企業(yè)內(nèi)控應(yīng)用手冊(cè)合同管理-流程描述

公司名稱xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司流程名稱合同管理流程描述本流程涉及制度《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司合同管理規(guī)定》流程總述本流程包含以下內(nèi)容及主要步驟：合同管理體系建設(shè)與職能設(shè)置、合同訂立與審批、合同執(zhí)行與跟蹤、合同的變更或解除、合同糾紛管理、合同檔案管理。本流程旨在規(guī)范公司合同管理，強(qiáng)化合同各控制環(huán)節(jié)的管理。主要涉及部門有：投資管理中心、辦公室、相關(guān)業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)合同管理體系建設(shè)與職能設(shè)置合同訂立與審批合同執(zhí)行與跟蹤合同的變更或解除合同糾紛管理合同檔案管理1.合同管理體系建設(shè)與職能設(shè)置1.1合同管理體系建設(shè)公司制定了《合同管理規(guī)定》，明確投資管理中心為合同歸口管理部門，對(duì)合同洽談、合同擬定、合同審核與簽訂、合同存檔與使用、合同履行及合同結(jié)算等合同管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范。1.2合同管理職能設(shè)置投資管理中心為合同的歸口管理部門，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)本部及下屬一級(jí)公司的項(xiàng)目拓展合同審核、編號(hào)及履行監(jiān)控管理。辦公室/行政部下屬的資料室負(fù)責(zé)合同的歸檔管理。2.合同訂立與審批2.1合同相對(duì)方資質(zhì)調(diào)查合同訂立前期，合同經(jīng)辦部門通過索取營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人身份證復(fù)印件等資料對(duì)合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行評(píng)估。2.2合同談判初步確定擬簽約對(duì)象后，由合同經(jīng)辦部門牽頭，組織相關(guān)人員根據(jù)擬定的談判策略、談判方案與對(duì)方進(jìn)行合同談判。對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，合同經(jīng)辦部門邀請(qǐng)公司法律事務(wù)部、財(cái)務(wù)等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作。投資管理中心在現(xiàn)有合同管理制度的基礎(chǔ)上，完善重大合同的管理要求，并監(jiān)督合同經(jīng)辦部門實(shí)施：（1）以現(xiàn)有歸檔合同為基礎(chǔ)，對(duì)其進(jìn)行分析與總結(jié)，從業(yè)務(wù)重要性及涉及金額方面，對(duì)重大合同范疇進(jìn)行界定；（2）要求合同經(jīng)辦部門對(duì)重大合同的談判過程進(jìn)行記錄，形成《重大合同談判紀(jì)要》，明確紀(jì)要的格式及需記錄的內(nèi)容，作為合同簽批的附件一并存檔；（3）明確重大合同借閱審批程序。2.3合同文本擬定雙方就合同主要條款協(xié)商一致后，由相關(guān)部門擬定/審查合同文本。公司目前合同文本來源主要為以下兩類：（1）標(biāo)準(zhǔn)文本合同：投資管理中心/法律事務(wù)部針對(duì)公司常用及主要合同類型，擬定標(biāo)準(zhǔn)文本，下發(fā)下屬一級(jí)公司反饋意見，修改完善后提交機(jī)關(guān)本部各中心反饋意見，進(jìn)一步完善后提交各副總經(jīng)理、總經(jīng)理和董事長(zhǎng)審批，形成集團(tuán)層面的標(biāo)準(zhǔn)文本合同并上傳至成本管理系統(tǒng)，下屬一級(jí)公司根據(jù)實(shí)際情況做調(diào)整并反饋至機(jī)關(guān)本部法律事務(wù)部審核，審核通過后形成各公司的標(biāo)準(zhǔn)文本合同。（2）非標(biāo)準(zhǔn)文本合同：合同經(jīng)辦部門擬定合同文本，投資管理中心/法律事務(wù)部提供參考意見。2.4合同審批合同經(jīng)辦部門填寫《呈批件》/《文件傳閱單》并附合同草案，報(bào)業(yè)務(wù)主管中心領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)主管中心分管領(lǐng)導(dǎo)、投資管理中心/法律事務(wù)部、投資管理中心分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理判斷屬于重大合同的，還需提交董事長(zhǎng)審批。