秘書的辦法管理文件

PAGE72/NUMPAGES72目錄秘書必備的素養(yǎng)……………4秘書的重要職業(yè)技能………5第一部分日常事務處理…………………5電話、傳真、郵件、文件治理、名片第二部分日程安排………7總體日程安排…………………7出差日程安排…………………8會議安排………13媒體采訪………18大型活動………21突發(fā)來訪接待…………………24第三部分溝通與協(xié)調(diào)……25內(nèi)部溝通………25外部溝通………25秘書應具備的禮儀……………26秘書禮儀素養(yǎng)的培養(yǎng)…………27第四部分文字支持………27第五部分會議支持………30第一章秘書必備的素養(yǎng)一、職業(yè)化秘書的標準:敬業(yè)精神 正直--公平，堅持既定政策和原則表率作用 老實--實事求是領導風范 敬業(yè)--以工作為榮，設定高的工作水準業(yè)務能力 守信--不失約、不違約、不食言、不泄密指揮與操縱能力 勤奮--努力工作，不斷學習合作精神 有序--利落，有條不齋學習與創(chuàng)新能力 高效--追求效率和效益知人善任的能力 可靠--按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時對待意見與批判 大局觀 二、秘書的職業(yè)態(tài)度主動性（Initiative)適應性(Flexibility)團隊精神(Teamwork)尊重他人(RespectforPeople)創(chuàng)新精神(Creativity)堅持原則(UncompromisingIntegrity)服務與貢獻(Service&Contribution)認同與分享(Sharing)雙贏與相互依存(Win-win&Interdependence)溫柔的心和自省第二章秘書的重要職業(yè)技能第一部分：日常事務處理一、撥打/接聽電話的程序和技巧打電話前的預備預備好電話記錄本和筆把要與對方講明的情況、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。預備好通話時需要的文件資料。查閱對方電話號碼，確認無誤，開始撥打。正式撥打電話：撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的講：“你好！我是陽光電腦公司**部**?！比缧枧c有關人員通話，應有禮貌地請對方傳呼或轉達。如告知對方的內(nèi)容較復雜，應主動提醒對方做好記錄逐一將情況講明，注意語言簡明、準確；通話結束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。3、接聽電話3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！我是**部**?！蓖茢郬HO，分以下幾種情況：來電人員總經(jīng)理可接電話時總經(jīng)理不在時內(nèi)部直接上級及平級直接轉入記錄留言如事務緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。直接下屬問清情況梗概，轉接時向總經(jīng)理講明梗概后轉入問清梗概，如不緊急，記錄下來轉告總經(jīng)理如情況緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。一般職員問清事由，如需要，轉告總經(jīng)理；其他可視情況處理外部重要且緊密問清概要，向總經(jīng)理講明后，然后轉入記錄留言如事務緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。重要但不緊密問清概要，向總經(jīng)理講明后，依總經(jīng)理指示轉入或不轉入記錄留言，向總經(jīng)理匯報。不重要且不緊密問清概要，酌情處理若通話內(nèi)容較復雜，或有不清晰的地點，最后應當將要點重復一便，以免遺漏或有偏差。通話結束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。通話技巧：日常禮貌用語：詢問對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您如何稱呼？”“請問有什么事？”等對總經(jīng)理直接領導、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應在日常工作中盡量熟悉，達到聞其聲知其人，并及時予以轉接。如對方有事需要你傳達，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達的事再重復一遍，以便必要時再與對方聯(lián)系。如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可講“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉接。如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話，則可用委婉的語氣：“實在抱歉，**總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見到他時再給您回個電話；假如您方便的話，能否讓我轉達您的情況？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在明白身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉接；也可詢問對方是公事依舊私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達到目的。在對方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復詢問后未果，可委婉結束通話。假如對方喋喋不休，廢話連篇，能夠講“請問您還有不的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結束通話。如一個未完又來一個，應視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去。整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報相關信息。二、傳真將傳真分類：需要總經(jīng)理本人批閱的，依照總經(jīng)理授意處理由秘書來待為處理的：A、轉給其他相關負責人由秘書本人回復使用電腦公司標準CI格式遵守公文寫作規(guī)范保密文件需要傳真時，應先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機上，發(fā)送后再與對方確認。