個人知識管理軟件

［個人知識管理探索］個人知識管理軟件知識是人類在生產(chǎn)、生活和科學實驗中所獲得的關于事物本質和運動規(guī)律的認識。對個體而言，知識是一個不斷發(fā)展、變化和更新的結構系統(tǒng)，其發(fā)展符合布魯克斯的知識增長方程，該系統(tǒng)由記憶、認知、能力等子系統(tǒng)所構成。個人知識管理是利用個人知識管理的方法和技巧，充分整合自己的各種信息、知識資源，提高工作效率和處理問題的能力，從而增強個人競爭力。世界瞬息萬變，要想在知識經(jīng)濟的世界里成為時代的弄潮兒，就必須實施終身學習，做全新的“學習人”并不斷地進行自我超越。掌握個人知識管理技巧，建立和不斷完善個人知識系統(tǒng)結構，從而獲得并提高生存和發(fā)展能力，必將成為新世紀人們重要的理念、行動與基本素質。<br/> <br/>個人知識管理技巧<br/> <br/> 1、信息、知識檢索技巧。在個人知識管理中，信息檢索的技巧既包括技術要求較低的咨詢技巧（如向內行咨詢和如何提出問題等），也包括充分利用互聯(lián)網(wǎng)的搜索引擎、電子圖書館的數(shù)據(jù)庫和其他相關數(shù)據(jù)庫查找信息的技巧。為充分掌握信息檢索的技巧，個人必須對搜索的概念、數(shù)據(jù)庫知識和實際檢索技能等有充分地掌握。<br/> <br/> 2、信息評估技巧。這種技巧不僅指個人可以判斷信息的質量，而且還包括能判斷這種信息與自己遇到的問題的關系。<br/> <br/> 3、信息、知識的組織技巧。這種技巧包括用不同的工具把各種信息、知識組織起來。在網(wǎng)絡環(huán)境中，可使用電子文件夾、相關數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)頁的辦法來組織它們；在手工操作環(huán)境中，應該會用卡片、文件夾、記錄本、剪報、抽屜等比較原始的方法來組織它們。<br/> <br/> 4、信息分析研究技巧。信息分析研究就是對數(shù)據(jù)（資料）進行分析并從中得出有用的結論。常用的信息分析研究方法有三種：創(chuàng)造思維法（變換角度法、聚焦思維法、輻射思維法頭腦風暴法等）、邏輯思維法（判斷、比較、分類、分析與綜合等）和數(shù)學方法（平均數(shù)統(tǒng)計、指數(shù)統(tǒng)計、動態(tài)統(tǒng)計、指標統(tǒng)計、文獻計量等）。較為先進的數(shù)學分析法是建立和應用模型，通過大量的數(shù)據(jù)分析從而得出信息間的關系。電子表格和各種統(tǒng)計軟件提供了分析信息的方法，但在建立各種分析軟件模型和研究、分析的工作過程中，人卻是最重要的。<br/> <br/> 5、信息表達技巧。信息表達的最重要方面是受眾。信息表達無論是通過PowerPoint、網(wǎng)站還是通過文本及任何其他形式，大部分工作應圍繞如何讓受眾理解、記住并能與表達者互動上。<br/> <br/> 6、信息安全保證技巧。信息安全涉及開發(fā)、應用信息的秘密，信息質量與信息安全存儲的方法和技巧等。經(jīng)常用到的如密碼管理、備份、檔案管理、防火墻等都是保證信息安全的方法。<br/> <br/> 7、信息交流、協(xié)同技巧。信息技術的發(fā)展為組織和部門間的信息交流、協(xié)同工作提供了強有力支持。有效利用這種技術不僅要會使用這類工具，而且要充分理解交流、協(xié)同工作的各種原則和內容。譬如社交禮儀、網(wǎng)絡禮儀等就是個人知識管理中信息交流、協(xié)同的一類重要知識。<br/><br/> 個人知識管理系統(tǒng)架構<br/> <br/>基于簡單有效、經(jīng)濟實惠和容易使用的原則，個人知識管理系統(tǒng)應包括信息網(wǎng)絡和知識系統(tǒng)兩個部分。<br/> <br/>1、三維信息網(wǎng)絡架構。根據(jù)普魯克斯知識增長方程：k(s)+Ai=k(s+As)(k(s)代表個體原有的知識結構，△［表示信息增量，k(s+^s)表示個體在吸收新信息后所形成的新的知識結構。)表明，知識是通過獲取信息而得到增加的，而所獲信息的信息量(或知識量)又與接收者原有的知識結構(或知識總量)密切相關。