公司財務及物資管理制度

公司財務及物資管理制度公司財務及物資管理制度公司財務及物資管理制度xxx公司公司財務及物資管理制度文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度公司財務及物資管理制度為規(guī)范公司財務制度，做好現(xiàn)金和實物管理工作，特制定借款、物品采購、發(fā)放和費用報銷的管理辦法，從即日起執(zhí)行。凡涉及公司維修、采購、征訂、出差等一切與公司費用支出相關的行為，均需按照先申請，后辦理的原則，請按如下要求執(zhí)行。財務管理制度（一）會計人員公司設財務會計與出納兩個崗位；會計編制財務報表、完成各項會計核算工作、及時準確地核算經(jīng)營成果、負責納稅申報事宜。監(jiān)督其他人員執(zhí)行國家的其他財經(jīng)政策、法令、制度和遵守財經(jīng)紀律。出納員負責現(xiàn)金和銀行存款的收付、核算，不得兼管會計檔案保管和收入、費用、債權債務帳目的登記工作。財會人員都要認真執(zhí)行崗位責任制，各司其職、互相配合，如實反映和嚴格監(jiān)督各項經(jīng)濟活動。記帳、算帳、報帳必須做到手續(xù)完備、內容真實、數(shù)字準確、帳目清楚、日清月結、按期報帳。財務人員在處理會計事務中，必須堅持原則、照章辦事。對于違反財經(jīng)紀律和財務制度的事項，必須拒絕付款、拒絕報銷或拒絕執(zhí)行，并及時向總經(jīng)理報告。財務人員因故離職，必須與接替人員辦理交接手續(xù)，沒有辦清交接手續(xù)的，不得離職，亦不得中斷會計工作。移交交接包括移交人管理的會計憑證、報表、帳目、款項、公章、實物及未了事項等。移交交接必須有專人監(jiān)交。（二）會計核算原則及科目公司嚴格執(zhí)行《中華人民共和國會計法》、《會計人員職權條例》、《企業(yè)會計準則》、《企業(yè)財務通則》等法律法規(guī)中關于會計核算一般原則、會計憑證和帳簿保管、財產(chǎn)清查、成本清查等事項的規(guī)定。公司的報表有資產(chǎn)負債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表。一切原始憑證、會計憑證、帳簿、報表中各種文字記錄用中文記載，數(shù)字用阿拉伯數(shù)字記載。記載、書寫必須使用鋼筆、簽字筆，不得用鉛筆及圓珠筆書寫。固定資產(chǎn)固定資產(chǎn)的標準：固定資產(chǎn)是指使用期限超過一年的房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營有關的設備、器具、工具等。不屬于生產(chǎn)經(jīng)營主要設備的物品，單位價值在2000元以上，并且使用期限超過2年的，也應作為固定資產(chǎn)管理。固定資產(chǎn)的分類、折舊年限、凈殘值率固定資產(chǎn)種類折舊年限（年）凈殘值率房屋及建筑物305%電子設備3-55%運輸設備85%固定資產(chǎn)的入賬價值：購入的固定資產(chǎn)，以購買價款和支付的相關稅費以及直接歸屬于該資產(chǎn)達到預定用途發(fā)生的其他支出為入賬價值；固定資產(chǎn)必須每年進行盤點；固定資產(chǎn)的購入、清理、報廢都要辦理財務手續(xù)，并設置固定資產(chǎn)明細賬進行核算。（三）資金、現(xiàn)金管理財務部要加強對資產(chǎn)、資金、現(xiàn)金及費用開支的管理，防止損失，杜絕浪費，良好運用，提高效益。銀行賬戶必須遵守銀行的規(guī)定開設和使用。銀行賬戶除基本戶外如需要再開設新賬戶，必須報請總經(jīng)理同意后方可開設。銀行賬戶只供本單位經(jīng)營業(yè)務收支結算使用，嚴禁將賬戶借給外單位或個人使用，嚴禁為外單位或個人代收代支，轉賬套現(xiàn)。銀行賬戶的賬號必須保密，非因業(yè)務需要不準向外泄露。銀行賬戶印鑒的使用實行分管并用制，即財務章由出納保管，法人章由法人代表自己保管，會計私章由會計保管，不準由一個人統(tǒng)一保管使用。