合肥學(xué)院聲像載體類(lèi)檔案工作規(guī)范

精品文檔精心整理PAGE精品文檔可編輯的精品文檔合肥學(xué)院聲像載體類(lèi)檔案工作規(guī)范目錄：1、合肥學(xué)院聲像載體類(lèi)檔案工作規(guī)范2、合肥學(xué)院外事類(lèi)檔案工作規(guī)范合肥學(xué)院聲像載體類(lèi)檔案工作規(guī)范為了提高我院聲像載體檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)聲像檔案）工作的質(zhì)量和管理水平，有效地為學(xué)院工作服務(wù)，充分發(fā)揮聲像檔案在教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，并為考核聲像檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，中共中央宣傳部、國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《新聞單位宣傳報(bào)道檔案管理暫行辦法》的通知（有關(guān)聲像檔案部門(mén)），及原國(guó)家教委頒布《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際情況，特制訂本規(guī)范。一聲像檔案的收集和歸檔1、確定聲像檔案歸檔范圍的原則（1）歸檔學(xué)院各項(xiàng)活動(dòng)中形成的、或校外單位形成的與本院有關(guān)的聲像載體材料，必須對(duì)學(xué)院和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。（2）歸檔的聲像載體材料必須反映聲像制作活動(dòng)的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（3）歸檔的聲像載體材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持聲像載體與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的自然聯(lián)系，注意其成套性特點(diǎn)。2、歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)（1）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個(gè)方面，具體范圍見(jiàn)附件一《合肥學(xué)院聲像載體類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表》。（2）歸檔的重點(diǎn)是本院各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的聲像載體材料，尤其是聲像載體材料的原件。3、不歸檔的文件材料（1）不能反映本院工作、活動(dòng)的聲像材料；（2）音響、畫(huà)面嚴(yán)重失真、內(nèi)容殘缺無(wú)使用價(jià)值的聲像材料；（3）重份聲像材料。4、形成積累（1）宣傳部、電教中心和其它聲像材料形成部門(mén)，均為立卷單位，分工歸口立卷。（2）立卷單位聲像項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、編導(dǎo)和其他制作人員，要按分工認(rèn)真作好制作記錄，整個(gè)工作結(jié)束后，按歸檔要求向本單位兼職檔案員移送全套案本。（3）各單位兼職檔案員對(duì)收集上來(lái)的聲像載體材料，按規(guī)定程序進(jìn)行系統(tǒng)整理后向檔案部門(mén)移交。5、整理組卷（1）立卷原則根據(jù)聲像文件材料形成規(guī)律和多種載體的特點(diǎn)，分類(lèi)組成保管單位。對(duì)單位聲像載體材料，要附以文字說(shuō)明，對(duì)同一載體多項(xiàng)內(nèi)容的，采用按主題內(nèi)容逐一著錄的方法，對(duì)同一內(nèi)容、多載體合成的檔案，應(yīng)注明參見(jiàn)號(hào)，既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內(nèi)容的聲像材料具有獨(dú)立的使用性。（2）立卷分類(lèi)1）按介質(zhì)分為紙質(zhì)文件材料和聲像載體材料。2）紙質(zhì)文件材料指綜合管理工作文件材料和制作項(xiàng)目的文件材料。3）聲像載體材料按類(lèi)型分為照片、錄音制品、錄像制品、幻燈片、磁盤(pán)、影視膠片、縮微膠片、光盤(pán)等。4）同一類(lèi)型的聲像載體材料又可按幅面尺寸再細(xì)分。（3）立卷分工1）綜合管理材料由院宣傳部、電教中心等部門(mén)立卷歸檔。2）制作項(xiàng)目文件材料和聲像制品，由制作項(xiàng)目單位或個(gè)人立卷歸檔。3）兩個(gè)以上單位共同制作的，由主辦單位立卷歸檔。4）外單位制作的反映本院活動(dòng)的聲像載體材料，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)征集或委托負(fù)責(zé)收集。