科技檔案管理課件

科技檔案管理主要內(nèi)容第一章科技檔案第二章科技檔案工作第三章科技檔案的整理工作第四章科技檔案的鑒定工作第五章科技檔案的保管工作科技檔案管理主要內(nèi)容1第一章科技檔案主要內(nèi)容第一節(jié)科技檔案概念和種類第二節(jié)科技檔案的基本特征第三節(jié)科技檔案與文書檔案的區(qū)別

第一章科技檔案2第一節(jié)科技檔案概念和種類主要內(nèi)容一、科技檔案的概念二、科技檔案的基本種類及內(nèi)容構(gòu)成第一節(jié)科技檔案概念和種類主要內(nèi)容3一、科技檔案的概念科技檔案指企、事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。一、科技檔案的概念4這個(gè)定義要從四個(gè)方面理解和掌握:（一）從事物本質(zhì)屬性來看，科技檔案是一種歷史記錄。（二）從內(nèi)容特征來看，科技檔案記錄的是人們的科技活動(dòng)。（三）從形式特征來看，科技檔案是一種知識(shí)形態(tài)的歷史記錄。（四）從價(jià)值特征來看，科技檔案是一種有保存價(jià)值的歷史記錄。這個(gè)定義要從四個(gè)方面理解和掌握:5

二、科技檔案的基本種類及內(nèi)容構(gòu)成（一）科技檔案按載體形式劃分，可分三類：1、原始型科技檔案2、傳統(tǒng)型科技檔案3、現(xiàn)代型科技檔案（二）按內(nèi)容性質(zhì)劃分，可分為四大類（主要了解產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備檔案。）二、科技檔案的基本種類及內(nèi)容構(gòu)成6科技檔案科研檔案生產(chǎn)技術(shù)檔案基建檔案專門行業(yè)技術(shù)檔案農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案工程檔案設(shè)備檔案設(shè)計(jì)檔案施工技術(shù)檔案水文檔案地質(zhì)檔案地震檔案測繪檔案天文檔案氣象檔案醫(yī)療衛(wèi)生檔案環(huán)境保護(hù)檔案科技檔案科研檔案生產(chǎn)技術(shù)檔案基建檔案專門行業(yè)技術(shù)檔案農(nóng)業(yè)7第二節(jié)科技檔案的基本特征

一、專業(yè)性二、成套性三、現(xiàn)實(shí)性四、復(fù)用性第二節(jié)科技檔案的基本特征

一、專業(yè)性8第三節(jié)科技檔案與文書檔案的區(qū)別

一、從定義上看，文書檔案是指各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位在貫徹執(zhí)行黨的方針、政策和行政管理活動(dòng)中形成的歷史記錄，又稱為黨政檔案。而科技檔案則是機(jī)關(guān)檔案和個(gè)人在科技活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的知識(shí)形態(tài)的歷史記錄。第三節(jié)科技檔案與文書檔案的區(qū)別

一、從定義上看9二、從生產(chǎn)領(lǐng)域來看，文書檔案產(chǎn)生于社會(huì)管理的領(lǐng)域，而科技檔案則產(chǎn)生于自然科學(xué)的領(lǐng)域。這是判定一份具體文件應(yīng)歸哪一種檔案的決定因素。二、從生產(chǎn)領(lǐng)域來看，文書檔案產(chǎn)生于社會(huì)管理的領(lǐng)域，10第二章科技檔案工作主要內(nèi)容第一節(jié)科技檔案工作的內(nèi)容第二節(jié)科技檔案工作的基本原則第三節(jié)科技檔案的收集工作第二章科技檔案工作主要內(nèi)容11第一節(jié)科技檔案工作的內(nèi)容科技檔案工作，是用科學(xué)的原則和方法管理科技檔案,充分發(fā)揮科技檔案作用為社會(huì)服務(wù)的工作?？萍紮n案工作有兩項(xiàng)內(nèi)容：1、科技檔案業(yè)務(wù)管理工作；2、科技檔案事業(yè)管理工作。

