監(jiān)理檔案管理制度(定稿版)

監(jiān)理檔案管理制度(定稿版)監(jiān)理檔案管理制度(定稿版)監(jiān)理檔案管理制度(定稿版)xxx公司監(jiān)理檔案管理制度(定稿版)文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設(shè)計，管理制度四川省興旺建設(shè)工程項目管理有限公司貴州分公司（內(nèi)部使用）監(jiān)理資料檔案管理制度簽發(fā)人：二〇一四年十月貴陽目錄第一章總則 3第二章資料管理的職責劃分與要求 3一、資料管理職責劃分 3二、資料管理要求 5第三章資料管理措施 8第四章資料歸檔管理制度 8一、資料歸檔制度 8三、資料保管制度 10第五章項目監(jiān)理資料的組成與移交 11一、項目監(jiān)理資料組成 11二、項目監(jiān)理資料移交 11附件一：《資料借閱登記表》； 12附件二：《公章使用登記表》； 12附件三：《監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表》； 12第一章總則一、為規(guī)范工程項目監(jiān)理文件資料管理工作，保證工程監(jiān)理文件資料能夠完整、準確、安全和有效利用,根據(jù)GB/T50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》對監(jiān)理文件資料管理規(guī)定，結(jié)合項目部工程實際，制定本制度。二、監(jiān)理文件資料指工程監(jiān)理過程中涉及的設(shè)計圖紙、合同文件、各類工程資料、成果資料、報表、會議紀要、往來文件、監(jiān)理日志、旁站記錄等及國家標準、規(guī)范和上級文件等具有保存、查考利用價值的文字材料、圖紙、圖表、計算、影像等各種形式和載體的文件材料。三、本管理制度適用于監(jiān)理實施階段的資料編制與管理，項目竣工后，應(yīng)依據(jù)業(yè)主單位要求及相關(guān)部門要求進行歸檔和移交。第二章資料管理的職責劃分與要求項目監(jiān)理部負責統(tǒng)一管理本項目檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受公司的指導(dǎo)與監(jiān)督。一、資料管理職責劃分1、監(jiān)理部各技術(shù)崗位人員.監(jiān)理部各技術(shù)崗位人員按照在項目監(jiān)理過程中的職責分工，按時完成相關(guān)資料的簽認及整理，在審查無誤后交專職資料員管理。.對專職資料管理員工作職責進行指導(dǎo)。2、專職資料管理員負責各種文件的收發(fā)、登記及整理、借閱、保管工作。做好本公司檢測儀器的借用登記和歸還登記。做好會議記錄和各種文件資料的打印工作。做好影像資料的整理存儲工作；電子檔資料要符合要求。發(fā)放的圖紙、資料、函件必須留原件一份，連同發(fā)放清單一起存檔。對各種工程資料進行科學(xué)規(guī)范的編號、登記、復(fù)印。做好施工中各種檢查資料的整理和施工各階段驗收資料的整理。負責工程技術(shù)資料的歸檔保存，并按重要性進行分類；應(yīng)做到分類有序、查找方便、有追朔性。及時清理作廢資料不被誤用。做好監(jiān)理部的圖集、標準、規(guī)范等書籍的存放、借閱工作。相關(guān)部門借閱圖紙及工程資料，應(yīng)報總監(jiān)同意，登記相關(guān)借閱內(nèi)容及時間，到期歸還時，須經(jīng)雙方簽名確認。協(xié)助現(xiàn)場監(jiān)理員、專業(yè)監(jiān)理工程師完善各種資料。做好工程竣工資料的整理歸檔。及時向本公司移交監(jiān)理部資料并登記。及時向建設(shè)單位移交監(jiān)理部資料并登記。協(xié)助建設(shè)單位和本公司有關(guān)竣工后備案工作。二、資料管理要求1、資料內(nèi)容必須依照實際情況和有關(guān)技術(shù)規(guī)范及時和真實地填寫，做到原始資料齊全、準確、系統(tǒng)。