獲取大量有用信息是個人知識增長和完善知識結構的關鍵，也是進行個人知識管理的基礎。個人信息網(wǎng)絡代表其收集信息的能力，數(shù)據(jù)的多少與品質的好壞成為決定知識產(chǎn)出品質的重要影響因素。一般而言，個人知識管理至少應該建立三個方面的信息網(wǎng)絡：人際網(wǎng)絡、媒體網(wǎng)絡和Internet資源網(wǎng)絡。其中，人際網(wǎng)絡是一種無形的網(wǎng)絡，它是個人學習知識和獲取信息的一個重要途徑。人際網(wǎng)絡的建立和維持并不容易，一旦建立起來必須十分珍惜并認真加以維護。人際交往中可以學到很多書本和學習軟件中學不到的知識一一隱性知識。人際圈子越廣，結交人員的素質越高，可以學到的知識就越多越好。因此，要擴大自己的交往圈子（多個朋友多條路，少個仇人少堵墻），多與賢良和高手為友，經(jīng)常與之交流、溝通和討論以提升自己的人品、知識和能力層次。通過電視、廣播、雜志與報紙等媒體網(wǎng)絡往往可以獲得最新的信息和新聞。要結合自身的學習、工作需要，使主要媒體來源的數(shù)據(jù)訊息及時到達自己的工作桌面，促進自己的知識結構良性發(fā)展。目前，Internet已成為人們進行學習和工作的重要工具。應利用互聯(lián)網(wǎng)進行學習，善用搜索引擎，充分利用IE的收藏夾，為個人知識管理系統(tǒng)服務。<br/> <br/>2、個人的知識系統(tǒng)架構。從個人知識管理的角度上說，知識系統(tǒng)架構就是儲藏知識的架構。知識架構的系統(tǒng)化有助于將收集到的資料有效儲存和快速索取。<br/>第一，對所需管理的信息和知識進行分類。如人際交往資源（聯(lián)系人通訊錄、每個人的特點與特長等）、通訊管理（書信、電子信件、傳真等）、個人時間管理工具（事務提醒、待辦事宜、個人備忘錄等）、網(wǎng)絡資源管理（網(wǎng)站管理與連接）、文件檔案管理等。對信息、知識的分類、索引，應根據(jù)自身需求，以“需要什么信息，如何最快找到它”為原則。操作時可根據(jù)工作和學習的專業(yè)科目來劃分，也可參照圖書館文獻的分類方法。<br/>第二，選擇合適的知識管理工具。對個人來說，針對不同的信息可以采用不同的工具，不必采用統(tǒng)一入口，只要簡單易用，適合自己就行，比如郵件管理，通訊錄管理；還有就是知識內容的管理，可以采用WIKI和BLOG等。<br/>第三，建立個人知識庫。在知識庫中，所有知識都以目錄結構分類存放?？梢栽O置一個臨時目錄來存儲那些無法及時處理的信息和知識，待以后再分類。此外，文件命名應簡單明了、見名知義并輔以數(shù)字編碼、時間和來源等。還要建立文件安全、資源刪除與更新，交流與共享的規(guī)則，以文件形式妥善保存，并在以后的實踐中逐步擴展和完善，逐漸建立起自己的知識結構體系。選擇有效的個人知識管理工具，對所有資源進行分類、命名以后，就可以將信息、知識分批放入個人知識庫。個人知識庫建立起來之后，能夠快速而方便的訪問至關重要。一個可以借鑒的方案是網(wǎng)絡日志，這種個人發(fā)布系統(tǒng)現(xiàn)在越來越多的被用作個人知識管理系統(tǒng)。隨著知識的不斷豐富和能力增強，也要持續(xù)不斷地對個人知識庫進行維護和管理。一般而言，個人應主要作好以下工作：增添新的學習資源和知識類別；刪除、修改和更新部分資源；進一步完善個人知識管理準則；協(xié)作學習以便交流和共享知識；在知識管理的實踐過程中，逐步完善個人知識結構。<br/>第四，應用已有的知識。在個人知識管理上，不能只關注知識積累，而不注重知識能量的釋放。知識學習和積累的目的是使用（包括個人使用和共享），并在知識的利用、交流中創(chuàng)造新的知識。在知識利用上，一些傳統(tǒng)的方法可能對個人知識管理有所幫助，例如歸納和演繹。要想利用已有的知識，既可以在個人占有的大量知識基礎上進行歸納；也可以對原有知識進行演繹，幫助新的實踐。個人知識管理中知識的利用方法現(xiàn)在還處于探索階段，因為它涉及不同個體的知識背景、生活環(huán)境、價值觀念等多種因素，比較復雜。一般來說，應用知識可遵循以下規(guī)則，一是信息、知識收集，把與問題有關的資料找到，在互聯(lián)網(wǎng)時代這一點并不難做到