第一節(jié)科技檔案工作的內(nèi)容科技檔案工12第二節(jié)科技檔案工作的基本原則

一、科技檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理二、科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全的基本要求三、實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用第二節(jié)科技檔案工作的基本原則

一、科技檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管13一、科技檔案收集工作的要求（一）要認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則（二）要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律（三）要保證科技檔案的完整準(zhǔn)確第三節(jié)科技檔案的收集工作一、科技檔案收集工作的要求第三節(jié)科技檔案的收集工作14二、基層檔案部門開展科技檔案收集工作的方法和措施

（一）按歸檔制度的規(guī)定接收科技文件材料歸檔歸檔制度由歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔分?jǐn)?shù)、歸檔要求、歸檔手續(xù)五個(gè)方面組成。二、基層檔案部門開展科技檔案收集工作的方法和措施15（二）納入計(jì)劃管理，實(shí)行多種方式結(jié)合的收集方法1、把材料形成工作納入有關(guān)的管理制度；納入工作程序及網(wǎng)絡(luò)圖；納入科技人員的職責(zé)范圍；納入有關(guān)承包合同；納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。2、把科技文件材料的形成、積累整理、歸檔和歸檔后的修改補(bǔ)充納入工作計(jì)劃。收集方式：接收歸檔與現(xiàn)場收集相結(jié)合；隨時(shí)收集和集中收集；對(duì)內(nèi)收集和對(duì)外收集相結(jié)合。（二）納入計(jì)劃管理，實(shí)行多種方式結(jié)合的收集方法16（三）確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內(nèi)容收集（四）抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進(jìn)行收集1、產(chǎn)品檔案的產(chǎn)品試制鑒定或定型階段；2、工程設(shè)計(jì)檔案的設(shè)計(jì)結(jié)束和總結(jié)階段；3、基建檔案的工程竣工驗(yàn)收階段；4、設(shè)備檔案的開箱、安裝、調(diào)試階段；5、科研檔案的成果鑒定和年度總結(jié)階段。（三）確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內(nèi)容收集17第三章科技檔案的整理工作

主要內(nèi)容第一節(jié)科技檔案整理工作的內(nèi)容和原則第二節(jié)科技檔案的分類第三節(jié)科技檔案的組卷第四節(jié)科技檔案案卷的排列第五節(jié)科技檔案案卷的標(biāo)引第三章科技檔案的整理工作18第一節(jié)、科技檔案整理工作的內(nèi)容和原則

一、科技檔案整理工作的內(nèi)容

兩個(gè)過程：一是科技業(yè)務(wù)部門對(duì)科技文件材料的整理；二是科技文件歸檔后，檔案部門獨(dú)立進(jìn)行的整理，這又包括分類、排列、編檔號(hào)等環(huán)節(jié)。整理工作過程一般為：分類－組卷－卷內(nèi)文件排列－卷內(nèi)文件編目－案卷排列－案卷目錄編制－庫房排列第一節(jié)、科技檔案整理工作的內(nèi)容和原則19二、科技檔案整理的原則1、遵循自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系2、充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對(duì)科技檔案進(jìn)行分門別類的整理3、便于保管和利用二、科技檔案整理的原則20第二節(jié)、科技檔案的分類

一、科技檔案分類的基本要求

1、科技檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的科技活動(dòng)性質(zhì)和特點(diǎn)；2、在一個(gè)單位內(nèi)部和一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部，同一科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致；3、分類的層次類目要簡明，不宜過多過繁；4，分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化；第二節(jié)、科技檔案的分類21

二、科技檔案分類的規(guī)則１、排他規(guī)則２、包含規(guī)則－－下位類之和必須等于上位類３、同一規(guī)則－－同位分類必須按同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行二、科技檔案分類的規(guī)則22

三、科技檔案分類的方法及實(shí)際應(yīng)用

第一步，對(duì)庫藏按種類劃分大類：產(chǎn)品檔案、基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等；第二步，對(duì)每種科技檔案進(jìn)行分類：工程項(xiàng)目分類法、型號(hào)分類法、課題分類法、專業(yè)分類法、時(shí)間分類法、地域分類法。