2.5合同簽署合同文本經(jīng)審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表人與合同相對(duì)方簽署合同。2.6合同用章辦公室/行政部資料室公章及合同專用章保管員核查《呈批件》/《文件傳閱單》的審批完整性，并確認(rèn)是否蓋有投資管理中心/法律事務(wù)部的“審核章”，核對(duì)無誤后在合同原件及相關(guān)附件的公司署名處加蓋公章或合同專用章。3.合同執(zhí)行與跟蹤3.1合同履行進(jìn)度監(jiān)控投資管理中心/法律事務(wù)部對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，并建立電子化的合同管理臺(tái)帳，對(duì)合同進(jìn)行分類管理。合同管理臺(tái)帳詳細(xì)記錄合同的類型、編號(hào)、金額、簽訂日期及履行進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同情況情況的動(dòng)態(tài)監(jiān)督。3.2合同履行定期評(píng)估投資管理中心對(duì)機(jī)關(guān)本部合同及下屬一級(jí)公司的重大合同（項(xiàng)目拓展類）履行情況進(jìn)行監(jiān)控，每年年末開展一次合同履行情況綜合評(píng)估，形成《合同履行情況報(bào)告》，經(jīng)投資管理中心負(fù)責(zé)人審核后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審閱。報(bào)告內(nèi)容需包括：（1）合同簽訂及履行的總體情況；（2）合同履行過程中出現(xiàn)的問題及原因分析，比如合同糾紛、法律訴訟、合同結(jié)算異常等問題；（3）針對(duì)突出問題的防范措施，是否可以在合同對(duì)方調(diào)查及合同審核環(huán)節(jié)采取防范措施，為后續(xù)合同管理提供借鑒。3.3合同結(jié)算合同經(jīng)辦部門根據(jù)合同約定，填寫《結(jié)算單》，提交中心領(lǐng)導(dǎo)、投資管理中心、財(cái)務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批。4.合同變更或解除當(dāng)發(fā)生合同變更或解除事項(xiàng)或合同的繼續(xù)履行將影響公司的利益時(shí)，合同經(jīng)辦部門經(jīng)辦人收集合同變更/解除的資料或原始記錄，并根據(jù)合同等相關(guān)管理制度規(guī)定的時(shí)限和方式，提出變更/解除申請(qǐng)，與合同對(duì)方簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》或《解約協(xié)議書》，相關(guān)審批流程同合同簽訂審批流程。5.合同糾紛管理發(fā)生合同糾紛時(shí)，合同經(jīng)辦人及時(shí)調(diào)查了解原因及有關(guān)情況，向相關(guān)部門負(fù)責(zé)人通報(bào)，同時(shí)向法務(wù)人員、分管副總、總經(jīng)理報(bào)告。如果能夠協(xié)商解決，根據(jù)協(xié)商結(jié)果簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》繼續(xù)合作，或簽訂《解約協(xié)議書》中止合作。如果需要提請(qǐng)仲裁或訴訟的，由法律事務(wù)人員提交專項(xiàng)說明，并以《呈批件》的形式，提交投資管理中心負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理和董事長(zhǎng)審批。6.合同檔案管理6.1合同歸檔辦公室/行政部針對(duì)合同的歸檔、借閱建立單獨(dú)的電子化臺(tái)帳，方便查詢及核對(duì)。投資管理中心/法律事務(wù)部與辦公室/行政部定期核對(duì)合同臺(tái)帳，對(duì)出現(xiàn)差異的合同進(jìn)行檢查，確保合同歸檔的完整性。6.2合同借閱借閱合同時(shí)經(jīng)辦人需要填寫《合同文件借閱申請(qǐng)表》，清楚地列明借閱原因、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、借閱人等內(nèi)容。借閱申請(qǐng)須得到經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)