研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定

研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定xxx公司研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度資料管理流程 資 資 文 資 料 料 件 料 歸 借 收 保 檔 閱 發(fā) 密 文圖照電光工圖工變備技會(huì)歸件片片子盤程書程更 忘術(shù)審檔材文 圖 資圖單 錄核紀(jì)資料檔 紙 料紙定要料 資單 料研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定管理規(guī)定目的：規(guī)范管理辦法，方便查找、借閱、使用。規(guī)定制定依據(jù)：公司現(xiàn)有管理工作流程、企業(yè)文化內(nèi)涵、相關(guān)單位及部門相關(guān)規(guī)定。檔案資料管理人員工作標(biāo)準(zhǔn)檔案人員上崗前按下列要求對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)必須按目錄逐件逐張清點(diǎn)，保證文件材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。文件材料歸檔必須按規(guī)定逐級(jí)簽字，字跡必須工整。檔案管理人員工作責(zé)任與權(quán)限對(duì)文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和滿足工程需要，負(fù)有管理責(zé)任。檔案人員負(fù)責(zé)檔案文件的接收、保管、管理和發(fā)放。檢查與考核由本部門領(lǐng)導(dǎo)配合行政人事部負(fù)責(zé)檢查與考核；依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查與考核。2、借閱資料規(guī)定：資料管理的職責(zé)：資料的安全管理，提供方便快捷科學(xué)的資料查閱服務(wù)，建立公司技術(shù)信息資源庫。資料管理的內(nèi)容：建筑設(shè)計(jì)方案圖、施工圖、廠區(qū)工程圖、景觀圖等由設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)技術(shù)資料、設(shè)計(jì)變更單、各種備忘錄、預(yù)算答疑、招標(biāo)文件、地質(zhì)勘察報(bào)告、地基檢測報(bào)告、合同文本、各種電子文件，圖書資料、監(jiān)察通報(bào)、以及公司和研發(fā)部其他文件、資料。辦理借閱時(shí)間：原則上每天上午9：00—11：00間，下午2：30—4：30間，特殊情況另行安排。圖書類資料借閱時(shí)間為三個(gè)月，超過三個(gè)月應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借時(shí)間為兩個(gè)月，丟失資料應(yīng)在10日內(nèi)賠償，不能購買者處2倍賠償，破損資料照價(jià)賠償，對(duì)違反規(guī)定者資料管理人員有權(quán)上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并提出處理要求或建議。以下資料不得擅自帶出本公司對(duì)外使用，特殊情況經(jīng)研發(fā)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可帶出使用，eq\o\ac(○,1)、設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)的各種圖紙、變更；eq\o\ac(○,2)、研發(fā)部內(nèi)部研發(fā)的技術(shù)資料；eq\o\ac(○,3)、本公司制定研發(fā)的各種規(guī)章制度類資料；eq\o\ac(○,4)、公司其他部門承文的技術(shù)類、信息類資料；eq\o\ac(○,5)、其他有保密要求的資料。2．6借閱辦法：借閱資料應(yīng)先書面或口頭通知資料管理員，經(jīng)資料管理員同意辦理登記借用手續(xù)，登記書寫應(yīng)便于辨認(rèn),對(duì)于字跡極其潦草難以辨認(rèn)者資料管理人員有權(quán)拒絕借閱；任何人不得未經(jīng)允許擅自進(jìn)入資料室先拿資料后辦理借用手續(xù)。3、傳真收發(fā)規(guī)定：收傳真應(yīng)先登記并復(fù)印存檔后，將傳真件資料交相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)審核處理。發(fā)傳真時(shí)應(yīng)仔細(xì)檢查傳真內(nèi)容是否符合要求，并督促相關(guān)人員或管理員自己落實(shí)傳真接收情況；凡以本部門組織行為所發(fā)傳真必須存檔。4、備忘錄收發(fā)規(guī)定：所有備忘錄應(yīng)按照收、發(fā)單位不同及內(nèi)容不同進(jìn)行分類，以便查詢。收發(fā)備忘錄應(yīng)以文件編號(hào)+關(guān)鍵內(nèi)容來登記。資料編號(hào)由資料管理員編定。