如何做好會議記錄

如何做好會議備忘231會議備忘的作用和特點會議備忘中常見的問題會議備忘的寫法和要求主要內容1.什么是會議備忘會議備忘是由會議組織者指定專人，如實、準確記錄會議的組織情況和會議內容的一種機關應用文書。會議備忘一般用于比較重要的會議或正式的會議，它要求真實、全面的反應會議的本來面貌2.會議備忘的作用

依據(jù)作用

會議備忘忠實地記錄了會議的全貌。會議精神、會議形成的決定和決議、會議對重大問題作出的安排，如果在會議后期需要形成文件，要以會議備忘為依據(jù)；如果不形成文件，與會者在會后傳達貫徹會議精神和決定是否準確，也要以會議備忘為依據(jù)進行檢驗；

素材作用

會議進行過程中連續(xù)編發(fā)的會議簡報，以及會議后期制作的會議紀要，都要以會議備忘為重要素材。會議簡報和會議紀要可以對會議備忘進行一定的綜合、提要，但不得對會議備忘所確認的內容進行歪曲和篡改?？梢哉f，會議備忘是形成會議簡報和會議紀要的基礎；

備忘作用

會議備忘可以用作會議情況和會議內容的原始憑證。時過境遷，有關會議的內同和情況可能無法在記憶中復現(xiàn)了，甚至當時做出的重要決定可能也記不清了，這時就不妨查查會議備忘。會議備忘還可以成為一個部門和單位的歷史資料，若干年后，通過大量會議備忘可以了解這個單位的歷史進程和發(fā)展狀況。

真實性

會議備忘的執(zhí)筆者與其他文章的寫作者有一個重要的區(qū)別，就是記錄者只有記錄權而沒有改造權

會議是什么樣就記成什么樣，與會者發(fā)言時說了些什么就記下什么，記錄者不能進行加工、提煉，不能增添、刪減，不能移花接木，不能張冠李戴；

原始形態(tài)性

會議備忘是會議情況和內容的原始化記錄。所謂原始，就是未經(jīng)整理、未經(jīng)綜合。在這一點上，會議備忘與會議紀要有著很大區(qū)別：

會議備忘一般是客觀詳細地將會議的全過程記錄下來，包括每個與會者的討論發(fā)言都要詳細忠實記錄。也就是發(fā)言人怎么說、就怎么記

會議紀要則是將會議的主要內容、事項、決議等經(jīng)過整理概括后，將其具有重要意義的內容傳達給受文者。會議的一般過程、與傳達事項、貫徹精神沒有關系的內容沒有必要在會議紀要中記載

會議備忘是制作會議紀要的基礎。如果不認真做好會議備忘，詳細地將會議所有情況全面記錄清楚，要總結概括出會議的主要精神、主要事項就是不可能或者說很困難的，也就很難把會議紀要做好

；

完整性會議備忘對會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況，對領導講話、與會者的發(fā)言、討論和爭議、形成的決議和決定等內容，都要記錄下來，一般沒有太多的選擇性

3.會議備忘的特點231會議備忘的作用和特點會議備忘中常見的問題會議備忘的寫法和要求主要內容錯記漏記這是會議備忘寫作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題。由于漏記錯記，使會議備忘失去了真實性和準確性，嚴重的還會引發(fā)矛盾、貽誤工作。出現(xiàn)漏記錯記的原因，主要是因為記錄人精力不集中、不認真提取發(fā)言，反映遲鈍、記錄速度緩慢所致；記錄不規(guī)范有些會議備忘中，會議時間、地點、主持人、缺席人、列席人、記錄人等項目記錄不全。比如，出席人有的只記姓、有的只記職務、有的記***等同志，給日后利用帶來不便；字跡潦草

會議備忘需要書寫速度跟上講話速度。很容易出現(xiàn)字跡潦草，書寫不規(guī)范的現(xiàn)象，導致日后難以辨認；歪曲虛構有的會議備忘背離原則，虛構、歪曲會議內容，使其嚴重失實。這主要是記錄人思想不端正，作風不嚴謹，隨心所欲，甚至處于不正當目的，任意編造所致231會議備忘的作用和特點會議備忘中常見的問題會議備忘的寫法和要求主要內容一般由三部分構成

