住宅物業(yè)檔案的建立和管理

住宅物業(yè)檔案的建立和管理住宅區(qū)的檔案資料是物業(yè)管理的重要資源，建立完善的檔案并進(jìn)行科學(xué)的管理是十分必要的。因此，我們將在接管天垣小區(qū)物業(yè)管理的同時(shí)，對(duì)天垣小區(qū)所有物業(yè)管理檔案進(jìn)行接管，包括建筑施工、竣工驗(yàn)收?qǐng)D紙、資料、和業(yè)主、住戶檔案資料等。在原來(lái)檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)行科學(xué)分類，并不斷進(jìn)行補(bǔ)充完善，應(yīng)用計(jì)算機(jī)實(shí)施規(guī)范化管理，從而建立完整的資料檔案庫(kù)。一、檔案的接管1、成立管理處檔案資料室，專門負(fù)責(zé)天垣小區(qū)檔案的接管與管理工作。2、制定檔案接管與管理的工作流程，檔案資料管理規(guī)章制度，檔案資料管理員（兼）崗位責(zé)任制。3、對(duì)于天垣小區(qū)的工程技術(shù)、小區(qū)管理、經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)、人事管理、規(guī)章制度及往來(lái)文件、質(zhì)量管理文件檔案資料及其他檔案，進(jìn)行分類編號(hào)、科學(xué)建檔，具體內(nèi)容見(jiàn)附表。二、檔案的管理1、充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理。在現(xiàn)代信息社會(huì)，廣泛地應(yīng)用計(jì)算機(jī)，參與各行業(yè)、各方面的工作，已成為現(xiàn)代化管理的重要手段。在檔案管理上，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)所具有的數(shù)據(jù)處理快、貯存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。2、采用計(jì)算機(jī)貯存與原始文書(shū)檔案雙軌制，實(shí)現(xiàn)檔案資料貯存方式多元化。盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤(pán)貯存，以利于保存、查找和利用。同時(shí)，運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖紙、圖表、幻燈片等多種形式貯存信息，使抽象的檔案資料具體、形象化，更易于運(yùn)用與接受。3、做到檔案組卷分類科學(xué)化。編制統(tǒng)一的檔案組卷分類說(shuō)明書(shū)，規(guī)定應(yīng)按部門分類，以內(nèi)容分類，按同一年度，同一保存期限，同一保密程度的順序進(jìn)行組卷，逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編輯目錄，分柜保存。住戶檔案資料分類原則是每組團(tuán)按柜、每棟按位、每單位按盒、每戶按冊(cè)建檔，但要充分考慮原接管檔案分類的實(shí)際。4、加強(qiáng)檔案的安全、保密工作。應(yīng)符合防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮的要求。貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法，管理處部分檔案按其泄露、遺失會(huì)使住戶、管理處利益受到重大、較大損失和不良影響分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)，其他為普通檔案，不同密級(jí)的檔案在保管和運(yùn)用方面將區(qū)別對(duì)待。三、檔案的運(yùn)用1、員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，并規(guī)定借閱期限。2、檔案的銷毀，應(yīng)填寫(xiě)銷毀單，并經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，銷毀單由檔案室管理員保存。附表：天垣小區(qū)檔案資料分類目錄項(xiàng)目?jī)?nèi)容1、業(yè)主委員會(huì)工作：業(yè)主委員會(huì)的章程、文件、通知、資料、歷次活動(dòng)記錄等2、住戶管理：住戶資料（入伙通知單、購(gòu)房合同、住戶登記表、業(yè)住主公約、住戶證件、驗(yàn)房簽收表、鑰匙發(fā)放記錄等）、住戶投訴、回訪記錄，住戶意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄宅3、社區(qū)文化：社區(qū)文化活動(dòng)計(jì)劃、記錄（簡(jiǎn)報(bào)、照片、錄像帶、錄音帶等）、活動(dòng)總結(jié)管4、清潔衛(wèi)生：清潔衛(wèi)生檢查結(jié)果及記錄，垃圾清運(yùn)合同，消殺合同及記錄5、綠化管理：綠化工作記錄及檢查記錄，消殺、病蟲(chóng)害檢查防治記理錄、綠化設(shè)備清單、使用及保養(yǎng)記錄6、車場(chǎng)管理：入住戶辦理停車卡記錄、辦卡車輛檔案、巡視路線、記錄、丟失車輛處理記錄、交接班、值班記錄，搬/入出記錄7、消防、治安管理資料：上級(jí)消防文件精神，本區(qū)消防設(shè)施的管理情況及有關(guān)消防治安狀況記錄。1、天垣小區(qū)建設(shè)竣工資料：報(bào)建資料、天垣小區(qū)紅線圖、規(guī)劃圖、總平面竣工圖、、建筑物竣工圖（建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、煤氣工等）、構(gòu)筑物竣工圖、公共設(shè)施竣工圖、室外管網(wǎng)竣工圖（水、電、程電話、煤氣、消防、有線電視、智能化系統(tǒng)配線、排雨排污等）、綠技化工程竣工圖等術(shù)2、天垣小區(qū)改造變更資料：各類改造竣工圖、裝修及驗(yàn)收資料（裝管修申請(qǐng)表、責(zé)任書(shū)、裝修圖、施工隊(duì)資料、驗(yàn)收資料等）、天垣小區(qū)理改造計(jì)劃3、房屋及公共設(shè)施維修（維護(hù)）：房屋重大維修資料、公共設(shè)施重大維修資料、日常維修資料（申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單等）、經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)人事勞資規(guī)章制度及往來(lái)文件質(zhì)量管理文件檔案管理資料其他

大修改造計(jì)劃、故障事故報(bào)告、公共設(shè)施巡檢記錄等4、設(shè)備資料：設(shè)備管理（維修保養(yǎng)規(guī)范、設(shè)備臺(tái)帳及更新記錄、工程驗(yàn)收資料等）、設(shè)備技術(shù)（設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)、圖紙）、設(shè)備運(yùn)行、維修保養(yǎng)資料（通訊、水電、智能化系統(tǒng)、消防等）5、科技圖書(shū)及資料：各類技術(shù)手冊(cè)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、產(chǎn)品樣本和資料、其他技術(shù)信息和資料等1、經(jīng)營(yíng)管理資料：房產(chǎn)面積資料、經(jīng)營(yíng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等2、合同管理資料：物業(yè)委托管理合同、購(gòu)房合同、垃圾清運(yùn)合同、消殺合同、采購(gòu)合同、工程維修合同及其他經(jīng)營(yíng)合同，合同更改、評(píng)審記錄3、財(cái)務(wù)管理：各類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等1、人事：?jiǎn)T工花名冊(cè)、資質(zhì)證明資料、員工體檢表、考核表、工傷保險(xiǎn)資料、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表等2、勞資：?jiǎn)T工工資、考勤、各類休假、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表等3、培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、員工培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核記錄等1、管理及運(yùn)作規(guī)章制度2、政府、主管部門頒發(fā)的法律法規(guī)文件3、天垣物業(yè)管理公司文件4、其他外來(lái)文件5、本管理處發(fā)出的通知、