會計檔案管理辦法-通用模板

公司會計檔案管理辦法第一條為加強公司會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。第二條公司所屬各單位應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。第三條公司財務(wù)管理部負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第四條公司所屬各單位以法人為單位進行會計檔案保管，加強對會計檔案管理的工作，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。具體包括：會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類、其他類。第六條公司所屬各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由財務(wù)部專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。出納人員不得兼管會計檔案。個別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)財審部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。具體要求如下：（一）會計憑證類：.原始憑證，報銷單格式統(tǒng)一為樣本格式。.記賬憑證，統(tǒng)一使用NC系統(tǒng)記賬憑證打印。.匯總憑證，統(tǒng)一使用NC系統(tǒng)匯總憑證打印。.憑證裝訂及組卷方法：各單位會計憑證按月裝訂，按憑證編號和時間順序排列，可組成1卷或數(shù)卷，要求如下：(1)按記賬憑證的憑證編號順序排列，防止漏號、顛倒。(2)記賬憑證所附的各種原始憑證(如收據(jù)、發(fā)票等)要貼粘整齊、規(guī)范，另行裝訂的原始憑證要將輔助賬憑證號、保管位置等記錄清楚。(3)除金屬物，憑證的厚度一般在「2.5厘米。(4)裝訂后要進行密封處理，并加蓋經(jīng)手人員章或財務(wù)專用章。填寫憑證封面要項目齊全、規(guī)范清楚。(5)會計憑證裝訂封面，填寫齊全。(二)會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿、其他會計賬簿，會計賬簿統(tǒng)一使用NC系統(tǒng)進行打印，裝訂時目錄、封面填寫齊全。(三)財務(wù)報告類：季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。財務(wù)報告類統(tǒng)一B4打印裝訂，封面內(nèi)容填寫齊全。(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。其中銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對帳單是兩種用途不同的會計核算材料，要分別組卷。第七條公司所屬各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要借出或單位、個人查閱必須報請集團財務(wù)管理部批準(zhǔn)，方可提供查

閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。具體年限如下:序號檔案名稱保管期限備注■一會計憑證1原始憑證30年2記賬憑證30年會計賬簿3總賬30年4明細(xì)賬30年5日記賬30年6固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年7其他輔助性賬簿30年財務(wù)會計報告8月度、季度、半年度財務(wù)會計報告10年9年度財務(wù)會計報告永久四其他會計資料10銀行存款余額調(diào)節(jié)表10年11銀行對賬單10年12納稅申報表10年13會計檔案移交清冊30年14會計檔案保管清冊永久15會計檔案銷毀清冊永久16會計檔案鑒定意見書永久會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。第九條公司各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。第十條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。各單位不得自行銷毀保管期滿的會計檔案，只有公司有權(quán)銷毀保管期滿的會計檔案，公司在銷毀保管期滿的會計檔案時應(yīng)按照以下程序執(zhí)行：（一）按照本辦法的保存年限提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（二）公司負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（三）銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)公司負(fù)責(zé)人委派專人和產(chǎn)業(yè)化公司財務(wù)管理部共同派人員監(jiān)銷。（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司負(fù)責(zé)人。第十一條公司各單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，由集團代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。第十二條單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手