基于現(xiàn)代信息處理技術的記賬方法研究

基于現(xiàn)代信息處理技術的記賬方法研究【摘要】隨著經(jīng)濟的開展和計算機網(wǎng)絡的應用,會計信息系統(tǒng)面臨著宏大的改革空間,作為會計最根本的方法—記賬方法的改革與完善,引起了會計學人的高度重視和探究。本文主要研究關于記賬符號、會計數(shù)軸、會計方程式、多元記賬等內(nèi)容?！娟P鍵詞】記賬方法;賬務處理;會計信息;會計方程式;多元記賬這里研究的記賬方法是狹義的概念,即以會計憑證(通常是記賬憑證)為根據(jù),運用一定的記賬原理和規(guī)那么,把經(jīng)濟業(yè)務分類記錄到賬簿中去的方法。如今通行的復式(借、貸)記賬方法符合人們對會計信息質(zhì)量特征的一般要求,也能適用于電算化處理睬計信息。但由于記賬符號、記賬規(guī)那么等方面的一些局限性,需要對其進展擴展,從而可以進一步加強對經(jīng)濟業(yè)務的分類處理才能,進一步發(fā)揮會計信息系統(tǒng)的作用。一、記賬方法的數(shù)字化(一)“+-〞記賬符號現(xiàn)行復式(借、貸)記賬方法的記賬符號“借貸〞有二種含義,一是表示記賬方向,如以丁字型賬戶為例那么是表示左方和右方;二是在一定的程度上表示記賬金額的增減,如資產(chǎn)類賬戶“借〞表示金額的增加,“貸〞表示金額的減少,而負債或權(quán)益類賬戶那么相反。將“借貸〞數(shù)字化需滿足兩個條件:一是能表示記賬方向,二是能表示金額增減,且無論哪一類賬戶所對應的增減,含義最好是一致的。記賬符號數(shù)字化的實現(xiàn)方法大體上可分兩種:第一種方法是用數(shù)字替代“借貸〞。如用“0〞表示“借〞,用“1〞表示“貸〞,但這種方法僅能滿足前面所提出的第一個條件,如再用于表示增減含義那么過于勉強了。第二種方法是用數(shù)學符號“+-〞來代替“借貸〞,既可以表示記賬方向,又能直觀地表示金額的增減,這是一種較為理想的記賬符號。其實,“+-〞記賬符號并不是本人的新創(chuàng)造,在會計開展史上曾有不少學者提出或使用過數(shù)學符號做記賬符號:前蘇聯(lián)索科洛夫在?會記開展?(陳亞民等譯、中國商業(yè)出版社1990年)一書中曾提到:“格拉杰夫和格諾夫(保加利亞)否認賬戶的兩面構(gòu)造而解釋為單方面構(gòu)造,每筆記錄冠以‘+’號或‘-’號;19世紀末,德國學者.伯利納也提出用正號‘+’代表‘積極財產(chǎn)’,以負號‘-’代表‘消極財產(chǎn)’;法國經(jīng)濟學派的繼承人查拉波爾特認為每項業(yè)務最低限度要有兩個賬戶,一個是正的,另一個是負的,一個給予價值,另一個獲取價值,然后引進符號‘-’和‘+’以取代‘借’和‘貸’〞。近二十年來,我國也有一些學者提出使用正、負數(shù)學符號作為記賬方向和記賬符號,如楊愛芬?記賬方法?、孫思湘?關于賬戶按用處和構(gòu)造的分類?、陳穎源?現(xiàn)代會計學?、田君?復式記賬原理探究?、李興讓?數(shù)理簿記與電腦簿記?以及付朝選在?財務與會計?上發(fā)文提出的以“+〞、“-〞作符號的“正負記賬法〞和萬仁章設計的“中國式國際通用(+)(-)記賬法〞等等,限于篇幅,本文不打算把上述觀點一一點述,僅將其進展一個概括:上述一些論文或?qū)Ｖ巡糠痔岢觥罢敭a(chǎn)、負財產(chǎn)〞、“正賬戶負賬戶〞等概念,并提出使用(+)(-)、“+〞“-〞等數(shù)學符號分別取代“資產(chǎn)、負債、權(quán)益〞等概念和“借、貸〞等記賬符號,其中已有學者將其命名為“正負記賬法〞(付朝選1989.5)。