《公司檔案管理制度細(xì)則》

《公司檔案管理制度細(xì)則》《公司檔案管理制度細(xì)則》《公司檔案管理制度細(xì)則》xxx公司《公司檔案管理制度細(xì)則》文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度《公司檔案管理制度細(xì)則》為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。一、總則（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管?；韭氊?zé)為：1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對(duì)檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。三、檔案接收與整理(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)方面：1、行政部：A、公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策等；B、與總部及其他單位往來發(fā)文；C、行政管理方面，包括：1）辦公用品管理、采購(gòu)、出車及維修記錄等；2）日常管理方面的員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，公司會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)的記錄等；2、人資部：人事方面的勞動(dòng)合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎(jiǎng)懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。3、企劃部：A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營(yíng)銷方案等；B、媒體合作通路的正常詢價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；C、年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；D、市場(chǎng)調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。4、倉管部：倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容。5、客服部：主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄。6、裝備部、工藝部、數(shù)字部：主要包括效果圖、施工圖、項(xiàng)目報(bào)價(jià)表、工程施工合同及附件、設(shè)計(jì)師談單記錄表、部門會(huì)議紀(jì)要、車間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產(chǎn)品研發(fā)數(shù)據(jù)等。其中數(shù)字部機(jī)房重要文件備份、集成軟件開發(fā)源代碼等。7、財(cái)務(wù)部：主要包括財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊(cè)、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請(qǐng)等8、市場(chǎng)部：有關(guān)營(yíng)銷促銷活動(dòng)方案、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時(shí)應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)理辦公室，以便檔案管理及時(shí)作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。（二）歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：文件類型保管期限一級(jí)秘密文件公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策，與總部及其他單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊(cè)、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等。永久二級(jí)重要文件會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項(xiàng)目的文件等五年以上三級(jí)普通文件員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請(qǐng)、辦公用品管理、采購(gòu)、出車及維修記錄等。三年（三）檔案編號(hào)方法1、以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以部門前兩個(gè)字拼音首字母命名，具體為：行政部：XZ人資部：RZ客服部：KF裝備部：ZB工藝部：GY數(shù)字部：SZ市場(chǎng)部：SC財(cái)務(wù)部：CW企劃部：QH倉管部：CG3、工程項(xiàng)目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部四部門）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫為大類別，以中國(guó)人民抗日戰(zhàn)爭(zhēng)紀(jì)念館反法西斯勝利70周年項(xiàng)目為例，其項(xiàng)目大類編號(hào)為：201506（日期）-KZG（館方中文縮寫頭字母）-FF70（項(xiàng)目簡(jiǎn)稱頭字母）-#（文件編號(hào)）。4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號(hào)受長(zhǎng)度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門管理統(tǒng)一，對(duì)內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識(shí)圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號(hào)。無論對(duì)內(nèi)對(duì)外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號(hào)字，不加粗，帶格式線。以財(cái)務(wù)部為例：編制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份財(cái)務(wù)報(bào)表）其中201601為日期，CW為財(cái)務(wù)部編號(hào)，01為財(cái)務(wù)部制定的代表財(cái)務(wù)報(bào)表的內(nèi)容（02為財(cái)務(wù)憑證等等類推），XXX為其他編號(hào)。（四）歸檔方法及要求1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準(zhǔn)確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史進(jìn)程。2、涉及項(xiàng)目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項(xiàng)目工程的，先將文件材料按其形成或針對(duì)的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計(jì)劃，可歸入文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算歸入針對(duì)年度）。3、按要求填寫卷內(nèi)目錄、備考表等表格，擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。4、對(duì)破損的文件材料在裝訂的同時(shí)應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊，對(duì)較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時(shí)間。各部門不涉及工程項(xiàng)目的材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進(jìn)行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場(chǎng)部及裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部日常管理的材料），應(yīng)在每月底之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。各部門涉及項(xiàng)目工程的材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進(jìn)行首先歸檔，各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項(xiàng)目的歸檔材料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。（二）檔案移交。各部門不涉及項(xiàng)目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后移交總經(jīng)理辦公室；涉及項(xiàng)目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應(yīng)在收到各部門材料后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后將檔案材料移交總經(jīng)理辦公室。檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主管人員驗(yàn)收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。根據(jù)公司目前的經(jīng)營(yíng)狀況及要求，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部按照本實(shí)施細(xì)則自行妥善保管，暫時(shí)不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計(jì)（一）公司設(shè)置專用檔案庫，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。（二）建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。及時(shí)、準(zhǔn)確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。六、檔案借閱管理（一）總經(jīng)理辦公室根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動(dòng)開展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱資料為普通文件的，借閱時(shí)間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。2、借閱資料為重要文件的，借閱時(shí)間不超過三個(gè)工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。3、借閱資料為秘密文件的，借閱時(shí)間不得超過一個(gè)工作日，原則上不得帶出總經(jīng)理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管、總經(jīng)理辦公室主管人員及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。（三）借閱檔案人員必須愛護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。（四）調(diào)閱重要及秘密檔案只可在總經(jīng)理辦公室調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱的，必須通知總經(jīng)理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀（一）根據(jù)不同檔案材料的分級(jí)及保管期限，結(jié)合實(shí)際情況，總經(jīng)理辦公室統(tǒng)計(jì)檔案庫內(nèi)各檔案的情況表。（二）定期對(duì)于已到期的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在總經(jīng)理或總經(jīng)理助理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下，由總經(jīng)理辦公室和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時(shí)，必須有兩人在場(chǎng)負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊(cè)由總經(jīng)理辦公室永久保存。八、檔案保密（一）總經(jīng)理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