（4）歸檔材料的整理1）檢查歸檔的材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、配套、音響、畫(huà)面是否清楚，對(duì)有局部劃傷、斷裂者，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、粘結(jié)，發(fā)霉、發(fā)潮的，要及時(shí)沖淡、風(fēng)干。2）根據(jù)聲像載體材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于查考利用的原則，結(jié)合內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體類(lèi)型、尺幅，進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位。3）照片及底片要有文字說(shuō)明（包括內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和制作者），其他載體形式要有相應(yīng)的文字材料，包括完成原本、定稿本、長(zhǎng)度、時(shí)間、內(nèi)容簡(jiǎn)介、色彩、密級(jí)、制作單位和人員等。4）聲像制作材料和聲像制品的檔號(hào)要與文字材料的檔號(hào)互相照應(yīng)，互記參見(jiàn)號(hào)。5）聲像制品的裝具，一般應(yīng)使用現(xiàn)有裝具。經(jīng)制作后的單件聲像制品和照片，可用符合規(guī)范的專(zhuān)門(mén)的盒、冊(cè)、封套裝載。6、歸檔驗(yàn)收（1）聲像材料形成部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向院檔案部門(mén)辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)移交目錄一式二份，各執(zhí)一份備查。（2）歸檔的聲像載體的文字材料，必須符合本規(guī)范的案卷質(zhì)量要求。（3）綜合管理材料檔案時(shí)間一般為次年4月份以前。聲像載體材料在完成制作后3個(gè)月內(nèi)歸檔。二聲像檔案的管理1、分類(lèi)編號(hào)（1）按《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引，給出檢索分類(lèi)號(hào)。（2）根據(jù)聲像檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)、不同載體，編制用于檔號(hào)的二級(jí)類(lèi)目（載體）代號(hào)簡(jiǎn)表。（3）聲像類(lèi)檔案檔號(hào)=年度號(hào)+聲像檔案分類(lèi)型號(hào)+保管單位號(hào)模式如下：保管單位依不同載體而定，可以是卷、冊(cè)、盒、盤(pán)，也可以是張、件。保管單位號(hào)依載體代號(hào)（代碼）流水。年度用聲像檔案形成的自然年度。2、編目（1）檔案部門(mén)對(duì)接收的聲像檔案在裝具脊背上填寫(xiě)檔號(hào)，也可另行在底邊20毫米處貼上注有檔號(hào)的標(biāo)簽。（2）登錄聲像檔案目錄，按不同載體檔號(hào)先后順序，以保管單位為對(duì)象填寫(xiě)，并注明相應(yīng)的參見(jiàn)號(hào)。（3）按照GB3792.5－85《非書(shū)資料著錄規(guī)則》編制題名，案卷級(jí)聲像檔案和資料著錄卡，作為手工檢索和計(jì)算機(jī)采集卡使用。（4）為方便查閱檔案，應(yīng)編制各種案卷目錄和專(zhuān)題目錄。3、將編制的聲像檔案和資料著錄卡數(shù)據(jù)存貯到計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，在本院的信息系統(tǒng)建立后，按要求與之聯(lián)網(wǎng)。4、排架、保管（1）按照不同類(lèi)型、不同規(guī)格聲像載體分別編制的檔號(hào)排架。（2）照片庫(kù)房保持溫度15~25℃，濕度55~65%。其他聲像檔案的保管，應(yīng)做到恒溫、恒濕、清潔，溫度宜18~24℃，相對(duì)濕度宜35~45%，要有專(zhuān)用的設(shè)備和必要的保護(hù)措施，要避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng)。（3）每年定期檢查庫(kù)房的“八防”（防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防盜）情況。定時(shí)記錄庫(kù)房溫、濕度，保護(hù)庫(kù)房整潔。（4）每?jī)赡陮?duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行一次全面核對(duì)檢查，寫(xiě)出檢查總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（5）照片、底片要定期檢查，有發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，要及時(shí)進(jìn)行清洗和技術(shù)處理。（6）錄像帶、錄音帶、影片等使用完畢后應(yīng)及時(shí)倒帶，并馬上入盒，以防止污染。要定期進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)變形斷裂、磁場(chǎng)脫落等現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。