某某門業(yè)制造公司行政辦公制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔某某門業(yè)制造公司行政辦公制度目錄：1、某某門業(yè)制造公司行政辦公制度2、某門業(yè)制造公司行政辦公制度福建福盛門業(yè)制造有限公司行政辦公制度二00三年十月

頒布令根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)及公司經(jīng)營管理需要，現(xiàn)將公司行政辦公制度予以批準(zhǔn)頒布,自二〇〇總經(jīng)理：郭欽勇2003年10月31日討論稿（請各部門認(rèn)真討論，并將意見集中反饋至行政部）

目錄第一章公司行政辦公管理制度一、公司職員行為準(zhǔn)則二、公司規(guī)范化簡稱三、會議制度四、公文管理辦法五、公文處理規(guī)程六、印章管理辦法七、檔案管理辦法八、電腦打字管理辦法九、辦公器材使用管理辦法十、公務(wù)車使用管理辦法十一、辦公財產(chǎn)管理辦法十二、基建和裝修工程項目管理辦法第二章合同管理辦法一、總則二、合同的種類及審批簽訂程序三、簽訂合同的權(quán)限四、行政部、承辦人員及其職責(zé)五、簽訂合同的監(jiān)督與檢查六、履行合同的監(jiān)督與檢查七、懲罰與獎勵八、附則第三章公司安全管理制度一、安全管理組織模式二、門衛(wèi)管理辦法第一節(jié)公司職員行為準(zhǔn)則第一條嚴(yán)格遵守國家的有關(guān)法令法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度。第二條按時出勤，不遲到、早退、不中途離崗；上班時間因公外出，須辦理公務(wù)外出登記手續(xù)，未辦理手續(xù)者，視同曠工；因私外出，應(yīng)辦理請假手續(xù)。第三條上班時間舉止文明、著裝整潔（或按規(guī)定著裝）、佩戴識別證。第四條注重維持辦公場所的良好秩序，不得肆意串崗，高聲談笑、聚眾聊天，影響他人正常工作。進(jìn)入非開放性辦公場所，做到先敲門，獲準(zhǔn)后進(jìn)入。第五條負(fù)責(zé)維護(hù)自身辦公區(qū)域的整潔以及室內(nèi)綠化植物的保養(yǎng)工作。注意維持辦公桌面的衛(wèi)生清潔及陳設(shè)整齊，除個人杯具、筆座等辦公用品，不得堆放與公務(wù)無關(guān)的其他雜物；使用煙灰缸的職員應(yīng)隨時清除缸內(nèi)灰質(zhì)，不得造成灰質(zhì)四處散落；不得隨地亂扔紙屑，對廢棄的重要文件應(yīng)粉碎后扔入垃圾簍；保持辦公桌椅擺放有序，不得擅自移動辦公場所內(nèi)主要的陳設(shè)及擺放物品；對辦公室內(nèi)的綠化植物應(yīng)定期保養(yǎng)或通知有關(guān)專業(yè)人員維護(hù)。第六條下班或離開座位時，應(yīng)將公文、記事本等收藏妥當(dāng)，并及時將椅子推回原位，下班離開辦公室前應(yīng)檢查空調(diào)、電燈等電器及門窗是否關(guān)閉。第七條接待外來訪客，應(yīng)在指定場所內(nèi)接待，接待時面帶微笑，熱情迎送，有禮有節(jié)，不得擅自帶客參觀，不得接待私人訪客。第八條不得在上班時間內(nèi)使用公司通訊設(shè)施進(jìn)行個人事務(wù)活動。每次使用電話應(yīng)做到長話短說，通話時間盡量不超過三分鐘。第九條嚴(yán)禁在辦公場所內(nèi)打牌或進(jìn)行賭博性活動。第十條各崗位人員應(yīng)恪盡職守，非本部門的文件、事務(wù)未經(jīng)許可不得翻閱、過問或私下評議。第十一條參加會議或培訓(xùn)應(yīng)視同正常上班，開會、上課時，所有人員通訊工具必須撥置到非鈴響狀態(tài)，嚴(yán)禁在開會或培訓(xùn)時交頭接耳，隨意走動。第二節(jié)公司規(guī)范化簡稱第一條公司規(guī)范化簡稱如下：福建福盛門業(yè)制造有限公司：簡稱福盛公司（主要用于內(nèi)部規(guī)范化稱謂，下同）縮寫福盛（主要用作發(fā)文機(jī)關(guān)代字號，下同）；簡拼：FS，(主要用于檔案管理，下同)；第二條適用范圍：一、以上簡稱、縮寫適用于公司各部門之間的相互行文、稱謂；企業(yè)對外行文時一律應(yīng)按規(guī)范的稱謂予以全稱。二、凡在落款簽章時須標(biāo)明企業(yè)名稱的應(yīng)用全稱。第三節(jié)會議制度第一條凡屬公司召集的各類會議統(tǒng)一規(guī)范為：福盛公司總經(jīng)理辦公會議；福盛公司行政辦公會議；福盛公司專題會議。第二條公司的各類會議紀(jì)要主要用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。其具體名稱規(guī)范為：《福盛公司總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要》、《福盛公司行政辦公會議紀(jì)要》、《福盛公司專題會議紀(jì)要》。第三條總經(jīng)理辦公會議由行政部負(fù)責(zé)召集，總經(jīng)理或總經(jīng)理指定人員主持，公司領(lǐng)導(dǎo)、行政部經(jīng)理參加。原則上每周召開一次，會議紀(jì)要由行政部擬稿，行政部經(jīng)理核稿，報總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第四條行政辦公會議由行政部負(fù)責(zé)召集，行政部經(jīng)理主持，公司領(lǐng)導(dǎo)、各部室負(fù)責(zé)人參加，不定期召開但每月至少召開一次。會議紀(jì)要由行政部擬稿，行政部經(jīng)理核稿，報總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第五條專題會議指上述兩種以外的會議。主要適用于公司各部（室）確需以公司名義召開的會議，會議由申請部門向行政部提出，根據(jù)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后由申請的部門召集并主持，公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門人員參加，同時以公司專題會議紀(jì)要名義發(fā)文，會議紀(jì)要由經(jīng)辦單位擬稿，行政部核稿，報總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第六條會議紀(jì)要格式參照公文格式執(zhí)行，并具有同等的公文效力。會議紀(jì)要的發(fā)文字號由年份和序號組成，放在橫線之上居中。專題會議紀(jì)要一般要有反映會議內(nèi)容的標(biāo)題，置于橫線之下、正文之上，收文機(jī)關(guān)置于分送欄中。第七條公司各類會議要本著精簡高效的原則，嚴(yán)格控制會議規(guī)模，縮短會議時間，減少與會人員，提高會議質(zhì)量，嚴(yán)守會議機(jī)密，遵守會議紀(jì)律。第八條與會人員非經(jīng)直接上級批準(zhǔn)、會議主持部門同意，不得缺席會議，違者以曠工論處。第九條專題會議如涉及到會場布置、會務(wù)安排等內(nèi)容的，由申請部門提出，經(jīng)核準(zhǔn)后由申請部門負(fù)責(zé)，可商請行政部或其他相關(guān)部門協(xié)助辦理。附相關(guān)表單：會議申請單；會議簽到表；會議紀(jì)要公文樣式。第四節(jié)公文管理辦法第一條公司對外發(fā)送的公文，除簽呈外，其它公文用紙一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)裝訂。印刷格式參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定執(zhí)行。第二條以公司名義發(fā)出的公文須經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)，經(jīng)授權(quán)，有的公文可以由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。但對外發(fā)送的公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)。第三條公司的公文種類規(guī)定如下：一、福盛：文種適用于公司向外單位匯報工作、反映情況（即對外行文），要求批準(zhǔn)或解決有關(guān)事項等內(nèi)容的發(fā)文，文種一般用請示、報告、匯報、議案、情況說明；二、福盛文：適用于公司向各部（室）的發(fā)文，文種一般用通知、決定、通報、意見、批復(fù)；二、福盛人：適用于公司向各部（室）的有關(guān)人事任免、獎懲、崗位調(diào)整、機(jī)構(gòu)設(shè)置等人事方面的發(fā)文，文種一般用通知、決定、通報；四、福盛函：適用于公司向與公司不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位、企業(yè)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題等內(nèi)容的公文；五、福盛辦：適用于經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，以行政部名義向公司各部（室）、屬下各企業(yè)布置工作、安排任務(wù)、轉(zhuǎn)發(fā)行業(yè)部門的公文，但文中應(yīng)注明“經(jīng)公司（或公司領(lǐng)導(dǎo)）同意”，文種一般用通報、批復(fù)、通知、意見、內(nèi)部情況通報等；第四條公司公文格式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成；發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。具體舉例如：“福盛文[2003]1號”。第五條凡上行公文（包括簽呈）要按格式要求，在公文規(guī)定位置標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名，簽發(fā)人應(yīng)是公文制發(fā)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)或主持工作的負(fù)責(zé)人。第六條公文中的人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”第二層為“（一）”、第三層為“1、”、第四層為“（1）”。第七條行文中如在文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。第八條公文主題詞主要用途是便于計算機(jī)檢索和管理公文，凡正式對外行文均應(yīng)有主題詞，主題詞的標(biāo)引參照《國務(wù)院公文主題詞表》（1997年12月修訂版）。詞表分為三個層次，第一層是對主題詞區(qū)域職能的分類，如“行政”、“人事”、“財務(wù)”類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如“管理”、“經(jīng)濟(jì)”、“任免”類等。最后一層是類屬詞，主要是由公文文種組成。但一份文件除類別詞外最多不應(yīng)超過5個主題詞。第九條公司行政部應(yīng)參照國務(wù)院、省政府規(guī)定的有關(guān)公文處理程序辦法及時制訂本企業(yè)的公文處理規(guī)程或公文處理辦法。附相關(guān)表單：上行公文樣式；平行、下行公文樣式；公函公文樣式；簽呈樣式。第五節(jié)公文處理規(guī)程第一條公文處理原則(一)、公文是企業(yè)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。公文處理工作應(yīng)按照國務(wù)院2000年發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》執(zhí)行。