客戶檔案管理制度

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客戶檔案管理制度

為了標(biāo)準(zhǔn)部食客戶檔案管理工作，增強(qiáng)對(duì)客戶檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)

和利用檔案，聯(lián)合本部門(mén)實(shí)質(zhì)狀況，特?cái)M訂本制度。(紅色為待定事項(xiàng))

一、客戶檔案的內(nèi)容

(一)客戶檔案的原始資料

在對(duì)客戶檔案資料進(jìn)行保留剖析的過(guò)程中，各種原始資料的保留和整理是最根本的工作。

在交易過(guò)程中漸漸形成的客戶檔案原始資料是特別多的，為了防備此后的經(jīng)濟(jì)糾葛，這些書(shū)

面的原始檔案資料應(yīng)當(dāng)被完滿的保留起來(lái)，確實(shí)防備公司與客戶經(jīng)濟(jì)來(lái)往中發(fā)生的合同風(fēng)險(xiǎn)、

法律風(fēng)險(xiǎn)和信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。

客戶檔案原始資料是客戶檔案的根基內(nèi)容，常有的客戶檔案原始資料主要

有：

交易過(guò)程中的合同、談判記錄、可行性研究報(bào)告和報(bào)審及同意文件；

客戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件；

客戶履約能力證明資料復(fù)印件；

客戶的法定代表人或合同包辦人的職務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、介紹信、受權(quán)拜托書(shū)的原件或復(fù)印件；

客戶擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件；

兩方簽署或執(zhí)行合同的來(lái)往電報(bào)、電傳、信件、記錄等書(shū)面資料和視聽(tīng)資料；

簽證、公證等文書(shū)資料；

合同正本、副本及改正、排除合同的書(shū)面協(xié)議；

標(biāo)的的查收記錄；

交接、收付標(biāo)的、款項(xiàng)的原始憑據(jù)復(fù)印件。

(二)客戶資信檢查報(bào)告

客戶資信檢查報(bào)告是客戶檔案的核心內(nèi)容，它是對(duì)客戶檔案原始資料進(jìn)行整

WORD格式可編寫(xiě)專業(yè)文檔

理和剖析根基上形成的綜合反應(yīng)客戶資信狀況的檔案資料。從資信檢查報(bào)告的形成過(guò)程和主

要用途來(lái)看，它是由公司資信檢查人員撰寫(xiě)的一種反應(yīng)客戶信譽(yù)動(dòng)因和信譽(yù)能力的綜合報(bào)告，是詳盡記錄客戶資信信息的載體。