印鑒保管人臨時出差時可由其委托他人代管。銀行賬戶往來應逐筆登記入賬，不準多筆匯總高收，也不準以收抵支記賬。按月與銀行對賬單核對，未達到收支，應作出調節(jié)逐筆調節(jié)平衡。公司所簽合同，出納處留存一份復印件，并根據(jù)已獲批準簽訂的合同付款，不得改變支付方式和用途；非經(jīng)收款單位書面正式委托并經(jīng)總經(jīng)理批準，不準改變收款單位（人）。庫存現(xiàn)金不得超過限額（壹萬元），不得以白條抵作現(xiàn)金?，F(xiàn)金收支要做到日清月結，確保庫存現(xiàn)金的賬面余款與實際庫存額相符，銀行存款余款與銀行對賬單相符，現(xiàn)金、銀行日記賬數(shù)額分別與現(xiàn)金、銀行存款總賬數(shù)額相符。嚴格現(xiàn)金收支管理，除一般零星日常支出外，其余投資、支出必須通過銀行辦理轉賬結算，不得直接兌付現(xiàn)金。領用空白支票必須注明限額、日期、用途及使用期限、并報總經(jīng)理報批。所有空白支票及作廢支票必須存放保險柜內，嚴禁空白支票在使用前先蓋上印章。出納有責任保管好發(fā)票，開具發(fā)票前必須報經(jīng)總經(jīng)理審批。業(yè)務人員出差必須要攜帶發(fā)票的，必須在出納處辦理相關手續(xù)。正常的辦公費用開支，必須有正式發(fā)票。如遇只有收據(jù)沒有發(fā)票的費用，出納要做好相關費用記錄，保存好收據(jù)并允許使用其他正規(guī)發(fā)票進行沖賬報銷。財務人員對于每一筆費用支出做好記錄，原則上所有費用支出須經(jīng)總經(jīng)理同意，如遇總經(jīng)理出差在外，500元以下的支出，須經(jīng)辦公室主任批準。500元以上的支出，電話請示總經(jīng)理同意后方可。每月末將工資表報至總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批認可后，通知財務發(fā)出支票發(fā)放工資。財務人員每月中旬（15號）及月末制作費用統(tǒng)計表，明確公司的收入、支出及賬面余額等情況并報至總經(jīng)理處。財務人員應于每月末將各部門當月費用收支情況列表，報至總經(jīng)理處。借款管理（一）借款規(guī)定借款單須寫明借款的詳細用途，用于哪個項目，如果是差旅借款，還要求寫明出差地點和出差天數(shù)，并由部門負責人或項目負責人簽字確認；（目前由總經(jīng)理審批簽字）財務將根據(jù)出差天數(shù)、出差地點、是否從公司訂票等信息判定借款額度是否適度。如提交不合適的金額，財務有權進行調整；一般不允許發(fā)生非差旅借款，如因業(yè)務需要個人通過借款方式辦理單位往來款項付款,如辦公室租賃押金、其他預付款等,應當建立相應的往來賬戶進行記賬歸集,并設定業(yè)務的經(jīng)手人負責后期歸還或沖賬,需要注明業(yè)務涉及到的項目、合同號或實際業(yè)務情況，借款人應及時收回發(fā)票報銷沖賬；借款需要用支票支付時，經(jīng)辦人應注明對方單位、事由、所需金額，財務部門一律不簽發(fā)無日期、無抬頭、無限額、無用途的支票。經(jīng)辦人有義務保證發(fā)票與支票抬頭相統(tǒng)一，若出現(xiàn)問題，由經(jīng)辦人負全部責任。（二）借款程序：當事人填寫借款單（及出差通知單）；總經(jīng)理審批；如總經(jīng)理外出，由總經(jīng)理指定的專人簽字同意；財務審核領款（三）借款的財務要求：差旅借款要求按部門的出差計劃一借一清,且必須在返回公司后7天內辦理報銷手續(xù)，一次結清，對于逾期不結清者，財務將在每月末整理欠款明細交辦公室，辦公室將在借款人下月工資中扣還；長期駐外員工借款額度，應控制在該員工一個半月的工資額內；項目備用金借款，一個項目的借款額度應控制在項目經(jīng)理和業(yè)務主辦兩個人一個月的工資總額內，并明確責任人，即項目經(jīng)理和業(yè)務主辦一人管錢、一人管賬，共同管理好借款；到財務出納處領款時，應使用藍/黑墨水簽字，不允許使用圓珠筆簽字和手簽章，；借支10000元以上的款項時，須提前一天通知財務，以有時間備好資金。