會議標題

標題一般由會議名稱加問題名稱組成，如《*****會議備忘》。；

記錄標題十分重要，如會議備忘無標題，或標題不明確，會為日后查找材料造成諸多不便；會議組織情況

這部分寫在會議標題之后。在會議開始前，應把所有會議的相關情況寫好，主要包括：

開會時間——寫明具體的年、月、日，有時還要標明某日的具體時間

會議地點——寫明開會具體單位及具體場所

會議主持人——一般直書姓名，必要時可寫明職務

出席人——按照會議規(guī)定必須參加會議的人員。根據(jù)會議規(guī)模和性質，出席人記寫也不同出席人數(shù)不過的會議:可把出席人的姓名及職務、級別按照所在單位級別順序列出，出席人數(shù)較多的會議：可寫與會人員范圍；1.會議備忘的內容為了便于后期查找，建議標題及命名里都包括日期、關于XXXX討論/溝通的會議備忘缺席人——寫出缺席人姓名和缺席原因。如“某某因公出差”、“某某因病請假”。如果是大型會議，缺席人較多，可只寫缺席人數(shù)

列席人——即不是會議正式成員，由于工作需要而參加列席人數(shù)較多的會議：可寫與會人員范圍

列席人數(shù)不多的：分別寫出姓名

記錄人——寫明記錄人姓名、部門、職務。如是幾人共同記錄的，應一一列出會議進行情況——這部分是會議備忘的基本內容，一般包括三個方面：會議的議題和會議主持人的啟示性講話。這部分要著重記錄。(多項議題的會議要用數(shù)碼依次標出,以便于會后利用查找)與會人的討論發(fā)言。這部分是與會者對會議議題和會議主持人講話的直接反映，記好這部分內容十分重要(會議發(fā)言要按照發(fā)言順序記錄,發(fā)言人姓名要寫在段首，后面即記錄發(fā)言內容)；會議的決定、決議和會議主持人的總結及結論性意見。這部分是會議成果的綜合反映,是會議備忘的主體。在深入討論的基礎上，通過協(xié)商作出訣定或決議；有的會議是以會議主持人總結講話的形式概括會議成果，將會議討論的情況闡述一下，根據(jù)上級有關會議或文件的精神和討論中提出的意見，提出具體要求和措施。這些決定、決議和講話是與會者貫徹會議精神的根據(jù)，也是日后備查材料中最重要的材料，記錄者必須認真、仔細地作好記錄