三、科技檔案分類的方法及實(shí)際應(yīng)用23四、科技檔案分類方案的編制1、根據(jù)庫藏科技檔案的基本種類設(shè)大類，有多少種科技檔案，就可以設(shè)置多少個(gè)大類；2、在每個(gè)大類中，根據(jù)科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，按照已確定的分類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法，進(jìn)行類系展開，設(shè)置相應(yīng)的上位類和下位類，形成不同的類別層次，構(gòu)成一個(gè)完整的類系；3、給每一個(gè)類目以固定的代字或代號(hào)；4、將形成的類目體系用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式表達(dá)出來；5、撰寫說明，指出分類方案的編制依據(jù)、分類標(biāo)準(zhǔn)、類目代字和代號(hào)的使用方法。四、科技檔案分類方案的編制24第三節(jié)科技檔案的組卷一、組卷的要求1、案卷必須是一組有機(jī)聯(lián)系的科技文件。2、案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量要適度3、卷內(nèi)文件的保存價(jià)值和密級(jí)應(yīng)該基本一致第三節(jié)科技檔案的組卷一、組卷的要求25二、組卷方法因?yàn)榻M卷實(shí)質(zhì)上是一種分類，我們?cè)谥v科技檔案分類方法時(shí)已經(jīng)講過，同樣適用于組卷，這里就不再贅述了。二、組卷方法26第四節(jié)、科技檔案案卷的排列

一、卷內(nèi)文件的排列

案卷內(nèi)科技文件的系統(tǒng)排列，也是組織案卷的一項(xiàng)工作內(nèi)容，其目的是為了更好地保持和正確的反映科技文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于日后的管理和查找利用。1、圖樣的排列：一般分為兩種情況：一種在形成時(shí)編制了圖樣目錄；另一種是在形成時(shí)沒有編制圖樣目錄。對(duì)于第一種情況，可以按已編制好的圖樣目錄順序進(jìn)行排列，對(duì)于第二種情況，在進(jìn)行排列時(shí)，有以下幾種主要方法可以選擇第四節(jié)、科技檔案案卷的排列

一、卷內(nèi)文件的排列27。（1）按隸屬關(guān)系排列（機(jī)械產(chǎn)品）（2）按總體和局部關(guān)系排列（基本建設(shè)）（3）按時(shí)間順序排列（自然現(xiàn)象觀測）

還有按比例尺寸大小排列（主要適用于測繪、測量圖樣的排列）、按地區(qū)特征進(jìn)行排列（主要適用于地質(zhì)勘探圖樣、地震觀測圖樣的排列）。（1）按隸屬關(guān)系排列（機(jī)械產(chǎn)品）28

2、文字材料的排列（1）按重要程度排列（2）按地區(qū)排列（3）按時(shí)間排列（4）按習(xí)慣排列2、文字材料的排列29

3、圖文混合文件的排列

有的案卷是由圖樣和文字材料混合而組成的，其系統(tǒng)排列是文字材料在前，圖樣在后3、圖文混合文件的排列30二、卷的排列1、分類排列法2、順序排列法科技檔案的順序排列和分類排列往往會(huì)在一個(gè)單位里同時(shí)存在。因?yàn)槊總€(gè)單位一般都會(huì)有多種科技檔案，不同種類的科技檔案總是分別管理的。所以，每個(gè)單位對(duì)科技檔案的管理，在第一層次上總是分類的。不同種類的科技檔案里，有的要再分屬類、小類；有的則不必再分。分類部分要分類排列，不分類部分則按順序排列。二、卷的排列31第五節(jié)科技檔案案卷的標(biāo)引

科技檔案案卷的標(biāo)引，是指編制管理科技檔案的案卷題名、檔號(hào)、檢索工具等。一、卷內(nèi)文件標(biāo)引（一）編制頁號(hào)（二）填制卷內(nèi)文件目錄（三）填寫備考表第五節(jié)科技檔案案卷的標(biāo)引