需請對方協(xié)助抄送時，務必在文件正文前加以講明，列明抄送范圍務必在傳真件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。必要的傳真分類存檔三、郵件依照郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結、新聞/通報、私人郵件等等）或按具體項目設置子文件夾。將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：需要總經(jīng)理本人批閱的，存入相應文件夾，部分依照總經(jīng)理授意回復郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時刻內(nèi)處理相關事宜。以總經(jīng)理名義回復時，要在語氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；以秘書名義發(fā)送時，要講明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。由秘書來待為處理的：A、轉給其他相關負責人;B、由秘書本人回復如發(fā)出的郵件需要追蹤結果或確認對方是否收到，需要設置回執(zhí)，如對方未能及時查看，需電話講明。需要總經(jīng)理批閱、批改的郵件打印出呈送，然后負責回復或傳達；重要郵件及時進行存檔四、文件治理（參看集團《秘書手冊》第33-36頁）（附文件處理流程）閱讀文件，推斷是否應由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理按總經(jīng)理批改意見復印后轉發(fā)、呈送（可參照文件治理規(guī)定），必要的情況進行追蹤，反饋結果。必要文件進行存檔。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應及時譯出五、名片分類：可依照總經(jīng)理業(yè)務情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等；存放：名片盒錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時刻）應預備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時方便快捷。第二部分日程安排操縱日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r刻排定的領導工作打算，是領導工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時刻治理藝術的集中體現(xiàn)。秘書的職責是當好“總管”按日程安排為領導做好各種必要的預備，并提醒領導實施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以詳細講明并提供文字模版，希望能給大伙兒的工作提供參考。日程是領導的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、安排領導的工作日程是秘書的一項差不多工作。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書將和總經(jīng)理一起進行有序的工作。作為秘書一定要細心觀看領導的工作適應和做事風格，調(diào)整自己的工作方法，主動適應領導的工作節(jié)拍。在沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領導做一次深入溝通，準確了解領導的要求、需求，并對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，為日后工作的順利開展做鋪墊。此外，勤于考慮，多做總結關于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗、教訓、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提高了自己的工作水準，同時也對領導的工作效率起到了間接地促進作用?？傮w日程安排領導的日常工作分為日常性工作，即事先有打算的相對固定的工作（如會議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時安排的情況）兩類。而秘書的通常做法是將有打算的情況預先填入擬好的日程表中，同時細致靈活地安排好突發(fā)隨機事件。（一）總體原則：了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務重點、作息適應、軀體狀況，-優(yōu)化工作方法，細心觀看總經(jīng)理的工作適應與做事風格，主動適應其工作節(jié)拍；-了解公司業(yè)務進展情況，特不是所服務總經(jīng)理的業(yè)務進展情況，留意近期的工作興奮點；對打算內(nèi)情況預先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；明確情況的優(yōu)先級，在處理事務時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展；注意日程安排的時刻松緊，適當安排；（二）經(jīng)驗與技巧周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務；在兩個約會間留出機動時刻，防止會議延長引起時刻沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時刻；同時預留時刻處理日常事務；依照總經(jīng)理適應留出適當固定時刻閱讀報刊資料及其他信息；關于總經(jīng)理的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固定時刻與總經(jīng)理核對日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；不要代替領導做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作適應和時刻對各種預約酌情處理；操縱約會時刻，適時打斷，防止拖延，以免阻礙下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周打算安排模版可使用NOTES日歷功能，填入相關安排，打印即可；也可按照總經(jīng)理適應，自行制作日程表；二、出差日程安排做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項工作，同時也是需要更加細致的一項工作。