《企業(yè)內(nèi)部控制設計案例分析【4300字】》

企業(yè)內(nèi)部控制設計案例分析1.1公司背景1.1.1公司簡介J公司于2004年開始涉足電子商務業(yè)務，2006年成立上海全資子公司，第二年成立廣州全資子公司，形成以北京，上海，廣州三地為基礎(chǔ)覆蓋全國的銷售網(wǎng)絡。2007年，公司實現(xiàn)物流覆蓋面積5萬平方米，形成北京，上海，廣州三大物流體系并于同年率先在電子商務領(lǐng)域啟用移動POS上門刷卡服務。2012年，公司收購第三方支付平臺實現(xiàn)獨立支付體系。2013年，公司用數(shù)量突破1億人次。2014年6月公司做促銷活動，實現(xiàn)一天銷售額突破30億。2017年，公司被評為全球最具價值品牌第99名。公司經(jīng)營全品類產(chǎn)品，在全國擁有7大物流中心，經(jīng)營234個大型倉庫。1.1.2組織架構(gòu)J公司于2015年對組織架構(gòu)進行調(diào)整，成立3C事業(yè)部，家電事業(yè)部，消費品事業(yè)部和服飾家居事業(yè)部，以上新成立的四大事業(yè)部總裁直接向首席執(zhí)行官匯報工作。事業(yè)部制改革對公司組織結(jié)構(gòu)影響不大，最高決策機構(gòu)為董事會，公司設有運營管理部，物流配送部，客戶服務部，倉庫管理部，財務管理部，人力資源部，內(nèi)部審計部等部門。運營組織架構(gòu)圖見圖3-1:圖3-1運營組織架構(gòu)圖運營管理部由產(chǎn)品管理部，市場營銷部和信息管理部組成，產(chǎn)品管理部是J公司業(yè)務的開端，負責向供應商采購產(chǎn)品。市場營銷部負責制定廣告策略，促銷等手段刺激商品銷售。倉庫管理部部負責收貨，發(fā)貨，存貨和退貨四項基本服務和增值服務包括倉庫挑貨，代貼條碼等?？头块T負責商品售后問題處理，包括消費者退換貨，投訴等情況。物流配送部提供商品配送服務，及代收貨款，簽單返還，保價等服務。財務管理部負責收款，付款，核對賬目等環(huán)節(jié)。人力資源部負責招聘，培訓及考核員工。內(nèi)部審計部對公司各部門內(nèi)部控制措施的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，同時對公司整體內(nèi)部控制制度的有效性做出評價，并針對內(nèi)部控制制度出現(xiàn)的不足之處給出建議。1.2公司主要環(huán)節(jié)內(nèi)部控制設計J公司經(jīng)營規(guī)模大，經(jīng)營情況復雜，加大了企業(yè)內(nèi)部控制的難度。伴隨電子商務法制建設口益完善，對于電子商務企業(yè)的限制越來越多，如何合法保持公司持續(xù)經(jīng)營是另一個需要引起關(guān)注的問題。下面將從采購環(huán)節(jié)，存貨環(huán)節(jié)，銷售環(huán)節(jié)，人力資源四個方面分析J公司內(nèi)部控制設計。1.2.1采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制J公司從供應市場獲得商品或服務，再通過互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的虛擬網(wǎng)絡市場展示商品信息，消費者通過購物網(wǎng)站主頁選擇商品完成付款，再由公司進行物流配送。以上一系列的活動構(gòu)成B2C模式下基本商品交易流程，采購作為實現(xiàn)交易的第一個環(huán)節(jié)，對公司經(jīng)營影響重大。J公司設置采購請購與審批程序，采購物資定價與監(jiān)督管理機制為避免供應商的選擇存在風險。公司要求采購前先擬定采購計劃書，對供應商公開詢價，經(jīng)過比較分析決定供應商。采購員實行崗位輪換制度，這樣做能夠減少采購員與供應商建立聯(lián)系的可能性，避免供應商為實現(xiàn)銷售采取不正當手段對影響采購員的判斷。供應商選擇完成是采購環(huán)節(jié)第一步，接下來決定采購商品數(shù)量與商品再采購點。J公司年初以上年度銷售情況與未來銷售預測情況作為參考編制本年度采購計劃書。期末時，公司安排工作人員縱向比較采購量與銷售量，評價產(chǎn)品經(jīng)理工作是否盡職盡責。供應商按照合同要求運輸商品，公司檢驗產(chǎn)品安排入庫，向供應商付款，付款是采購活動的最后一道程序。公司對付款過程每個環(huán)節(jié)實施控制與跟蹤，如果出現(xiàn)供應商賬戶信息異常則延遲或拒絕付款，內(nèi)審部門通過核對系統(tǒng)設置和款項和存貨監(jiān)盤對付款環(huán)節(jié)是否存在風險進行檢測。