科技檔案案卷的標(biāo)引，是指編制管理32二、案卷標(biāo)引就是通過對(duì)卷內(nèi)文件內(nèi)容和形式特征的分析，在案卷封面上標(biāo)注檢索標(biāo)識(shí)的工作。它包括：案卷題名、編制單位、歸檔時(shí)間、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)等。（一）案卷題名的擬寫要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。結(jié)構(gòu)：案卷題名=項(xiàng)目名稱+內(nèi)容特征+文件名稱例：自治區(qū)檔案局2號(hào)住宅樓排水竣工圖項(xiàng)目名稱內(nèi)容特征文件名稱二、案卷標(biāo)引項(xiàng)目名稱內(nèi)容特征文件名稱33（二）科技檔案號(hào)的編制

科技檔案號(hào)是指保管單位的編號(hào)或代號(hào)，是科技檔案分類號(hào)和保管單位順序號(hào)的組合體。

（1）科技檔案號(hào)的編制要求反映科學(xué)秩序、同分類方法和分類方案一致；由代字和代號(hào)組成；力求簡明，最好設(shè)置三個(gè)層次。（二）科技檔案號(hào)的編制科技檔案號(hào)是指34（2）科技檔案號(hào)的編制a、編代字、代號(hào)表：以拼音縮寫首字母為代字序號(hào)科技檔案種類名稱代字1基建檔案JJ2設(shè)備檔案SB3產(chǎn)品檔案CP4科研檔案KY（2）科技檔案號(hào)的編制序號(hào)科技檔案種類名稱代字1基建檔案JJ35b、確定檔號(hào)編制結(jié)構(gòu)，填寫檔號(hào)科技檔案號(hào)＝分類號(hào)(項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào))＋案卷順序號(hào)例1：某單位基建檔案號(hào)JJ·1·2－01基建檔案代字業(yè)務(wù)用房代號(hào)樓房代號(hào)案卷順序號(hào)分類號(hào)b、確定檔號(hào)編制結(jié)構(gòu)，填寫檔號(hào)例1：某單位基建檔案號(hào)JJ·136例2：某單位設(shè)備檔案號(hào)SB·T2000－01設(shè)備檔案代字設(shè)備型號(hào)案卷順序號(hào)分類號(hào)例2：某單位設(shè)備檔案號(hào)SB·T2000－01設(shè)備檔案代字設(shè)備37例3：某單位產(chǎn)品檔案號(hào)CP·M6014－01產(chǎn)品檔案代字產(chǎn)品型號(hào)案卷順序號(hào)分類號(hào)例3：某單位產(chǎn)品檔案號(hào)CP·M6014－01產(chǎn)品檔案代字產(chǎn)品38（3）檔案編制的原則1、唯一性原則2、合理性原則3、穩(wěn)定性原則4、簡單性原則（3）檔案編制的原則39三、科技檔案檢索工具的編制（一）總目錄三、科技檔案檢索工具的編制40（二）分類目錄（二）分類目錄41第四章科技檔案的鑒定工作

主要內(nèi)容第一節(jié)科技檔案鑒定工作的內(nèi)容第二節(jié)科技檔案價(jià)值鑒定的原則和價(jià)值因素第三節(jié)科技檔案保管期限表的編制第四節(jié)科技檔案價(jià)值鑒定工作的方法和步驟第四章科技檔案的鑒定工作42

第一節(jié)科技檔案鑒定工作的內(nèi)容鑒定通過兩個(gè)過程實(shí)現(xiàn)：一是在歸檔階段；二是在管理階段。第一節(jié)科技檔案鑒定工作的內(nèi)容43第二節(jié)科技檔案價(jià)值鑒定的原則和價(jià)值因素一、科技檔案鑒定的核心問題是劃定保管期限，保管期限確定原則