5、設(shè)計(jì)院施工圖、變更單收發(fā)規(guī)定：變更單的下發(fā)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司規(guī)定，由專業(yè)工程師審查并經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后下發(fā)。施工資料的下發(fā)應(yīng)及時(shí)、不積壓，須下發(fā)的資料在經(jīng)相關(guān)人員認(rèn)可及時(shí)發(fā)放到有關(guān)部門。6、印簽管理辦法:印章要妥善保管，不準(zhǔn)濫用，由資料管理員負(fù)責(zé)保管和正確使用，不得委托他人代管代用，特殊情況時(shí)應(yīng)經(jīng)研發(fā)部領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)方可委托他人代管代用，若因印章被盜用或未經(jīng)批準(zhǔn)而私用，所產(chǎn)生的后果由管印人員負(fù)全部責(zé)任。使用印章要十分審慎，使用前要履行用印審批登記手續(xù)，要確切了解用印內(nèi)容是否在規(guī)定范圍內(nèi)，不允許不看內(nèi)容盲目蓋印，要審核是否符合用印手續(xù)。不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白紙張，使用印章應(yīng)在辦公室內(nèi)，不準(zhǔn)將印章攜出辦公室使用。底圖管理辦法:資料管理員對(duì)底圖實(shí)行集中統(tǒng)一管理。負(fù)責(zé)底圖的完整與安全，延長其壽命，并及時(shí)準(zhǔn)確提供利用服務(wù)。8、電子文檔管理辦法本部門各類電子文檔由資料管理員負(fù)責(zé)歸檔管理。各類電子文檔的歸檔及借用：凡電子文件資料都應(yīng)及時(shí)存檔。外來電子文檔時(shí)應(yīng)先交給工程師審核,再由資料員及時(shí)存檔。研發(fā)部各專業(yè)工程師要在每半月將自己的電子文檔整理好，然后交由資料員歸檔到研發(fā)部電子文檔內(nèi)；注：①自己的電子文檔包括備忘錄、變更單、審查意見、貼圖等業(yè)務(wù)相關(guān)的資料；②備忘錄、變更單電子文件起名應(yīng)以文件編號(hào)+關(guān)鍵內(nèi)容。本部門人員查閱電子文檔時(shí)，可根據(jù)鑫苑研發(fā)部電子文檔樹型目錄來查尋。外來人員借用電子文檔時(shí)，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。專業(yè)工程師在電子文件使用過程中，應(yīng)做好保管工作，不泄密、不丟失，以免給公司帶來損失。9、打印、復(fù)印、翻曬圖紙管理辦法：打印文本或圖形資料應(yīng)填寫登記表。外來人員未經(jīng)允許不得私自打印。打印文件或技術(shù)資料字跡應(yīng)清晰，對(duì)打印作廢的資料應(yīng)立即銷毀或注上作廢字樣，打印相同內(nèi)容的資料原則上只準(zhǔn)打一遍，需增加份數(shù)時(shí)應(yīng)復(fù)印。打印大量文本文件，在時(shí)間允許的情況下應(yīng)使用非噴墨打印機(jī)打印。翻曬底圖資料：資料管理員根據(jù)圖紙資料所需情況確定圖紙翻曬份數(shù)，報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后翻曬圖紙。翻曬圖紙應(yīng)有準(zhǔn)確記錄，嚴(yán)格審核圖紙翻曬質(zhì)量、數(shù)量。凡A3幅面大小以下的藍(lán)圖資料應(yīng)在本公司復(fù)印，以減少復(fù)印費(fèi)用。10、資料分類標(biāo)準(zhǔn)及辦法：資料按市場技術(shù)資料和設(shè)計(jì)施工技術(shù)檔案資料、圖書資料、公司工作運(yùn)作聯(lián)系資料四部分進(jìn)行分類。市場技術(shù)資料是指由廠家或?qū)I(yè)公司提供的供施工設(shè)計(jì)使用的技術(shù)參考資料。設(shè)計(jì)施工技術(shù)檔案類資料指必須經(jīng)登記注冊(cè)并存檔以備查找的技術(shù)類檔案，包括：方案圖、初設(shè)圖、施工圖、設(shè)計(jì)變更單、與工程建設(shè)有關(guān)的傳真、備忘錄等。圖書資料類是指技術(shù)類書集。資料存檔標(biāo)準(zhǔn)：符合以下要求的資料應(yīng)存檔：各種由設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)的施工圖、方案圖、設(shè)計(jì)變更單，設(shè)計(jì)單位發(fā)來的傳真、便函等資料。公司各部門發(fā)來的備忘錄及其他需要存檔的資料。研發(fā)部所下發(fā)的各類文件。公司下發(fā)的各種文件資料。研發(fā)部在對(duì)外合作中的合同、協(xié)議及往來傳真等。12、資料存檔及檢索辦法：資料存檔前先進(jìn)行詳細(xì)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后進(jìn)行登記，根據(jù)資料類別進(jìn)行歸檔，并請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)決定處理意見。查找資料時(shí)先弄清楚資料所屬類別，根據(jù)類別查