通過秘書的打算，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標，也是工作價值的一個體現(xiàn)。（一）國內(nèi)出差出差前：確定出差目的和日期；確認總經(jīng)理出差陪同人與出差地相關人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時刻、接待人員等信息。）確定行程，預定機票（注意選擇好航空公司、機型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理適應的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）；完善細致周到的日程表（時刻、地點、對方參會人、議程等）。依照總經(jīng)理的適應，預備出差用物品。擬寫授權書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關部門及相關人員發(fā)出郵件和復印件（財務部等）。出差中在第一時刻掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權人及其它相關人員。依照總經(jīng)理日程安排，隨時通報公司及GM關懷的業(yè)務進展情況；配合總經(jīng)理授權人的工作，及時掌握公司及業(yè)務相關信息。依照情況及時與相關人員及總經(jīng)理溝通，及時調(diào)整日程安排；出差后及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務及業(yè)務進展；出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），依照需要轉發(fā)相關人員或存檔；向總經(jīng)理認為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費用報銷；跟進業(yè)務后續(xù)事宜；（二）國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特不提醒您注意以下幾點：依照公司最新業(yè)務情況預備PRESETATION（中/英文），與對方確認演示設備，必要時預備彩色打印膠片和打印稿。機票購買時注意幸免經(jīng)停中轉，選擇好的航空公司和服務，長途飛行選擇好的機型；注意預備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；依照客人的級不和國家風俗適應預備禮物；預備當?shù)氐牡貓D及國家風情資料；確認對方依舊我方提供翻譯服務；回國后向邀請方致謝。（三）陪同出差陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：登機前，為總經(jīng)理辦理機場建設費購買、機票換票及各種登機手續(xù)；并再次確認接車人；到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總經(jīng)理；每日及時核對本日及第二天的日程安排；提早設置清晨叫醒，并安排早餐；依照當天的日程安排落實車輛；及時提醒并事先落實各項安排；攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）；注意建立各種客戶關系（包括政府領導、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。三、會議安排召開和參加會議是總經(jīng)理的要緊工作方式之一。組織會議和處理與會議有關的事務幾乎成為秘書的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會務工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務匯合一身。保證會議順利的進行，需要多方面的預備工作。這就需要秘書是八面玲瓏的天才，同時善用平常培養(yǎng)出的細心與責任心，沉著應對，以不變應萬變！以下分內(nèi)部會議與外部會議分不介紹。（一）內(nèi)部會議安排總經(jīng)理主持的會議結束修改下發(fā)整理會議記錄/紀要會中服務會前預備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會議室、落實參會人員擬訂會議通知（注意文件格式）確定會議目的、參會人員、時刻、議程結束修改下發(fā)整理會議記錄/紀要會中服務會前預備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會議室、落實參會人員擬訂會議通知（注意文件格式）確定會議目的、參會人員、時刻、議程開始審批審批審批N審批NYYNY注意事項：會前與GM及相關部門負責人明確會議內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會議地點及時刻；下發(fā)會議通知后，確認參會人是否已收到通知，對特不重要的參會人，可通過電話確認；會中協(xié)助放映PPT，并時刻關注會場內(nèi)情況，隨機應變；對會中達成的決議及時跟蹤，并反饋給GM；總經(jīng)理參加的會議開始接收通知回復或改請結束會后材料整理工作跟進反饋總經(jīng)理參會會前提醒會前協(xié)助預備回復邀請部門并預備材料確認時刻開始接收通知回復或改請結束會后材料整理工作跟進反饋總經(jīng)理參會會前提醒會前協(xié)助預備回復邀請部門并預備材料確認時刻推斷與總經(jīng)理業(yè)務是否有關推斷與總經(jīng)理業(yè)務是否有關NY與對方確認后另行安排與對方確認后另行安排時刻沖突請示總經(jīng)理請示總經(jīng)理是否參加NY注意：把握前往會議地點動身時刻的安排。（二）外部會面安排總經(jīng)理主持的外部會面同意會面請求 NO 婉拒或該請他人注意：講明緣故，以免對方誤解注意：在收到會面請求時，經(jīng)與部門相關負責人及GM商討決定，同時提供背景材料以供GM做出推斷Y與對方確認時刻、地點、人員、議程，并落實我方人員、地點擬定meetingagenda,ppt 修改（中英文標準版、及業(yè)務回憶）發(fā)會議通知，并落實參會人員會前預備工作 會中服務會中達成共識的跟蹤反饋結束注意事項：綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預定會議室；注意預備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；會前與對方溝通是否需預備翻譯，如需要，提早確認；依照來訪公司的適應及來訪者的級不預備禮物；在與來訪公司溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時刻，并通知對方確切的會面時刻及地點；考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提早預備；如需安排參觀，提早與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪同人；會前給總經(jīng)理提供相關背景材料，如需要請相關部門負責人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；在會前擬制meetingagenda（見模版）在制作PPT時依照各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時更新，并依照來訪者需求制作中/英文；--初次會面PPT應包括：陽光總體情況及業(yè)務情況介紹；--再次會面應注意：有針對性的業(yè)務回憶（可請相關業(yè)務部門提供資料）。