電子文件歸檔管理PPT

電子文件歸檔與管理海南省檔案局（館）侯小幸2009-6-22一、電子文件的概述

(一)電子文件的含義

(二)電子文件的種類

(三)電子文件特性

(一)電子文件的含義文件的定義：

指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中為處理事務(wù)、交流信息而使用的各種文字、圖表、聲像等記錄材料。

電子文件（

ElectronicRecords）是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成、以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

這一定義按照電子文件形成、管理、利用的順序?qū)﹄娮游募髁私缍?，它形成于?shù)字設(shè)備（如計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)），并有相關(guān)環(huán)境（如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)）支持；以數(shù)碼形式（數(shù)字、圖形、音頻、視頻）存儲(chǔ)在外存儲(chǔ)器上；閱讀及處理需設(shè)備；借助網(wǎng)絡(luò)傳輸。

(二)電子文件的分類

（1）文本文件或稱為字（表）處理文件（Text，代碼為T(mén)）用計(jì)算機(jī)字處理技術(shù)形成的文本、表格文件等。（電腦打字室）（2）圖形文件（Graphic，代碼為G)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖像文件。（工程圖紙）（3）圖像文件（Image，代碼為I)用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。（數(shù)碼照片）（4）視頻（影像）文件（Video，代碼為V)用數(shù)碼攝像機(jī)等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。（5）音頻（聲音）文件（Audio，代碼為A)用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件。（6）數(shù)據(jù)（庫(kù)）文件（Database，代碼為D)采用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產(chǎn)生的各種相關(guān)輔助文件。（7）程序文件，亦稱計(jì)算機(jī)文件(Program,代碼為P）（8）多媒體文件（Multimedia,代碼為M)用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件。

按作用類型分：

——草稿類電子文件，以紙質(zhì)文件為主，一旦紙質(zhì)文件發(fā)布后，通過(guò)打印起草的電子文件還具有查找作用，現(xiàn)在多數(shù)不保存；

——輔助類電子文件，為提高辦文效率，先發(fā)電子文件，后發(fā)紙質(zhì)文件，這類電子文件具有參考價(jià)值。現(xiàn)在是當(dāng)收到紙質(zhì)文件后對(duì)電子文件隨意修改、刪除；

——正式電子文件，有的單位實(shí)行無(wú)紙辦公，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)只發(fā)電子文件，不發(fā)紙文件或?qū)㈦娮游募蛴〉郊垙埳献鬏o助類文件。（三）電子文件的特性

（1）電子文件信息的非直讀性。

（2）電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性（3）電子文件的信息與載體相分離性（4）信息存儲(chǔ)的高密度性（5）電子文件信息的易更改性（6）信息共享性及不安全性（7）多種信息形式的可集成性二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下

電子文件歸檔管理（一）電子文件管理的現(xiàn)狀

（二）電子文件管理目標(biāo)與原則

(三)電子文件行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)介紹

（一）電子文件管理的現(xiàn)狀1.草稿性電子文件被忽視

2.輔助性電子文件處于混亂狀態(tài)

3.正式電子文件歸檔程序不夠完善

4.電子文件存貯載體不安全在辦公自動(dòng)化快速發(fā)展的同時(shí)，相應(yīng)的電子文件管理工作卻有些滯后。具體表現(xiàn)兩個(gè)方面：一是單位在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)不能統(tǒng)籌考慮電子文件的歸檔和管理，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不具備電子文件管理功能，導(dǎo)致電子文件管理不能和系統(tǒng)建設(shè)同步發(fā)展；二是單位在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)雖然考慮了電子文件管理，但由于提出的功能需求不夠完整，致使電子文件管理達(dá)不到規(guī)范、科學(xué)的要求，電子文件真實(shí)、完整、有效性不能得到充分保證。

分析產(chǎn)生問(wèn)題的原因

主要有三個(gè)方面：

1.對(duì)電子文件管理的重要意義認(rèn)識(shí)不足，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中忽略電子文件歸檔與電子檔案管理問(wèn)題；

2.缺乏統(tǒng)一規(guī)范的電子文件管理功能需求標(biāo)準(zhǔn)，檔案行政管理部門(mén)難以對(duì)電子文件管理工作進(jìn)行具體監(jiān)督和指導(dǎo)，基層檔案部門(mén)難以提出完整的功能需求；

3.檔案部門(mén)缺乏既懂計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又懂檔案管理的復(fù)合型人才，與信息管理部門(mén)和軟件開(kāi)發(fā)公司溝通困難。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文管理流程發(fā)文實(shí)例-進(jìn)入發(fā)文模塊發(fā)文實(shí)例-填發(fā)文表單發(fā)文實(shí)例-擬稿發(fā)文實(shí)例-送處長(zhǎng)審核發(fā)文實(shí)例-處長(zhǎng)作意見(jiàn)處長(zhǎng)作意見(jiàn)后發(fā)送到分管領(lǐng)導(dǎo)審批，如此直到流程走完。發(fā)文實(shí)例-登記、歸檔在發(fā)文結(jié)束之后，檔案管理人員可通過(guò)“發(fā)文登記”模塊對(duì)發(fā)文進(jìn)行登記，對(duì)需要?dú)w檔的文件通過(guò)“發(fā)文歸檔”模塊發(fā)送到瓊蘭檔案系統(tǒng)或電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。（二）電子文件管理目標(biāo)與原則