分項工程每完工一項要收集整理一項，確保各種原始資料收集及時性，為分部及單位工程完工整理、匯編裝訂成冊做準備。2、各種施工原始記錄必須在施工現(xiàn)場和工序完成時同步進行，不得事后補填原始記錄。3、過程資料保存要求自檢資料由施工單位保存；共檢資料原件由施工單位保存，監(jiān)理單位僅存復(fù)印件（須注明原件在何處）；監(jiān)理抽檢（含平行試驗）資料原件由監(jiān)理單位保存，必要時施工單位保留復(fù)印件。施工單位工地試驗室出具的試驗報告應(yīng)加蓋工地試驗室試驗檢測專用章，分項工程完工后，有關(guān)該分項工程的試驗資料原件全部歸入分項工程完工資料，工地試驗室只保存復(fù)印件；項目監(jiān)理部中心試驗室出具的試驗報告應(yīng)加蓋監(jiān)理中心試驗室試驗檢測專用章，試驗報告原件保存在分項工程監(jiān)理抽檢資料中，中心試驗室只保存復(fù)印件。各種內(nèi)業(yè)資料、試驗資料必須編制相應(yīng)的管理臺帳。4、分部分項工程檢驗資料是工程交工驗收的重要依據(jù)。對于承包人上報的分部分項工程檢驗資料，項目監(jiān)理部應(yīng)在7天內(nèi)審查完畢并簽署意見。簽署合格意見后，項目監(jiān)理部應(yīng)及時將上述資料退還承包人，為竣工資料組卷做準備。與此同時，項目監(jiān)理部應(yīng)完成分項工程監(jiān)理抽檢資料的整理并做好評定工作。對于審查不合格的資料，項目監(jiān)理部應(yīng)及時退還承包人要求其完善修正。5、項目監(jiān)理部是竣工文件編制工作的監(jiān)督者，完成責任范圍內(nèi)的監(jiān)理文件材料編制工作，且要監(jiān)督所轄各合同段承包人竣工文件材料的編制工作，要切實保證竣工文件檔案的收集和編制質(zhì)量。6、工程具備竣工驗收條件后21天內(nèi)，承包人應(yīng)按工程竣工驗收的有關(guān)規(guī)定和合同文件的約定向監(jiān)理、業(yè)主申請竣工驗收并提供竣工資料。業(yè)主在收到該申請及符合相關(guān)要求的竣工資料后21天內(nèi)，成立竣工驗收委員會，并通知政府有關(guān)部門，組織竣工驗收。若工程驗收通過，監(jiān)理、業(yè)主應(yīng)在驗收工作完畢后7天內(nèi)向承包人簽發(fā)交接證書，同時辦理工程的移交工作。若工程質(zhì)量達不到合同約定的標準，則項目監(jiān)理部應(yīng)根據(jù)竣工驗收委員會的意見，在驗收工作完畢后7天內(nèi)向承包人發(fā)出不予驗收的指令，要求承包人對達不到合同標準的工程返工或修復(fù)，承包人完成上述工作后，應(yīng)重新提出驗收申請。7、組卷原則（1）組卷的原則：組卷應(yīng)遵循監(jiān)理資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和借閱。（2）監(jiān)理資料可按建設(shè)工程項目、單項工程、單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。（3）案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內(nèi)不應(yīng)有重份資料；不同載體的資料一般應(yīng)分別組卷。（4）案卷內(nèi)資料的排列：文字資料應(yīng)按事項、專業(yè)順序排列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列；既有文字又有圖紙的案卷，文字排前圖紙排后。8、資料編號系統(tǒng)說明1、編號圖例XWGZ-JL-AA-BB 其中：XWGZ表示四川省興旺建設(shè)工程項目管理有限公司貴州分公司；JL表示資料類別，此處表示監(jiān)理資料；AA表示資料中類別下分類編號；BB表示順序號。第三章資料管理措施一、工程資料編制和整理應(yīng)與建設(shè)項目同步進行。在工程實施階段，檢查工程進度與施工質(zhì)量時，要同時檢查工程檔案的收集、整理情況。