(二)、公司管理公文處理工作的職能部門是行政部，并負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)公司各部門的公文處理工作。(三)、所有進(jìn)出公司的正式公文由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)傳遞、收發(fā)、登記、分辦、核稿、付印、分發(fā)、立卷、歸檔和銷毀。第二條公文辦理程序公文辦理程序分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。發(fā)文處理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。（一）傳遞與簽收1、凡屬郵局送來的各類信函、公文、資料等由接待室值班員進(jìn)行清點(diǎn)，辦理收進(jìn)手續(xù)。同時負(fù)責(zé)公休日時的各類外來文件資料的收進(jìn)工作，但值班員應(yīng)于周一上班時及時與行政部收件員做好有關(guān)交接工作。2、收件員應(yīng)對掛號信件及重要文件資料逐一登記；有急件，應(yīng)通知有關(guān)人員立即前來領(lǐng)取。3、公司各部室、屬下各企業(yè)報送公司領(lǐng)導(dǎo)審批、審閱的各類文件，由行政部統(tǒng)一收發(fā)登記后，由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)簽署分辦意見和分發(fā)。（二）拆封登記與編號1、行政部收件員對公文應(yīng)隨到隨登記，同時分清閱件與辦件。凡有明確指明部門的一般性閱件（含傳真件）直接分發(fā)給各部室；辦件和重要閱件應(yīng)分別加蓋收文專用印章，編收文流水號，并逐件登記或錄入計算機(jī)，然后由行政部經(jīng)理簽署分辦意見。辦件指公司給公司各部室的指示，請示或需要辦理的公文，辦件必須有回復(fù)件；重要閱件指行業(yè)主管部門或外單位發(fā)布的與企業(yè)有密切關(guān)系的正式公文。2、凡各部室直接收到的公文，拆封后應(yīng)將其中的辦件、重要閱件先交至行政部統(tǒng)一登錄編號，加蓋收文印章后再按程序辦理。未經(jīng)編號和加蓋收文印章的公文，不得直接辦理或呈批。3、除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，公司各部室和屬下各企業(yè)不得直接將文件送至公司領(lǐng)導(dǎo)個人或向公司領(lǐng)導(dǎo)個人報送“簽呈”、“請示”和“報告”。4、凡不符合行文規(guī)則或制作不規(guī)范的公文，經(jīng)行政部審定后，向來文單位說明原因并退回來文單位。(三)、分辦1、凡屬重要閱件由行政部登錄并粘貼文件傳閱/閱辦單，提出處理意見，報送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)意見分送相關(guān)部室、人員閱辦，最后呈行政部經(jīng)理閱知，公司總經(jīng)理審閱或?qū)徟?、凡屬辦件由行政部按業(yè)務(wù)分工登錄后提出分發(fā)意見，文件辦理情況應(yīng)及時登記或輸入計算機(jī)，以便催辦、查辦。3、行政部應(yīng)根據(jù)來文情況加蓋“此件僅一份”、“用后請歸檔”印記的公文，各部室要妥善保管，并按規(guī)定及時歸檔。(四)、批辦、承辦、催辦 1、凡需要辦理的辦件(主要以簽呈形式呈報)，先由行政部及時提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)批辦，或轉(zhuǎn)送有關(guān)部門辦理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時限。2、主辦部室在承辦公文中，涉及其他部室分管的業(yè)務(wù)，應(yīng)主動向相關(guān)部室或來文單位了解情況，征求意見或協(xié)商、會稿。應(yīng)當(dāng)十分注意公司對外發(fā)文內(nèi)容的銜接、協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)相互矛盾的文件。4、對公文的答復(fù)，一般由主辦部室以書面形式草擬回復(fù)意見。如口頭答復(fù)也應(yīng)有文字記錄。原則上不得把內(nèi)部使用的文件閱辦單及公司領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)人員簽署的意見原原本本轉(zhuǎn)給來文單位。5、有關(guān)部室應(yīng)當(dāng)抓緊辦理公文，不得延誤、推諉。從收到公文之日起計算辦文時間。特急件隨到隨辦，當(dāng)天辦結(jié)；一般性公文在一周內(nèi)辦結(jié)；重要的規(guī)劃性、涉及各部室協(xié)調(diào)和法規(guī)性的公文視情況適當(dāng)寬限。 (五)擬稿、審核、簽發(fā)1、擬稿。由主辦部室負(fù)責(zé)，要求通過計算機(jī)草擬公文，并應(yīng)按規(guī)定填寫公文處理單，明確主送、抄送單位和印制份數(shù)。2、審核：主辦部室擬草的公文，應(yīng)經(jīng)本部室的負(fù)責(zé)人審核，負(fù)責(zé)審核文稿的負(fù)責(zé)人應(yīng)在審核文稿后簽署意見、姓名和審核日期。3、簽發(fā)(1)凡公司內(nèi)部的公文，屬公司各部室下發(fā)的，由各部室送行政部按收文規(guī)程受理后報有權(quán)審批人簽發(fā)，各部門上報的公文應(yīng)有本部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)意見。(2)凡公司向行業(yè)主管部門或?qū)ν獾闹匾形膽?yīng)報行政部經(jīng)理審核并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)。(3)簽發(fā)的公文，如有會簽的，會簽人有不同意見的應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和簽署時間。如只簽名的，視為同意。(4)公文經(jīng)簽發(fā)后，付印前，如確需要作修改，應(yīng)將修改后的文稿及修改理由重新報送負(fù)責(zé)簽發(fā)該文件的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(六)核稿、編號1、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿先送至行政部，由行政部負(fù)責(zé)核查文稿的審批和簽發(fā)手續(xù)是否完備，發(fā)送單位是否準(zhǔn)確，主、附件是否一致等，如有不符合要求的文稿，應(yīng)退回主辦部室，補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。2、符合要求的文稿由行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見或文稿的內(nèi)容，確定其公文文種、主題詞，并核查擬定的標(biāo)題、主送、抄送機(jī)關(guān)、密級、急緩程度、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文時間等格式是否符合規(guī)定。符合規(guī)定要求的，按規(guī)定印發(fā)。(六)印制、用印、分發(fā)、傳遞1、印制凡非批量的公文一律由行政部負(fù)責(zé)印制。大批量需外送印刷的，由主辦部室負(fù)責(zé)監(jiān)印和外送印制。2、分發(fā)(1)印成的公文如系向公司各部室、屬下各企業(yè)內(nèi)部發(fā)放的，由行政部按送印前制定的發(fā)文表分發(fā)。(2)印成的公文如系向公司外部單位發(fā)放的，由行政部通知主辦部室，由主辦部室辦理領(lǐng)用手續(xù)后自行分發(fā)。(3)行政部應(yīng)及時將發(fā)文情況登記或登錄計算機(jī)，提供查詢、統(tǒng)計和歸檔。(七)立卷、歸檔和銷毀1、公文辦結(jié)后，行政部應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司的檔案管理規(guī)定及時將公文底稿、正本和有關(guān)材料一同歸檔。2、公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，以便于保管和利用。3、聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)制件。4、公文復(fù)制件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章，視同正式文件妥善保管。5、凡歸檔的案卷，應(yīng)當(dāng)確定保管期限。6、沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒定和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。附相關(guān)表單：收、發(fā)文登記本；文件傳閱單；文件催單；公文處理單；檔案收件單。第六節(jié)印章管理辦法第一條本節(jié)所指“印章”包含有：一、企業(yè)法人章（注：日常稱之為法人公章）；二、企業(yè)法定代表人章（注：日常稱之為法人私章）；三、財務(wù)專用章；四、發(fā)票專用章；五、支票章；六、合同專用章；七、各類業(yè)務(wù)專用章；八、各職能部門章。第二條印章的使用程序：一、公司各部（室）的印章，依據(jù)各自的工作需要，報請公司法定代表人核準(zhǔn)，由行政部或由企業(yè)法人指定專人辦理刻章留存印模后，方可辦理領(lǐng)用手續(xù)。二、印章的使用人（即領(lǐng)用人）與指定的印章保管人，需與法定代表人簽訂具有法律效力的《印章領(lǐng)用責(zé)任書》后，方可領(lǐng)取使用。三、各部室在使用上述各類印章時，應(yīng)依據(jù)《印章領(lǐng)用責(zé)任書》有關(guān)規(guī)定以及企業(yè)負(fù)責(zé)人審批權(quán)限范圍內(nèi)規(guī)范使用。四、凡企業(yè)用章申請人在使用本企業(yè)印章時，應(yīng)在《用章登記表》上登記簽名，并經(jīng)印章使用人批準(zhǔn)方可蓋章（財務(wù)類印章須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字）。若印章使用人無法及時在《用章登記表》簽名時，印章保管人可憑印章使用人在《用印申請單》上的簽名予以蓋章，印章保管人應(yīng)將《用印申請單》編號妥善保管。凡外單位要使用本企業(yè)印章的，應(yīng)填寫《用印申請單》，經(jīng)該單位總經(jīng)理簽字，報本企業(yè)印章使用人簽字同意后，按本企業(yè)內(nèi)部用印程序填寫《用章登記表》，并由該企業(yè)經(jīng)辦人登記簽名后方可蓋章。印章保管人在每月5日前將上月《用章登記表》經(jīng)印章使用人簽字確認(rèn)后，復(fù)印件上報行政部經(jīng)理審核。第三條印章使用人與保管人變更工作崗位及職責(zé)時，應(yīng)及時辦理印章書面移交手續(xù)，由行政部指定專人監(jiān)交，同時另行簽訂《印章領(lǐng)用責(zé)任書》，已使用的《用章登記表》應(yīng)及時存檔。第四條用印規(guī)定：一、對企業(yè)法人印章的使用必須嚴(yán)格控制，凡能使用其他專用章的不得使用企業(yè)法人章。二、對政府部門、行業(yè)主管部門行文用印須憑經(jīng)行政部經(jīng)理簽發(fā)的文稿（定稿）。三、外文函件用印，必須附上法定代表人簽發(fā)的譯文。四、多頁的合同、協(xié)議等重要文件應(yīng)加蓋騎縫章，以保證文件的完整性。有存根的二聯(lián)介紹信、證件等應(yīng)在落款和間縫處一并加蓋印章。