地鐵工程設(shè)備檔案整理要求培訓(xùn)資料

XX地鐵集團(tuán)設(shè)備檔案整理要求一歸檔的依據(jù)一歸擋的依據(jù)本辦法適用于在青島地鐵一期工程（3號(hào)線(xiàn)）建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中設(shè)備儀器歸檔要求。《XX市設(shè)備儀器歸檔文件整理規(guī)程》《工業(yè)企業(yè)文件材料整理規(guī)程》二歸檔的范圍一歸檔的依據(jù)二歸檔的范圍1.調(diào)研、考察材料，購(gòu)買(mǎi)設(shè)備的申請(qǐng)、批復(fù)文件2.購(gòu)置合同、協(xié)議3.洽談?dòng)涗?、紀(jì)要、備忘錄、來(lái)往函件及商檢材料4.設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收記錄5.設(shè)備合格證、裝箱單、出廠(chǎng)保修單、說(shuō)明書(shū)、環(huán)保材料等隨機(jī)圖樣及文字材料6.設(shè)備安裝調(diào)試、試車(chē)記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測(cè)驗(yàn)收等材料7.運(yùn)行記錄及重大事故分析處理報(bào)告8.設(shè)備保養(yǎng)和大修計(jì)劃、記錄9.設(shè)備檢查記錄、設(shè)備儀器履歷表10.設(shè)備改造記錄和總結(jié)材料11.技術(shù)、質(zhì)量異議的處理結(jié)果材料12.設(shè)備報(bào)廢鑒定材料、申請(qǐng)、批復(fù)和處理結(jié)果13.其他三歸檔的要求二歸檔的范圍一歸檔的依據(jù)2三歸檔的要求1.歸檔文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、簽署完備，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等）標(biāo)稱(chēng)的質(zhì)量要求。工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為A4幅（297*210），圖紙采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。2.歸檔文件材料應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。3.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔；4.對(duì)破損的文件、圖紙應(yīng)進(jìn)行托裱，不得使用膠紙帶進(jìn)行粘貼。四整理的方法三文件的要求二歸檔的范圍一歸檔的依據(jù)四整理的方法分類(lèi)（劃分）、排列組件裝訂編號(hào)編目裝盒組卷舉例四整理的方法分類(lèi)（劃分）、排列1將文件材料按型號(hào)、單臺(tái)（套）設(shè)備分開(kāi)23將單臺(tái)（套）設(shè)備的文件材料按立項(xiàng)考察、設(shè)備訂購(gòu)、開(kāi)箱驗(yàn)收、設(shè)計(jì)制造、安裝調(diào)試、管理維護(hù)等階段分開(kāi)；將各階段形成的文件材料按照專(zhuān)業(yè)、結(jié)構(gòu)、時(shí)間等順序進(jìn)行排列，排列順序應(yīng)能體現(xiàn)文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系和設(shè)備組、部件之間的隸屬關(guān)系。（1）由設(shè)備制造廠(chǎng)家提供說(shuō)明書(shū)、技術(shù)文件、圖紙和由廠(chǎng)家負(fù)責(zé)安裝的設(shè)備所形成的技術(shù)文件、調(diào)試記錄、設(shè)備投入運(yùn)行后增加、檢修、改進(jìn)工作中形成的檔案歸入“設(shè)備類(lèi)”，設(shè)備的附屬設(shè)備的檔案隨主設(shè)備檔案存放。（2）由設(shè)計(jì)院提供的涉及系統(tǒng)布置、設(shè)備安裝的圖紙和綜合安裝調(diào)試記錄歸入“基本建設(shè)”類(lèi)。四整理的方法分類(lèi)（劃分）、排列組件1文字文件一般以每份文件（一個(gè)責(zé)任者）為一件，請(qǐng)示與批復(fù)應(yīng)各為一件。一般情況下，正文在前；原件與復(fù)制件為一件，復(fù)制件在前。2圖樣文件一般以一套為一件，數(shù)量多時(shí)，可按結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)、階段、工序等特征分別組件。四整理的方法分類(lèi)（劃分）、排列組件裝訂1以“件”為單位，采用不銹鋼針裝訂方式進(jìn)行裝訂。四整理的方法分類(lèi)（劃分）、排列組件裝訂編號(hào)1以件為單位，在有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的每頁(yè)文件正面的右下角、背面的左下角從“1”起依次標(biāo)注頁(yè)號(hào)。兩張以上小幅面文件托裱在同一頁(yè)白紙上的，按一頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。編印成冊(cè)且有頁(yè)號(hào)的無(wú)需重新編寫(xiě)2以件為單位，在文件首頁(yè)右上方空白位置加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章式樣見(jiàn)附件2。