進行單位、分部、分項工程質(zhì)量等級評定和單項工程驗收時，要同時驗收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，并在驗收后，及時整理歸檔，基本做到工程完工，資料整理基本完成。二、建設(shè)工程資料的形成、積累、整理、歸檔工作應(yīng)根據(jù)各崗位資料管理的職責要求，將工作的完成情況納入個人績效考核范圍。三、項目監(jiān)理部應(yīng)對承包人資料的編制和整理工作進行經(jīng)常性監(jiān)督檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的不足項應(yīng)要求其限期改正；整改不符合要求的，對應(yīng)的分部分項工程不得進行中間計量。第四章資料歸檔管理制度一、資料歸檔制度1、文件全部處理完畢后，已處理文件及“文件處理表”均應(yīng)返還給辦公室文員。辦公室文員應(yīng)做好以下兩方面的工作：、對文件處理表進行收集、整理，作為各監(jiān)理人員處理文件的原始憑證。將文件處理表原件及來文原件一份交資料主管工程師及時歸檔。2、資料管理員應(yīng)及時對來往文件原件（含發(fā)文稿及文件處理表）進行整理和歸檔。任何個人均不得保存應(yīng)當歸檔的公文。3、歸檔范圍內(nèi)的文件要根據(jù)其相互聯(lián)系（如監(jiān)理工程師通知單和回復(fù)單）、特征和保存價值等不同類別制定不同分類大綱進行整理，保證歸檔文件齊全、完整，能正確反映項目的主要工作情況，便于保管和利用。4、來文應(yīng)根據(jù)來文單位或文件類別進行歸檔編號和組卷，發(fā)文應(yīng)根據(jù)發(fā)文路徑的不同分別來組卷歸檔。資料分類組卷詳見附件3：《監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表》二、資料借閱制度項目監(jiān)理部除應(yīng)不斷熟悉并建立健全資料管理的有關(guān)規(guī)定外，還應(yīng)建立完善的文件查閱登記制度。對于一般性文件，查閱時實行登記；對于有密級規(guī)定的重要文件，查閱時必須征得項目監(jiān)理部領(lǐng)導(dǎo)的同意。具體如下：1、項目監(jiān)理部設(shè)資料主管工程師、辦公室文員，負責對項目監(jiān)理部的資料進行管理。2、所有資料均入柜、上鎖，鑰匙由資料主管工程師保管，需要借閱資料的人員，應(yīng)先向資料主管工程師申請，資料主管工程師查證所借資料在柜后，借閱人登記簽字后方能借出資料。3、借閱人的借閱時限到期卻未歸還圖書的，資料主管工程師應(yīng)向其催要所借資料，借閱人因故不能按時歸還的，應(yīng)向資料主管工程師解釋原因，資料主管工程師作以記錄。4、借閱人具有保管好所借資料的義務(wù)，發(fā)生所借資料丟失或資料嚴重破損的情況，借閱人應(yīng)按新資料照價賠償或新購資料歸還，資料主管工程師負責監(jiān)督、檢查。5、本項目所發(fā)資料（無需歸還），原則上僅發(fā)放一次，員工丟失所發(fā)資料的，應(yīng)自行購買并不能因此影響工作和學(xué)習。三、資料保管制度1、根據(jù)監(jiān)理檔案資料的重要性的不同，保管期限規(guī)定如下。、建設(shè)監(jiān)理文件資料中的項目監(jiān)理機構(gòu)和負責人名單、建設(shè)工程監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報中有關(guān)質(zhì)量問題、監(jiān)理會議中的有關(guān)質(zhì)量問題、進度控制、質(zhì)量控制、分包資質(zhì)、監(jiān)理通知、合同及其它事項管理、監(jiān)理工作總結(jié)等需長期保存。、建設(shè)監(jiān)理文件資料中造價控制資料短期保存，時間三年。、與建設(shè)工程監(jiān)理有關(guān)資料中的工程質(zhì)量檢驗記錄（土建工程、安裝工程）等記錄，需長期保存；其它資料保存期三年。