(修改)XX公司U8項目總結(jié)報告20140604 - 副本課件

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U8項目總結(jié)報告集團(tuán)信息中心：XXXX2014-06-04一項目回顧1.1項目背景1.2項目過程1.3項目前后對比二項目成果簡述三管理改善點3.1存在的核心問題3.2需完善的要點U8項目總結(jié)報告一項目回顧

1.1項目背景2013年12月對XX公司基礎(chǔ)管理調(diào)研發(fā)現(xiàn)XX公司U8使用現(xiàn)狀存在一些比較突出的問題，主要表現(xiàn)在以下三個方面：

A.基礎(chǔ)檔案設(shè)置與XX公司實際管理需求不一致B.流程和單據(jù)不一致，造成供應(yīng)鏈的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)脫節(jié)C.財務(wù)科目設(shè)置不合理造成的財務(wù)報表標(biāo)準(zhǔn)化程度低基于以上問題層層分解.

1.成立ERP項目組來進(jìn)行改進(jìn)，并且詳細(xì)計劃落實到每部門與個人。

2.重新規(guī)劃U8基礎(chǔ)資料體系，使之與業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀一致

3.梳理流程，打通供應(yīng)鏈與財務(wù)的斷點，使之一體化

4.盤點并啟動新系統(tǒng)1.2項目過程

項目各階段執(zhí)行結(jié)果

序號項目內(nèi)容時間是否完成呈現(xiàn)狀態(tài)備注1項目調(diào)研2013年12月--2014年1月是文件《XXU8系統(tǒng)使用現(xiàn)狀及改善方案》2項目小組成立是文件《ERP項目組織架構(gòu)>>

《ERP推行管理制度(XX公司)》3公司組織梳理與確認(rèn)是文件《XXXX組織機(jī)構(gòu)圖AQ》4基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備2014年2月是資料與文件《物料編碼規(guī)則》，新舊物料編碼轉(zhuǎn)換，客商資料5業(yè)務(wù)流程梳理2014年3月是文件與流程《XXXX業(yè)務(wù)流程--韓總》

《XXXX第一期ERP進(jìn)銷存業(yè)務(wù)流程示意圖》

《ERP供應(yīng)鏈常用單據(jù)編碼規(guī)則文件》6系統(tǒng)初始化2014年4月1日~7日是設(shè)置、期初系統(tǒng)各開關(guān)控制設(shè)置，期初庫存，金額，單據(jù)錄入7項目正式上線2014年4月8日是文件/應(yīng)用《ERP系統(tǒng)資料維護(hù)職責(zé)分工》《項目上線通知》

《信息平臺（ERP數(shù)據(jù)查詢）》8系統(tǒng)盤點2014年4月30日是文件《XXXX４月底盤點總結(jié)》9４月前數(shù)據(jù)補錄2014年5月是文件《XXXX工程公司新舊ERP賬分析及數(shù)據(jù)補錄方案》

《XXXX工程XX621賬套補單計劃表》項目從13年12月份啟動到14年春節(jié)前把基礎(chǔ)資料（客戶、供應(yīng)商、物料）準(zhǔn)備完畢，經(jīng)歷了2個月的時間，由于XX公司組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整與確認(rèn)時間用了一個月，故ERP新帳套啟用時間定在了4月份。在4月份新帳套啟用后，財務(wù)管理部針對財務(wù)審計及財務(wù)數(shù)據(jù)合規(guī)性考慮，提出需要補充1-3月份數(shù)據(jù)，由于新帳套已經(jīng)啟用，ERP軟件系統(tǒng)的初始化工作已經(jīng)基本完成，在目前啟用的620帳套中補充1-3月份數(shù)據(jù)已經(jīng)不可能實現(xiàn)，為了能夠滿足財務(wù)管理部對財務(wù)年度帳連續(xù)性和合規(guī)性的要求，我們又開啟一個新賬套621，初始化，并制定補單方案及計劃。目前XXU8已經(jīng)在最新賬套使用，從1月到目前所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)已經(jīng)在U8中體現(xiàn)1.2項目過程

點評1.3項目前后對比業(yè)務(wù)項目前項目后結(jié)果基礎(chǔ)資料

（存貨檔案，會計科目，客戶檔案，供應(yīng)商檔案等，組織）1.存貨檔案：產(chǎn)品種類，名稱規(guī)格不規(guī)范，單位為KG，入庫入KG，出庫時又未稱重，導(dǎo)致庫存不清，賬物不一至，一物多號問題導(dǎo)致財務(wù)核算庫存的不準(zhǔn)確。

