置業(yè)公司檔案管理制度

置業(yè)公司檔案管理制度為確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補充，增強公司檔案實用性，特制定本制度。1、歸檔范圍界定原則1.1凡是公司在經(jīng)營活動過程中形成和使用過的、具有查考利用價值的文件均屬歸檔范圍，包括書面文件、聲像文件、電子文件等。1.2原則上可劃分為：文書檔案、技術(shù)檔案（基建檔案及預(yù)決算檔案）、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案和電子檔案七大類。不屬歸檔范圍的文件材料包括重份文件、一般事務(wù)性的無查考保存價值的文件、未成文的草稿及一般性文件的歷次修改稿、未經(jīng)會議討論、領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的未生效文件。公司應(yīng)明確界定各部門歸檔的具體內(nèi)容，并報總經(jīng)辦備案。附：公司歸檔范圍參考：（一）總經(jīng)辦：1、董事會文件、公司制度性文件、對外發(fā)文、往來文件、企業(yè)設(shè)立與登記材料。2、公司榮譽證書、公司大型活動的影像資料。3、合同、訴訟文件。4、公司內(nèi)刊、部門發(fā)文發(fā)函、工作請示單等。（二）外聯(lián)部門：1、項目的報建報批資料、相關(guān)批復(fù)、項目涉及的蓋章圖紙、完整的竣工備案資料等。2、部門發(fā)文發(fā)函、工作請示單等。（三）工程管理部門：1、各項目的前期文件（A、項目審批、資金來源、各類許可證；B、征地、拆遷、建筑執(zhí)照；C、設(shè)計任務(wù)書、擴初設(shè)計批復(fù)；D、勘察材料等）、內(nèi)業(yè)資料（施工合同、開工報告、技術(shù)交底、圖紙會審、出廠證明、質(zhì)量鑒定、設(shè)計更改通知書、隱蔽工程驗收記錄、沉陷、位移變形觀察記錄、施工日記、建材質(zhì)保（試驗記錄）、工藝性試驗報告（配合比）、分部分項質(zhì)量評定記錄、單位工程質(zhì)量綜合評定表等）、竣工資料（驗收證明、交工驗收證明、三材料銷核、竣工決算書、決算審核文件、施工總結(jié)、竣工驗收報告等）、設(shè)備說明書、竣工圖（A、地面建筑：綜合平面圖、建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、水電設(shè)備安裝圖、地下管線綜合圖等；B、地下建筑：總平面圖（坐標(biāo)、高程）、主要路段橫剖面圖、全程縱剖面）。其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，內(nèi)業(yè)資料和竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；2、部門發(fā)文發(fā)函、工作請示單等。(四)、成本管理部門：1、認(rèn)價單、結(jié)算書；2、各項目的經(jīng)濟簽證單、技術(shù)核定單。3、部門發(fā)文發(fā)函、工作請示單等。（五）營銷管理部門：1、售樓合同、廣告宣傳資料、市場調(diào)研資料、營銷策劃報告、訂價方案、年度推廣方案、客戶投訴資料、XX會相關(guān)資料、開盤等大型活動的聲像資料。2、部門發(fā)文發(fā)函、工作請示單等。（六）財務(wù)管理部門：1、憑證、帳簿、報告、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料；2、稅務(wù)申報表、部門發(fā)文、工作請示單、往來文件等（七）設(shè)計部門：1、設(shè)計變更、對外聯(lián)系函；2、部門發(fā)文發(fā)函、工作請示單等。2、歸檔職責(zé)設(shè)立原則2.1公司設(shè)立公司總檔案室，隸屬公司總經(jīng)辦，明確總經(jīng)辦為公司檔案的總體管理部門。2.2公司檔案按“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則進(jìn)行組織管理，即公司總檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，公司總檔案室對各部門進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3、歸檔時間確立原則3.1公司對歸檔范圍內(nèi)的文件資料確立一個合理的歸檔時間，歸檔期一到，各歸檔責(zé)任部門向公司總檔案室歸檔上一周期形成的文件資料。3.2原則上文書檔案一年為一個歸檔周期，基建檔案在項目竣工結(jié)算完成兩個月內(nèi)歸檔，會計檔案三年為一個歸檔周期，人事檔案中離職人員檔案及其人事資料五年為一個歸檔周期，部分重要文件可根據(jù)實際情況縮短或延長歸檔周期。實物檔案兩日內(nèi)交由總檔案室保管，合同、前期資料/驗收資料及證件資料辦理完畢兩日內(nèi)交由總檔案室或指定部門保管。附:公司歸檔時間參考：（一）、凡行政機關(guān)的任何批文（含批復(fù)、許可證、合格證、報告書等），均應(yīng)在獲得之日起兩日內(nèi)交總檔案室或公司指定部門保管。（二）、合同類：銷售合同由財務(wù)辦理完有關(guān)手續(xù)后，整理移交檔案室，其它經(jīng)濟合同或協(xié)議，承辦部門在合同印章加蓋齊全后兩日內(nèi)，交一份原件至總檔案室或公司指定部門保管。（三）、基建檔案：項目前期資料應(yīng)在獲得之日起兩日內(nèi)交總檔案室或公司指定部門保管。竣工資料及圖紙在項目竣工結(jié)算完成后2個月內(nèi)歸檔。（四）、預(yù)決算資料：單位工程預(yù)決算可在清尾款后半年內(nèi)歸檔。（五）、會計檔案：會計年度終了后，根據(jù)實際情況在財務(wù)部暫時保存3年后再移交總檔案室。（六）、人事檔案：根據(jù)人事解密程度，5年歸檔一次。（七）、各類實物檔案（獎品、錦旗、證書、饋贈品等），均應(yīng)在獲得之日起兩日內(nèi)交總檔案室歸檔保管。（八）、除以上之外，公司文書資料一般可于每年三月底前將上一歸檔周期形成的文件向總檔案室歸檔移交。