1、凡是在工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等方面具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的科技檔案，都應(yīng)永久保存2、凡是在一定時(shí)期內(nèi)具有利用價(jià)值的科技檔案，都可以定期保存（長期或短期）3、凡是介于兩種保管期限之間的科技檔案，保管期限一律從長二、影響科技檔案價(jià)值的因素技術(shù)因素功能因素時(shí)間因素典型因素作者因素名稱因素第二節(jié)科技檔案價(jià)值鑒定的原則和價(jià)值因素44第三節(jié)科技檔案保管期限表的編制一、說明部分：包括保管期限表的編制根據(jù)，確定保管期限的原則，保管期限的適用范圍，條款分類和排列方法，計(jì)算方法，批準(zhǔn)時(shí)間和使用時(shí)間，使用應(yīng)注意的問題。二、條款部分：包括序號(hào)、條款名稱、保管期限、備注等項(xiàng)目。其中條款部分說明：1、是一組同類型的科技檔案的概括名稱，不是某一份科技檔案的名稱；2、同一條款保管期限不同的在條款下分別注明，但條款的序號(hào)不變。第三節(jié)科技檔案保管期限表的編制45第四節(jié)科技檔案價(jià)值鑒定工作的方法和步驟

一、方法：直接鑒定法二、步驟：個(gè)人初步鑒定；集體審查三、銷毀和善后處理1、編寫銷毀清冊(cè)編寫鑒定工作報(bào)告組織銷毀2、善后處理工作（1）注銷已經(jīng)銷毀的科技檔案；（2）變更調(diào)整過的保管期限；（3）案卷內(nèi)文件有變動(dòng)的要調(diào)整重新組卷；（4）調(diào)整科技檔案的排架順序；（5）將鑒定工作表按編號(hào)順序排列裝訂成冊(cè)，連同銷毀清冊(cè)、鑒定工作報(bào)告等材料組成鑒定工作卷，由檔案部門妥善保管。第四節(jié)科技檔案價(jià)值鑒定工作的方法和步驟46第五章科技檔案的保管工作主要內(nèi)容一、保管工作主要內(nèi)容二、實(shí)施保護(hù)性措施三、科技檔案的修復(fù)四、庫房及設(shè)備的管理第五章科技檔案的保管工作主要內(nèi)容47科技檔案管理主要內(nèi)容第一章科技檔案第二章科技檔案工作第三章科技檔案的整理工作第四章科技檔案的鑒定工作第五章科技檔案的保管工作科技檔案管理主要內(nèi)容48第一章科技檔案主要內(nèi)容第一節(jié)科技檔案概念和種類第二節(jié)科技檔案的基本特征第三節(jié)科技檔案與文書檔案的區(qū)別

第一章科技檔案49第一節(jié)科技檔案概念和種類主要內(nèi)容一、科技檔案的概念二、科技檔案的基本種類及內(nèi)容構(gòu)成第一節(jié)科技檔案概念和種類主要內(nèi)容50一、科技檔案的概念科技檔案指企、事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。一、科技檔案的概念51這個(gè)定義要從四個(gè)方面理解和掌握:（一）從事物本質(zhì)屬性來看，科技檔案是一種歷史記錄。（二）從內(nèi)容特征來看，科技檔案記錄的是人們的科技活動(dòng)。（三）從形式特征來看，科技檔案是一種知識(shí)形態(tài)的歷史記錄。（四）從價(jià)值特征來看，科技檔案是一種有保存價(jià)值的歷史記錄。這個(gè)定義要從四個(gè)方面理解和掌握:52

二、科技檔案的基本種類及內(nèi)容構(gòu)成（一）科技檔案按載體形式劃分，可分三類：1、原始型科技檔案2、傳統(tǒng)型科技檔案3、現(xiàn)代型科技檔案（二）按內(nèi)容性質(zhì)劃分，可分為四大類（主要了解產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備檔案。）二、科技檔案的基本種類及內(nèi)容構(gòu)成53科技檔案科研檔案生產(chǎn)技術(shù)檔案基建檔案專門行業(yè)技術(shù)檔案農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案工程檔案設(shè)備檔案設(shè)計(jì)檔案施工技術(shù)檔案水文檔案地質(zhì)檔案地震檔案測繪檔案天文檔案氣象檔案醫(yī)療衛(wèi)生檔案環(huán)境保護(hù)檔案科技檔案科研檔案生產(chǎn)技術(shù)檔案基建檔案專門行業(yè)技術(shù)檔案農(nóng)業(yè)54第二節(jié)科技檔案的基本特征