第五章項目監(jiān)理資料的組成與移交一、項目監(jiān)理資料組成項目監(jiān)理過程中，所形成的需歸檔的監(jiān)理文件材料詳見附件3：《監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表》表中所列內(nèi)容。二、項目監(jiān)理資料移交1、項目監(jiān)理部應(yīng)在項目交工驗收后三個月內(nèi)，根據(jù)竣工文件編制要求，分別向業(yè)主、接管單位移交經(jīng)系統(tǒng)整理過的全部竣工文件材料。2、檔案資料移交應(yīng)按監(jiān)理合同要求執(zhí)行。符合國家科技檔案標準格式的案卷目錄和卷內(nèi)目錄構(gòu)成。要求移交書內(nèi)容應(yīng)與實際檔案內(nèi)容完全一致，移交書封面的簽章簽名應(yīng)當俱全。此外，還應(yīng)提交符合達標軟件要求的轉(zhuǎn)換目錄電子版一份。附件一：《資料借閱登記表》；附件二：《公章使用登記表》；附件三：《監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表》；附件一：資料借閱登記表序號資料編號借閱時間預(yù)計歸還時間借閱人實還時間備注1234567891011121314151617注：此表必須填寫詳實，以打印表格形式保存，資料借閱時必須按此格式登記，未登記資料不予借出。附件二：公章使用登記表序號使用部門使用人簽名使用文件名稱使用日期批準人簽名備注123456789101112131415161718附件三：監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表（一類）序號文件類別文件編碼歸檔文件保存期限控制分類備注公司業(yè)主檔案館一業(yè)主、設(shè)計、質(zhì)監(jiān)站業(yè)主、設(shè)計方資料及質(zhì)監(jiān)站資料一般以建設(shè)項目組卷（一）業(yè)主XWGZ-YZ-01工程報建類資料1業(yè)主XWGZ-YZ-01-01建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件臨時永久★2業(yè)主XWGZ-YZ-01-02建設(shè)工程施工許可證臨時永久★3業(yè)主XWGZ-YZ-01-03工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)臨時長期★（二）業(yè)主XWGZ-YZ-02招投標文件及合同1業(yè)主XWGZ-YZ-02-01工程施工招投標文件臨時長期2業(yè)主XWGZ-YZ-02-02工程施工合同臨時長期★3業(yè)主XWGZ-YZ-02-03工程監(jiān)理招投標文件臨時長期（三）業(yè)主XWGZ-YZ-03業(yè)主函件短期（四）質(zhì)監(jiān)XWGZ-ZJ-04質(zhì)量監(jiān)督站文件短期長期★（五）設(shè)計XWGZ-SJ-05地勘設(shè)計文件1設(shè)計XWGZ-SJ-05-01工程地質(zhì)勘察報告臨時永久★2設(shè)計XWGZ-SJ-05-02各專業(yè)設(shè)計圖紙臨時長期3設(shè)計XWGZ-SJ-05-03施工圖審查報告臨時長期★審圖機構(gòu)4設(shè)計XWGZ-SJ-05-04設(shè)計變更及其它文件臨時長期5設(shè)計XWGZ-SJ-05-05設(shè)計技術(shù)交底與圖紙會審紀要臨時長期（六）其它XWGZ-QT-06其它（建設(shè)項目防雷裝置設(shè)計審核、建設(shè)工程消防設(shè)計文件及備案憑證、沉降觀測報告）注：業(yè)主及設(shè)計方資料是指由業(yè)主或設(shè)計方產(chǎn)生或由其提供給監(jiān)理的資料，一般屬于監(jiān)理依據(jù)性資料，在監(jiān)理過程中收集整理，項目結(jié)束后一般只在公司檔案室歸檔。業(yè)主及城建檔案館的資料由業(yè)主自行辦理。