華為公司秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)

華為公司秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)華為公司秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)華為公司秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)xxx公司華為公司秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度華為公司秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)（試行稿）二零零二年三月二十五日秘書(shū)隊(duì)伍是公司人員組成中負(fù)有特殊使命的團(tuán)體，秘書(shū)工作在公司的運(yùn)作中起著不可或缺的作用，作為專業(yè)隊(duì)伍中的一支獨(dú)立小分隊(duì)，有其獨(dú)特性，并且在公司任職資格工作中承擔(dān)了開(kāi)路先鋒的作用，為了使秘書(shū)工作有章可循，提高工作績(jī)效，并不斷向新的目標(biāo)努力，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。秘書(shū)任職資格分類秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)秘書(shū)的工作職責(zé)分為基礎(chǔ)和助理兩大類標(biāo)準(zhǔn)。按達(dá)標(biāo)程度分級(jí)：標(biāo)準(zhǔn)類別對(duì)應(yīng)行為標(biāo)準(zhǔn)等級(jí)對(duì)應(yīng)級(jí)別助理類五級(jí)行政助理四級(jí)初級(jí)行政助理基礎(chǔ)類三級(jí)高級(jí)秘書(shū)二級(jí)中級(jí)秘書(shū)一級(jí)初級(jí)秘書(shū)秘書(shū)資格認(rèn)證申請(qǐng)條件：基礎(chǔ)類：從事秘書(shū)工作；或有志從事秘書(shū)工作，且通過(guò)秘書(shū)應(yīng)知應(yīng)會(huì)考試的其它人員。助理類：獲得基礎(chǔ)類秘書(shū)高級(jí)秘書(shū)資格；在助理類秘書(shū)崗位工作。秘書(shū)資格獲得條件：基礎(chǔ)類：滿足相應(yīng)的行為標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證要求，并且滿足其它基本條件助理類：滿足相應(yīng)類別的行為標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)要求，滿足其它基本條件，并且獲得高級(jí)秘書(shū)資格秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)：基礎(chǔ)類秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)：一、基本條件1、職責(zé)部門文檔管理部門員工的人事信息管理、考勤管理、信息傳遞及處理。部門外流程上下接口的協(xié)調(diào)工作。根據(jù)要求制作文件。部門會(huì)議（學(xué)習(xí)、培訓(xùn)）的會(huì)務(wù)工作。部門辦公物品（日常辦公用品，固定資產(chǎn)）的例行管理。各項(xiàng)規(guī)章制度在部門的執(zhí)行、協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行部門計(jì)劃的制定與跟蹤部門文體活動(dòng)組織及部門宣傳工作、部門5S例行管理。主管交辦的其它事務(wù)。2、素質(zhì)敬業(yè)精神：在期限準(zhǔn)確保質(zhì)完成工作。服務(wù)精神：滿足外客戶的工作需求。細(xì)心：對(duì)自己的工作有警覺(jué)，發(fā)現(xiàn)并避免錯(cuò)誤。團(tuán)隊(duì)精神：支持團(tuán)隊(duì)決定，與團(tuán)隊(duì)成員分享相關(guān)信息，在必要時(shí)提供幫助。溝通：正確表達(dá)并獲得理解和支持。邏輯思維：發(fā)現(xiàn)問(wèn)題基本關(guān)系，根據(jù)重要性分出任務(wù)輕重緩急。保密：嚴(yán)格遵守制度并督促他人遵守制度。3、經(jīng)驗(yàn)學(xué)歷：大學(xué)本科以上，專業(yè)不限。工作經(jīng)驗(yàn)：對(duì)應(yīng)秘書(shū)的級(jí)別，除任職資格需達(dá)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，還需有工作經(jīng)驗(yàn)的要求。資格行為標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)程度工作經(jīng)驗(yàn)高級(jí)秘書(shū)基礎(chǔ)類三級(jí)華為秘書(shū)經(jīng)驗(yàn)18個(gè)月以上中級(jí)秘書(shū)基礎(chǔ)類二級(jí)華為秘書(shū)經(jīng)驗(yàn)12個(gè)月以上初級(jí)秘書(shū)基礎(chǔ)類一級(jí)華為秘書(shū)經(jīng)驗(yàn)3個(gè)月以上4、績(jī)效資格績(jī)效表現(xiàn)要求高級(jí)秘書(shū)3B1C以上中級(jí)秘書(shū)2B2C以上初級(jí)秘書(shū)無(wú)D5、其它包括獎(jiǎng)懲情況、培訓(xùn)記錄及成績(jī)?cè)谌A為工作期間受到的獎(jiǎng)懲、參加的培訓(xùn)及培訓(xùn)成績(jī)均會(huì)對(duì)資格達(dá)標(biāo)有一定影響。四、基礎(chǔ)類秘書(shū)任職資格行為標(biāo)準(zhǔn)第一單元：提高流程的工作效率要素組織你自己的工作A、運(yùn)用適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒?，最有效地利用時(shí)間B、使自己的工作和同事的工作協(xié)調(diào)一致C、最大限度地控制材料的浪費(fèi)D、根據(jù)既定的工作程序開(kāi)展工作要素開(kāi)發(fā)自我提高績(jī)效A、確定和認(rèn)可個(gè)人改進(jìn)目標(biāo)B、準(zhǔn)備和認(rèn)可一項(xiàng)自我改進(jìn)的實(shí)施計(jì)劃C、實(shí)行與復(fù)審個(gè)人改進(jìn)計(jì)劃要素維護(hù)工作環(huán)境以輔助工作流程A、保持工作環(huán)境整潔安全B、向適當(dāng)人員報(bào)告影響個(gè)人工作效率而自己又無(wú)法控制的工作條件要素維護(hù)安全和穩(wěn)定的工作場(chǎng)所A、監(jiān)督和維護(hù)工作場(chǎng)所的安全B、努力控制意外事故或緊急情況中的人身財(cái)產(chǎn)損失C、維護(hù)工作場(chǎng)所人員、物品和信息的安全【第一單元要素必備知識(shí)圍】時(shí)間管理知識(shí)組織個(gè)人工作的方法與上司、同事溝通的技巧和協(xié)作方法社會(huì)公布的火警、匪警、急救等以及公司火警及安全管理部；告警系統(tǒng)的操作方法、滅火器材的使用方法等初步的護(hù)理知識(shí)：燒傷、電傷、中毒等的處理上報(bào)緊急情況的方法及流程公司及部門的安全、制度第二單元：培養(yǎng)有效的工作關(guān)系要素創(chuàng)造并保持與其它員工的有效工作關(guān)系A(chǔ)、對(duì)屬自己職責(zé)圍的同事們的要求立即行動(dòng)起來(lái)，給予合作B、將相關(guān)信息迅速準(zhǔn)確地傳遞給同事C、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)如有困難應(yīng)禮貌地向相關(guān)人員請(qǐng)求幫助D、討論、解決影響工作關(guān)系的各種問(wèn)題或者迅速地上報(bào)給相關(guān)人員E、交流和提供幫助的方式方法應(yīng)符合同事的需要要素問(wèn)候和幫助來(lái)訪者A、迅速禮貌地以公司規(guī)定的接待禮儀接待來(lái)訪者并明確他們的需要。B、給來(lái)訪者提供的恰當(dāng)、符合公司要求的信息C、按照接待流程要求，引導(dǎo)來(lái)訪者到目的地D、禮貌地解釋遲延或不能提供幫助的原因E、如遇自己職責(zé)之外的情況，上報(bào)給相關(guān)人員進(jìn)行處理F、根據(jù)來(lái)訪者的具體情況、要求及公司的實(shí)際情況滿足來(lái)訪者者的要求【第二單元要素必備知識(shí)圍】公司的接待禮儀及規(guī)公司有關(guān)來(lái)訪人員參觀的規(guī)定制度防泄密的方法技巧公司的組織結(jié)構(gòu)及各部門業(yè)務(wù)分工和辦公位置第三單元信息管理要素處理入局及出局通話A、以機(jī)構(gòu)認(rèn)可的禮儀迅速清晰地對(duì)來(lái)話作出反應(yīng)B、正確識(shí)別來(lái)話方，并準(zhǔn)確地記下其要求C、在自己的職權(quán)圍回答詢問(wèn)或?qū)⒃儐?wèn)提交相關(guān)人員D、正確撥打自己的或代別人撥打出局E、禮貌地獲取和檢查相關(guān)信息F、迅速準(zhǔn)確地將相關(guān)信息傳遞給相關(guān)人員G、迅速將通訊設(shè)備故障上報(bào)給相關(guān)責(zé)任部門H、若需要，根據(jù)機(jī)構(gòu)的規(guī)定記錄通話要素收取、整理并分發(fā)A、根據(jù)機(jī)構(gòu)要求的程序收取B、在既定時(shí)間里根據(jù)要求整理C、在規(guī)定的時(shí)間里將分發(fā)相關(guān)人員D、分發(fā)中若出現(xiàn)無(wú)法避免的延誤情況，應(yīng)立即報(bào)告相關(guān)人員E、地址書(shū)寫明了、正確，信函附件附著牢固，發(fā)現(xiàn)丟失，立即上報(bào)F、根據(jù)需要進(jìn)行登記要素信息系統(tǒng)的建立與信息維護(hù)A、根據(jù)公司的規(guī)定使用合適的軟件或方法建立信息系統(tǒng)B、及時(shí)準(zhǔn)確地將新信息輸入信息系統(tǒng)C、根據(jù)公司的規(guī)定處理過(guò)期的信息D、當(dāng)源數(shù)據(jù)不完整或不合法時(shí)，向適當(dāng)人員請(qǐng)求處理辦法E、用公司規(guī)定的方法對(duì)有責(zé)任維護(hù)的公共信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)要素信息接收與傳送A、以合適的途徑接收所需信息B、在指定的期限，選擇最適當(dāng)?shù)姆绞秸_并準(zhǔn)確地傳送信息到指定部門、指定人員C、根據(jù)公司要求，及時(shí)提供重要信息給有權(quán)知道的人員D、及時(shí)矯正或匯報(bào)出現(xiàn)的錯(cuò)誤信息，尤其對(duì)數(shù)字信息要素信息查找與恢復(fù)A、使用計(jì)算機(jī)軟件選擇有效的查尋方法查找數(shù)據(jù)信息B、重要數(shù)據(jù)信息及時(shí)備份并選擇合適的恢復(fù)手段C、理解信息需求并確定和索取信息來(lái)源D、保護(hù)信息和設(shè)備不受損失要素信息系統(tǒng)的安全與A、保護(hù)所建立的信息系統(tǒng)B、信息傳遞過(guò)程中的與安全【第三單元要素必備知識(shí)圍】公司接聽(tīng)的禮儀記錄方式公司基本組織結(jié)構(gòu)、主要產(chǎn)品和各部門業(yè)務(wù)職責(zé)公司外常用傳真、EMAIL、NOTES使用方法適用圍：①SAP系統(tǒng)；②Notes系統(tǒng)（114查詢系統(tǒng)、IP地址登記)③Netscape地址本及收發(fā)；④部門業(yè)務(wù)客戶通信系統(tǒng)；⑤用于各種業(yè)務(wù)的查詢網(wǎng)址；⑥群組；⑦固定資產(chǎn)庫(kù)；⑧部門員工信息庫(kù)；⑨IP地址庫(kù)；⑩辦公用品庫(kù)；員工培訓(xùn)信息庫(kù)；考核記錄；本部門人員通訊聯(lián)絡(luò)信息庫(kù)。