一、專業(yè)性二、成套性三、現(xiàn)實(shí)性四、復(fù)用性第二節(jié)科技檔案的基本特征

一、專業(yè)性55第三節(jié)科技檔案與文書檔案的區(qū)別

一、從定義上看，文書檔案是指各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位在貫徹執(zhí)行黨的方針、政策和行政管理活動(dòng)中形成的歷史記錄，又稱為黨政檔案。而科技檔案則是機(jī)關(guān)檔案和個(gè)人在科技活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的知識(shí)形態(tài)的歷史記錄。第三節(jié)科技檔案與文書檔案的區(qū)別

一、從定義上看56二、從生產(chǎn)領(lǐng)域來看，文書檔案產(chǎn)生于社會(huì)管理的領(lǐng)域，而科技檔案則產(chǎn)生于自然科學(xué)的領(lǐng)域。這是判定一份具體文件應(yīng)歸哪一種檔案的決定因素。二、從生產(chǎn)領(lǐng)域來看，文書檔案產(chǎn)生于社會(huì)管理的領(lǐng)域，57第二章科技檔案工作主要內(nèi)容第一節(jié)科技檔案工作的內(nèi)容第二節(jié)科技檔案工作的基本原則第三節(jié)科技檔案的收集工作第二章科技檔案工作主要內(nèi)容58第一節(jié)科技檔案工作的內(nèi)容科技檔案工作，是用科學(xué)的原則和方法管理科技檔案,充分發(fā)揮科技檔案作用為社會(huì)服務(wù)的工作?？萍紮n案工作有兩項(xiàng)內(nèi)容：1、科技檔案業(yè)務(wù)管理工作；2、科技檔案事業(yè)管理工作。

第一節(jié)科技檔案工作的內(nèi)容科技檔案工59第二節(jié)科技檔案工作的基本原則

一、科技檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理二、科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全的基本要求三、實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用第二節(jié)科技檔案工作的基本原則

一、科技檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管60一、科技檔案收集工作的要求（一）要認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則（二）要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律（三）要保證科技檔案的完整準(zhǔn)確第三節(jié)科技檔案的收集工作一、科技檔案收集工作的要求第三節(jié)科技檔案的收集工作61二、基層檔案部門開展科技檔案收集工作的方法和措施

（一）按歸檔制度的規(guī)定接收科技文件材料歸檔歸檔制度由歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔分?jǐn)?shù)、歸檔要求、歸檔手續(xù)五個(gè)方面組成。二、基層檔案部門開展科技檔案收集工作的方法和措施62（二）納入計(jì)劃管理，實(shí)行多種方式結(jié)合的收集方法1、把材料形成工作納入有關(guān)的管理制度；納入工作程序及網(wǎng)絡(luò)圖；納入科技人員的職責(zé)范圍；納入有關(guān)承包合同；納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。2、把科技文件材料的形成、積累整理、歸檔和歸檔后的修改補(bǔ)充納入工作計(jì)劃。收集方式：接收歸檔與現(xiàn)場收集相結(jié)合；隨時(shí)收集和集中收集；對(duì)內(nèi)收集和對(duì)外收集相結(jié)合。（二）納入計(jì)劃管理，實(shí)行多種方式結(jié)合的收集方法63（三）確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內(nèi)容收集（四）抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進(jìn)行收集1、產(chǎn)品檔案的產(chǎn)品試制鑒定或定型階段；2、工程設(shè)計(jì)檔案的設(shè)計(jì)結(jié)束和總結(jié)階段；3、基建檔案的工程竣工驗(yàn)收階段；4、設(shè)備檔案的開箱、安裝、調(diào)試階段；5、科研檔案的成果鑒定和年度總結(jié)階段。（三）確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內(nèi)容收集64第三章科技檔案的整理工作