五、需蓋公章的合同或重要公文應(yīng)按公文的書寫規(guī)范行文，正文與落款之間僅需保留一行大小的空格，如正文留有大部分空白的應(yīng)標(biāo)明“此頁無正文”或“以下空白”。六、對外訂立合同、協(xié)議等均應(yīng)落款企業(yè)全稱和法定代表人等字樣，并須法定代表人親筆簽名后蓋章，法定代表人有特殊授權(quán)的除外。如屬委托代理人，應(yīng)具法定代表人的親筆委托書明確授權(quán)范圍、授權(quán)事項、期限予以認(rèn)可。七、用印件內(nèi)容有誤或文理不通，打印字跡不清，書寫潦草，有涂改，有錯別字而產(chǎn)生歧義的，不予用印。八、經(jīng)辦人（印章使用人）不得指令印章保管人強(qiáng)制用印，任何人不得有意回避保管人審核或不執(zhí)行印章使用審批程序；否則，印章保管人可拒絕用印或報法定代表人處理。第五條未經(jīng)法定代表人書面授權(quán)，嚴(yán)禁在使用中將各類印章蓋在空白紙和物品上，嚴(yán)禁將印章委托他人代管或代為蓋印。第六條外出公差人員需持企業(yè)介紹信的應(yīng)填好內(nèi)容。特殊情況需帶空白介紹信的應(yīng)報經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)。出差人員返回后應(yīng)及時報告空白介紹信的使用情況（若已經(jīng)使用，應(yīng)復(fù)印一份帶回公司辦理注銷存檔）。介紹信必須注明有效期限。第七條外出會印由印章保管人負(fù)責(zé)，印章保管人外出會印要確保印章的安全。原則上須派小汽車，不得乘公共交通工具和自行車；會印途中不得?？俊⒊鋈牍矆鏊捌渌麍鏊?；會印時要在場監(jiān)督，不得離開。第八條印章的使用人與保管人對印章的使用與保管負(fù)有法律責(zé)任。其違規(guī)行為一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將給予行政處分，造成后果的依法追究法律責(zé)任。附相關(guān)表單：印章領(lǐng)用責(zé)任書；用印登記表；用印申請單；介紹信；授權(quán)委托書。第七節(jié)檔案管理辦法第一條公司檔案由行政部統(tǒng)一管理，專業(yè)檔案可由各部室負(fù)責(zé)，但檔案清單須定期送行政部備存，并接受公司指導(dǎo)監(jiān)督。第二條公司檔案按以下分類：音像資料、相冊、表格、ISO文件、制度、公文、傳真、通告、剪報、政府文件、備存資料、人事檔案等。第三條檔案資料的收集、整理、存檔依照企業(yè)名稱（規(guī)范化縮寫）、文種、時間、編號、機(jī)密級別依次順序編排進(jìn)行分類，格式為：（）[]（）──────-------企業(yè)名稱文種時間編號機(jī)密級別（縮寫）第四條文件、材料歸檔的范圍一、政府部門的文件材料（一）公司、行業(yè)主管部門、政府職能部門頒發(fā)或下達(dá)的正式文件、材料和會議文件；（二）政府職能部門下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的行業(yè)管理的規(guī)章制度、文件；（三）政府部門正處級以上領(lǐng)導(dǎo)來公司視察、檢查工作所形成的文件、材料(如指示、講話、題詞、照片、錄像等)；（四）市級以上新聞媒體有關(guān)公司的報道材料；（五）行業(yè)主管部門印發(fā)征求意見或傳達(dá)討論的各種重要文件、材料。（六）經(jīng)行政部經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)要求歸檔的各類行業(yè)文件、材料、報道材料；（七）政府官員、知名人士的題字和牌匾等。二、公司內(nèi)部的文件材料（一）公司股東會、董事會及對外投資企業(yè)所形成的決議、紀(jì)要、記錄、章程等所有權(quán)益證明材料；（二）公司向行業(yè)主管部門、政府職能部門的請示、報告、各類函件及上級的批復(fù)件；（三）公司對外發(fā)送的一切具有法律效力的正式文電和法定代表人對外簽署的各類文本資料；（四）公司對外簽訂的有關(guān)合同、協(xié)議、契約、意向書、基建圖紙等；（五）各類資產(chǎn)類權(quán)證、工商證照等；（六）公司主持召開的有公司以外企業(yè)、政府部門參加的各種會議和公司主持召開的各類重要會議文件、會議記錄及有保存價值的音像材料；（七）公司領(lǐng)導(dǎo)同志外出參加各種會議帶回的文件、材料及他們參加外事、外經(jīng)活動等形成的文件、剪報、照片等材料，經(jīng)行政部經(jīng)理審核須歸檔的；（八）公司出版、編輯的各類出版物，收到或發(fā)出的重要賀電、賀信等；（九）公司的年度工作計劃、總結(jié)、各種統(tǒng)計報表、財務(wù)報表、審計材料、規(guī)章制度、重要文件登記本等；（十）企業(yè)的成立、合并、撤消、變更、歷史沿革；（十一）公司制發(fā)的各種印章的印模、用章登記本、印信啟用；（十二）組織機(jī)構(gòu)、人員編制、大事記、主要活動的剪報、聲像材料、榮譽(yù)證書、法人標(biāo)準(zhǔn)照、工作照、文字材料等；（十三）公司建設(shè)項目資料，包括政府批文、征地、規(guī)劃、施工和竣工圖紙、文件、大中型設(shè)備資料；（十四）干部任免、調(diào)配、名冊、報表；員工招聘、錄用、定級調(diào)資、退職解聘開除、員工社保等文件資料；（十五）公司的財產(chǎn)、物資、檔案、印章等交接清單和責(zé)任書；（十六）經(jīng)處理的重要來信。第五條密級：一、機(jī)密文件（A級文件）：公司章程、股東會、董事會紀(jì)要、決議，合同、各類證照、總經(jīng)理會議紀(jì)要、Ａ級財務(wù)資料（財務(wù)報表、驗(yàn)資報告、重要函件）、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。二、普通文件（B級文件）：除Ａ級外的文件均屬Ｂ級。第六條文件、材料歸檔的辦法與時間一、凡屬公司的A級檔案，對外簽訂、發(fā)送的A級材料，隨時由行政部歸檔；二、公司的其他會議紀(jì)要和行政部的各類會議記錄，由會議主辦處每半年向行政部歸檔一次；三、公司法人的材料由行政部在當(dāng)年第一季度歸檔上一年的文件、資料、照片。四、公司與其他單位的聯(lián)合行文，原件由主辦單位立卷歸檔，其他單位保存復(fù)印件；五、各部（室）自行立卷歸檔的檔案，應(yīng)在當(dāng)年第一季度內(nèi)向行政部移交上一年的檔案目錄和案卷。第六條歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引，案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列，永久與長期（16-50年）、短期（15年以下）分別組卷，編上順序號及注明存放案卷年號與卷號；卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和附件、請示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁號一律在右下角。由于公司系統(tǒng)成立才幾年，不必分保管期限，按年度排列即可。第七條原則上所有資料應(yīng)以原件存檔，當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時，可用復(fù)印件替代，但公文復(fù)制件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章，附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因，并視同正式文件妥善保管。第八條案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊；紙面過大的書寫材料，按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)附上抄件，案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門、問題等，文字要求簡練、確切；用鋼筆書寫，字跡端正。第九條注意做好保密工作，存放檔案的門窗要堅固，并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強(qiáng)光等措施。第十條每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。第十一條借閱文件檔案（包括資料），必須由借閱人填寫借閱單，經(jīng)各部室負(fù)責(zé)人，財務(wù)資料同時須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后到行政部辦理借閱手續(xù)。Ａ級檔案須由公司法人或其授權(quán)人批準(zhǔn)方能借閱；Ｂ級檔案由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)借閱。第十二條裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。第十三條查閱檔案的人員必須愛護(hù)文件檔案，不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。做好檔案的安全和保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，將追究當(dāng)事人責(zé)任；如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可。第十四條查閱的文件檔案交還時，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)處理。第十五條對摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)按檔案級別經(jīng)有權(quán)審批人同意，對摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。第十六條檔案的銷毀須在行政部負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，組織相關(guān)人員對檔案進(jìn)行鑒定，銷毀失去保存價值的檔案須由參與鑒定人員提出意見，登記造冊，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀檔案記錄上簽字。附相關(guān)表單：檔案收件單；檔案借閱單；檔案銷毀登記表。第八節(jié)電腦打字管理辦法第一條公司各部室的電腦打字工作有條件的，應(yīng)實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，非電腦使用的工作人員，不得操作電腦。第二條行政部機(jī)要電腦主要負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)和承接A級檔案資料、合同和對外行文或以公司名義行文的打字任務(wù)。第三條各部室日常打字工作應(yīng)自行完成，確因工作特殊需配合完成的，須經(jīng)該部室負(fù)責(zé)人簽字報行政部審核后，方可予以受理。第四條外單位如需在公司打字的須經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，并按規(guī)定收費(fèi)。第五條凡公司各部室的發(fā)文，應(yīng)按相關(guān)程序報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，交由行政部文印人員統(tǒng)一打印發(fā)送。第六條文印人員應(yīng)在電腦系統(tǒng)中設(shè)立各部門專用文件名及獨(dú)立密碼。第七條電腦文檔及打字后的文稿應(yīng)視同文字檔案歸檔管理。并按檔案管理規(guī)定做好電腦文檔的分類管理及拷貝存盤工作。