丟失信息的恢復(fù)方法；文件壓縮及備份方法；信息的查詢與檢索方法；數(shù)據(jù)的驗(yàn)證方法；IT的求助程序第四單元：文檔管理要素用現(xiàn)有的文檔系統(tǒng)存儲(chǔ)信息A、迅速將信息按順序存儲(chǔ)在正確的位置B、存儲(chǔ)的資料是完整和安全的C、正確進(jìn)行信息分類D、向適當(dāng)人員詢問(wèn)信息分類的疑惑E、信息定位系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)更新、準(zhǔn)確并且是按照規(guī)定方式的要素從現(xiàn)有的文檔系統(tǒng)獲取信息A、迅速找到所需信息，并將信息傳遞給正確的人或位置B、信息提供如果延遲，應(yīng)予以通知，并要禮貌地解釋延遲原因C、準(zhǔn)確記錄、及時(shí)更新獲得的信息，并按要求的形式呈現(xiàn)D、識(shí)別丟失或過(guò)期的條目，并遵循正確步驟將其找出【第四單元要素必備知識(shí)圍】文檔檢索系統(tǒng)信息存儲(chǔ)方法信息分類文檔基本分類路徑產(chǎn)品開(kāi)發(fā)文檔管理規(guī)公司及部門行政文件的分類標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)順序的分類：字母順序、數(shù)字（序列號(hào)）、主題、地理（域）、時(shí)間（年代）等按不同順序方法，對(duì)文檔進(jìn)行排序的技能文檔基本分類路徑公司及部門行政文件的行文規(guī)和分類標(biāo)準(zhǔn)文件發(fā)放的過(guò)程和原則文檔存放的原則公文制度防止泄密的措施第五單元：根據(jù)所提供的材料制作并演示文本要素根據(jù)所提供的材料，利用適當(dāng)工具制作所要求的文本A、理解制作文本的要求B、根據(jù)所提供的書(shū)面（手稿）、錄音或口述材料，利用適當(dāng)?shù)墓ぞ呋蜍浖?，按要求將文稿制作成適合展示的形式C、識(shí)別、檢查并校正文中的錯(cuò)誤及不確定之處D、排版符合公司或部門規(guī)定的風(fēng)格E、按要求整理原件和復(fù)本并保存按照要求核對(duì)、整理并分發(fā)所完成的原件及復(fù)本；F、保持信息的安全與G、在指定期限完成工作，如不能按期完成，須及時(shí)、準(zhǔn)確地匯報(bào)理由要素復(fù)印A、制作的副本符合要求的數(shù)量和質(zhì)量B、材料浪費(fèi)被控制在最低限度C、副本按要求進(jìn)行校對(duì)D、文件頁(yè)應(yīng)依要求加以封裝，封裝要整潔、安全【第五單元要素必備知識(shí)圍】公司及部門行政文件的行文規(guī)編制頁(yè)碼號(hào)封裝方法機(jī)構(gòu)有關(guān)安全和的政策復(fù)印機(jī)操作指導(dǎo)及卡紙?zhí)幚矸椒ǖ诹鶈卧k公設(shè)備管理要素根據(jù)需求申購(gòu)辦公設(shè)備A、監(jiān)控各類辦公設(shè)備的日常使用情況B、根據(jù)需求，申購(gòu)辦公設(shè)備C、跟蹤申購(gòu)請(qǐng)求的執(zhí)行情況要素領(lǐng)用辦公設(shè)備，建立資產(chǎn)臺(tái)帳A、及時(shí)查詢到貨信息B、領(lǐng)取及發(fā)放辦公設(shè)備C、建立資產(chǎn)臺(tái)帳，及時(shí)更新數(shù)據(jù)要素辦公設(shè)備的日常管理及盤點(diǎn)A、及時(shí)處理資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、清退、報(bào)廢B、維護(hù)各類辦公設(shè)備的正常使用狀態(tài)C、定期盤點(diǎn)，根據(jù)公司要求處理盤點(diǎn)結(jié)果【第六單元要素必備知識(shí)圍】部門的申購(gòu)流程規(guī)定公司的緊急申購(gòu)流程申購(gòu)電子流的使用方法5S管理網(wǎng)上到貨信息的查詢方法部門關(guān)于領(lǐng)貨流程的規(guī)定常用設(shè)備的相關(guān)信息公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定部門關(guān)于資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、清退、報(bào)廢的規(guī)定固定資產(chǎn)查詢系統(tǒng)的使用方法第七單元會(huì)務(wù)工作要素會(huì)議前準(zhǔn)備A、明確會(huì)議目的及指示，確定相應(yīng)的會(huì)議事項(xiàng)B、準(zhǔn)備的各項(xiàng)資源應(yīng)配合會(huì)議的時(shí)間及需求C、準(zhǔn)備滿足個(gè)人特殊需要的設(shè)施D、利用有效的渠道通知與會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程等事項(xiàng)；E、確認(rèn)與會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到會(huì)要素協(xié)助會(huì)議進(jìn)行A、檢查會(huì)議所需的各項(xiàng)資源正常運(yùn)作B、根據(jù)會(huì)議議程確保會(huì)議如期進(jìn)行C、為與會(huì)人員提供及時(shí)準(zhǔn)確的會(huì)議信息D、靈活有效的處理意料之外的事情E、根據(jù)需要對(duì)會(huì)議的重要容及決策進(jìn)行記錄并整理F、對(duì)無(wú)法的處理的事情應(yīng)及時(shí)匯報(bào)至?xí)h總協(xié)調(diào)人處要素會(huì)后整理A、對(duì)會(huì)議使用完畢的物品進(jìn)行清理，結(jié)算費(fèi)用B、根據(jù)要求整理會(huì)議相關(guān)資料C、確定是否需要根據(jù)會(huì)務(wù)情況進(jìn)行總結(jié)并提交相關(guān)部門D、保持信息安全和【第七單元要素必備知識(shí)圍】公司與會(huì)議有關(guān)的管理與財(cái)政規(guī)定個(gè)人角色與安排會(huì)議議程準(zhǔn)備方法有關(guān)會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備的安排資源獲取的渠道及流程會(huì)議準(zhǔn)備不充分的后果資源的安全及措施物品維護(hù)使用規(guī)定（設(shè)備、資料）會(huì)議記錄的技巧食宿、交通安排技巧信息保管及傳遞的技巧公司安全及的措施費(fèi)用結(jié)算的流程歸檔的相關(guān)規(guī)定安全及措施第八單元協(xié)助計(jì)劃工作并監(jiān)控工作進(jìn)度（POP必選）要素計(jì)劃和組織工作（認(rèn)證重點(diǎn)：明確工作容的輕重緩急；合理安排各種資源）A、與主管協(xié)商，確定任務(wù)并排出先后順序，以滿足工作要求B、與部門人員協(xié)商，明確共同目標(biāo)及計(jì)劃步驟，以利于計(jì)劃執(zhí)行C、合理分配資源，便于按優(yōu)先順序完成確定的任務(wù)D、在人力資源合理利用過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)新員工的培養(yǎng)E、根據(jù)工作優(yōu)先順序的變化，及時(shí)調(diào)整資源分配F、與相關(guān)資源部門保持良好協(xié)作關(guān)系，以利于確定、商討和協(xié)調(diào)相關(guān)的援助以滿足具體要求和期限G、工作方法和活動(dòng)符合法律條令要求和公司規(guī)定要素監(jiān)控工作目標(biāo)的實(shí)施（認(rèn)證重點(diǎn)：準(zhǔn)確合理設(shè)置監(jiān)控點(diǎn)；針對(duì)未完成情況進(jìn)行分析補(bǔ)救；做好工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與積累）A、分析工作目標(biāo)要求及特點(diǎn)，合理、準(zhǔn)確設(shè)置監(jiān)控點(diǎn)及檢查標(biāo)準(zhǔn)B、根據(jù)確定的目標(biāo)，及時(shí)檢查、分析和評(píng)估工作結(jié)果，把握工作目標(biāo)與方向C、當(dāng)出現(xiàn)未能及時(shí)完成或與任務(wù)要求不符的情況時(shí)，能準(zhǔn)確分析原因，并做好相應(yīng)補(bǔ)救措施D、根據(jù)工作需要，制定相應(yīng)工作流程、規(guī)及制度，以保證目標(biāo)的順利達(dá)成E、找出偏離規(guī)劃目標(biāo)的原因，必要時(shí)，上報(bào)給相關(guān)人員F、在自己的職責(zé)圍立即實(shí)施改正措施，并向相關(guān)人員匯報(bào)G、任務(wù)完成后，總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，并存檔，以便今后借鑒【第八單元要素必備知識(shí)圍】工作的計(jì)劃方法、時(shí)間管理辦法、協(xié)調(diào)資源和任務(wù)的方法、通報(bào)和與他人商議工作方法的方法、求援的方法、監(jiān)督目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況的方法、處理規(guī)劃目標(biāo)偏差的方法、建立和實(shí)施管理機(jī)制的方法、根據(jù)目標(biāo)檢查和考評(píng)工作結(jié)果的方法、考評(píng)與溝通的方法、保持良好的團(tuán)隊(duì)氛圍的方法、保持與相關(guān)部門良好協(xié)作關(guān)系的方法、匯報(bào)問(wèn)題和建議的程序、監(jiān)督和更新系統(tǒng)的方法、處理非常事務(wù)和緊急情況的方法第九單元 業(yè)務(wù)部文檔工作推行（文檔秘書(shū)必選）要素?cái)?shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)管理在遵守公司及部門規(guī)定的前提下，為用戶提供優(yōu)質(zhì)文檔查閱服務(wù)，其中包括判斷申請(qǐng)單據(jù)的合法性、及時(shí)響應(yīng)申請(qǐng)、服務(wù)質(zhì)量及方式滿足用戶需求確保數(shù)據(jù)質(zhì)量包括數(shù)據(jù)形式符合規(guī)。保障數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)和傳遞，提供適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)備份方案，遵守?cái)?shù)據(jù)加密傳送規(guī)則，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題適時(shí)更新上報(bào)?？茖W(xué)管理數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、制定分類標(biāo)準(zhǔn)、匯總、編目、標(biāo)識(shí)、跟蹤，使得檢索效率滿足用戶需求配合主管或根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，為管理者決策提供有效依據(jù)，必要時(shí)輔以數(shù)據(jù)分析報(bào)告說(shuō)明，力求客觀深入地反映問(wèn)題要素安全合理地利用軟硬件資源根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要選型文檔室專業(yè)軟硬件工具，并確保按時(shí)到位在規(guī)定時(shí)間安裝、調(diào)試專業(yè)軟硬件工具。