幫總經(jīng)理預備名片，并提醒會面時攜帶；提早30分鐘進行，調(diào)試設備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態(tài)度；提醒總經(jīng)理參會，在GM同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映ppt，并關注會場內(nèi)情況，隨機應變，靈活處理各種情況；會面結束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設備；總經(jīng)理參加的外部會面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關注以下幾點：開始開始征詢GM是否參會征詢GM是否參會婉拒并請對方改請接到參會邀請婉拒并請對方改請接到參會邀請NY回復對方參會，并寫入日程表回復對方參會，并寫入日程表關注對方會議組織情況，并適時提出建議關注對方會議組織情況，并適時提出建議在會面前給GM提供背景材料在會面前給GM提供背景材料提醒GM參會提醒GM參會總經(jīng)理參會總經(jīng)理參會結束結束注意事項：會前為總經(jīng)理預備詳細的背景材料；會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意把握動身參會時刻；對會中決議，總經(jīng)理希望詳細了解的，及時跟進并反饋；外部會面會議備忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany:AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2000Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mr.――)15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪時序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見同意采訪Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見同意采訪結束同意采訪？結束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關資料Y修改批閱配合品推整理采訪問題答案N依照日程進行安排落實品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY結束同意采訪？結束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關資料Y修改批閱配合品推整理采訪問題答案N依照日程進行安排落實品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY結束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實播出或見報時刻總經(jīng)理同意采訪檢查設備預備電話設備采訪結束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理動身與品推陪同人聯(lián)系，再次落實時刻檢查采訪場地Y定車接待記者預定會議室NY電話采訪？采訪在公司？N結束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實播出或見報時刻總經(jīng)理同意采訪檢查設備預備電話設備采訪結束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理動身與品推陪同人聯(lián)系，再次落實時刻檢查采訪場地Y定車接待記者預定會議室NY電話采訪？采訪在公司？N媒體采訪流程講明：1、同意采訪陽光電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪需求必須轉交品牌推廣部處理；對直接聯(lián)系的記者要特不禮貌，要向對方講明公司采訪規(guī)定，請對方理解；應記下記者的聯(lián)系方式，必要時可關心對方聯(lián)系品推接口人；從品推得到采訪提綱；將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理批閱，征求總經(jīng)理意見；對總經(jīng)理同意的采訪可依照日程進行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起；對總經(jīng)理不同意的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推舉其他人同意采訪，必要時可關心品推人員進行溝通聯(lián)絡。2、采訪預備（采訪前一周）落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進行聯(lián)系；配合品推關心總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理批閱并適時修改；關于常見問題的回承諾該有所備份并及時更新；了解記者需求并進行預備：關于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預定采訪場地時應該注意；有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應分不預備電子版和打印版；3、采訪預備（采訪前一天）關心總經(jīng)理預備好采訪提綱和問題答案；關于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；假如是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設備；假如采訪在公司外進行要事先定車；假如采訪在公司內(nèi)進行要事先預定會議室，并依照采訪需要注意采光電源；4、采訪當天采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實采訪時刻；假如是電話采訪需要檢查會議設備；到采訪時刻后接入記者打來的電話或關心總經(jīng)理撥通記者電話；假如采訪在公司外應該及時提醒總經(jīng)理動身；假如采訪在公司內(nèi)應該檢查采訪場地；假如采訪在公司內(nèi)，記者到后應由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料；安排停當后請總經(jīng)理出面同意采訪；送記者離開，并了解播出或見報時刻；5、采訪結束與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時刻；通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理；必要時可通知公司全體或部門職員收看。注意事項：對記者的界面要特不友好。五、大型活動陪同總經(jīng)理參加的大型活動：部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理預定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動議程N活動后活動當天活動前一天同意活動邀請結束整理業(yè)務資料和名片關注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應參與哪幾項活動開始預定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動議程N活動后活動當天活動前一天同意活動邀請結束整理業(yè)務資料和名片關注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應參與哪幾項活動開始陪同總經(jīng)理參加的大型活動流程講明：同意活動邀請得到活動議程，推斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見；關于總經(jīng)理同意參加的活動事先安排日程；活動前一天的預備工作做好預備工作，如預定車輛等；提醒總經(jīng)理應該參與活動的那幾項；活動當天著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時刻要佩帶胸卡；帶好活動議程、名片等資料；活動中關注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時為總經(jīng)理擋駕；活動后整理業(yè)務資料和名片。（二）參與支持的大型活動：部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理批閱Y活動后活動當天活動前三星期同意活動邀請依照總經(jīng)理授意跟進工作結束依照錄音整理講話稿整理業(yè)務資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理預備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程NY了解活動議程開始征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理批閱Y活動后活動當天活動前三星期同意活動邀請依照總經(jīng)理授意跟進工作結束依照錄音整理講話稿整理業(yè)務資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理預備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程NY了解活動議程開始參與支持的大型活動流程講明：同意活動邀請得到活動議程，推斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；假如總經(jīng)理同意參加活動，安排好日程；活動前三星期參加分工會，明確總經(jīng)理和自己的職責，了解其他人職責，將總經(jīng)理日程細化落實；假如講話稿、PPT是由秘書預備的，要給自己留出修改時刻；關心總經(jīng)理預備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理批閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者；參加彩排；對重大活動中需要配合演示的PPT一定要反復演練；活動當天參加外部活動時，秘書應著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時刻要佩帶胸卡；帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機、磁帶、麥克風、紙巾、潤喉片等；活動中配合演示PPT，做好錄音；活動中配合接待公司或外部領導，活動期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關注自己總經(jīng)理需求的同時也關注其他總經(jīng)理的需求；在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動分擔會務人員的工作；活動后整理業(yè)務資料和名片；依照錄音整理講話稿；總經(jīng)理在活動中往往會遇到專門多人，引發(fā)專門多工作治理上的方法，需要秘書參會后跟進落實。六、突發(fā)來訪接待部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待結束依照總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會議室，告訴對方需要等待的時刻總經(jīng)理方便時告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料征求對方意見，關心安排其他負責人見面主動另約見面時刻結束Y轉交相關部門負責人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關部門負責人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務有關？禮貌回絕N與公司業(yè)務有關？