2.會計科目：設(shè)置不完整，導(dǎo)致核算業(yè)務(wù)難以準(zhǔn)確，如，發(fā)出商品未區(qū)分直銷代銷等

3.客商資料：未明確分類，一個客商資料也存在多個檔案編號，并且區(qū)別分，直銷，委托代銷客戶，直接影響財務(wù)核算。

4.除以上基礎(chǔ)資料外的一些基礎(chǔ)資料設(shè)置未有統(tǒng)一口徑審核錄入。所有基礎(chǔ)資料重新梳理，盡量避免一物多料，一個客商資料多個檔案，新增基礎(chǔ)資料統(tǒng)一口徑審核后錄入。

1.如存貨檔案產(chǎn)品以米為單，進(jìn)出統(tǒng)一單位，并且賬物一至，名稱規(guī)格規(guī)范統(tǒng)一。

2.客商資料分類清晰，區(qū)別直銷，委托代銷客戶。

3.會計科目：增加直銷發(fā)出商品，委托代銷發(fā)出商品等科目基礎(chǔ)資料的準(zhǔn)確度提高，為后續(xù)的業(yè)務(wù)提供了很好的基礎(chǔ)

1.產(chǎn)品分類清晰，名稱規(guī)格規(guī)范化，減少一物多號

2.供應(yīng)商，客戶檔案分類，統(tǒng)一管理組織架構(gòu)組織架構(gòu)平行，權(quán)責(zé)不清，未能有效監(jiān)督及管控組織架構(gòu)層次分明，權(quán)責(zé)清晰，相互監(jiān)督，有效管控權(quán)責(zé)清晰，有效管控銷售業(yè)務(wù)1.未區(qū)別委托代銷與分期收款訂單

2.銷售臺賬未建立

3.客戶檔案未完全建立

4.發(fā)貨清單與銷售訂單未完全對應(yīng)

5.庫存產(chǎn)品未能得到及時消耗，考核不明確1.梳理所有客戶案檔案并完善，后續(xù)有新增客戶，需寫客戶檔案申請，審核后錄入系統(tǒng)

2.銷售訂單區(qū)分委托代銷與分期收款訂單，財務(wù)核算與開票清晰

3.所有發(fā)貨單必需是以銷售訂單為源頭，方可出貨單，作為銷售與財務(wù)對賬的依據(jù)。

4.以上業(yè)務(wù)完成，銷售臺賬的建立，清楚了解銷售情況以及回款情況

銷售流程及數(shù)據(jù)的建立采購業(yè)務(wù)1.各部門手工寫申請單，經(jīng)過相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，由采購找供應(yīng)商采購。此過程未在系統(tǒng)中體現(xiàn)，導(dǎo)致其它部門無法查詢相關(guān)統(tǒng)計資料，由采購手工做電子檔

2.供應(yīng)商檔案未完全建立

3.采購入庫：用供應(yīng)商提供手手寫送貨清單交由倉庫辦理入庫1.申購采購流程統(tǒng)一，由申購部門在系統(tǒng)做申購單，打印，審核.若申購時無物料編碼，由專人統(tǒng)一審核錄入系統(tǒng)。

2.采購必需按申購單形成采購單。若是無供應(yīng)商檔案，填寫供應(yīng)商資料申請，由專人統(tǒng)一審核錄入系統(tǒng)。

3.采購入庫：供應(yīng)商送貨到時，由采購員根據(jù)采購訂單生成到貨通知單，通知到倉庫辦理入庫申購，采購流程建立與規(guī)范A.業(yè)務(wù)管控對比（表1）1.3項目前后對比A.業(yè)務(wù)管控對比（表2）業(yè)務(wù)項目前項目后結(jié)果生產(chǎn)業(yè)務(wù)1.生產(chǎn)領(lǐng)料，由任意人員手寫單據(jù)，簽字后到倉庫領(lǐng)料，并且由倉庫只員用調(diào)撥形式，調(diào)撥物料到虛擬的生產(chǎn)車間倉庫，但實際耗用后并未及時做生產(chǎn)車間倉庫的扣賬。

2.產(chǎn)品入庫，每天交產(chǎn)品報檢單到倉庫，由倉庫主動催促生產(chǎn)入庫1.生產(chǎn)領(lǐng)料：生產(chǎn)部門做生產(chǎn)領(lǐng)料申請，審核后，交倉庫發(fā)料，并且有倉庫發(fā)料的憑證，材料出庫單回一聯(lián)到生產(chǎn)