合理調(diào)配資源，充分發(fā)揮效能，運(yùn)用方法符合規(guī)定期檢查、維護(hù)文檔室軟硬件工作環(huán)境和數(shù)據(jù)載體，以保證其正常安全運(yùn)作發(fā)現(xiàn)故障，及時(shí)維修，在能力限度定位并處理日常故障，若遇無(wú)法解決的困難，盡快向相關(guān)人員求助，并獲取有效的援助要素建立并維護(hù)獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)，按規(guī)定控制權(quán)限了解業(yè)務(wù)需求，按要求建立并維護(hù)獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)遵守網(wǎng)絡(luò)規(guī)定，充分應(yīng)用IT技術(shù)解決問(wèn)題，在的前提下保證數(shù)據(jù)充分共享管理文檔服務(wù)器及獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)，按相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限，并及時(shí)判定權(quán)限規(guī)則的合法性要素配合上級(jí)部門，推行文檔制度、條例充分發(fā)揮學(xué)習(xí)潛力，通過(guò)有效渠道快捷獲取信息，能深刻領(lǐng)悟文件精神并傳達(dá)有創(chuàng)造性地選擇切實(shí)可行的方法積極推行和執(zhí)行文檔制度、條例等規(guī)，效果明顯結(jié)合部門實(shí)際，建立部管理制度，加強(qiáng)措施嚴(yán)格按照公司及部門規(guī)檢查文檔工作，遇到問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)人員溝通解決對(duì)推行和檢查中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)過(guò)濾、調(diào)研、跟蹤、反饋，并結(jié)合工作實(shí)際提出建設(shè)性的意見(jiàn)，以進(jìn)一步優(yōu)化推行方式。對(duì)推行結(jié)果進(jìn)行總結(jié)便于經(jīng)驗(yàn)共享要素宣傳、培訓(xùn)接口工作針對(duì)IT應(yīng)用及制度規(guī)等要求適時(shí)對(duì)相關(guān)人員開(kāi)展宣傳和培訓(xùn)工作，視對(duì)象的程度不同編寫教材，擬定宣傳和培訓(xùn)計(jì)劃，具體實(shí)施，及時(shí)總結(jié)跟進(jìn)培訓(xùn)及宣傳效果，及時(shí)調(diào)整計(jì)劃，收集反饋意見(jiàn)，上報(bào)給相關(guān)人員根據(jù)實(shí)際情況不同，通過(guò)合理渠道（如定期簡(jiǎn)報(bào)，提交專門報(bào)告等方式）反饋問(wèn)題【第九單元要素必備知識(shí)圍】相關(guān)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、查閱響應(yīng)方法、數(shù)據(jù)備份方法、數(shù)據(jù)發(fā)放方法、信息資料管理方法、特殊設(shè)備的安裝維護(hù)常識(shí)、數(shù)據(jù)管理軟件使用技能、求助方法、為用戶提供支持的方法、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)管理方法、文檔查閱權(quán)限規(guī)則、業(yè)務(wù)規(guī)及流程。制度推行和宣傳方法、手段、流程規(guī)的培訓(xùn)方法、處理接口問(wèn)題的方法、收集反饋信息的方法、文檔計(jì)劃制定的相關(guān)知識(shí)、計(jì)劃的有效監(jiān)控方法、組織文檔檢查的方法、問(wèn)題協(xié)調(diào)方法助理類秘書(shū)任職資格標(biāo)準(zhǔn)一、基本條件1、職責(zé)協(xié)助部門主管進(jìn)行資源方面的管理，以使資源的合理利用協(xié)助或負(fù)責(zé)本部門與相關(guān)部門建立并維持良好的工作關(guān)系，輔助推動(dòng)部門組織氣氛的建設(shè)及宣傳工作以保證工作的正常開(kāi)展負(fù)責(zé)培訓(xùn)、指導(dǎo)、考核下屬秘書(shū)的工作，負(fù)責(zé)秘書(shū)任職資格認(rèn)證工作以保證秘書(shū)體系的技能、服務(wù)滿足工作的需要。根據(jù)工作需要起草建立各項(xiàng)規(guī)章制度，優(yōu)化重整流程，并組織推行。協(xié)助公司級(jí)或部門大型會(huì)議的組織、對(duì)外交流的接待，策劃、組織本部門的會(huì)議并跟蹤負(fù)責(zé)決議推行負(fù)責(zé)公文、信息及問(wèn)題的預(yù)處理，協(xié)助部門計(jì)劃工作并監(jiān)控工作進(jìn)度有效準(zhǔn)確地調(diào)查相關(guān)工作信息并為管理決策層提供有效依據(jù)負(fù)責(zé)以下單項(xiàng)職責(zé)：輔助人力資源管理、輔助財(cái)務(wù)管理、機(jī)要信息管理、機(jī)要文檔管理、部門固定資產(chǎn)系統(tǒng)管理、輔助項(xiàng)目計(jì)劃管理等 （注：初級(jí)行政助理崗位既有助理類的大部分工作也有基礎(chǔ)類秘書(shū)工作，或既有基礎(chǔ)類秘書(shū)工作也負(fù)責(zé)單項(xiàng)職責(zé)，或全職做單項(xiàng)職責(zé)的工作）2、素質(zhì)領(lǐng)導(dǎo)能力：能領(lǐng)導(dǎo)人們有效有效在一起工作，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的運(yùn)作。服務(wù)精神：預(yù)測(cè)客戶需求并主動(dòng)滿足。溝通：正確表達(dá)并影響他人取得共鳴。影響能力：為特定目的,特意采用影響策略或戰(zhàn)術(shù)，有具體行動(dòng)。敬業(yè)精神：最短的時(shí)間主動(dòng)改善及完成工作。