本文所闡述的“+-〞記賬符號不僅僅是以數(shù)學符號“+-〞替代文字符號“借貸〞,而且還具有數(shù)學含義和一定的經(jīng)濟學含義,主要表如今以下兩個方面:1.在數(shù)學含義方面:“+-〞不僅表示了記賬方向,而且還可以直接表示記賬金額的增減,這樣就可以將傳統(tǒng)的兩欄(借方欄、貸方欄)發(fā)生額的記錄與計算簡化為獨欄(發(fā)生額欄)的記錄與加減計算。由此推論,期初與期末余額欄也不必再分借、貸方,僅用帶“+-〞號的金額就可以了,一般是正(+)數(shù)表示借方余額,負(-)數(shù)表示貸方余額。當然,還可以進一步簡化將正數(shù)的‘+’號省略。2.在經(jīng)濟學含義方面:根據(jù)“+-〞記賬符號數(shù)學含義,應當存在一個原點,這個原點應怎樣確立呢?正(+)數(shù)和負(-)數(shù)或加減法的經(jīng)濟學含義又是什么呢?查相關資料,負(-)數(shù)有兩種含義,一是小于零的數(shù),二是相反的數(shù)。顯然,本文所述的負數(shù)主要采用第二種含義?，F(xiàn)代企業(yè)大多是兩權(quán)別離的,從理論上講,無論是所有權(quán)或者是經(jīng)營權(quán)都可作為原點,但在實際效果方面兩者有較大的差異。如今做簡要的剖析:先假設以所有權(quán)為原點,企業(yè)資產(chǎn)(財物)為“+〞,對外負債為“-〞,那么自有資本是“+〞還是“-〞呢?假設為‘+’那么難以建立方程式(也稱會計等式),假設為‘-’又好象有點牽強附會,也不太符合數(shù)學含義上的相反數(shù)的概念。但假設以經(jīng)營權(quán)為原點,那么可以順理成章,較好地應用“+-〞數(shù)了。企業(yè)的資產(chǎn)(財物)為‘+’、對外負債為‘-’,企業(yè)的資本(或權(quán)益)那么可理解為是經(jīng)營者對所有者的負債(一種內(nèi)債,也可理解為是一種受托的責任),這樣也符合數(shù)學上的“+-〞數(shù)是相反數(shù)的含義。一般情況下企業(yè)的兩權(quán)別離與企業(yè)所有制沒有必然聯(lián)絡,因此以經(jīng)營權(quán)為原點來理解“+-〞記賬符號的數(shù)學含義是普遍適用的。也有這樣一種情況,某一人既是企業(yè)的所有者又是企業(yè)的經(jīng)營者,但他可把資本看作是作為經(jīng)營者的他對作為所有者的他的負債,即自己欠自己的債。從實際情況來看,企業(yè)的日常管理是由經(jīng)營者進展的,賬務處理過程作為經(jīng)營管理活動的一個組成部分,站在經(jīng)營者的角度是較為適宜的。下面,本文還要涉及與“+-〞記賬相關的一些問題,均是從經(jīng)營者的角度來闡述的。(二)利用全數(shù)軸——一種更完美的會計方程式在現(xiàn)行的記賬方法中,幾乎不涉負數(shù),使人感覺會計好象有些厭惡負數(shù),在成心回避負數(shù)。從數(shù)學的方面來看,只使用正數(shù)就相當于只利用了實數(shù)的一半,效率不高。其實,最早使用負數(shù)的卻正是會計,而且是中國人。著名數(shù)學家卡喬里(ajri)在?數(shù)學史?(1919)中提到:最早運用負數(shù)的是中國人,他們早在公元一世紀使用紅籌代表之正數(shù),記人欠;用黑籌代表負數(shù),記欠人。