第八條文印人員必須嚴(yán)格管理電腦中的所有資料、報表、文件及電腦中存儲的公司各項數(shù)據(jù),未經(jīng)總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)允許,不得擅自接待任何參觀人員。第九條電腦檢修人員測試或修理電腦系統(tǒng)時，文印人員必須在場陪同，如發(fā)現(xiàn)其查看文件內(nèi)容、數(shù)據(jù)的操作時，應(yīng)予以阻止。第十條未經(jīng)允許，不得私自安裝軟件及挎貝數(shù)據(jù)或上網(wǎng)。禁止安裝及使用電腦游戲。附相關(guān)表單：電腦打印登記表第九節(jié)辦公器材使用管理辦法第一條傳真機(jī)的使用管理一、收傳真：（一）接收傳真件后，應(yīng)做好登記工作，并依據(jù)傳真件上的收件人姓名、部室，及時送至收件人或部室負(fù)責(zé)人并做好簽收工作。（二）沒有明確收件人的傳真件一律先轉(zhuǎn)至行政部經(jīng)理處，由其簽轉(zhuǎn)收件人。二、發(fā)傳真：（一）市內(nèi)傳真件，需各部室負(fù)責(zé)人簽字后方可外傳，長途傳真視同長途電話的規(guī)定進(jìn)行管理。（二）凡外單位要在行政部發(fā)傳真的需經(jīng)行政部經(jīng)理簽批后方可外傳。（三）涉及機(jī)要的傳真，按公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、傳真機(jī)管理人員應(yīng)及時做好當(dāng)月傳真發(fā)送數(shù)量的統(tǒng)計和消費(fèi)品的補(bǔ)充及日常的維修保養(yǎng)工作。第二條長途電話的使用一、公司開通長途電話業(yè)務(wù)，由專人負(fù)責(zé)管理。二、凡因公務(wù)需要使用長途電話的本部工作人員，需應(yīng)依規(guī)定填寫《長途電話申請單》，經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人同意后，方可使用。三、外單位因公務(wù)需要使用長途電話的，須經(jīng)行政部經(jīng)理簽批后方可由使用。四、拔打長途電話應(yīng)用電信IP電話，以節(jié)約話費(fèi)。五、《長途電話請單》應(yīng)暫留存，待次月與電話費(fèi)單據(jù)核對無誤后，一并呈行政部經(jīng)理核閱，如有誤，所產(chǎn)生的費(fèi)用由各部室負(fù)責(zé)人承擔(dān)。第三條復(fù)印機(jī)使用管理一、文件、資料的復(fù)印工作實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，非行政部工作人員，不得隨意操作復(fù)印機(jī)。二、擅自操作復(fù)印機(jī)，致使機(jī)器損壞，應(yīng)照價賠償。三、復(fù)印文件、資料要服從文印人員的安排。四、復(fù)印文件、資料須辦理登記手續(xù)。公司本部人員的復(fù)印須由本人所在的部室負(fù)責(zé)人簽批份數(shù)，外單位如確需復(fù)印的須經(jīng)行政部經(jīng)理審批。五、機(jī)密以上文件一般不復(fù)印。確因工作需要復(fù)印的，須經(jīng)行政部經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。六、復(fù)印件應(yīng)視同原件一樣管理。機(jī)密級以上的文件，誰要求復(fù)印，誰負(fù)責(zé)分發(fā)與清退。七、超過50份的批量文件原則上應(yīng)送印刷廠印制，不予復(fù)印。八、文印人員應(yīng)每月統(tǒng)計當(dāng)月復(fù)印機(jī)的復(fù)印情況和使用情況，并呈報行政部經(jīng)理核閱。九、復(fù)印機(jī)的更新、貴重配件的添置應(yīng)預(yù)制計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理。消費(fèi)品的補(bǔ)充和日常維修費(fèi)用由有權(quán)人批準(zhǔn)辦理。十、不得復(fù)印私人的材料。附相關(guān)表單：復(fù)印登記表；長途電話申請單；傳真件登記表；復(fù)印機(jī)使用情況登記表。第十節(jié)公務(wù)車管理辦法第一條用車和派車一、公司行政部是公務(wù)車的管理部門，各級員工因公使用公務(wù)車,均須由行政部統(tǒng)一安排派車。三、各職能部門公務(wù)用車，必須填寫派車登記表，經(jīng)用車部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部統(tǒng)籌安排。原則上各職能部門用車須提前壹天申請。用車部門若超過核定派車起始時間20分鐘未出車，該車將另行安排。四、外單位借用公司公務(wù)專用車輛，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部統(tǒng)一安排。五、在職員工因重大公務(wù)用車，在沒有車輛安排又無法改期辦理的情況下，經(jīng)報備行政部后可乘坐公共汽車或出租車。事務(wù)完成后，須在一天內(nèi)將票據(jù)送交行政部簽注報備方可予以報銷，逾期則以無效論處。十二、公司所有公務(wù)車輛在一天工作結(jié)束時，應(yīng)全部進(jìn)入指定的停車場地停放，未經(jīng)批準(zhǔn)私自將公務(wù)車停放至非該車指定地點(diǎn)停放的，追究專職司機(jī)的責(zé)任，如發(fā)生意外事故的，由該車專職司機(jī)承擔(dān)。第二條車輛的保養(yǎng)、維修、年檢一、公務(wù)車輛送修，由該公務(wù)車輛之專職司機(jī)填寫送修申請單，送修項目經(jīng)審核批準(zhǔn)后，定點(diǎn)送修。修理期間專職司機(jī)除另有任務(wù)外，必須到送修點(diǎn)監(jiān)修。二、修理結(jié)束后，專職司機(jī)必須將修理項目清單送行政部備檔，檢修更換下的配件，必須交由行政部專人核驗(yàn)后統(tǒng)一處理。三、公務(wù)車輛年檢時，由該公務(wù)車輛之專職司機(jī)或由行政部指定專人負(fù)責(zé)辦理，年檢結(jié)束后負(fù)責(zé)辦理人須及時將相關(guān)票據(jù)核銷。第三條行車油耗考核各車輛的行車公里數(shù)按以下辦法考核：（一）規(guī)定的專項任務(wù)按核定的公里數(shù)考核。（二）公司公務(wù)專用車輛，以《車輛行駛表單》和派車登記表考核公里數(shù)。第四條其他一、公務(wù)車所發(fā)生的檢修、保養(yǎng)、停車費(fèi)用，在該事項結(jié)束或收車后，由專車司機(jī)把有關(guān)票據(jù)送交行政部確認(rèn)。二、公務(wù)車輛的保險費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)及其他各類規(guī)費(fèi)統(tǒng)一由財務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)辦理。三、財務(wù)部設(shè)立單車臺帳，對檢修項目及有關(guān)費(fèi)用進(jìn)行單車考核。四、公務(wù)車輛的車籍檔案、每月各種費(fèi)用統(tǒng)計表由行政部指定專人負(fù)責(zé)。五、公務(wù)車輛之安全參見《公務(wù)專用車輛駕駛員職責(zé)》。附相關(guān)表單：1、公務(wù)車輛保險費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)一覽表；2、公務(wù)車輛費(fèi)用月份統(tǒng)計表；3、派車登記表；4、車輛行駛表單；5、公務(wù)車出車情況登記表；6、車籍檔案登記表。第十一節(jié)辦公財產(chǎn)管理辦法第一條辦公財產(chǎn)管理范圍：固定資產(chǎn)：（一）公務(wù)車輛（含車上用品）；（二）通訊工具，包括電話機(jī)、程控交換機(jī)、手機(jī)、對講機(jī)等；（三）辦公家具，包括辦公桌、椅、柜、箱等，固定在墻壁的除外；（四）辦公設(shè)備，包括電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等；（五）其他設(shè)備：電視機(jī)、空調(diào)機(jī)、開水機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)等。二、工具書及其他重要書籍資料。三、低值用具：包括釘書機(jī)、計算器、文件架、文具盒、熱水瓶等。四、易耗品：包括名片、紙、筆芯、茶葉等。第二條辦公財產(chǎn)管理部門：行政部為辦公財產(chǎn)的使用管理部門，財務(wù)部為辦公財產(chǎn)的資產(chǎn)管理部門。公司行政部對各部門室的財產(chǎn)管理實(shí)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。第三條辦公財產(chǎn)的申購一、除辦公車輛外，固定資產(chǎn)（含工具書）的申購必須由使用部門提出，行政部審核后按規(guī)定程序上報審批。二、低值易耗品由使用部門每月25日匯總向行政部提出，行政部根據(jù)庫存及定額標(biāo)準(zhǔn)集中申購。第四條購買固定資產(chǎn)的購置必須由使用部門會同財產(chǎn)管理部門在采購前對廠方材料質(zhì)量、性能、供應(yīng)商報價水平、交貨期限、售后服務(wù)等作出評價，貨比三家（特約廠家除外），以供選擇參考。低值易耗品的購置統(tǒng)一由行政部向指定的供貨商或超市購置。第五條進(jìn)倉登帳物品購買后必須及時辦理進(jìn)倉手續(xù)。進(jìn)倉后保管員應(yīng)及時登帳。須填寫《入庫單》，經(jīng)倉管員驗(yàn)收后入庫。相關(guān)購買發(fā)票應(yīng)于48小時內(nèi)報銷結(jié)清。第六條領(lǐng)用所有物品的領(lǐng)用由領(lǐng)用人辦理領(lǐng)用手續(xù)。凡屬個人使用的固定資產(chǎn)、低值用品，登入個人臺帳；凡屬消耗品的登入消耗品領(lǐng)用帳。第七條低值用具和消耗品定額總經(jīng)理助理以上級別8元/月部門經(jīng)理級6元/月一般員工2—4元/月（公用部分不含在內(nèi)，當(dāng)月節(jié)余可跨月使用）第八條保管責(zé)任一、員工個人領(lǐng)用的固定資產(chǎn)應(yīng)妥善保管，不得損壞。低值用品、工具書，丟失的或非正常損耗的，須折價賠償。原則上，領(lǐng)用之日起半年內(nèi)按80%賠償，半年后按50%賠償。二、員工個人領(lǐng)用的固定資產(chǎn)、工具書，離職要退還，調(diào)職要移交。第九條建帳、借出、變賣、贈送與報廢辦公財產(chǎn)中除固定資產(chǎn)按財務(wù)管理規(guī)定辦理建帳、借出、變賣、贈送與報廢外，行政部和財產(chǎn)管理部門應(yīng)及時建立臺帳。第十條盤點(diǎn)固定資產(chǎn)類，每年底由財務(wù)部牽頭與行政部按財務(wù)管理規(guī)定盤點(diǎn)一次。其他低值用具由行政部負(fù)責(zé)每半年盤點(diǎn)一次。附相關(guān)表單：申購單；入庫單；辦公財產(chǎn)登記表；易耗用品登記表；個人辦公用品領(lǐng)用登記表。第十二節(jié)基建和裝修工程項目管理辦法第一條公司的基建和裝修工程項目，統(tǒng)一由公司行政部負(fù)責(zé)。第二條工程由行政部立項、財務(wù)部審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理規(guī)劃、設(shè)計、預(yù)算等有關(guān)手續(xù)。第三條基建和裝修工程項目，應(yīng)設(shè)計施工圖紙，經(jīng)確定施工單位、簽訂工程施工合同并附工程預(yù)算書，經(jīng)行政部審核后，報總經(jīng)理審批后方可開工。第四條造價超過1萬元的工程項目，應(yīng)請2至3家工程公司（隊）預(yù)算報價，采取公開投標(biāo)或議標(biāo)的方式確定施工單位。