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目的開始征求總經(jīng)理意見NYNNN總經(jīng)理方便接待結束依照總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會議室，告訴對方需要等待的時刻總經(jīng)理方便時告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料征求對方意見，關心安排其他負責人見面主動另約見面時刻結束Y轉交相關部門負責人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關部門負責人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務有關？禮貌回絕N與公司業(yè)務有關？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目的開始接待突發(fā)來訪流程講明：問清對方來訪目的；關于總經(jīng)理熟悉且特不重要的客人，假如總經(jīng)理當時有時刻接待，應該盡量安排，能夠把來訪者帶到會議室，為對方預備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方總經(jīng)理的下一個約會何時開始，請對方注意時刻；關于總經(jīng)理熟悉且特不重要的客人，假如總經(jīng)理當時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時刻，或關心他安排和相關負責人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理方便時轉告總經(jīng)理，假如需要可進行后續(xù)安排；關于與公司和部門毫不相關的來訪者，有禮貌地回絕；但假如自己不能確定，一定要征詢相關負責人的意見；關于與其它部門業(yè)務相關的來訪，能夠告訴對方相關部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉交相關部門處理；關于確實應由總經(jīng)理分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方總經(jīng)理不能趕忙接待他，并做出解釋。假如對方情愿，能夠推舉對方與部門其他負責人聯(lián)系，同時告訴對方能夠先把方法以寫信或寄email的方式告訴總經(jīng)理；在總經(jīng)理方便時告知來訪情況，依照總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排。注意事項：有些來訪者聽不進秘書所做的任何解釋，死纏著非見總經(jīng)理不可，對這種人一定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—反復進行解釋并提出建議。同時一定要向對方保證能夠寫信或發(fā)email給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會看。第三部分溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通秘書要與所服務的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點、業(yè)務要點及治理方面的思想。準確理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達的工作。秘書應以主動謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領導的部門人員充分溝通，盡可能及時了解各項業(yè)務的進展情況，并將信息及時整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推進工作作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關系，對任何部門、任何一位同事都應有極強的客戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意及時向那些給予你支持的部門和人員表達謝意。二、外部溝通外部溝通會大量使用電話、電子設備、書信等媒介，因此要特不注重在這些方面的商務禮儀。（見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務合作：作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書應以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關系，但在處理事務時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。尊重合作伙伴和供應商，要注意多方了解與業(yè)務相關的事務，以做到準確理解對方的意圖、關心進行有效的溝通與傳達。在代總經(jīng)理進行有關業(yè)務的推進工作時，要與合作廠商達成理解，為總經(jīng)理的決策制造良好的合作環(huán)境，輔助總經(jīng)理推進。（二）禮尚往來：答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀念日等）秘書應在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護與合作廠商的友好關系。在業(yè)務合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐，與廠商建立經(jīng)常性的溝通。以促進彼此的了解與進一步的合作。三、秘書作為領導輔助人員應具備的禮儀秘書作為總經(jīng)理的輔助人員，除完成日常業(yè)務事宜外，更多的精力是為總經(jīng)理服務。一個好的秘書既是領導的助手又是領導的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領導進行決策，同時還要輔助領導樹立良好的公眾形象。作好助手和參謀的工作參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。首先是廣泛收集信息，多提供真實情況。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預案。再次是和領導同步思維，多提供有份量的文稿。其中要把握三點：要有觀看力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕捉領導的思想火花。才能及時預測總經(jīng)理在想什么，預備什么。要站在領導工作的角度考慮問題，才有一定的高度、廣度和深度。主動與總經(jīng)理交流思想，通過聽取領導的意見不斷調(diào)整自己的思維，在事務處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。