主要內(nèi)容第一節(jié)科技檔案整理工作的內(nèi)容和原則第二節(jié)科技檔案的分類第三節(jié)科技檔案的組卷第四節(jié)科技檔案案卷的排列第五節(jié)科技檔案案卷的標(biāo)引第三章科技檔案的整理工作65第一節(jié)、科技檔案整理工作的內(nèi)容和原則

一、科技檔案整理工作的內(nèi)容

兩個(gè)過程：一是科技業(yè)務(wù)部門對(duì)科技文件材料的整理；二是科技文件歸檔后，檔案部門獨(dú)立進(jìn)行的整理，這又包括分類、排列、編檔號(hào)等環(huán)節(jié)。整理工作過程一般為：分類－組卷－卷內(nèi)文件排列－卷內(nèi)文件編目－案卷排列－案卷目錄編制－庫房排列第一節(jié)、科技檔案整理工作的內(nèi)容和原則66二、科技檔案整理的原則1、遵循自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系2、充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對(duì)科技檔案進(jìn)行分門別類的整理3、便于保管和利用二、科技檔案整理的原則67第二節(jié)、科技檔案的分類

一、科技檔案分類的基本要求

1、科技檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的科技活動(dòng)性質(zhì)和特點(diǎn)；2、在一個(gè)單位內(nèi)部和一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部，同一科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致；3、分類的層次類目要簡明，不宜過多過繁；4，分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化；第二節(jié)、科技檔案的分類68

二、科技檔案分類的規(guī)則１、排他規(guī)則２、包含規(guī)則－－下位類之和必須等于上位類３、同一規(guī)則－－同位分類必須按同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行二、科技檔案分類的規(guī)則69

三、科技檔案分類的方法及實(shí)際應(yīng)用

第一步，對(duì)庫藏按種類劃分大類：產(chǎn)品檔案、基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等；第二步，對(duì)每種科技檔案進(jìn)行分類：工程項(xiàng)目分類法、型號(hào)分類法、課題分類法、專業(yè)分類法、時(shí)間分類法、地域分類法。

三、科技檔案分類的方法及實(shí)際應(yīng)用70四、科技檔案分類方案的編制1、根據(jù)庫藏科技檔案的基本種類設(shè)大類，有多少種科技檔案，就可以設(shè)置多少個(gè)大類；2、在每個(gè)大類中，根據(jù)科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，按照已確定的分類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法，進(jìn)行類系展開，設(shè)置相應(yīng)的上位類和下位類，形成不同的類別層次，構(gòu)成一個(gè)完整的類系；3、給每一個(gè)類目以固定的代字或代號(hào)；4、將形成的類目體系用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式表達(dá)出來；5、撰寫說明，指出分類方案的編制依據(jù)、分類標(biāo)準(zhǔn)、類目代字和代號(hào)的使用方法。四、科技檔案分類方案的編制71第三節(jié)科技檔案的組卷一、組卷的要求1、案卷必須是一組有機(jī)聯(lián)系的科技文件。2、案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量要適度3、卷內(nèi)文件的保存價(jià)值和密級(jí)應(yīng)該基本一致第三節(jié)科技檔案的組卷一、組卷的要求72二、組卷方法因?yàn)榻M卷實(shí)質(zhì)上是一種分類，我們?cè)谥v科技檔案分類方法時(shí)已經(jīng)講過，同樣適用于組卷，這里就不再贅述了。二、組卷方法73第四節(jié)、科技檔案案卷的排列

一、卷內(nèi)文件的排列

案卷內(nèi)科技文件的系統(tǒng)排列，也是組織案卷的一項(xiàng)工作內(nèi)容，其目的是為了更好地保持和正確的反映科技文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于日后的管理和查找利用。1、圖樣的排列：一般分為兩種情況：一種在形成時(shí)編制了圖樣目錄；另一種是在形成時(shí)沒有編制圖樣目錄。對(duì)于第一種情況，可以按已編制好的圖樣目錄順序進(jìn)行排列，對(duì)于第二種情況，在進(jìn)行排列時(shí)，有以下幾種主要方法可以選擇第四節(jié)、科技檔案案卷的排列