由此可看出,負數(shù)的概念(主要是負數(shù)的相反數(shù)含義)首先是在會計里而不是在數(shù)學里出現(xiàn)的。在本文闡述“+-〞記賬符號時,又在賬務處理中重新引入了負數(shù),這不僅能更加有效地運用數(shù)學,而且還可以導出一種(可能是)更加完美的會計方程式。1.簿記中的數(shù)軸:簿記中的數(shù)軸完全可以做到和數(shù)學中的數(shù)軸完全一致。但考慮到長期以來習慣的影響(左借右貸),還是如圖1所示比擬容易理解些:圖中a點代表甲公司2000年“現(xiàn)金〞期初余額300.00圖中b點代表甲公司2000年“現(xiàn)金〞本期正方發(fā)生額50350.00圖中點代表甲公司2000年“現(xiàn)金〞本期負方發(fā)生額-21730.00圖中d點代表甲公司2000年“現(xiàn)金〞期末余額28920.00圖1會計賬務處理中的數(shù)軸此數(shù)軸和數(shù)學中的數(shù)軸方向相反,以經(jīng)營者經(jīng)營權(quán)為原點(亦可看作為中點),左方(含左方的向左增加和右方的向左減少)為“+〞,右方(含左方的向右減少和右方的向右增加為“-〞)。需要提請注意的是這里所指的增加與減少是相反數(shù)意義上的。賬戶余額是數(shù)軸中的一個點,根據(jù)點的位置可確定賬戶的性質(zhì);發(fā)生額是數(shù)軸中的某一段,如方向向左那么為“+〞,方向向右那么為“-〞。2.新的會計方程式(會計等式):從圖1的數(shù)軸中可以看出,余額是數(shù)軸中的某一點,它所在的位置決定了“+-〞號,與原點的間隔那么是余額的大小;發(fā)生額是數(shù)軸中的某一段,可等效為與原點的間隔,方向向左為正(+)、向右為負(-)。根據(jù)復式記賬法原理(無論采用何種記賬符號),每一筆經(jīng)濟業(yè)務要產(chǎn)生一對金額(間隔)相等、方向相反的兩條記錄,由此可導出一種新形式的會計方程式:|∑(+)發(fā)生額|=|σ(-)發(fā)生額|→∑發(fā)生額=0;|σ(+)余額|=|σ(-)余額|→∑余額=0。這是一種具有自動平衡性質(zhì)的會計方程式表達形式,∑發(fā)生額=0、∑余額=0,多么簡單明了,最簡單的往往也是最完美的,因為簡單之中蘊藏著豐富的內(nèi)涵?！?+)余額(或∑(-)余額)表示某一時點的經(jīng)營規(guī)模;∑(+)發(fā)生額(或∑(-)發(fā)生額)表示某一時段的業(yè)務量,“+-〞在這里是如此地和諧。二、一種多元(多維)的記賬方法——多元“+-〞記賬法記賬符號的數(shù)字化使傳統(tǒng)的復式(借貸)記賬法朝全面數(shù)字化方向邁進了一大步,但數(shù)字化的道路是漫長的,本文在此繼續(xù)向前討論。(一)從直線→平面→多維立體的轉(zhuǎn)變前述的會計賬務處理中的數(shù)軸是一條直線,它從一個方面(即只考慮了記賬方向和記賬金額,而未涉及詳細分類科目)表達了復式記賬的一般數(shù)學表達式。從完好的復式記賬角度來看,其數(shù)學表達方式應是平面的:見圖2。圖2和數(shù)學中的平面坐標圖有幾處不同:1.橫軸的方向相反,原點與數(shù)軸一樣;2.縱軸的方向暫無實際數(shù)值意義,上面的各點表示分類,如各級科目。3.縱軸原點仍為0,數(shù)值無正負(目前無正負,暫且以正數(shù)表示)。