參與實踐，協(xié)助總經(jīng)理推進工作。積極介入有關工作，及時掌握相關情況，適時提出建議。經(jīng)常了解全局情況，取得按時保質(zhì)完成各類任務的主動權。參與要有度，參謀要有方參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”參與工作實踐，要當好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關、協(xié)調(diào)的工作。輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務的，領導對外形象的好壞在專門大程度上反映了秘書和秘書部門的服務水準。秘書可從以下幾方面來輔助領導塑造良好的形象。語言形象總經(jīng)理在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先預備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標識。公務活動之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動內(nèi)容、所要解決的差不多問題及與此相關的人文等知識）供總經(jīng)理參考預備。2．協(xié)助總經(jīng)理樹立行為合作形象。要在事務安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領導多接觸一般職員，了解情況，融于職員之中，才能使領導的形象得以升華。協(xié)助總經(jīng)理樹立行為激勵形象。要尊重不人，關心領導把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大伙兒意見，在堅持原則的前提下，盡量滿足下屬及部門的需求，增強合力。協(xié)助總經(jīng)理樹立行為感化形象。領導者要通過自身的行動阻礙他人，秘書是總經(jīng)理對外界面的口，必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項工作：要待人熱情，例如在總經(jīng)理開展某項活動之前，詳細了解該項活動所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領導掌握對方的信息，為開展熱情友好的交際活動制造條件。對外交往要真誠情切，秘書要專門好地領會和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對外交往中專門好地運用，必要時提醒總經(jīng)理領先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。秘書禮儀素養(yǎng)的培養(yǎng)秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達到工作自如的效果，除了把握好差不多的禮儀原則外，還應從以下幾方面加強對自身素養(yǎng)的培養(yǎng)。培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛尊敬的態(tài)度。公正客觀。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評講他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務的高低論曲直，提批判、建議要出于“公心”，關心他人要出于“誠心”。忠誠守信。要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向對方講明情由以得到他人的諒解。擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責，而不能超越權限，既要積極地配合工作，又不能干預領導的決策和下屬或其它部門的工作。培養(yǎng)謙虛而尊敬落落大方的態(tài)度謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待不人。只是高可能自己，只是低可能不人，善于發(fā)覺自己的缺點并改正，善于發(fā)覺不人的優(yōu)點觀賞和學習。尊敬確實是尊重對方的人格，誠懇待人，和氣熱情，不驕橫。謙虛而尊敬的態(tài)度往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。表情。表情中最要緊的因素是眼神和微笑。它們能夠表現(xiàn)出對對方的觀賞、理解和歡迎。特不在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，因為每個人都喜愛用語言表達自己，喜愛不人聽自己講話，假如你用眼神告訴對方“你是一個值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生情愿同你交往。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H熱，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。舉止。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而尊敬的態(tài)度。秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場合，更應注意禮節(jié)。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，講話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。牢記不人的姓名，稱呼恰當親切。一般人關于自己的姓名特不在意，假如記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。即使不記得了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。，切忌直白對方“記不起了”或“我不記得了”等讓對方難堪。培養(yǎng)溫文而雅的儀表風度。衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。秘書正式場合應著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。第四部分文字支持秘書不僅要領會領導的指示，而且要能貫徹領導的指示。秘書不僅要領會領導的指示，而且要能貫徹領導的指示。秘書文字支持應達到的要求：針對性強——文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題，提出意見和方法。