（7）聲像檔案的保管期限與相應(yīng)文字材料的保管期限一致。需長(zhǎng)期、永久保管的聲像材料，在保管一定時(shí)間后，應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制。（8）母帶（片）與復(fù)制帶（片）保管方法一致。母帶（片）必須專(zhuān)柜保管，并特別標(biāo)明。5、鑒定與銷(xiāo)毀按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。在銷(xiāo)毀方式上，應(yīng)注意按不同的銷(xiāo)毀方式，如洗掉、去磁等。6、統(tǒng)計(jì)按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。三聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用1、檢索工具的編制由于聲像檔案按載體類(lèi)型、尺幅、依檔號(hào)順序分類(lèi)排架，因此，在檢索工具上應(yīng)比一般的紙質(zhì)文件材料有更高要求。（1）按載體制成材料和載體規(guī)格編制載體檢索目錄。（2）按《合肥學(xué)院聲像載體類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表》編制主題檢索目錄。（3）按《中國(guó)檔案分類(lèi)法——教育檔案分類(lèi)表》編制專(zhuān)業(yè)學(xué)科分類(lèi)檢索目錄。（4）編制檢索到題名、內(nèi)容的著錄卡片，全面標(biāo)引聲像制作、載體及內(nèi)容。2、借閱（1）檔案部門(mén)在適當(dāng)條件下應(yīng)設(shè)立審片室（聽(tīng)音室），提供檢索工具，為利用者查找、閱鑒聲像檔案創(chuàng)造條件。（2）建立借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權(quán)限、期限、對(duì)象、觀看人次、數(shù)量、手續(xù)等。若需借出、抄錄、復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）檔案借閱或歸還時(shí)，由利用者和檔案部門(mén)共同進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，并在檔案借閱登記簿上登記，對(duì)借出的檔案，檔案部門(mén)定期催還，需續(xù)借者應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。對(duì)過(guò)期不還者，應(yīng)停止其借閱并給予經(jīng)濟(jì)處罰。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)寫(xiě)書(shū)面報(bào)告，經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)人簽署意見(jiàn)后，根據(jù)不同情況進(jìn)行處理。（4）對(duì)調(diào)出及離、退休人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案，沒(méi)有檔案部門(mén)簽字，人事部門(mén)不得辦理調(diào)離手續(xù)。長(zhǎng)期出國(guó)人員在出國(guó)前應(yīng)及時(shí)向檔案部門(mén)清退檔案材料。（5）對(duì)需經(jīng)常查閱、不涉及保密的檔案材料應(yīng)復(fù)制。3、咨詢(xún)服務(wù)、指導(dǎo)交流（1）指導(dǎo)利用者使用各種檢索工具，回答利用者提出的問(wèn)題。（2）根據(jù)工作需要和條件可能，選擇若干重點(diǎn)聲像檔案的題名，主動(dòng)介紹有關(guān)部門(mén)，進(jìn)行定期跟蹤服務(wù)。（3）了解與本院有關(guān)的動(dòng)態(tài)，積極開(kāi)拓服務(wù)。（4）服務(wù)方式：可復(fù)制、征訂、出售等。（5）學(xué)院要結(jié)合現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行聲像檔案的檢索、匯編等，提高開(kāi)發(fā)利用檔案的能力。四聲像檔案工作人員崗位責(zé)任制1、學(xué)院分管聲像檔案部門(mén)的院領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)（1）應(yīng)加強(qiáng)全院聲像檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督，把聲像檔案形成部門(mén)工作納入學(xué)院聲像工作發(fā)展規(guī)劃，并列入學(xué)院聲像工作議事日程，定期加以研究。（2）關(guān)心聲像檔案的建設(shè)與發(fā)展，使聲像檔案工作能與學(xué)院各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2、學(xué)院聲像檔案形成部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)（1）貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)聲像檔案工作的指示、規(guī)定，把聲像檔案工作納入本部門(mén)和有關(guān)人員的崗位職責(zé)，并認(rèn)真組織實(shí)施。