以上借款，相關人員每月須到財務辦理報銷手續(xù)，前款不清，后款不借。所借公款，必須?？顚Ｓ?，不準挪用，不準假公濟私，公款私用。三、物品采購相關人員應提出申請，并經(jīng)部門負責人審核簽字，報公司辦公室；辦公室匯總采購清單，經(jīng)總經(jīng)理批準方可采購；采購金額較大（金額在1000元以上），應進行不少于三家供應商的比價、詢價；購買物品后，首先將物品交物資管理人員或財務人員驗收入庫；收入庫后，在發(fā)票上簽字，并將物品進行登記；經(jīng)辦人員填寫報銷單，并附購物發(fā)票和購買清單，清單上注明單價、數(shù)量、金額。較大金額的須附三家供應商的詢價單；辦公室負責人審核并簽字；總經(jīng)理簽字報銷。四、辦公用品購發(fā)每季末，各部門負責人將本部門所需要的辦公用品計劃提交到辦公室；由辦公室指定專人購回和發(fā)放；辦公用品采購要做到用品齊全、品種對路、質量好、庫存合理；發(fā)放辦公用品，要建立臺賬并建立領用手續(xù)。五、物品的維修和報廢對決定報廢處理的辦公用品，以及維修的用品，由辦公室審核后，做好登記，統(tǒng)一處理。電腦、復印機耗材的更換、維修、統(tǒng)一由辦公室負責。差旅費報銷手續(xù)及說明（一）、報銷手續(xù)經(jīng)辦人填寫報銷單；總經(jīng)理按出差計劃審核并簽字；辦公室按照公司相關制度重點對費用發(fā)生的真實性、費用預算金額與實際金額的差異合理性進行審查，簽字。會計主要審查發(fā)票單據(jù)的合法性，以及對費用金額的計算進行復核后簽字，交總經(jīng)理審批；出納消賬，退還借條。（二）報銷標準和規(guī)定非正規(guī)發(fā)票、不符合要求的發(fā)票，一律不予報銷；本公司員工出差，按照協(xié)議，明確由對方單位承擔食宿、交通費的，食宿、交通費應在對方報銷，不得在公司報銷；對于在對方報銷不及時，造成項目拖欠食宿、交通費用的由借款人自己承擔；住宿費公司員工出差，要厲行節(jié)約，同性合住，就近入住經(jīng)濟型酒店的原則，住宿費票據(jù)按實報銷，或由辦公室代訂住宿。駐外辦公，有員工宿舍的，住宿費用按租房價格實報實銷。交通費因公出差的交通費用，除乘坐飛機或軟臥需由總經(jīng)理審批外，其他由部門經(jīng)理或項目負責人根據(jù)實際情況決定采用何種交通工具，并據(jù)實報銷。與出差無關的交通費，不得搭車報銷。差旅費補貼（含伙食費）每人每天50元標準。七、業(yè)務招待費的報銷（一）有開發(fā)項目和在建項目的人員應事先申請并得到總經(jīng)理審核批準：申請內容包括發(fā)生時間、地點、對方人員名單、項目名稱等。因特殊原因無法事先辦理，事后須及時補辦相關手續(xù)。業(yè)務招待費一般不允許多次招待一次申請或一次申請多次開支,不許私自聯(lián)系記賬點采用記賬方式消費。（二）經(jīng)手人填寫“費用報銷單”，并注明時間、用途，總經(jīng)理批準后方可到財務報銷。八、財務對發(fā)票的要求費用報銷必須出具正式發(fā)票，無法提供正式發(fā)票財務部門有權不予報銷；發(fā)票必須是由稅務監(jiān)制的正式發(fā)票或財政部門統(tǒng)一印制的行政性收款收據(jù)，發(fā)票中單位名稱必須為公司全稱，發(fā)票內容須填寫齊全，并注意是否加蓋財務專用章或發(fā)票專用章；若發(fā)生票據(jù)丟失現(xiàn)象，責任人應到原票據(jù)開具單位補辦票據(jù)，否則應由過失人承擔全部款項；差旅費發(fā)票遺失，當事人補辦票據(jù)，確實無法補辦的，應在票據(jù)報銷單后附《票據(jù)遺失報銷申請單》，部門經(jīng)理和總經(jīng)理簽字并提供經(jīng)財務認可的發(fā)票方可報銷。如有同行同事還應要求其簽字證明。如多人共同發(fā)生日常費用時，應注意根據(jù)費用分攤規(guī)則，提醒提供服務單位分開給每人開具發(fā)票，以方便報銷。票據(jù)應以報銷粘貼紙左上角為基準展開、正面朝上、依次粘貼