1.2.2存貨環(huán)節(jié)內(nèi)部控制J公司在存貨發(fā)出環(huán)節(jié)實施適當?shù)穆殑辗蛛x制度，對參與實物流轉(zhuǎn)控制與流轉(zhuǎn)記錄程序控制工作人員工作職責做出明確規(guī)定，實現(xiàn)不相容崗位分離。只有倉庫管理人員和監(jiān)督管理員出于工作需要允許核實身份信息后進入倉庫管理部，其他人員需要獲得有關(guān)部門授權(quán)才允許進入倉庫管理部。發(fā)貨制度與發(fā)運制度內(nèi)部控制實施情況如下，公司規(guī)定領(lǐng)料單與出貨單齊全時才允許進行操作。所有商品出庫和入庫信息記錄在信息系統(tǒng)庫存模塊中，相應的憑證編號與參與流程工作人員信息也被記錄。公司每月定期對存貨進行盤點，公司安排工作人員查明商品在庫的實際數(shù)量，將實際數(shù)量與賬面記錄數(shù)量核對，查明是否存在賬實不符的現(xiàn)象。J公司建有健全的存貨保管制度，對存貨防火，防盜，防潮及易碎品防摔指定明確管理規(guī)范，通過條形碼，門禁和監(jiān)控攝像等技術(shù)手段嚴格管理進出倉庫的行為。公司規(guī)定非收貨員不得隨意進出進貨出貨通道，若是工作要求則需出示倉管部門批準同意文件。1.2.3銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制J公司進行大量市場調(diào)查和數(shù)據(jù)分析，深入了解市場環(huán)境，同行業(yè)市場占有率，潛在客戶及市場需求變化趨勢等信息制定合理銷售計劃。收款是銷售環(huán)節(jié)最后一個關(guān)鍵程序。J公司處理貨到付款訂單時安排物流配送人員收取款項，并給物流配送人員配備POS機與驗鈔筆。物流配送人員在成為公司員工時要求提供完整個人信息并繳納保證金。物流配送人員每口完成工作返回倉庫交納所收貨款至倉管出財務部門，雙方清點核對無誤后共同在貨款收據(jù)蓋章簽字，完成收款環(huán)節(jié)。1.2.4人力資源內(nèi)部控制J公司結(jié)合戰(zhàn)略目標與人力資源現(xiàn)狀，制訂人力資源招聘策略，確定招聘人數(shù)與要求專業(yè)，發(fā)布招聘公告并走進大學進行宣講。公司選定應聘者后，統(tǒng)一安排新進員工簽署勞務合同。正式入職前要求員工參與入職培訓，使他們盡快融入團隊。公司員工守則對員工道德規(guī)范，考勤制度，加班值班制度和體假請假制度做出詳細說明。對于不遵守員工守則規(guī)定的情況實施嚴厲懲罰制度，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當?shù)墓膭钆c表彰。尤其是在面對貪污腐敗問題上，J公司對腐敗實行“零容忍”。每年年末定期對人力資源計劃進展情況進行檢查與評價，分析問題完善計劃。2、J公司內(nèi)部控制的評價與完善措施2.1公司內(nèi)部控制的不足之處2.1.1人力資源制度不夠完善2014年12月至2015年1月，J公司發(fā)生嚴重信息泄露事件，數(shù)百名公司消費者信息泄露，更不幸的是，精準的訂單信息騙局隨之而來，導致消費者上當受騙并遭受從數(shù)百元至數(shù)萬元不等財產(chǎn)損失。事件調(diào)查得知，此次重大消費者信息泄露事件是J公司3名內(nèi)部員工所為。公司沒有一套完整明確的獎懲制度為員工參考，這不利于員工進行自我約束與自我激勵。嚴格的懲罰機制時刻提醒員工遵守公司規(guī)章制度，不做不利于公司運營的貪污腐敗事件;完整的激勵制度幫助員工打開創(chuàng)造力，勇于為公司進步獻計獻策。相反的，員工激勵制度缺失導致員工缺乏創(chuàng)造性，漸漸地失去對工作崗位熱情進而影響工作積極性。招聘環(huán)節(jié)公司沒能根據(jù)人力資源規(guī)劃與工作能力足球為企業(yè)選拔優(yōu)秀的符合公司的員工。公司在人才引進與發(fā)展上投入大量資本，要求新入職員工培訓通過后才轉(zhuǎn)為正式員工。公司員工離職率較高不利于公司持續(xù)穩(wěn)定經(jīng)營。如果員工在崗位上工作時間較長，對相關(guān)業(yè)務操作十分熟練，新員工頂替空缺職位需要時間適應新的工作內(nèi)容，同時，人力資源部不得不花費時間精力培養(yǎng)員工填補職位空缺，這對于公司口常經(jīng)營是十分不利的。2.1.2風險評估體系不夠完善J公司沒有一套動態(tài)的具有針對性的風險評估體系以應對不斷變化的內(nèi)外部環(huán)境，而是集中注意力在如何提高業(yè)績，創(chuàng)造盈利，降低成本。隨著電子商務行業(yè)的不斷發(fā)展，同行業(yè)間的競爭越來越激烈，許多公司不惜以價格戰(zhàn)的方式壓低產(chǎn)品價格搶占市場占有率，如果沒有完善的風險評估體系對市場環(huán)境變化產(chǎn)生的潛在風險進行評估并及時作出回應，J公司可能被競爭者先一步占有市場。