團(tuán)隊(duì)精神：倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)合作，積極參與團(tuán)隊(duì)活動(dòng)并主動(dòng)為團(tuán)隊(duì)成員提供幫助。成就導(dǎo)向：努力發(fā)現(xiàn)某系統(tǒng)或個(gè)人工作方法的改進(jìn)點(diǎn)，并做出具體改變以改進(jìn)績(jī)效。計(jì)劃組織：協(xié)調(diào)、調(diào)動(dòng)資源，有效地制定自己和團(tuán)隊(duì)的工作計(jì)劃，采取有效及時(shí)的行動(dòng)。3、經(jīng)驗(yàn)學(xué)歷：大學(xué)本科以上，專業(yè)不限。工作經(jīng)驗(yàn)：對(duì)應(yīng)秘書(shū)的級(jí)別，除任職資格需達(dá)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，還需有工作經(jīng)驗(yàn)的要求。資格行為標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)程度工作經(jīng)驗(yàn)行政助理助理類五級(jí)華為秘書(shū)經(jīng)驗(yàn)36個(gè)月以上初級(jí)行政助理助理類四級(jí)華為秘書(shū)經(jīng)驗(yàn)24個(gè)月以上4、績(jī)效資格績(jī)效表現(xiàn)要求行政助理2A2B初級(jí)行政助理4B5、其它包括獎(jiǎng)懲情況、培訓(xùn)記錄及成績(jī)?cè)谌A為工作期間受到的獎(jiǎng)懲、參加的培訓(xùn)及培訓(xùn)成績(jī)均會(huì)對(duì)資格達(dá)標(biāo)有一定影響。四、助理類秘書(shū)任職資格行為標(biāo)準(zhǔn)第一單元提高工作流程的效率要素挖掘個(gè)人潛力，提高績(jī)效（認(rèn)證重點(diǎn)：能否客觀認(rèn)識(shí)自己、評(píng)價(jià)自己）A、依據(jù)目前的工作活動(dòng)和職業(yè)潛力找出自我發(fā)展需要B、確定個(gè)人的發(fā)展目標(biāo)，必要時(shí)，與相關(guān)人員商議C、定期檢查個(gè)人發(fā)展計(jì)劃，獲取意見(jiàn)以制定改進(jìn)和提高的措施要素計(jì)劃和組織個(gè)人工作進(jìn)度表（認(rèn)證重點(diǎn)：工作計(jì)劃的制定、執(zhí)行、調(diào)整）A、根據(jù)工作任務(wù)的輕重緩急合理安排時(shí)間，確保工作按時(shí)保質(zhì)完成B、學(xué)習(xí)并采用適當(dāng)?shù)挠?jì)劃輔助工具合理安排和掌握工作進(jìn)度.C、根據(jù)工作任務(wù)的變化,與主管及團(tuán)隊(duì)成員協(xié)商，確保調(diào)整的工作程序滿足要求D、遵照?qǐng)?zhí)行制定的計(jì)劃，遇變動(dòng)或在自己能力圍外的例外事務(wù)，預(yù)先知會(huì)相關(guān)人員，并積極尋求相關(guān)幫助資源要素:獲取組織個(gè)人工作活動(dòng)中所需要的信息（認(rèn)證重點(diǎn)：自我提高的意識(shí)，包括知識(shí)、業(yè)績(jī)、工作改進(jìn)等方面）A、獲取和掌握個(gè)人工作所需的相關(guān)的信息B、定期檢查信息的準(zhǔn)確性，及時(shí)更新，以滿足工作需要C、根據(jù)公司規(guī)定保守信息【第一單元要素必備知識(shí)圍】個(gè)人工作定位與責(zé)任、識(shí)別、確定發(fā)展需要的方法、確定自我發(fā)展目標(biāo)的方法、發(fā)展機(jī)遇及資源對(duì)它們的影響、實(shí)施開(kāi)發(fā)活動(dòng)的方法、記錄成就的方法、培訓(xùn)實(shí)施方法、對(duì)進(jìn)展情況和業(yè)績(jī)提供反饋信息的方法、時(shí)間管理、團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)、工作方法與實(shí)踐、個(gè)人存儲(chǔ)系統(tǒng)、規(guī)定、確定定購(gòu)申請(qǐng)資源第二單元有效工作關(guān)系創(chuàng)造和維持要素與同事一起創(chuàng)造、培育和維持有效的工作關(guān)系（認(rèn)證重點(diǎn)：與周邊同事關(guān)系的融洽度、人員心理動(dòng)態(tài)了解、建立的關(guān)系對(duì)部門工作的促進(jìn)作用）A、了解相關(guān)人員的工作容，并及時(shí)向其明確自己的工作職責(zé)B、在商定的時(shí)間圍實(shí)現(xiàn)承諾C、給同事提供信息和援助以滿足其切實(shí)的需要D、當(dāng)同事工作中有需求時(shí)，在自己的能力限度提供適當(dāng)?shù)脑鶨、溝通方法和援助方式滿足同事需求F、及時(shí)提出任何對(duì)工作質(zhì)量的建議G、當(dāng)與同事之間或發(fā)現(xiàn)同事之間的工作關(guān)系的遇到無(wú)法解決的困難時(shí)，及時(shí)將其提交給相關(guān)人員（及時(shí)發(fā)現(xiàn)同事的心理異常動(dòng)態(tài)并恰當(dāng)?shù)靥峁┙o相關(guān)人員，以便形成部門良好的工作關(guān)系）H、及時(shí)發(fā)現(xiàn)同事的培訓(xùn)需求，并積極組織I、與同事有關(guān)的信息應(yīng)予以要素與外部聯(lián)系人員一起創(chuàng)造、培育和維持有效的工作關(guān)系（認(rèn)證重點(diǎn)：建立的關(guān)系對(duì)部門工作的促進(jìn)作用）A、準(zhǔn)確地設(shè)立、商定和記錄與外部聯(lián)系人員協(xié)作的方法B、培育和維持與外部聯(lián)系人員的良好工作關(guān)系，促使工作安排的順利完成C、在自己的權(quán)限圍，迅速、禮貌、準(