監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表（二類）序號文件類別文件編碼歸檔文件保存期限控制分類備注公司業(yè)主檔案館二監(jiān)理XWGZ-JL監(jiān)理部資料（一）監(jiān)理XWGZ-JL-01監(jiān)理前期資料一般以建設(shè)項目組卷1監(jiān)理XWGZ-JL-01-01工程監(jiān)理委托合同長期長期★合同2監(jiān)理XWGZ-JL-01-02項目監(jiān)理機構(gòu)、任命文件及人員名單、資格證書（復(fù)印件）長期長期★機構(gòu)設(shè)置3監(jiān)理XWGZ-JL-01-03監(jiān)理規(guī)劃短期長期★監(jiān)理規(guī)劃4監(jiān)理XWGZ-JL-01-04監(jiān)理實施細則短期長期★監(jiān)理規(guī)劃5監(jiān)理XWGZ-JL-01-05項目監(jiān)理機構(gòu)總控計劃短期長期監(jiān)理規(guī)劃（二）監(jiān)理XWGZ-JL-02監(jiān)理過程資料1監(jiān)理XWGZ-JL-02-01監(jiān)理通知書及回復(fù)單、監(jiān)理聯(lián)系單、備忘錄和監(jiān)理報告長期一般以建設(shè)項目組卷2監(jiān)理XWGZ-JL-02-02第一次工地會議、監(jiān)理例會及各類交底記錄、文件收發(fā)記錄短期3監(jiān)理XWGZ-JL-02-03監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、旁站記錄長期以單位工程組卷4監(jiān)理XWGZ-JL-02-04工程質(zhì)量或者生產(chǎn)安全事故處理文件資料短期5監(jiān)理XWGZ-JL-02-05安全檢查記錄、安全生產(chǎn)責任制考核記錄及安全檢查評分匯總表、施工階段安全專項檢查表長期長期★6監(jiān)理XWGZ-JL-02-06工程延期報告、費用索賠報告及審批長期長期★一般以建設(shè)項目組卷7監(jiān)理XWGZ-JL-02-07涉及工程結(jié)構(gòu)安全及使用功能的平行檢驗抽檢資料（包括見證取樣）長期長期★質(zhì)量8監(jiān)理XWGZ-JL-02-08合同爭議、違約報告及處理意見長期長期★合同9監(jiān)理XWGZ-JL-02-09工程質(zhì)量評估報告及驗收監(jiān)理文件資料長期永久★質(zhì)量10監(jiān)理XWGZ-JL-02-10監(jiān)理工作總結(jié)報告長期長期11監(jiān)理XWGZ-JL-02-11照片及電子影像資料長期永久★12監(jiān)理XWGZ-JL-02-12其它長期長期★注：監(jiān)理部資料主要是指在監(jiān)理過程中由監(jiān)理機構(gòu)產(chǎn)生的資料，這部分監(jiān)理資料驗收移交時對需向業(yè)主和城建檔案館移交的資料：1、房建及市政工程應(yīng)按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）第5條（工程文件的立卷）的要求進行組卷。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面及案卷脊背式樣統(tǒng)一采用《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》附錄B、C、D、E式樣。2、公路工程按業(yè)主提供的《公路工程竣工文件編制辦法》的要求進行組卷。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面及案卷脊背式樣統(tǒng)一采用《公路工程竣工文件編制辦法》的要求。業(yè)主沒有具體要求時，按公司《公路工程竣工文件編制辦法》執(zhí)行。