頭請示；不越級(jí)請示；不抄送下級(jí);不呈送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。關(guān)于對(duì)二航局青山區(qū)紅鋼城地塊進(jìn)行房地產(chǎn)開發(fā)的立項(xiàng)請示第14頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三（4）批復(fù)對(duì)公司下屬分、子公司請示事項(xiàng)的回復(fù)。關(guān)于《九江長江公路大橋B2合同段施工組織設(shè)計(jì)》的批復(fù)（5）函一般用于與政府機(jī)關(guān)或與業(yè)主單位的公文中。關(guān)于成立中交二航局華能海門電廠煤場回填工程項(xiàng)目經(jīng)理部的函（6）會(huì)議紀(jì)要注意事項(xiàng)：占有大量豐富的感性材料；突出會(huì)議的主題；條理清楚、邏輯性強(qiáng)、觀點(diǎn)鮮明；切忌將會(huì)議紀(jì)要寫成會(huì)議決議，也切忌將會(huì)議紀(jì)要寫成會(huì)議紀(jì)錄；忠于會(huì)議實(shí)際。（7）工作總結(jié)是通過對(duì)過去一階段工作的回顧和分析評(píng)價(jià)，歸納經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，得出規(guī)律性認(rèn)識(shí)的事務(wù)性文書。一般用于公司各部門和各單位季度、半年或年度小結(jié)?！?009年辦公室工作總結(jié)》第15頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三（8）經(jīng)驗(yàn)交流用來交流情況、交流經(jīng)驗(yàn)、交流體會(huì)，促進(jìn)工作，提高水平。經(jīng)驗(yàn)交流材料不屬于正式文件，也不是規(guī)范性公文，沒有特別的規(guī)定，也沒有固定的格式，是應(yīng)用文中限制最少的文種，可以寫的活潑。特點(diǎn)：思路要獨(dú)特；做法要先進(jìn)；效果要顯著?！端姆止窘?jīng)驗(yàn)交流材料》（2009年工作會(huì)議文件匯編）（9）調(diào)查報(bào)告調(diào)查報(bào)告是結(jié)合公司發(fā)展需要，以科學(xué)的調(diào)查手段對(duì)某些部門、某些現(xiàn)象進(jìn)行有目的、有計(jì)劃、有系統(tǒng)的調(diào)查、分析、研究、歸納后所形成的書面報(bào)告。調(diào)查報(bào)告是領(lǐng)導(dǎo)決策的佐證，是科學(xué)研究的依據(jù)，是推廣經(jīng)驗(yàn)的材料特點(diǎn)：針對(duì)性強(qiáng)；講時(shí)效；對(duì)調(diào)查的依賴性?！吨薪欢骄中姓?zhí)行力調(diào)研報(bào)告》第16頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三3．公文處理流程發(fā)文處理流程：步驟工作內(nèi)容的簡要描述重要輸入重要輸出相關(guān)表單1使用部門對(duì)擬發(fā)文件進(jìn)行審定和會(huì)簽使用部門的擬發(fā)文件2辦公室對(duì)會(huì)簽后的文件進(jìn)行審核3分管領(lǐng)導(dǎo)決定是否簽發(fā)4可以發(fā)放的文件進(jìn)行登記發(fā)文登記簿5文件印制正式文件6文件的用印、封發(fā)和歸檔第17頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三第18頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三收文處理流程步驟工作內(nèi)容的簡要描述重要輸入重要輸出相關(guān)表單1相關(guān)部門收到外來文件2辦公室對(duì)外來文件進(jìn)行簽收和登記收文登記簿3外來文件的審核4給出初步的辦理辦法5將初步辦理辦法提交領(lǐng)導(dǎo)批示6根據(jù)批示交相關(guān)部門進(jìn)行處理收文處理專用紙7辦公室催辦相關(guān)部門的處理第19頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三第20頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三