zhǔn)確地答復(fù)信息要求D、根據(jù)公司要求保守E、當(dāng)與外部人員的工作關(guān)系遇到自己無(wú)法解決困難時(shí)，立即提交給相關(guān)人員【第二單元要素必備知識(shí)圍】處理不同意見(jiàn)和沖突的方法、建立合作關(guān)系、根據(jù)機(jī)會(huì)平等原則分配任務(wù)、接待原則及程序、公司產(chǎn)品及服務(wù)、公司結(jié)構(gòu)、溝通技巧、激勵(lì)員工方法、公司匯報(bào)程序、處理信息的方法第三單元調(diào)研、準(zhǔn)備和提供信息要素調(diào)研、收集和選擇信息以滿足指定的需要（認(rèn)證重點(diǎn)：敏銳發(fā)現(xiàn)主管需求，并提供相應(yīng)信息；信息匯總能力）A、明確任務(wù)目標(biāo)，確定指定的信息需求B、判斷所需信息類別（如報(bào)價(jià)、服務(wù)、市場(chǎng)信息），確定獲取信息的途徑、對(duì)象和圍C、制定調(diào)研方案，設(shè)置監(jiān)控點(diǎn)，確保整個(gè)過(guò)程的質(zhì)量和效率D、按既定的方案實(shí)施調(diào)研，并根據(jù)工作情況靈活調(diào)整E、收集、匯總信息F、操作過(guò)程符合有關(guān)的法律條文和公司規(guī)定要素準(zhǔn)備并提供信息以滿足指定的需要（認(rèn)證重點(diǎn)：信息分析能力；報(bào)表的美觀、規(guī)性）A、篩選匯總信息，按類別和重要性對(duì)信息進(jìn)行分析和整理B、所選格式和述方式符合規(guī)定的需要C、操作過(guò)程符合有關(guān)的法律條文和公司規(guī)定D、保守信息的安全和E、當(dāng)在規(guī)定的期限不能完成工作時(shí)，立即準(zhǔn)確地上報(bào)原因，并確定最終提供信息的時(shí)間F、對(duì)調(diào)研過(guò)程進(jìn)行總結(jié)，如需經(jīng)常獲得該類信息，將信息收集及整理的方法、途徑、經(jīng)驗(yàn)明確成文，報(bào)主管及相關(guān)人員共享，以便使該項(xiàng)工作例行化、規(guī)化 【第三單元要素必備知識(shí)圍】信息調(diào)研的方法、信息調(diào)研的記錄方法、信息定位及選擇的方法、確定信息需要的方法、匯總和組織信息的方法、演示/組織和引用信息的方法、保守信息安全和的方法第四單元公文擬制及推行要素按要求起草文件（信函）（認(rèn)證重點(diǎn)：起草文件符合要求）A、明確需起草文件或信函，并按緊急、重要程度優(yōu)先處理B、準(zhǔn)確理解文件的要求及將達(dá)到的預(yù)期效果C、核查文件所依據(jù)的信息來(lái)源是否確切和有效，若有必要，可提出簡(jiǎn)潔明了的建議，并給決策者提供適當(dāng)?shù)年U釋D、按起草的容正確使用文種，措詞準(zhǔn)確、表達(dá)清晰，同時(shí)行文風(fēng)格、文件格式等符合公司公文規(guī)E、根據(jù)公司規(guī)定，保存相關(guān)文獻(xiàn)的副本，確保信息的安全和、F、在商定的期限提供完整的文件，當(dāng)不能在規(guī)定期限完成工作時(shí)，立即準(zhǔn)確地上報(bào)原因要素制定制度以滿足工作的需要（認(rèn)證重點(diǎn)：制度的下發(fā)與推行，并根據(jù)推行情況優(yōu)化制度）A、明確自己在制度的應(yīng)用和制定方面的權(quán)限圍B、根據(jù)需要收集滿足特定需要的相關(guān)信息，必要時(shí)與用戶一起討論、或獲取專家建議C、給用戶提供清晰、全面的指導(dǎo)，使他們能將既定的規(guī)付諸實(shí)施D、監(jiān)控實(shí)施過(guò)程符合規(guī)程要求E、對(duì)制度的有效性和可行性進(jìn)行評(píng)估，對(duì)不完善或不合理之處提出建議或報(bào)告F、將修改后的規(guī)程報(bào)主管批準(zhǔn)后付諸實(shí)行，并監(jiān)控實(shí)施過(guò)程G、在實(shí)施進(jìn)程中，逐步改進(jìn)，逐步優(yōu)化H、設(shè)計(jì)、實(shí)施流程應(yīng)符合上級(jí)規(guī)定以及法律條令要求【第四單元要素必備知識(shí)圍】公司行文的格式及要求、行文規(guī)；規(guī)程的類型和應(yīng)用、規(guī)程開(kāi)發(fā)方面的權(quán)限圍規(guī)程獲得通過(guò)的方法、規(guī)程的監(jiān)控方法、監(jiān)察規(guī)程實(shí)施有效性的方法、與規(guī)程有關(guān)的支援系統(tǒng)的類型、給用戶提供指導(dǎo)的方法第五單元協(xié)助計(jì)劃工作并監(jiān)控工作進(jìn)度要素計(jì)劃和組織工作（認(rèn)證重點(diǎn)：明確工作容的輕重緩急；合理安排各種資源）A、與主管協(xié)商，確定任務(wù)并排出先后順序，以滿足工作要求B、與部門人員協(xié)商，明確共同目標(biāo)及計(jì)劃步驟，以利于計(jì)劃執(zhí)行C、合理分配資源，便于按優(yōu)先順序完成確定的任務(wù)D、在人力資源合理利用過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)新員工的培養(yǎng)E、根據(jù)工作優(yōu)先順序的變化，及時(shí)調(diào)整資源分配F、與相關(guān)資源部門保持良好協(xié)作關(guān)系，以利于確定、商討和協(xié)調(diào)相關(guān)的援助以滿足具體要求和期限G、工作方法和活動(dòng)符合法律條令要求和公司規(guī)定要素監(jiān)控工作目標(biāo)的實(shí)施（認(rèn)證重點(diǎn)：準(zhǔn)確合理設(shè)置監(jiān)控點(diǎn)；針對(duì)未完成情況進(jìn)行分析補(bǔ)救；做好工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與積累）A、分析工作目標(biāo)要求及特點(diǎn)，合理、準(zhǔn)確設(shè)置監(jiān)控點(diǎn)及檢查標(biāo)準(zhǔn)B、根據(jù)確定的目標(biāo)，及時(shí)檢查、分析和評(píng)估工作結(jié)果，把握工作目標(biāo)與方向C、當(dāng)出現(xiàn)未能及時(shí)完成或與任務(wù)要求不符的情況時(shí)，能準(zhǔn)確分析原因，并做好相應(yīng)補(bǔ)救措施D、根據(jù)工作需要，制定相應(yīng)工作流程、規(guī)及制度，以保證目標(biāo)的順利達(dá)成E、找出偏離規(guī)劃目標(biāo)的原因，必要時(shí)，上報(bào)給相關(guān)人員F、在自己的職責(zé)圍立即實(shí)施改正措施，并向相關(guān)人員匯報(bào)G、任務(wù)完成后，總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，并存檔，以便今后借鑒【第五單元要素必備知識(shí)圍】工作的計(jì)劃方法、時(shí)間管理辦法、協(xié)調(diào)資源和任務(wù)的方法、通報(bào)和與他人商議工作方法的方法、求援的方法、監(jiān)督目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況的方法、處理規(guī)劃目標(biāo)偏差的方法、建立和實(shí)施管理機(jī)制的方法、根據(jù)目標(biāo)檢查和考評(píng)工作結(jié)果的方法、考評(píng)與溝通的方法、保持良好的團(tuán)隊(duì)氛圍的方法、保持與相關(guān)部門良好協(xié)作關(guān)系的方法、匯報(bào)問(wèn)題和建議的程序、監(jiān)督和更新系統(tǒng)的方法、處理非常事務(wù)和緊急情況的方法第六單元會(huì)議組織與跟蹤實(shí)施要素會(huì)務(wù)的監(jiān)控與實(shí)施（認(rèn)證重點(diǎn)：會(huì)務(wù)的統(tǒng)籌安排及監(jiān)控）A、明確會(huì)議議程，了解整個(gè)會(huì)議所需資料的來(lái)源與容圍B、組織相關(guān)會(huì)務(wù)人員明確會(huì)務(wù)分工并制定會(huì)務(wù)準(zhǔn)備計(jì)劃C、控制會(huì)務(wù)進(jìn)程，同時(shí)為與會(huì)人員提供所需的信息與建議D、有效及時(shí)處理突發(fā)事件，確保會(huì)議順利進(jìn)行E、會(huì)后匯總會(huì)議決議，促進(jìn)和監(jiān)控會(huì)議中提出的措施與決議要素會(huì)議的有效組織（認(rèn)證的重點(diǎn)：自行組織會(huì)議，促進(jìn)會(huì)議效果的達(dá)成）A、明確會(huì)議目的，擬定會(huì)議議程B、監(jiān)控會(huì)議準(zhǔn)備，對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備進(jìn)行有益的指導(dǎo)C、通過(guò)有效的交換意見(jiàn)，促進(jìn)會(huì)議決議的形成D、制定會(huì)議決議的實(shí)施計(jì)劃，并監(jiān)督實(shí)施0【第六單元要素必備知識(shí)圍】公司與會(huì)議有關(guān)的管理與財(cái)政規(guī)定、決定會(huì)議目的與目標(biāo)的方法、組織和比較文檔、會(huì)議議程準(zhǔn)備方法、個(gè)人角色與責(zé)任、與會(huì)人員的角色與責(zé)任、會(huì)議進(jìn)行的規(guī)定、提供管理支持的角色與責(zé)任、個(gè)人發(fā)言權(quán)限與圍、對(duì)會(huì)議安排進(jìn)行評(píng)價(jià)的方法、與會(huì)議有關(guān)的應(yīng)急處理流程、會(huì)議紀(jì)要與報(bào)告的目的、記錄重要決策和問(wèn)題的方法、準(zhǔn)備會(huì)議記錄的方法、獲取記錄認(rèn)可的方法、公司有關(guān)記錄風(fēng)格與格式的規(guī)定、監(jiān)控經(jīng)過(guò)認(rèn)可的措施、發(fā)送記錄的流程。第七單元幫助提高下屬績(jī)效要素提高團(tuán)隊(duì)績(jī)效A、通過(guò)對(duì)下屬工作情況的積累、評(píng)價(jià)及溝通，以達(dá)到幫助其不斷改進(jìn)工作的目的；B、及時(shí)發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)工作中的問(wèn)題，尋找解決方法，以提高團(tuán)隊(duì)整體績(jī)效；C、通過(guò)各種形式的活動(dòng)與宣傳，提高團(tuán)隊(duì)組織氛圍；D、敏銳察覺(jué)下屬培訓(xùn)需求，積極組織相應(yīng)培訓(xùn)或向相關(guān)人員提出培訓(xùn)建議；E、通過(guò)合理調(diào)配人力及物力資源，配合部門整體績(jī)效的提高。要素新秘書(shū)培養(yǎng)A、根據(jù)新秘書(shū)崗位要求，督促思想導(dǎo)師制定詳細(xì)的培養(yǎng)計(jì)劃；B、對(duì)新秘書(shū)培養(yǎng)計(jì)劃與效果積極監(jiān)督、跟蹤；C、根據(jù)新秘書(shū)培養(yǎng)需求，采取有效措施，保證新秘書(shū)的培養(yǎng)?！镜谄邌卧乇貍渲R(shí)圍】管理心理學(xué)、有效的激勵(lì)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、營(yíng)造良好的組織氣氛、問(wèn)題調(diào)查的方法、有效的溝通、績(jī)效管理與績(jī)效考核、有效的管理控制、領(lǐng)導(dǎo)技能與實(shí)踐第八單元 數(shù)據(jù)管理要素?cái)?shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)管理（認(rèn)證重點(diǎn)：數(shù)