（2）對(duì)本院各部門(mén)聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作進(jìn)行檢查、督促，確保聲像檔案材料的完整、準(zhǔn)確。（3）積極做好聲像檔案的七防（防火、防盜、防蟲(chóng)、防光、防潮、防高溫、防鼠）工作。3、各聲像部門(mén)科技人員職責(zé)（1）各聲像工作部門(mén)及負(fù)責(zé)聲像工作的科技人員在每項(xiàng)工作完成后，立即將聲像材料和文字簡(jiǎn)介整理好，向本部門(mén)兼職檔案人員歸檔。（2）填好聲像材料歸檔的有關(guān)表格，辦完移交手續(xù)。4、學(xué)院檔案部門(mén)職責(zé)（1）院綜合檔案室的負(fù)責(zé)人定期或不定期的對(duì)校聲像檔案形成部門(mén)的相應(yīng)工作進(jìn)行檢查、督促、指導(dǎo)。（2）對(duì)聲像材料部門(mén)兼職檔案人員的提出的疑難問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)研究解決。（3）關(guān)心檔案人員的學(xué)習(xí)、工作等情況。5、聲像檔案形成部門(mén)兼職檔案人員職責(zé)（1）在部門(mén)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，監(jiān)督、指導(dǎo)、協(xié)助科技人員做好聲像檔案的平時(shí)積累工作，接收本部門(mén)人員交來(lái)的聲像材料，并檢查是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，組卷是否符合要求。（2）將已收集的案卷，于次年4月底以前向檔案部門(mén)辦理移交。（3）完成學(xué)院檔案部門(mén)委托辦理的其他任務(wù)。附件一：合肥學(xué)院聲像載體類(lèi)歸檔范圍和保管期限表SX11綜合（黨政群團(tuán)）序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限123456789本院領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)材料（參加國(guó)內(nèi)會(huì)議、座談、探望等）本院各類(lèi)重大會(huì)議（黨代會(huì)、工代會(huì)、教代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)等）本院校慶等重大紀(jì)念、慶?；顒?dòng)材料中央、省市及上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)來(lái)院視察等材料省級(jí)以上代表團(tuán)、兄弟院校代表來(lái)院活動(dòng)材料本院機(jī)構(gòu)成立的活動(dòng)材料本院民主黨派重大活動(dòng)的材料本院重大宣傳活動(dòng)材料本院社團(tuán)活動(dòng)的材料長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期SX12教學(xué)序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限1234567本院開(kāi)學(xué)、畢業(yè)典禮活動(dòng)場(chǎng)面及學(xué)士論文答辯活動(dòng)材料本院教授、專(zhuān)家，國(guó)內(nèi)知名專(zhuān)家、教授，外籍教師授課場(chǎng)面本院學(xué)生業(yè)余生活、課外閱讀、參加各科競(jìng)賽、演講等活動(dòng)場(chǎng)面及評(píng)比先進(jìn)材料本院畢業(yè)生（含成人教育）照片本院體育運(yùn)動(dòng)會(huì)材料本院學(xué)生軍事訓(xùn)練活動(dòng)場(chǎng)面本院教學(xué)活動(dòng)獲獎(jiǎng)的獎(jiǎng)狀照片長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期SX13科學(xué)研究序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限1234本院舉辦的國(guó)際性、全國(guó)性和省級(jí)學(xué)術(shù)活動(dòng)及本院學(xué)術(shù)年會(huì)等活動(dòng)材料本院教職工在重大科研課題研究過(guò)程中及鑒定活動(dòng)中形成的材料本院科研獲獎(jiǎng)項(xiàng)目成果獎(jiǎng)狀照片本院科學(xué)研究評(píng)優(yōu)活動(dòng)等照片長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期SX14產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限12長(zhǎng)期長(zhǎng)期SX15