員工檔案管理規(guī)定

員工檔案管理規(guī)定員工檔案管理規(guī)定員工檔案管理規(guī)定xxx公司員工檔案管理規(guī)定文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計，管理制度員工檔案管理規(guī)定總則為加快建設(shè)現(xiàn)代企業(yè)制度，規(guī)范員工的檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對員工成長過程的動態(tài)跟蹤，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄露，給企業(yè)和員工帶來的風(fēng)險，有效的保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，特制訂本規(guī)定。員工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎勵、選拔和任用等工作過程中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是全面的考察員工的依據(jù)，是公司檔案的組成部分。本規(guī)定適用于公司全體員工。機(jī)構(gòu)和職責(zé)員工的檔案由公司的人力行政部負(fù)責(zé)管理，人力行政部設(shè)專人管理員工檔案。公司員工失蹤、合理流失或出國不歸者，其檔案由公司人力行政部管理。人力資源檔案管理人員的職責(zé)保管員工檔案；收集和整理員工檔案資料；辦理員工檔案的查閱、借閱和傳遞手續(xù)；登記員工工作變動情況；為有關(guān)部門提供員工情況；做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；辦理其他有關(guān)事項。檔案的內(nèi)容公司員工檔案的內(nèi)容和分類崗位招聘申請單；應(yīng)聘者登記表個人簡歷初試評估表；復(fù)試評估表；部門接收確認(rèn)單；《聘任書》；《員工試用期報告單》；身份證復(fù)印件（或戶口本復(fù)印件）；學(xué)歷證明、職業(yè)資格證書復(fù)印件；《承諾書》、《職業(yè)道德及反欺詐行業(yè)準(zhǔn)則》；《員工手冊》簽收單；《離職證明》；包括但不限于員工入職后的各類人事變動及獎懲情況等相關(guān)資料；《勞動合同》。檔案的收集、保管和銷毀公司人力資源部對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎勵等所形成材料要及時收集并進(jìn)行整理，保持檔案的完整。人事資料收集、歸檔后、人事管理專員在檔案目錄上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依據(jù)檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收集人的姓名。人力資源檔案管理人員負(fù)責(zé)將員工檔案按部門編號統(tǒng)一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便在需要的時候能及時查詢。辭職、辭退員工的檔案單獨(dú)保管。凡是歸檔的材料必須各部門認(rèn)真考核、鑒別，保證材料的真實、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后歸檔。按規(guī)定需要銷毀的檔案材料，必須經(jīng)公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案目錄和檔案的樣式、規(guī)格實行公司統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)謹(jǐn)任何人以任何理由私自保存他人檔案和利用檔案資料營私舞弊。對違反規(guī)定者，視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。檔案的提供利用第十六條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：查閱檔案須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人的同意，并簽字確認(rèn)。檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告說明理由，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。任何個人不得隨意查閱或借用非本人的檔案。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育甚至紀(jì)律處分。因工作需要從檔案中取證的，須請示部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。檔案的轉(zhuǎn)遞第十七條公司員工辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請表中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計算，對超出保管期限的檔案進(jìn)