會議進行情況還包括休息、散會等，必要時也要記錄上內容項目要齊全完整會議名稱、時間、出席人、列席人、主持人、記錄人、會議議題、決議，這幾項缺一不可。在實際中,有些會議備忘人往往有所疏漏。不是沒有開會時間、地點,就是沒有會議主持人、記錄人,對參加會議人員員的姓名、職務記錄得也不確切,導致這些記錄均欠規(guī)范每一內容項目的書寫也應做到齊全完整。如“記錄時間”，年月日應該寫全，不能只寫月、日而不寫年份,或者簡寫年份(如將“2020年”寫成“20年”等)。“記錄地點”,不能籠統(tǒng)寫,例如：不能寫“辦公樓”,而應該寫清“xx樓xx會議室”；缺席人要注明缺席原因。主持人、出席人都要寫全姓名、職務；以上這些要求,旨在為文書材料進入檔案領域作好準備,同時也是文書處理工作的規(guī)范化所必需。不然，年代久遠，他人利用這些文書檔案要浪費好多時間和精力去考證，造成不應有的麻煩或損失記錄人員會前應提前到達會場，準備好記錄工具，了解會議內容項目，先期做好準備。從某種程度上講，記錄人比一般與會人員更為重要，應主動坐在便于記錄、離主持人較近的席位2.會議備忘的要求議題要明確得當議題是每次開會所要研究的問題，有的是一個，有的是兩個或更多。會議一開始，主持人就把每次會議所要研究的議題都講清楚，記錄人只要把主持人講的議題準確地記錄下來就行但在實際中，常見到到會議備忘的開頭只寫“黨委會”或“行政辦公會”，接著便是發(fā)言人的記錄,看不出會議的議題。還有的議題用語不當,如“研究目前主要工作”,這樣記錄很不規(guī)范，使人摸不著邊際內容要詳略得當會議內容是會議備忘的主體部分，會議備忘的保存和利用的價值也是由這部分來決定的。記錄與會者的發(fā)言可用詳記和略記兩種方法,一定要詳略得當詳記、略記方法的選用是由會議的性質、所研究問題的重要程度來決定的。就會議性質而言，單位黨政領導班子的重要會議應該詳記，部門的工作例會等可以略記;就研究問題的重要程度來說,貫徹黨的方針、政策，討論人事、薪酬等問題應該詳記；研究一般事務性的工作可以略記詳記——要求是有言必錄有言必錄就是要求記錄記下發(fā)言人的主要觀點和論據(jù),而且是原話；尤其是會議主持人的結論發(fā)言，一定要記全記準。對討論中的重要插話、重要問題的不同意見、表決時的棄權情況也要如實記錄詳細記錄時最好會使用速記，如不會速記，可對通用詞匯采取簡化方法記錄，會后補正涉及到文件名稱或便于查找的文件，也可先省略后補齊在條件允許的情況下，可輔以錄音機,能使記錄更完整、準確如果沒有錄音設備，或不允許使用錄音設備，記錄人又沒有速記技能，應配備二至三人進行記錄,以便會后核對補正記錄人對會上沒有聽準確或者發(fā)言表達不清的地方，會后要及時找有關人員核對盡最大努力，保持記錄的完整性和準確性略記——一般只記發(fā)言要點及會議決議。,倘若是討論一般事務性問題,且無分歧意見，則發(fā)言要點也可以不記,只記會議決議即可摘要記錄要求記錄者對發(fā)言內容迅速作出分析判斷，哪些應記，哪些可不記，適當進行歸納，扼要地記重點有時兩種記錄方法也在一次會議中交叉使用使記錄詳略得體，對作好會議備忘非常重要。記錄人員必須根據(jù)會議內容，準確判斷、靈活掌握運用決議要清楚明確各類會議都有其形成的決議。在實際中，有的會議備忘通篇記的是與會者的發(fā)言，而沒有會議決。有兩種份況:一是會議對某一問題未形成決議;二是會議主持人的結論性發(fā)言就是會議決議。不管是哪種情況，都要作注。這樣后人才能一目了然，便于查找利用字跡要清晰正確字跡書寫要清晰、正確，合乎規(guī)范,不能潦草、模糊;不能寫只有記錄人自己能看懂的符號和不規(guī)范的文字(如生造字等)。如果使用速記符號記錄，要在會后進行整理，以保證會議備忘清楚、準確、真實，更為后人查找、利用提供方便為使會議備忘規(guī)范，對書寫工具、紙質材料都有要求。16開專用會議備忘本，碳素墨水、藍黑墨水的鋼筆記錄作好會議備忘也是一件很不容易的事情，會議備忘人員必須熟悉各方面的情況，不斷提高記錄水平，才能記得準確。這涉及記錄人員的素質問題。因此,會議備忘人員應具備以下基本素質3.記錄人需要具備的素質要有高度的責任感作會議備忘工作是比較辛苦的，在工作中要做到一絲不茍，不出現(xiàn)遺漏差錯。會議上不論討論什么間題，記錄人員都要守口如瓶，決不可提前向無關人員透露。要做到這些，必須有吃苦耐勞的精神，實事求是的精神，爭分奪秒的精神，對工作負責到底的精神，要不斷增強保密意識，要有高度的政治貴任心要有較強的聽知能力記錄人員在會議中始終處于被動地位，既不能滯后，也不能超前，精力必須集中,耳、腦、手都要緊跟發(fā)言人的講話，因此,記錄人在聽別人發(fā)言時，要有靈活的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，準確的判斷力。如果記錄人員沒有這些聽知能力，就難以迅速判斷要義何在，難以將需要記錄的東西記錄下來耳到心到

無論遇到的活體自己是都感興趣，發(fā)言者發(fā)言對不對自己的口味，記錄人員都唏噓調整好心態(tài)，全新投入地聆聽。專心聽取美味與會者的講話發(fā)言，領會講話內容，思考發(fā)言內涵，聽出弦外之音聚精會神

專心聽取會議發(fā)言，也是對發(fā)言者的尊重，也是會議的基本紀律。會場上心不在焉、左顧右盼、判若無人，損壞自己、秘書人員形象；不輕易離場、坐得住，不抽煙、不頻繁喝茶，否則容易打斷記錄思路排除干擾

記錄人員手機一般不關閉，可置于靜音或震動狀態(tài)，已備撥打與會議有關電話，無關電話一律不接聽。若鄰座健談，婉拒要有較強的寫記能力會議