應(yīng)確認(rèn)施工單位的資質(zhì)和信譽(yù)，對掛靠的工程隊伍應(yīng)確認(rèn)其施工能力。企業(yè)工程項目的投標(biāo)或議標(biāo)，應(yīng)通知行政部和財務(wù)部參加，并由行政部和財務(wù)部審核后報總經(jīng)理審批。第五條工程施工過程中，由行政部派人對工程用料、工程數(shù)量、工期、施工質(zhì)量等嚴(yán)格把關(guān)。施工中凡隱蔽工程應(yīng)提前兩天進(jìn)行實(shí)地檢查驗(yàn)收，與施工單位一同辦理隱蔽工程的簽證手續(xù)。第六條工程項目應(yīng)嚴(yán)格按圖紙施工，竣工驗(yàn)收一律按合同及圖紙、施工簽證、內(nèi)業(yè)資料等審核驗(yàn)收。行政部和財務(wù)部一起辦理工程驗(yàn)收和決算。第七條行政部在工程施工階段，應(yīng)加強(qiáng)對施工單位安全文明施工的管理。第八條未經(jīng)批準(zhǔn)，工程項目不得超計劃、超標(biāo)準(zhǔn)、超預(yù)算施工，違者產(chǎn)生的一切后果由直接責(zé)任者承擔(dān)。第八條行政部對工程審批手續(xù)、工程立項、施工合同及工程預(yù)決算書，應(yīng)認(rèn)真審核，嚴(yán)格把關(guān)。第九條財務(wù)部對已審批的工程項目應(yīng)列為財務(wù)開支范圍，對工程預(yù)決算書進(jìn)行認(rèn)真審核。第二章合同管理辦法第一節(jié)總則第一條為了加強(qiáng)企業(yè)的合同管理工作，保證依法簽訂、履行、變更和解除合同，及時解決合同糾紛，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)經(jīng)營發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國合同法》和其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本公司具體情況，制定本辦法。第二條本辦法適用于公司及相關(guān)部門。第三條國內(nèi)合同，除即時清結(jié)者外，均應(yīng)采用書面形式。國內(nèi)技術(shù)合同和涉外合同，必須采用書面形式。第四條書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）。第五條公司總部對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同，必須遵守國家法律、法規(guī)，必須符合企業(yè)利益以及公司相關(guān)的規(guī)定。第二節(jié)合同的種類及審批簽訂程序第六條公司對所簽訂的合同分為三類：一、一般合同：指公司日常業(yè)務(wù)重復(fù)使用的范本合同（經(jīng)審批后的），以及數(shù)額較?。ㄔ诳偨?jīng)理授權(quán)范圍之內(nèi)）、爭議不大，且合同約定的權(quán)利義務(wù)關(guān)系比較簡單的合同。二、重要合同：指公司開展業(yè)務(wù)所辦理的除一般合同之外的所有合同。三、機(jī)密合同：特別重要、復(fù)雜，并具有商業(yè)機(jī)密的重要合同。第七條公司合同的審批簽訂按以下程序進(jìn)行：一、一般合同由公司合同經(jīng)辦人或負(fù)責(zé)部門送本單位負(fù)責(zé)人審查，審查后填寫《合同審批表》報公司行政部備案即可簽訂。若本單位負(fù)責(zé)人對所要簽訂的合同把握不準(zhǔn)，亦可將合同按重要合同的審批簽訂程序進(jìn)行。二、重要合同由總經(jīng)理指定的人員或企業(yè)專職人員洽談、起草，經(jīng)部門或企業(yè)負(fù)責(zé)人認(rèn)可后，送行政部審核，總經(jīng)理審定同意后，方可簽字蓋章生效。三、機(jī)密合同由總經(jīng)理指定專人及法律顧問負(fù)責(zé)洽談、起草，直接由公司行政部負(fù)責(zé)，報公司總經(jīng)理審批簽訂后，按總經(jīng)理指示執(zhí)行。四、合同正本交行政部存檔，副本交財務(wù)部門作財務(wù)憑證。副本復(fù)印三份，一份送行政部監(jiān)督執(zhí)行，一份交部門負(fù)責(zé)人履行。合同履行完畢，由經(jīng)辦人作書面說明報告并作歸檔處理。五、合同簽訂過程中要明確以下條款：1、當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；2、標(biāo)的；3、數(shù)量；4、質(zhì)量；5、價款或者報酬；6、履行期限、地點(diǎn)和方式；7、違約責(zé)任；8、解決爭議的辦法。六、采用信件、數(shù)據(jù)電文等形式訂立合同的，可以在合同成立之前要求簽訂確認(rèn)書。簽訂確認(rèn)書時合同成立。七、下列合同訴訟時效期間為一年：1、寄存財物被丟失或損毀的；2、拒付或者延付租金的。第三節(jié)簽訂合同的權(quán)限第八條公司總經(jīng)理是公司的法定代表人，全權(quán)代表公司對外簽訂各類合同?？偨?jīng)理沒有授權(quán)，公司任何員工均不得對外簽訂合同。第九條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)人在經(jīng)企業(yè)法定代表人授權(quán)后，可以就其主管的業(yè)務(wù)范圍代表本單位對外洽談、擬草、簽訂一般合同。第十條公司的《法人授權(quán)證明書》、《代訂合同委托書》由公司行政部管理。使用時，由總經(jīng)理簽發(fā)。第四節(jié)行政部、承辦人員及其職責(zé)第十一條公司行政部為本公司合同管理機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)本公司合同的修訂、監(jiān)督和管理工作。第十二條行政部的主要職責(zé)：一、擬訂合同管理制度。二、監(jiān)督檢查有關(guān)部門簽訂、履行合同情況，并定期向總經(jīng)理報告。三、審查合同，防止不完善或不合法以及有損企業(yè)權(quán)益的合同出現(xiàn)。四、依法參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。第十三條合同承辦人員的主要職責(zé)一、根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán)，依法參與合同的簽訂、變更、解除。二、依照公司合同管理程序，提請有關(guān)部門審定其經(jīng)辦的合同。三、認(rèn)真履行所簽訂的合同，密切注視動向，及時向主管和行政部匯報合同在履行中發(fā)生的問題，并提出解決問題的建議。四、受上級委托，參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。第十四條合同承辦人員在簽訂合同后，將合同移交其他人員履行時，應(yīng)辦清移交手續(xù)，對有關(guān)文件不齊全的，接管人員有權(quán)提出意見。第五節(jié)簽訂合同的監(jiān)督與檢查第十五條簽訂合同時，對對方履約能力（包括資格、資信）應(yīng)進(jìn)行審查。必要時應(yīng)要求對方出示工商行政管理機(jī)關(guān)的登記證明副本、銀行資信證明或提供擔(dān)保，擔(dān)保者必須是能夠承擔(dān)相應(yīng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任，具備法人資格的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。第十六條對方法定代表人或經(jīng)辦人簽訂合同時，必須出示《法定代表人證明書》或明確了授權(quán)范圍的《法人授權(quán)證明書》并交我方保存，否則不得代表法人簽訂合同。第十七條代訂經(jīng)濟(jì)合同的對方應(yīng)出示委托單位的《代訂經(jīng)濟(jì)合同委托書》，并根據(jù)授權(quán)范圍以委托單位的名義簽訂。《代訂經(jīng)濟(jì)合同委托書》應(yīng)交我方保存。第十八條合同生效前，合同承辦人員必須填報《合同審批表》，按照合同簽訂程序，連同合同送交行政部審核，并經(jīng)法定代表人或部門負(fù)責(zé)人審批，由于業(yè)務(wù)需要在外地簽訂合同，合同承辦人員應(yīng)將擬就的合同稿傳真回公司確認(rèn)，回到單位后應(yīng)補(bǔ)報《合同審批表》。第十九條合同審核的主要內(nèi)容：一、對方是否具有法定簽訂合同的主體資格。二、簽約對方是否具備履約能力及其資信狀況。三、合同內(nèi)容是否合法。四、合同內(nèi)容是否可行，有否經(jīng)濟(jì)效益。五、合同的簽訂程序是否符合法律規(guī)定。六、合同條款是否完整，表達(dá)文字是否準(zhǔn)確。七、違約責(zé)任是否明確。第二十條合同管理人員對已經(jīng)生效的合同要編號登記，逐個建立起檔案，凡與合同有關(guān)的文書都要附在合同卷內(nèi)收檔、履行完畢的合同，按會計檔案保管期保管。第六節(jié)履行合同的監(jiān)督與檢查第二十一條合同生效后，合同履行單位要指定專人及時檢查履行情況。如發(fā)現(xiàn)問題，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，合同承辦人員要及時查詢或?qū)嵉卣{(diào)查對方履約能力。如確定對方不能履行合同，要及時采取補(bǔ)救措施，并按法律規(guī)定追究其相應(yīng)違約責(zé)任。第二十二條合同雙方互負(fù)債務(wù)，沒有先后履行順序的，在對方履行債務(wù)之前應(yīng)拒絕其對我方的履行要求，在對方履行債務(wù)不符合約定的，應(yīng)拒絕其對我方相應(yīng)的履行要求。第二十三條合同雙方互負(fù)債務(wù)，有先后履行順序，對方應(yīng)先履行而未履行的，應(yīng)拒絕其對我方履行要求。對方履行債務(wù)不符合約定的，應(yīng)拒絕其對我方相應(yīng)的履行要求。第二十四條若合同約定我方先履行債務(wù)，有確切證據(jù)證明對方有下列情形之一時，應(yīng)當(dāng)中止履行。一、經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化；二、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金，以逃避債務(wù)；三、喪失商業(yè)信譽(yù)；四、有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。我方中止履行意向應(yīng)當(dāng)以書面形式（掛號信要有回執(zhí)存查）及時通知對方。若對方提供我方可接受的有效擔(dān)保時，應(yīng)當(dāng)恢復(fù)履行。若中止履行后，對方在合理期限內(nèi)未恢復(fù)履行能力并且未提供有效擔(dān)保的，應(yīng)及時解除合同。五、因作為債務(wù)人的對方怠于行使其到期債權(quán)，給作為債權(quán)人的我方造成損害的，應(yīng)向人民法院請求以我方名義代位行使對方的該債權(quán)（但該債權(quán)專屬對方自身的除外），代位權(quán)行使范圍以我方債權(quán)為限，行使代位權(quán)的必要費(fèi)用應(yīng)要求對方支付。六、當(dāng)發(fā)現(xiàn)作為債務(wù)人的對方放棄其到期債權(quán)或者無償轉(zhuǎn)讓財產(chǎn)，或者以明顯不合理的低價轉(zhuǎn)讓財產(chǎn)，并且受讓人知道該情形的，對作為債權(quán)人的我方造成損害的，應(yīng)及時（不得超過一年）請求人民法院撤消對方的行為。第二十五條合同的變更、轉(zhuǎn)讓或解除，必須按法律規(guī)定的程序辦理。