4．二航局各單位公文處理中的問題（1）文種使用不正確，將“請示”寫成“申請”，尤其是“報(bào)告”與“請示”不分。如：《關(guān)于孫玉祥、左明昌普通護(hù)照到期申請換領(lǐng)的報(bào)告》（航二人勞[2009]1號(hào)），《關(guān)于西南分公司引進(jìn)一名一級(jí)建造師的申請》（西南人資[2009]003號(hào)）（2）主送單位不正確或名稱不規(guī)范。有的直接主送部門，有的主送給領(lǐng)導(dǎo)本人，主送“公司”或“局”，正確名稱：中交二航局。（3）請示結(jié)語不規(guī)范。如：“特報(bào)請公司批示”、“盼復(fù)”、“請批示”、“以上報(bào)告妥否，請批示”，正確結(jié)語有“以上請示請批復(fù)”、“以上請示當(dāng)否，請批復(fù)”、“妥否，請批復(fù)”、“特此請示”、“以上請示如無不當(dāng)，請批轉(zhuǎn)”。（4）主題詞不準(zhǔn)確?！蛾P(guān)于對(duì)所轄武漢市青山區(qū)紅鋼城地塊進(jìn)行房地產(chǎn)開發(fā)的請示》（二航房產(chǎn)[2009]第13號(hào)）“關(guān)于、地塊、開發(fā)、請示”，改為“地產(chǎn)、開發(fā)、請示”。（5）大多數(shù)請示公文沒有注明聯(lián)系人姓名和電話。（6）空白頁有“此頁無正文”字樣。第21頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三（二）辦會(huì)會(huì)議組織工作是辦公室的另一項(xiàng)核心工作，會(huì)議辦得成功與否很大程度取決于秘書對(duì)會(huì)議是否做到精心策劃、組織落實(shí)。必須定時(shí)、定點(diǎn)做好一切會(huì)務(wù),是辦會(huì)的特點(diǎn)。針對(duì)會(huì)議特點(diǎn),秘書應(yīng)總結(jié)出會(huì)議的要素，制定會(huì)議的基本程序，并把會(huì)議關(guān)鍵環(huán)節(jié)和要點(diǎn)處理好。第22頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三