3根據(jù)《地鐵集團(tuán)檔案分類(lèi)編號(hào)方案》和排列順序逐件填寫(xiě)檔號(hào)。四整理的方法編目1填寫(xiě)盒內(nèi)目錄2填寫(xiě)盒內(nèi)備考表3填寫(xiě)案卷封面4填寫(xiě)盒脊盒內(nèi)目錄式樣見(jiàn)附件3用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編寫(xiě)序號(hào)填寫(xiě)文件的文號(hào)或圖號(hào)責(zé)任者填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人文件題名填寫(xiě)文件標(biāo)題。日期填寫(xiě)文件形成日期。如，2013年2月2日寫(xiě)作20130202。頁(yè)號(hào)填寫(xiě)每份文件的頁(yè)數(shù)備注填寫(xiě)需要說(shuō)明的特殊情況，如標(biāo)明“互見(jiàn)號(hào)”、“復(fù)印件”等盒內(nèi)目錄置于盒內(nèi)文件之前1填寫(xiě)盒內(nèi)目錄四整理的方法編目1填寫(xiě)盒內(nèi)目錄2填寫(xiě)盒內(nèi)備考表3填寫(xiě)案卷封面4填寫(xiě)盒脊（1）盒內(nèi)內(nèi)備考考表式式樣見(jiàn)見(jiàn)附件4。（2）標(biāo)明明盒內(nèi)內(nèi)共有有文件件件數(shù)數(shù)、頁(yè)頁(yè)數(shù)，，以及及在組組盒和和使用用過(guò)程程中需需要說(shuō)說(shuō)明的的問(wèn)題題。（3）整理理人盒盒內(nèi)內(nèi)文件件整理理人員員簽名名。（4）檢查查人有有關(guān)關(guān)部門(mén)門(mén)、項(xiàng)項(xiàng)目負(fù)負(fù)責(zé)人人或檔檔案管管理人人員簽簽名。。（5）日期期填填寫(xiě)盒盒內(nèi)文文件整整理完完成時(shí)時(shí)間和和檢查查時(shí)間間。（6）盒內(nèi)內(nèi)備考考表置置于卷卷內(nèi)文文件之之后。。四整理的方法編目1填寫(xiě)盒內(nèi)目錄2填寫(xiě)盒內(nèi)備考表3填寫(xiě)案卷封面4填寫(xiě)盒脊四整理的方法編目1填寫(xiě)盒內(nèi)目錄2填寫(xiě)盒內(nèi)備考表3填寫(xiě)案卷封面4填寫(xiě)盒脊盒脊式樣見(jiàn)附件6全宗號(hào)填寫(xiě)由市檔案館給定的代號(hào)，未給定全宗號(hào)的，可暫空。類(lèi)目號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)文件的類(lèi)目號(hào)。保管期限號(hào)填寫(xiě)卷內(nèi)文件保管期限的代碼，采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”表示“永久”、“30年”、“10年”三個(gè)不同的保管期限。部門(mén)（內(nèi)容）填寫(xiě)卷盒題名，應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確地揭示盒內(nèi)文件的內(nèi)容，卷盒題名應(yīng)包括設(shè)備名稱(chēng)、盒內(nèi)文件歸納內(nèi)容及主要文種起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)文件的起止順序號(hào)。盒號(hào)填寫(xiě)卷盒順序號(hào)。年度號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)文件形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如跨年度，可填起止年度，如“2012——2014”。四整理的方法裝盒將文件件材料料按檔檔號(hào)順順序裝裝入檔檔案盒盒，不不同臺(tái)臺(tái)（套套）的的設(shè)備備文件件不得得放入入同一一檔案案盒。。四整理的方法組卷舉例組卷舉舉例五歸檔的要求四整理的方法三文件的要求二歸檔的范圍一歸檔的依據(jù)五歸檔的要求交接要要求歸檔份份數(shù)歸檔時(shí)時(shí)間開(kāi)箱檢檢驗(yàn)過(guò)過(guò)程中中，所所有的的隨機(jī)機(jī)技術(shù)術(shù)資料料即時(shí)時(shí)歸檔檔并由由承包包單位位統(tǒng)一一保管管，竣竣工后后按照照要求求統(tǒng)一一移交交建設(shè)設(shè)單位位；設(shè)設(shè)備安安裝、、調(diào)試試、運(yùn)運(yùn)行后后三個(gè)個(gè)月內(nèi)內(nèi)歸檔檔；設(shè)設(shè)備維維修文文件在在維修修工作作完成成立卷卷后歸歸檔，，維修修記錄錄可保保存在在部門(mén)門(mén)，由由部門(mén)門(mén)兼職職檔案案員負(fù)負(fù)責(zé)保保管和和利用用，建建立部部門(mén)設(shè)設(shè)備臺(tái)臺(tái)帳（（見(jiàn)附附件7），并并向檔檔案室室移交交臺(tái)帳帳；事事故材材料定定期歸歸檔，，設(shè)備檔檔案要要求歸歸檔一一式四四份（（附電電子版版）。。報(bào)送設(shè)設(shè)備檔檔案時(shí)時(shí)，立立卷單單位須須在設(shè)設(shè)備技技術(shù)部部門(mén)審審核后后，按按照歸歸檔范范圍及及要求求，報(bào)報(bào)送檔檔案材材料。。并且且要按按照?qǐng)?bào)報(bào)送檔檔案材材料的的內(nèi)容容及