J公司銷售產(chǎn)品包括更新速度極快的3C電子類產(chǎn)品，如果公司沒能及時掌握市場行情，對潛在風險進行評估并采取相應的控制手段，一旦出現(xiàn)產(chǎn)品積壓情況，將影響公司現(xiàn)金流動性。隨著電子商務行業(yè)法制建設的不斷完善，國家對于規(guī)范電子商務企業(yè)在國內(nèi)的發(fā)展出臺一系列完整的規(guī)范。這也對公司風險評估體系提出更高的要求，公司應針對外部環(huán)境的變化及時對可能面臨的風險進行評估以防止風險發(fā)生時手足無措，失去主動權(quán)。2.1.3缺乏合理的監(jiān)督電子商務企業(yè)對于信息技術(shù)的高度依賴對企業(yè)運營來說既是優(yōu)點也是缺點，企業(yè)運營環(huán)節(jié)信息均以電子化的方式保存在信息系統(tǒng)內(nèi)，信息安全性是公司需要保證的關(guān)鍵問題。與傳統(tǒng)企業(yè)相比，電子商務企業(yè)的業(yè)務流程發(fā)生巨大的轉(zhuǎn)變，消費者購買商品，付款，收貨等環(huán)節(jié)均是通過互聯(lián)網(wǎng)平臺實現(xiàn)。電子商務企業(yè)的本質(zhì)屬性為管理層對員工進行考評與監(jiān)督加大難度。電子商務企業(yè)內(nèi)部控制的目標與傳統(tǒng)企業(yè)相比也是不同的，電子商務模式下企業(yè)內(nèi)部控制監(jiān)督方式與實施效果都會遇見相應的問題，J公司缺乏一套完整的監(jiān)督體系。2.2完善J公司內(nèi)部控制的措施2.2.1完善內(nèi)部控制環(huán)境從內(nèi)部環(huán)境來說，電子商務企業(yè)扁平化組織結(jié)構(gòu)對職位安排有新的分配格局，它減少管理層級，提高信息傳遞速度。扁平化組織結(jié)構(gòu)的缺點是由于層級關(guān)系少，人員變動相對于傳統(tǒng)企業(yè)頻繁，威脅企業(yè)組織內(nèi)部的穩(wěn)定性。同時，員工是企業(yè)順利開展一切經(jīng)營活動的必要條件，良好的企業(yè)文化與合理的員工激勵制度提升員工對公司的忠誠度與積極性。虛擬的網(wǎng)絡操作流程不需要買賣雙方面對面的進行溝通交流，方便了客戶對于口常商務活動便捷性的要求。但是，不見面交流溝通產(chǎn)生的問題也很明顯，網(wǎng)絡操作的無形性與匿名性可能引起員工的僥幸心理，某些外在誘因使他們丟棄對工作的責任心，將公司重要信息泄露競爭對手。良好的組織結(jié)構(gòu)是十分必要的，它幫助企業(yè)實現(xiàn)合理分工，并實施手段引導員工職業(yè)道德素質(zhì)建設。2.2.2完善風險評估體系企業(yè)內(nèi)部控制制度并不是一成不變，公司由初創(chuàng)期到發(fā)展走向成熟經(jīng)歷不同的階段，每個階段對內(nèi)部控制有不同的要求。這個道理同樣適用于風險評估體系，隨著新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)與市場內(nèi)外部環(huán)境的變化，董事會和和部門中高層管理人員以自身角度為出發(fā)點制定企業(yè)風險評估程序時可能產(chǎn)生風險評估覆蓋范圍不夠全面等情況出現(xiàn)，可能引起公司整體經(jīng)營戰(zhàn)略制定缺乏合理性并給企業(yè)口常經(jīng)營活動帶來風險。對于外部風險評估工作，公司應成立特別評估小組，在市場調(diào)研與案例分析基礎(chǔ)上對公司發(fā)展情況作出預測。及時關(guān)注市場需求與變化以適應環(huán)境提高運營效率?？偠灾琂公司應實施措施完善風險評估體系構(gòu)建避免以上情況出現(xiàn)。2.2.3加強實時控制和監(jiān)管電子商務企業(yè)根據(jù)自身特性要求實現(xiàn)實時控制?？刂菩畔贤ōh(huán)節(jié)，監(jiān)督環(huán)節(jié)，控制方法的選擇。規(guī)范的信息溝通制度應該被執(zhí)行，從而加速信息傳遞過程并保護信息傳遞的完整性，實現(xiàn)真實可靠的信息傳遞制度。電子商務模式下要求J公司員工口常與計算機系統(tǒng)打交道，員工之間交流溝通機會少，如果出現(xiàn)問題員工缺少正確的引導與幫助不利于企業(yè)實現(xiàn)效率經(jīng)營。及時溝通幫助員工解決困惑，幫助管理層了解公司運營情況與組織中發(fā)生的事情，從而研究制定方向正確的戰(zhàn)略目標，實現(xiàn)企業(yè)目標。傳統(tǒng)企業(yè)通過制定崗位職責