監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容目錄表（三類）序號文件類別文件編碼歸檔文件保存期限控制分類備注公司業(yè)主檔案館三施工XWGZ-SG施工報審類資料（一）施工XWGZ-SG-01安全類資料1施工XWGZ-SG-01-01現(xiàn)場安全質(zhì)量管理組織機構(gòu)、人員管理制度臨時臨時安全2施工XWGZ-SG-01-02危險性較大施工方案報審臨時臨時安全3施工XWGZ-SG-01-03起重機械設(shè)備安裝、拆卸方案及設(shè)備企業(yè)資質(zhì)和安拆人員資格證書報審臨時臨時安全4施工XWGZ-SG-01-04三級安全教育匯總表及安全培訓(xùn)資料臨時臨時安全5施工XWGZ-SG-01-05特種作業(yè)人員操作證及匯總表臨時臨時（二）施工XWGZ-SG-02施工類資料1施工XWGZ-SG-02-01施工組織設(shè)計、各專項施工方案報審長期長期以單位工程組卷2施工XWGZ-SG-02-02工程開工/復(fù)工報審表及工程暫停令長期長期★進度3施工XWGZ-SG-02-03分包單位、供貨單位、試驗單位資質(zhì)材料及報審表臨時長期分包資質(zhì)4施工XWGZ-SG-02-04施工單位總進度、月（季）、周計劃及工程延期計劃報審臨時長期5施工XWGZ-SG-02-05工程計量、清單及支付文件臨時長期造價6施工XWGZ-SG-02-06工程變更、費用索賠、現(xiàn)場簽證單、技術(shù)核定單長期長期★造價7施工XWGZ-SG-02-07施工技術(shù)交底記錄臨時長期以單位工程組卷8施工XWGZ-SG-02-08工程測量控制網(wǎng)的報驗及復(fù)測資料臨時長期★9施工XWGZ-SG-02-09原材料、構(gòu)配件、設(shè)備、器具、成品、半成品出廠質(zhì)量合格證及試驗報告、報審資料臨時長期★以單位、分部、分項工程組卷10施工XWGZ-SG-02-10新材料、新工藝、新技術(shù)、新設(shè)備國家認證材料和相關(guān)驗收標準的適用性審查報告以及報審臨時長期★以單位、分部、分項工程組卷11施工XWGZ-SG-02-11隱蔽工程驗收記錄及匯總表臨時長期★12施工XWGZ-SG-02-12有關(guān)專業(yè)技術(shù)總結(jié)（如樁基礎(chǔ)、軟基處理、主要結(jié)構(gòu)施工技術(shù)等）長期長期★13施工XWGZ-SG-02-13地基釬探記錄、樁基礎(chǔ)檢測報告長期永久★質(zhì)量以單位工程組卷14施工XWGZ-SG-02-14合同變更材料報審及資料長期永久★質(zhì)量15施工XWGZ-SG-02-15分部、分項、單位工程驗收記錄長期長期★16施工XWGZ-SG-02-16竣工驗收備案表臨時長期★17施工XWGZ-SG-02-17建設(shè)工程竣工驗收報告臨時長期以單位工程組卷18施工XWGZ-SG-02-18工程竣工決算報審表長期長期19施工XWGZ-SG-02-19其它有關(guān)驗收資料長期長期★合同注：施工報審類資料是指一切由施工方產(chǎn)生需由監(jiān)理方簽認的資料，是監(jiān)理控制工作的重要體現(xiàn)，在監(jiān)理過程中必須留一份在監(jiān)理部。而項目結(jié)束時一般只在公司檔案室歸檔。業(yè)主及城建檔案館的資料由承包商辦理。1上述三表中所列資料不一定完整，各項目可根據(jù)具體情況補充完善。2資料保管期限分為永久、長期、短期、臨時四種。永久指永久保存；長期指資料保管期限與工程使用壽命相同；短期指20年以下；臨時指項目完成工程驗收和竣工結(jié)算解除缺陷責任時，但一般最小不少于2年。移交擋案時不應(yīng)把不同保存期的資料放在一個檔案盒內(nèi)。3房建工程與《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）相矛盾時，以《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）為準。公路工程與業(yè)主提供的《公路工程竣工文件編制辦法》的要求相矛盾時，以業(yè)主提供的《公路工程竣工文件編制辦法》的要求為準。卷內(nèi)目錄序號文件編號責任者文件題名日期頁次備注卷內(nèi)備考表本案卷共有文件、材料共頁。其中：文字材料頁，圖樣材料頁，照片