假設科目以等長的數(shù)字編碼表示,那么縱軸的數(shù)值可用于表示科目。每一科目的余額或發(fā)生額、每一筆會計分錄都可以表示為圖中的某一點。圖3舉例:甲公司現(xiàn)金科目和其他應付款科目余額、發(fā)生額圖示圖3中a點代表甲公司2000年“現(xiàn)金(科目代碼101)〞期初余額300.00圖3中b點代表甲公司2000年“現(xiàn)金(科目代碼101)〞本期正方發(fā)生額50350.00圖3中點代表甲公司2000年“現(xiàn)金(科目代碼101)〞本期負方發(fā)生額–-21730.00圖3中d點代表甲公司2000年“現(xiàn)金(科目代碼101)〞期末余額28920.00圖3中e點代表甲公司2000年“其他應付款(科目代碼209)〞期初余額-50000.00圖3中f點代表甲公司2000年“其他應付款(科目代碼209)〞本期負方發(fā)生額–-1855.00圖3中g點代表甲公司2000年“其他應付款(科目代碼209)〞期末余額–-51855.00會計賬務處理數(shù)軸中的一些特性及表達的會計方程式在平面坐標圖中仍然成立,只是將濃縮在一條直線上的各點分散至平面中去了。假設各點垂直向橫線集中(即不考慮各詳細科目),平面坐標圖可等效數(shù)軸圖。盡管平面坐標較好地表達了傳統(tǒng)的復式記賬,但隨著經(jīng)濟業(yè)務的日趨復雜化及加強管理的需要,對經(jīng)濟業(yè)的分類越來越精細化和多變化了。這就帶來了一個矛盾,如何在平面圖中表達越來越多的各種會計信息。其實,只要可以解決經(jīng)濟業(yè)務的分類問題,一切就可以迎刃而解了。這些越來越多的分類可以劃分為兩種情況:一種是僅通過細化縱軸,即細化科目的級數(shù)就可以實現(xiàn),如往來類科目、存貨類科目等;另一種情況是僅通過細科目仍難以到達需求,如費用類科目、某些資產(chǎn)類科目(如固定資產(chǎn)、低值易耗品)等,為了滿足管理的要求,需加上部門分類,假設僅通過細化科目有時就難以滿足要求:假如在明細科目之下再增設一級部門分類科目,那么只能表示某一明細科目的各部門分布情況,各部門的明細科目分布情況那么難以直接表示;假如改在部門的明細科目之下再設明細分類科目,雖然解決了各部門的明細科目分布情況的表示問題,但又不能直接表示明細科目下的部門分布情況(需將各部門的明細科目分別匯總),也不太符合簿記核算的常規(guī)。因此,最好能根據(jù)需要,能同時(或隨時)按明細科目和部門分類處理睬計信息。這樣一來,前述的平面圖中的兩根軸,即一根量(金額或數(shù)量)軸,一根分類(主要是常規(guī)會計科目分類)軸就不夠用了,只有向新的空間進軍,再增加一根輔助分類軸。當然這根分類軸不僅僅是分部門用的,還可以參加管理的其他分類。于是,這里就有了兩根分類軸了,一根是常規(guī)會計科目的分類軸,一根是會計管理類的分類軸(此軸屬性與會計科目分類軸類似),原來的二元(二維)平面坐標圖變成了三元(三維)立體坐標圖了。在此種情況下,假如設想兩根分類軸可以根據(jù)需求互相調(diào)換,賬務處理系統(tǒng)就可以根據(jù)需要隨時選取擇任一根分類軸進展處理輸出信息,當然也可同時對兩種分類進展處理輸出信息。三元立體坐標圖如圖4所示:也許,在將來的某一天,人們覺察三元立體坐標圖也難以滿足需求的時候,那就向超過三元的多元立體空間進軍。