1．會(huì)議制度、種類

《中交第二航務(wù)工程局有限公司會(huì)議制度》（二航辦〔2007〕173號(hào)）第一章總則第一條為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本，制定本制度。第二條本制度適用于公司總部組織召開的各類會(huì)議。第三條辦公室為公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督部門。第四條公司嚴(yán)格控制臨時(shí)性會(huì)議，對(duì)此類會(huì)議須按一會(huì)一報(bào)原則審批。第五條為降低會(huì)議成本，對(duì)于適合用視頻會(huì)議方式召開的會(huì)議，要采用視頻會(huì)議形式。第二章會(huì)議種類第六條公司會(huì)議包括：董事會(huì)會(huì)議、監(jiān)事會(huì)會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)議、年度工作會(huì)議、季度生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議、司務(wù)會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、專題會(huì)議、部門會(huì)議等。第23頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三第三章會(huì)議組織第七條董事會(huì)會(huì)議：由董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)組織，每年至少召開一次，由董事長召集和主持，參會(huì)人員為公司董事，公司監(jiān)事、董事會(huì)辦公室主任列席會(huì)議；會(huì)議內(nèi)容為公司章程中所規(guī)定的董事會(huì)行使職權(quán)的事項(xiàng)。第八條監(jiān)事會(huì)會(huì)議：由監(jiān)事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)組織，每年至少召開一次，由監(jiān)事長召集和主持，參會(huì)人員為公司監(jiān)事，會(huì)議內(nèi)容為公司章程中所規(guī)定的監(jiān)事會(huì)行使職權(quán)的事項(xiàng)。第九條總經(jīng)理辦公會(huì)議：由公司辦公室負(fù)責(zé)組織，一般在每月月底召開，由總經(jīng)理召集和主持，參會(huì)人員為公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人，會(huì)議內(nèi)容為公司章程中所規(guī)定的總經(jīng)理行使職權(quán)的事項(xiàng)。第十條年度工作會(huì)議：由公司辦公室牽頭，相關(guān)部門配合實(shí)施，每年年初召開，參會(huì)人員為公司領(lǐng)導(dǎo)、公司總部部門負(fù)責(zé)人、各分（子）公司、經(jīng)營性辦事處及重點(diǎn)項(xiàng)目部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；會(huì)議內(nèi)容為總結(jié)公司上年度工作，部署本年度工作目標(biāo)和任務(wù)，進(jìn)行年度表彰。第十一條季度生產(chǎn)調(diào)度會(huì)：由工程部負(fù)責(zé)組織，辦公室協(xié)辦，每季度第一個(gè)月的上旬召開，參會(huì)人員為公司領(lǐng)導(dǎo)、公司所屬單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人、公司總部有關(guān)部門負(fù)責(zé)人；會(huì)議內(nèi)容為報(bào)告和分析上季度主要工程形象進(jìn)度、生產(chǎn)計(jì)劃完成情況及經(jīng)營、安全、質(zhì)量管理等方面狀況，研究施工生產(chǎn)中的重大問題、落實(shí)并協(xié)調(diào)本季度生產(chǎn)計(jì)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及其它與施工生產(chǎn)相關(guān)的重要問題。第24頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三第十二條司務(wù)會(huì)議：由公司辦公室負(fù)責(zé)組織，每季度最后一月月底召開，會(huì)議由總經(jīng)理主持，參會(huì)人員為公司領(lǐng)導(dǎo)、公司總部各部門正副職負(fù)責(zé)人；會(huì)議內(nèi)容為傳達(dá)貫徹有關(guān)文件和會(huì)議精神，通報(bào)本季度公司經(jīng)營、生產(chǎn)、管理、效益等方面情況，部署下季度工作，協(xié)調(diào)部門間工作。第十三條專業(yè)會(huì)議：由相關(guān)專業(yè)職能部門負(fù)責(zé)組織，原則上1-2年召開一次；會(huì)議由專業(yè)主管公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)I(yè)負(fù)責(zé)人主持，參會(huì)人員為有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、公司所屬單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員，公司總部有關(guān)部門人員；會(huì)議內(nèi)容為傳達(dá)貫徹專業(yè)性工作的文件和會(huì)議精神，總結(jié)、交流專業(yè)性工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，研究專業(yè)工作計(jì)劃，布置安排專業(yè)性工作。第十四條專題會(huì)議：由專題負(fù)責(zé)職能部門組織，根據(jù)工作需要，報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)研究審批后召開，會(huì)議由主管公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)ｎ}負(fù)責(zé)人主持，參會(huì)人員為有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員、有關(guān)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員、外邀人員；會(huì)議內(nèi)容為對(duì)某項(xiàng)重大專題工作進(jìn)行研討和布置。第十五條部門會(huì)議：由總部各部門負(fù)責(zé)組織、每月月底召開，部門負(fù)責(zé)人主持，參會(huì)人員為部門全體人員。會(huì)議內(nèi)容為總結(jié)本月部門工作情況，分析存在的問題和改進(jìn)措施，部署下月的部門工作。第25頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三第四章會(huì)議要求第十六條會(huì)議組織部門要嚴(yán)格按照公司會(huì)議流程組織會(huì)議。第十七條會(huì)議組織部門會(huì)前要認(rèn)真作好會(huì)議議題的收集、會(huì)議文件和資料的準(zhǔn)備、會(huì)議通知的發(fā)放、會(huì)場布置等相關(guān)工作,確保會(huì)議順利進(jìn)行。第十八條會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議組織部門要以文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡報(bào)、決議等方式,將會(huì)議成果予以明確,并作好有關(guān)記錄的歸檔工作。第十九條會(huì)議紀(jì)律:參會(huì)人員應(yīng)按要求準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議,因故不能參加的應(yīng)事先向會(huì)議組織部門請假。參會(huì)人員要自覺維護(hù)會(huì)場秩序,會(huì)議要求保密的事項(xiàng),按保密規(guī)定執(zhí)行。第26頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三2．會(huì)議流程步驟工作內(nèi)容的簡要描述重要輸入重要輸出相關(guān)表單1辦公室按照會(huì)議制度明確的以及相關(guān)部門經(jīng)批準(zhǔn)的臨時(shí)安排的綜合性會(huì)議請求2擬定和發(fā)放會(huì)議通知會(huì)議通知會(huì)議通知3辦公室進(jìn)行會(huì)議經(jīng)費(fèi)測算并交領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)4會(huì)議經(jīng)費(fèi)交分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)5進(jìn)行會(huì)議材料、會(huì)場布置、代表團(tuán)食宿安排等準(zhǔn)備6召開會(huì)議會(huì)議記錄會(huì)議記錄7形成會(huì)議成果會(huì)議決議、會(huì)議紀(jì)要第27頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三第28頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三3．籌備方案

2010年工作會(huì)暨九屆三次職代會(huì)籌備方案一年一度的工作會(huì)暨職代會(huì)擬于2月下旬召開，為確保會(huì)議圓滿成功召開,特制定如下籌備方案:

