商務部崗位職責及工作流程

商務部崗位職責及工作流程商務部崗位職責及工作流程商務部崗位職責及工作流程xxx公司商務部崗位職責及工作流程文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度商務部崗位職責及工作流程一、目的：明確自己的工作范圍及工作程序，建立完善的追蹤與反饋機制，形成高效、快捷的工作作風。二、適用范圍：商務部負責的所有工作。三、工作職責：商務訂單處理對帳、開票、應收款與銷售統(tǒng)計報表的流程與管理銷售預測物流審核與對帳管理設備樣機申領流程管理退換貨的流程與管理合同處理流程管理貨款催收商務資料的管理招投標及標書工作管理部門會議流程與管理EIS系統(tǒng)CRM模塊管理國內商務平臺管理市場信息跟蹤市場推廣國際商務四、工作程序：商務訂單處理： 4.1.1根據(jù)銷售需求起草商務單，建立合同臺帳，錄入系統(tǒng)，跟蹤審批情況，，每日更新臺帳發(fā)郵件給倉庫、生產(chǎn)及計劃負責人。4.1.2根據(jù)銷售要求，告知倉庫安排發(fā)貨，發(fā)貨后收集客戶回簽單以便后續(xù)對帳。當月對賬單要發(fā)給銷售核對，當月回簽單一式兩份，財務和商務各留一份。4.1.3每日根據(jù)發(fā)貨臺帳更新手工臺帳及系統(tǒng)出貨信息，完成整個流程。對帳、開票、應收款與銷售統(tǒng)計報表的流程與管理4.2.1建立《對帳單明細》，每月底根據(jù)手工臺帳及商務單信息，與倉庫的發(fā)貨臺帳及發(fā)貨一覽表核對，并把對帳的結果發(fā)給財務核對，根據(jù)財務要求提供每月的數(shù)據(jù)。4.2.2根據(jù)銷售的開票計劃，核對回單，做《開票申請表》，簽字后交給財務開票，附上發(fā)票簽收單，交由銷售帶或者寄出，并跟蹤發(fā)票回簽情況。4.2.3每月初制作《銷售統(tǒng)計表》，將統(tǒng)計報表與財務核對，確認無誤后發(fā)給財務，抄送總經(jīng)理、商務經(jīng)理。銷售預測4.3.1每月25日之前將上月的銷售預測數(shù)據(jù)打印出來，統(tǒng)計本月相關產(chǎn)品的發(fā)貨數(shù)據(jù)，與銷售確認下月的預測數(shù)據(jù)。4.3.2將確認好的預測數(shù)據(jù)在26日錄入系統(tǒng)。物流審核與對帳管理4.4.1根據(jù)倉庫提交的回簽單，將相關信息更新在合同臺帳中，包括每日發(fā)貨的物流信息及費用。4.4.2根據(jù)臺帳的的物流信息，核對倉庫拿過來的物流運費，確認后簽名，交由商務經(jīng)理審核簽字，再交給財務核對付款。每次將審核的物流信息更新在臺帳及銷售統(tǒng)計表里，以便后續(xù)查閱。設備樣機申領流程管理4.5.1銷售人員申領設備，由技術、技術總監(jiān)、財務、總經(jīng)理簽字，將簽字的設備申領單掃描后發(fā)郵件給倉庫或相應產(chǎn)品的提供人員發(fā)貨（后續(xù)申領流程將在系統(tǒng)中完成提交）。4.5.2在EIS及臺帳更新設備申領單的數(shù)據(jù)。要對回收的樣機根據(jù)歸還時間退換貨的流程與管理4.6.1對客戶要求退貨的產(chǎn)品，與相關銷售確認后填寫退貨申請表，由技術負責人及市場部領導簽字后，退給生產(chǎn)部負責人，由生產(chǎn)部進行檢測后，再交由倉庫收貨入庫。4.6.2退貨之后將己開發(fā)票數(shù)據(jù)與財務核對，再與相關銷售確認發(fā)票的處理結果。合同處理流程管理4.7.1根據(jù)銷售要求，起草商務合同、訂單合同、退稅合同、框架合同等。4.7.2起草好的合同需走合同內審流程，由相應部門簽字。