1、電子文件管理目標(biāo)（1）保障電子文件的真實(shí)性（2）保障電子文件的完整性（3）保障電子文件的長(zhǎng)期可讀性2、電子文件管理原則

（1）前端控制原則

（2）全程管理原則

2、電子文件管理原則前端控制原則前端控制是對(duì)整個(gè)電子文件管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。

全程管理原則電子文件的全程管理是：一種全面的管理

；一種系統(tǒng)的管理

；一種過(guò)程管理

。(三)電子文件行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)介紹1、《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》電子文件元數(shù)據(jù)：描述電子文件內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)信息及整個(gè)管理流程的數(shù)據(jù)。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、社會(huì)組織。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了電子文件元數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)、定義、編碼體系。本標(biāo)準(zhǔn)描述的數(shù)字對(duì)象為通用的電子文件核心元數(shù)據(jù)，主要為原生電子文件與數(shù)字化文件（文本、圖像）元數(shù)據(jù)。根據(jù)發(fā)展需要，擴(kuò)展編制圖形、影像、聲音等文件類型的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。編制目的1.對(duì)文件及相關(guān)實(shí)體進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化描述；2.實(shí)現(xiàn)不同機(jī)構(gòu)、不同系統(tǒng)之間文件及信息的互操作；3.為電子文件在不同時(shí)間、不同空間、不同應(yīng)用軟件中的再利用提供統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)；4.為電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化、電子文件中心、文檔管理、檔案管理等系統(tǒng)提供成熟的電子文件全過(guò)程管理的設(shè)計(jì)模式。(三)電子文件行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)介紹2、《電子文件管理細(xì)則》第一部分：文書(shū)電子文件元數(shù)據(jù)方案本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了電子文件形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全過(guò)程元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)、捕獲、著錄的一般要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)檔案館和各級(jí)機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織可以參照?qǐng)?zhí)行。本標(biāo)準(zhǔn)適用于原生電子文件，以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像、文本的管理。

2、《電子文件管理細(xì)則》第二部分：電子文件長(zhǎng)期保存格式需求本標(biāo)準(zhǔn)明確了電子文件長(zhǎng)期保存格式的需求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)檔案館、機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位和其他社會(huì)組織電子文件的長(zhǎng)期保存。

2、《電子文件管理細(xì)則》第三部分：基于XML的電子文件封裝規(guī)范本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了基于XML的電子文件封裝格式和要求。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)檔案館和各級(jí)機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織。本標(biāo)準(zhǔn)主要應(yīng)用于文本文件和靜態(tài)圖像文件的封裝。封裝encapsulate：將電子文件及其元數(shù)據(jù)按指定結(jié)構(gòu)打包的過(guò)程。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)這份文件是誰(shuí)起草，哪些人參加辦理過(guò)程，做過(guò)什么樣的修改，在什么時(shí)間？…計(jì)算機(jī)文件的格式，大小，用什么編輯、查看軟件？…背景信息元數(shù)據(jù)附件完整性，真實(shí)性，有效性的保證駭客文件利用者文件是完整的，真實(shí)的嗎？電子印章，電子簽名電子文件封裝包背景信息元數(shù)據(jù)電子印章，電子簽名附件把所有的東西打包在一起電子文件管理系統(tǒng)電子文件的管理是復(fù)雜的，其范圍也較廣，需要特定的軟件系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理。這樣的一個(gè)系統(tǒng)就稱之為“電子文件管理系統(tǒng)”。其主要功能包括：收集電子文件，分類和保管，提供利用等。典型的電子文件生命周期辦公系統(tǒng)擬稿公文交換系統(tǒng)電子文件管理系統(tǒng)審核校對(duì)簽發(fā)蓋章交換鑒定保管、利用移交、銷毀歸檔發(fā)文文件在OA中處理過(guò)程舉例擬稿審核校對(duì)簽發(fā)蓋章2009-6-610:20

蔡科長(zhǎng)擬稿10:50候處長(zhǎng)審核11:10打字室小王校對(duì)15:50張局長(zhǎng)簽發(fā)16:10機(jī)要室小張蓋章電子文件的背景信息電子文件歸檔在辦公系統(tǒng)中應(yīng)提供電子文件歸檔的功能。電子文件封裝包中的內(nèi)容電子文件封裝包中的內(nèi)容（續(xù)）三、數(shù)碼照片歸檔管理簡(jiǎn)介《海南省數(shù)碼照片檔案管理暫行規(guī)定》（瓊檔字[2008]15號(hào)）

1、收集歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG或TIFF通用格式。

2、分類：數(shù)碼照片按“保管期限——形成年度”分類。形成數(shù)碼照片比較多的單位也可按“保管期限——形成年度——問(wèn)題”分類。3、排列、編號(hào)。在光盤(pán)根目錄下建立一個(gè)命名為“DATA”的文件夾。DATA文件夾下存放同一年度同一保管期限的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片按形成時(shí)間(或重要程度)先后排列，一組聯(lián)系密切的數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起。4、數(shù)碼照片號(hào)：是指在同一保