一、會(huì)議時(shí)間：2010年2月26日（星期五）二、會(huì)議地點(diǎn)：公司總部辦公大樓三、參加會(huì)議人員：

1、二、三公司，四、五、六、水工、深圳、武港院：經(jīng)理、書記、工會(huì)主席

2、物流、裝備、西南分公司、特種公司、云浮：經(jīng)理、書記

3、房產(chǎn)、海力、福州分公司、北京分公司、湘江橋梁、內(nèi)蒙古天虹公司、海門東灶港、經(jīng)營性分公司（辦事處）：經(jīng)理

4、2010年重點(diǎn)項(xiàng)目經(jīng)理部（共28個(gè)）：經(jīng)理（常務(wù)副經(jīng)理）、書記

5、公司總部：公司領(lǐng)導(dǎo)、副總工、副總經(jīng)、各部門負(fù)責(zé)人

6、公司職工代表

7、“海星獎(jiǎng)”標(biāo)兵

8、特邀代表：上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、中交武漢辦事處主任共計(jì)約170人（不含特邀領(lǐng)導(dǎo)）第29頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三四、會(huì)議議程（一）26日上午

1、王海懷總經(jīng)理作行政工作報(bào)告

2、湯永生書記作黨委工作報(bào)告

3、蔣成雙主席作工會(huì)工作報(bào)告（書面）

4、劉東進(jìn)總會(huì)計(jì)師作2009年預(yù)算執(zhí)行情況及2010年預(yù)算報(bào)告（書面）

5、王海懷總經(jīng)理作職工提案回復(fù)意見報(bào)告（書面）

6、招待費(fèi)報(bào)告（書面）

7、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話

8、民主評(píng)議公司領(lǐng)導(dǎo)（二）26日下午

1．湯永生書記通報(bào)民主評(píng)議結(jié)果

2、“海星獎(jiǎng)”表彰

3、蔣成雙主席作《關(guān)于在九屆二次職代會(huì)閉會(huì)期間職工代表團(tuán)長聯(lián)席會(huì)工作情況的報(bào)告》，并提請本次職代會(huì)確認(rèn)

4、審議王海懷總經(jīng)理的行政工作報(bào)告

5、審議三個(gè)專項(xiàng)集體合同（草案）

6、簽訂三個(gè)專項(xiàng)集體合同

7、簽署《經(jīng)營管理責(zé)任書》和《黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任狀》8、簽署《安全生產(chǎn)責(zé)任書》和《治安綜合治理責(zé)任狀》9、黨政主要領(lǐng)導(dǎo)作會(huì)議總結(jié)第30頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三四、成立會(huì)議籌備組（下設(shè)秘書組、會(huì)務(wù)組、宣傳組）組長：蔣成雙副組長：金國亮莫漢清汪國梅喻艷芳

1、秘書組：負(fù)責(zé)會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備組長：李成成員：姚光華錢輝呂樹勝陳孝凱張新海李先進(jìn)徐旭紅潘劍文劉輝

2、會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議代表接送、餐飲、住宿等相關(guān)工作組長：喻艷芳成員：張新海吳漢生王蕾劉建郇長俊艾軍王燕梁敏

3、宣傳組：負(fù)責(zé)會(huì)議宣傳報(bào)道工作組長：陳同堯成員：沈慧慧徐傅迪第31頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三六、會(huì)議準(zhǔn)備工作任務(wù)分解如下：準(zhǔn)備工作內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)間籌備組會(huì)議蔣書記主持2010.1.14日前行政工作報(bào)告李先進(jìn)起草莫漢清審稿2月2日前完成初稿2010.2.10定稿黨委工作報(bào)告潘建文起草汪國梅審稿2月2日前完成初稿2010.2.10定稿工會(huì)工作報(bào)告張新海起草喻艷芳審稿2月2日前完成初稿2010.2.10定稿2010年方針目標(biāo)徐旭紅起草錢輝審稿2010年2月2日前職工提案回復(fù)處理意見報(bào)告劉輝起草莫漢清審稿2010年2月2日前2009年預(yù)算執(zhí)行情況及2010年預(yù)算報(bào)告姚光華2010年2月2日前2010年各單位經(jīng)營管理目標(biāo)責(zé)任書錢輝起草金國亮審稿2010年2月2日前三個(gè)專項(xiàng)集體合同喻艷芳、梁敏2010年2月10日前集體合同民主協(xié)商會(huì)喻艷芳、梁敏2010年2月10日前2010年黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任狀黃煜卿、陳孝凱2010年2月10日前會(huì)徽及宣傳標(biāo)語的制作劉建2010年2月24日前會(huì)議簽到王蕾、郇長俊王燕、梁敏2010年2月25日第32頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三《安全生產(chǎn)責(zé)任書》和《治安綜合治理責(zé)任狀》呂樹勝2010年2月10日前參加會(huì)議人員確定劉建2010年2月10前會(huì)議通知的印發(fā)劉建2010年1月15前特邀上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)莫漢清2010年2月10前會(huì)議指南編制李成2010年2月10前會(huì)議文件統(tǒng)一印制李成2010年2月20前會(huì)議文具采購、文件裝袋劉建、郇長俊2010年2月23前會(huì)議用餐安排張新海2010年2月23前會(huì)議代表住宿房間安排王燕、梁敏2010年2月23前代表臺(tái)簽、會(huì)場布置、就餐臺(tái)簽王蕾、艾軍2010年2月24日民主評(píng)議領(lǐng)導(dǎo)干部邱明、王元韻2010年2月26日會(huì)議代表接送李成、吳漢生2010年2月25-26日會(huì)議代表用車調(diào)度吳漢生2010年2月25-27海星獎(jiǎng)獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌及表彰喻艷芳、劉輝2010年2月26日會(huì)議總預(yù)算莫漢清2010年2月10前會(huì)議籌備工作協(xié)調(diào)莫漢清現(xiàn)在至?xí)h結(jié)束會(huì)議攝影攝像徐傅迪2010年2月26日會(huì)議報(bào)道及會(huì)后宣傳沈慧慧2010年3月2日前第33頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三