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫到里面去。比如寫一個預備開展一項活動的通知，就要圍繞什么緣故要開展這一活動和如何樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理情況的人可采納抄送形式；關于保密文件，一定要有明顯的保密標識符。具體真實——具體是指收文人看了文檔后明白該如何樣去做，真實是指實事求是。條理性強——文字工作具有明確的指導作用，可操作性強，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。時限性強——文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或將要出現(xiàn)的問題。要寫得及時，否則會延誤時機，嚴峻時會造成公司的損失。有固定的格式——格式為內(nèi)容服務，要有相對的穩(wěn)定性。關于文件的格式，可參考《陽光電腦公司文件治理規(guī)定》中的格式。秘書文字支持的種類：傳真和郵件（詳細處理流程見前）業(yè)務類文檔（正式文件、報告、總結、PPT制作等）一般信件、感謝信、邀請函等程序：預備——撰擬——審核修改、公布預備明確行文要求。秘書應事先了解行文目的、收文對象、要緊內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準確領會領導意圖，并據(jù)此進行寫作。確定主題。主題一般是講明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的差不多觀點和主張。選擇正確的文種。如向上級請示批示或批準宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復而只適用于向領導反饋信息、提供參考。調(diào)查研究收集材料。在同意總經(jīng)理授意后，秘書應進行深入的調(diào)查研究，收集標志著材料。撰擬文稿合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清晰，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。寫好開頭與結尾。開頭用以喚起收文者注意，引導閱讀，通常采納下述形式：簡明交代擬文依照與目的概述有關情況，使收文人了解發(fā)文背景以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意闡明差不多觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認識直接點明結論，以啟發(fā)收文人考慮，增強文件的鮮亮性表明批準或轉發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于公布規(guī)章制度的通知表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿結尾通常采納下述形式：使用文件詞語，強調(diào)行文目的，如“特此報告”概括與深化主題，關心收文人進一步理解全文陳述具體要求，如“上述要求，請予批準”發(fā)出號召，提出希望與要求講明文件生效、施行時刻書寫文稿，文檔中的人名、地名、時刻、引文必須準確、具體。日期應當寫具體的年、月、日。結構層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。用詞用字應準確、規(guī)范，應正確標明標點符號。文內(nèi)使用簡稱時，一般應當先用全稱，再注明簡稱。審核修改、公布文檔擬好后，應認真、嚴肅地反復進行審核與修正。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復推敲修改，關于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領導人審核批準、公布。參考模板附件：傳真和郵件（詳細處理流程見前）業(yè)務類文檔（正式文件、報告、總結、PPT制作等） 一般信件、感謝信、邀請函等 第五部分會議支持例會、業(yè)務會議依照議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時將信息提供給總經(jīng)理確定需參加的人員、時刻、地點。做詳細的會議紀錄、整理會議紀要（例會和業(yè)務會議一般是有針對性的解決問題，會議紀要需要特不明確對事件的處理結果或工作推進打算。以供總經(jīng)理和參會人員參考）依照紀要在限定的任務時刻內(nèi)進行跟蹤推進，及時向總經(jīng)理通報進展，并將推進結果或進展在下一次例會開始向參會人員進行通報。公司級會議總裁室周例會（每周四發(fā)出會議通知、落實例會地點、菜單、參會人員、請假人員，會議當天落實人員參會情況并通知主持人、進行會議紀要、關注會中需求，會后完成會議紀要并發(fā)出）總裁室月例會的組織實施。附件：《會務手冊》TOC\o"1-4"\h\z\u秘書手冊 1陽光電腦公司企劃部秘書處 1第一章秘書必備的素養(yǎng) 3第二章秘書的重要職業(yè)技能 4一、撥打/接聽電話的程序和技巧 4二、傳真 6三、郵件 6注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應及時譯出 6五、名片 6第二部分日程安排 7操縱日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作。 7（一）總體原則： 7對打算內(nèi)情況預先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突； 7（二）經(jīng)驗與技巧 7依照總經(jīng)理適應留出適當固定時刻閱讀報刊資料及其他信息； 7操縱約會時刻，適時打斷，防止拖延，以免阻礙下面的日程； 8月/周打算安排模版 8可使用NOTES日歷功能，填入相關安排，打印即可； 8也可按照總經(jīng)理適應，自行制作日程表； 8二、出差日程安排 8三、會議安排 9（一）內(nèi)部會議安排 9N 10Y 10時刻沖突 10N 10Y 10注意：把握前往會議地點動身時刻的安排。 10（二）外部會面安排 11 總經(jīng)理主持的外部會面 11Y 11會中達成共識的 11結束 11 總經(jīng)理參加的外部會面 12總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關注以下幾點： 12N 12Y 12注意事項： 12 會前為總經(jīng)理預備詳細的背景材料； 12 會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意把握動身參會時刻；