4.7.3根據(jù)銷售要求寄出，做相應登記，跟蹤合同回簽完成情況。跟催用戶使用報告。己簽訂的合同進行歸檔，做好統(tǒng)一的文件編碼。貨款催收4.8.1每月月中和月底統(tǒng)計需付款客戶，發(fā)給相應的銷售人員進行催款。4.8.2平臺信息的客戶由商務進行跟催。商務資料的管理4.9.1及時更新及上傳招投標需用的各種公司商務資質證書。4.9.24.9.3及時更新及維護商務使用的各種模板及各類表格。招投標及標書工作管理4.10.1根據(jù)銷售及網(wǎng)上招標公告，準備報名資料給銷售去報名。4.10.2根據(jù)銷售拿到的招標公告，按標書制作流程，完成標書的編寫、審核，并與銷售一起準備標書封標工作。4.10.3將招標文件上傳EIS系統(tǒng)。4.10.4投標后對每次投標文件進行歸檔、內容提煉、保存。要保證標書作用資料如公司簡介，資質證明文件，測試報告等為最新資料。4.10.5投標后將投標價格制作成投標價格表，匯總所有投標價格信息，發(fā)給市場部領導及商務經(jīng)理。招標信息一覽表，有沒有中標，有沒有合同，中標通知書要拿回來，掃描上傳4.10.6對打印標書的費用進行申請、充值。部門會議流程與管理4.11.1協(xié)助部門領導開展每周的例會，做好會議紀要上傳到EIS系統(tǒng)，并跟蹤紀要內容及實施情況。EIS系統(tǒng)CRM模塊管理4.12.1商務單管理：下單、發(fā)貨的審批，確認、維護系統(tǒng)正常運行。4.12.2市場信息管理：銷售錄入客戶信息、更新機會指導工作4.12.3銷售預測：數(shù)據(jù)錄入及檢查。4.12.4文件管理中商務資料上傳及維護。4.12.5對CRM模塊進行維護：模塊功能提出及修改，提交問題列表。國內商務平臺管理4.13.1對于有意向與我司合作的渠道或者合作伙伴，將信息發(fā)給區(qū)域負責人，并對其進行跟蹤。負責對詢盤的客戶進行報價，簽訂合同，并跟蹤后續(xù)執(zhí)行。己合作的代理或者渠道伙伴、OEM協(xié)議商簽訂協(xié)議，己簽訂的協(xié)議或者合同做好歸檔，編上統(tǒng)一文件編碼。整理國內客戶平臺所有客戶信息資料，匯總表格。市場信息跟蹤4.14.1各銷售市場的客戶信息完整性檢查及統(tǒng)計。4.14.2每周上URL地址搜索招標信息。4.14.3各銷售及產(chǎn)品經(jīng)理對各市場客戶的機會更新檢查及統(tǒng)計。4.14.4檢查市場人員的周志情況。市場推廣4.15.1網(wǎng)站、論壇、微博更新：網(wǎng)站維護：網(wǎng)站建設策劃，進度跟進，收集整理資料，上傳資料至網(wǎng)站；日常網(wǎng)站新聞更新；論壇推廣：推廣論壇選擇，每日登陸頂貼，定期發(fā)帖，引發(fā)話題討論，互動回帖；微博日常維護，工作日每日發(fā)帖，保持活躍度，簡短宣傳公司動態(tài)；慧聰網(wǎng)商鋪管理：填寫慧聰網(wǎng)商鋪里的所有公司信息及產(chǎn)品信息；慧聰網(wǎng)商鋪日常維護，每日重發(fā)一次供應信息；商務洽談轉接到市場部商務郵箱。4.15.2推廣場地、物資準備管理：展會策劃：展會場地選擇，場地布置規(guī)劃；宣傳物料準備（產(chǎn)品印刷品、場地布置物料）；核對細節(jié)；展會宣傳策劃，對接宣傳事宜，宣傳執(zhí)行；展臺設計聯(lián)系，展臺設計需求梳理，展臺價格協(xié)商，展臺設計方案征求意見，開會討論，精益求精。4.15.3EIS宣傳模塊管理：定期增加新文件。4.15.4非研發(fā)性圖書管理：蓋章、每季度更新圖書目錄、借閱制度制定、借閱登記管理4.15.5市場資料管理：倉庫宣傳資料管理，每月