4．關(guān)鍵環(huán)節(jié)和注意事項(xiàng)

(1)根據(jù)不同的會(huì)務(wù)經(jīng)費(fèi)性質(zhì)選擇不同的會(huì)務(wù)場所，并進(jìn)行不同的大小會(huì)議場所布置；

(2)對(duì)于嘉賓的接待方式與要求；

(3)會(huì)務(wù)交通的安排；

(4)會(huì)務(wù)期間的飲食安排，特別是注意不同民族和不同地域客人的飲食安排必須分別對(duì)待。

(5)會(huì)務(wù)住宿安排；

(6)賓客返程的時(shí)間及交通方式的安排；

(7)會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)：細(xì)節(jié)的注意直接影響會(huì)務(wù)活動(dòng)的成??；

(8)其他。第34頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三（三）辦事辦公室一切事務(wù)性工作都是“事”。廣義地理解,“辦文”、“辦會(huì)”也是“辦事”。所以，面對(duì)如此紛繁龐雜的事務(wù),秘書的關(guān)鍵是摸索出事理,掌握規(guī)律,舉一反三,才能盡量辦好所有的事。

1．二航局辦公室日常工作（1）負(fù)責(zé)信息搜集、調(diào)研、上報(bào)，提供決策咨詢。（2）協(xié)調(diào)行政部門間管理工作，檢查督促各項(xiàng)工作計(jì)劃、決議的落實(shí)，每月編制《督辦通報(bào)》。（3）負(fù)責(zé)公司公文處理及指導(dǎo)工作。（4）起草公司行政綜合性報(bào)告及其它重要文件。（5）負(fù)責(zé)公司綜合性會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)組織及會(huì)務(wù)工作，編發(fā)《會(huì)議紀(jì)要》（6）負(fù)責(zé)公司行政印鑒及介紹信的使用和保管。第35頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三（7）負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、利用等工作。（8）負(fù)責(zé)公司來信來訪的處理和接待工作。（9）負(fù)責(zé)公司總部的傳真和收發(fā)管理。（10）負(fù)責(zé)綜合性的接待工作。（11）負(fù)責(zé)公司總部職工的醫(yī)療衛(wèi)生工作。（12）負(fù)責(zé)公司總部的小車管理。（13）協(xié)助總經(jīng)理處理日常性事務(wù)工作。（14）參與公司中長期戰(zhàn)略規(guī)劃的制定。（15）參與公司重大突發(fā)事件的處理。（16）負(fù)責(zé)公司和領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的其它臨時(shí)性工作。第36頁，共41頁，2022年，5月20日，16點(diǎn)4分，星期三

2．對(duì)外接待（1）認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備首先，要溝通情況，了解意圖。在接到上級(jí)機(jī)關(guān)或?qū)Ψ降拿鱾麟妶?bào)或電話后，要立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并主動(dòng)與對(duì)方取得聯(lián)系，了解清楚上級(jí)或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動(dòng)的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，確定參觀或座談地點(diǎn)等各項(xiàng)工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報(bào)、食宿宴請、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報(bào)道、紀(jì)念品贈(zèng)送、結(jié)束送行、注意事項(xiàng)等。方案中的每項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)環(huán)節(jié)都要細(xì)化到單位和責(zé)任人。制定方案時(shí)要注意上級(jí)機(jī)