公司檔案管理制度細(xì)則

3/3公司檔案管理制度細(xì)則公司檔案管理制度細(xì)則最新版

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《公司檔案管理制度細(xì)則》

/7/21周科榮老師

為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。

一、總則

（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。

（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其它各部門(mén)在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書(shū)、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門(mén)不得分散保存。

二、檔案部門(mén)設(shè)置及其職責(zé)

（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管?；韭氊?zé)為：

1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃

等。

2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專(zhuān)業(yè)的管理要

求對(duì)檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督

和指導(dǎo)。

3、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行綜合管理，積極

提供利用。

4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

（二）各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：

1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公

室反映檔案工作情況，積極配合其開(kāi)展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2、根據(jù)本公司各部門(mén)歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門(mén)檔案材料的

收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。

三、檔案接收與整理

(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門(mén)的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)方面：

1、行政部：

A、公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策等；

B、與總部及其它單位往來(lái)發(fā)文；

C、行政管理方面，包括：

1）辦公用品管理、采購(gòu)、出車(chē)及維修記錄等；

2）日常管理方面的員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來(lái)客記錄、電話(huà)記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，公司會(huì)議記錄、重要談話(huà)、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)的記錄等；

2、人資部：

人事方面的勞動(dòng)合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎(jiǎng)懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。

3、企劃部：

A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營(yíng)銷(xiāo)方案等；

B、媒體合作通路的正常詢(xún)價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；

C、年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；

D、市場(chǎng)調(diào)研方案、搜集的客戶(hù)資料等。

4、倉(cāng)管部：

倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容。

5、客服部：

主要包括客戶(hù)檔案、工程保修、維修派工等；客戶(hù)投訴記錄、客戶(hù)增值服務(wù)記錄、客戶(hù)回訪(fǎng)記錄、客戶(hù)意見(jiàn)調(diào)查記錄。

6、裝備部、工藝部、數(shù)字部：

主要包括效果圖、施工圖、項(xiàng)目報(bào)價(jià)表、工程施工合同及附件、設(shè)計(jì)師談單記錄表、部門(mén)會(huì)議紀(jì)要、車(chē)間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產(chǎn)品研發(fā)數(shù)據(jù)等。

其中數(shù)字部機(jī)房重要文件備份、集成軟件開(kāi)發(fā)源代碼等。

7、財(cái)務(wù)部：

主要包括財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊(cè)、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請(qǐng)等

8、市場(chǎng)部：

有關(guān)營(yíng)銷(xiāo)促銷(xiāo)活動(dòng)方案、客戶(hù)資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、與客戶(hù)簽訂的協(xié)議等。

以上各部門(mén)歸檔材料的范圍有所變更時(shí)應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)理辦公室，以便檔案管理及時(shí)作出調(diào)整。各部門(mén)應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。

（二）歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限

需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：

（三）檔案編號(hào)方法

1、以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司部門(mén)

及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方法，

便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。

2、檔案大類(lèi)別均以部門(mén)前兩個(gè)字拼音首字母命名，具體為：

行政部：XZ人資部：RZ客服部：KF裝備部：ZB工藝部：GY

數(shù)字部：SZ市場(chǎng)部：SC財(cái)務(wù)部：CW企劃部：QH倉(cāng)管部：CG

3、工程項(xiàng)目命名。以上七部門(mén)（主要是裝備部、工藝部、數(shù)

字部、客服部四部門(mén)）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮

寫(xiě)為大類(lèi)別，

以中國(guó)人民抗日戰(zhàn)爭(zhēng)紀(jì)念館反法西斯勝利70周年項(xiàng)目為例，

其項(xiàng)目大類(lèi)編號(hào)為：06（日期）-KZG（館方中文縮寫(xiě)頭字母）-

FF70（項(xiàng)目簡(jiǎn)稱(chēng)頭字母）-#（文件編號(hào)）。

4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號(hào)受長(zhǎng)度，美觀等各方

面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜

且部門(mén)管理統(tǒng)一，對(duì)內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁(yè)眉文字為靠左公司

VI規(guī)范標(biāo)識(shí)圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需

要編號(hào)。無(wú)論對(duì)內(nèi)對(duì)外文件，頁(yè)腳格式均為“第X頁(yè)，共X頁(yè)”，頁(yè)眉、頁(yè)腳均使用宋體小五號(hào)字，不加粗，帶格式線(xiàn)。

以財(cái)務(wù)部為例：編制方法：03-CW01-XXX（6月份財(cái)務(wù)報(bào)表）其中01為日期，CW為財(cái)務(wù)部編號(hào)，01為財(cái)務(wù)部制定的代表財(cái)務(wù)報(bào)表的內(nèi)容（02為財(cái)務(wù)憑證等等類(lèi)推），XXX為其它編號(hào)。

（四）歸檔方法及要求

1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準(zhǔn)確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史進(jìn)程。

2、涉及項(xiàng)目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項(xiàng)目工程的，先將文件材料按其形成或針正確年度分開(kāi)，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計(jì)劃，可歸入文件內(nèi)容針正確第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針正確最后一個(gè)年度；統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算歸入針對(duì)年度）。

3、按