第二十六條合同發(fā)生糾紛時，承辦人員應(yīng)及時將情況報告上級主管，并依據(jù)有關(guān)法律與對方協(xié)商解決，協(xié)商達(dá)成一致意見應(yīng)形成書面協(xié)議（亦按合同審批簽訂程序），并按協(xié)議執(zhí)行；協(xié)商不成的應(yīng)及時建議行政部向合同仲裁機(jī)關(guān)申請仲裁或向人民法院起訴。第二十七條向經(jīng)濟(jì)合同仲裁機(jī)關(guān)或人民法院遞交的申請仲裁書、訴狀或答辯狀等文件，必須經(jīng)行政部審核，并報法定代表人審定后執(zhí)行。第七節(jié)懲罰與獎勵第二十八條有下列情況之一，未造成經(jīng)濟(jì)損失的，對直接責(zé)任者或者有責(zé)任的主管進(jìn)行批評教育；造成經(jīng)濟(jì)損失的，視情予以行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰；構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任，移送司法機(jī)關(guān)處理。一、應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂；二、不按合同簽立程序，未填報《合同審批表》而擅自簽訂合同；三、凡不使用或不檢驗(yàn)“委托授權(quán)證明書”而簽訂合同的；或者發(fā)放、使用“委托授權(quán)證明書”不當(dāng)?shù)?；四、在簽訂、履行合同時，由于失職或違法導(dǎo)致合同糾紛的；五、丟失、銷毀合同及合同附件的；六、在訴訟時效期間內(nèi)，不向違約者提出要求或提起訴訟，或者不追究違約者責(zé)任的；七、行政部或有關(guān)責(zé)任人由于疏于職守的；八、在洽談合同時，與對方惡意串通，損害企業(yè)權(quán)益，或因私利故意放棄企業(yè)權(quán)益者；九、在合同履行期中，明知對方無法履行合同，或有違約行為，知情不報的，應(yīng)該知道而沒有發(fā)覺的。第二十九條合同管理承辦人員有下列表現(xiàn)的，應(yīng)視不同情況發(fā)給獎金或給予記功、晉級、通令嘉獎等獎勵。一、盡職盡責(zé)，有顯著成績的；二、防止或挽救事故有功，使企業(yè)利益免受重大損失的；三、其他應(yīng)該予以獎勵的。第八節(jié)附則第三十條本辦法由公司行政部負(fù)責(zé)解釋與修訂。第三章公司安全管理規(guī)章制度第一節(jié)安全管理組織模式為認(rèn)真落實(shí)公司各項安全保衛(wèi)工作責(zé)任措施，把安全保衛(wèi)工作納入企業(yè)日常管理軌道，根據(jù)《福建省企、事業(yè)單位保衛(wèi)工作責(zé)任條例》，按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”和屬地管理原則，特制訂福盛公司安全保衛(wèi)工作責(zé)任條例如下：第一條公司設(shè)立安全管理工作由專門組織機(jī)構(gòu)----福盛公司安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由公司總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、行政部、門衛(wèi)領(lǐng)班等人組成。公司門衛(wèi)組織的行政、人事歸公司行政部管理。第二條公司總經(jīng)理是安全保衛(wèi)工作第一責(zé)任人，對本企業(yè)安全保衛(wèi)工作負(fù)全責(zé)。門衛(wèi)負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)的日常管理工作。第二條行政部應(yīng)將員工政治思想教育、法制教育和安全保衛(wèi)培訓(xùn)工作制度化。做到所有員工上崗前必須接受有關(guān)安全保衛(wèi)知識、技能、技巧培訓(xùn)，并定期不定期組織在崗員工的安全保衛(wèi)培訓(xùn)工作。第四條行政部及公司門衛(wèi)應(yīng)完善各類事故和突發(fā)性事件報告制度。尤其對具有政治性、傾向性、牽動性、苗頭性事件應(yīng)及時采取積極措施作好疏導(dǎo)緩解工作，把問題解決在單位內(nèi)部，解決在萌芽當(dāng)中，確保實(shí)現(xiàn)無不安定事端，無政治事件，無破壞性案件，無職工犯罪發(fā)生。第五條公司行政部應(yīng)建立外來人口管理制度。嚴(yán)格做到不招用證件不全的外來人員，對單位內(nèi)出租房屋，做到出租屋底數(shù)清，租住人員情況明，并與租戶簽訂安全保衛(wèi)工作責(zé)任書，明確安全保衛(wèi)工作責(zé)任。第六條企業(yè)大門出入口、財務(wù)室、倉庫、職工宿舍等安全保衛(wèi)重要場所，應(yīng)做到人防、物防、技防并舉，要落實(shí)門衛(wèi)、來訪、值班、巡邏等安全保衛(wèi)工作制度。要害部位技術(shù)防范設(shè)施覆蓋率達(dá)100％。第七條行政部及門衛(wèi)必須建立健全消防管理制度。制定消防預(yù)案，并100％配備專（兼）職防火安全員，必須定期組織開展防火檢查，發(fā)現(xiàn)隱患應(yīng)立即做到定人限期落實(shí)整改措施，做到不安全隱患整改率達(dá)95％，重大火險隱患整改率達(dá)100％，實(shí)現(xiàn)無三合一隱患，消防建檔達(dá)100％，對于一時難整改的應(yīng)采取應(yīng)急措施，并及時報告公司主管部門，確保無火災(zāi)事故發(fā)生。第八條公司行政部及門衛(wèi)應(yīng)按時完成政府有關(guān)部門交辦的各項安全工作任務(wù)，積極參加創(chuàng)建安全文明單位和社會治安綜合治理先進(jìn)單位等活動。第九條公司與各部門室負(fù)責(zé)人簽訂安全生產(chǎn)責(zé)任書時應(yīng)將安全保衛(wèi)工作納入年終的整體考核指標(biāo)中，確實(shí)建立起“安全自查、隱患自除、責(zé)任自負(fù)、接受監(jiān)督”的安全管理機(jī)制，并把各項安全工作開展、落實(shí)情況作為各部門室負(fù)責(zé)人年度工作計劃和述職報告的一項重要內(nèi)容。第二節(jié)門衛(wèi)管理辦法第一條門衛(wèi)機(jī)構(gòu)的設(shè)置一、門衛(wèi)實(shí)行領(lǐng)班負(fù)責(zé)制，領(lǐng)班負(fù)責(zé)主持全面工作。負(fù)責(zé)門衛(wèi)隊伍的訓(xùn)練管理、下達(dá)崗位命令、檢查督促門衛(wèi)人員執(zhí)勤、處置突發(fā)事件等。二、門衛(wèi)的服務(wù)范圍（一）提供門衛(wèi)、守護(hù)、內(nèi)部巡邏。根據(jù)與公司簽訂的合同，對規(guī)定的目標(biāo)和范圍進(jìn)行守護(hù)和巡邏。（二）為開業(yè)、展覽、文體活動等提供安全服務(wù)。其任務(wù)是維護(hù)這些場所的治安秩序，防止各種案件和事故發(fā)生，排除一切不安全因素，確保這些場所的人、財、物的安全和各項活動有秩序地進(jìn)行。（三）為企業(yè)押送現(xiàn)金、貴重物資。其任務(wù)是派門衛(wèi)人員為各企業(yè)護(hù)送現(xiàn)金、有價證券、貴重物資等物品在運(yùn)輸過程中不發(fā)生任何丟失、損壞及其他事項。（四）為領(lǐng)導(dǎo)提供安全服務(wù)。根據(jù)需要派員為其擔(dān)任護(hù)衛(wèi)。（五）為企業(yè)承擔(dān)安全技術(shù)防范設(shè)備的設(shè)計、安裝、維修和咨詢。（六）為企業(yè)配置各種安全技術(shù)防范設(shè)備和器材。第二條門衛(wèi)人員的職責(zé)權(quán)限一、門衛(wèi)管理人員職責(zé)（一）遵守門衛(wèi)管理制度，履行安全保衛(wèi)合同。（二）做好門衛(wèi)人員的思想政治工作，提高全體人員的政治素質(zhì)。（三）加強(qiáng)門衛(wèi)隊伍的管理與專業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提高隊伍素質(zhì)和戰(zhàn)斗力。（四）以身作則，發(fā)揮表率作用。（五）加強(qiáng)與有關(guān)部門聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)和配合工作。（六）根據(jù)工作需要及時調(diào)整、調(diào)配人員。二、門衛(wèi)人員的權(quán)限（一）按規(guī)定制止未經(jīng)許可的人員、車輛進(jìn)入責(zé)任區(qū)。（二）對出入責(zé)任區(qū)的人員、車輛及其所攜帶、裝載的物品，按規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)證、檢查。（三）可以佩帶配發(fā)的非殺傷性的防衛(wèi)工具和通訊、報警用具，但不許佩帶槍支、手銬、警繩等警械。（四）對違法犯罪行為有權(quán)予以制止、勸阻，但無處罰、裁決的權(quán)力。（五）對殺人、放火、搶劫、盜竊等現(xiàn)行違法犯罪分子，有權(quán)抓獲扭送公安、司法機(jī)關(guān)，但無拘留、關(guān)押、審訊的權(quán)力。（六）對發(fā)生在責(zé)任區(qū)的刑事案件和治安案件，有權(quán)采取保護(hù)現(xiàn)場、保護(hù)證據(jù)、維護(hù)秩序的措施以及提供情況，協(xié)助查處，但無偵查破案的權(quán)力。（七）按合同規(guī)定進(jìn)行安全防范檢查，協(xié)助公司制定有關(guān)的規(guī)章、制度，提出整改的意見、建議。（八）在執(zhí)行任務(wù)過程中，遇有犯罪分子不聽制止，甚至行兇、報復(fù)，可采取正當(dāng)防衛(wèi)行為。第三條門衛(wèi)人員配備和裝備一、門衛(wèi)人員主要來源于復(fù)轉(zhuǎn)軍警和部分在職職工與待業(yè)青年，招聘錄用門衛(wèi)人員除按勞動人事部門的有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)之外，還應(yīng)履行①政審；②目測、面試；③體檢；④考試；⑤錄??；⑥簽訂聘用合同；⑦試用考查。二、門衛(wèi)人員招聘錄用基本素質(zhì)要求：（一）政治標(biāo)準(zhǔn)：忠于企業(yè)，忠于職守，有強(qiáng)烈的主人翁責(zé)任感。（二）心理標(biāo)準(zhǔn)：有上進(jìn)心，有較強(qiáng)的觀察、記憶、反應(yīng)、應(yīng)變能力。（三）品行標(biāo)準(zhǔn)：品行端正、無違法犯罪等劣跡。（四）文化標(biāo)準(zhǔn)：初中以上學(xué)歷。（五）年齡、身體標(biāo)準(zhǔn)：18-30歲之間，相貌端正、身體強(qiáng)健、反應(yīng)靈敏。男性身高170cm以上，有良好的視力，無殘疾、無口吃、無色盲。四、安全設(shè)施與保安裝備配置（一）門衛(wèi)人員所需的安全保衛(wèi)裝備由公司統(tǒng)一規(guī)劃調(diào)撥，做到配置統(tǒng)一、服裝整齊統(tǒng)一。（二）安全保衛(wèi)專門器材設(shè)計、安裝、維修由公司統(tǒng)籌安排解決。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔福建福盛門業(yè)制造有限公司行政辦公制度二00三年十月

頒布令根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)及公司經(jīng)營管理需要，現(xiàn)將公司行政辦公制度予以批準(zhǔn)頒布,自二〇〇總經(jīng)理：郭欽勇2003年10討論稿（請各部門認(rèn)真討論，并將意見集中反饋至行政部）