2.品檢檢驗后，生產(chǎn)車間根據(jù)品檢單上的規(guī)格型號及數(shù)量，在系統(tǒng)中錄產(chǎn)品入庫單，由倉庫審核后完成辦理入庫建立生產(chǎn)部門的申購，領(lǐng)料，入庫的標(biāo)準(zhǔn)流程，使之有責(zé)任心對這一業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)，并不是只是生產(chǎn)產(chǎn)品。倉庫業(yè)務(wù)1.生產(chǎn)發(fā)料：根據(jù)手工單作調(diào)撥到生產(chǎn)車間虛擬倉庫

2.生產(chǎn)產(chǎn)品良品入庫與報廢入庫：根據(jù)手工報檢單催促或是主動辦理入庫。

3.采購來料入庫：根據(jù)供應(yīng)商手工送貨單辦理入庫，未有供應(yīng)商檔案或是存貨檔案時，尋財務(wù)錄入后才可以辦理入庫，這樣直接導(dǎo)致賬物不一致，業(yè)務(wù)與賬不及時的問題，也導(dǎo)致檔案的錯誤增多。

4.盤點手工盤點，并且是以KG盤點，也不能所有的產(chǎn)品都稱重盤點，一直不能夠做到賬物一至1.生產(chǎn)發(fā)料：根據(jù)生產(chǎn)的領(lǐng)料申請單發(fā)料，并且必需有申請單生成材料出庫單，并打印，回聯(lián)到生產(chǎn)部門。

2.產(chǎn)品入庫：根據(jù)生產(chǎn)部門提供的入庫單號，對照單據(jù)上的數(shù)量對實物進(jìn)行清點后審核，完成入庫交接手續(xù)。

3.采購來料入庫：除供應(yīng)商的送貨清單外，必需要根據(jù)采購部的到貨通知單辦理入庫。

4.月未盤點：月未盤點時由系統(tǒng)生成盤點單，透過盤點實物與盤點單上的賬面數(shù)對比，清楚了解差異，并查出原因后進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，從而做賬物一至。倉庫管理，物品進(jìn)出規(guī)范化，賬物一至。財務(wù)業(yè)務(wù)1.余額中未能體現(xiàn)哪些是直銷發(fā)出商品，委托代銷發(fā)出商品

2.月未核算成本時，未有具體的實際耗用數(shù)據(jù)，只有由財務(wù)根據(jù)物料清單加上產(chǎn)品入庫數(shù)，算出大約耗用，然后用材料出庫單扣減車間虛擬倉庫存，但此時車間的物料與賬已經(jīng)不相符。

3.物流系統(tǒng)未很好與總賬系統(tǒng)集成，導(dǎo)致總賬與存貨系統(tǒng)賬不平1.增加區(qū)分直銷發(fā)出商品，委托代銷發(fā)出商品，成本核算方式改為銷售發(fā)票。

2.月未核算時根據(jù)各部門發(fā)生的業(yè)務(wù)單據(jù)傳遞到存貨后進(jìn)行核算，無需財務(wù)做物流單據(jù)

3.嚴(yán)格設(shè)置好物流，存貨，總賬的接口，進(jìn)行高度集成，保持總賬與存貨系統(tǒng)賬一至。財務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn)化，做到有證可依，數(shù)據(jù)由供應(yīng)鏈拋轉(zhuǎn)到財務(wù)系統(tǒng)，使財務(wù)人員可以追蹤問題所在，并起到監(jiān)督作用。簽核流程無統(tǒng)一單據(jù)格式，或是單據(jù)缺失，且簽核流程不清規(guī)范統(tǒng)一，并新增相關(guān)單據(jù)，制定簽核流程，做好內(nèi)控規(guī)范所有單據(jù)打印格式，審核流程1.進(jìn)銷存業(yè)務(wù)與流程的標(biāo)準(zhǔn)化XX公司ERP項目從4月正式上線，透過此ERP項目的執(zhí)行已經(jīng)規(guī)范XX公司進(jìn)銷存業(yè)務(wù)與流程的標(biāo)準(zhǔn)化，如大宗原料申購，采購，領(lǐng)料，倉庫，銷售等流程，2XX公司組織及簽核流程逐漸清晰化對XX公司的內(nèi)控及管理水平有了定的一些改善，人員的工作也得到規(guī)范，比如：目前成品倉庫、原材料倉庫與備品備件倉庫的現(xiàn)存量與倉庫實物已經(jīng)基本做到了帳實相符，但這只是萬里長征第一步，需要堅持，不斷的改善，有些環(huán)節(jié)，特別是生產(chǎn)、成本流程方面還是不能有效銜接，特別是物料配方、生產(chǎn)計劃的按配方領(lǐng)料，物控，呆滯料等等問需要進(jìn)一步加強(qiáng)與提升。二項目成果簡述產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)BOM配方的建立計劃生產(chǎn)體系建立