三元立體坐標空間中的各點可根據(jù)一定的規(guī)那么投影至平面坐標圖中,又可再垂直集中至數(shù)軸上(或直接投影集中至數(shù)軸上),因此,會計賬務處理數(shù)軸的特性及表達的會計方程式在三元立體坐標圖中仍然成立。(二)動態(tài)分類會計信息處理的核心問題是分類,前述的多元分類根本上滿足了靜態(tài)分類的要求,如今還可以在此根底上更進一步,通過動態(tài)分類實現(xiàn)更加靈敏的分類形式,使得賬務處理系統(tǒng)具備更強的信息處理功能。所謂動態(tài)分類包含兩種情況:1.動態(tài)重組:就是說某一分組(或稱分區(qū))的綜合分類代碼中的各組代碼的位置可以動態(tài)地重新組合。如設某一會計主體的會計科目代碼為三級(三組),分別以ab表示,那么動態(tài)分類的表現(xiàn)形式是科目代碼既可能是ab(常規(guī)科目與分類),也可能是ab、ba、ab…等多種組合。顯然,動態(tài)分類比固定靜態(tài)分類更加靈敏,某些情況下具有多元分類的功能,可減輕分類多元化的壓力。實現(xiàn)動態(tài)重組的一般做法是將分類代碼的相關明細分類組碼(即需要進展動態(tài)重新組合的一些分組碼)相對獨立,使它們之間不存在必然的順序關系,然后將各種組合,(一般是根據(jù)實際情況預估的一些組合)存放于一數(shù)據(jù)字典中,在信息處理時按需要用其中的某一組合。2.動態(tài)增加:根據(jù)實際需要能動態(tài)地(隨機地)增加新的分類或新的分類組合,那么是更加完善的動態(tài)分類,前提是有預留空間。一般情況下,在一個會計期間內(nèi),各分類及分類組合只可增加,不可更改或刪除。(三)多元“+-〞記賬法傳統(tǒng)的復式(借貸)記賬方法符合人們對會計信息質(zhì)量特征的要求,其根本原理不僅適用于手工處理睬計信息,也適用于計算機處理睬計信息。但由于前面所述的只能對經(jīng)濟業(yè)務做平面(二元)靜態(tài)分類的局限性,需要對其進展擴展,加強對經(jīng)濟業(yè)務的分類處理才能。本文所設想的這種擴展的復式記賬方法可稱之為多元“+-〞記賬法,這是一種使用“+-〞記賬符號、采用多元動態(tài)分類進展會計信息處理的一種擴展的復式記賬方法。根本方法是:1.在記賬憑記數(shù)據(jù)構(gòu)造中除常規(guī)的二元分類信息(記賬方向,科目)數(shù)據(jù)項之外,增加一個或數(shù)個分類信息數(shù)據(jù)項,用于記載各種新的分類信息。該數(shù)據(jù)項使用數(shù)字組碼,以包容較多的分類信息。在實際會計信息處理過程中,重新分類的經(jīng)濟業(yè)務的記賬方向與該筆業(yè)務的常規(guī)記賬方向一致;2.上述方法可實現(xiàn)多元靜態(tài)分類,在此根底上可將含有多級分類信息的數(shù)據(jù)項,如科目或其他分類等數(shù)據(jù)項中的各級(亦可稱各段,各組等)分別獨立,再增加一個分類組合數(shù)據(jù)項,用于記載各種需用的分類組合。在會計信息處理實際過程中,分別調(diào)用相關的分類組合,到達靈敏處理、輸出的目的。在這些分類組合當中,有些是固定的,每次均需處理的,而有些那么是非固定的,只是在為滿足某些特殊需求而臨時調(diào)用一下;3.用“+-〞代替“借貸〞記賬符號。“+-〞號不僅表示記賬方向(含余額方向,“+〞代替“借〞、“-〞代替“貸〞),同時也是運算符,在登賬處理時僅需獨欄求和即可到達傳統(tǒng)的分兩欄分別對發(fā)生額求和后再計算余額的效果。多元“+