一、卷內(nèi)文件的排列74。（1）按隸屬關(guān)系排列（機(jī)械產(chǎn)品）（2）按總體和局部關(guān)系排列（基本建設(shè)）（3）按時(shí)間順序排列（自然現(xiàn)象觀測）

還有按比例尺寸大小排列（主要適用于測繪、測量圖樣的排列）、按地區(qū)特征進(jìn)行排列（主要適用于地質(zhì)勘探圖樣、地震觀測圖樣的排列）。（1）按隸屬關(guān)系排列（機(jī)械產(chǎn)品）75

2、文字材料的排列（1）按重要程度排列（2）按地區(qū)排列（3）按時(shí)間排列（4）按習(xí)慣排列2、文字材料的排列76

3、圖文混合文件的排列

有的案卷是由圖樣和文字材料混合而組成的，其系統(tǒng)排列是文字材料在前，圖樣在后3、圖文混合文件的排列77二、卷的排列1、分類排列法2、順序排列法科技檔案的順序排列和分類排列往往會(huì)在一個(gè)單位里同時(shí)存在。因?yàn)槊總€(gè)單位一般都會(huì)有多種科技檔案，不同種類的科技檔案總是分別管理的。所以，每個(gè)單位對(duì)科技檔案的管理，在第一層次上總是分類的。不同種類的科技檔案里，有的要再分屬類、小類；有的則不必再分。分類部分要分類排列，不分類部分則按順序排列。二、卷的排列78第五節(jié)科技檔案案卷的標(biāo)引

科技檔案案卷的標(biāo)引，是指編制管理科技檔案的案卷題名、檔號(hào)、檢索工具等。一、卷內(nèi)文件標(biāo)引（一）編制頁號(hào)（二）填制卷內(nèi)文件目錄（三）填寫備考表第五節(jié)科技檔案案卷的標(biāo)引

科技檔案案卷的標(biāo)引，是指編制管理79二、案卷標(biāo)引就是通過對(duì)卷內(nèi)文件內(nèi)容和形式特征的分析，在案卷封面上標(biāo)注檢索標(biāo)識(shí)的工作。它包括：案卷題名、編制單位、歸檔時(shí)間、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)等。（一）案卷題名的擬寫要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。結(jié)構(gòu)：案卷題名=項(xiàng)目名稱+內(nèi)容特征+文件名稱例：自治區(qū)檔案局2號(hào)住宅樓排水竣工圖項(xiàng)目名稱內(nèi)容特征文件名稱二、案卷標(biāo)引項(xiàng)目名稱內(nèi)容特征文件名稱80（二）科技檔案號(hào)的編制

科技檔案號(hào)是指保管單位的編號(hào)或代號(hào)，是科技檔案分類號(hào)和保管單位順序號(hào)的組合體。

（1）科技檔案號(hào)的編制要求反映科學(xué)秩序、同分類方法和分類方案一致；由代字和代號(hào)組成；力求簡明，最好設(shè)置三個(gè)層次。（二）科技檔案號(hào)的編制科技檔案號(hào)是指81（2）科技檔案號(hào)的編制a、編代字、代號(hào)表：以拼音縮寫首字母為代字序號(hào)科技檔案種類名稱代字1基建檔案JJ2設(shè)備檔案SB3產(chǎn)品檔案CP4科研檔案KY（2）科技檔案號(hào)的編制序號(hào)科技檔案種類名稱代字1基建檔案JJ82b、確定檔號(hào)編制結(jié)構(gòu)，填寫檔號(hào)科技檔案號(hào)＝分類號(hào)(項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào))＋案卷順序號(hào)例1：某單位基建檔案號(hào)JJ·1·2－01基建檔案代字業(yè)務(wù)用房代號(hào)樓房代號(hào)案卷順序號(hào)分類號(hào)b、確定檔號(hào)編制結(jié)構(gòu)，填寫檔號(hào)例1：某單位基建檔案號(hào)JJ·183例2：某單位設(shè)備檔案號(hào)SB·T2000－01設(shè)備檔案代字設(shè)