資信檢查報(bào)告的主要內(nèi)容有：

被檢查公司的概略；

股東及管理層狀況；

財(cái)務(wù)狀況；銀行信譽(yù)；

付款記錄；

經(jīng)營(yíng)狀況；

實(shí)地檢查結(jié)果；

關(guān)系公司及關(guān)系方交易狀況；

公共記錄；

媒體表露及考語(yǔ)；

對(duì)客戶公司的整體評(píng)論；

賜予客戶的授信建議等。

(三)客戶經(jīng)營(yíng)狀況記錄

客戶經(jīng)營(yíng)狀況是客戶動(dòng)向資料的重要構(gòu)成局部，是對(duì)入駐客戶查核的主要依

據(jù)。

客戶經(jīng)營(yíng)狀況記錄主要包含：

采買(mǎi)合同和采買(mǎi)訂單；

銷售合同和銷售訂單；

銷售數(shù)據(jù)；

客服記錄；

違規(guī)記錄等。

二、檔案歸檔

(一)檔案的分類

客戶檔案由客戶經(jīng)理提交，分兩級(jí)進(jìn)行管理。以商戶為單位成立，一個(gè)WORD格式可編寫(xiě)專業(yè)文檔客戶一個(gè)立卷，一個(gè)檔案盒。一級(jí)目錄包含自營(yíng)工程組、大客戶組、一般客戶組。一般客戶組依照七大業(yè)態(tài)，進(jìn)行二級(jí)分類。依據(jù)類型進(jìn)行一致編碼，正確登記檔案名稱、編號(hào)及卷次，編制“檔案分類編號(hào)表。如遇有新增文件或遺漏文件，以上各小組需實(shí)時(shí)進(jìn)行早先的統(tǒng)計(jì)與整理，最后匯總到檔案管理組進(jìn)行一致的編碼。(二)歸檔要求資料完齊整全。系統(tǒng)、條理、保擁有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件資料，均要按其不一樣類型組卷，文件分類正確、立卷合理。立卷時(shí)，要求將文件的正件、附件與印件等一致立卷，不得分別。在進(jìn)行卷內(nèi)文件擺列時(shí)，要合理安排文件的先后次序，準(zhǔn)時(shí)間先后擺列。關(guān)于同一事情的同一文件，應(yīng)一致規(guī)定進(jìn)行，比方：正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。三、檔案的使用審批程序〔一〕查閱〔備注：A級(jí)檔案即機(jī)密檔案；B級(jí)檔案即是A級(jí)檔案除外的一般檔案。〕在檔案管理組現(xiàn)場(chǎng)查閱，不得帶離。查閱客戶檔案：查閱人填申請(qǐng)表報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批方可查閱。B級(jí)檔案查閱：填申請(qǐng)表→部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→檔案有關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人審批。4.A級(jí)檔案查閱：填申請(qǐng)表→部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→檔案有關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人審批→公司負(fù)責(zé)人審批〔副總→總經(jīng)理〕〔注：證件、合同樣關(guān)系到公司營(yíng)運(yùn)等有關(guān)證件需經(jīng)總經(jīng)理審批，其他只要副總審批即可〕〔二〕借閱〔只限于B級(jí)檔案〕程序：填申請(qǐng)表報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。WORD格式可編寫(xiě)專業(yè)文檔時(shí)間：限期為三天，如續(xù)借那么需再次填寫(xiě)申請(qǐng)表?！踩硰?fù)印、摘抄程序：填申請(qǐng)表→報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→公司負(fù)責(zé)人審批。四、檔案印章管理制作特意檔案專用章，并各分設(shè)“受付〞、“刊行〞、“作廢〞三枚印章蓋在文件反面，執(zhí)照等證件除外。1.全部的檔案資料需蓋有“受付〞章——紅色2.刊行的檔案資料需蓋有“刊行〞章——藍(lán)色3.關(guān)于過(guò)期或無(wú)效的檔案應(yīng)改有“作廢〞章——藍(lán)色檔案的“受付〞、“刊行〞、“作廢〞應(yīng)做有關(guān)的說(shuō)明。五、檔案清理檔案管理人員應(yīng)實(shí)時(shí)擦抹檔案架，保持檔案潔凈，以防蟲(chóng)蛀腐敗。每年改換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保留限期者，賜予銷毀。銷毀前，應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理同意，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷毀日期。3.保留限期屆滿的文件中，局部經(jīng)審定仍有保留參照價(jià)值者，檔案管理人員應(yīng)將?檔案目錄表?上注明保留該文件，并在上注明局部銷毀的日期。4.每年對(duì)檔案資料的數(shù)目、保留等狀況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題實(shí)時(shí)采納挽救舉措，保證檔案的安全。5.關(guān)于已失掉作用的檔案進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行辦理，銷毀檔案資料要仔細(xì)判定，確定銷毀檔案資料已列冊(cè)登記。6.銷毀檔案須有兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應(yīng)付待銷毀檔案仔細(xì)盤(pán)點(diǎn)復(fù)核，檔案銷毀后，分別在銷毀清冊(cè)上署名。7.檔案判定工作結(jié)束后，檔案部門(mén)應(yīng)實(shí)時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等善后辦理工作。8.檔案判定過(guò)程中形成的判定工作的申請(qǐng)、報(bào)告、銷毀清冊(cè)等資料應(yīng)立卷歸檔，妥當(dāng)保留。WORD格式可編寫(xiě)專業(yè)文檔客戶資料歸檔流程圖客戶經(jīng)理將客戶資料編制提交至檔案管理組檔案管理組審查能否合格Yes表格1資料文件簽收、登記、分類歸檔表格3資料文件的借閱、借表格4出、復(fù)印、摘抄需經(jīng)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行表格7資料文件銷毀

No表格2表格5表格6WORD格式可編寫(xiě)專業(yè)文檔表格1文件歸檔登記表文件名稱文件編號(hào)文件總頁(yè)數(shù)歸檔編號(hào)歸檔寄存處保密等級(jí)保留限期說(shuō)明：歸檔時(shí)間送交人接收人改正改正記錄項(xiàng)修他日期改正單號(hào)送交人接收人存檔改正記錄WORD格式可編寫(xiě)專業(yè)文檔表格2檔案目錄表部門(mén)：營(yíng)運(yùn)部檔案管理組編文號(hào)名稱內(nèi)容入檔備注號(hào)日期1234567891011121314151617181920WORD格式可編寫(xiě)專業(yè)文檔表格3閱檔催還單同志：您所調(diào)閱的以下檔案還期已逾，為方便別人使用和管理，請(qǐng)依檔案調(diào)閱規(guī)那么于月日前歸還。檔案室年代日數(shù)目檔號(hào)名稱借期歸還期備注〔卷〕WORD格式可編寫(xiě)專業(yè)文檔融僑/元洪房地產(chǎn)?質(zhì)量系統(tǒng)程序、制度文件匯編?第D版第0次改正表格4檔案借閱登記表頁(yè)號(hào)：序利用者狀況檔案資料狀況號(hào)用途歸還否簽收人備注姓名部門(mén)名稱責(zé)任者種類檔號(hào)WORD格式可編寫(xiě)專業(yè)文檔融僑/元洪房地產(chǎn)?質(zhì)量系統(tǒng)程序、制度文件匯編?第D版第0次改正表格5檔案借出登記表頁(yè)號(hào)：序利用者狀況檔案資料狀況復(fù)印號(hào)用途借出時(shí)間歸還時(shí)間簽收人備注姓名部門(mén)名稱責(zé)任者種類檔號(hào)復(fù)印否份數(shù)WORD格式可編寫(xiě)專業(yè)文檔融僑/元洪房地產(chǎn)?質(zhì)量系統(tǒng)程序、制度文件匯編?第D版第0次改正表