目錄第一章公司行政辦公管理制度一、公司職員行為準(zhǔn)則二、公司規(guī)范化簡稱三、會議制度四、公文管理辦法五、公文處理規(guī)程六、印章管理辦法七、檔案管理辦法八、電腦打字管理辦法九、辦公器材使用管理辦法十、公務(wù)車使用管理辦法十一、辦公財產(chǎn)管理辦法十二、基建和裝修工程項目管理辦法第二章合同管理辦法一、總則二、合同的種類及審批簽訂程序三、簽訂合同的權(quán)限四、行政部、承辦人員及其職責(zé)五、簽訂合同的監(jiān)督與檢查六、履行合同的監(jiān)督與檢查七、懲罰與獎勵八、附則第三章公司安全管理制度一、安全管理組織模式二、門衛(wèi)管理辦法第一節(jié)公司職員行為準(zhǔn)則第一條嚴(yán)格遵守國家的有關(guān)法令法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度。第二條按時出勤，不遲到、早退、不中途離崗；上班時間因公外出，須辦理公務(wù)外出登記手續(xù)，未辦理手續(xù)者，視同曠工；因私外出，應(yīng)辦理請假手續(xù)。第三條上班時間舉止文明、著裝整潔（或按規(guī)定著裝）、佩戴識別證。第四條注重維持辦公場所的良好秩序，不得肆意串崗，高聲談笑、聚眾聊天，影響他人正常工作。進(jìn)入非開放性辦公場所，做到先敲門，獲準(zhǔn)后進(jìn)入。第五條負(fù)責(zé)維護(hù)自身辦公區(qū)域的整潔以及室內(nèi)綠化植物的保養(yǎng)工作。注意維持辦公桌面的衛(wèi)生清潔及陳設(shè)整齊，除個人杯具、筆座等辦公用品，不得堆放與公務(wù)無關(guān)的其他雜物；使用煙灰缸的職員應(yīng)隨時清除缸內(nèi)灰質(zhì)，不得造成灰質(zhì)四處散落；不得隨地亂扔紙屑，對廢棄的重要文件應(yīng)粉碎后扔入垃圾簍；保持辦公桌椅擺放有序，不得擅自移動辦公場所內(nèi)主要的陳設(shè)及擺放物品；對辦公室內(nèi)的綠化植物應(yīng)定期保養(yǎng)或通知有關(guān)專業(yè)人員維護(hù)。第六條下班或離開座位時，應(yīng)將公文、記事本等收藏妥當(dāng)，并及時將椅子推回原位，下班離開辦公室前應(yīng)檢查空調(diào)、電燈等電器及門窗是否關(guān)閉。第七條接待外來訪客，應(yīng)在指定場所內(nèi)接待，接待時面帶微笑，熱情迎送，有禮有節(jié)，不得擅自帶客參觀，不得接待私人訪客。第八條不得在上班時間內(nèi)使用公司通訊設(shè)施進(jìn)行個人事務(wù)活動。每次使用電話應(yīng)做到長話短說，通話時間盡量不超過三分鐘。第九條嚴(yán)禁在辦公場所內(nèi)打牌或進(jìn)行賭博性活動。第十條各崗位人員應(yīng)恪盡職守，非本部門的文件、事務(wù)未經(jīng)許可不得翻閱、過問或私下評議。第十一條參加會議或培訓(xùn)應(yīng)視同正常上班，開會、上課時，所有人員通訊工具必須撥置到非鈴響狀態(tài)，嚴(yán)禁在開會或培訓(xùn)時交頭接耳，隨意走動。第二節(jié)公司規(guī)范化簡稱第一條公司規(guī)范化簡稱如下：福建福盛門業(yè)制造有限公司：簡稱福盛公司（主要用于內(nèi)部規(guī)范化稱謂，下同）縮寫福盛（主要用作發(fā)文機(jī)關(guān)代字號，下同）；簡拼：FS，(主要用于檔案管理，下同)；第二條適用范圍：一、以上簡稱、縮寫適用于公司各部門之間的相互行文、稱謂；企業(yè)對外行文時一律應(yīng)按規(guī)范的稱謂予以全稱。二、凡在落款簽章時須標(biāo)明企業(yè)名稱的應(yīng)用全稱。第三節(jié)會議制度第一條凡屬公司召集的各類會議統(tǒng)一規(guī)范為：福盛公司總經(jīng)理辦公會議；福盛公司行政辦公會議；福盛公司專題會議。第二條公司的各類會議紀(jì)要主要用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。其具體名稱規(guī)范為：《福盛公司總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要》、《福盛公司行政辦公會議紀(jì)要》、《福盛公司專題會議紀(jì)要》。第三條總經(jīng)理辦公會議由行政部負(fù)責(zé)召集，總經(jīng)理或總經(jīng)理指定人員主持，公司領(lǐng)導(dǎo)、行政部經(jīng)理參加。原則上每周召開一次，會議紀(jì)要由行政部擬稿，行政部經(jīng)理核稿，報總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第四條行政辦公會議由行政部負(fù)責(zé)召集，行政部經(jīng)理主持，公司領(lǐng)導(dǎo)、各部室負(fù)責(zé)人參加，不定期召開但每月至少召開一次。會議紀(jì)要由行政部擬稿，行政部經(jīng)理核稿，報總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第五條專題會議指上述兩種以外的會議。主要適用于公司各部（室）確需以公司名義召開的會議，會議由申請部門向行政部提出，根據(jù)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后由申請的部門召集并主持，公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門人員參加，同時以公司專題會議紀(jì)要名義發(fā)文，會議紀(jì)要由經(jīng)辦單位擬稿，行政部核稿，報總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第六條會議紀(jì)要格式參照公文格式執(zhí)行，并具有同等的公文效力。會議紀(jì)要的發(fā)文字號由年份和序號組成，放在橫線之上居中。專題會議紀(jì)要一般要有反映會議內(nèi)容的標(biāo)題，置于橫線之下、正文之上，收文機(jī)關(guān)置于分送欄中。第七條公司各類會議要本著精簡高效的原則，嚴(yán)格控制會議規(guī)模，縮短會議時間，減少與會人員，提高會議質(zhì)量，嚴(yán)守會議機(jī)密，遵守會議紀(jì)律。第八條與會人員非經(jīng)直接上級批準(zhǔn)、會議主持部門同意，不得缺席會議，違者以曠工論處。第九條專題會議如涉及到會場布置、會務(wù)安排等內(nèi)容的，由申請部門提出，經(jīng)核準(zhǔn)后由申請部門負(fù)責(zé)，可商請行政部或其他相關(guān)部門協(xié)助辦理。附相關(guān)表單：會議申請單；會議簽到表；會議紀(jì)要公文樣式。第四節(jié)公文管理辦法第一條公司對外發(fā)送的公文，除簽呈外，其它公文用紙一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)裝訂。印刷格式參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定執(zhí)行。第二條以公司名義發(fā)出的公文須經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)，經(jīng)授權(quán)，有的公文可以由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。但對外發(fā)送的公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)。第三條公司的公文種類規(guī)定如下：一、福盛：文種適用于公司向外單位匯報工作、反映情況（即對外行文），要求批準(zhǔn)或解決有關(guān)事項等內(nèi)容的發(fā)文，文種一般用請示、報告、匯報、議案、情況說明；二、福盛文：適用于公司向各部（室）的發(fā)文，文種一般用通知、決定、通報、意見、批復(fù)；二、福盛人：適用于公司向各部（室）的有關(guān)人事任免、獎懲、崗位調(diào)整、機(jī)構(gòu)設(shè)置等人事方面的發(fā)文，文種一般用通知、決定、通報；四、福盛函：適用于公司向與公司不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位、企業(yè)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題等內(nèi)容的公文；五、福盛辦：適用于經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，以行政部名義向公司各部（室）、屬下各企業(yè)布置工作、安排任務(wù)、轉(zhuǎn)發(fā)行業(yè)部門的公文，但文中應(yīng)注明“經(jīng)公司（或公司領(lǐng)導(dǎo)）同意”，文種一般用通報、批復(fù)、通知、意見、內(nèi)部情況通報等；第四條公司公文格式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成；發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。具體舉例如：“福盛文[2003]1號”。第五條凡上行公文（包括簽呈）要按格式要求，在公文規(guī)定位置標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名，簽發(fā)人應(yīng)是公文制發(fā)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)或主持工作的負(fù)責(zé)人。第六條公文中的人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”第二層為“（一）”、第三層為“1、”、第四層為“（1）”。第七條行文中如在文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。第八條公文主題詞主要用途是便于計算機(jī)檢索和管理公文，凡正式對外行文均應(yīng)有主題詞，主題詞的標(biāo)引參照《國務(wù)院公文主題詞表》（1997年12月修訂版）。詞表分為三個層次，第一層是對主題詞區(qū)域職能的分類，如“行政”、“人事”、“財務(wù)”類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如“管理”、“經(jīng)濟(jì)”、“任免”類等。最后一層是類屬詞，主要是由公文文種組成。但一份文件除類別詞外最多不應(yīng)超過5個主題詞。第九條公司行政部應(yīng)參照國務(wù)院、省政府規(guī)定的有關(guān)公文處理程序辦法及時制訂本企業(yè)的公文處理規(guī)程或公文處理辦法。附相關(guān)表單：上行公文樣式；平行、下行公文樣式；公函公文樣式；簽呈樣式。第五節(jié)公文處理規(guī)程第一條公文處理原則(一)、公文是企業(yè)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。公文處理工作應(yīng)按照國務(wù)院2000年發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》執(zhí)行。(二)、公司管理公文處理工作的職能部門是行政部，并負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)公司各部門的公文處理工作。(三)、所有進(jìn)出公司的正式公文由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)傳遞、收發(fā)、登記、分辦、核稿、付印、分發(fā)、立卷、歸檔和銷毀。第二條公文辦理程序公文辦理程序分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。發(fā)文處理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。（一）傳遞與簽收1、凡屬郵局送來的各類信函、公文、資料等由接待室值班員進(jìn)行清點(diǎn)，辦理收進(jìn)手續(xù)。同時負(fù)責(zé)公休日時的各類外來文件資料的收進(jìn)工作，但值班員應(yīng)于周一上班時及時與行政部收件員做好有關(guān)交接工作。