4、歸檔要求4.1各部門必須在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，將上一歸檔周期內(nèi)形成的文件資料進(jìn)行系統(tǒng)整理，做到類別齊全、份數(shù)完整、不缺張少頁，并按標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊。檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理和裝訂的零散性文件資料。4.2各部門向檔案室移交檔案時，均需附上移交清單一式兩份。移交時，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點簽收，并各自保存一份。4.3卷內(nèi)文件排列應(yīng)條理系統(tǒng)，一般可按重要程度或時間順序排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；印件在前、定稿在后；正件在前、附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。4.4立卷時每冊檔案均應(yīng)編制好卷內(nèi)目錄，檔案內(nèi)頁編印頁碼，所有案卷還應(yīng)統(tǒng)一制作、粘貼案卷標(biāo)簽。歸檔時同時向總檔案室提交電子目錄。4.5立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)未歸檔而又需立卷的文件料，交由總檔案室按立卷原則進(jìn)行插卷。4.6基建檔案由工程部門督促施工單位按城建檔案管理要求裝訂成冊，包括內(nèi)業(yè)資料及竣工圖紙，并按公司要求制作案卷標(biāo)簽，并提供電子目錄。4.7各類實物檔案（獎品、錦旗、證書、饋贈品等）歸檔時，除原物外，還應(yīng)附上照片及簡要說明。4.8聲像檔案必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、重要人物、背景、攝錄者，便于保存和利用。4.9電子文件對應(yīng)紙質(zhì)文件刻錄成盤,并編制目錄,注明與紙質(zhì)文件的互見號。4.10OA文件（除非常重要的文件需要另外存檔紙質(zhì)文件外）一律由系統(tǒng)服務(wù)器保存電子檔案，由系統(tǒng)管理員按期拷貝刻盤歸檔。5、檔號格式編制原則5.1所有歸檔資料裝訂成冊并組成案卷后，還應(yīng)編制案卷目錄，并賦予每個案卷一個檔案檢索號（簡稱檔號），以便查檔調(diào)檔。5.2檔號格式原則上由分類號、組卷年度和案卷號組成。其中分類號，可根據(jù)公司檔案復(fù)雜程度進(jìn)行級別設(shè)置，一般保持在三級之內(nèi)。6、檔案借閱管理要求6.1原則上現(xiàn)行階段的文件在歸檔時間未到前，由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管與借閱管理，歸檔后的文件則由公司總檔案室負(fù)責(zé)保管和借閱。6.2公司檔案原則上不外借給非公司人員，確須外借的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司主管部門領(lǐng)導(dǎo)同意后方可外借。6.3公司內(nèi)部人員借用檔案的需辦理登記手續(xù)。原則上各部門工作人員可直接查閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料，如需查閱和復(fù)印非本部門的重要文件及查閱和復(fù)印財務(wù)檔案須經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.4借閱時應(yīng)負(fù)責(zé)所查檔案的完整和安全，不得私自復(fù)印、復(fù)制，不得擅自涂改、勾劃、圈點、標(biāo)注和拆散、調(diào)換、抽取、轉(zhuǎn)借等，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。如有違反，視情節(jié)輕重給予處罰。收回時檔案保管方應(yīng)檢查是否完好如初。6.5檔案借用者必須妥善保管所借檔案，若有遺失，由檔案保管方根據(jù)檔案的價值和數(shù)量擬訂賠償和處理意見，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理。7、檔案室管理要求7.1檔案室是保存檔案的基地。公司設(shè)立總檔案室，并指定專人管理，管理要求應(yīng)以滿足各類檔案及資料的安全保管與方便調(diào)閱為原則。7.2檔案室集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關(guān)的物品，不從事與庫房管理無關(guān)的活動。7.3保證檔案室門戶安全，無關(guān)人員不能隨便進(jìn)出。7.4有條件的公司配備空調(diào)、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設(shè)備，并定期檢查，確保以上設(shè)施的安全有效。7.5定期清潔、并注意保持合適的干濕度（溫度14度—20度，相對濕度50%—65%）。7.6定期檢查檔案排列，防止錯亂擺放。7.7建立庫房位置索引，對檔案柜架進(jìn)行編號，明確檔案室總體存檔明細(xì)及存放位置。8、檔案檢索工具健全要求公司建立檔案檢索工具，有需要的可以上檔案管理軟件，實現(xiàn)在線檢索，暫時不具備條件的應(yīng)手工造冊，編制案卷目錄，明確公司檔案總體存檔明細(xì)及位置索引。9、檔案保密原則9.1公司檔案應(yīng)注意妥善保管，檔案管理員和查閱使用人員必須加強保密意識。原則上檔案不外借給外單位，公司內(nèi)部不借閱或復(fù)印所屬業(yè)務(wù)范圍外的檔案。9.2人事檔案解密后再歸檔，歸檔后也應(yīng)注意保密。9.3各部門檔案、資料管理員及總檔案室管理員在調(diào)離或離職時，須辦清移交手續(xù)，經(jīng)其部門負(fù)責(zé)人審查無誤后方可離開。10、檔案保管期限界定及銷毀原則10.1原則上公司檔案按歸檔范圍入檔并單份保管的資料均為重要檔案，均需永久保存。10.2保管過程中，確因空間存放問題需騰挪空間的