2、收件員應(yīng)對掛號信件及重要文件資料逐一登記；有急件，應(yīng)通知有關(guān)人員立即前來領(lǐng)取。3、公司各部室、屬下各企業(yè)報送公司領(lǐng)導(dǎo)審批、審閱的各類文件，由行政部統(tǒng)一收發(fā)登記后，由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)簽署分辦意見和分發(fā)。（二）拆封登記與編號1、行政部收件員對公文應(yīng)隨到隨登記，同時分清閱件與辦件。凡有明確指明部門的一般性閱件（含傳真件）直接分發(fā)給各部室；辦件和重要閱件應(yīng)分別加蓋收文專用印章，編收文流水號，并逐件登記或錄入計算機(jī)，然后由行政部經(jīng)理簽署分辦意見。辦件指公司給公司各部室的指示，請示或需要辦理的公文，辦件必須有回復(fù)件；重要閱件指行業(yè)主管部門或外單位發(fā)布的與企業(yè)有密切關(guān)系的正式公文。2、凡各部室直接收到的公文，拆封后應(yīng)將其中的辦件、重要閱件先交至行政部統(tǒng)一登錄編號，加蓋收文印章后再按程序辦理。未經(jīng)編號和加蓋收文印章的公文，不得直接辦理或呈批。3、除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，公司各部室和屬下各企業(yè)不得直接將文件送至公司領(lǐng)導(dǎo)個人或向公司領(lǐng)導(dǎo)個人報送“簽呈”、“請示”和“報告”。4、凡不符合行文規(guī)則或制作不規(guī)范的公文，經(jīng)行政部審定后，向來文單位說明原因并退回來文單位。(三)、分辦1、凡屬重要閱件由行政部登錄并粘貼文件傳閱/閱辦單，提出處理意見，報送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)意見分送相關(guān)部室、人員閱辦，最后呈行政部經(jīng)理閱知，公司總經(jīng)理審閱或?qū)徟?、凡屬辦件由行政部按業(yè)務(wù)分工登錄后提出分發(fā)意見，文件辦理情況應(yīng)及時登記或輸入計算機(jī)，以便催辦、查辦。3、行政部應(yīng)根據(jù)來文情況加蓋“此件僅一份”、“用后請歸檔”印記的公文，各部室要妥善保管，并按規(guī)定及時歸檔。(四)、批辦、承辦、催辦 1、凡需要辦理的辦件(主要以簽呈形式呈報)，先由行政部及時提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)批辦，或轉(zhuǎn)送有關(guān)部門辦理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時限。2、主辦部室在承辦公文中，涉及其他部室分管的業(yè)務(wù)，應(yīng)主動向相關(guān)部室或來文單位了解情況，征求意見或協(xié)商、會稿。應(yīng)當(dāng)十分注意公司對外發(fā)文內(nèi)容的銜接、協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)相互矛盾的文件。4、對公文的答復(fù)，一般由主辦部室以書面形式草擬回復(fù)意見。如口頭答復(fù)也應(yīng)有文字記錄。原則上不得把內(nèi)部使用的文件閱辦單及公司領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)人員簽署的意見原原本本轉(zhuǎn)給來文單位。5、有關(guān)部室應(yīng)當(dāng)抓緊辦理公文，不得延誤、推諉。從收到公文之日起計算辦文時間。特急件隨到隨辦，當(dāng)天辦結(jié)；一般性公文在一周內(nèi)辦結(jié)；重要的規(guī)劃性、涉及各部室協(xié)調(diào)和法規(guī)性的公文視情況適當(dāng)寬限。 (五)擬稿、審核、簽發(fā)1、擬稿。由主辦部室負(fù)責(zé)，要求通過計算機(jī)草擬公文，并應(yīng)按規(guī)定填寫公文處理單，明確主送、抄送單位和印制份數(shù)。2、審核：主辦部室擬草的公文，應(yīng)經(jīng)本部室的負(fù)責(zé)人審核，負(fù)責(zé)審核文稿的負(fù)責(zé)人應(yīng)在審核文稿后簽署意見、姓名和審核日期。3、簽發(fā)(1)凡公司內(nèi)部的公文，屬公司各部室下發(fā)的，由各部室送行政部按收文規(guī)程受理后報有權(quán)審批人簽發(fā)，各部門上報的公文應(yīng)有本部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)意見。(2)凡公司向行業(yè)主管部門或?qū)ν獾闹匾形膽?yīng)報行政部經(jīng)理審核并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)。(3)簽發(fā)的公文，如有會簽的，會簽人有不同意見的應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和簽署時間。如只簽名的，視為同意。(4)公文經(jīng)簽發(fā)后，付印前，如確需要作修改，應(yīng)將修改后的文稿及修改理由重新報送負(fù)責(zé)簽發(fā)該文件的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(六)核稿、編號1、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿先送至行政部，由行政部負(fù)責(zé)核查文稿的審批和簽發(fā)手續(xù)是否完備，發(fā)送單位是否準(zhǔn)確，主、附件是否一致等，如有不符合要求的文稿，應(yīng)退回主辦部室，補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。2、符合要求的文稿由行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見或文稿的內(nèi)容，確定其公文文種、主題詞，并核查擬定的標(biāo)題、主送、抄送機(jī)關(guān)、密級、急緩程度、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文時間等格式是否符合規(guī)定。符合規(guī)定要求的，按規(guī)定印發(fā)。(六)印制、用印、分發(fā)、傳遞1、印制凡非批量的公文一律由行政部負(fù)責(zé)印制。大批量需外送印刷的，由主辦部室負(fù)責(zé)監(jiān)印和外送印制。2、分發(fā)(1)印成的公文如系向公司各部室、屬下各企業(yè)內(nèi)部發(fā)放的，由行政部按送印前制定的發(fā)文表分發(fā)。(2)印成的公文如系向公司外部單位發(fā)放的，由行政部通知主辦部室，由主辦部室辦理領(lǐng)用手續(xù)后自行分發(fā)。(3)行政部應(yīng)及時將發(fā)文情況登記或登錄計算機(jī)，提供查詢、統(tǒng)計和歸檔。(七)立卷、歸檔和銷毀1、公文辦結(jié)后，行政部應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司的檔案管理規(guī)定及時將公文底稿、正本和有關(guān)材料一同歸檔。2、公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，以便于保管和利用。3、聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)制件。4、公文復(fù)制件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章，視同正式文件妥善保管。5、凡歸檔的案卷，應(yīng)當(dāng)確定保管期限。6、沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒定和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。附相關(guān)表單：收、發(fā)文登記本；文件傳閱單；文件催單；公文處理單；檔案收件單。第六節(jié)印章管理辦法第一條本節(jié)所指“印章”包含有：一、企業(yè)法人章（注：日常稱之為法人公章）；二、企業(yè)法定代表人章（注：日常稱之為法人私章）；三、財務(wù)專用章；四、發(fā)票專用章；五、支票章；六、合同專用章；七、各類業(yè)務(wù)專用章；八、各職能部門章。第二條印章的使用程序：一、公司各部（室）的印章，依據(jù)各自的工作需要，報請公司法定代表人核準(zhǔn)，由行政部或由企業(yè)法人指定專人辦理刻章留存印模后，方可辦理領(lǐng)用手續(xù)。二、印章的使用人（即領(lǐng)用人）與指定的印章保管人，需與法定代表人簽訂具有法律效力的《印章領(lǐng)用責(zé)任書》后，方可領(lǐng)取使用。三、各部室在使用上述各類印章時，應(yīng)依據(jù)《印章領(lǐng)用責(zé)任書》有關(guān)規(guī)定以及企業(yè)負(fù)責(zé)人審批權(quán)限范圍內(nèi)規(guī)范使用。四、凡企業(yè)用章申請人在使用本企業(yè)印章時，應(yīng)在《用章登記表》上登記簽名，并經(jīng)印章使用人批準(zhǔn)方可蓋章（財務(wù)類印章須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字）。若印章使用人無法及時在《用章登記表》簽名時，印章保管人可憑印章使用人在《用印申請單》上的簽名予以蓋章，印章保管人應(yīng)將《用印申請單》編號妥善保管。凡外單位要使用本企業(yè)印章的，應(yīng)填寫《用印申請單》，經(jīng)該單位總經(jīng)理簽字，報本企業(yè)印章使用人簽字同意后，按本企業(yè)內(nèi)部用印程序填寫《用章登記表》，并由該企業(yè)經(jīng)辦人登記簽名后方可蓋章。印章保管人在每月5日前將上月《用章登記表》經(jīng)印章使用人簽字確認(rèn)后，復(fù)印件上報行政部經(jīng)理審核。第三條印章使用人與保管人變更工作崗位及職責(zé)時，應(yīng)及時辦理印章書面移交手續(xù)，由行政部指定專人監(jiān)交，同時另行簽訂《印章領(lǐng)用責(zé)任書》，已使用的《用章登記表》應(yīng)及時存檔。第四條用印規(guī)定：一、對企業(yè)法人印章的使用必須嚴(yán)格控制，凡能使用其他專用章的不得使用企業(yè)法人章。二、對政府部門、行業(yè)主管部門行文用印須憑經(jīng)行政部經(jīng)理簽發(fā)的文稿（定稿）。三、外文函件用印，必須附上法定代表人簽發(fā)的譯文。四、多頁的合同、協(xié)議等重要文件應(yīng)加蓋騎縫章，以保證文件的完整性。有存根的二聯(lián)介紹信、證件等應(yīng)在落款和間縫處一并加蓋印章。五、需蓋公章的合同或重要公文應(yīng)按公文的書寫規(guī)范行文，正文與落款之間僅需保留一行大小的空格，如正文留有大部分空白的應(yīng)標(biāo)明“此頁無正文”或“以下空白”。六、對外訂立合同、協(xié)議等均應(yīng)落款企業(yè)全稱和法定代表人等字樣，并須法定代表人親筆簽名后蓋章，法定代表人有特殊授權(quán)的除外。如屬委托代理人，應(yīng)具法定代表人的親筆委托書明確授權(quán)范圍、授權(quán)事項、期限予以認(rèn)可。七、用印件內(nèi)容有誤或文理不通，打印字跡不清，書寫潦草，有涂改，有錯別字而產(chǎn)生歧義的，不予用印。八、經(jīng)辦人（印章使用人）不得指令印章保管人強(qiáng)制用印，任何人不得有意回避保管人審核或不執(zhí)行印章使用審批程序；否則，印章保管人可拒絕用印或報法定代表人處理。第五條未經(jīng)法定代表人書面授權(quán)，嚴(yán)禁在使用中將各類印章蓋在空白紙和物品上，嚴(yán)禁將印章委托他人代管或代